Bestil varer via fritekst-bestillinger Hvad Kommentar Tast Bestil varer som fritekstbestillinger Når du vil købe varer, som ikke findes på markedspladsen (enten via i et punchout eller i et varekatalog), kan du bestille varerne som fritekst bestillinger. Bemærk, fritekst bestillinger kan kun oprettes til leverandører, der er oprettet som indkøbsleverandører. Såfremt leverandøren ikke findes, se processen for oprettelse af nye leverandører på ehandelsteamets hjemmeside. http://www.okonomi.aau.dk/indkob/ehandel/leverandoerinformation/ Under fanen Shop og under fanen Butikker trykkes på Fritekst bestillinger på Fritekst bestillinger Du skal nu vælge, hvilken type rekvisition du vil lave. Pris og leverandør skal altid kendes før, du kan oprette en fritekstbestilling. Vælg typen af fritekst bestilling, fx Varer efter mængde Typer af fritekstbestillinger: Varer efter mængde : Benyttes ved køb af stykvarer Services efter mængde : Benyttes ved køb af en ydelse, som afregnes i timer (benyttes ikke ret tit) Varer eller Services efter beløb : Benyttes, hvis beløbet for varerne eller services kendes, fx hvis der er indhentet tilbud på en række varer eller på en håndværkerydelse. I dette eksempel benytter vi Varer efter mængde. på Varer efter mængde En række forskellige felter vises, som du skal Quickguide: Bestil varer via fritekst-bestillinger, v3 Side 1 af 5
Udfyld formular til fritekst bestillinger udfylde. Alle de felter, som har stjernemarkering *, skal udfyldes. Udfyld varebeskrivelse med en sigende tekst vedrørende varen, fx Philips pære, Tornado spiral 8W 230V Sokkel E27 på Varer efter mængde Udfyld varebeskrivelse med en sigende tekst vedrørende varen De steder hvor der er en lup at foretage en søgning., har du mulighed for Udfyld feltet Artskontering via søgning: Du skal vælge en artskontering. Hvis du er i tvivl, kan du finde en vejledning øverst til venstre. Du kan enten indtaste artskontoen eller søge efter den. på luppen ved siden af Artskontering Når du har trykket på luppen, kommer et søgevindue frem. på ud for Artskontering Du kan vælge, om du vil søge i kategori (fx 148052) eller beskrivelse (fx Elpærer, lysstofrør). Tast Ved at trykke på Start uden at indtaste tekst vises alle kategorier. Du kan bladre frem og tilbage i siderne. Quickguide: Bestil varer via fritekst-bestillinger, v3 Side 2 af 5
Du kan også sortere i kolonnerne ved at trykke på kolonneoverskriften. Her har vi sorteret efter Beskrivelse. Vi vælger Elpærer, lysstofrør. Dette gøres ved at trykke på KvikVælg. Sorter på kolonnen Beskrivelse ved at trykke på kolonneoverskriften Artskontoen overføres nu til fritekst-bestillingen. En anden mulighed er at udfylde starten af artskontoen, og derefter trykke Tab på tastaturet. Derefter vil systemet åbne et vindue, hvor der er foretaget en søgning på de indtastede tal. Udfyld mængde Herefter udfyldes mængde. Vi ønsker 10 stk. Indtast den ønskede mængde Vær opmærksom på måleenheden. Den kan ændres til andre enheder end Pr. stk. Herefter udfyldes feltet pris, og i dette tilfælde er det pris pr. stk. Prisen indtastes uden moms. Indtast pris Ændr evt. valuta. Søg leverandør Du skal oplyse om, hvilken leverandør, der skal modtage ordren. Du bør altid søge efter leverandøren. Leverandøren kan søges via luppen. Det kan være nemmere at finde leverandøren ved at søge på dele af leverandørnavnet, evt. med % foran. % er et jokertegn. Søg Leverandør Søg evt. på del af leverandørens navn Quickguide: Bestil varer via fritekst-bestillinger, v3 Side 3 af 5
Man kan fx søge efter tele i søgefelt, hvilket giver alle de oprettede leverandører, som begynder med tele. Vælg en leverandør Man kan også søge efter %belysning, hvilket giver resultatet Dansk Belysnings Service Vi vælger Dansk Belysnings Service ved at trykke på KvikVælg Dansk Belysnings service overføres til fritekstbestillingen. Indtast leverandørvarenr. Hvis du kender leverandørvarenummeret, så er det en fordel at indtaste, da det letter matchningen af fakturaen. Slet teksten Indtast varenummer og indtast varenummeret. Indtast evt. et leverandørvarenr. Quickguide: Bestil varer via fritekst-bestillinger, v3 Side 4 af 5
Når du er færdig med at udfylde felterne, trykker du Tilføj til vogn. Tilføj til indkøbsvogn Du har mulighed for at tilføje flere varer til indkøbsvognen via Fritekst bestillinger. Når du er færdig med at tilføje til indkøbsvognen, trykker du Vis vogn og check ud Der vises nu, hvad indkøbsvognen indeholder. Du har stadig mulighed for at rette i rekvisitionen m.m. Hvis du vil bestille varerne, så vælg check ud Bestil varerne Se den videre håndtering i quickguidene Ændring af leveringsadresse, leveringsdato og rekvirent og Kontering af rekvisition, vedhæft filer, afsend rekvisition til godkendelse. Quickguide: Bestil varer via fritekst-bestillinger, v3 Side 5 af 5