Resumé Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at Køge Kommune korrekt har undtaget erklæringer fra aktindsigt. Erklæringerne var ikke omfattet af Offentlighedsloven. 18-06- 2009 TILSYNET Statsforvaltning Sjælland, tilsynet med kommunerne i Region Sjælland, har modtaget skrivelse af 30. oktober 2008 fra Køge Kommune, der videresender og udtaler sig om påklage fra advokat Jesper Køppen Mieritz på vegne A over Køge Kommunes afslag på aktindsigt. Som tilsynet opfatter sagen, er de nærmere forhold kort skitseret - at din klient i januar 2008 henvendte sig til 3 ansatte lærere og pædagoger ved skolen og fremfører sine betragtninger om skolelederen B kompetencer. På baggrund af din klients henvendelser som de 3 ansatte oplyste skolelederen om, at de fandt ubehagelige og pågående nedskrev de 3 ansatte samtalernes indhold og forholdene omkring samtalerne. STATSFORVALTNINGEN SJÆLLAND DRONNINGENSGADE 30 4800 NYKØBING F JOURNAL NR.: 2008-6 13/410 SAGSBEHANDLER: TILSJL DIREKTE TELEFON: TELEFON: 7256 7600 TELEFAX: 5482 1864 GIRO: 10202027 EAN- NR. 5798000362628 sjaelland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Skolelederen orienterede efterfølgende som et lukket punkt på skolebestyrelsesmødet den 5. februar 2008 - hvor også din klient var til stede - om henvendelserne, og udtrykte hvorledes de ansatte var tynget af situationen. Skolechef C har i skrivelse af 29. september 2008 redegjort for ovenstående og orienteret dig om erklæringernes behandling ved skolebestyrelsesmødet. Skoleleder B og D fra Børne- og Ungeforvaltningen har i skrivelser af 30. marts 2008 og 21. april 2008 blandt andet redegjort for flere forskellige forhold omkring valget til skolebestyrelse ved skolen, som din klient i skrivelse af 21. marts 2008 har klaget over. Der er samtidig i de ovennævnte skrivelser oplyst om forholdene ved de 3 erklæringer og oplysningerne om erklæringerne til skolebestyrelsesmødet. Din klient har efterfølgende ved skrivelse af 2. juni 2008 anmodet om kopi af erklæringerne fra de 3 ansatte.
Køge Kommune har i skrivelse af 9. september 2008 til din klient oplyst, at kommunen betragter de 3 erklæringer som interne arbejdsdokumenter, hvorfor retten til aktindsigt er undtaget efter 7 i lov om offentlighed i forvaltningen. Du har i skrivelse af 23. september 2008 erklæret dig uenig i kommunens betragtning, idet du anfører, at offentlighedslovens 7 alene undtager aktindsigt i 3 situationer. Således, hvor der er udarbejdet dokumenter til en myndigheds eget brug, hvilket du ikke mener, er tilfældet her, da der er tale om anklager mod din klient, hvor der er brevveksling mellem forskellige enheder indenfor samme myndighed, hvilket du ikke mener, er tilfældet, da der ikke foreligger brevveksling mellem forskellige enheder indenfor samme myndighed, og da dokumenterne ikke er udarbejdet i forbindelse med en sag og hvor der er brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. Du konkluderer således, at de 3 erklæringer ikke er undtaget fra aktindsigt. Køge Kommune har i skrivelse af 29. september 2008 besvaret din ovennævnte skrivelse og blandt andet anført, at det fortsat er kommunens opfattelse, at den konkrete korrespondance mellem lærere og pædagoger og skoleledere betragtes som intern korrespondance, hvori der ikke kan gives aktindsigt. Vedrørende undtagelserne i aktindsigt efter offentlighedslovens 7 anfører Køge Kommune, at dokumenterne er en redegørelse for nogle hændelser fra nogle medarbejdere til deres leder udarbejdet til eget brug. Der er således ikke tale om, at redegørelserne er udarbejdet som anklager for at skabe en sag eller i forbindelse med en sag. Kommunen anføres videre, at der ikke foreligger brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed i forvaltningen, at de pågældende dokumenter ikke er udarbejdet i forbindelse med sagen, at dokumenterne ikke er underkastet bestemmelserne vedrørende interne arbejdsdokumenter, og at dokumenterne er interne redegørelser fra medarbejdere til leder. SIDE 2
Kommunen anfører afsluttende, at klager over kommunes afgørelse af kommunen vil blive fremsendt til Statsforvaltningen Sjælland. Du har senere i skrivelse af 27. oktober 2008 til Køge Kommune fastholdt dine synspunkter som anført i skrivelsen af 23. september 2008 til Køge Kommune og tillige henvist til Ombudsmandens afgørelse 1986.90 hvor det blev fastslået, at en brevveksling mellem biskopper og Kirkeministeriet ikke var omfattet af bestemmelsen om interne arbejdsdokumenter i offentlighedsloven. Køge Kommune har i sin fremsendelsesskrivelse af 30. oktober 2008 til Statsforvaltningen Sjælland på ny gentaget, at kommunen betragter medarbejdernes skriftlige orientering som intern korrespondance. Vedrørende Ombudsmandens afgørelse - 1986.90 anfører Køge Kommune, at denne afgørelse ikke er anvendelig, idet afgørelse omhandler biskoppers rådgivende udtalelse til Kirkeministeriet, som ministeriet har foranlediget indhentet. Det anføres, at ombudsmanden betragter biskopperne og ministeriet som 2 selvstændige forvaltningsmyndigheder. I det foreliggende tilfælde foreligger der ikke en rådgivning til skolelederen fra nogle medarbejdere, men alene referater til orientering for skolelederen af nogle hændelsesforløb, som medarbejderne har oplevet i forhold til din klient. Køge Kommune anfører afsluttende, at medarbejdere på en skole og skolelederen på samme skole ikke kan betragtes som 2 adskilte forvaltningsmyndigheder. Tilsynets udtalelse: Det er tilsynets opfattelse, at Køge Kommune ved at nægte din klient aktindsigt i de 3 dokumenter fra de ansatte ikke har handlet i strid med regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn. Det kommunale tilsyn er et retligt tilsyn. Tilsynet tilser, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Direktøren for Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til, om kommunernes dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige, eller til spørgsmål om skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Der henvises til 47, 48 og 48 a i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). SIDE 3
Det bemærkes videre, at det falder uden for Tilsynets opgave at tage stilling til klage over kommunens sagsbehandlere, sagsbehandling eller om denne er i overensstemmelse med god forvaltningsskik, medmindre denne har ført til et ulovligt resultat. Sådanne øvrige klager må i givet fald forelægges borgmesteren, som den øverste ansvarlige for kommunens daglige administration. Tilsynet kan alene tage stilling til, om kommunerne overholder lovgivningen og har således ikke kompetence til at udtale sig om, hvorvidt en kommune behandler sine borgere dårligt eller i øvrigt handler hensigtsmæssigt. Adgangen til aktindsigt er reguleret af reglerne i såvel forvaltningsloven som loven om offentlighed i forvaltningen. Offentlighedslovens regler om aktindsigt (Lov nr. 572 af 19.12.1985) - der skønnes relevante i forbindelse med din henvendelse - er følgende: 1. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jfr. dog 2 og 3. 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. Stk. 2. Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-11 og 14, forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke i det omfang de hensyn, der er nævnt i 13, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod. Stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. 5. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og SIDE 4
3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. 8. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelsen i 7 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når 1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, 2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter bestemmelsen i 6, 3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller 4) dokumenterne indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper. 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om driftseller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. 15. Fremsættes der begæring om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, afgør denne myndighed, om begæringen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed, der har dokumentet i sin besiddelse. Stk. 2. Afgørelser om aktindsigtsspørgsmål kan påklages særskilt til den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, begæringen om aktindsigt vedrører. Stk. 3. Vedkommende minister kan fastsætte bestemmelser, der fraviger reglerne i stk. 1 og 2. 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. SIDE 5
Stk. 3. Justitsministeren fastsætter regler om betaling for afskrifter og kopier. Det er tilsynets opfattelse, at de 3 erklæringer fra de 3 ansatte på skolen ikke er omfattet af reglerne i Lov om offentlighed i forvaltningen Offentlighedsloven. Det fremgår af sagen, at erklæringerne er udarbejdet af de ansatte som referater og redegørelser af hændelser, som de ansatte har været udsat for i kraft af deres ansættelsesforhold på skolen. Det fremgår, at erklæringerne er udarbejdet som led i et over underordnelsesforhold og i forhold til de ansattes chef. Det er således tilsynets opfattelse, at de ansatte har krav på den medarbejderbeskyttelse, som naturligt følger af et ansættelsesforhold, når de som led i deres almindelige arbejde videregiver oplysninger til arbejdsstedets ledelse vedrørende forhold af betydning for udførelsen af deres arbejde. Det er tilsynets opfattelse, at den omstændighed, at skoleleder B gjorde brug af og oplæste af erklæringerne på skolebestyrelsesmødet den 5. februar 2008 ikke fratager erklæringerne karakteren af at være udfærdiget som led i fortrolighed i de pågældendes over- underordnelsesforhold. Det er tilsynets opfattelse, at dokumenternes karakter af videregivelse af oplysninger og omstændighederne ved erklæringernes tilblivelse bevirker, at de pågældende ansatte har krav på, at din klients begæring om aktindsigt ikke imødekommes. Vedrørende din henvisning til Ombudsmandens afgørelse - 1986.90 er det tilsynets opfattelse, at denne ikke er anvendelig i dette tilfælde. Ombudsmanden udtaler i sin afgørelse, at biskopperne i relation til Kirkeministeriet betragtes som selvstændige myndigheder, men at biskopperne i den aktuelle sag udøver en særlig rådgivningsfunktion i forhold til ministeriet. Det er tilsynets opfattelse, at de 3 ansatte ikke har udøvet en rådgiverfunktion i relation til deres foresatte, men alene har redegjort for deres situation i relation til deres ansættelsesforhold. Du anfører afslutningsvist i din skrivelse af 27. oktober 2008 yderligere punkter vedrørende Køge Kommunes oprindelige afgørelse i relation til sagsbehandlingstid, klageform etc. Tilsynet skal henvise til ovenstående om tilsynets kompetence og således henvise til at indgive klage SIDE 6
nets kompetence og således henvise til at indgive klage til borgmesteren, der er kommunens øverste leder. Det fremgår af sagens sagsakter, at din klient tillige har klaget over flere punkter vedrørende skolebestyrelsesvalget på Skovboskolen samt klaget til Ombudsmanden. Disse klager er ikke gentaget i dine skrivelser, hvorfor tilsynet ikke foretager sig yderligere i den anledning. Under henvisning til ovenstående foretager Tilsynet sig ikke yderligere. Køge Kommune er samtidig hermed gjort bekendt med indholdet af dette brev. Kopi af alt modtaget materiale i sagen - eksklusive de 3 erklæringer - er vedlagt denne skrivelse. Statsforvaltningen skal beklage sagsbehandlingstiden. I øvrigt: Afgørelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Grethe Hermann SIDE 7