Bilag 4d: Skabelon til miniudbud (genåbning af konkurrencen) Udbudsbrev Miniudbud Miniudbud for udførelsen af konsulentopgaver primært under det nationale program for overvågning af vandmiljøet og naturen Opgave vedr. delaftale <Angiv delaftale> Rammeaftalen er indgået på baggrund af EU-udbud nr.: <Angiv EU udbudsnummer> Opgaven udføres for: <MST's Enhed(er)> <Adresse> <Postnummer og by> 1
<Dato, måned og år for udsendelse af materialet> 1 Indledning Med henvisning til rammeaftalen for konsulentopgaver primært under det nationale program for overvågning af vandmiljøet og naturen indgået på baggrund af EU-udbud nr.: <Angiv EU-udbud nr> anmodes hermed om tilbud på <Angiv delaftalens navn> under delaftale <Angive delaftale nummer>. Opgaven udføres for MST s enhed <Angiv MST enhed(er)> i henhold til rammeaftalens vilkår omkring miniudbud. Hvis der gives mulighed for, at der kan afgives tilbud på én eller flere delopgaver, angives <Der udbydes xx delopgaver. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på en eller flere delopgaver>. Nærværende henvendelse foretages til samtlige af de leverandører, der er antaget på rammen for den angivne delaftale. 2 Afgivelse af tilbud Miniudbuddet gennemføres på grundlag af rammeaftalen. Tilbudsgiver skal derfor afgive tilbud i henhold til vilkårene i rammeaftalen. Alle krav, betingelser mv., der er stillet i udbudsmaterialet, kontrakten mv. for rammeaftalen er uændrede, og der er forbud mod at foretage væsentlige ændringer i aftalevilkårene. Tilbuddet skal afgives ud fra de vilkår, der er specifikke for MST s enhed <Angiv MST-enhed(er)>. Disse vilkår og præciseringer er anført i bilag 1. 3 Optioner Her angives, om der ønskes optioner. Optionerne vurderes sammen med det øvrige tilbud iht. tildelingskriterierne. Specifikation af hvordan prisen for optionen ønskes angivet, beskrives under under afsnit 4. Ønskes der ikke optioner, bevares overskriften, og der angives <Ingen optioner>. Ønskes option(er) angives: <En option er en mulighed for tilkøb af ydelser, som MST kan udnytte, men ikke er forpligtiget til at udnytte. Tilbudsgiver er forpligtiget til at afgive pris på optionen og til at løse opgaven til den tilbudte pris>. Der angives kort, hvilke optioner der er tale om. Angiv også, hvis optionen skal kunne udnyttes delvist. I bilag XX specificeres opgaven inkl. krav mv. på lige fod med den øvrige opgave. 2
Det angives, hvornår MST senest vil meddele leverandøren, om der gøres brug af optionen. F.eks. "MST vil med 2 måneders varsel/senest den xx.xx.xx bekendtgøre overfor den pågældende leverandør, om der gøres brug af optionen." 4 Tildelingskriterium og delkriterier med tilhørende vægtning De indkomne tilbud danner grundlag for indgåelse af aftale med én leverandør. Hvis der udbydes flere delopgaver i miniudbuddet, angives "én leverandør pr. delopgave". Ligesom ved udbud af rammeaftalen vil evalueringen af de indkomne tilbud ved dette miniudbud blive foretaget ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud med anvendelse af de nedenfor angivne delkriterier: Kriterierne skal holdes inden for følgende intervaller: Faglighed og kvalifikationer: 0-20%, Pris: 60-80%, Kvalitetssikring: 20-40% og Leveringssikkerhed 0-30%. Hvis et tildelingskriterium skal vægte 0%, slettes det nedenfor. Der kan IKKE tilføjes nye kriterier. Formuleringerne under kriterierne tilpasses den konkrete opgave. Eventuelle minimumskrav til løsning af opgaven kan angives i bilag 1. Under hvert delkriterium SKAL det angives, hvad der lægges vægt på ved vurderingen af de konkrete tilbud. F.eks."Der lægges vægt på, at tilbudsgiver har relevant uddannelse og erfaring med xx, herunder særligt xx". 1. Faglighed og kvalifikationer <XX> % Faglige kompetencer og relevant erfaring hos de medarbejdere som vil deltage i løsningen af den specifikke opgave Erfaring med feltarbejde i de angivne naturtyper Erfaring med artsbestemmelse og typificering af habitatnaturtyper I de faglige kravspecifikationer (bilag 4b) er der nærmere angivet, hvilke kvalifikationer og faglige kompetencer, der særligt ønskes dokumenteret erfaring med inden for de enkelte delaftaler. Dokumentation af faglighed og kvalifikationer sker ved at vedlægge CV er for de medarbejdere, som indgår i løsning af opgaven eller ved at henvise til navngivne CV er afleveret på Rammeaftalen. CV et skal som minimum beskrive uddannelse, relevant erfaring, ansættelser, nuværende arbejdsområde, relevante kurser, deltagelse i øvrige relevante faglige aktiviteter samt evt. deltagelse i interkalibreringer. <Her beskrives, hvad der, i forhold til den konkrete opgave, lægges vægt på i forhold til faglighed og kvalifikationer> 2. Pris <XX> % Der afgives en samlet fast pris på opgaven samt evt. en pris per time. Priser skal angives i DKK og inkludere alle afgifter og told bortset fra moms. Ved ændring af gældende danske afgifter, skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at leverandøren stilles uændret. 3
De tilbudte priser dækker samtlige omkostninger, der er forbundet med løsningen af opgaven. MST vil således ikke honorere eventuelle ekstraudgifter. <Her beskrives, hvad der, i forhold til den konkrete opgave, lægges vægt på i forhold til pris> 3. Kvalitetssikring <XX> % Specifik beskrivelse af hvordan kvaliteten af den konkrete opgave tilsikres og dokumenteres i overensstemmelse med de specifikke krav, der er anført i opgavebeskrivelsen for den pågældende delaftale. Evne til at sikre korrekte data er afleveret enten på papirskema eller i database Beskrivelsen kan være i form af en specifik henvisning til tilbudsgivers beskrivelse af kvalitetssikring afleveret på Rammeaftalen, suppleret med beskrivelser i forhold til de nye vilkår og præciseringer i henhold til miniudbud. <Her beskrives, hvad der, i forhold til den konkrete opgave, lægges vægt på i forhold til kvalitetssikring> 4. Leveringssikkerhed <XX> % Specifik beskrivelse af procedurer for og metodekrav til kvalitetssikring af samtlige dele af opgaven fra feltarbejde, til analyse og kortlægning samt aflevering og rapportering af data Tiltag der kan igangsættes for potentielt at kunne kompensere for afhængigheden af enkeltstående nøglemedarbejdere, sygdom, forsinkelser mv. Aktiviteter, ressourcer, procedurer, foranstaltninger samt øvrige muligheder som tilbudsgiver kan benytte for at tilsikre den nødvendige leveringssikkerhed Beskrivelsen kan være i form af en specifik henvisning til tilbudsgivers beskrivelse af kvalitetssikring afleveret på rammeaftalen, suppleret med beskrivelser i forhold til de nye vilkår og præciseringer i henhold til bilag 1. <Her beskrives, hvad der, i forhold til den konkrete opgave, lægges vægt på i forhold til leveringssikkerhed> 5 Annullation MST forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af leveranceaftale, at annullere miniudbuddet og herefter evt. gennemføre nyt miniudbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. 4
6 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i nærværende materiale samt til det samlede kontraktgrundlag. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af MST s enhed. MST s enhed(er) er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold for tidsplaner vil altid betragtes som et væsentligt forbehold. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i nærværende materiale eller det samlede kontraktgrundlag, vil blive prissat af MST s enhed og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. MST s enhed(er) har ret til ikke at tage disse tilbud i betragtning. Eventuelle forbehold skal tydeligt angives. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundende spørgsmål jf. nedenfor. 7 Spørgsmål Eventuelle spørgsmål kan rettes skriftligt til <Angiv kontaktperson og mailadresse>. Spørgsmål kan stilles indtil <Angiv dato>. Spørgsmål der stilles efter denne dato, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive sendt til alle leverandører antaget på den pågældende delaftale under rammeaftalen. 8 Frist for tilbudsafgivelse Alle leverandører opfordres til at aflevere tilbud på opgaven. Tilbuddet skal afgives skriftligt til nedenstående adresse. Tilbud må IKKE fremsendes elektronisk. Tilbuddet skal være MST s enhed <Angiv MST enhed> i hænde senest den <Angiv dato og klokkeslet> for at komme i betragtning ved vurderingen af de indkomne tilbud. Med i hænde menes, at tilbuddet skal være modtaget på den pågældende enhed inden det fastsatte tidspunkt. Tilbuddet sendes til: <Angiv navn og adresse på MST-enhed, der skal modtage tilbuddet>. Kontaktperson: <Angiv kontaktperson(er)> Tilbuddet skal være mærket: Miniudbud vedr. delaftale <Angiv delaftale og evt. journalnummer>. Må ikke åbnes i postmodtagelsen. 5
9 Tidsplan <Angiv dato> <Angiv dato og klokkeslet> <Angiv dato eller gerne uge> <Angiv dato eller gerne uge> <Angiv dato> Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål Tilbudsfrist Underretning om valg af leverandører Underskrivelse af leveranceaftale Aftalens ikrafttræden Bilag Bilag 1: Specifikke vilkår og præciseringer Bilag 2: Leveranceaftale Tillæg til rammeaftalen Her indsættes flere bilag efter behov. 10 6
Bilag 1 til miniudbud: Specifikke vilkår og præciseringer Tilbud skal afgives i overensstemmelse med de krav, der er anført i rammeaftalen. De nedenfor anførte krav skal ses som supplement til rammeaftalens krav vedr. delaftale <Angiv delaftale>. I bilag 1 fremgår specifikke forhold, som ikke fremgår af rammeaftalen. Nedenstående disposition er kun vejledende, og rettets til i forhold til den konkrete opgave, der udbydes. Specifikke vilkår: Her kan hevises til de specifikke faglige beskrivelser i rammeftalen. Beskrivelserne præciseres og suppleres efter behov, herunder kort hvad opgaven går ud på og i hvilken periode opgaven skal løses. Hvis der udbydes flere delopgaver, angives det her. Opgavens omfang: Her angives hvor mange stationer/prøver/undersøgelser, evt. hvilke stationer og placering af stationer. Kort kan indsættes eller vedhæftes som bilag, der henvises til her. Metode: Her angives eventuelle ændringer af de tekniske anvisninger, vejledninger mv. siden udbud af rammeaftalen. Hvis der forventes ændringer i kontraktperioden, skrives det her og suppleres med forventning om ændringernes betydning for opgaveløsningen. Leverancer og tidsfrister: Her angives leverandørens leverancer og frist for aflevering/udførelse af opgaven, hvis det adskiller sig fra rammeaftalen. MST's leverancer kan også beskrives her, f.eks. adgang til databaser, levering af emballage mv. Det angives om der kræves jævnlig statusrapportering for arbejdets fremadskriden, og om tilbudsgiver udarbejder en tidsplan for arbejdet. Her angives hvor der evt. kan/skal afleveres prøver til kemisk analyse, og eventulle ændringer til afleveringstidspunkt. Kontaktpersoner og møder: Her angives kontaktperson(er), og om der afholdes møder i kontraktperioden. Deltagelse i møder, sker som udgangspunkt uden ekstra vederlag. Optioner: Her beskrives vilkår for optioner. Mange gange vil vilkårene være de samme som for "hovedopgaven". I de tilfælde angives det, at vilkårene er de samme. Leverancefrister for optionen angives. 7
Øvrige krav og vilkår: Her beskrives øvrige vilkår og oplysninger, som ikke kan omfattes af de øvrige punkter. Tilbudsafgivning: Hvis der skal opgives flere priser ved tilbudsafgivning, kan der her indsættes skema, som tilbudsgiver skal anvende ved tilbudsafgivning. 10.1 8