Lean i Faaborg-Midtfyn kommune Direktionen har vedtaget at igangsætte et pilotprojekt i Faaborg-Midtfyn kommune indenfor lean. Lean indføres for at sikre en ensartet værdiskabende og resultatskabende metode i Faaborg-Midtfyn kommune. Lean skal bruges til at skabe målbare resultater og til at dokumentere resultater. Herudover skal lean bruges til at skabe overblik og overskud for den enkelte medarbejder i dagligdagen, og hermed bidrage til øget medarbejdertilfredshed. Essensen i lean er at tilføre processer værdi og spild er ikke værdiskabende. Lean er også et værktøj for medarbejdere og det er medarbejderne som er omdrejningspunkt for arbejdet med lean. Toyota Mange forbinder lean med Toyota og med nedskæringer. Lean er startet på Toyota fabrikken i Japan, og blev indført for at fjerne spild og fejl i produktionen. Lean er ikke et redskab til nedskæringer, men udelukkende til at identificere fejl, fjerne årsagen til fejl, og hermed nedbringe spild. Eksempel fra Toyota: De biler som kommer ud fra fabrikken med fejl stilles til side til omgående analyse med henblik på at finde fejlen. Når fejlen er fundet gives besked om fejlen, hvorledes den skal forhindres, og herefter sikre at fejlen ikke gentages, f.eks. ved at ændre på arbejdsprocessen. Herved minimerer Toyota antallet af biler med samme fejl hurtigt og effektivt. Når vi skal arbejde med lean i Faaborg-Midtfyn kommune vil vi ligeledes se på vores processer, hvor er der uhensigtsmæssigheder, hvor opstår der fejl, og hvordan vi forhindre at samme fejl opstår igen. Deltagerne skal sammen beskrive arbejdsgangene i en valgt proces, tegne processen og så sætte post-it sedler i forskellige farver på. En farve betyder at sagen transporteres, en anden farve at den venter, en tredje farve at der arbejdes på sagen osv. Når hele processen er tegnet op kan deltagerne begynde at finde spild, som f.eks. transport, unødige kontroller mv og se hvad hvilke funktioner der er værdiskabende for sagen. Herefter tegnes en ny proces hvor spild er fjernet og det er så sådan der arbejdes efterfølgende. Det er målet med implementering af lean at der skabes mere klarhed omkring arbejdsprocesser og at der skabes større medarbejdertilfredshed i de teams/afdelinger som har gennemført lean. To forløb af lean I Faaborg-Midtfyn arbejdes med to forløb af lean: lean som personligt arbejdsredskab og lean office.
Lean som personligt arbejdsredskab Lean som personligt arbejdsredskab er et tilbud til temas, afdelinger som gerne vil i gang med lean, men som har svært ved at finde overskud og ressourcer og/eller hvor medarbejderne som føler sig begravet i bunker. Lean som personligt arbejdsredskab bruges som forløber for et lean projekt hvor afdelinger, teams skal arbejde med processer. Lean som personligt arbejdsredskab er et kursusforløb som er rettet mod den enkelte medarbejder og omdrejningspunkt er ro og orden, samt prioritering af arbejdsopgaver. Kurset tager udgangspunkt i korte teoretiske oplæg af 1½ timer hvor metoder og formål præsenteres i plenum. Herefter går medarbejderne tilbage til skrivebordet og går i gang med at bruge værktøjet. Konsulenten støtter hver enkelt medarbejder med ca 1 time tilstedeværelse for at sikre at medarbejderen forstår og bruger lean. Hovedpunkterne er: Hvordan kan vi alle blive endnu bedre i dag end vi var i går. Overblik, struktur over daglige fysiske og elektroniske informationer Frigivelse af tid, der derved gør at medarbejderne får fokus på vigtige, fremadrettede opgaver. Tid til kreativitet Fælles standarder Gøre det rigtige i fællesskab, Fælles arbejdsplatform- struktur Fælles forståelse og respekt for måden vi alle arbejder på Fokus på spildtid i de administrative arbejdsprocesser. / f.eks Mailspild, Papirspild Et fælles tiltag for at nå de Strategiske og Taktiske målsætninger Målsætningen er bl.a., at hver deltager skal kunne øge sin produktivitet/ effektivitet gennem en vedvarende værdiskabende adfærd, der modsvarer udbyttet af 1 ekstra times arbejde pr. arbejdsdag. Dette opnås bl.a. ved at vi skaber en sammenhæng mellem teori og praktik 5S Organiserer deltagernes workflow. Afstemmer ved opfølgningsbesøg deltagernes opnåede resultater. Der skabes en fælles forståelse for måden der arbejdes på i afdelingen / teamet. Der skabes overskud til fokus på forbedringer i de administrative processer. Der etableres en mere direkte kommunikation omkring disponering af tid, prioritering og opgaveplanlægning deltagerne imellem. Der skabes en ensartet arkiveringstankegang og -praksis i afdelingen, hvilket gør det optimalt at finde rundt i andres arkiver. Kurset er en kombination af 20 % teori på et niveau, som alle kan forstå, samt 80 % praktik. Det er her resultaterne skabes sammen.
Indhold Modul 1 Indhold Modul 2 Indhold Modul 3 Forandringer, Organisering og informationsbehandling Vi starter dagen i plenum. Her skabes forståelse for værdien at have positive holdninger til forandringer, Fokus på ændring af vaner og adfærd Fælles indblik i nye arbejdsprincipper og arbejdsmetoder, som vi bagefter skal arbejde med. 5S på kontoret Planlægning af opgaver og tid Vi starter dagen i plenum. Skaber forståelse for nye muligheder ved brug af Mailkommunikation: Planlægningsmetoder / Lær Kunsten at E- værktøjer. maile Tidsmatricen Gruppearbejde: Indre og ydre tidsrøvere. Mindmap som et værktøj Mailkultur/ kommunikation/ Mødekultur Vi starter dagen i plenum. Gruppearbejde: Spild omkring mailhåndtering Fokus på Mødekultur Efterfølgende gennemgås praktiske daglige eksempler ved egen arbejdsplads. Efterfølgende gennemgås praktiske daglige eksempler ved egen arbejdsplads Efterfølgende gennemgås praktiske daglige eksempler ved egen arbejdsplads Lean office Lean office er et værktøj hvor teams/afdelinger arbejder sammen om udvalgte arbejdsprocesser. Medarbejderne er omdrejningspunktet i arbejdet med lean, og det er derfor vigtigt at alle deltager. Grundtanken i lean er at minimere spild i processerne. Det arbejdes i et meget struktureret forløb, som fokuserer på delelementerne i processerne. Projektet skal sikre at der skabes viden om og erfaring med leans værktøjskasse, og at de bærende elementer i lean er kendte og accepterede. Leans bærende elementer er: 1. Kundefokus 2. Mål og målinger 3. Synlighed 4. Procesfokus 5. Involvering 6. Uddelegering
7. Forbedringskultur De medarbejdere, der berøres af de ændrede processer som arbejdet med lean medfører tilbydes deltagelse i et 3 timers cafe seminar ca midtvejs i forløbet. Lean indføres ved gennemløb af 5 faser (5S) for hver arbejdsproces: 1. Fjern visuel støj 2. Kortlægning 3. Redesign og ny struktur 4. Implementering 5. Måling og opfølgning Lean indføres som et Action Learning. Dvs. at der er fokus på handling med det samme og at parterne er aktive fra den første time. Denne metode medfører at der arbejdes med lean i praksis og der er færre møder og mindre rundbordssnak. Hele projektet har til formål at give deltagerne lean redskaber således at de selv kan fortsætte med lean på andre processer med meget lidt eller ingen brug af konsulenter. Implementeringstid for hvert lean-projekt er ca. 6 måneder. Den lange implementeringstid giver medarbejderne tid til at lære værktøjerne at kende, til at reflektere undervejs og giver også mulighed for at arbejde i dybden. Formålet er at skabe overblik og overskud i det daglige arbejde for den enkelte medarbejder og i de berørte teams/afdelinger, og dermed forøge medarbejdertilfredsheden i dagligdagen. Lean skal også bruges til at sikre at Faaborg-Midtfyn kommune kan måle og evaluere tiltag indenfor eget arbejdsområde, og at medarbejderne bidrager til at gøre det hele lidt bedre hele tiden. Lean kan bevirke at medarbejderne og ledelsen bliver mere forandringsparate og tør prøve nye tiltag da metoden hele tiden sikre at der er overblik over processerne. Projektet skal munde ud i en metode som deltagerne selv kan bruge efterfølgende og som betyder at deltagerne fremover har fokus på en forbedringskultur. Leans bærende elementer skal blive en naturlig del af hverdagen. Tidsramme Lean som personligt arbejdsredskab Hele HR-staben deltager på det første kursus, som foregår d. 8. og 29. oktober. 3. kursusforløb aftales mellem kursusleder og deltagerne og ligger i januar/februar. Kurset evalueres efter 2. kursusomgang og evt. nye kurser igangsættes herefter. Lean office
Det første kursus starter d. 19. september med 16 deltagere. Der deltager medarbejdere fra følgende stabe: HR, IKT, Økonomi, Fællessekretariatet og EPO. Hver af følgende fagsekretariater deltager med 1 medarbejder: Pleje og Omsorg, Handicap og psykiatri, Borgerservice, Byggeri og miljø, BUR. Lean office består af 5 kursusgange: 19. september, 1. og 25. oktober, 7. november og 13. december. Bølge 2 starter d. 24. oktober og består af deltagere fra plejecentrene, økonomi, borgerservice og EPO. I alt 19 deltagere. Lean office evalueres efter afslutningen på bølge 1 og evt. bølge 3 igangsættes i januar 2008.