Borgmesterens Afdeling Borgmesterens Afdeling Den 27. maj Århus Kommune Svar på 10-dages forespørgsel fra Venstres byrådsgruppe vedr. flere kommunikationsfolk i? Henrik Vestergaard, Venstre, har d. 12. maj 2010 pr. e-mail til Borgmester Nicolai Wammen og Rådmand Jacob Bundsgaard Johansen udbedt sig svar på 14 spørgsmål vedrørende opslag af en stilling som kommunikationschef i Magistratsafdelingen for. 1) I dagspressen har Magistratsafdelingen for i Århus Kommune opslået en stilling som kommunikationschef til en nyoprettet afdeling for strategisk og operativ kommunikation. Hvad indeholder denne stilling? Magistraten besluttede d. 6. april 2010, at der i Magistratafdelingen for pr. juli 2010 oprettes en ny forvaltningsenhed med betegnelsen HR, Kommunikation og Trivsel. Forvaltningsenheden skal underbygge den fortsatte udvikling af, og sikre en optimal understøttelse af det samlede arbejde med udviklingen af den sociale kapital og attraktive arbejdspladser. Fokus heri er på arbejdet for fortsat at udvikle og forbedre rammerne for vore decentrale institutioners og enheders varetagelse af ydelserne til børn, unge og forældre i Århus Kommune. Magistratindstilling af 12. marts 2010 vedlægges til orientering. Rådhuset Rådhuspladsen 2 8000 Århus C Sagsnummer: AK/2010/00310 Sagsbehandler: Søren B. Larsen Telefon: 8940 2000 Telefon direkte: Telefax: E-post: bu@aarhus.dk Hjemmeside: www.aarhuskommune.dk HR, Kommunikation og Trivsel placeres geografisk sammen med Børn og Unges øvrige administrative forvaltning på adressen Grøndalsvej 2.
Omlægningen af s administrative organisering vil indebære en ledelsesmæssig styrkelse af arbejdet med HR og trivsel, kommunikation, ledelse og ledelsesudvikling, idet der skabes en samlet og entydig forankring af udviklings- og driftsopgaverne vedr. personale, ledelse og trivsel og af kommunikationsindsatsen. Der er en klar sammenhæng mellem medarbejdernes trivsel og kvaliteten af det arbejde, der udføres. Derfor skal omlægningen medvirke til at arbejdet med den sociale kapital prioriteres højt. Det er et centralt formål for den nye forvaltningsenhed, at sætte fokus på, hvordan der kommunikeres med, fra og mellem de mange decentrale enheder i. Behovet for dette fokus er senest dokumenteret i en analyse, der understreger behovet for at sikre god og klar kommunikation til og mellem s 15.000 ansatte. God kommunikation er vigtig ikke mindst i en tid, hvor de økonomiske rammer er under pres. Kommunikationschefen indgår i et strategisk ledelsesteam i den nye forvaltningsenhed HR, Kommunikation og Trivsel, og skal være med til at udvikle og medtænke, hvordan fortsat og fremadrettet udvikles til gavn for børn, unge, forældre m.fl. i Århus Kommune. Kommunikationschefen er ansvarlig overfor forvaltningschefen for alle aktiviteter i enheden Kommunikation. Kommunikationschefen skal varetage ledelsen af afdelingen, og herunder den daglige personaleledelse af afdelingens medarbejdere. Opgaverne med kommunikation i kan opdeles i to hovedområder, servicering af medierne samt øvrige kommunikationsopgaver. For så vidt angår den direkte servicering af medierne - lokale og landsdækkende samt i stort omfang journaliststuderende - varetages dette uændret af ca. ét årsværk. De øvrige medarbejdere løser en række opgaver, der direkte og indirekte handler om kommunikation. Fælles er grundlæggende, at deres opgave er at være med til at sikre en god dialog med medarbejdere, forældre, børn og unge. Blandt de øvrige opgaver, som løses, er: Side 2 af 8
Sagsbehandling, planlægning og afvikling af kurser. Planlægning og afvikling af dialogmøder med forældrebestyrelser og organisationer. Bidrag til drift af s sider på aarhuskommune.dk samt s intranet (medarbejderportal for s 15.000 ansatte), support og udvikling af Skole- og BørneIntra (hhv. skolernes og dagtilbuddenes intranet som anvendes som personaleintra, forældreintra og på skolerne som elevintra) kursusvirksomhed og undervisning i den forbindelse. Ansvar for leverandøraftaler, håndtering af anmodninger om aktindsigt, taleskrivning, redigering af håndbøger, administration af Logbuykort-ordningen. Kommunikationen fra HovedMedUdvalget (HMU), bistand med udformning og indrykning af jobopslag, redaktion af og artikelskrivning til s nyhedsbreve til medarbejderne. Fotografering af nye medarbejdere samt til pjecer mv. planlægning og afvikling af kurser for en bred kreds af deltagere, rådgivning og understøttelse af institutioner, skoler og forvaltning om kommunikation. Udarbejdelse og grafisk layout af pjecer og nyhedsbreve, grafiske tilrettelæggelse af informationskampagner om f.eks. tandsundhed og børnesundhed, udarbejdelse af undervisningsmaterialer til børn og medarbejdere mm. Desuden deltager medarbejdere i tværkommunale styre- og arbejdsgrupper, bl.a. arbejdsgruppen under Employer Brand, styregruppen for kommunikation, styregruppen for hjemmesiden og styregruppen for design og skabelonløsninger. 2) Hvad er baggrunden for stillingens oprettelse? Der henvises til svar på spørgsmål 1). 3) Hvem refererer kommunikationschefen til? Side 3 af 8
Kommunikationschefen refererer til chefen for HR, Kommunikation og Trivsel. Der henvises til svar på spørgsmål 1). 4) Skal kommunikationschefen arbejde for Rådmandens personlige profilering? Nej. Kommunikationschefen skal arbejde for at underbygge den fortsatte udvikling af, og sikre en optimal understøttelse af det samlede arbejde med udviklingen af den sociale kapital og attraktive arbejdspladser. Fokus i dette er, at der fortsat skal arbejdes på at udvikle og forbedre rammerne for de decentrale institutioners og enheders varetagelse af ydelserne til børn, unge og forældre i Århus Kommune. 5) Hvori adskiller denne stilling sig fra begrebet spindoktor, som det kendes fra Nyrup Rasmussens regeringer og frem? Medarbejdere i s kommunikationsafdeling er ansat som embedsmænd med samme forpligtelser og rettigheder som alle øvrige embedsmænd i Århus Kommune. Der er ikke i ansat medarbejdere på vilkår som f.eks. de særlige rådgivere, som rådgiver ministre. 6) Hvad forstås ved strategisk kommunikation? Strategisk kommunikation anvendes i betydningen kommunikationsaktiviteter, der styrker Børn og unge som organisation og underbygger strategiske og langsigtede målsætninger, og herunder aktiviteter afledt af -politikken, arbejdet med udvikling af den sociale kapital og attraktive arbejdspladser i. 7) Er der tale om at stillingen medfører en forøgelse af det administrative personale i, eller nedlægges andre administrative stillinger, som kompensation for netop denne stilling? Side 4 af 8
Med decentraliseringsordningens indførelse i 1990 erne gik Århus Kommune væk fra centralt at styre aktiviteter på antal ansatte og centralt fastlagte standarder og over til rammestyring., og Århus Kommune generelt, styres som følge heraf ikke med direkte sammenhængende overførsel og nedlæggelse af stillinger på tværs af afdelinger og enheder. Udgifterne til omlægningen af den administrative organisation i s sker inden for den eksisterende økonomiske ramme til administration. Der nedlægges ikke stillinger som direkte følge af organisationsomlægningen. Sammenlægningen sker ved, at medarbejdere, der hidtil har varetaget disse opgaveområder, overflyttes til den nye forvaltningsenhed samtidig med, at der oprettes en ny stilling som kommunikationschef. Kommunikationschefen skal særligt forestå arbejdet med den interne kommunikation i. Sigtet hermed er, at opprioritere arbejdet med social kapital, attraktive arbejdspladser, effektivitet og sammenhængskraft i organisationen. Kommunikationen internt i organisationen er en væsentlig forudsætning for udviklingen af social kapital. Forskning på området viser, at der er sammenhæng mellem medarbejdernes trivsel og den effekt arbejdet har. Trivsel og effekt er således to sider af samme sag. Derfor handler udviklingen af den sociale kapital også om, at generelt vil opnå bedre resultater og større effekt af indsatsen ved at sikre gode forudsætninger for trivsel i arbejdet. 8) Er der tale om at stillingen medfører en forøgelse af kommunens medarbejdere under den såkaldte samlebetegnelse: kommunikationsmedarbejdere? Med oprettelsen af HR, Kommunikation og Trivsel samles de hidtil anvendte økonomiske og personalemæssige ressourcer fra Personaleafdelingen, Organisationsudviklingsstaben og kommunikationsteamet fra Fællessekretariatet og fra Rådmandssekretariatet i en ny samlet forvaltningsenhed. Side 5 af 8
I forbindelse med omlægningen oprettes en stilling som kommunikationschef, samtidig overflyttes de medarbejdere, der hidtil har været beskæftiget med kommunikations- og formidlingsopgaver til den nye forvaltningsenhed. Ressourcerne til stillingen som kommunikationschef findes inden for disse eksisterende rammer ved en intern omprioritering af ressourcerne. Kommunikationschefen skal spille en central rolle for det fremadrettede arbejde med udvikling af attraktive arbejdspladser og social kapital i. Kommunikationschefen skal medvirke til en stærkere sammenkobling mellem HR-indsatsen og arbejdet vedrørende intern kommunikation. Oprettelsen af stillingen som kommunikationschef skal derfor betragtes som en investering i organisationens sammenhængskraft, medarbejdernes trivsel og effektivitet. Der er således tale om en opprioritering af den samlede HR-indsats. 9) Har Borgmesteren godkendt stillingsopslaget? Etableringen af forvaltningsenheden HR, kommunikation og Trivsel og oprettelsen af stillingen som chef for forvaltningsenheden er behandlet og tiltrådt af Magistraten d. 6. april 2010. Oprettelsen af underliggende stillinger skal i overensstemmelse med gældende retningslinjer ikke forelægges Magistrat eller Borgmester. 10) Hvad er de samlede omkostninger (løn, pension, kontor, befordring etc.) for Århus Kommune per år forventeligt ved denne stilling? Løn og pension til stillingen som kommunikationschef forventes at udgøre ca. kr. 763.000 + eventuelt tillæg efter kvalifikationer. Hertil kommer et årligt afsat beløb på 25.000 kr. til kontorhold, IT og kompetenceudvikling mv. 11) Hvor stor en andel (%-angivelse venligst) udgør dette af den af Borgmesterens forventede besparelse i kommunens budget, Side 6 af 8
som følge af VK-regeringens opretning af den danske økonomi (250 mio. dkk per år jf. Borgmesteren i dagspressen). De forventede samlede udgifter på 788.000 kr. til stillingen som kommunikationschef udgør 0,32% af de angivne 250 mio. dkk. (788.000/250.000.000*100) 12) Er der i 2010 oprettet (eller under oprettelse) andre chefstillinger centralt i Magistratsafdelingen for? Nej. Der oprettes en stilling som forvaltningschef for HR, Kommunikation og Trivsel. Samtidig nedlægges en stilling som Udviklingschef for Organisationsudvikling. Der henvises til magistratsindstilling af 12. marts 2010, tiltrådt af Magistraten d. 6. april 2010. 13) Er der med opslaget samme dag i dagspressen af en Sekretariatschef i også tale om en ny administrativ stilling, som vil øge antallet af administrative medarbejdere i Børn og Unge? Den opslåede stilling som Sekretariatschef for Fællessekretariatet er en genbesættelse af en vakant stilling. 14) Spm. 10 og 11 bedes besvaret tilsvarende for denne stilling? Løn og pension for sekretariatschefstillingen forventes at udgøre ca. kr. 763.000 + eventuelt tillæg efter kvalifikationer. Hertil kommer et årligt afsat beløb på 25.000 kr. til kontorhold, IT og kompetenceudvikling mv. De forventede samlede udgifter på 788.000 kr. til stillingen som kommunikationschef forventes at udgøre 0,32% af de angivne 250 mio. dkk. (788.000/250.000.000*100) Med venlig hilsen Side 7 af 8
Jacob Bundsgaard Johansen rådmand / Nils Petersen direktør Side 8 af 8