N O T AT 19. december 2014 Invitation til at afgive tilbud på Analyse af private virksomheders erfaringer med energisparetiltag 1. Baggrund Som en del af Vækstaftalen af 14. juli 2014 har Klima-, Energi- og Bygningsministeriet oprettet et sekretariat for energibesparelser i virksomheder. Sekretariatet ligger under Energistyrelsen og hedder Energisparesekretariatet. Flere analyser peger på at de danske virksomheder har betydelige rentable energibesparelsespotentialer. En rapport udarbejdet for Energistyrelsen af Viegand og Maagøe i 2010 har estimeret et energibesparelsespotentiale i de danske virksomheder på 10-33 pct. afhængig af tilbagebetalingstiden (mellem 2 og 10 år) 1. Denne analyse forventes opdateret medio 2015. Energisparesekretariatets indsats skal være målrettet mod de væsentligste potentialer, der kan identificeres, og som ikke bliver indfriet via andre nuværende ordninger. Indsatsen skal dermed komplementere bl.a. Energiselskabernes spareforpligtelse, loven om obligatorisk energisyn i store virksomheder, en kommende målrettet PSOtilskuds/aftaleordning, VE til proces mv., og skal således understøtte disse ordninger. Sekretariatets fokus er at fremme realiseringen af energibesparelser i private virksomheder, herunder særligt i små og mellemstore virksomheder samt større virksomheder, der ikke er kvoteregulerede. Sekretariatets første opgaver består i at sikre det nødvendige data- og vidensgrundlag for udvikling af nye instrumenter og løsninger. 2. Formål I forbindelse med opstart af Energisparesekretariatet for energibesparelser i erhvervslivet skal der sikres et nødvendigt data- og vidensgrundlag. Denne analyse skal give Energisparesekretariatet et systematisk og kvalificeret overblik over virksomhedernes erfaringer med energisparetiltag på tværs af indsatser, virksomhedsbrancher, virksomhedsstørrelser (antal ansatte og omsætning), energiforbrug og energiintensitet. Alle energisparetiltag har relevans, både tiltag af teknisk karakter og tiltag af mere adfærdsmæssig karakter. Analysen afgrænses til private virksomheder, der er beliggende i Danmark, eller den del af 1 Kilde: http://www.ens.dk/da- DK/ForbrugOgBesparelser/IndsatsIVirksomheder/Documents/Energibesparelser%20i%20erhvervslivet-feb- 2010.pdf Side 1
virksomheden, der er beliggende i Danmark. Der er udelukkende fokus på virksomheder, der har gennemført energibesparelser. Med udgangspunkt i virksomhedernes erfaringer med energisparetiltag er formålet: at få et indblik i, hvor meget energi virksomhederne sparer, når de fokuserer på energibesparelser at få et nuanceret og realistisk billede af de faktorer, som har væsentlig indflydelse på beslutningen om at realisere energibesparelser at få et indblik i, om og hvordan forskellige offentlige indsatser påvirker virksomhedens beslutning om at realisere energibesparelser at få et overblik over de udfordringer virksomhederne oplever i forbindelse med realisering af energibesparelser at få et overblik over de afledte effekter virksomhederne oplever, når de realiserer energibesparelser 2.1 Ordregivende myndighed Udbuddet gennemføres af nedenstående part, som også er ordregivende myndighed: Energistyrelsen Amaliegade 44 1256 København K 2.2 Udbudsramme Udbudsrammen er max 800.000 kr. 2.3 Kontraktligt grundlag Energistyrelsens standardkontrakt anvendes og vedlægges som bilag A. 3. Opgavebeskrivelse og leverancen Energisparesekretariatet i Energistyrelsen ønsker at få foretaget en systematisk indsamling og analyse af virksomheders erfaringer med energisparetiltag. Virksomhedernes erfaringer skal dokumenteres og analyseres på baggrund af en række forskellige oplysninger om den enkelte virksomheds energisparetiltag. På baggrund af virksomhedernes erfaringer med energisparetiltag ønsker Energisparesekretariatet at få belyst følgende spørgsmål: Opnår virksomhederne de energibesparelser, de forventer? Her er det væsentligt at afdække, om virksomhederne har en konkret ex ante forventning til størrelsen på den potentielle energibesparelse, om de ex post verificerer den realiserede besparelse og om virksomhederne forholder sig til en evt. forskel. Følgende spørgsmål ønskes således belyst: Hvis der er forskel mellem de forventede og realiserede energibesparelser, hvilke forhold kan da forklare forskellen? Side 2
Hvor meget energi har virksomhederne sparet, hvor stor en andel af virksomhedens samlede energiforbrug svarer besparelsen til, og hvad har de samlede omkostninger været ved opnå energibesparelsen? Her er det ligeledes væsentligt at belyse, om virksomhederne har estimeret den nødvendige investering forbundet med realisering af energibesparelsen og om de efterfølgende har opgjort den faktiske investering. For de virksomheder, der har indblik i investeringen forbundet med energibesparelsen, ønskes det belyst, om de har forholdt sig til evt. forskelle mellem den forventede og faktiske investering. Endelig ønskes selve beslutningsdelen af processen omkring energibesparelser belyst, herunder: Ved hvilke lejligheder gennemføres energisparetiltag? Hvor i organisationen træffes beslutning om at gennemføre tiltaget? Er der signifikante forskelle på tværs af virksomhedstyper? Og påvirker det størrelsen af energibesparelsen? Hvordan virker instrumenter/indsatser i forhold til at få virksomhederne til at realisere energibesparelser? Hvordan oplever virksomhederne samspillet mellem forskellige instrumenter/indsatser? Oplever virksomhederne afledte effekter af energisparetiltagene? I givet fald hvilke, og i hvor stort omfang? 3.1 Metode Til brug for konsulentens besvarelse af ovenstående spørgsmål skal en række data og udsagn indhentes fra virksomhederne. Det forventes, at der som minimum indsamles data og udsagn om følgende: Data for energiforbrug før og efter energisparetiltaget (eller anden dokumentation for den realiserede (målte) energibesparelse) Data for forventet (beregnet) energibesparelse Data for forventet (beregnet) og reelt samlet investeringsomfang (anlægsomkostninger, drift, rådgivning osv.) Rentabilitetsberegninger (tilbagebetalingstid, totalomkostning, IRR eller andet sammenligneligt mål for rentabilitet) Beskrivelse af energisparetiltaget Beregning af energibesparelsens pris (kr./kwh), der kan sammenlignes på tværs af brancher og energisparetiltag Data for virksomhedens totale energiforbrug fordelt på energiarter og forholdsvist fordelt på formål (proces, ventilation, varme/køl) Motivationen til at realisere energibesparelser: a) Hvad var årsagen til, at virksomheden satte energibesparelsesprojektet i gang? (fx ændring i produktion, udskiftning af maskinel pga. slitage, renovering af anlæg, udelukkende energibesparelse, ønske om at fremstå grøn/klimabevidst) b) Hvem eller hvad var udslagsgivende for beslutningen om energibesparelsesprojektet? c) Hvor i organisationen er beslutningen forankret? Side 3
Årsag til evt. forskelle mellem beregnet og realiseret energibesparelse (fx fejl eller forkerte forudsætning i beregningen af forventede energibesparelser, fejl i projekteringen, uhensigtsmæssig efterfølgende drift, ændret adfærd, ændret anvendelse, ændret produktion) Beskrivelse af hvilke indsatser, der har påvirket virksomheden. Fx hvilke tilskud/afgifter, hvilken rådgivning eller lign. virksomheden har været påvirket af i forbindelse med det konkrete energibesparelsesprojekt. Opleves der konflikter eller synergier mellem indsatserne? Afledte effekter udover energibesparelsen (fx ændret driftssikkerhed/regularitet, ændrede drifts og vedligeholdelsesudgifter, teknisk modernisering, konkurrenceevne, ændret arbejdsmiljø (fx komfort blandt medarbejderne, arbejdssikkerhed), påvirkninger på eksternt miljø, andet). Der skal både være mulighed for at pege på positive og negative afledte effekter. Med udgangspunkt i denne liste skal konsulenten udarbejde forslag til spørgeskema/spørgeguide, som drøftes med Energisparesekretariatet på opstartsmødet inden gennemførelse af interviews. Til opstartsmødet skal tilbudsgiver samtidig levere forslag til, hvilke interviewpersoner, der skal inddrages i analysen. Analysen af virksomheders erfaringer med energisparetiltag skal foretages på et bredt udsnit af private virksomheder, der har gennemført energibesparelser i Danmark. Udvælgelsen af virksomheder til undersøgelsen ønskes foretaget, således at der er en jævn spredning på brancher og virksomhedsstørrelse (mikro (<10 ansatte), små (10-49 ansatte), mellemstore (50-249 ansatte) og store (+250 ansatte)). Der skal være en ligelig fordeling mellem de fire grupper af virksomhedsstørrelser. Analysen skal berøre et bredt spekter af de danske energispareindsatser (det er således ikke tilstrækkeligt kun at analysere virksomheder, der har modtaget rådgivning/tilskud fra energiselskabernes energispareindsats). Men det er også relevant at inddrage virksomheder, der har sparet energi uden at være direkte påvirket af en offentlig indsats. Alle energibesparelsestiltag har relevans, både tiltag af teknisk karakter og tiltag af mere adfærdsmæssig karakter. Analysen afgrænses til virksomheder, der er beliggende i Danmark, eller den del af virksomheden, der er beliggende i Danmark. I tilbuddet ønskes en beskrivelse af, hvordan konsulenten vil indsamle og behandle de nødvendige oplysninger fra virksomhederne, for at kunne besvare spørgsmålene ovenfor. Det forventes, at konsulenten argumenterer for, hvorfor den valgte metode eller kombinationer af metoder er den bedste løsning i forhold til indhentning af data og udsagn til besvarelse af de listede spørgsmål. Desuden ønskes en beskrivelse af strategien for udvælgelse af virksomheder til analysen. Denne beskrivelse og argumentation for metodevalg er en væsentlig faktor i vurderingen af de indkomne tilbud på løsning af den udbudte opgave. Konsulenten har ansvar for at tilvejebringe data om energisparetiltag i virksomhederne og for at disse data er i en tilstrækkelig kvalitet. Hvis det ønskes kan Energisparesekretariatet være behjælpelig med kontaktoplysninger til relevante virksomheder, men det forventes også, at konsulenten selv supplerer med kontakt til relevante virksomheder. Side 4
3.2 Leverancer Tilbudsgiver skal i forbindelse med opstart af opgaven og senest 14 dage efter kontraktindgåelse levere følgende: En endelig tidsplan samt udkast til metodebeskrivelse og spørgeguide(s) for indsamling af kvantitative og kvalitative inputs fra virksomhederne. Papirerne skal drøftes på opstartsmøde med Energisparesekretariatet forud for igangsættelse af interviews. En konkret kvalitetssikringsplan, der præsenteres for Energisparesekretariatet til godkendelse. Tilbudsgiver skal i forbindelse med midtvejsmøde levere: En midtvejsstatus i form af en præsentation, der beskriver den anvendte metode samt foreløbige resultater. Midtvejsstatus præsenteres for Energisparesekretariatet på midtvejsmødet. Tilbudsgiver skal i forbindelse med afrapporteringen levere: En afsluttende rapport, der har en sådan form, at den egner sig til offentliggørelse. Alle til projektet indsamlede data Bilag med anvendte spørgeguide(s). 3.3 Tidsplan Arbejdet med analysen af private virksomheders erfaringer med energibesparelser skal igangsættes umiddelbart efter kontraktindgåelse. Der afholdes opstartsmøde i uge 8 2015, hvor endelig tidsplan samt udkast til metodebeskrivelse og spørgeguide(s) præsenteres og diskuteres. Der afholdes midtvejsmøde med fremlæggelse af midtvejsstatus i uge 12/13 2015. Den afsluttende rapport mv. skal leveres til Energisparesekretariatet senest den 21. april 2015. Senest 14 dage før afleveringsfrist skal der fremsendes udkast til rapport til Energisparesekretariatet. Møderne afholdes i Energistyrelsen. 4. Formkrav til slutleverancen Den afsluttende rapport skal være kvalitetssikret og have en sådan form, at den egner sig til offentliggørelse. Rapporten skal som minimum indeholde: Resume Indledning Metodebeskrivelse Resultater Konklusion Bilag med spørgeguide samt beskrivende statistik over besvarelserne Side 5
5. Udformning af tilbud Tilbud skal afleveres i 1 elektronisk eksemplar i pdf format. Tilbuddet skal udformes på dansk og skal afleveres i underskrevet tilstand. 5.1. Minimumsindhold i tilbud Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende: Tilbudsgivers kontaktoplysninger Tilbud med beskrivelse af opgavens løsning, herunder o hvordan tilbudsgiver forventer at identificere relevante virksomheder o hvor mange virksomheder tilbudsgiver forventer at inddrage i analysen o hvordan tilbudsgiver sikrer en høj kvalitet af de indsamlede input o hvordan tilbudsgiver sikrer en effektiv udførelse af analysen, der sikrer en analyse af høj kvalitet, som kan afsluttes til det ønskede tidspunkt Samlet pris på opgaven Anslået tidsforbrug samlet og fordelt på konsulentopgavens delelementer samt fordelt på medarbejdere. En beskrivelse af relevante kvalifikationer hos tilbudsgiver i relation til opgaven samt referencer til tidligere relevante opgaveløsninger. 6. Tildeling af opgaven Valg af tilbudsgiver vil ske ud fra det overordnede tildelingskriterium det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige bud identificeres på grundlag af følgende underkriterier: Beskrivelse af opgaveløsning inkl. tidsplan (vægtning 60 %) Tilbudsgivers kvalifikationer og erfaringer med lignende opgaver (CV er på nøglemedarbejdere samt relevante referencer) (vægtning 30 %) Samlet pris på opgaven (vægtning 10 %). 7. Om modtagelse af tilbud m.v. Frist for modtagelse af tilbud er 27.1 2015 kl. 12.00 Offentliggørelse af udbudsmateriale d. 19.12.2014 Frist for indsendelse af spørgsmål d. 9.1.2015 kl. 12.00 Frist for indsendelse af tilbud d. 27.1.2015 kl. 12.00 Offentliggørelse af vindende tilbud d. 30.1.2015 Kontraktindgåelse d. 2.2.2015 Spørgsmål formuleres skriftligt og sendes til Vibeke Hansen Kjærbye på mail: vkj@ens.dk. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på: www.ens.dk/energistyrelsen/aktuelle-udbud Spørgsmål, der modtages senere end d. 9.1.2015, kan ikke forventes besvaret. Side 6
Tilbuddet sendes til: Energistyrelsen Att.: Vibeke Hansen Kjærbye Amaliegade 44 1256 København K E-mail: vkj@ens.dk Ved Energistyrelsens endelige valg af konsulent, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet herom. Energistyrelsen forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede udbud eller at gennemføre et nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forbehold, der tilsiger dette. Tilbudsgivers eventuelle forbehold i forhold til opgaven, skal klart fremgå af tilbuddet. Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og eventuelle udgifter i forbindelse med kontrahering er Energistyrelsen uvedkommende. Energistyrelsen forbeholder sig ret til at beholde det indkomne materiale. De i nærværende projektbeskrivelse indeholdte informationer er Energistyrelsens ejendom. De fremsendte tilbud på grundlag af dette udbudsmateriale vil blive forhandlet fortroligt indenfor offentligheds- og forvaltningsloven. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Energistyrelsen samt andre interessenter. Side 7