1 of 6 Muligheder for udvikling af opgaver og tilvejebringelse af et økonomisk råderum i Syddjurs Kommune - Overordnede retningslinjer for analysearbejdet - Skabelon for kommissorie for de enkelte analyser - Procesplan
2 of 6 Indhold 1. Overordnede retningslinjer... 3 Baggrund... 3 Organisering... 3 Analyseområder... 3 Indhold... 4 2. Skabelon for kommissorie for de enkelte analyser... 5 Indledning... 5 Organisering af analysearbejdet... 5 Resultatmål for analysearbejdet... 5 Analysens indhold... 5 Metoder... 5 Tidsplan for analysearbejdet... 5 3. Procesplan... 6
3 of 6 1. Overordnede retningslinjer Baggrund Byrådet besluttede i efteråret 2014, at der inden juni 2015 skal udarbejdes budgetanalyser, der peger på muligheder for udvikling af kommunens opgaver og tilvejebringelse af et økonomisk råderum. Analyserne skal: Pege i et flerårigt perspektiv (fra 1 10 år) - på initiativer til udvikling af kommunens opgaver, der også medvirker til at tilvejebringe et økonomisk råderum. Have fokus på muligheden for gennem internt innovationsarbejde og samarbejde med andre offentlige og private aktører, at kunne optimere driften. Analyserne skal drøftes i maj 2015 i Byrådet og vil indgå i budgetdrøftelserne for 2016. For så vidt angår skole- og dagtilbudsområderne vil eventuelle beslutninger få budgetmæssig virkning fra august 2016. Organisering Økonomiudvalget er politisk styregruppe for analyserne og har en særlig rolle omkring fremdriften i analyserne. Byråd og fagudvalg involveres løbende i arbejdet i forbindelse med blandt andet temadrøftelser, ligesom Byrådet behandler forslag med budgetmæssige konsekvenser. Direktionen er administrativ styregruppe for analyserne og sikrer en tværgående forankring af analyserne såvel som innovationsindsatsen gennem bl.a. koncernledelsen. Organiseringen af arbejdet med de enkelte analyser vil variere fra område til område. Organisering skal understøtte fokus og formål med den enkelte analyse. I projektgruppen skal der dog indgå en medarbejder fra økonomistaben og en direktionskonsulent. Et eksempel på en projektgruppe kunne være en gruppe bestående af fagchef, medarbejdere fra området, en medarbejder fra økonomikontoret og en direktionskonsulent. Analyseområder Direktionen indstiller til Økonomiudvalget, at der gennemføres analyser på følgende områder: 1. Beskæftigelse 2. Voksen-handicap 3. Ældreområdet 4. Familieområdet 5. Skole (inklusiv ungdomsskole) og dagtilbud
4 of 6 Indhold For hver analyse udarbejdes et særskilt kommissorie, der beskriver hvad analyseopgaven går ud på, organisering mv. (se afsnit 2). Alle analyser skal dog som minimum have nedenstående indhold. Resume Resumeet giver en kort opsummering af analysens fokuspunkter, handlingsanvisninger og potentiale (økonomisk og kvalitetsmæssigt). Herunder skal der være en beskrivelse af, hvordan den konkrete analyser hænger sammen med evt. øvrige initiativer på området (sektorplaner, handlingsplaner mv.). Beskrivelse Dette afsnit indeholder en beskrivelse af områdets styringsmodel økonomi/nøgletal (mønstre og ikke nødvendigvis de opdaterede tal) lovgivningsmæssige krav (skal-beskrivelse) aktiviteter (faktisk-beskrivelse) organisering/struktur investeringsstrategi snitfladeområder Fremtidsanalyse Fremtidsanalysen angiver, hvilke muligheder, der kan ses på henholdsvis kort og lang sigt i forhold til at optimere på området. Både i forhold til økonomi og kvalitet. Resultatmål Der aftales særskilte resultatmål for de enkelte områder, så der sikres koordinering med øvrige initiativer og målsætninger, der allerede er planlagt/i proces på området. Der skal dog i alle analyser indgå både økonomiske mål og mål for udvikling af kvalitet/innovation på området. Handlingsforslag Sidst i analysen, skal der udarbejdes en oversigt, der henviser til de mere detaljerede beskrivelser i analysen. Oversigten skal give et overblik over de konkrete handlingsforslag. Nr. Forslag Økonomisk mål Kvalitetsmål Forudsætninger 1 2
5 of 6 2. Skabelon for kommissorie for de enkelte analyser Indledning Der udarbejdes særskilte kommissorier for de enkelte analyser. Kommissorierne vil derfor ikke være identiske. Der er dog nedenstående krav, der gælder for alle analyser. Organisering af analysearbejdet Kommissoriet skal indeholde svar på følgende: Hvem er projektleder? Hvem er med i projektgruppen? Hvordan sikres medarbejderinvolvering i analysearbejdet? Inddrages der bistand fra ekstern konsulent? Resultatmål for analysearbejdet Kommissoriet skal indeholde konkrete resultatmål for analysearbejdet. Der aftales særskilte resultatmål for de enkelte områder, så der sikres koordinering med øvrige initiativer og målsætninger, der allerede er planlagt/i proces på området. Der skal dog i alle analyser indgå både økonomiske mål og mål for udvikling af kvalitet/innovation på området. Analysens indhold Kommissoriet skal beskrive analysens indhold jf. indholdsfortegnelsen, der fremgår af afsnit 1. Kommissoriet skal derudover indeholde en beskrivelse af, hvilke elementer fra det konkrete område, analysen som udgangspunkt vil komme ind på. Det vil naturligvis ikke være muligt allerede ved udarbejdelsen af kommissoriet at pege på alle analyseområder en del af analysearbejdet vil være at få øje på nye udviklingsmuligheder. Metoder Kommissoriet skal beskrive analysens forventede metoder. Dvs. Skal der inddrages eksterne samarbejdspartnere/øvrige interessenter? Vil man benytte sig af seminarer, møder, tal-analyser, brugerundersøgelser mv.? Tidsplan for analysearbejdet Kommissoriet skal indeholde en tidsplan for arbejdet. Tidsplanen skal være i overensstemmelse med procesplanen, der fremgår af afsnit 3. Analysearbejdet munder ud i en afrapportering til Byrådet i maj/juni 2015.
6 of 6 3. Procesplan Hvornår? Hvad? Output Hvem? OBS 2014 30/10 Drøftelse af analysen Oplæg til drøftelse på direktionsmødet den 4/11 Jørgen Andersen, Tommy, Brian og konsulentteam 4/11 Direktionsmøde Drøftelse af retningsliner, skabelon og procesplan Direktion pba. oplæg fra konsulentteam 31/10) 5/11 Direktions- og afdelingschefmøde Drøftelse af retningsliner, skabelon og procesplan Koncernledelsen Konsulentteamet 31/10) 12/11 HU orienteres om de HU er orienteret om de forestående analyser HU forestående analyser og om graden af medarbejderinvolvering 18/11 Direktionsmøde Godkendelse af kommissorier, der indstilles til endelig godkendelse i ØK Direktion Borgmester 14/11) 20/11 Økonomiudvalgsmøde Økonomiudvalget drøfter kommissorier og ØK procesplan Uge 49 Fagudvalgsmøder Drøftelse af kommissorier for analysen Fagudvalgene 25/11) 11/12 Økonomiudvalgsmøde ØK godkender endeligt kommissorier ØK 4/12) 2015 28/1 Byrådets temamøde Byrådet orienteres om status for analyserne Byrådet og evt. spørgsmål til politisk drøftelse vinkling, målsætning m.v. Februar Økonomiudvalgsmøde Status for analyserne ØK 20/5 Byrådets temamøde Afrapportering af analysen på skole- og dagtilbudsområdet Byrådet Afdelingschefer? 24/6 Byrådets temamøde Afrapportering af analyserne på de øvrige områder Byrådet Afdelingschefer?