Kontraktbilag 08, (præciseret) Retningslinier vedr. tildeling Rammekontrakt 06.05 Nærværende præciserede bilag er gældende fra d. 14. september 2010. Bilaget erstatter tidligere Kontraktbilag 08 således at tildelinger foretaget på Rammeaftale 06.05 efter d. 14. september 2010 skal foretages efter dette bilag
Indholdsfortegnelse 1. Direkte tildeling... 3 1.1. Generelt om direkte tildeling... 3 1.2. Generelt om evaluering ved direkte tildeling... 3 1.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier... 4 2. Miniudbud... 5 2.1. Generelt om Miniudbud... 5 2.2. Generelt om evaluering ved Miniudbud... 5 2.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier... 6 3. E-auktion... 7 Kontraktbilag : 08 Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion Side 2 af 7
1. Direkte tildeling 1.1. Generelt om direkte tildeling For delaftale 1 gælder det, at SKI kunden skal anvende Direkte tildeling. 1.2. Generelt om evaluering ved direkte tildeling Ved tildeling af Leveringsaftale uden genåbning af konkurrencen skal Kunder foretage deres tildeling på baggrund af det konkrete behov. Behovet skal opgøres på et sagligt grundlag og ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier. Kunden skal indgå leveringsaftalen med den Leverandør, som ud fra Kundens konkrete behov evalueres til at have afgivet det bedste tilbud på Rammeaftalen. Kunden skal i den forbindelse anvende nedenstående kriterier, der gælder for Rammeaftalen. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. Kriterier er under punkt 1.3 nedenfor angivet i prioriteret rækkefølge. Kunden skal anvende de i Rammeaftalen definerede procentmæssige vægte af kriterier, og skal ved sin tildeling følge den nedenfor angivne prioriterede rækkefølge. Ud fra det konkrete saglige og objektive behov skal Kunden vægte og vurdere samme kriterier som SKI har brugt ved udbuddet af selve Rammeaftalen. Endvidere kan de konkrete behov efter omstændighederne indebære, at et kriterium vurderes ens i forhold til samtlige Leverandører. I den situation indgår det pågældende kriterium fortsat i den anførte prioriterings rækkefølge, men samtlige Leverandører opnår blot samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Dette kan forekomme, hvor de konkrete behov medfører, at et kriterium ingen relevans har i forhold til Kundens konkrete behov, eller hvor kundens behov er så konkret, at alle Leverandører opnår samme vurdering i forhold til det pågældende under- eller delkriterium. Kontraktbilag : 08 Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion Side 3 af 7
1.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier Følgende tildelingskriterium skal anvendes: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende kriterier gælder for Rammeaftalen: Delaftale 1: Priser og rabatter 70% Sortiment 15% Service 15% Kontraktbilag : 08 Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion Side 4 af 7
2. Miniudbud 2.1. Generelt om Miniudbud For delaftale 2 gælder det, at SKI kunden skal anvende Miniudbud. Ved sådanne anskaffelser under Rammeaftalen skal SKI s Kunder via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på de konkrete enkeltstående eller successive Produkter og Ydelser i relation til det pågældende behov. Et Miniudbud indebærer, at konkurrencen først bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Følgende procedure skal følges: Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage tilbud indenfor en af Kunden fastsat tilstrækkelig tidsfrist. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle Leverandører på delaftalen, der potentielt er i stand til at levere det der ønskes anskaffet (de "egnede" Leverandører). De egnede Leverandører er alle de Leverandører på delaftalen, som kan levere den ønskede vare eller tjenesteydelse inden for det sortiment, som Leverandøren kan levere under delaftalen. 2.2. Generelt om evaluering ved Miniudbud Kunden skal i et Miniudbud foretage en evaluering af rettidigt indkomne konditionsmæssige tilbud, der skal være skriftlige og angive Leverandørens løsningsbeskrivelse samt en konkret ordrespecifik markedspris. Kunden skal anvende de kriterier, procentvise vægtninger og prioritering af kriterier som er anvendt for udbud af Rammekontrakten. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. De således anvendte kriterier skal indbyrdes prioriteres i den rækkefølge, der fremgår nedenfor. Kontraktbilag : 08 Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion Side 5 af 7
2.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier Kunden skal vurdere de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på de kriterier, der blev anvendt ved udbud af nærværende Rammeaftale. Vægtningen af de enkelte kriterier skal fremgå af Kundens anmodning om tilbud, og den anførte vægtning kan ikke afvige fra den vægtning, der blev anvendt ved udbud af nærværende Rammeaftale. Kunden skal i sit Miniudbud anvende nedenstående kriterier for den pågældende anskaffelse. Delaftale 2 Priser 70% Sortiment 15% Service 15% Kontraktbilag : 08 Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion Side 6 af 7
3. E-auktion SKIs kunder skal kunne vælge at anmode om prisafgivelse via afholdelse af en elektronisk auktion på enkeltstående større ordrer på konkrete anskaffelser.:ski kunden opgør sit anskaffelsesbehov, og inviterer til en elektronisk auktion. Alle Leverandører på rammekontrakten, der er i stand til at udføre opgaven, skal inviteres til at deltage i den elektroniske auktion. En elektronisk auktion kan alene afvikles ud fra delkriteriet pris/rabat. Scoringsenheden til bedømmelse af placering af indkomne bud på en auktion er således pris i DKK. Øvrige relevante forhold, der vedrører de øvrige delkriterier, kan alene anvendes i det omfang, de på forhånd objektivt kan omregnes til en værdi i DKK. Inden auktionen påbegyndes skal kunden have fastlagt en nøjagtig matematisk formel for beregning af auktionens vinder. Specifikationerne og vilkårene for tildeling af en konkret anskaffelse på baggrund af en elektronisk auktion, herunder den præcise matematiske formel for beregning af auktionens vinder, vil konkret blive meddelt Leverandøren i forbindelse med invitationen om at deltage i den elektroniske auktion. Invitationen til deltagelse i den elektroniske auktion skal fremsendes elektronisk og i rimelig tid dog minimum to hverdage inden auktionen påbegyndes. Den elektroniske auktion afvikles på tid i én eller flere runder. Såfremt den elektroniske auktion afvikles i flere runder, skal dette meddeles Leverandøren i invitationen til at deltage i den elektroniske auktion. Typisk kan auktion blive anvendt for at konkurrenceudsætte prisen på f.eks. store mængder ensartede varer. Leverandøren kan ved enhver auktion vælge at give den samme pris som gælder under denne aftale, eller på den konkrete anskaffelse at give ekstra rabat som følge af specifikke forhold. SKI kan dog ikke gøres ansvarlig for at udviklingen i antallet e-auktioner stiger i aftaleperioden. Kontraktbilag : 08 Retningslinier vedr. Miniudbud og E-auktion Side 7 af 7