Afvigelser, Afhjælpende, korrigerende og T6 03.09.07 Formål Formålet med proceduren er At konstaterede afvigelser, fejl og uklarheder i procedurerne bliver rettet ved at der iværksættes afhjælpende eller korrigerende handlinger at afvigelser, fejl og uklarheder og de afhjælpende/korrigerende handlinger samt alle forbedringsforslag bliver registreret Overordnet at indføre en systematisk forbedringskultur Afgrænsning Proceduren omfatter hele KSsystemet og al sagsbehandling, som er underlagt kommunens natur og miljøadministration, herunder de opgaver, som Svendborg kommune løser for Ærø og Langeland kommuner ifølge aftale om forpligtende samarbejde, henvisning aftale. Proceduren omfatter alle afvigelser, som konstateres i den daglige sagsbehandling samt alle løbende forslag til forbedringer af systemet. Afvigelser, som konstateres ved intern audit er beskrevet særskilt i T5 vedr. intern audit Lovgrundlag Lov nr. 506 af 07.06.2006 om kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Bek.nr. 661 af 14.06.2006 om krav til kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Side 1 af 6
Afvigelser, Afhjælpende, korrigerende og T6 03.09.07 Beskrivelse HVAD: 1. Afvigelser 2. Afhjælpende handlinger 3. Korrigerende handlinger 4. Forebyggende handlinger 5. Opfølgning HVORNÅR: Løbende. HVEM: Alle medarbejdere under KSsystemet har ret og pligt til at påpege afvigelser og medvirke til at udvikle KSsystemet, bla. gennem forslag til forbedringer (). Alle medarbejdere under KSsystemet har ansvar for, at der ved afvigelser af procedurer udarbejdes en afvigelses/forbedringsrapport. De systemansvarlige har ansvar for, at der iværksættes afhjælpende eller korrigerende handlinger. Ledelsen/Teknisk Direktør har ansvar for ekstraordinært at godkende evt. fravigelse fra denne procedure. HVORDAN: Se nedenstående skema. Side 2 af 6
Afvigelser, Afhjælpende, korrigerende og T6 03.09.07 Opgave Ansvar Instruktion Alle medarbejdere under KSsystemet Systemansvarlige Teknisk Direktør 1. Afvigelser Med AFVIGELSER forstås: IKKEOPFYLDELSE AF KRAV, SOM ER NEDFÆLDET I KSSYSTEMETS PROCEDURER. Det sikres, at KSsystemets procedurer til hver tid er i overensstemmelse med lovgivningen og andre eksterne myndighedskrav gennem T1 vedr. dokumentstyring og T10 vedr. styring af eksterne dokumenter. Alle medarbejdere, der konstaterer en afvigelse har ret og pligt til at registrere denne, så der kan gennemføres afhjælpende eller korrigerende handlinger. Alle medarbejdere, der kan forudse en afvigelse har ret og pligt til at registrere denne, så der kan gennemføres. Registreringen foretages i en afvigelses /forbedringsrapport, som er en integreret del af Geoenviron, se T11 vedr. brug af Geoenviron. Afvigelses/forbedringsrapport kan også udfyldes som selvstændigt skema (uden for GeoEnviron), se Skabelon afvigelsesrapport 2. Afhjælpende handlinger Med AFHJÆLPENDE HANDLINGER forstås: HANDLINGER, DER FJERNER VIRKNINGEN AF EN PÅVIST AFVIGELSE. Hvis der er konstateret afvigelser i en konkret sag, skal der gennemføres afhjælpende handlinger. Side 3 af 6
Afvigelser, Afhjælpende, korrigerende og T6 03.09.07 Opgave Ansvar Instruktion Alle medarbejdere under KSsystemet Systemansvarlige Teknisk Direktør Afhjælpende handlinger kan have karakter af udbedring af fejl eller mangler (det vil konkret sige, at fejl rettes og/eller det manglende tilvejebringes). De systemansvarlige har ansvar for, at der iværksættes afhjælpende handlinger, og at der bliver fulgt op på dem. Teknisk Direktør har ansvar for at godkende evt. ekstraordinær fravigelse fra nærværende procedure for afhjælpende handlinger 3. Korrigerende handling Med KORRIGERENDE HANDLINGER forstås: HANDLINGER, DER FJERNER ELLER HINDRER FEJLEN I AT GENTAGE SIG. Korrigerende handlinger kan have karakter af nyformulering af politik, mål, procedurer mv. eller ændringer i leverandørkontrakter, paradigmer mv. De systemansvarlige har ansvar for, at der i samråd med det sagsansvarlige team træffes beslutning om at iværksætte korrigerende handlinger. Det sagsansvarlige team udarbejder forslag til evt. korrigerende handlinger, som godkendes af de systemansvarlige. De systemansvarlige kan ved behov for et større antal korrigerende handlinger udarbejde en handlingsplan, der skal omfatte: Angivelse af omfang af nødvendige korrigerende handlinger Angivelse af hvem, der er ansvarlig og Side 4 af 6
Afvigelser, Afhjælpende, korrigerende og T6 03.09.07 Opgave Ansvar Instruktion Alle medarbejdere under KSsystemet Systemansvarlige Teknisk Direktør 4. Forebyggende handling tidsfrister for hver af de korrigerende handlinger Angive initiativer eller overvejelser mht. evt. behov for vejledning, uddannelse, træning eller geninstruktion af medarbejdere eller leverandører Angive hvordan det skal verificeres, at de gennemførte korrigerende handlinger fremstår som tilstarækkeligt effektive til sikring af, at afvigelserne ikke gentager sig Med FOREBYGGENDE HANDLINGER forstås: HANDLINGER, DER FJERNER ELLER HINDRER EN POTENTIEL AFVIGELSE I AT OPSTÅ. Forebyggende handling gennemføres for at forebygge afvigelser. Der gennemføres de samme foranstaltninger, som under Punkt 3. korrigerende handling 5. Opfølgning De systemansvarlige har ansvar for, at verificere, at afhjælpende handlinger og evt. korrigerende og bliver gennemført og er tilstrækkelige. Dette kan evt. ske ved gennemførelse af ekstraordinær audit. Hvis de gennemførte handlinger ikke er tilstrækkelige, skal de systemansvarlige i samråd med ansvarligt team og ansvarlig leder træffe beslutning om hvorvidt, der skal gøres et nyt forsøg med evt. ændrede handlinger/handlingsplan. Side 5 af 6
Afvigelser, Afhjælpende, korrigerende og T6 03.09.07 Kvalitet Værdigrundlaget Hvad kendetegner især god kvalitet ved løsning af denne opgave At ledelsen, de systemansvarlige og medarbejdere alle har fokus på at KSsystemet grundlæggende har til formål at etablere en forbedringskultur At der etableres en smidig arbejdsgang i forbindelse med medarbejderes afvigelses/forbedringsrapportering Hvordan tilgodeser proceduren kommunens 4 værdier? Især ved at fokusere på helheden i opgaveløsningen Læring og udvikling er en integreret del af denne procedure Referencer og vejledninger Obs. hav tålmodighed ved eksterne links, som kan tage et stykke tid. DS/EN ISO 9000 Kvalitetsstyringssystemer Grundprincipper og ordliste Lov nr. 506 af 07.06.2006 om kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Bek.nr. 661 af 14.06.2006 om krav til kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur og miljøområdet. Side 6 af 6