BILAG 1 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS TIDSPLAN OG IMPLEMENTERINGSKONCEPT

BILAG 1 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS TIDSPLAN OG IMPLEMENTERINGSKONCEPT

INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 1 vedrørende tidsplan samt Implementeringskoncept for gennemførelse af Programmet er at få fastsat hovedmilepæle og tidspunkter for aktiviteter, der er relevante for levering af Løsningen samt beskrive Kundens krav til Implementeringskonceptet. Instruks vedrørende bilag: Ved afgivelse af tilbud skal Tilbudsgiver med udgangspunkt i Milepælsplanen (se figur 1) udarbejde en besvarelse af Bilag 1 ved: 1. Som besvarelse af evalueringskrav 1.01 og 1.02 at udarbejde et Underbilag 1A, Overordnet tidsplan (tidsplan, niveau 2), hvor Tilbudsgiver er berettiget til at supplere de af Kunden anførte milepæle og aktiviteter med milepæle og aktiviteter, der af Tilbudsgiver skønnes nødvendige for at levere Løsningen. 2. Som besvarelse af evalueringskrav 1.03 at udarbejde et Underbilag 1B, Grafisk fremstilling af den Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) for etablering af Løsningen. 3. Som besvarelse af evalueringskrav 1.04 at udarbejde et Underbilag 1C, Detaljeret tidsplan (tidsplan, niveau 3) for Afklaringsfasen. 4. Som besvarelse af evalueringskrav 1.05, 1.06, 1.12, 1.13 og 1.14 at udarbejde et Underbilag 1D, Leverandørens Implementeringskoncept. Ad Underbilag 1A Kundens Målsætning er, at Delleveranceprøve 4 skal være godkendt af Kunden senest 24 måneder efter Kontraktens indgåelse. Tilbudsgiver har dog mulighed for at udarbejde en overordnet tidsplan, som indebærer, at Delleveranceprøve 4 er godkendt af Kunden senere end Kontraktindgåelse + 24 måneder, hvis Tilbudsgiver sandsynliggør, at en sådan forøgelse modsvares af en mere robust plan, der tilfører implementeringen værdi. Se evalueringskrav 1.01 og 1.02. Ad Underbilag 1D: Tilbudsgiveren skal i Underbilag 1D beskrive sit implementeringskoncept, som er en samlet beskrivelse metoder, tilgange og værktøjer, der skal understøtte implementeringen. De krav, der skal besvares som en del af implementeringskonceptet, er beskrevet på overordnet niveau, så Tilbudsgiveren får frihed til at præsentere den udgave af sit implementeringskoncept, som Tilbudsgiveren mener passer bedst i forhold til Kundens behov. Det er dog ikke udtryk for, at Kunden ønsker en overordnet besvarelse. Besvarelsen skal dels kunne evalueres ud fra de anførte evalueringskriterier, dels ligge til grund for den efterfølgende implementering/kontraktopfølgning. Leverandøren skal i sin beskrivelse af Implementeringskonceptet besvare evalueringskravene i tabel 2. Evalueringskravene er uddybet i en række emner, som Kunden har brug for at få beskrevet for at kunne evaluere det tilbudte implementeringskoncepts understøttelse af evalueringskravet på baggrund af de anførte evalueringskriterier. Emnerne har til formål, dels at sikre at Kunden får evalueringskravet tilstrækkeligt belyst, dels at besvarelsen er struktureret, så der er fuld sporbarhed mellem evalueringskravene, de underliggende emner og besvarelsen.

Besvarelsen anføres i Underbilag 1D, hvor evalueringskravet med tilhørende emner er oplistet med referencenummer i forhold til Bilag 1. Kunden forventer skriftlig besvarelse, men illustrationer kan anvendes til at underbygge besvarelsen. Hvert emne skal besvares selvstændigt i Underbilag 1D. Tilbudsgivers besvarelse, skal dels omfatte besvarelse af alle evalueringskrav og dels indeholde Tilbudsgivers fristil i form af en overordnet beskrivelse af Implementeringskonceptet. Der er ikke noget formkrav til fristilen, men den skal dokumentere alle relevante dele af Implementeringskonceptet. Tilbudsgiveren skal i besvarelsen i Underbilag 1D angive en reference til referencenumrene i tabel 2 således at det er muligt at se, hvilket evalueringskrav og hvilke emner, der besvares. Fristilen indarbejdes i Underbilag 1D under overskriften Generel beskrivelse af Implementeringskonceptet. Tilbudsgiveren skal i relation til faseopdelingen af Leverancen i Delleverancer for hver Fase tage stilling til hvilke aktiviteter, der skal gennemføres for Fasen og angive omfanget af de ressourcer, der er knyttet til den enkelte aktivitet. Dette gælder både i forhold til Leverandørens egne ydelser og i relation til Kundens forpligtelser i forhold til medvirken. Det forventes, at Tilbudsgiveren har kendskab til det danske sundhedsvæsen eller tilsvarende, og besvarelsen skal tage udgangspunkt i de arbejdsgange og øvrige forhold, der generelt er gældende for danske sygehuse eller tilsvarende. Besvarelsen forventes udfærdiget kortfattet og præcist, således at det fremgår tydeligt, i hvilket omfang behovet i den pågældende aktivitet opfyldes. Alle tilbudte ydelser skal være indeholdt i prisen for Løsningen. Hvis en given ydelse forudsætter tilkøb af licenser e.l. vil funktionaliteten ikke indgå i evalueringen. Evaluering af besvarelse: Tilbudsgivers besvarelse af bilaget indgår i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet Implementeringskvalitet. Evalueringskriterierne er anført i bilaget i tilknytning til de enkelte evalueringskrav. Udbudsbetingelsernes bilag X: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Udbudsbetingelsernes bilag X, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det

1. Indledning... 1 2. Oversigt over underbilag... 1 3. Definitioner og opgaver... 1 4. Programgennemførelse... 2 4.1. Forudsætninger... 2 4.2. Overordnet faseopdeling... 3 4.3. Afklaringsfase... 4 4.3.1. Særligt om Fit/gap-analyse... 4 4.3.2. Afklaringsfasens udstrækning... 4 4.4. Klargøringsfasen... 4 4.4.1. Særligt om overgang til forvaltning... 4 4.4.1.1. Etablering af Kundens supportorganisation... 5 4.4.1.2. Aftaleimplementering... 5 4.4.1.3. Klargøringsfasens udstrækning... 5 4.5. Idriftsættelsesfasen... 5 4.5.1. Idriftsættelsesfasens udstrækning... 6 4.6. Afslutningsfasen... 6 4.6.1. Afslutningsfasens udstrækning... 6 4.7. Forvaltningsfasen... 6 5. Leverandørens besvarelse af bilaget... 6 5.1. Overordnet tidsplan (tidsplan, niveau 2):... 6 5.2. Grafisk fremstilling af den Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) for etablering af Løsningen:... 8 5.3. Detaljeret tidsplan (tidsplan, niveau 3):... 8 5.4. Detaljerede tidsplaner i Implementeringsperioden... 9 5.5. Ændring af tidsplaner... 9 5.6. Leverandørens Implementeringskoncept, herunder uddannelseskoncept og forslag til samarbejdsorganisation:... 9

1.Indledning Bilag 1 indeholder Kundens Milepælsplan (tidsplan, niveau 1) for Leverandørens levering af Løsningen og beskriver således de overordnede milepæle og aktiviteter for Gennemførelsestrinnet, dvs. Afklaringsfasen, Klargøringsfasen, Idriftsættelsesfasen og Afslutningsfasen. Endvidere indeholder bilaget Kundens krav til udfærdigelse, beskrivelse, indhold og vedligeholdelse af Leverandørens Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) og detaljerede tidsplan (tidsplan, niveau 3). Endelig indeholder bilaget en række krav til implementeringsydelser, som Leverandøren skal levere (se tabel 2). Leverandøren skal varetage programledelse af det samlede Program i samarbejde med Kundens programledelse. Det er Leverandøren, der har ansvaret for den samlede Leverance, og dermed er det også Leverandøren, der har ansvaret for at udarbejde og vedligeholde opdaterede tidsplaner, jf. dette bilag. 2.Oversigt over underbilag Til Bilag 1 hører følgende underbilag: Underbilag 1A: Overordnet Tidsplan (tidsplan, niveau 2) Underbilag 1B: Grafisk fremstilling af den Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) Underbilag 1C: Detaljeret tidsplan (tidsplan, niveau 3) for Afklaringsfasen. Underbilag 1D: Leverandørens Implementeringskoncept 3.Definitioner og opgaver Leverandørens tidsplaner skal hænge sammen, være robuste, og der skal være en detaljeringsgrad i planerne, så det er muligt at få indsigt og overblik over det samlede programforløb, herunder anvendelsen af Kundens ressourcer. Ved Milepælsplan (tidsplan, niveau 1), Overordnet tidsplan (tidsplan, niveau 2), Detaljeret tidsplan (tidsplan, niveau 3) forstås følgende: Milepælsplan (tidsplan, niveau 1) Milepælsplanen er udarbejdet af Kunden og indeholder en overordnet angivelse af de væsentligste milepæle og leverancer i forløbet, fra Kontrakten underskrives, til sidste driftsprøve er godkendt. Milepælsplanen fremgår af tabel 1. Overordnet tidsplan (tidsplan, niveau 2) Den overordnede tidsplan udarbejdes af Leverandøren og består af en masterplan, der kan kommunikeres til Kundens topledelse. Den overordnede tidsplan skal indeholde de i dette bilag beskrevne faser, Delleverancer, aktiviteter og milepæle, der anskueliggør programforløbet og viser, hvordan Leverancen leveres. Detaljeret tidsplan (tidsplan, niveau 3) Den detaljerede tidsplan udarbejdes af Leverandøren og er en yderligere operationalisering af milepælsplanen og den overordnede tidsplan. Den indeholder alle aktiviteter og leverancer, der er nødvendige for at gennemføre programforløbet og anvendes til tids- og fremdriftsstyring i programforløbet. 1

4. Programgennemførelse Nedenfor beskrives overordnet Kundens krav og rammerne for programgennemførelsen illustreret ved de overordnede faser fra Kundens projektmodel. Disse faser gennemføres efter kontraktindgåelsen og frem til godkendelse af den afsluttende driftsprøve (Driftsprøve type 2). Programgennemførelsen baseres på erfaringer og metoder, som Leverandøren har fra tidligere programmer med lignende karakteristika. Erfaringerne anvendes og er afspejlet i de tidsplaner og beskrivelser, Leverandøren har udarbejdet ved besvarelse af bilaget. 4.1. Forudsætninger Inden for Programmets tidsramme skal Leverandøren levere Løsningen med fuld funktionalitet, der er afprøvet, jf. prøveprogrammet beskrevet i Bilag 12 og taget i brug af alle brugere i Region Syddanmark. Kunden har taget en række strategiske beslutninger (anført nedenfor), der udgør rammerne for Programmet og de tidsplaner, Leverandøren skal udarbejde. For at sikre bedst mulig udnyttelse af Leverandørens Løsning og understøtte en hurtig implementering, tilpasses arbejdsgange i Region Syddanmark Løsningen i videst muligt omfang til Løsningen. Kunden ønsker, at perioden fra første til sidste Delleverance ikke er unødig lang. Der skal således gennemføres en Ibrugtagning hos alle Region Syddanmarks 26.000 kliniske og administrative brugere inden for den kortest mulige tidsramme. Funktionalitet, der anvendes af patienter (f.eks. webbooking), skal ibrugtages indenfor samme tidsramme. Idriftsættelse sker sekventielt i én Sygehusenhed ad gangen, dog således at idriftsættelse i Psykiatrien finder sted sammen med Idriftsættelse af de Sygehusenheder, som Psykiatrien lokalt geografisk og samarbejdsmæssigt er tilknyttet (se Bilag 3, Beskrivelse af Kunden). Kunden anser det for vigtigt, at den mest komplekse Sygehusenhed (Odense Universitetshospital) ikke kommer først eller sidst i Idriftsættelsesfasen. Kunden ønsker at standardisere forretningsprocesser på tværs af regionens hospitaler, således at samme opgave understøttes af samme konfiguration på tværs af Sygehusenhederne. Der skal således i Klargøringsfasen fastlægges en standardisering af klinisk og administrativt indhold, der bredt dækker alle specialer og kan Ibrugtages på tværs af alle Sygehusenheder, så der foretages en minimal lokal tilretning i forbindelse med Idriftsættelser (se Bilag 3, Beskrivelse af Kunden for yderligere beskrivelse af processen). 2

Kunden vil ved kontraktindgåelsen have halvdelen af Kundens medarbejdere klar i programorganisationen, men kan tidligst 3 måneder efter godkendelsen af første detaljerede tidsplan i Afklaringsfasen have mobiliseret resten af Kundens medarbejdere. 4.2.Overordnet faseopdeling Programmet skal gennemføres i overensstemmelse med Kundens overordnede faseopdeling, der er vist i tabel 1. Leverandørens faseopdeling skal således tage udgangspunkt i denne. Trin Fase Milepæl Leverandørens ansvar Gennemførelsestrin Tabel 1 Kundens ansvar Afklaringsfasen Kontrakt underskrevet Delt ansvar Delt ansvar N/A Bod, udtrædelse, ophævelse Afklaringsfasen gennemført Udførende Godkendende Udtrædelse og godkendt Klargøringsfasen Fabriksprøve gennemført og godkendt Udførende Godkendende Hæveadgang Platformsprøve gennemført Delt ansvar Delt ansvar N/A og godkendt Installationsprøve gennemført og godkendt Udførende Godkendende Hæveadgang Systemacceptprøve gennemført og godkendt Deltagende Godkendende Hæveadgang Klargøringsfasen gennemført og godkendt Udførende Godkendende Hæveadgang Idriftsættelsesfasen Delleveranceprøve 1 Udførende Godkendende Bod/Hæve- (Sygehusenhed 1) adgang gennemført og godkendt Delleveranceprøve 2 Udførende Godkendende Bod/Hæveadgang (Sygehusenhed 2) gennemført og godkendt Delleveranceprøve 3 Udførende Godkendende Bod/Hæveadgang (Sygehusenhed 3) gennemført og godkendt Delleveranceprøve 4 Udførende Godkendende Bod/Hæveadgang (Sygehusenhed 4) gennemført og godkendt Overtagelsesprøve gennemført og godkendt Udførende Godkendende Bod/Hæveadgang Driftsprøve gennemført og godkendt Udførende Godkendende Bod/Hæveadgang Afslutningsfasen Afslutning af Programmet Delt ansvar Delt ansvar N/A Alle Prøver og Delleverancer inden for en Fase skal være godkendt af Kunden, inden den næste Fase påbegyndes. 3

4.3. Afklaringsfase Afklaringsfasens formål er i overensstemmelse med Kontraktens punkt 4.1 at undersøge om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere Kravspecifikationen, samt om Kundens IT-miljø lever op til kravene i Bilag 2. Formålet med Afklaringsfasen er endvidere at etablere et samarbejde mellem Kunden og Leverandøren efter kontraktindgåelsen baseret på de rammer, der er beskrevet i nærværende bilag og Kontrakten samt dens øvrige bilag. Kundens og Leverandørens Samarbejdsorganisation for Gennemførelsestrinnet, jf. Bilag 9 er således etableret senest ved afslutning af Afklaringsfasen. Leverandøren opnår i Afklaringsfasen en yderligere forståelse af og indsigt i Kundens krav samt behov for procesunderstøttelse af forretningen. Kunden opnår yderligere indsigt i Leverandørens løsningsforslag. Dette skal gøre Leverandøren i stand til eventuelt at opdatere Løsningsbeskrivelsen og tidsplaner i slutningen af Afklaringsfasen. I Afklaringsfasen får Leverandøren og Kunden endelig fastlagt programfremgangsmåden og rammerne for det konkrete samarbejde omkring Leverancen. Dette gør Kunden i stand til at opdatere sin business case og muliggør, at de nødvendige ressourcer kan mobiliseres i Kundens såvel som Leverandørens organisation. 4.3.1. Særligt om Fit/gap-analyse Som en del af Afklaringsfasen gennemfører Leverandøren i samarbejde med Kunden en Fit/gap-analyse mellem den tilbudte Løsning og den eksisterende med henblik på at afdække gaps, der vil kræve ændringer af Kundens arbejdsgange eller eventuelt tilpasninger af Løsningen. 4.3.2. Afklaringsfasens udstrækning Ved Afklaringsfasen forstås perioden fra underskrivelse af Kontrakten til Kunden godkender eller afviser forslaget til revideret Løsningsbeskrivelse udarbejdet af Leverandøren. Afklaringsfasen afsluttes med at Kunden enten godkender den tilrettede Leverancebeskrivelse eller udtræder af Kontrakten. 4.4. Klargøringsfasen Formålet med Klargøringsfasen er at fastlægge et detaljeret løsningsdesign for Løsningen. Leverandøren skal således facilitere og drive, at der afklares og skabes konsensus omkring et detaljeret løsningsdesign for Løsningen. Dette skal ske i dialog med repræsentanterne for Kundens Sygehusenheder på tværs af regionens geografi og fagområder, således, at Løsningen er afklaret i forhold til klinikkens praksis. Kunden har ansvaret for, at der træffes de nødvendige beslutninger. Når løsningsdesignet er godkendt af Kunden, foretages en opsætning af indhold i Løsningen, og der udvikles integrationer til andre systemer, konverteringsscripts, nødvendige tilpasninger, ud-data løsning etableres m.v. Herefter gennemgår Løsningen det afprøvningsforløb, der er beskrevet i Bilag 12, Prøver for denne Fase. Det er også i Klargøringsfasen, at endeligt Implementeringskoncept, forandringsledelse og kommunikation fastlægges, undervisning af slutbrugere planlægges og indledes, og første version af Dokumentationen, jf. Bilag 4 leveres (Projekt-/Programdokumentation leveres dog løbende gennem hele Programmet). 4.4.1. Særligt om overgang til forvaltning Formålet med overgang til forvaltning er at forberede Kundens og Leverandørens respektive organisationer på at forvalte Løsningen allerede fra starten på levering af Delleverance 1, herunder at skulle vedligeholde og supportere Løsningen. Overgang til forvaltning er således en aktivitet, der ligger forud for Idriftsættelsesfasen, idet Kunden ibrugtager Løsningen allerede ved påbegyndelse af levering af Delleverance 1. Kravene i Bilag 3, Bilag 5 (se Bilag 5 for ikrafttrædelse i forbindelse med Delleverancer), og Bilag 7, skal således være opfyldt allerede fra starten på levering af Delleverance 1. 4

4.4.1.1. Etablering af Kundens supportorganisation Forud for Ibrugtagning af Løsningen skal Kundens supportorganisation være tilstrækkeligt uddannet og alle processer skal være beskrevet og implementeret, således at Kundens supportorganisation har haft mulighed for at indøve de forskellige processer, som dermed er velfungerende fra 1. Idriftsættelse. 4.4.1.2. Aftaleimplementering Formålet med aftaleimplementering er at etablere en solid platform for den fremadrettede forvaltning af Løsningen efter endt implementering, herunder operationalisere relevante dele af Kontraktens bilag vedrørende rapportering af Servicemål og etablering af relevante samarbejdsfora for forvaltning, jf. Bilag 4, 5, 7 og 9. Aftaleimplementering skal således foregå forud for Ibrugtagning af Løsningen. Aftaleimplementeringen kan godkendes af Kunden, når alle relevante bilag er operationaliserede og implementerede. En række aktiviteter vil fortsætte i forvaltningsfasen for så vidt som, at der fortløbende vil være brug for justeringer i f.eks. Applikationshåndbogen og rapporteringen på Servicemål, og der vil være behov være for at ændre i organiseringen, jf. Bilag 9. 4.4.1.3. Klargøringsfasens udstrækning Ved Klargøringsfasen forstås perioden fra afslutning af Afklaringsfasen, indtil der er færdiggjort og godkendt et endeligt Implementeringskoncept, opsætning, udvikling og konfiguration af Løsningen er afsluttet, overgang til forvaltning, herunder aftaleimplementeringen er godkendt, Installationsprøven er gennemført og godkendt, og Kunden har godkendt alle leverancer i Klargøringsfasen. 4.5. Idriftsættelsesfasen Formålet med Idriftsættelsesfasen er, at Leverandøren leverer Delleverancer, og slutbrugerne i Regionen løbende tager Delleverancerne i brug. Kundens organisation er opdelt i fire større organisatoriske sygehusenheder samt en tværgående enhed, Psykiatrien, der opererer i hele regionen. Dette er uddybet i Bilag 3, afsnit 1, Beskrivelse af Kunden. De fem enheder er: 1. Psykiatrien 2. Sygehus Lillebælt 3. Odense Universitetshospital/Svendborg 4. Sydvestjysk Sygehus 5. Sygehus Sønderjylland Enheder 2-5 skal hver repræsentere en selvstændig Delleverance i forhold til planen for idriftsættelse, idet idriftsættelse på enhed 1 (Psykiatrien) på grund af antallet af fysiske lokaliteter og disses organisatoriske og geografiske tilknytning til de øvrige sygehusenheder finder sted sammen med idriftsættelse af enhed 2-5, jf. nedenstående illustration: Sygehusenhed + Psykiatrien Sygehusenhed + Psykiatrien Sygehusenhed + Psykiatrien Sygehusenhed + Psykiatrien Det er væsentligt for Kunden, at der for hver idriftsættelse er en velplanlagt opstart og afslutning, således, at der tages højde for, at en sygehusenhed kan have lokale forhold, der kan give anledning til et behov for 5

yderligere aktivitet såsom undervisning eller mindre tilpasninger. Derudover skal der som afslutning på hver Idriftsættelse være en aktivitet, der sikrer, at erfaringer bliver opsamlet med henblik på anvendelse til den efterfølgende Idriftsættelse. Erfaringerne opsamles i en erfaringslog. Leverandøren har initiativpligten i relation hertil. 4.5.1. Idriftsættelsesfasens udstrækning Ved idriftsættelsesfasen forstås perioden fra afslutning af Klargøringsfasen frem til overtagelsesprøven samt den samlede driftsprøve (Driftsprøve type 2). 4.6. Afslutningsfasen Formålet med Afslutningsfasen er at evaluere programforløbet og opløse programorganisationen. Det er ligeledes i Afslutningsfasen, at Kunden og Leverandøren lukker og dokumenterer udeståender i forhold til Kontrakten samt overdrager udeståender og den fortsatte opfølgning på gevinstrealiseringen til Kundens og Leverandørens forvaltnings- og driftsorganisationer. 4.6.1. Afslutningsfasens udstrækning Ved Afslutningsfasen forstås perioden fra godkendelsen af driftsprøven for Løsningen som helhed, og indtil de ovenfor nævnte aktiviteter er gennemført. 4.7. Forvaltningsfasen Ved Forvaltningsfasen forstås perioden fra første Delleverance til Kontraktens ophør, dvs. i den periode, hvor Løsningen er i taget i brug i den første sygehusenhed, og hvor Løsningen løbende skal vedligeholdes og udvikles i henhold til Kontrakten, jf. Bilag 5. Forvaltningsfasen løber derved til dels parallelt med Idriftsættelsesfasen, jf. nedenstående illustration: 5. Leverandørens besvarelse af bilaget Kravene til udarbejdelse af Underbilag 1A-1D er nærmere beskrevet nedenfor. Besvarelserne skal tilsammen give Kunden et sammenhængende overblik over Gennemførelsestrinnet og dettes forløb og organisering og således være dækkende og indbyrdes modsigelsesfrie. 5.1. Overordnet tidsplan (tidsplan, niveau 2): Ref. nr. 1.01 Evalueringskrav Leverandøren skal som underbilag 1A vedlægge en Overordnet tidsplan (tidsplan, niveau 2). For at styre risikoen i Programmet og sikre realiseringen af gevinster under programgennemførelsen, skal Leverandøren i Underbilag 1A indarbejde ledelsesfaser baseret på PRINCE2-metoden af maksimalt 3 måneders varighed. Dette betyder, at eksempelvis Idriftsættelsesfasen skal opdeles i en række ledelsesfaser, da Fasen forventes at overstige 3 måneder. Kunden ser gerne, at Leverandøren kæder ledelsesfaser og Idriftsættelserne på sygehusene sammen under planlægningen af programgennemførelsen, således at afslutningen på en ledelsesfase finder sted samtidig med godkendelsen af en Delleveranceprøve, jf. Bilag 12, Prøver. Den overordnede tidsplan skal: 6

1.02 Omfatte hele programforløbet frem til og med Afslutningsfasen og skal afspejle de væsentlige aktiviteter i de forskellige Faser, der løbende udfyldes med mere detaljerede tidsplaner, jf. pkt. 4.3. Tydeligt angive faseopdelingen af Leverancen. Indeholde alle milepæle og aktiviteter, der er angivet i Kontrakten og dennes bilag. Vise start- og sluttidspunkter for de hovedaktiviteter, der er relevante i forbindelse med levering af Løsningen. Indeholde aktiviteter eller milepæle udover de i Kontrakten og dennes bilag anførte, som Leverandøren måtte finde værdiskabende eller optimerende for Løsningens levering, samarbejdet eller programforløbet generelt. Vise afhængigheder mellem hovedaktiviteterne (kritisk vej) og forudsætninger. Angive milepæle for etablering af nødvendige miljøer, jf. Bilag 6, Drift og Bilag 12, Prøver. Angive milepæle for etablering af Driftsplatform, jf. Bilag 6, Drift. Opdateres i forbindelse med løbende udarbejdelse af detaljerede tidsplaner. Omfatte start- og sluttidspunkt for samtlige installationer og afprøvninger, jf. Bilag 12, Prøver. Indarbejde relevante aktiviteter i relation til overgangen til Kundens og Leverandørens vedligeholdelsesorganisation, jf. Bilag 9, Samarbejdsorganisation. Indeholde adressering af særlige afhængigheder til øvrige systemer hos Kunden, jf. Bilag 3, Leverancebeskrivelse. Leveres i et format, der er direkte kompatibelt med Microsoft Project, der anvendes af Kunden som projektstyringsværktøj. Indeholde Leverandørens planlagte overordnede kvalitetssikringsaktiviteter. Omfatte de aktiviteter, som Kunden skal bidrage med til Programmets fremdrift, hvor der er tale om særlig stor ressourceindsats for Kunden. Leverandøren skal sandsynliggøre, at den valgte udstrækning af Gennemførelsestrinnet og dermed udstrækningen af den Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) understøtter en rettidig, struktureret udførelse af Programmet i høj kvalitet. Hvis den samlede, Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) indebærer en godkendelse af Delleveranceprøve 4 senere end Kontraktindgåelse + 24 måneder skal Leverandøren sandsynliggøre, at dette er nødvendigt realistisk og robust tidsplan. Evalueringskriterier I forbindelse med evaluering af ovenstående evalueringskrav 1.01 og 1.02 vægtes følgende positivt: I hvor høj grad og med hvilket indhold Tilbudsgiver præsenterer et realistisk, sammenhængende leveranceforløb, idet det tillægges positiv vægt, at der tilbydes en tidsplan, der understøtter en rettidig, struktureret udførelse af Programmet i høj kvalitet. At den samlede Overordnede tidsplan lægger op til, at Delleveranceprøve 4 kan godkendes af Kunden senest ved kontraktindgåelse + 24 måneder uden dog at gå på kompromis med kvaliteten eller skabe et forceret projektforløb. Den bedst mulige besvarelse vil således bestå af 7

en robust, sammenhængende og realistisk tidsplan, som holder sig inden for den skitserede målsætning om Programmets varighed. Den næstbedste besvarelse vil bestå i en robust, sammenhængende og realistisk tidsplan, men hvor denne målsætning ikke kan realiseres (jo kortere overskridelse, jo bedre), og den dårligst mulige besvarelse vil bestå i en tidsplan, der ikke fremstår som robust, sammenhængende og realistisk, og hvor der endvidere lægges op til en tidsplan, der er (væsentligt) længere end Kundens målsætning for Programmets samlede varighed. Der opnås ingen positiv vægt ved at tilbyde en tidsplan, der er kortere end 24 måneder fra kontraktindgåelse. 5.2. Grafisk fremstilling af den Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) for etablering af Løsningen: Ref. nr. 1.03 Evalueringskrav Leverandøren skal som underbilag 1B vedlægge en Grafisk fremstilling af den Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) for etablering af Løsningen. Den grafiske fremstilling af den Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) for etablering af Løsningen skal: Vise faser. Vise milepæle med dato, jf. milepælsplanen. Vise spor og indsatsområder i Programmet langs en tidsakse. Angive årstal og kvartaler. Evalueringskriterier I forbindelse med evaluering af ovenstående evalueringskrav 1.03 vægtes det positivt, i hvor høj grad fremstillingen tydeligt og overskueligt viser Programmets spor og indsatsområder, herunder disses indbyrdes relationer (f.eks. afhængigheder og relative størrelse). 5.3. Detaljeret tidsplan (tidsplan, niveau 3): Ref. nr. 1.04 Evalueringskrav Leverandøren skal som underbilag 1C vedlægge en detaljeret tidsplan for Afklaringsfasen. Den detaljerede tidsplan, herunder den detaljerede tidsplan for Afklaringsfasen, som afleveres som en del af tilbuddet, skal: Omfatte aktuel og kommende ledelsesfase, jf. den Overordnede tidsplan. Vise sporbarhed mellem den Overordnede tidsplan og den detaljerede tidsplan ved anvendelse af samme terminologi, grafiske virkemidler m.v. Omfatte samtlige opgaver, aktiviteter, milepæle, leverancer og godkendelser, der er omfattet af tidsplanen, med direkte eller indirekte indflydelse på Leverancens fremdrift, herunder aktiviteter hos eventuelle underleverandører. Vise afhængigheder mellem aktiviteterne (kritisk vej), milepæle og godkendelser. Vise samme afhængigheder som den Overordnede tidsplan, herunder interne programafhængigheder og eksterne afhængigheder. Indeholde forslag til afholdelse af styregruppemøder. Angive godkendelsesperioder for fremsendt materiale til Kunden, jf. godkendelsesprocessen i Bilag 4. Indeholde aktiviteter, der er nedbrudt, således at det angives, om aktiviteten er Kundens eller Leverandørens ansvar 8

Angive deadlines for etablering af miljøer, jf. Bilag 6 og Bilag 12. Tage højde for højtider og ferieperioder. Indeholde adressering af særlige afhængigheder til øvrige systemer hos Kunden, jf. Bilag 3. Angive, hvornår en revideret Løsningsbeskrivelse og eventuelle øvrige ændringer til Kontrakten i Afklaringsfasen fremsendes til Kunden i Afklaringsfasen. Omfatte de aktiviteter, som Kunden skal bidrage med til Afklaringsfasens fremdrift. Indeholde Leverandørens planlagte kvalitetssikringsaktiviteter. Leveres i et format, der er direkte kompatibelt med Microsoft Project, der anvendes af Kunden som projektstyringsværktøj. Evalueringskriterier I forbindelse med evaluering af ovenstående evalueringskrav 1.04 vægtes det positivt, i hvor høj grad og med hvilket indhold Tilbudsgiver præsenterer et realistisk, sammenhængende leveranceforløb, idet det tillægges positiv vægt, at der tilbydes en tidsplan, der understøtter en rettidig, struktureret udførelse af Afklaringsfasen i høj kvalitet. 5.4. Detaljerede tidsplaner i Implementeringsperioden Leverandøren skal under hele Programmet udarbejde og vedligeholde detaljerede tidsplaner for aktuel og kommende Fase. De detaljerede tidsplaner godkendes af Kundens Programleder mindst 1 gang om måneden. En detaljeret tidsplan for Klargøringsfasen skal forelægges for Kunden til godkendelse som led i Afklaringsfasen. Kunden kan til enhver tid forlange at få en opdateret detaljeret tidsplan. 5.5. Ændring af tidsplaner Ændring af Milepælsplan (tidsplan, niveau 1 og Overordnet tidsplan (tidsplan, niveau 2) kan kun ske efter Styregruppens behandling og godkendelse. Ved eventuelle ændringer af tidsplanen udarbejdes en ny tidsplan (herunder Underbilag 1B) eller tillæg dertil som erstatning for det, der ændres. Ændringen håndteres som en Ændringsanmodning, jf. Bilag 8, Ændringshåndtering. 5.6. Leverandørens Implementeringskoncept, herunder uddannelseskoncept og forslag til samarbejdsorganisation: Område: Implementeringskoncept Aktivitet: Kompleksitet og risici Indledning Kunden betragter Programmet som både organisatorisk og teknisk meget komplekst, hvorfor det er nødvendigt at tage stilling til håndtering og imødegåelse heraf på alle niveauer i Programmet. Nedenstående begreber anvendes med følgende betydning Kunden har ikke fundet anledning til at definere særskilte begreber for emnet Planlægning og implementering. Ref. nr. Evalueringskrav 1.05 Leverandøren skal levere et velfungerende sammenhængende koncept for håndtering og imødegåelse af Programmets kompleksitet og risici, der understøtter implementering af Løsningen efter de tidsplaner, som Leverandøren har lagt. Ref. nr. Emner til besvarelse af Evalueringskravet Beskrivelse af emner, der ønskes understøttet 9

1.05.1 Kompleksitet Leverandøren skal supplere Kundens kompleksitetsvurdering og give en detaljeret beskrivelse af implementeringens kompleksitet, og hvordan denne kompleksitet håndteres forud for og under Gennemførelsestrinnet. 1.05.2 Metode Leverandøren skal detaljeret beskrive sin metode til håndtering og imødegåelse af Programmets kompleksitet og risici. 1.05.3 Værktøjsunderstøttelse Leverandøren skal detaljeret beskrive de værktøjer, der stilles til rådighed og anvendes til håndtering og imødegåelse af Programmets kompleksitet og risici. 1.05.4 Risici Leverandøren skal beskrive de væsentligste risici forbundet med gennemførelsen af Programmet, og hvordan disse risici kan imødegås af Kunden og Leverandøren. 1.05.5 Risici Leverandøren skal beskrive forslag til, hvordan et produktionstab på Sygehusenhederne som følge af implementeringen af Løsningen kan undgås eller reduceres. 1.05.6 Kendskab til Kunden Leverandøren skal beskrive sin metode til at opnå kendskab til Kundens organisation, herunder strategi og værktøjer til at opnå forretningskendskab. Evalueringskriterier I forbindelse med evalueringen af ovenstående evalueringskrav 1.4 vægter det positivt, at Tilbudsgivers besvarelse grundigt og fyldestgørende redegør for, hvordan den tilbudte løsning understøtter hvert af de enkelte emner under aktiviteten samt at besvarelsen sandsynliggør, at understøttelsen har en høj kvalitet og skaber et velfungerende sammenhængende koncept. I tillæg til ovennævnte vægtes det desuden positivt i evalueringen af emnet, såfremt besvarelsen af aktiviteterne påviser, at Tilbudsgivers koncept for håndtering og imødegåelse af Programmets kompleksitet og risici er baseret på velafprøvede, velkendte og internationalt anerkendte metoder og standarder. Aktivitet: Planlægning og implementering Indledning Det er afgørende for implementering, herunder fremdrift og kvalitet, at planlægning, udarbejdelse af løsningsdesign samt opsætning/konfiguration m.v. kan ske metodisk og med høj kvalitet og at Kunden kan få overblik over de påkrævede ressourcer. Samarbejdsorganisation og programorganisering skal desuden være velfungerende og tilstrækkelig dynamisk og understøtter hinanden på strategisk, taktisk og operationelt plan. Nedenstående begreber anvendes med følgende betydning Kunden har ikke fundet anledning til at definere særskilte begreber for emnet planlægning og implementering. Ref. nr. Evalueringskrav 1.06 Leverandøren skal levere et velfungerende sammenhængende koncept for planlægning og implementering, der understøtter implementering af Løsningen efter de tidsplaner, som Leverandøren har lagt. Ref. nr. Emner til besvarelse af Beskrivelse af emner, der ønskes understøttet Evalueringskravet 1.06.1 Delleverancer Leverandøren skal på baggrund af kravene Bilag 1, afsnit 2.2 beskrive indholdet i de overordnede faser angivet i tabel 1, 10

Milepælsplan (tidsplan, niveau 1) samt opdelingen af disse faser i Ledelsesfaser samt identificere en rækkefølge for Idriftsættelse af Sygehusenhederne. 1.06.2 Metode Leverandøren skal detaljeret beskrive de metoder, der anvendes til at understøtte fuld implementering af Løsningen. 1.06.3 Værktøjsunderstøttelse Leverandøren skal detaljeret beskrive de værktøjer, der stilles til rådighed og anvendes til at understøtte fuld implementering af Løsningen, herunder: Fælles projektsite eller lignende, hvor opdateret dokumentation kan deles og tilgås. Fremvisningsmiljø for Løsningen, der indtil Kundens egne miljøer er etableret, kan anvendes til demonstrationer, uddannelse, konfiguration/opsætning, hvor Leverandørens tidsplaner måtte nødvendiggøre dette. 1.06.4 Programorganisering Leverandøren skal beskrive de spor og indsatsområder og delprogrammer og -projekter m.v., som Leverandøren anser for nødvendige for levering af Løsningen. 1.06.5 Samarbejdsorganisation Leverandøren skal med udgangspunkt i Bilag 9, Samarbejdsorganisation og Strategisk samarbejde og Bilag 10, Kundens deltagelse, beskrive en organisering af Programmet på strategisk, taktisk og operationelt niveau, jf. Leverandørens metode(r) for implementering, der understøtter Programmets gennemførelse. 1.06.6 Udarbejdelse af løsningsdesign 1.06.7 Opsætning og konfiguration Leverandøren skal beskrive, hvordan Leverandøren faciliterer, at der i Klargøringsfasen afklares og skabes konsensus omkring et detaljeret løsningsdesign for Løsningen blandt repræsentanterne for Kundens Sygehusenheder på tværs af regionens geografi og fagområder, således, at Løsningen er afklaret i forhold til brugernes praksis, herunder de kliniske specialer. Leverandøren skal detaljeret beskrive, hvordan design af integrationer, konverteringer, arbejdsgange, løsning for ud-data samt opsætning og konfiguration af Løsningen foregår i Klargøringsfasen, herunder styring og organisering af arbejde samt værktøjsunderstøttelse. 1.06.8 Tilbudte kompetencer Leverandøren skal vedlægge CV er på nøglemedarbejdere på strategisk, taktisk og operationelt niveau i den tilbudte samarbejdsorganisation, jf. Bilag 9. Evalueringskriterier I forbindelse med evalueringen af ovenstående evalueringskrav 1.06 vægter det indledningsvist positivt, at Tilbudsgivers besvarelse grundigt og fyldestgørende redegør for, hvordan den tilbudte løsning understøtter hvert af de enkelte emner under aktiviteten, samt at besvarelsen sandsynliggør, at understøttelsen har en høj kvalitet. I tillæg til ovennævnte vægtes det desuden positivt i evalueringen af emnet, såfremt besvarelsen af aktiviteterne påviser følgende: 11

At Leverandørens metoder og beskrivelser er begrundede og sandsynliggør, at Leverandørens koncept for planlægning og implementering vil kunne gennemføres som beskrevet. At Leverandørens koncept for planlægning og implementering er baseret på velafprøvede, velkendte og internationalt anerkendte metoder og standarder. At de vedlagte CV er afspejler, at medarbejderne er relevante for opgaven og at medarbejdernes referencer har en karakter, der gør dem aktuelle i forhold til den funktion, medarbejderen er tiltænkt i Programmet. At de tilbudte kompetencer nyttiggøres i Programmet til varetagelse af opgaver, og den tilbudte Samarbejdsorganisation understøtter en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten. I hvor høj grad Tilbudsgiver præsenterer en velorganiseret Samarbejdsorganisation, der samlet set har tilstrækkelig ansvar, kompetence og relevant erfaring, der understøtter, at Kunden har sikkerhed for en tilfredsstillende Leverance, som opfylder Leverancebeskrivelsen. Aktivitet: Uddannelse Indledning Det er afgørende for en succesfuld implementering, at Kundens medarbejdere uddannes korrekt og tilstrækkeligt, så Løsningen kan tages i brug så effektivt som muligt. Dette kræver overvejelser om målsætninger og succeskriterier for uddannelsesindsatsen ift. ressourceforbrug og den kliniske værdi. Derudover skal det overvejes, hvilken form for opfølgning og støtteaktiviteter, der er nødvendige for at sikre, at brugerne er klædt på til at anvende Løsningen. Kunden ønsker i Afklaringsfasen at kunne bidrage med egne uddannelseserfaringer og kompetencer, således at det endelige uddannelseskoncept kan fastlægges i Afklaringsfasen. Nedenstående begreber anvendes med følgende betydning Train-the-trainer: Leverandørens uddannelse af Kundens undervisere. Kundens undervisere uddanner Kundens slutbrugere. E-learning: Elektronisk baseret uddannelsesværktøj, f.eks. i form af en webbaseret løsning, hvor det er muligt for brugere at tilgå undervisningsmoduler indeholdende, video, lydfiler, tekst, mulitiple-choice-tests m.v. Slutbrugere: Kliniske og administrative brugere af Løsningen. Programmedarbejdere: Ved programmedarbejdere forstås Kundens medarbejdere direkte involveret i Programmets ledelse og gennemførelse, f.eks. Programledelsen, eventuelle delprogramledere og projektledere og testmanagere, medarbejdere, der skal gennemføre opsætning og konfiguration af Løsningen i Klargøringsfasen samt deltage i Hypercare m.v. Ref. Mindstekrav nr. 1.07 Leverandøren skal levere det undervisningsmateriale, der benyttes i de for Leverancen relevante uddannelsesmoduler. Materialet skal leveres til Kunden i Afklaringsfasen. 12

1.08 Leverandøren skal levere alt uddannelsesmateriale i elektronisk form. Kunden skal kunne redigere og frit mangfoldiggøre materialet. 1.09 Leverandøren skal forestå uddannelse af Kundens undervisere (de undervisere, der skal uddanne Kundens Slutbrugere) efter train-the-trainer-princippet. 1.10 Leverandøren skal forestå uddannelse af Kundens Programmedarbejdere, så de opnår kompetencer til at gennemføre implementeringsaktiviteter optimalt og effektivt. 1.11 Alt uddannelsesmateriale skal leveres på dansk. Ref. nr. 1.12 Evalueringskrav Leverandøren skal levere et velfungerende sammenhængende, uddannelseskoncept og gennemføre uddannelsesaktiviteter, der understøtter implementering af Løsningen efter de tidsplaner, som Leverandøren har lagt. Ref. Emner til besvarelse af Evalueringskravet Beskrivelse af Emner, der ønskes understøttet nr. 1.12.1 Train-the-trainer-uddannelse Leverandøren skal beskrive den train-thetrainer-uddannelse, som skal sætte Kundens undervisere i stand til at uddanne Kundens kliniske slutbrugere, herunder estimere det nødvendige antal undervisere, der skal uddannes, for at den nødvendige uddannelse af Kundens slutbrugere kan finde sted indenfor rammerne af den Overordnede tidsplan, som Leverandøren har lagt. Antallet af slutbrugere fordelt på kategorier pr. Sygehusenhed fremgår af Bilag 3, afsnit 1.1. 1.12.2 Gennemførelse Leverandøren skal beskrive den praktiske gennemførelse af uddannelse af alle brugergrupper på alle Sygehusenheder under hensyntagen til: at Kunden skal kunne varetage patientbehandling og -pleje 24/7. Logistiske overvejelser, herunder undervisningslokaler og udstyr samt forslag til, hvordan uddannelsen rent praktisk kan foregå og organiseres. Hvordan det sikres, at alle brugere uddannes. 1.12.3 Uddannelsesmetode Leverandøren skal detaljeret beskrive sin undervisningsmetode, herunder uddannelsesmoduler, samt hvordan anvendelse heraf sikrer effektiv planlægningen og gennemførelsen af uddannelsesaktiviteterne. 1.12.4 Værktøjs-understøttelse Leverandøren skal detaljeret beskrive, hvilke værktøjer der anvendes og stilles til rådighed i Gennemførelsestrinnet til håndtering af 13

uddannelsesaktiviteter samt hvilke værktøjer der stilles til rådighed i Forvaltningsfasen til håndtering af uddannelsesaktiviteter, herunder værktøjer til: Dokumentation af og eventuel certificering af gennemført uddannelse for den enkelte bruger. Monitorering af gennemførte uddannelsesaktiviteter for den enkelte bruger (hvilke kurser er gennemført samt hvilke kurser der udestår). Uddannelsesplanlægning. Arten og omfanget af samt indholdet i E-learning, som tilbydes Kunden. 1.12.5 Uddannelse af Programmedarbejdere Leverandøren skal beskrive hvorledes Kundens Programmedarbejdere uddannes, beskrive omfang og indhold af uddannelsen fordelt på programmedarbejdere forskellige roller, samt beskrive hvornår uddannelsesaktiviteterne skal igangsættes, for at Kunden rettidigt kan mobilisere en professionel programorganisation. 1.12.6 Uddannelse af Programmedarbejdere Leverandøren skal beskrive, hvordan Kundens Programmedarbejdere uddannes i brug af de værktøjer, der skal anvendes i forbindelse med implementeringsprocessen. 1.12.7 Kvalitet Leverandøren skal beskrive, hvordan kvaliteten i uddannelsesaktiviteterne sikres og udvikles gennem hele Gennemførelsestrinnet, f.eks. gennem anvendelsen af kvalificerede undervisere og evaluering og deltagerfeedback. Evalueringskriterier I forbindelse med evalueringen af ovenstående evalueringskrav 1.12 vægter det indledningsvist positivt, at Tilbudsgivers besvarelse grundigt og fyldestgørende redegør for, hvordan de tilbudte leverancer vedrørende uddannelse understøtter hvert af de enkelte emner under aktiviteten samt, at besvarelsen sandsynliggør, at understøttelsen har en høj kvalitet. I tillæg til ovennævnte vægtes det desuden positivt i evalueringen af emnet, såfremt besvarelsen af aktiviteterne påviser følgende: At Tilbudsgiverens uddannelseskoncept er baseret på velafprøvede, velkendte og internationalt anerkendte metoder og standarder. At Tilbudsgiverens uddannelseskoncept indeholder en høj grad af fleksibilitet, hvad angår afholdelsesformer for undervisning. Aktivitet: Prøver og tests Indledning 14

Det er afgørende for en succesfuld implementering, at Løsningen kvalitetssikres, så der skabes sikkerhed for, at Løsningen lever op til Kontraktens krav, herunder krav til patientsikkerhed, brugervenlighed og hurtighed. Prøveprogrammet fremgår af Bilag 12. Nedenstående begreber anvendes med følgende betydning Kunden har ikke fundet anledning til at definere særskilte begreber for emnet Planlægning og implementering. Ref. nr. Evalueringskrav 1.13 Leverandøren skal levere et velfungerende sammenhængende koncept for afprøvning og kvalitetssikring af Løsningen, der understøtter implementering af Løsningen efter de tidsplaner, som Leverandøren har lagt, således at kravene i Bilag 12 opfyldes. Ref. nr. Emner til besvarelse af Beskrivelse af emner, der ønskes understøttet Evalueringskravet 1.13.1 Metode Tilbudsgiveren skal detaljeret beskrive sin metode for afprøvning og test, samt hvordan anvendelse heraf sikrer effektiv planlægningen og gennemførelsen af afprøvning og kvalitetssikring. Evalueringskriterier I forbindelse med evalueringen af ovenstående evalueringskrav 1.13 vægter det indledningsvist positivt, at Tilbudsgivers besvarelse grundigt og fyldestgørende redegør for, hvordan de tilbudte metoder og værktøjer understøtter hvert af de enkelte emner under aktiviteten samt at besvarelsen sandsynliggør, at understøttelsen har en høj kvalitet. I tillæg til ovennævnte vægtes det desuden positivt i evalueringen af emnet, såfremt besvarelsen af aktiviteterne påviser følgende: At Leverandørens koncept for afprøvning og kvalitetssikring er baseret på velafprøvede, velkendte og internationalt anerkendte metoder og standarder. At der er god sammenhæng mellem besvarelsen af dette evalueringskrav og Bilag 12 (Prøver), herunder at Prøver og Tests i Prøveprogrammet beskrevet i Bilag 12 er afspejlet i Leverandørens beskrivelse af sin metode for afprøvning og tests. Emne: Hypercare i Idriftsættelsesfasen Indledning Kravene til support og vedligehold er beskrevet i Bilag 5. Hypercare i Idriftsættelsesfasen referer til den intensive support, som er nødvendig i perioden efter Idriftsættelse og Ibrugtagning på Sygehusenhederne. Kunden forventer således, at der i forbindelse med Idriftsættelse vil være behov for at supplere den almindelige support, som Kunden og Leverandøren yder. Nedenstående begreber anvendes med følgende betydning Leverandørens on-site support: Den support, som Leverandøren yder ved fysisk tilstedeværelse hos Kunden i forbindelse med Idriftsættelse på en Sygehusenhed. Kundens on-site support: Den support, som Kunden selv yder ved fysisk tilstedeværelse på f.eks. Sygehusenheder i forbindelse med Idriftsættelse på en Sygehusenhed. Leverandørens support: Den support, som Leverandøren yder i forbindelse med Idriftsættelse på en Sygehusenhed, f.eks. support i forbindelse med etablering, anvendelse og vedligeholdelse af opsætning i Løsningen. Kundens support: Den support Kunden yder i forbindelse med Idriftsættelse på en Sygehusenhed. 15

Ref. nr. 1.14 Evalueringskrav Leverandøren skal med udgangspunkt i sit tilbud på support i Bilag 5 beskrive adgangen til særlig support i Idriftsættelsesfasen i forbindelse med Idriftsættelser på Sygehusenheder, således at support i idriftsættelsesfasen understøtter implementering af Løsningen efter de tidsplaner, som Leverandøren har lagt. Ref. nr. Emner til besvarelse af Evalueringskravet 1.14.1 Leverandørens on-site support 1.14.2 Kundens on-sitesupport Beskrivelse af emner, der ønskes understøttet Tilbudsgiver skal med udgangspunkt i sit tilbud på support i Bilag 5 beskrive sin deltagelse i og sit koncept for on-site support i forbindelse med Idriftsættelse og Ibrugtagning på Sygehusenheder, herunder beskrive i hvor lang tid og i hvilket omfang, Tilbudsgiver tilbyder at supportere Kunden. Tilbudsgiver skal med udgangspunkt i sit tilbud på support i Bilag 5 beskrive behovet for Kundens on-site support i forbindelse med Idriftsættelse og Ibrugtagning, herunder supportorganisationens størrelse og hvilke profiler, der skal indgå for at sikre, at implementering håndteres professionelt. 1.14.3 Leverandørens support Tilbudsgiver skal med udgangspunkt i sit tilbud på support i Bilag 5 beskrive sit koncept for support i forbindelse med Idriftsættelse og Ibrugtagning på Sygehusenheder, herunder beskrive i hvor lang tid og i hvilket omfang, Tilbudsgiver tilbyder at supportere Kunden. 1.14.4 Kundens support Tilbudsgiver skal med udgangspunkt i sit tilbud på support i Bilag 5 beskrive behovet for Kundens support i forbindelse med Idriftsættelse og Ibrugtagning, herunder supportorganisationens størrelse og hvilke profiler, der skal indgå for at sikre, at implementering håndteres professionelt (se Bilag 5 for uddannelse af Kundens medarbejdere). 1.14.5 Understøttelse efter Idriftsættelse Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan Tilbudsgiver efter Idriftsættelse på en given Sygehusenhed aktivt bidrager til at fastholde en effektiv anvendelse af Løsningen, herunder beskrive hvordan Tilbudsgiver tilbyder at understøtte effektiv anvendelse af Løsningen fremover. Evalueringskriterier I forbindelse med evalueringen af ovenstående evalueringskrav 1.14 vægter det positivt, at Tilbudsgivers besvarelse grundigt og fyldestgørende redegør for, hvordan den tilbudte support understøtter hvert af de enkelte emner under aktiviteten samt at besvarelsen sandsynliggør, at understøttelsen har en høj kvalitet. 16