Pilotprojekt på SCIENCE vedr. ITunderstøttelse af ph.d. administration Tidsplan og rammer for forhandling med IT-leverandør Talentsoft frem mod forventet indgåelse af kontrakt ultimo juni 2017 Status per 4. maj 2017 IT-projektleder Gabi Omdahl, Koncern-IT/FA Specialkonsulent Tina Skriver Didriksen, SCIENCE
2 Overordnet tidsplan for pilotprojektet August 2016 --------------------------------------------------------------------------------- Marts 2018 Fase 1: Projektopstart Fase 2: Planlægning, analyse og specifikation Fase 3: Beslutning og udførelse Fase 4: Afslutning og overgang til drift Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3 Delleverance 4 Delleverance 5 Delleverance 6 Delleverance 8
3 Tidsplan og leverancer i pilotprojektet på SCIENCE Nr. Beskrivelse af delleverance Tidsplan Status Delleverance 1: Afdækning af erfaringer med eksisterende muligheder August 16 januar 17 Delleverance 2: Delleverance 3: Delleverance 4: Kortlægning af workflows og afdækning af behov på SCIENCE, samt de øvrige fakulteter via Fase 3-projektet Udarbejdelse af SCIENCE s forretningsmæssige kravsspecifikation Valg af IT-leverandør og indkøb af IT-system, herunder: Beslutning vedr. gennemførelse af udbud Høring i EU-databasen TED om begr. undtagelse Udarbejdelse af IT-teknisk kravsspecifikation Forhandling med IT-leverandør Talentsoft Styregruppens godkendelse af kontrakt Indgåelse af kontrakt med Talentsoft Oktober 16 januar 17 Januar 17 marts 17 Marts 17 juni 17 Igangværende I gang I gang Afventer Afventer Delleverance 5: Udarbejdelse af implementerings- og udrulningsplan Maj 17 juni 17 Igangværende Delleverance 6: Implementering af systemet på SCIENCE: Udvikling, test og tilpasning, organisering og support, kompetenceudvikling af brugere mv. Juli 17 december 17 Delleverance 7: Ibrugtagning af IT-systemet Senest 1. januar 2018 Endelig dato afventer implementeringsplanen Delleverance 8: Forankring og projektafslutning, herunder beslutning vedr. plan for udrulning til resten af KU Januar 18 marts 18 Ikke igangsat Ikke igangsat Ikke igangsat
08-05-2017 4 Procesplan for Delleverance 4 Indkøb af IT-system & Delleverance 5 Udarbejdelse af organisatorisk udrulnings- og implementeringsplan Marts juni 2017
08-05-2017 5 Organisering og snitflader i kontraktforhandlingsprocessen Periode: Maj-juni 2017 IT-leverandør Talentsoft Organisering og involvering på KU Beslutningsniveau Forhandlingsniveau Rådgivende niveau Skal holdes orienteret Beslutningstagere i processen for udarbejdelsen af kontraktudkast Klaus Kvorning Hansen, vicedirektør, KIT/FA Morten Pejrup, prodekan for forskning, SCIENCE Kim Brinckmann, vicedirektør for F&I/FA Beslutningstagere ift. den endelige godkendelse af kontraktudkast og implementeringsplan Styregruppen for pilotprojektet på SCIENCE vedr. IT-understøttelse af ph.d.-adm. Forhandlingsgruppe på KU Klaus Kvorning Hansen, vicedirektør, KIT/FA Gabi Omdahl, IT-projektleder, KIT/FA (procesansvarlig) Jan Danielsen, IT-chefarkitekt, KIT-FA Michael Cleve Hansen, faglig leder i ph.d.-sektionen, SCIENCE Tina Skriver Didriksen, projektleder, SCIENCE (procesansvarlig) Herudover er KIT ansvarlig for juridisk afstemning af kontrakten. Pilotprojektets fora Projektgruppen og den samlede projektledelse i pilotprojektet inddrages i processen. Referencegrupperne i pilotprojektet orienteres løbende og får mulighed for at kommentere på implementeringsplanen forud for godkendelse i styregruppen. Interessenter på resten af KU De øvrige fakulteter holdes orienteret via deres repræsentanter i styregruppen og projektledelsen i KU s fase 3-projekt på ph.d.-området v/ Kim Brinckmann, F&I/FA
08-05-2017 6 Samarbejdsflader i kontraktforhandlingsprocessen Periode: Maj-juni 2017 Beslutningstagere på KU IT-leverandør Talentsoft Forhandlingsgruppe på KU Interessenter på KU
Ultimo juni 2017: Forventet indgåelse af kontrakt Udarbejdelse af implementeringsplanen 1-9/5 Udarbejdelse af første udkast 10/5 Projektgruppemøde 10-24/5 Videre arbejde med udkast til implementeringsplan 24/5 Projektgruppemøde mhp. færdiggørelse af udkast 30/5-11/6 Orientering med mulighed for kommentering i referencegrupperne og Fase 3-PL 12-14/6 Færdiggørelse af materialet 14/6 Frist for færdiggørelse af materiale, der skal til godkendelse i styregruppen forud for kontraktindgåelse 08-05-2017 7 3 spor ift. tidsplan og leverancer frem til forventet indgåelse af kontrakt ultimo juni 2017 Forhandling af kontrakt 4/5 Opstartsmøde med TalentSoft 15/5 Talentsoft fremsender første oplæg til kontraktudkast 16/5-14/6 Forhandlinger og færdiggørelse af kontrakt og bilag 14/6 Frist for færdiggørelse af materiale, der skal til godkendelse i styregruppen forud for kontraktindgåelse GAP-analyse 2-8/5 IT-oversættelse af kravsspecifikationen og prioriteringer drøftes mellem KIT og SCIENCE internt på KU 10-23/5 Drøftelse af kravsspecifikation og løsningsdesign for hvert krav, der ikke er indeholdt i standard-produktet,drøftes med Talentsoft 24/5 Første udkast på løsningsdesign præsenteres og drøftes i projektgruppen 25/5-12/6 Færdiggørelse af analysen, oplæg til løsningsdesign og prioriteringer samt prismodel til behandling i styregruppen forud for kontraktindgåelse Produktbehandling til endelig godkendelse 24/5 Projektgruppemøde vedr. materiale til kommentering i referencegrupperne og Fase 3-PL 30/5-11/6 Orientering og kommentering i referencegrupperne og projektledelsen for Fase 3-projektet 12-14/6 Opsamling på kommentarer og færdiggørelse af materialet 14-15/6 Beslutningsoplæg sendes til styregruppen 21/6 Styregruppemøde behandling med henblik på godkendelse
08-05-2017 8 Uddybning af leverancer og ansvarsdeling internt på KU Spor Ansvarlig initiativtager Produkter GAP-analyse KIT Gennemførsel af analyse Anbefaling ift. prioritering af udviklingsaktiviteter Afklaring af løsningsdesign med Talentsoft Kontraktforhandlinger Implementeringsplan KIT Afklaring og forhandling af kontrakt Oplæg vedr. udgifter til tilpasninger Juridisk kvalitetssikring af kontraktudkast SCIENCE/KIT Kompetenceudvikling, introduktion og vejledninger (til de forskellige brugergrupper, hhv. KIT, SCIENCE ph.d.-enhed, slutbrugerne) Service og supportmodel Plan for erfaringsopsamling og løbende evaluering og tilpasning SCIENCE Rammesætning og principper for den organisatoriske implementeringsplan, bl.a. roller/ansvar, kommunikationsplan, model for at sikre hjemtagning af gevinster mv. Oplæg til organisatorisk udrulningsplan i SCIENCE og på KU samlet KIT Proces for teststrategi (præsentation a f metode og tidsplan) Proces for it-implementering, herunder tidsplan, organisering, model Aktivitetsoverblik Herunder integrationer (evt. databoks), datakonvertering, infrastruktur, udfasning af gammelt system (Fønix) mv.
08-05-2017 9 Planlagt proces for orientering og involvering af organisationen frem mod forventet indgåelse af kontrakt ultimo juni 2017 Materiale Involvering af organisationen Hvornår Beskrivelse af rammerne for kontrakten Organisatorisk udrulningsog implementeringsplan Endeligt kontraktudkast og bilag Anbefalinger til løsningsdesign og prioritering af udviklingsopgaver vedr. krav, der ikke er indeholdt i standardløsningen Implementerings- og udrulningsplan Skriftlig orientering med mulighed for kommentering i følgende fora: 1. Referencegrupperne på SCIENCE Projektgruppen med slutbrugerrepræsentanter SFU (SCIENCE Forskningsudvalg) Ph.d.-udvalget ACF (administrationschefkredsen) ERFA-gruppen for ph.d.-sekretærer Netværk for ph.d.-koordinatorer 2. Projektledelsen i Fase 3-projektet på ph.d.-området på KU Behandles løbende i projektgruppen Godkendes i styregruppen for pilotprojektet Kontrakt underskrives af Talentsoft og systemejere på SCIENCE/KU 30. maj 11. juni 17 Bilag sendes til styregruppen medio uge 24 2017 Styregruppemøde 21. juni 17 Ultimo juni (forventet)
08-05-2017 10 Plan for fordeling af systemejerskabet på KU og supportmodel Pilotprojektet på SCIENCE Det overordnede systemejerskabet ligger hos projektejer Morten Pejrup, prodekan for forskning. Der udnævnes en operativ systemejer i SCIENCE s ph.d.-enhed, som er sparringspartner og kontaktperson i den løbende dialog med systemlederen i Koncern IT på KU og Talentsoft. Udrulning af systemet til hele KU Efter gennemførelsen af pilotprojektet på SCIENCE træffes beslutning om udrulning af systemet til resten af KU. Ved en udrulning til resten af KU vil systemejerskabet overgå til vicedirektør for Forskning & Innovation på KU, Kim Brinckmann. Support og servicedesk Der udarbejdes en supportmodel med klar beskrivelse af roller/ansvar/opgaver mellem Talentsoft, Koncern-IT og fakultet ift. support og service. Koncern IT varetager den interne tekniske support og servicedesk i såvel pilotprojektet som ved den efterfølgende udrulning til hele KU. Der udpeges en ansvarlig systemleder, som får ansvar for den løbende dialog med fakulteter og Talentsoft om systemet.
08-05-2017 11 Kommunikation om pilotprojektet på SCIENCE PROJEKTHJEMMESIDEN er tilgængelig for alle og indeholder overordnet information om projektet, herunder, kontaktoplysninger, projektstatus og relevante dokumenter. Link: http://www.science.ku.dk/phd/newphdsystem/ Løbende orienteringer til og involvering af relevante interessenter på KU Herunder følgende: Pilotprojektets styregruppe, der repræsenterer centrale interessenter på SCIENCE samt de øvrige fakulteter og Fællesadministrationen på KU Pilotprojektets referencegrupper, der repræsenterer de forskellige slutbrugergrupper på SCIENCE Projektledelsen i KU s fase 3-projekt på Ph.d.-området, som sørger for videreformidling af relevant information om pilotprojektet til relevante interessentgrupper på tværs af KU.
12 Hvordan holder jeg mig informeret? Information om pilotprojektet på SCIENCE Inge-Sofie Sørensen, chef for SCIENCE Forskning og Innovation iss@science.ku.dk Michael Cleve Hansen, faglig leder for Ph.d.-skole administrationen mclh@science.ku.dk Gabi Omdahl, IT-projektledelse og processtyring i Koncern-IT/FA gabi.omdahl@adm.ku.dk Tina Skriver Didriksen, projektledelse og processtyring på SCIENCE tinad@science.ku.dk SCIENCE s Ph.d.-skole administration Du er også velkommen til at skrive til SCIENCE s Ph.d.-skole administration phd@science.ku.dk Information om Fase 3-projektet på ph.d.-området på KU Pilotprojektet på SCIENCE er en del af Fase 3-projektet på ph.d.-området på KU. Hvis du har spørgsmål vedr. Fase 3-projektet, kan du henvende dig til Forskning & Innovation i Fællesadministrationen på KU inno@adm.ku.dk