Revideret August 2015 KOM GODT I GANG MED KURSUSPORTALEN som Lokaladministrator
KOM GODT I GANG MED KURSUSPORTALEN Indholdsfortegnelse Velkommen til administrationsforsiden... 4 Sektionen Kalender... 4 Sektionen Hold... 5 Sektionen Huskeseddel... 5 Sektionen Statistik... 6 Forberedelse af lokaladministratormodul... 7 Opret adresse... 7 Opret lokale... 8 Symbolforklaring til adresser og lokaler... 8 Signaturer... 9 Symbolforklaring til Signaturer... 10 Oprettelse af kursus... 11 Fanen Stamdata... 11 Fanen målgrupper... 13 Fanen Katalog... 17 Fanen Deltageroplysninger... 19 Fanen Beskrivelser... 21 Fanen Dokumenter... 22 Fanen Automatiske meddelelser... 25 Fanen Billede... 31 Kopiering af kursus... 31 Oprettelse af hold... 32 Fanen Stamdata... 33 Fanen Tilmeldingsbegrænsning... 35 Fanen Betalinger... 36 Fanen Perioder... 37 Fanen E-læring... 38 Fanen Tilmelding... 39 Handlingen Flyt til andre hold... 42 Handlingen Tildel plads... 43 Handlingen Tilmeld venteliste... 43 2
Handlingen Afmeld hold... 43 Handlingen Ret deltageroplysninger... 43 Handlingen Send Meddelelse (e-mail/brev)... 43 Handlingen Send SMS... 43 Handlingen Se meddelelser... 44 Handlingen Udtræk data til Excel/pdf... 45 Handlingen Se Tilmeldingshistorik... 46 Handlingen Se Ændringshistorik... 46 Handlingen Log på som... 46 Fanen Mødeprotokoller... 47 Handlingen Rediger opgaver... 47 Handlingen Registrér/udskriv fremmøde... 47 Handlingen Registrér gennemførslen... 48 Handlingen Registrér som afsluttet... 49 Handlingen Se e-læringsresultater... 49 Handlingen Tildel merit... 49 Handlingen Se/udskriv evalueringer... 49 Handlingen Indtast evalueringer... 50 Handlingen Udskriv/e-mail/eksporter kursusbevis... 50 Handlingen Udskriv/e-mail flettedokument... 51 Fanen Opgaver... 52 Fanen Kontrakter... 52 Fanen Brugere... 53 Send e-mail... 54 Fanen Dokumenter... 54 Fanen Forum... 56 Fanen Opgaver... 56 Rapporter... 57 Kursus/hold/deltager rapporter... 58 Skemabesvarelses rapporter... 58 Evalueringsrapporter... 59 Holdoversigtsrapporter... 60 3
Log på kursusportalen, ved at skrive: kursusportalen.regionh.dk i din browser. VELKOMMEN TIL ADMINISTRATIONSFORSIDEN Som lokaladministrator kan du arbejde med udbuddet af kurser og aktiviteter inden for dit eget organisatoriske område. Du får imidlertid kun vist de kurser og hold, som du selv er ansvarlig for. Lokaladministratorforsiden: Kalender Hold (kalendervisning) Huskeseddel Statistik Forsiden har først og fremmest til formål at skabe overblik over dine aktive kurser og hold inden for en given periode samt informere dig om eventuelle kursusrelaterede opgaver og varsler, som på den eller anden måde kræver din opmærksomhed. Sektionen Kalender Den dynamiske kalender skaber overblik over dagens aktive hold samt hold med tilmeldingsfrister, som du har ansvar for. Den valgte dato er fremhævet med en grøn ramme Kursusdagene (holdperioder) vises med et grønt ikon Tilmeldingsfrister vises med et blåt ikon 4
Sektionen Hold Kalenderen fungerer i samspil med sektionen Hold; klikker du på en dato i kalenderen, vises dagens hold og tilmeldingsfrister i holdsektionen. Sektionen Huskeseddel I Kursusportalen er der indbygget et dynamisk system, der viser varsler i samspil med sektionen Huskeseddel. Varslingssystemet informerer administratoren om vigtige informationer: Information om systemopdateringer og nye versioner vises med blåt flag Systemvarsler angiver mangler ved automatisk mailudsending, overbooking af lokaler og undervisere samt fejl og mangler i forbindelse med oprettelse af kurser og hold og vises med et rødt flag Det grønne flag fortæller at der er oprettet opgaver, som skal håndteres 5
Sektionen Statistik I sektionen Statistik ser du en oversigt over: Dagens til- og afmeldinger for dine egne hold Dagens logins for hele organisationen Ved at klikke på det understregede tal vises hvem der har logget ind og om der har været mislykkede loginforsøg. Hvis en bruger har forsøgt at logge sig ind med en forkert kode, vil brugeren blive spærret efter seks forsøg. 6
FORBEREDELSE AF LOKALADMINISTRATORMODUL Inden du kan oprette et kursus i Kursusportalen, skal du først opsætte nogle elementer i systemet, således at systemet tilpasses dit behov. Det betyder, at du blandt andet skal give Kursusportalen oplysninger om hvilke adresser og i hvilke lokaler kursusaktiviteterne finder sted. Desuden skal din signatur (den underskrift du vil bruge til at udsende mails og meddelelser) klargøres. Opret adresse Da det ikke er muligt, at oprette et lokale uden at knytte det til en adresse, oprettes adresser først og dernæst lokaler. 1. Klik på Adresser i venstremenuen under sektionen Hold 2. Tjek om adressen allerede er oprettet 3. Klik på knappen Ny adresse 4. Udfyld stamdata på adressen Sted: Indtast navnet på adressen Gade/nr.: Indtast adresse og husnummer Postnr./by: Indtast postnummer og bynavn Kontaktperson: Indtast navnet på en kontaktperson på adressen Kommentar: Feltet er til internt brug og vises ikke til deltagerne Hjemmeside: Indtast adressens hjemmeside Når deltagerne tilmelder sig kursusaktiviteten, får de adgang til hjemmesidelinket samt muligheden for at se adressen på et kort. 7
5. Klik på knappen Opret Opret lokale Der kan sagtens oprettes flere lokaler til én adresse. 1. Klik på Lokaler i venstremenuen under sektionen Hold 2. Tjek om lokalet allerede er oprettet 3. Klik på knappen Nyt lokale 4. Udfyld stamdata på lokalet Sted: Vælg i listepilen den adresse som lokalet skal knyttes til Lokale: Indtast navnet/nummeret på lokalet Pladser: Indtast antal personer, der er plads til i lokalet Kommentar: Feltet er til internt brug og vises ikke til deltagerne 5. Klik på knappen Opret Symbolforklaring til adresser og lokaler Efterhånden som lokaler og adresser oprettes i domænet, kan disse søges frem og genbruges efter behov ved at indtaste oplysninger på adressen i feltet Søg. 8
Både for listen med lokaler og for listen med adresser findes en række symboler: : Adresse : Lokale : Tilknytninger, angiver antal hold som adressen/lokalet er knyttet til : Slet adressen/lokalet : Slet ikke muligt (pga. tilknytninger) Signaturer En administratorspecifik signatur er administratorens egen personlige signatur. En domænespecifik signatur tilhører hele domænet og kan benyttes af alle administratorer inden for dette domæne. Den domænespecifikke signatur er oprettet centralt og er markeret med en stjerne. 1. Klik på Signaturer i venstremenuen under sektionen Meddelelse 2. Klik på knappen Ny signatur 9
3. Udfyld stamdata for signaturen Anvendelse: Din signatur er på forhånd administratorspecifik Administrator: Signaturen tilhører dig Signaturtitel: Skriv en tekst så du kan genfinde din signatur Signaturtekst: Indtast en signaturtekst 4. Klik på knappen Opret Det er nu muligt at tilføje et billede til signaturen. I meddelelsen placeres billedet efter signaturteksten. 5. Klik på knappen Vælg 6. Vælg det ønskede billede i dialogboksen Vælg fil til overførsel Filtypen på billedet kan være gif, png og jpg. Billedet må maks. være 300x300 pixels og fylde 300 KB. 7. Klik på Gem Symbolforklaring til Signaturer Efterhånden som dine signaturere oprettes i domænet, fremkommer de i alfabetisk rækkefølge, når der klikkes på Signaturer i venstre kolonne. I listen Antal signaturer fundet er der en række symboler ud for hver signatur: : Administratorspecifik signatur : Domænespecifik signatur : Signatur : Tilknytninger, angiver antal meddelelser, hvor signaturen benyttes : Slet signaturen : Slet ikke muligt (pga. tilknytninger) 10
OPRETTELSE AF KURSUS I venstrekolonnen under knappen Kurser, kan du se en oversigt over de kurser, som du er ansvarlig for, efterhånden som du opretter dem. Listen er sorteret i alfabetisk rækkefølge. De forskellige filtre på siden kan benyttes sammen med søgefeltet til at afgrænse/specificere din søgning efter specifikke kurser i listen. Vær opmærksom på, at det også er muligt at kopiere eksisterende kurser. Dette gennemgåes efter Oprettelse af kursus. Klik på knappen Nyt kursus. Fanen Stamdata På fanen Stamdata indtastes de grundlæggende oplysninger, før kurset kan oprettes. 1. Udfyld stamdata for kurset Type: Vælg mellem Tilstedeværelseskursus, Konference eller E-læring Navn: Indtast navnet på kurset 2. Udfyld sektionen Tags Klik på Vælg tags og klik på de tags, du ønsker at knytte til kurset. Der skal altid som minimum oprettes 1 tag inden for hver af følgende kategorier: Faggruppe Aktivitetstype Ansættelsessted Derudover har du mulighed for at tilføje op til 3 ekstra valgfri tags. Klik på knappen Vælg og luk 3. Udfyld sektionen Kursusbevis Der udstedes bevis: Markér afkrydsningsfelt, hvis brugeren får et bevis efter kursusforløbet Administrationskopi: Hvis kursisten skal aflevere en kopi af sit kursusbevis, medfører dette en ny kolonne Bevis under siden Hold på fanen Mødeprotokoller Klik på Tilføj bevis og klik på knappen Vælg ud for det bevis, som du ønsker at tilføje i dialogboksen Vælg kursusbevis. Når du vælger et standardkursusbevis herunder kursus stamdata, tilknyttes det automatisk til alle de hold, der oprettes under dette kursus 4. Udfyld sektionen Gyldighedsperiode Indtast gyldighedsperioden i boksen. Værdien 0 angiver at kursusbeviset aldrig udløber 5. Såfremt kurset du opretter skal recertificeres, er det her i Certificeringer, at du skriver hvornår 6. Udfyld sektionen Tilmelding Tillad kursisttilmelding: Markér afkrydsningsfelt, hvis kursister skal kunne tilmelde sig selv. Ellers vil det kun være administratorer og sagsbehandlere, der kan tilmelde kursister 11
Tillad kun tilmelding til ét hold ad gangen: Markér afkrydsningsfelt, hvis det ikke skal være muligt for kursisten at tilmelde sig flere hold under samme kursus 7. Udfyld sektionen Tildeling af ledige pladser Automatisk: Systemet håndterer deltagerlisten Manuel: Alle kursister tvinges på venteliste og tildeles derefter plads af administratoren 8. Udfyld sektionen Venteliste Ingen: Markér hvis det ikke skal være muligt at komme på venteliste Manuel: Marker hvis ventelisten skal håndteres af administratoren Automatisk: Markér hvis systemet skal håndtere ventelisten Automatisk/manuel: Markér hvis ventelisten skal håndteres af systemet før tilmeldingsfristen og af administratoren efter 9. Udfyld sektionen Afmelding Bindende tilmelding: Markér afkrydsningsfelt, hvis kursisten ikke skal kunne afmelde sig holdet igen Tillad afmelding af venteliste efter frist: Markér afkrydsningsfelt, hvis kursisten skal kunne afmelde sig selv 10. Udfyld sektionen Ansvarlige Administration: Du er automatisk valgt som administrator Konsulent: Vælg den faglige kontaktperson på kursusaktiviteten. Vedkommendes oplysninger vil blive vist under kursusaktiviteten Benyt anden kontaktinformation: Markér afkrydsningsfelt, hvis du ønsker at angive andre oplysninger end stamoplysningerne. Bemærk! Der skal altid i Region Hovedstaden oplyses både telefonnr. og e-mail. Sættes flueben i Benyt anden kontaktinformation, så underkender den konsulentens navn og auto-oplysninger. Husk derfor også at skrive et navn ved telefonnr. og e-mail. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet, fremkommer en tekstboks, hvor du kan indtaste de ønskede oplysninger. 12
11. Klik på knappen Opret Du får nu adgang til yderligere ni faner, der vedrører forskellige opsætningsmuligheder for kurset. Fanen målgrupper 1. Klik på knappen Ny målgruppe 2. Afkryds knappen ved obligatorisk, hvis kursusaktiviteten er obligatorisk for den givne målgruppe. Brugere, som er omfattet af denne målgruppe, vil notificeres om kurset på Min side 3. Vælg Matchtype 13
4. Vælges Beregnede brugere åbnes et nyt vindue, hvor målgruppen kan præciseres. Under Organisation vælges de enheder der er en del af målgruppen og som du, som lokaladministrator, har adgang til. Dernæst afkrydses hvilke Stillingskoder, som befinder sig i målgruppen. Ligeledes afkrydses Klinisk speciale, hvis et sådanne eksisterer 5. Tilføj ny målgruppelinje, hvis der skal tilføjes (positive) endnu en målgruppe, eller hvis der skal frasorteres (negativ) medarbejdere fra den allerede oprettede linje 14
6. Klik på Gem Fanen Kvalifikationer Hvis kurset har en kvalifikation, er det her den vælges. Det er KUN efter aftale med sin centrale administrator i virksomheden, at lokale administratorer må sætte en kvalifikation ind, da den slår igennem på alle virksomheder. Fanen Betaling Fanen Betaling indeholder informationer om deltagerpriser og visningen af priser opsættes under denne fane. Prisgrupperne nedarves til holdene. Hvis priserne på nye og eksisterende hold skal ændres, skal de opdateres både på kursets og holdets betalingsfane. 15
1. Udfyld sektionen Generelt Vis priser inkl. moms i kataloget: Markér afkrydsningsfelt, hvis priserne altid skal vises inklusive moms (såfremt prisgruppen er momspligtig) 2. Udfyld sektionen Prisgrupper Pris pr. deltager: Prisgruppen afspejler kursets pris for den enkelte deltager Pris pr. hold: Prisgruppen afspejler kursets pris for hele holdet. Kursisten skal ikke vælge en pris ved tilmelding, da der kun kan angives én prisgruppe 3. Som udgangspunkt er standardprisen på et nyt kursus 0 kr. og er ikke momspligtig. Det er muligt at ændre prisen, beskrivelsen og moms på en prisgruppe 1. Klik på ikonet rediger 2. Ret Pris til nyt beløb 3. Ændr Beskrivelsen 4. Markér om prisgruppen skal være Momspligtig 5. Klik på ikonet for at gemme ændringerne. Kursusaktiviteter kan have flere prisgrupper. Eksempelvis kan eksterne deltagere have en anden pris end organisationens egne medarbejdere. 1. Klik på knappen Ny Prisgruppe 2. Udfyld sektionen Ny Prisgruppe Momspligtig: Markér afkrydsningsfelt, hvis der skal betales moms af prisen Pris excl. moms: Indtast prisgruppens pris uden moms Beskrivelse: Indtast en kort tekst for målgruppen 3. Klik på knappen Opret 4. Sektionen Priskommentar udfyldes, hvis der er kort tekst som er fælles for og som vedrører alle kursets prisgrupper 5. Tilknyt handelsbetingelserne 16
Hvis din organisation har udarbejdet fælles domænespecifikke handelsbetingelser, kan disse tilknyttes. Alternativt kan kursusspecifikke handelsbetingelser skrives ind. Handelsbetingelser vises, når kursisten tilmelder sig et hold, hvor der opkræves betaling. Fanen Katalog På fanen Katalog er det muligt at tilpasse hvilke informationer, der skal vises i kataloget. 1. Udfyld sektionen Katalogvisning Vis kurset i kataloget: Kurset bliver synligt i kataloget Skjul automatisk hvis ingen hold: Kurset vises i kataloget så længe, der er uafsluttede hold. Bemærk! Hvis der er flueben i Skjul automatisk hvis ingen hold, kan agenten ikke benyttes, da kurset så ikke vises i kataloget. Vis prisinformation: Prisgrupper og priskommentarer bliver synlige. Vis kun første og sidste periode: Den første og sidste periode for holdet vises 17
Vis antal kursister der har fået en plads: Viser det antal kursister, der er tildelt plads på kurset, antal pladser samt antal kursister på venteliste Vis deltagerliste: Viser en liste med navne og ansættelsessteder på kursister, der er tildelt plads eller er på venteliste På alle kurser skal kontaktinformationer på administrator og konsulent være synlige - klik derfor på Vis kontaktinformation for kursusansvarlige Sted - Vis sted - Vis postnr./by Vis underviserinformation: Navn og CV på underviseren/underviserne bliver synlige, hvis underviseren har indtastet oplysningerne Vis underviserbillede: Billede af underviseren/underviserne bliver synligt, hvis underviseren har uploadet et billede Aktivér agent: Automatisk e-mailinformation til kursisten (hvis der oprettes et nyt hold ud fra kurset). Agenten er god til tilbagevendende kurser og kan ikke benyttes, hvis der er flueben i Skjul automatisk hvis ingen hold. I sektionen Katalogudgivelse vælges om kursusaktiviteten kun skal være synlig i medarbejderkataloget eller om aktiviteten også skal kunne ses af eksterne deltagere uden for Region Hovedstaden. Klik på knappen Tilføj for at tilføje kataloger Klik på knappen Fjern for at fjerne kataloger, som kurset ikke skal vises i Som administrator kan du sende direkte links, (også kaldet dybe links ) til kursister, som skal guides direkte til enten katalog, markedsplads eller kursus, via mail. De direkte links fungerer på både offentlige og skjulte kataloger. Kopiér linket og sæt ind, hvor det ønskes. Klik på det ønskede link, f.eks. Vis link til katalog ud for kataloget. Linket vises herefter i sektionen Direkte links, hvorfra det kan kopieres 18
Fanen Deltageroplysninger De oplysninger kursisten indtaster om sig selv ved holdtilmelding overskriver kursistens stamdata. Oplysningerne gemmes sammen med holdets deltagerliste. Derfor vil ændringer i kursistens data efter holdtilmelding kun virke fremadrettet og ikke påvirke allerede tilmeldte hold. DER MÅ IKKE SÆTTES FLUEBEN I DISSE TRE FELTER! 1. Sektionen Brugerprofil henvender sig til eksterne deltagere og Region Hovedstaden har besluttet, at vi IKKE benytter disse funktioner. Der må derfor ikke sættes flueben i nogle af de tre, nedenfor beskrevne, rubrikker. Afkrydses Tillad deltagere uden brugerprofil, kan eksterne deltagere tilmelde sig en kursusaktivitet, uden vedkommende får en brugerprofil. Det betyder, at deltagerens oplysninger kun kan søges frem under den unikke aktivitet. Der vil altså ikke kunne søges stamdata på disse deltagere, ligesom deltagerne ikke har adgang til et grupperum Afkrydses Tillad deltagere uden CPR vil deltagernes oplysninger kunne findes frem i Kursusportalen og vedkommende vil havde en Min Side, blot uden at CPR benyttes Afkrydses Tillad anonym tilmelding vil de tilmeldte personer ikke få en brugerprofil i Kursusportalen og de kan dermed ikke logge ind, se evalueringer m.m. Der kan ikke afkræves evt. betalingsinformationer hos anonyme tilmeldte, og det anbefales derfor kun at aktivere anonym tilmelding, hvis aktiviteten er gratis eller hvis der er betaling i døren. 2. Afkryds hvilke oplysninger du skal bruge under sektionen Stamoplysninger. Afkrydses feltet med * vises det på tilmeldingsformularen. Afkrydses feltet med ** skal feltet udfyldes i kursistens tilmeldingsformular. Man kan sige det på en nem måde * = Nice to know ** = Need to know Navn: Kursistens navn Adresse: Kursistens private adresse 19
Postnr./by: Kursistens private postnummer og by Privattelefon: Kursistens private telefonnummer Mobil: Kursistens private mobilnummer Stilling: Kursistens stillingsbetegnelse E-mail: Kursistens mail-adresse CPR: Kursistens CPR-nummer OBS. CPR-nummer sløres på brugerformularen, således at en visning af CPR-nummer kræver eksplicit handling. Samtidig gennemføres ekstraordinær logning, hvis CPR-nummer vises fra brugerformularen. 3. Udfyld sektionen Oplysninger om ansættelsessted Ansættelsessted: Navn på fysisk placering. I Region H er det besluttet, at der SKAL være flueben i rubrikken med ** på samtlige kurser. Afdeling: Navn på afdeling Afsnit: Navn på afsnit Adresse: Adresse på fysisk placering Postnr./by: Postnummer og by for fysisk placering Arbejdstelefon: Telefonnummer på arbejdstelefon Medarbejdernummer: Medarbejderens unikke nummer EAN-nummer: Lokationsnummer til elektronisk fakturering (13 cifre) 4. Hvis der er behov for ekstra oplysninger kan sektionen Ekstraoplysninger benyttes. Tilføj ekstraoplysninger ved med listepilen at vælge blandt allerede oprettede ekstraoplysninger eller ved at oprette nye kursusspecifikke spørgsmål 1. Klik på knappen Opret ny 2. Udfyld stamdata for ekstraoplysningen Navn: Indtast spørgsmålet der skal svares på Hjælpetekst: Indtast en hjælpetekst som uddyber spørgsmålet Type: Vælg svartypen - det kan være tekst, tal, dato eller liste 3. Klik på knappen Opret 20
Hvis du har valgt typen Liste, fremkommer sektionen Valgmuligheder i liste. Her opretter du svarmulighederne til spørgsmålet. Spørgsmålet er: Hvor er du ansat? Så udfyldes tekstboksen med det første svar Offentlig og der klikkes på knappen Tilføj Dernæst udfyldes det næste svar Privat og der klikkes på knappen Tilføj. Der er adgang til ekstraoplysninger via venstremenuen, hvor du både kan finde kursusspecifikke og domænespecifikke spørgsmål. Fanen Beskrivelser Under fanen Beskrivelser er der mulighed for at oprette en kort beskrivelse og en udvidet beskrivelse af kursusindholdet samt en tekst til kursusbeviset. 21
1. Skriv en kort beskrivelse, der skal fange brugerens interesse og give et hurtigt overblik over kurset. Teksten vises sammen med et billede og de udbudte hold 2. Skriv evt. en udvidet beskrivelse. Den udvidede beskrivelse vises via et link på siden med den korte beskrivelse. Linket åbnes i et pop-up vindue. Bemærk! Når brugerne klikker på udvidet beskrivelse, så vises den korte beskrivelse øverst. Man skal derfor være opmærksom på, ikke at skrive det samme. 3. Hvis Der udstedes bevis er valgt under fanen Stamdata, så skal tekstboksen Tekst til kursusbevis udfyldes. 4. Klik på Gem Fanen Dokumenter Under fanen Dokumenter er det muligt at tilføje dokumenter til kurset. Kursisterne har herefter mulighed for at downloade dokumenterne via et link, når de læser kursusbeskrivelsen. Det kan eksempelvis være en flyer, anmeldelse, et program eller en præsentation, som kan have interesse for potentielle deltagere. 22
Det er muligt at strukturere dokumenterne i mapper, hvis der skal uploades adskillige dokumenter. 1. Klik på knappen Opret ny mappe 2. Indtast navnet på mappen i feltet Navn 3. Klik på knappen Opret mappe 4. Tilføj dokumenter til mappen Efterfølgende kan dokumenterne uploades i mapperne. Hvis der kun er få dokumenter, uploades disse blot under Tilføj dokumenter 1. Klik på knappen Tilføj dokumenter 23
2. Klik på knappen Vælg 3. Vælg den fil du vil tilføje i dialogboksen Vælg fil til overførsel 4. Klik på knappen Tilføj 5. Klik på knappen Luk vindue 24
Fanen Automatiske meddelelser Under fanen Automatiske meddelelser tilknyttes de bekræftelsesmails, der udsendes automatisk fra systemet til kursisten. Meddelelserne er inddelt i sektionerne Automatiske bekræftelser og Automatiske påmindelser/rykkere. Du tilknytter nye meddelelser ved at klikke på Tilføj bekræftelse og/eller Tilføj påmindelser. Vælg, hvilken type bekræftelse, du skal have tilknyttet og klik på den. Klik på Vælg. 25
Klik på Vælg ud for din virksomheds/afdelings meddelelse. Du har nu vedhæftet den meddelelse, som skal sendes ud ved tilmelding. Hvis der skal tilføjes flere meddelelser gentages proceduren. 26
På siden Konfigurer påmindelse skal du her vælge: Hvilken meddelelse, der skal sendes ud Indstillinger for meddelelsen, herunder om den skal vises på kursistens Min side Antal dage før/efter meddelelsen skal sendes Du har mulighed for at vælge, om din opsætning skal være aktiv med det samme. Hvis ikke kan du altid aktivere den ved senere lejlighed. Selve notifikationen er synlig på Min side under de aktive tilmeldinger på siden Mine aktiviteter. Under Automatiske påmindelser/rykkere er det vigtigt at du skriver et realistisk antal dage for, hvor mange dage før påmindelsen/rykkeren skal sendes ud. De nederste tre påmindelser kommer kun på, hvis du i fanen stamdata, har sat gyldighedsperiode ind. Bemærk! Ved Påmindelse: Evaluering af kurset (e-mail) Hvis der ikke er registeret fremmøde og gennemført på holdet, så sendes denne påmindelse også ud til de personer der ikke har deltaget. Dette skal man have med i sine overvejelser, når der vælges antal dage. 27
Indholdet af de valgte meddelelser, tilknyttede dokumenter osv. kan ses ved at klikke på meddelelsesnavnet i kolonnen Valgt meddelelse. Dialogboksen Rediger/Se meddelelse åbnes. Hvis den valgte meddelelse er domænespecifik, er den låst for redigering. I stedet for at vælge en domænespecifik meddelelse, kan der oprettes en ny kursusspecifik meddelelse. 1. Klik på knappen Vælg ny ud for den meddelelsestype, der skal tilknyttes 2. Klik på knappen Ny meddelelse 3. Skriv et kendenavn på meddelelsen under Navn. F.eks. holdnummeret. 4. Skriv meddelelsens overskrift under Emne 5. Skriv hvem meddelelsen er fra 6. Tilknyt din signatur eller evt. en domænespecifik signatur 7. Klik på knappen Gem Der foldes nu tre faner ud. Under fanen Meddelelse skrives beskeden. Flettekoderne i højre kolonne kan evt. hjælpe. 28
Sektionen kalenderbooking kan benyttes, hvis man ønsker at give deltagerne mulighed for at lagre oplysningerne i deres Outlook kalender. Under fanen Dokumenter kan der uploades dokumenter, som skal sendes med ud til deltagerne. Fanen Eksempel giver mulighed for at kontrollere meddelelsen, førend den sendes ud til deltagerne. 29
1. Det aktuelle kursus og holdnr. vælges, hvis det ikke allerede fremgår. Dernæst indtastes din e-mail adresse og der klikkes på Send e-mail. Du vil nu modtage præcis den samme e-mail, som du er ved at sende til deltagerne på det angivne hold 2. Når e-mailen er kontrolleret klikkes på knappen Tilbage 3. Du får valgmuligheden om at vælge mellem den nye kursusspecifikke meddelelse med grå stjerne eller den oprindelige domænemeddelelse med gul stjerne 4. Klik på knappen Vælg 30
Fanen Billede På fanen Billede er der mulighed for at indsætte et billede, som bliver vist sammen med kursusbeskrivelsen i kataloget. 1. Klik på knappen Vælg 2. Vælg det billede du ønsker at tilføje i dialogboksen Vælg fil til overførsel Billedet skal være af filtypen jpg, png eller gif. Billedet skal være i 200x140 pixels. Det må gerne være større blot formatet er 10:7 og maksimalt fylder 100KB. Hvis dit billede skal gøre mindre, kan du i venstremenuen under System Hjælp og Support Pixlr, gøre det mindre. Det er et gratis billedredigeringsprogram. 3. Klik på knappen Upload Klik på Nulstil for at fjerne billedet igen. KOPIERING AF KURSUS Såfremt du har behov for at kopiere et eksisterende kursus, så har du nu mulighed for dette. 31
Klik på ikonet med de stykker papir. Husk at ændre navn på kursus vær også opmærksom på, at et kopieret kursus som udgangspunkt er Under definition. OPRETTELSE AF HOLD Det er kun muligt at tilmelde sig en kursusaktivitet, hvis der er oprettet tilhørende hold. Et hold indeholder informationer om datoer, klokkeslæt, adresser, lokaler, deltagerlister og undervisere for kurset. 32
I administrationsmodulet, klik på Hold i venstremenuen 1. Klik på knappen Nyt hold Fanen Stamdata 1. Udfyld sektionen stamdata Ansvarlig: Du er ansvarlig administrator for holdet Kursus: Vælg det kursus, som holdet skal oprettes under Holdnr.: Indtast et unikt nummer Holdnummeret kan både indtastes manuelt eller oprettes automatisk. Ved at klikke på Find holdnr. åbner dialogboksen Find holdnr., som foreslår næste nummer, som ikke er i brug Indtast nyt nummer i feltet Start fra under sektionen Søg ledigt nummer Klik på knappen Søg I sektionen Resultat foreslås det næste ledige nummer 33
Klik på knappen Vælg og luk 2. Når Kursus er valgt, fremkommer to felter mere, som skal udfyldes Maks. pladser: Indtast maks. antal kursister på holdet Min. pladser: Indtast min. antal kursister på holdet for at kurset bliver aktuelt 3. Udfyld sektionen Tilmeldingsfrist og udgivelse Tilmeldingsfrist: Vælg/indtast den sidste dag og klokkeslæt, kursister kan tilmelde sig Udgivelse: Vælg/indtast den dag og klokkeslæt, holdet bliver synligt i kataloget. Det er ikke nødvendigt at udfylde Udgivelse. Lader du feltet være tomt, vil holdet være tilgængeligt i kataloget så snart der åbnes for tilmelding og der er oprettet perioder Tilmeldingsfrist og Udgivelse kan både udfyldes manuelt eller automatisk: Manuel: Indtast dato og tid i boksen Angiv dato/tid eller vælg det på ikonerne Automatisk: Vælg markeringsfelt, hvis systemet selv skal udregne udgivelsesdatoen ift. første periodestart (første kursusdag). Den dag er dag 0 i systemet. Hvis et kursus f.eks. starter 1. april og det skal være udgivet tre måneder før, markerer du alternativknappen M og vælger -3 i rullelisten. Minus indikerer at tidspunktet ligger før dag 0, dvs. første periodes startdato 4. Udfyld sektionen Kursusbevis Der udstedes bevis: Markér afkrydsningsfelt, hvis brugerne får et kursusbevis efter endt kursus Administrationskopi: Vælg Ja eller Nej med alternativknapperne 5. Udfyld sektionen Gyldighedsperiode Gyldighedsperiode er den periode, hvor kurset er gyldigt. Efter endt periode skal beviset generhverves. Værdien 0 angiver at kursusbeviset aldrig udløber. Indtast antal måneder i tekstboksen 6. Klik på knappen Opret 7. Udfyld sektionen Status. Når status ændres til Åben for tilmelding, er det muligt for brugerne at tilmelde sig, hvis der er oprettet min. én periode (kursusdag) og hvis den valgte udgivelse ikke forhindrer det 8. Aktiver grupperummet: Markér afkrydsningsfelt, hvis brugerne skal have adgang til et fælles forum for det pågældende hold 9. Aktiver opgaveaflevering: Markér afkrydsningsfelt, hvis underviseren skal kunne tildele brugerne afleveringsopgaver samt modtage besvarelser fra brugerne. Ved at aktivere opgaveaflevering aktiverer du samtidig også fanen Opgaver på grupperummet 34
10. Aktiver sektionen Tilmeldingskode. Hvis du ønsker at begrænse tilmelding til holdet, så kun brugere, der kender en vis kode, kan tilmelde sig 11. Indtast kode i tekstboksen 12. Under sektionen Katalogudgivelse kan du vælge om kursusaktiviteten både skal udgives i Medarbejderkataloget og/eller kataloget for eksterne deltagere 13. Klik på Tilføj 14. Klik på knappen Gem. Hermed udsender systemet en e-mail til de brugere, der har oprettet en holdagent for at få besked, når nye hold på netop dette kursus oprettes. Medmindre markeringen i afkrydsningsfeltet Send agent e-mails er fjernet eller du ikke har markeret Aktivér agent under kursusoprettelsen Fanen Tilmeldingsbegrænsning Er du i tvivl om hvilken målgruppe der er på kurset, kan du klikke på Hent fra kursus, så overføres kursets målgruppe. Den kan blive på holdet, den kan slettes eller du kan ændre i den. Hvis du vil tilføje en anden målgruppe på dette hold eller en ekstra målgruppe, klikker du på Ny tilmeldingsbegrænsning. 1. Indtast navnet på tilmeldingsbegrænsningen. Navnet er synligt for alle i kataloget, når der klikkes på målgruppe-ikonet i Medarbejderkataloget. 2. Afkryds knappen ved obligatorisk, hvis kursusaktiviteten er obligatorisk for den givne tilmeldingsbegrænsning. Brugere, som er omfattet af denne tilmeldingsbegrænsning, vil notificeres på Min side 3. Vælg Matchtype og tryk Opret. 4. Vælges Beregnede brugere åbnes et nyt vindue, hvor målgruppen kan præciseres. Under Organisatorisk enhed vælges de enheder, som er en del af målgruppen og som du som lokaladministrator har adgang til. Dernæst afkrydses hvilke Stillingskoder, som befinder sig i målgruppen. Ligesom Klinisk speciale afkrydses, hvis et sådanne eksisterer 35
5. Tilføj ny tilmeldingsbegrænsning, hvis der skal tilføjes endnu en målgruppe (positive), eller hvis der skal frasorteres medarbejdere fra den allerede oprettede linje (negativ) 6. Klik på Gem Fanen Betalinger Hvis Betaling er valgt under oprettelsen af kurset, vil det nedarves på de tilknyttede hold. Udfyldes fanen Betaling under holdoprettelsen, vil den være gældende på netop det valgte hold, på trods af de øvrige betalingsbetingelser for kurset. 1. Klik på knappen Ny prisgruppe 2. Udfyld sektionen Ny prisgruppe Klik på Opret Momspligtig: Markér afkrydsningsfelt, hvis der skal betales moms af prisen Pris ekskl. moms: Indtast prisgruppens pris uden moms Beskrivelse: Indtast en kort tekst for målgruppen 36
Fanen Perioder Her defineres hvilke dage og tidsrum det specifikke hold skal finde sted samt hvor det skal afholdes. Udfyld 1. Startdato: Vælg dato for undervisningen 2. Dage: Indtast antal dage undervisningen strækker sig over 3. Start kl.: Vælg starttidspunkt for holdet 4. Slut kl.: Vælg sluttidspunkt for holdet 5. Sted: Vælg hvor undervisningen foregår 6. Lokale: Vælg i hvilket lokale, undervisningen foregår 7. Underviser: Vælg underviser/-e 8. Evaluering: Vælg evalueringsskema. Vær opmærksom på, at det nu er muligt at lukke for en evaluering. Evalueringen lukkes ved at gå i redigeringsmode og fjerne fluebenet ud for evaluering. Når evalueringen lukkes, så sendes der ikke længere påmindelser ud til de kursister, som ikke har evalueret. En evt. påmindelse fjernes samtidig fra kursistens Min side I Region Hovedstaden er det besluttet, at der på alle tværregionelle kurser, skal sættes et standardevalueringsskema på. 9. Emne: Indtast eventuelt et emne for den konkrete periode. Det indtastede vil fremgå af fanen Kontrakter og vises på evalueringsskemaet 10. Klik på knappen Opret 37
Fanen E-læring Det er muligt at tilknytte allerede eksisterende e-læring til de enkelte hold. 1. Vælg om Beregning af gennemført skal ske manuelt eller automatisk 2. Vælg den Kategori, hvori e-læring er lagret. 3. Under Materiale tilknyttes det e-læring, der skal bruges 4. Vælg hvor længe materialet skal være tilgængeligt 5. Tillad nulstilling af resultater, hvis kursisterne selv skal kunne nulstille deres resultater i e- læringsprogrammet 6. Klik på knappen Tilføj 7. Hvis kursisterne skal have det direkte link til e-læring tilsendt, klikkes på Vis link til materiale. Derefter bliver adressen synlig i Direkte links, hvorfra den kan kopieres 38
Fanen Tilmelding På fanen Tilmelding vises kursisternes navne efterhånden som de tilmeldes. Brug alternativknapperne til at søge efter bestemte brugere under sektionen Filter. Det er også muligt selv at tilmelde brugere under sektionen Handlinger. 1. Klik på Tilmeld brugere 1. Klik på knappen Ny bruger eller Søg bruger alt efter, om du vil oprette en ny bruger og tilmelde denne eller tilmelde en eksisterende bruger 2. Klik på knappen Vælg ud for den bruger, du ønsker at tilmelde 3. Klik på knappen Ok Når brugeren er valgt, skifter fanen til 2. Brugere. 39
Minimum XX Oplysninger mangler fortæller, at der mangler oplysninger på kursisten for at tilmeldingen kan gennemføres. Klik på det røde link Minimum XX oplysninger mangler Udfyld de manglende oplysninger eller markér afkrydsningsfeltet Tillad at gemme uden alle påkrævede felter er udfyldt for at omgå obligatoriske felter Klik på knappen Gem Klik på knappen Tilbage og derefter Næste. Det er nu muligt at tilføje flere brugere via knapperne Ny bruger og Søg bruger. Fanen skifter nu til Meddelelser, hvor det er muligt at vælge/fravælge udsending af automatiske e-mails og manuelle meddelelser. 1. Markér afkrydsningsfeltet Send automatiske bekræftelser (e-mail) eller Send manuel meddelelse (e-mail/brev) I sektionen Automatiske bekræftelser vises de meddelelser, som brugeren modtager, hvis afkrydsningsfeltet er markeret. 2. Klik på knappen Næste Fanen skifter nu til 4. Gennemfør. 40
Her får du et overblik over tilmeldingen ved de forskellige sektioner: Sektionen Information viser oplysninger om holdet Sektionen Pladsfordeling før handling viser, fordelingen af pladser før tilmeldingen udføres Sektionen Pladsfordeling efter handling viser, fordelingen af pladser efter tilmeldingen er udført Sektionen Handlingsopsætning viser, hvilket katalog brugeren logges ind i, når de klikker på evt. link sendt pr. mail Sektionen Valgte brugere viser hvilke brugere, der tilmeldes 3. Klik på knappen Udfør handling 1. Klik på knappen Se resultat 41
Fra fanen Tilmeldinger er det også muligt at udføre andre handlinger på alle eller enkelte brugere på holdet. Det øverste handlingsikon i den sorte bjælke udfører handlinger på de kursister, som er markeret. Ved at klikke på ikonet åbner dialogboksen Handlinger. I dialogboksen Handlinger kan der udføres en række handlinger for den/de valgte kursister, f.eks. handlinger vedr. flytning, holdtilmelding, kommunikation med brugerne eller udtræk af kursistoplysninger til Excel eller som Pdf. Handlingen Flyt til andre hold 1. Klik på Flyt til andet hold 42
2. Klik på knappen Vælg ud for det hold, brugerne skal flyttes til. Hvis der er krævede oplysninger, som mangler på kursisten profil, skal de udfyldes 3. Klik på knappen Tilbage og derefter Næste 4. Fanen skifter nu til Meddelelser, hvor det er muligt at fravælge udsending af automatiske e-mails samt vælge udsending af manuelle meddelelser I sektionen Automatiske bekræftelser vises de meddelelser, som brugeren modtager, hvis afkrydsningsfeltet er markeret. 5. Klik på knappen Næste 6. Fanen skifter nu til Gennemfør 7. Klik på knappen Udfør handling 8. Klik på knappen Se resultat Handlingen Tildel plads Handlingen Tildel plads er en funktion, der gør det muligt for administratoren manuelt at tildele en bruger en plads, hvis denne f.eks. står på venteliste. Handlingen foregår på samme måde som ved en administrator tilmelding. Handlingen Tilmeld venteliste Handlingen Tilmeld venteliste er en funktion, der gør det muligt for administratoren manuelt at tildele en bruger en plads på venteliste. Handlingen Afmeld hold Handlingen Afmeld hold er en funktion, der gør det muligt for administratoren at afmelde en eller flere deltagere fra holdet, både før og efter tilmeldingsfristen. Handlingen Ret deltageroplysninger Hvis betalingen for enkelte kursister skal justeres, kan dette gøres under Ret deltageroplysninger. Handlingen Send Meddelelse (e-mail/brev) Det er muligt at sende manuelle meddelelser til en bruger fra systemet. Den manuelle meddelelse kan være af typen kursusspecifik eller domænespecifik. 1. Klik på Send meddelelse (e-mail/brev) 2. Sikre dig at meddelelsen sendes til rette modtager. Klik på knappen Næste 3. Klik på knappen Vælg ny for at vælge blandt kursusspecifikke meddelelser eller domænespecifikke meddelelser 4. Vælges Ny meddelelse åbnes et nyt vindue. Stamdata og følgende tre faner udfyldes jf. s. 24 Fanen Automatiske meddelelser Handlingen Send SMS 1. Klik på Send SMS 43
2. Klik på knappen Næste 1. Indtast Emne. Emnefeltet vises ikke i sms en, men bruges i en oversigt ved handlingen Se meddelelser 2. Indtast Indhold 3. Klik på knappen Send SMS Handlingen Se meddelelser De e-mails, der bliver sendt til hver bruger, gemmes i systemet. Handlingen Se meddelelser giver derved et overblik over en brugers færden i systemet, f.eks. ved at kigge på udsendte e-mails. 44
1. Klik på Se meddelelser i dialogboksen Handlinger 2. Klik på meddelelserne nedenfor kolonnen Emne for at se indholdet Handlingen Udtræk data til Excel/pdf 1. Klik på Udtræk data til Excel/pdf 45
1. Markér afkrydsningsfelter med de oplysninger, der skal hentes i sektionerne Private oplysninger (Excel/pdf) og Aktuelle ansættelsessted (Excel/pdf) 2. Klik på knappen Excel eller PDF for det filformat udtrækket skal være 3. Åbn eller gem dokumentet i dialogboksen åbne eller gemme Handlingen Se Tilmeldingshistorik Tilmeldinger og afmeldinger for hver bruger gemmes. Handlingen Tilmeldingshistorik giver derved et overblik over en brugers færden. Handlingen Se Ændringshistorik Når et system som Kursusportalen opbevarer personlige data om personer, er det et lovkrav at gemme historik på disse ændringer og logge hvem, der ser de personlige data. I sektionen Filter kan du i rullemenuen Vis vælge, om du vil have vist Ændringer, Visninger eller Alle. Handlingen Log på som For at lokale administratorer kan guide og hjælpe sine brugere bedst muligt ved at logge ind i systemet som en specifik bruger. Det er dog ikke muligt at logge ind som andre administratorer. 46
1. Klik på knappen Log på som og du kan se oppe i højre hjørne, at den specifikke brugers navn er fremkommet. Du er nu logget på som vedkommende Fanen Mødeprotokoller Fanen Mødeprotokoller indeholder en oversigt over de brugere, der har fået tildelt en plads på holdet i listen Antal fundet. Brug evt. Filter til at søge efter bestemte brugere. Det er muligt at hente deltagerlisten som pdf-fil under sektionen Handlinger. 1. Klik på Hent deltagerliste som pdf eller Excel Ved at klikke på det øverste handlingsikon, er det muligt at udføre en række handlinger for alle de markerede brugere i dialogboksen Handlinger. Handlingen Rediger opgaver Tilføj opgaver målrettet en eller flere deltagere. Opgaverne er kun til eget brug. Opgaverne kan bruges til at huske workflowet i forbindelse med særlige hold eller brugere. F.eks. huske at bestille lokaler, opfølgning på kursusbevis, bestilling af forplejning m.m. Handlingen Registrér/udskriv fremmøde For at registrere fremmøde og udskrive en protokol, klikkes på Registrér/udskriv fremmøde. 47
1. Udfyld data for brugerne Dato: Vælg i rullemenuen den periode fremmødet skal registreres for Fremmødt: Markér afkrydsningsfelt, hvis brugeren er fremmødt Fraværende: Markér afkrydsningsfelt, hvis brugeren er fraværende. Hvis en bruger har været fraværende, skal du vælge mellem alternativknapperne L (lovligt fravær) og U (ulovligt fravær). Du kan evt. skrive en lille kommentar i feltet. Udskriv: Klik eventuelt på knappen for at udskrive registreringen 2. Klik på knappen Gem 3. Klik på knappen Luk vindue Handlingen Registrér gennemførslen Kursisterne kan godt være fremmødt uden at have gennemført kurset. Eksempelvis hvis der er e-læring, tests eller andet som kursisten skal bestå, inden de kan registreres som havende gennemført. 1. Afkryds de kursister i Mødeprotokollen, som skal registreres som Gennemført kurset, ikke gennemført kurset eller alternativt nulstil registrering 2. Hvis eksempelvis et e-læringsmateriale er gennemført, men ikke registreret korrekt, er der mulighed for at give merit, hvis man har dokumentation for, at det er gennemført. 3. Husk at klikke på Gem 48
Vær opmærksom på, at denne dato ikke automatisk er sidste kursusdato! Datoen rettes manuelt. Handlingen Registrér som afsluttet Hvis du har valgt at registrere opgaver til eget brug enten under enkelte kursister eller under hele hold, så kan disse opgaver afsluttes/ikke afsluttes på en enkel kursist eller på hele holdet. Handlingen Se e-læringsresultater Hvis der er tilknyttet e-læring til holdet, kan e-læringsresultaterne hentes til Excel. Handlingen Tildel merit Kursister, som allerede har deltaget på lignende undervisning og derfor ikke har grund til at gennemføre kursusaktiviteten, kan tildeles merit. Handlingen Se/udskriv evalueringer Hvis holdet har tilknyttet en evaluering under periode oprettelse vil handlingen se/udskriv evalueringer være synlig. 1. Klik på se/udskriv evalueringer Hver linje henviser til en evalueret kursusgang 49
2. Klik på ikonet under skemaet, hvis du ønsker at udskrive et eksemplar af skemaet til udfyldelse 3. Afkryds Anonyme kursister, hvis du ikke ønsker at se kursisternes navne i besvarelsen. Dette kan blandt andet være relevant, hvis evalueringen skal gennemlæses af flere konsulenter/undervisere Handlingen Indtast evalueringer Hvis holdet har tilknyttet en evaluering under periode oprettelser, vil handlingen Indtast evalueringer være synlig. Handlingen bruges, hvis kursisterne har udfyldt evalueringerne i hånden. 1. Under Filter vælges den periode evalueringen gælder 2. Klik på Vælg ud for det navn, som evalueringen gælder 3. Udfyld skemaet og klik på Gem eller Gem og næste Handlingen Udskriv/e-mail/eksporter kursusbevis Klik på Udskriv/e-mail/eksporter kursusbevis i dialogboksen 1. Vælg/fravælg kursisterne afhængig af, om de skal modtage et kursusbevis eller ej. Klik på knappen Næste 2. Klik på knappen Vælg ny ud for Kursusbevis på fanen Udskriv/e-mail 3. Vælg det flettedokument du vil udskrive/maile i listen Antal fundet og klik på knappen Vælg 4. Indtast oplysningerne, hvis der fremkommer tomme felter i flettedokumentet 5. Klik på knappen Gem 6. Klik på knappen PDF for at gemme eller gennemse kursusbeviserne Dialogboksen åbne eller gemme fremkommer 7. Klik på Vælg ny ud for Meddelelser, hvis du vælger at sende kursusbeviserne til kursisterne. Meddelelsen er den e-mail kursisten modtager sammen med kursusbeviset 8. Find Kursusbevismeddelelsen under domænespecifikke meddelelser. Hvis beskeden ikke er brugbar for netop dette specifikke hold, klik da på Ny meddelelse 50
9. Se Automatiske meddelelser på s. 24 for oprettelse af Ny meddelelse Handlingen Udskriv/e-mail flettedokument Dit hospital eller din virksomhed har bestemt, hvilke bordkort og lignende som skal være tilgængelige. 1. Klik på Udskriv/e-mail flettedokument 2. Sikre dig at de udvalgte kursister forefindes på listen og klik på knappen Næste 3. Klik på knappen Vælg ny på fanen Udskriv/e-mail 4. Vælg det flettedokument du vil udskrive/maile i listen Antal fundet og klik på knappen Vælg 5. Tast oplysninger i de tomme felter, hvis de forekommer 6. Klik på knappen Gem 7. Klik på knappen PDF for at gemme dokumentet 8. Dialogboksen åbne eller gemme fremkommer 51
Fanen Opgaver Opret opgaver, der er rettet mod et helt hold, eller den enkelte kursist. Opgaverne kan bruges til at huske workflow i forbindelse med særlige hold eller brugere. F.eks. husk at bestille lokaler, opfølgning på kursusbevis, bestilling af forplejning m.m. Fanen Kontrakter På fanen Kontrakter udtrækkes Excel-data til kontrakter med f.eks. underviseren på holdet. Dataene på underviseren flettes ind i et andet dokument, f.eks. Word. 1. Underviser: Vælg underviser med listepilen 2. Periode: Vælg periode med listepilen eller sæt til --Alle-- 3. Klik på Udtræk Excel 4. I Excel, gem dokumentet som en.xls - fil 5. I Word gennemfør brevfletning med.xls - filen 52
GRUPPERUM Grupperummet i Kursusportalen er et online brugerfællesskab for undervisere og deltagere på de enkelte hold. Det er her medlemmerne kommunikerer via e-mail og fælles forum, uploader kursusmateriale, modtager og afleverer opgaver m.v. Et grupperum oprettes automatisk ved oprettelse af et nyt hold, ved at afkrydse Aktiver grupperum under Stamdata. Det kan også oprettes manuelt, hvor medlemmerne skal tilføjes af administratoren. Manuel oprettelse af Grupperum: 1. Klik på Grupperum i venstremenuen under Hold 2. Klik på knappen Nyt grupperum 3. Udfyld stamdata for grupperummet Navn: Indtast navnet på grupperummet 4. Markér alternativknappen Lukket eller Aktivt i sektionen Status 5. Marker afkrydsningsfeltet Aktiver opgaveaflevering hvis brugerne skal aflevere opgaver i forbindelse med kurset. Således tilføjes fanen Opgaver til grupperummet 6. Klik på knappen Opret Klik på Vis grupperum: På forsiden af grupperummet vises fire elementer. Fanen Brugere Indeholder en liste over samtlige medlemmer af grupperummet. Alle medlemmer kan sende mails til udvalgte medlemmer. Administratoren kan ligeledes tilføje nye medlemmer. Medlemmer er opdelt i Medlemmer, Redaktører og Administratorer, som har forskellige rettigheder: 53
Medlem: Kan læse og oprette beskeder, downloade dokumenter, oprette dokumentmapper under topniveau og udsende mails til andre medlemmer Redaktør: Kan - udover det medlemmer kan - omdøbe fællesmappen, oprette dokumentmapper på topniveau og oprette afleveringsopgaver Administrator: Kan - udover det medlemmer og redaktører kan slette og oprette indlæg, ændre rettigheder for medlemmer samt fjerne eller tilføje medlemmer Send e-mail 1. Markér de brugere, e-mailen skal sendes til 2. Klik på knappen Ny e-mail 3. Udfyld stamdata for mailen Emne: Indtast et emne Vedhæft filer: Vedhæft filer hvis det ønskes Indhold: Indtast e-mailteksten 4. Tilføj eller fjern medlemmer i sektionen Modtagere 5. Klik på knappen Send e-mail Skærmkvitteringen Afsending gennemført viser en afsendingsstatus for hver modtager i listen. Fanen Dokumenter På fanen Dokumenter kan samtlige medlemmer tilføje dokumenter og links til grupperummets dokumentsamling. Et grupperum har som standard altid to mapper: Mapper: Topniveauet hvor kun administratorer og redaktører kan oprette indhold Fælles mappen: Mappe som alle medlemmer kan tilføje dokumenter og links til 54
Opret ny mappe 1. Klik på Mapper i stifinderen til venstre for at markere mappen 2. Klik på knappen Opret ny mappe 3. Indtast navnet på mappen i dialogoboksen Opret ny mappe 4. Klik på knappen Opret Tilføj dokument/link 1. Klik på den mappe du vil tilføje dokumentet til 2. Klik på knappen Tilføj dokument/link 1. Type: Markér alternativknapperne Dokument eller Link 2. Vælg fil til overførsel eller indtast Link 55
3. Send notifikation til grupperummets medlemmer om dette: markér afkrydsningfelt, hvis det ønskes 4. Klik på knappen Tilføj 5. Klik på knappen Luk vindue hvis du ikke vil tilføje flere dokumenter/links Fanen Forum På fanen Forum er det muligt for alle grupperummets medlemmer at udveksle informationer. Medlemmerne kan oprette nye indlæg, kommentere på eksisterende indlæg og således deltage i en debat. 1. Klik på knappen Nyt emne 2. Udfyld stamoplysninger for emnet Emne: Indtast et emne til beskeden Indhold: Indtast din besked Tillad kommentar: Fjern markering i afkrydsningsfelt, hvis det ikke ønskes at andre brugere skal kunne kommentere på dit emne 3. Tilføj fil til din besked Klik på knappen Vælg og vælg fil i dialogboksen Vælg fil til overførsel Klik på knappen Tilføj 4. Send notifikation til grupperummets medlemmer om dette: Fjern markering, hvis det ikke ønskes at medlemmer modtager en mail, der oplyser dem om den nye besked Fanen Opgaver Er der behov for at kursisterne skal aflevere opgaver i forbindelse med kursusaktiviteten, så afkryds Aktiver opgaveaflevering under fanen Stamdata ved hold oprettelse. På den måde kommer fanen Opgaver til syne i grupperummet. 1. Klik på knappen Ny opgave 2. Udfyld Titel og Afleveringsfrist 3. Beskriv opgaven og vedhæft evt. opgaven som fil 4. Afkryds Send notifikation til grupperummets medlemmer om dette, hvis du ønsker at sende grupperummets medlemmer en e-mail med besked om opgaven 5. Når alle felterne er udfyldt, klik på knappen Gem Efterfølgende vil opgaveafleveringen kunne følges under fanen Opgaver. 56
RAPPORTER På siden Rapporter er det muligt at foretage en række standardudtræk til rapporter i Excel eller Pdf. Som lokaladministrator kan man kun trække rapporter for de kurser, som man selv er ansvarlig for. I sektionen Filter kan du med alternativknapperne vælge yderligere funktioner, som skal medtages i udtrækket: Arkiverede kurser Eksterne kurser Aktuelt ansættelsessted E-læringskurser Alt efter hvilken rapport du vælger, skifter alternativknapperne samt listepilene, som grundlæggende omfatter: Rapport Kursus Det er muligt at udarbejde rapporter over: Kursus/hold/deltager Skemabesvarelser Kursusevaluering Holdoversigt 57
Kursus/hold/deltager rapporter 1. Vælg om rapporten skal medtage Arkiverede kurser, Eksterne kurser, Aktuelt ansættelsessted og/eller E-læringskurser 2. Under Kurser afkrydses de kurser, som skal medtages i rapporten 3. Klik på knappen Tilføj valgte 4. Vælg inden for hvilken periode, rapporten skal gælde 5. Vælg hvilken status holdene i rapporten skal have 6. Under Oplysninger vælges specifikke oplysninger inden for Kursus, Hold, Periode og Deltager 7. Klik på knappen Excel (xml) eller PDF Skemabesvarelses rapporter Ved skemabesvarelser kan du medtage: Arkiverede kurser E-læringskurser 58