1
Indholdsfortegnelse Forord... 3 Indledning... 4 Principper for kommunikation... 4 Genkendelighed i formsprog og design... 5 Grøn kommunikation... 6 Intern kommunikation... 6 De interne kommunikations platforme... 8 Dialog og møder... 8 Intranet... 9 Interne nyhedsbreve... 9 Medarbejderblad... 9 Demokratiske organer... 9 HSU/LSU... 10 AMO... 10 LUU (De lokale uddannelsesudvalg)... 10 Tillidsrepræsentanter... 10 Pædagogisk Råd... 11 Områdemøder HHX/HTX... 11 De eksterne kommunikations platforme... 11 Eksterne nyhedsbreve... 12 Hjemmeside... 12 Sociale medier... 13 Presse/medier... 14 Annoncer, brochurer, plakater... 15 Sponsorater... 15 Events... 15 Generelle procedurer for korrespondance... 17 E-mail... 17 Post... 17 Indkommende post... 17 Udgående post... 18 Intern post... 18 Journalisering... 18 Kalender... 19 Telefon... 20 Navn og afdelingsbetegnelser... 20 Ansvar... 23 Uddannelsesafdelingerne... 23 Kommunikations- og Kvalitetsafdelingen... 23 IT-afdelingen... 23 Om politikken:... 24 2
Forord På Campus Bornholm er velfungerende og sammenhængende kommunikation rygraden i at skabe en fælles retning for fremtiden. Derfor vægtes kommunikation højt. Igennem kommunikation holder medarbejdere og ledere hinanden samt elever, kursister og samarbejdspartnere orienteret om det, der sker på Campus Bornholm. Igennem kommunikation involverer vi hinanden i udviklingen af vores arbejdsplads og sikrer, at der er åbenhed, klarhed og dialog om centrale beslutninger. Det betyder, at vi alle, ledere som medarbejdere, har et ansvar for at kommunikere, når vi udfører vores opgaver. Det betyder også, at vi alle har et ansvar for at opsøge information gennem skolens forskellige kommunikationskanaler. Med denne kommunikationspolitik ønsker vi at sende et klart og tydeligt signal om, at vi, selv om vi stadig har udfordringer foran os, efterstræber at kommunikere meningsfuldt og tydeligt ud fra et fælles sæt af principper og målsætninger det være sig internt såvel som eksternt. Mads Kofod direktør 3
Indledning På Campus Bornholm står vi over for en stor kommunikativ opgave. Dels skal vi opbygge en ny fælles kommunikationsstruktur og -kultur indadtil, dels skal vi skabe en ny fælles profil udadtil. For begge opgaver er det afgørende, at der skabes sammenhængskraft og retning, uden at de forskellige uddannelsers lokale kulturer udvaskes. Formålet med vores kommunikation er: At skabe viden og opmærksomhed omkring skolens uddannelsesmuligheder og profilere skolen for potentielle elever og kursister på en overskuelig og lettilgængelig måde. At orientere samarbejdspartnere og interessenter om skolens udvikling og engagere lokalsamfundet i skolens aktiviteter. At skabe en attraktiv arbejdsplads, hvor de ansatte trives og udvikler sig. At understøtte samarbejde og videndeling internt i organisationen. At kvalificere skolens beslutningsprocesser gennem involvering af medarbejdere og ledere. At forankre skolens strategier og handlingsplaner blandt medarbejdere og ledere og derigennem sikre en effektiv implementering af disse. At styrke et positivt image af Campus Bornholm som skole, arbejdsplads og kulturinstitution for elever, ansatte og samarbejdspartnere. I denne politik skelnes mellem intern og ekstern kommunikation. Hvor den interne kommunikation handler om den kommunikation, der foregår internt i organisationen blandt medarbejdere og ledere i samarbejdsudvalg mv., betegner den eksterne kommunikation den kommunikation, der foregår med personer i relation til organisationen, dvs. elever og kursister, forældre, aftagerinstitutioner, virksomheder, samarbejdspartnere, medier mfl. Denne politik vil først opridse skolens generelle principper for al vores kommunikation. Dernæst vil politikken beskrive platformene og principperne for henholdsvis skolens interne og eksterne kommunikation. Herefter følger en beskrivelse af de specifikke procedurer, der knytter sig til skolens forskellige kommunikationsveje. Afslutningsvis skitseres ansvarsfordelingen og flowet mellem afdelingerne i forbindelse med skolens kommunikationsarbejde. Principper for kommunikation Vi arbejder for, at meningsfuld, tydelig og respektfuld kommunikation er en naturlig del af alle medarbejderes og lederes adfærd både over for hinanden og udadtil, og at det indgår i alle beslutningsprocesser i hele organisationen. Principperne for vores kommunikation er: At der altid er sammenhæng mellem ord og handling. 4
At vi skaber rum for, at vores medarbejdere kan komme til orde samt sikrer, at de bliver lyttet til. At vi gør information og kommunikation let tilgængelig ved at kommunikere via skolens etablerede kommunikationskanaler. At vi præsenterer nøjagtige fakta i en sag og lytter til andres argumenter. At vi anvender et medie og et formsprog, der egner sig til skabe dialog med den ønskede målgruppe/dialogpartner. At al kommunikation er baseret på grundlæggende loyalitet over for Campus Bornholm som arbejdsplads samt respekt over for vores kolleger. At vi kommunikerer med involverede parter i en sag, før vi handler, og informerer involverede parter om vores handlinger og beslutninger. At vi tydeliggør hvilke kommunikationskanaler og demokratiske organer, der kan benyttes. Kommunikationspolitikken tager afsæt i Campus Bornholms fire centrale værdier, ANNAværdierne: Ansvar Netværk Nytænkning Ambition Værdierne er vigtige værktøjer i såvel den interne som den eksterne kommunikation. Det er derfor afgørende, at alle medarbejdere og ledere har kendskab til og benytter sig af værdierne i deres kommunikation for derigennem at skabe kontinuitet og gennemslagskraft. Genkendelighed i formsprog og design En vigtig del af kommunikationen er vores visuelle identitet. En stærk visuel identitet signalerer professionalisme, sammenhængskraft og samhørighed på tværs af skolens afdelinger. Al intern og ekstern kommunikation henføres til den designmanual, der er udviklet i brandingprocessen, og som er tilgængelig på fællesdrevet. Skolens logo anvendes korrekt, og det tilstræbes, at kommunikationsafdelingen, som har ekspertise i anvendelse af design og logoanvendelse, konsulteres ved udvikling af grafisk materiale eller tvivl om brug. De enkelte afdelinger og den lokale ledelse har ansvar for at sikre, at dokumenter (eksempelvis informationsbreve, brochurer, invitationer mm.) produceres i henhold til skolens designmanual. Afdelingerne kan til enhver tid få udarbejdet materiale eller søge råd og sparring hos kommunikationsafdelingen. 5
Grøn kommunikation Campus Bornholm understøtter visionen om Bright Green Island, og det betyder blandt andet, at vi i vores interne og eksterne kommunikation gør os overvejelser om, hvordan vi kan kommunikere på en grøn måde. Det betyder, at vi undgår unødvendigt papirbrug ved at kun at printe og kopiere dokumenter, når det er påkrævet. Det drøftes i diverse etablerede organer og stående udvalg, hvordan papirforbruget kan reduceres mest muligt, således at det bliver et aktivt tilvalg, når et dokument printes/kopieres og ikke en rygmarvsrefleks. Ligeledes skal alle formularer, blanketter og rekvisitioner i videst muligt omfang digitaliseres for et minimum brug af papir. Det kan ske ved at formularer og blanketter laves som onlineformularer med brugervalidering. Emailformularer bør udvikles med anvendelse af Responsknapper. Endeligt skal der arbejdes hen imod at muliggøre email som formel autorisation i diverse sagsbehandlinger. At kommunikere på en grøn måde betyder endvidere, at vi, hver gang vi deltager i et møde/kursus/konference mm., der foregår uden for øen, overvejer, hvorvidt fysisk tilstedeværelse til dette møde er en nødvendighed, eller om mødet med et fornuftigt resultat vil kunne afvikles via brug af videokonference eller Skype. Som øboere forårsager vi en signifikant CO2 udledning, hver gang vi deltager i udenøs møder, hvad enten vi rejser med fly eller færge. Dertil er der tale om et signifikant ressourceforbrug i transportudgifter og tabt arbejdstid, hver gang vi deltager i et møde udenøs. Skolen stiller derfor et mobilt videokonference/skypesystem til rådighed med henblik på, at ansatte kan deltage i møder udenøs via digital og dermed mere ressourceøkonomisk tilstedeværelse. Det er klart, at faktisk fysisk tilstedeværelse ofte vil være at foretrække, da erfaringsudvekslinger mm., ofte finder sted i de uformelle sammenhænge, som omgiver mødet/kurset/konferencen. Denne gevinst skal imidlertid vejes op imod de ovenfornævnte ressourceøkonomiske hensyn. Hvorvidt et givet møde kan afvikles ved digital tilstedeværelse eller ej vurderes af nærmeste leder i forbindelse godkendelsen af aktiviteten som en tjenesterejse. Intern kommunikation Den interne kommunikation er et af de tre indsatsområder i Campus Bornholms personalepolitik. Gode interne kommunikationsprocesser sikrer kvalitet i, indflydelse på og effektiv implementering af skolens beslutninger gennem dialog mellem ledelse og medarbejdere samt gennem åbenhed og gennemskuelighed i samarbejdsstrukturer og beslutningsprocesser. 6
Et vigtigt udgangspunkt for alles trivsel er, at der til enhver tid er en god dialog blandt alle ansatte. I kommunikationen, uanset om den er mundtlig eller skriftlig, er det vigtigt, at parterne optræder med respekt for og med anerkendelse af hinandens synspunkter i en respektfuld og sober tone. Det er væsentligt, at alle ansatte arbejder på at sikre, at det er de relevante interessenter, der modtager den relevante information. Konkret betyder det, at alle ansatte gør sig overvejelser omkring hvem, der er relevant modtager af kommunikation for at sikre, at informationen når frem til de rette. Det er en forudsætning for god intern kommunikation, at alle ansatte ved, hvor de kan drøfte relevante emner. Det er endvidere en forudsætning, at alle ansatte tager ansvar for at opsøge information omkring de forhold, der opleves som væsentlige. Nedenstående figur er en guide til, hvilke ting du kan tage stilling, til når du vil kommunikere dit budskab. Kommunikationsplatformene i figuren beskrives efterfølgende. 7
De interne kommunikations platforme Dialog og møder Daglig dialog og samtale bør være den foretrukne kommunikationskanal i organisationen, da den daglige dialog er helt essentiel for den interne kommunikation. Dialogen kan både være af uformel og formel karakter. Den direkte daglige kommunikation mellem medarbejdere og mellem medarbejdere og ledelse finder også sted på områdemøder, teammøder og møder i udvalg og demokratiske organer. Ved dialog på møder har alle parter informations- og initiativpligt. Ved møder i alle relevante udvalg og fora skrives referat, som gøres tilgængeligt for deltagerne og relevante medarbejdere. 8
Intranet Fronter og Lectio anvendes pt. som intranet, hvorfra alle relevante dokumenter kan tilgås, men der stiles i mod at etablere et fælles intranet. Alle trykte materialer, vejledninger m.m. skal i videst muligt omfang være tilgængelige på Fronter/Lectio. Interne nyhedsbreve Mindst en gang om måneden udsendes et medarbejdernyhedsbrev med informationer fra chefgruppen. Nyhedsbrevet indeholder informationer, som vedrører alle ansatte på Campus Bornholm, såsom organisationsændringer, økonomi, byggeproces, nye tiltag med videre. Derudover indeholder nyhedsbrevet et fast afsnit med nyansatte og fratrådte på Campus Bornholm. I nyhedsbrevet angives altid, hvem der kan kontaktes for yderligere oplysninger. Skolens afdelinger kan også udsende nyhedsbreve. Disse nyhedsbreve indeholder information, som kun vedrører ansatte i den pågældende afdeling. Sådanne nyhedsbreve tilgår altid kommunikationsafdelingen, som efter aftale med lederne, kan videreformidle relevant stof. Det er til enhver tid ledelsen af afdelingen, der udgiver lokale nyhedsbreve. Medarbejderblad 6 gange om året udgives et medarbejderblad til alle ansatte på Campus Bornholm. Kommunikationsafdelingen står for redaktionen. Formålet med medarbejderbladet er at danne rammen for et kulturbærende og identitetsskabende forum, der samtidig skaber en fælles referenceramme for alle ansatte. Medarbejderbladet indeholder artikler om medarbejdere og emner fra skolens liv, nyhedsindslag, personaleforeningsaktiviteter, læserbreve, debatter, køb/salg/bytte og i øvrigt emner, der er relevante for alle skolens ansatte. Materiale til bladet udarbejdes af kommunikationsafdelingen, men der optages også artikler, skrevet af medarbejdere og ledere. Således også artikler, der åbner for en intern debat, så længe indholdet ikke er af stødende karakter over for enkeltpersoner. Redaktionen træffer afgørelse om, hvilke og i hvilket omfang artikler bringes. Læserbreve offentliggøres altid, så længe at de overholder nærværende politiks retningslinjer for god kommunikation. Medarbejderbladet omdeles i trykt format til alle ansatte samt skolens bestyrelse. Demokratiske organer De demokratiske organer beskrevet i denne politik er skolens vigtigste organer for dialogen mellem medarbejdere og ledelse. Flere af disse organer er lovbestemte organer, som skolen er forpligtet til at have, og hvis formål og virke er beskrevet i relevante bekendtgørelser. Herudover findes en række stående udvalg, ad hoc udvalg og lokale udvalg, mv., som er af mere eller mindre permanent karakter, og som er opstået på baggrund af et specifikt behov eller ønske i organisationen. Disse organer er ikke beskrevet i denne politik. 9
HSU/LSU Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) og Lokale Samarbejdsudvalg (LSU) er det naturlige forum for drøftelser mellem ledelse og medarbejdere om Campus Bornholms udvikling og fremtid. En lang række af de problemstillinger og spørgsmål, der vedrører organisering, arbejdsforhold og personalepolitik, er formelt henlagt til Lokale Samarbejdsudvalg (LSU) og Hovedsamarbejdsudvalget (HSU). Skolens målsætning, strategier, kompetenceudvikling og sammenhængen til personalepolitikken er kernen i de drøftelser, som skal føres i samarbejdsudvalgene. For at sikre en effektiv kommunikationsvej gennem systemet lægges LSU-møderne i kalenderen umiddelbart forud for HSU-møderne, så at relevante sager fra LSU kan blive bragt hurtigt videre til HSU. AMO Arbejdsmiljøorganisationen består af ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra uddannelsestekniske og administrative områder. Skolens direktør er formand for arbejdsmiljøorganisationen. Skolens daglige sikkerhedsleder er sekretær. Arbejdsmiljøorganisationen skal til enhver tid arbejde på at opretholde et sikkert og sundt arbejds- og undervisningsmiljø gennem en forebyggende indsats og efterlevelse af gældende arbejdsmiljøregler. LUU (De lokale uddannelsesudvalg) De lokale uddannelsesudvalgs vigtigste opgave er, i samarbejde med skolen, at fastlægge undervisningens nærmere indhold for de enkelte grunduddannelser, samt følge behovet og komme med forslag til fornyelse af disse. En oversigt over de lokale uddannelsesudvalg kan til enhver tid findes på Campus Bornholms hjemmeside i opdateret stand. Tillidsrepræsentanter Campus Bornholm lægger vægt på et godt samarbejde mellem ledelse og tillidsrepræsentanter (TR). Samarbejdet er funderet på gensidig tillid og med respekt for, at såvel ledelse som medarbejdere arbejder for skolens bedste. TR arbejder inden for aftaleområdet mellem TR og skolens ledelse. Det er f.eks. arbejdstidsaftale, aftale om Ny Løn og lønforhold. Skolens ledelse og tillidsrepræsentanter spiller en meget vigtig rolle i arbejdet med at udbrede en anerkendende kultur på skolen. Flere af tillidsrepræsentanterne er repræsenteret i skolens samarbejdsudvalg som medarbejderrepræsentanter. Arbejdet med de ansattes trivsel er forankret i 10
samarbejdsudvalgene. Tillidsrepræsentanterne spiller således også en vigtig rolle i arbejdet med at skabe trivsel på skolen i et tæt samarbejde med skolens ledelsesrepræsentanter. Pædagogisk Råd På Campus Bornholm er der nedsat to pædagogiske råd (PR), hvoraf det ene dækker STX og det andet VUC. De pædagogiske råd består af relevante uddannelsesledere, relevant uddannelseschef samt samtlige undervisere på uddannelsen. Formålet med det pædagogiske råd er at være rådgivende for ledelsen i pædagogiske spørgsmål, og det er uddannelseschefen, der beslutter hvilke spørgsmål, der skal forelægges for det pædagogiske råd, samt hvilke ressourcer der skal afsættes til rådets møder og øvrige arbejde. Der nedsættes et formandskab, der varetager den praktiske afvikling af møderne. Områdemøder HHX/HTX På HHX/HTX afholdes områdemøder for samtlige undervisere på uddannelserne og øvrige tilknyttede medarbejdere. Formålet med områdemøderne er gensidig information mellem ledelse og ansatte samt diskutere pædagogiske tiltag. Dagsorden udarbejdes af uddannelseslederen. De eksterne kommunikations platforme Det er Campus Bornholms målsætning at gøre Bornholm til en region, hvor 95 % af en ungdomsårgang gennemfører en ungdomsuddannelse. En så ambitiøs målsætning kræver en ganske særlig kommunikativ indsats. Vores kommunikative opgave er desto vigtigere, da vi samler størstedelen af øens ungdomsuddannelser. Der er ingen andre institutioner på øen, der udbyder tilsvarende uddannelser og dermed ingen uddannelsesaktører, der kan tiltrække og fastholde de elever og kursister, som Campus Bornholm ikke formår at nå ud til. Dette giver os et ganske særligt ansvar og en samfundsmæssig forpligtelse. Da elever og kursister er vores vigtigste interessenter, er det derfor væsentligt, at kommunikationen fungerer optimalt, og at der følges op på henvendelser og feedback fra nuværende såvel som kommende elever og kursister. God ekstern kommunikation forudsætter god intern dialog. Ansatte på Campus Bornholm skal have adgang til de informationer, der er nødvendige for at yde en service til brugerne. Det kræver, at ledelse og medarbejdere prioriterer intern dialog. Hjemmesiden og Fronter er vigtige redskaber for enhver leder og medarbejder, når de skal indhente den nødvendige information. Vi anvender flere forskellige kommunikationsplatforme for at sikre, at vi når ud til så mange interessenter og målgrupper som muligt. Pt. er disse kommunikationsplatforme: nyhedsbreve, hjemmeside, sociale medier og medier/pressen. Kommunikationsafdelingen skal sikre, at der er et hensigtsmæssigt flow i den måde og rækkefølge, der kommunikeres i disse platforme. Det er derfor afgørende, at der er et kontinuerligt 11
samarbejde og en koordinering mellem kommunikationsafdelingen og de øvrige afdelinger, hvilket både sker på kontinuerlige fastlagte møder og i daglig dialog. I forbindelse med tekstproduktion til diverse trykte og elektroniske medier har kommunikationsafdelingen det redaktionelle ansvar og kan til en hver tid tilrette sprog, grammatik og layout med henblik på at styrke læsevenligheden generelt. Dog sikres det, at den oprindelige mening ikke forstyrres. Hvis redaktionelle ændringer af indholdsmæssig karakter foretages, kontakter tekstforfatteren altid forud for tekstens offentliggørelse. Eksterne nyhedsbreve En gang om måneden udsendes et nyhedsbrev fra Campus Bornholm. Kommunikationsafdelingen udgiver det centrale nyhedsbrev, hvis formål er at skabe opmærksomhed omkring skolen ved at præsentere læserne for de mange aktiviteter og positive historier, der er i og omkring Campus Bornholm og derigennem styrke skolens image. Samtidig er formålet også at informere om den løbende byggeproces, så der skabes åbenhed og interesse herfor. Alle ansatte modtager nyhedsbrevet, da det er vigtigt, at den enkelte medarbejder har mulighed for at følge med i nyheder rettet mod offentligheden. Eksterne interessenter kan til- og afmelde sig det centrale nyhedsbrev via skolens hjemmeside. Målgruppen er meget bred: elever og kursister, virksomheder, samarbejdspartnere, pressen, lokalbefolkningen mfl. De lokale uddannelsesafdelinger kan udsende nyhedsbreve med uddannelsestilbud eller nyheder. Nyhedsbrevene er mere specifikke i fht. til det aktuelle område. Målgruppen er elever, kursister og virksomheder, der har interesse i de respektive uddannelsesområder. Kommunikationsafdelingen modtager de lokale nyhedsbreve, og kan herfra bringe relevante nyheder i andre fora, såsom på hjemmesiden, Facebook, i det centrale nyhedsbrev samt medarbejderbladet. Medarbejdere i den pågældende afdeling modtager automatisk nyhedsbrevet. Nyhedsbreve layoutes i henhold til skolens designmanual og lægges på skolens hjemmeside. Hjemmeside Formålet med www.campusbornholm.dk er at etablere og drive en imødekommende, troværdig og aktualitetsbaseret platform for Campus Bornholms eksternt rettede kommunikation. Hjemmesiden indeholder opdaterede informationer om Campus Bornholms uddannelsestilbud inden for ungdomsuddannelserne og kursusudbud inden for voksen- og efteruddannelsesområdet. Desuden bringes også faktuelle oplysninger om Campus Bornholm som uddannelsesinstitution. Således har hjemmesiden et klart markedsføringsmæssigt sigte. Målgruppen for hjemmesiden er potentielle elever, studerende og kursister, som vil vide mere om Campus Bornholm og skolens uddannelser. Derudover henvender hjemmesiden sig til nuværende elever, kursister og ansatte samt til virksomheder, hvor elever eller kursister er i praktik, eller som ønsker praktikelever, til samarbejdspartnere, tidligere elever, Ungdommens Uddannelsesvejledning, Jobcentret, 12
folkeskolelærere, andre uddannelsesinstitutioner som Campus Bornholm samarbejder med, Undervisningsministeriet, forældre, medierne og alle andre, som kunne have interesse for Campus Bornholms virke. Siden er logisk opbygget og nem at finde rundt i. Informationerne er i et letforståeligt sprog. Vi benytter autentiske, lokale billeder, hovedsageligt taget af vores egne fotografer. Vi efterlever Datatilsynets praksis for benyttelse af billeder. Grafiske elementer udarbejdes af skolens kommunikationsafdeling. Der er integration mellem hjemmesiden og sociale medier som Facebook og YouTube, så vi også kommer i dialog med brugerne ad den vej. Hjemmesiden indeholder endvidere en kursusoversigt, der opdateres automatisk. Her kan virksomheder og kursister tilmelde sig kurser online. Campus Bornholms kommunikationsafdeling har ansvaret for opdateringen af indholdet på siden i samarbejde med uddannelsescheferne fra de forskellige uddannelsesområder. Uddannelsesområderne leverer løbende emner, såsom nyheder, film og billeder til hjemmeside og Facebook. Kommunikationsafdelingen sikrer, at nyheder bringes på hjemmesiden hurtigst muligt. Emner fra uddannelsesområderne kan redigeres af kommunikationsafdelingen, så et ensartet sprogbrug sikres, og læsevenligheden altid er høj. Uddannelsesområderne samarbejder med kommunikationsafdelingen om at vise de enkelte særpræg og kendetegn, som gælder for det det enkelte uddannelsesområde. Hensigten er, at brugerne af hjemmesiden får et indtryk af Campus Bornholm som en samlet uddannelsesorganisation, som rummer mange uddannelser med hver deres unikke særpræg. Hjemmesiden udvikles og optimeres løbende, så den er opdateret og brugervenlig og med alle relevante informationer let tilgængelige. Sociale medier Det er Campus Bornholms mål at have en tydelig tilstedeværelse på de sociale medier for at møde potentielle og nuværende elever og kursister, hvor de færdes i forvejen. Hensigten er at opbygge et medejerskab til skolen, så eleverne føler, det er deres sted. Pt. er skolen oprettet på Facebook (www.facebook.com/campusbornholm) og YouTube (www.youtube.com/kanalcampusbornholm). Skolen samarbejder med et antal elevjournalister, der er tilknyttet kommunikationsafdelingen. Elevjournalisterne uploader jævnligt artikler, nyhedsindslag, billeder og filmklip til Facebook og YouTube. Kommunikationsafdelingen udvælger interessante emner der, efter evt. korrektur, bringes som nyheder på hjemmesiden og/eller Facebook. 13
Facebook Formålet med at have en profil på Facebook er at styrke skolens image ved at gå i dialog med interessenter på en uformel måde. Campus Bornholms Facebook-side bruges til at nå så mange som muligt med korte aktuelle statusopdateringer om skolens liv. Alle relevante arrangementer annonceres på Facebook, ligesom billeder af og nyheder om f.eks. uddannelsesafslutninger, nyheder fra hjemmesiden, projekter, events og lignende bringes. Facebook-siden kan være platform for konkurrencer og afstemninger og debat. Kommunikationsafdelingen er administrator af Facebook-siden og poster nyheder flere gange om ugen (dog ikke i skolens ferier) samt reagerer på eventuelle spørgsmål og henvendelser, der stilles på siden. Uddannelseslederne er ansvarlige for, at kommunikationsafdelingen kender til emner, der kan være relevante på Facebook. Hvis der postes opslag af stødende eller krænkende karakter på skolens Facebook-side, kontakter kommunikationslederen de pågældende med henblik på at forhindre, at en given situation eskalerer. YouTube Formålet med at have en kanal på YouTube er at dele videoer om skolens liv på Facebook og på hjemmesiden. Skolen opfordrer elever til at optage film om deres uddannelse og liv på skolen. Disse uploades af kommunikationsafdelingen og kan derefter deles i relevante fora. Presse/medier Vi ser pressen som en vigtig strategisk samarbejdspartner i at sikre, at Campus Bornholms relevante budskaber når ud til Bornholm og befolkningen i øvrigt. Vi ønsker, at være proaktive ved at kommunikere relevante historier og fastholde et godt image. De lokale afdelingers ledelse har ansvaret for, at gode historier kommunikeres til pressen. Kontakt med pressen på institutionens vegne skal kendes af kommunikationsafdelingen. På denne måde sikres, at nyheder og information bringes i de relevante fora, såsom hjemmesiden, Facebook, nyhedsbreve mv. Lederne har ansvaret for at informere kommunikationsafdelingen om pressekontakt. Det er til enhver tid skolens direktør, der på institutionens vegne udtaler sig om de generelle organisatoriske og uddannelsespolitiske forhold, mens uddannelseschefer udtaler sig om organisatoriske og uddannelsespolitiske forhold inden for deres respektive ansvarsområder. Direktør og chefer kan i enkeltsager uddelegere medie-kontakten til relevante ledere eller medarbejdere. Hvis en medarbejder udtaler sig på institutionens vegne til pressen, sker det altid i forudgående samråd med nærmeste leder eller chef. Dette bl.a. for at sikre, at der ikke sker flere, evt. modsatrettede, henvendelser til pressen. Pressemeddelelser Formålet med pressemeddelelser er at informere om initiativer og udviklinger og få positiv omtale 14
og synlighed i medierne, hvilket er afgørende for Campus Bornholms image. Pressemeddelelser kan skrives af kommunikationsafdelingen eller chefer/ledere fra de respektive områder. Pressemeddelelser udsendes af kommunikationsafdelingen og arkiveres på fællesdrevet. Pressemeddelelser bør ledsages af et foto, der omhandler den givne meddelelse for at undgå, at pressen bringer forældede eller ikke relevante fotos. Pressemeddelelsen forsynes altid med kontaktoplysninger på den leder eller medarbejder, der kan kontaktes for yderligere oplysninger. Pressemeddelelser, der er relevante for alle ansatte, såsom organisationsændringer, fundraisingog byggerinyheder, udviklingstiltag mv. sendes til medarbejderne til orientering, inden pressemeddelelsen sendes til medierne. Hvis ikke andet aftales, sendes pressemeddelelser til Bornholms Tidende, TV2 Bornholm, Danmarks Radio Bornholm og Bornholm.nu. Presseklip Direktionssekretariatet gennemgår dagligt de lokale medier for indlæg om Campus Bornholm. Artikler scannes ind, links til hjemmesider kopieres og sendes på en daglig mail til chef- og ledergruppen, kommunikationsafdelingen samt øvrige relevante ansatte. Såfremt der er artikler, som skolen bør reagere på, aftales dette mellem kommunikationsafdelingen og chefgruppen. Kommunikationsafdelingen er ansvarlig for at vurdere, hvilke indslag/artikler, der skal følges op på og aftale det videre forløb med de relevante personer. Annoncer, brochurer, plakater Formålet med annoncer, brochurer, plakater og andet trykt materiale er at skabe opmærksomhed omkring vores uddannelser og øvrige aktiviteter. Kommunikationsafdelingen er ansvarlig for udarbejdelsen af materiale til publicering samt overholdelse af budgettet for annoncering og tryk. Materialet udarbejdes i samarbejde med de enkelte afdelinger. Kommunikationsteamet varetager den endelige godkendelse af materialet, bl.a. for at sikre, at det overholder skolens designmanual. Kommunikationslederen har ansvaret for koordineringen af markedsføringstiltagene. For at sikre den højeste kvalitet og overholdelse af markedsføringsbudgettet, forhåndsaftales og godkendes al annoncering, trykt materiale og øvrigt markedsføringsudgifter af kommunikationsafdelingen. Sponsorater Som udgangspunkt sponserer Campus Bornholm ikke, da vi er en offentlig institution. Campus Bornholm kan dog indgå samarbejdsaftaler med relevante partnere. Der skal være et klart sigte med aftalen, så samarbejdet har relevans for skoles aktiviteter. Kommunikationsafdelingen aftaler specifikke retningslinjer med den relevante interne leder forud for en evt. samarbejdsaftale. Events Formålet med at lave og deltage i events er at skabe opmærksomhed og gøre skolen kendt og derigennem tiltrække flere elever, kursister og studerende. Det gælder f.eks. Åbent Hus, 15
temadage, kulturdage, Folkemøde, Campus Dag, Wonderfestiwall og ad hoc events. Der aftales ansvarsfordeling og godkendelsesprocedurer i forbindelse med hver event. Ekstern kommunikation og markedsføring i forbindelse med events aftales med kommunikationsafdelingen. Ovenstående diagram illustrerer de forskellige kommunikationsplatforme i forhold til fire parametre: Dialog, Statement, Historie og Aktualitet. Møder er eksempelvis primært dialogbaserede, mens hjemmesiden alene er information og oplysning som envejskommunikation. Hjemmesiden skal ligeledes både indeholde aktuelle informationer og nyheder og være et arkiv med tidligere nyheder om Campus Bornholms aktiviteter. 16
Generelle procedurer for korrespondance E-mail Det primære elektroniske kommunikationsmiddel er skolens Outlook/Exchange emailsystem. Alle ansatte har en mailkonto, og man har pligt til jævnligt at læse og besvare sin mail i arbejdstiden. Der forefindes email i Lectio og Fronter, men til officiel og almindelig brug anvendes Outlook. Når medarbejdere sender e-mails via skolens mailsystem, er det altid at betragte som en officiel henvendelse fra skolen. Derfor er alle e-mails forsynet med mail-signatur, som tilgås efter ITsekretariats anvisninger. Autosvar (ikke tilstede) benyttes altid, hvis en medarbejder ikke har adgang til mail mere end 2 dage. Autosvaret indeholder oplysning om, hvornår vedkommende er tilbage, samt hvem der kan rettes henvendelse til, såfremt der er tale om en hastesag. Endvidere oplyses om, at den modtagne mail ikke automatisk videresendes. Når der kommunikeres internt via e-mail, sker det til enhver tid med respekt for og anerkendelse af de involverede parter. Sproget og tonen er respektfuld. Hvis der er øvrige medarbejdere, der skal orienteres om sagen, kan cc benyttes. For at undgå, at medarbejdere føler sig spammet eller overinformeret, begrænses mails til grupperne Alle ansatte CABH til at omhandle nyhedsbreve og specifik eller generel information fra ledelsen og personaleforening. Skulle en medarbejder se et behov for at udsende en orientering eller meddelelse til alle ansatte, godkendes dette af nærmeste leder inden udsendelsen. E-mail anvendes ikke til f.eks. salg eller udlejning, da medarbejderbladet med fordel kan benyttes hertil. Af respekt for de parter i organisationen, der kommunikerer via e-mail, videreformidles disse ikke til tredjepart (herunder pressen) uden forudgående drøftelse med de involverede parter. I den ekstraordinære situation, hvor der er en begrundet mistanke om at en navngiven ansat har sendt interne informationer via mail til tredjepart, eller en begrundet mistanke om at en navngiven ansat på anden vis har misbrugt skolens mail, har ledelsen ret til at indlede en undersøgelse, der involverer en gennemgang af relevante medarbejders mailkonto. Post Indkommende post Al indkommende brevpost til Campus Bornholm sendes til Minervavej 1, 3700. Posten åbnes i receptionen og journaliseres efter skolens gældende procedure. Det er alene post til tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter samt post, der er sendt Rekommanderet, der fordeles UÅBNET. Der opfordres til, at ansatte der ønsker at modtage post uåbnet, får den 17
tilsendt rekommanderet. Eksamensopgaver, mm., kan sendes til medarbejderes privatadresse. Posten fordeles i dueslag i receptionen. Post til skolens forskellige adresser omdeles med intern transport i løbet af formiddagen. Al indgående elektronisk post til skolens officielle mailadresse journaliseres efter skolens gældende procedure og videresendes til de relevante medarbejdere. Det påhviler skolens medarbejdere, at indgående personlig elektronisk post journaliseres efter skolens gældende procedure. En kopi fremsendes til skolens reception. Udgående post Udgående brevpost afsendes fra følgende adresser: Minervavej 1, Søborgstræde 2, Krystalgade 9, Nordre Kystvej 32. Det påhviler afsenderen af den udgående post, at den bliver journaliseret efter skolens gældende procedure. Dette gøres ved at sende en kopi til skolens reception eller at sørge for, at de postansvarlige på de pågældende adresser tager sig af det. Udgående elektronisk post skal journaliseres efter skolens gældende procedure. Det påhviler afsenderen at fremsende en kopi til receptionen, som forestår journaliseringen. Alle breve udfærdiges på skolens brevskabeloner og sendes i skolens officielle kuverter med logo. Den enkelte leder har det overordnede ansvar for de breve, afdelingen sender ud. Godkendelsesog underskriftsprocedure aftales mellem medarbejder og nærmeste leder. Intern post Intern post omdeles mellem samtlige afdelinger med intern transport hver formiddag. Er der intern post, der falder ind under skolens gældende journaliseringsprocedure, fremsendes en kopi til skolens reception. Journalisering Al skriftligt og mundtligt materiale, der giver anledning til sagsbehandling eller som på anden måde dokumenterer skolens virksomhed, herunder alle former for kontrakter og bindende aftaler, journaliseres digitalt. Det gælder følgende: Dokumenter der har relevans for en sags afgørelse, eller er et relevant dokument for sagsgangen. Dokumenter med historisk værdi skal bevares og dermed også journaliseres Personsager Alle kontrakter/samarbejdsaftaler Uddannelsesaftaler Ansøgninger til AER, fonde og lign. 18
Skolegodkendelser Handlingsplaner Registreringsattester Kontakt til ministerier og styrelser Alle aftaler og kontrakter, som bærer en underskrift, arkiveres desuden som papirudgave. Det er indholdet af dokumentet, og ikke mediet, der er afgørende for, om et dokument skal journaliseres. Som hovedregel er det bedre at journalisere for mange end for få dokumenter. Journaliseringsmateriale kan afleveres i fysisk form eller e-mailes til direktionssekretariatet, som administrerer skolens journalplan, og som vil sørge for at dokumentet journaliseres. På sigt arbejdes der på at udarbejde en ny og mere tidssvarende journalplan, ligesom der arbejdes på, at alle nøglepersoner selv skal kunne journalisere egne sager og dokumenter. Da det i mange tilfælde ikke er forudsigeligt, hvad der kan give anledning til sagsbehandling, afgrænses journaliseringspligten ved at se på, hvad der ikke er krav om bliver journaliseret. Rent principielt er følgende udtaget kravet om journalisering: materiale som kun har orienterende karakter - samt materiale, der allerede er registreret et andet sted. For at konkretisere dette er der her angivet eksempler på, hvad der ikke skal journaliseres: adresseændring, bekendtgørelser udgivet af andre, beretninger udgivet af andre, bestilling af publikationer mv., betænkninger udgivet af andre, biblioteksmateriale, boglister og -fortegnelser, cirkulærer udgivet af andre, ferielister, følgeskrivelser uden selvstændigt indhold, indbetalingslister, -fortegnelser og oversigter, indbydelser, instrukser udgivet af andre, korrekturmateriale, kursusmateriale, love udgivet af andre, lønningslister, lønoversigter, månedsudskrifter, personalelister, -fortegnelser og - oversigter, pressemeddelelser udsendt af andre, publikationer, raskmeldinger, refusionsanmodninger, rejseafregninger, sygemeldinger, takkeskrivelser, udbetalingslister, -fortegnelser og oversigter, udsendelseslister, varefortegnelser og -kataloger, vejledninger udgivet af andre samt årsberetninger udgivet af andre. Der er brug for skærpet opmærksomhed på kravet om journalisering i forhold til al korrespondance pr. brev/mail som er henvendelser fra elever/kursister/medarbejdere. Al korrespondance, der på en eller anden måde er en form for aftale, skal journaliseres. Kalender Der er til enhver tid åbenhed om hvilke aktiviteter medarbejdere og ledere er involveret i på Campus Bornholm, samt hvornår hvem er tilstede. Alle ansatte på Campus Bornholm har derfor 19
åben kalender og registrerer møder, fravær og lign. i denne. Campus Bornholm bruger kalendersystemet fra Microsoft Outlook. Kalenderaftaler af privat karakter eller aftaler omfattet af tavshedspligt, kan låses med Privat og er således ikke offentlige. Telefon Alle telefonhenvendelser besvares venligt og imødekommende. Ved både indgående og udgående telefonkald, som ikke er viderestillet, oplyses afdelingsbetegnelse samt eget for- og efternavn. Åbningstider og telefonnumre til de forskellige afdelinger er beskrevet på hjemmesiden. Telefonsvarer skal slås til uden for åbningstid og informere om åbningstiderne for den pågældende afdeling. Navn og afdelingsbetegnelser De tidligere institutions- og afdelingsbetegnelser udgår og benyttes ikke længere. Hvis flere afdelinger nævnes i sammenhæng, optræder disse i alfabetisk orden. Skolens navn er: Campus Bornholm. Skolen omfatter en række afdelinger, hvis afdelings- og underbetegnelser er: ERHVERVSUDDANNELSER Afdelingsbetegnelse Uddannelse/Indgang/Område Adresse HG Campus Bornholm HG - HG-Merkantil Sandemandsvej 11, MTM Campus Bornholm MTM - Mad til Mennesker Sandemandsvej 11, BA Campus Bornholm BA - Bygge & Anlæg Minervavej 2, BFT Campus Bornholm BFT - Bil, fly & andre Transportmidler Minervavej 2, Ved Lunden 3, PU Campus Bornholm PU - Produktion og Udvikling Minervavej 2, SSI Campus Bornholm SSI - Strøm, Styring & IT Minervavej 2, Håndværkerafdelingen Campus Bornholm Samlebetegnelse for alle indgange på M2 Minervavej 2, 20
GYMNASIALE UDDANNELSER Afdelingsbetegnelse Uddannelse/Indgang/Område Adresse HHX Campus Bornholm HTX Campus Bornholm STX Campus Bornholm HF Campus Bornholm HHX - Handelsgymnasiet /Handelsstudentereksamen HTX - Teknisk Gymnasium / Teknisk studentereksamen STX - Alment Gymnasium / Almen studentereksamen HF 1 og HF 2 Højere forberedelseseksamen Merkurvej 10, Merkurvej 10, Søborgstræde 2, Krystalgade 9, VOKSEN- OG EFTERUDDANNELSER Afdelingsbetegnelse Danskuddannelser Campus Bornholm Kursuscenter Campus Bornholm Serviceuddannelser Campus Bornholm Uddannelse/Indgang/Område Danskuddannelser Kursuscenter Campus Bornholm Serviceuddannelser Merkurvej 10, Ndr. Kystvej 32, Ndr. Kystvej 32, VUC Campus Bornholm HF, AVU, FVU og OBU Krystalgade 9, ØKONOMI OG ADMINISTRATION Afdelingsbetegnelse Adresse Direktionen Minervavej 1, 3700 Elevadministration - VUC Krystalgade 9, 3700 Elevadministration - EUD, HHX & HTX Minervavej 1, 3700 21
Elevadministrationen - STX Søborgstræde 2, 3700 Hoffmann Kollegium Ndr. Kystvej 32, 3700 Intern Service Minervavej 1, 3700 + øvrige adresser Kommunikationsafdelingen Minervavej 1, 3700 Kopicenter Minervavej 1, 3700 Kvalitetsafdelingen Minervavej 1, 3700 Lager & Indkøb Minervavej 1, 3700 Løn & bogholderi Minervavej 1, 3700 Teknisk Service Minervavej 1, 3700 + øvrige adresser De tre uddannelsesområder forkortes: GYM EUD VEU Gymnasiale uddannelser Erhvervsuddannelser Voksen- og Efteruddannelse Ved intern kommunikation kan skolens navn samt adresser forkortes: Adresse Krystalgade 9-11 Forkortelse K9 22
Merkurvej 10 Minervavej 1 Minervavej 2 Ndr. Kystvej 32 Sandemandsvej 11 Søborgstræde 2 Ved Lunden 1-3 M10 M1 M2 NK32 S11 S2 L3 Det skal tilstræbes, at forkortelser kun benyttes i kommunikation, hvor der er sikkerhed for at målgruppen kender forkortelsens betydning. Ansvar Alle ansatte har et medansvar for at bidrage til en god kommunikationskultur. Ledelsen har det overordnede ansvar for, at alle medarbejdere er bekendte med kommunikationspolitikken, og at principperne for kommunikation såvel som procedurer og retningslinjer følges. Medarbejdere har ansvar for at videregive og opsøge information. Nedenfor fremgår de særlige ansvarsområder fordelt på afdelinger: Uddannelsesafdelingerne Uddannelseslederne har ansvar for, at deres afdelingers succeshistorier og små nyheder bliver videreformidlet. Lederne og kommunikationsafdelingen holder jævnlige møder for at koordinere aktuelle og kommende emner. Kommunikations- og Kvalitetsafdelingen Kommunikationsafdelingen har ansvaret for at bringe diverse nyheder i relevante fora, såsom hjemmesiden, Facebook, nyhedsbreve og/eller pressemeddelelser efter forudgående aftale med afdelingerne. IT-afdelingen IT på Campus Bornholm spiller en afgørende rolle i faciliteringen af rammerne for institutionens kommunikation. Undervisningen og administrationen skal sikres bedst mulige betingelser for udnyttelse af it som informations- og kommunikationsarbejdsredskab. Centralt i dette står vedligeholdelsen og udviklingen af vores interne netværk. I forhold til kommunikation er ITafdelingen ansvarlig for følgende: 23
Orientering af brugerne af skolens netværk om ændringer i driften, mm. Løbende kommunikation til ansatte og andre relevante interessenter omkring udviklingen af skolens teknologiske platforme. Løbende vedligeholdelse af telefon- og adresselister samt publicering af samme, så de er let tilgængelige for alle ansatte. Rådgivning af ledelsen vedr. tekniske muligheder og nye systemer. Skolens IT-funktion varetages af CPH Servicecenter. Ovenstående figur illustrerer ansvarsfordelingen i kommunikationsarbejdet. Om politikken: Udarbejdelsen af kommunikationspolitikken er sket i en dertil bemyndiget arbejdsgruppe nedsat af HSU den 29. september 2011 og bestående af Stig Vestergaard Thomsen (LSU EUD/VEU), Jytte Møller (LSU 24
ADM), Henrik Kofoed Svendsen (LSU GYM), Klaus Kristiansen (konstitueret uddannelseschef HF/HHX/HTX/STX ), Signe Saabye Ottosen (ØA-chef) samt Mads Kofod (direktør). Kommunikationspolitikken er drøftet på chefmøde den 13/12-2012 og vedtaget på HSU den 13/12-2012. Kommunikationspolitikken evalueres løbende og skal minimum hvert andet år drøftes i HSU. Senest revideret: 10/12-2012 25