EU-UDBUD Varer Offentligt udbud På levering af kaffe, te, maskiner og service til KomUdbud Oktober 2015
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 5 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 5 1.2 Udbudsansvarlig... 6 1.3 Udbuddets omfang... 7 1.5 Tildeling af kontrakten... 8 1.6 Indgåelse af rammeaftalen... 8 1.7 Procedure for elektronisk udbud... 8 2. Udbudsbetingelser... 9 2.1 Udbudsform... 9 2.2 Formkrav... 9 2.3 Sprog... 9 2.4 Ejendomsret... 9 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 10 2.6 Tilbudsfrist... 10 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 10 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 10 2.9 Aftalegrundlag... 10 2.10 Delaftaler... 11 2.11 Alternative tilbud... 11 2.12 Konsortier... 11 2.13 Ordregivers forbehold... 11 2.14 Tilbudsgivers forbehold... 12 2.15 Aktindsigt... 12 2.16 Ordregivers e-handelssystem... 12 2.17 Serviceattest... 13 2.18 Udvælgelseskriterier... 13 2.19 Tildelingskriterier... 14 2.19.1 Delaftale 1 - Kaffe, te, tilbehørsprodukter samt køb -, leje af maskiner og service... 14 2.19.2 Delaftale 2 - Flydende kaffe, mælke- og kakaoprodukter samt leje af maskiner... 17 3. Kravspecifikation... 20 3.1 Delaftale 1 - Kaffe, te, tilbehørsprodukter samt køb -, leje af maskiner og service... 20 3.1.1 Sortiment... 20 3.1.2 Kontant køb af maskiner... 26 3.1.3 Service... 26 3.1.3.1 Service ad hoc... 26 3.1.3.2 Serviceaftale... 27 3.1.4 Leje af maskiner... 28 3.1.5 Nødkit... 29 3.1.6 Konsulent... 29 3.1.7 Emballage... 29 3.1.8 Holdbarhed... 30 3.1.9 Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører... 30 3.1.10 Overgangsperiode... 30 3.1.11 Implementering... 31 Side 2/66
3.2 Delaftale 2 - Flydende kaffe, mælke- og kakaoprodukter samt leje af maskiner til flydende kaffe... 31 3.2.1 Sortiment... 31 3.2.2 Leje af maskiner... 34 3.2.3 Nødkit... 35 3.2.4 Konsulent... 36 3.2.5 Emballage... 36 3.2.6 Holdbarhed... 36 3.2.7 Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører... 36 3.2.8 Overgangsperiode... 37 3.2.9 Implementering... 37 3.2.10 Opsøgende salg... 37 Rammeaftale... 38 1 Parterne... 38 2 Rammeaftalens grundlag... 39 3 Rammeaftalens omfang... 39 4 Rammeaftaleperiode... 39 5 Optioner... 39 6 Kontakt mellem parterne... 39 7 Varenumre... 40 9 Bestilling af varer... 40 10 Levering og leveringsbetingelser... 40 11 Følgeseddel... 41 12 Returvarer... 41 13 Fakturering... 41 14 Priser... 43 15 Prisregulering... 43 16 Betalingsbetingelser... 44 17 E-handel... 44 18 Bonus til ordregiver... 46 19 Bonusudbetaling til tredjemand... 46 20 Statistik... 46 21 Underleverandører... 46 22 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 46 23 Tredjemandsrettigheder... 47 24 Forsinkelse... 47 25 Mangler... 47 26 Misligholdelse... 48 27 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring... 48 28 Garanti og reklamation... 48 29 Bod... 49 30 Konkurs m.v.... 49 31 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 49 32 Ændring af produktsammensætning... 49 33 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen... 50 34 Ændringer i rammeaftalen... 50 35 Lovvalg og afgørelse af tvister... 50 36 Offentlige påbud... 50 37 Ekstraordinær opsigelse... 51 Side 3/66
38 Miljø... 51 39 Etik og socialt ansvar... 51 40 Underskrift... 51 Bilag 1 Tilbudsliste til delaftale 1... 53 Bilag 2 Tilbudsliste til delaftale 2... 54 Bilag 3 Virksomhedsbeskrivelse... 55 Bilag 4 Tro og love erklæringer... 57 Bilag 5 Referenceliste... 59 Bilag 6 Aktindsigt... 60 Bilag 7 Tidsplan... 61 Bilag 8 Konsortieerklæring... 62 Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger... 64 Bilag 10 E-handelssystemspecifikke bilag... 65 Bilag 11 Maskinoversigt... 66 Side 4/66
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af: Delaftale 1: Kaffe og te i flere kvaliteter og pakningsstørrelser, herunder også bæredygtige og økologiske produkter samt tilbehør i forbindelse med kaffe- og te brygning. Et sortiment af kaffemaskiner og automater herunder kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater i flere kvaliteter og størrelser samt tilhørende tilvalg af service. Delaftale 2: Et sortiment af flydende kaffe i flere kvaliteter. Desuden ønskes tilbud på leje af maskiner til flydende kaffe. til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Delaftale 1) Kaffe, te og købe og leje af kaffemaskiner (inkl. service) Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den Området skal e-handles se pkt. 1.21 Aarhus x punch out, se kommunespecifiktbilag, bilag 9 Esbjerg x x Fredericia x x Herning x x Holstebro x x Ikast-Brande x x Kolding x x Lemvig x x Side 5/66
Odense x x Randers x x Silkeborg x x Svendborg x x Sønderborg x x Vejle x x Delaftale 2) Flydende kaffe, kakao- og mælkeprodukter samt leje af maskiner (inkl. service) Kommuner Deltager fra aftalestart Deltager fra den Området skal e-handles Se pkt. 1.21 Esbjerg x x Herning x x Holstebro x x Ikast-Brande x x Kolding x x Odense x x Randers x x Silkeborg x x Svendborg x x Sønderborg x x Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af www.komudbud.dk. Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger, Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger. Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer. 1.2 Udbudsansvarlig KomUdbud ved Fredericia Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: Fredericia Kommune Team Udbud og Indkøb Gothersgade 20 7000 Fredericia Pia Rossen Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Side 6/66
1.3 Udbuddets omfang Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for hver delaftale for perioden 1. april 2016 31. marts 2018. Dog kan kontrakten forlænges i yderligere 2 x 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka mio. danske kr. ekskl. moms: Delaftale 1 - Kaffe, te, tilbehør samt køb og leje af kaffemaskiner (inkl. service): Ca. 12,4 mio. kr. Delaftale 2 - Flydende kaffe, kakao, te samt leje af maskiner (inkl. service): Ca. 11,7 mio. kr. I nedenstående skemaer er angivet et samlet forventet forbrug. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Hvis en kommune er tilsluttet delaftale 1 og delaftale 2, vil forbruget af kaffe kunne forskyde sig mellem de 2 delaftaler. Således kan en institution vælge at gå fra formalet kaffe til flydende kaffe eller omvendt. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre. I delaftale 2 har leje af maskine ikke tidligere være udbudt. Ordregiver har derfor ikke mulighed for at oplyse henholdsvis det forventede forbrug fordelt på henholdsvis produkter og maskiner. Delaftale 1 Kommune Kaffe, te og tilbehør Køb og leje af kaffemaskiner (inkl. service) Esbjerg 1.500.000 kr. 360.000 kr. Fredericia 650.000 kr. 240.000 kr. Herning 430.000 kr. 45.000 kr. Holstebro 300.000 kr. 0 kr. Ikast-Brande 760.000 kr. 75.000 kr. Kolding 600.000 kr. 100.000 kr. Lemvig 200.000 kr. 0 kr. Odense 1.200.000 kr. 170.000 kr. Randers 500.000 kr. 25.000 kr. Silkeborg 800.000 kr. 170.000 kr. Svendborg 250.000 kr. 50.000 kr. Sønderborg 470.000 kr. 80.000 kr. Vejle 1.500.000 kr. 600.000 kr. Side 7/66
Aarhus 1.440.000 kr. 380.000 kr. Delaftale 2 Kommune Flydende kaffe, mælke-, kakaoprodukter og maskiner Herning 1.300.000 Holstebro 570.000 Ikast-Brande 450.000 Kolding 800.000 Odense 4.000.000 Randers 2.290.000 Silkeborg 1.000.000 Svendborg 480.000 Sønderborg 780.000 Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 2. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3 Rammeaftale. 1.5 Tildeling af kontrakten Kontrakten vil blive tildelt ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud jf. afsnit 2.19. 1.6 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 3 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen. 1.7 Procedure for elektronisk udbud Udbuddet vil blive foretaget som elektronisk udbud. Det betyder, at tilbudsgiverne skal afgive tilbud elektronisk via www.udbudsnet.dk Tilbuddet inkl. alle bilag skal uploades og sendes igennem www.udbudsnet.dk inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for Tilbudsgiverne. Side 8/66
Tilbudsbesvarelse skal besvares og uploades som en del af det samlede tilbud. Der er tale om accept af rammeaftalevilkår, minimumskrav samt tilbudspriser. Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Tilbud modtaget på andre måder end gennem www.udbudsnet.dk vil ikke blive taget med i vurderingen. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet kan findes på http://support.udbudsnet.dk/, eller der kan skrives til support@udbudsnet.dk Al kommunikation med Ordregiver skal foregå via www.udbudsnet.dk. 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.2 Formkrav Tilbuddet skal afgives i overensstemmelse med afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudslisten vedr. de respektive delaftaler udfyldes elektronisk (Bilag 1 Tilbudsliste til delaftale 1 og Bilag 2 Tilbudsliste til delaftale 2). Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Side 9/66
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og stilles via kommunikationsmodulet i Udbudsnet.dk. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være stillet senest den 5.1.2016. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Fredericia Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være tilgængelige på Udbudsnet.dk senest den 10.1.2016. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Der vil blive afholdt spørgemøde den 10.12.2015 kl. 09.30 på følgende adresse: Fredericia Kommune, Gothersgade 20A, 7000 Fredericia lokale 620 Bekræft venligst antallet af deltagere senest den 5.12.2015 via Udbudsnet.dk. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være afleveret elektronisk gennem Udbudsnet.dk senest den 15.1.2016 kl. 12.00. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 30.9.2016. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Aftalegrundlag Side 10/66
Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode. 2.10 Delaftaler Der kan afgives tilbud på alle udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale. 2.11 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud.. 2.12 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt Bilag 8 Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse. 2.13 Ordregivers forbehold Den anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode (2014). Ordregiver kan ikke garantere omsætningens størrelse. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Der tages endvidere forbehold for, at omsætningen kan skifte mellem ét eller flere delaftaler i nærværende udbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Ordregiver. Side 11/66
2.14 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.11 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.15 Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i Bilag 6 Aktindsigt angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt. 2.16 Ordregivers e-handelssystem Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Medlemskommunerne anvender forskellige e-handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, Bilag 10 E- handelssystemspecifikke bilag. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om Side 12/66
produkterne i øvrigt. Kataloget skal være godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens 7 E-handel. Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen i kapitel 5, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem. Se hertil rammeaftalens 9 Bod. 2.17 Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. 2.18 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som ikke - konditionsmæssigt. Udbyder forbeholder sig dog ret til anvendelse af implementeringsbekendtgørelsen, såfremt et tilbud ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld Bilag 3 Virksomhedsbeskrivelse. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 4 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 4 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner pr. år. Ved indgåelse af rammeaftaleindgåelse skal tilbudsgiver fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed. Side 13/66
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår: o Egenkapital o Soliditetsgrad o Nettoomsætning Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld Bilag 5 Referencer. Mindstekravet er 4 referencer pr. delaftale. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet, herunder udfyldelse af referenceliste samt en hensigtserklæring i underskrevet stand. 2.19 Tildelingskriterier Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: 2.19.1 Delaftale 1 - Kaffe, te, tilbehørsprodukter samt køb -, leje af maskiner og service Pris Ved bedømmelse af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. Bilag 1 Tilbudsliste til delaftale 1. Vægtningen mellem produkterne i tilbudslisten fremgår på baggrund af tildelingskriterierne og omsætningen på hver enkelt varelinje. PRIS 60 % Produkter 80 % % Produktkategori Kaffe 70 Te 20 Tilbehør 10 Maskiner 20 % % Maskiner - køb 40 Maskiner - leje 25 Service 35 Side 14/66
KVALITET 40 % Smagstest % Kaffe 70 Te 30 Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbud skal afgives ved udfyldning af de grå felter i tilbudslisten, jf. Bilag 1- Tilbudsliste til delaftale 1. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Det skal angives, hvilke rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers listepriser. Bilag 1 Tilbudsliste til delaftale 1, skal udfyldes i uændret form. Det er ikke tilladt at ændre kolonner/rækker. I den udstrækning, at de deltagende kommuners indkøbskontorer opererer med krav om bonus/gebyrer se Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger skal dette ikke medregnes i de tilbudte priser. I stedet påføres dette som tillæg for de pågældende kommuner i forbindelse med selve kontraktindgåelsen. Samme forhold gør sig gældende i den udstrækning, at de deltagende kommuner anvender et e- handelssystem med omsætningsrelateret gebyr til tredjepart. Er dette tilfældet se Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger skal denne omkostning således ikke medregnes i de tilbudte priser, men i stedet håndteres som et tillæg i forhold til pågældende kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der skal afgives tilbud på alle produkter på tilbudslisten, jf. Bilag 1 Tilbudsliste til delaftale 1. Priserne på leveringstidspunktet skal til enhver tid ligge under tilbudsgivers officielle listepris og må ikke overstige eventuelle kampagner. De angivne tilbudte prisvilkår vurderes som en samlet helhed på baggrund af Ordregivers skønnede omsætningsfordeling, jf. Bilag 1 Tilbudsliste til delaftale 1. Tilbudsgiver skal i forhold til kaffen angive priser på hhv. kaffe til kolbe- og bryggeanlæg, instant kaffe. Kaffe til kolbe- og bryggeanlæg er opdelt i 4 kategorier: 1. Kaffe med 100 % Arabica 2. Kaffe med 100 % Arabica, økologisk (og evt. bæredygtig) 3. Kaffe med 100 % Arabica, bæredygtig (og evt. økologisk) 4. Kaffe med min. 70 % og maks. 99 % Arabica 5. Kaffe med min. 40 % og maks. 69 % Arabica Det er tilbudsgiver selv der angiver ristningsgrader på disse produkter. Tilbudsgiver skal for kaffetypen min. 70 % Arabica angive prisen på flere posestørrelser: Bryganlæg 10 liter: 250-500 g Bryganlæg 5 liter: 125-200 g Kolbemaskiner 1,8 liter: 50-75 g Side 15/66
Kaffen i de respektive posestørrelser, skal være identisk, således Ordregiver har mulighed for at købe ovennævnte kaffetyper i mindre posestørrelser. Posestørrelserne skal passe til de tilbudte maskiner. Tilbudsgiver skal i tilbudslisten angive dosering kaffe pr. liter i gram. Der bedes anført dosering ud en kolbemaskine (med manuel vandpåfyldning) med et brygudtag og en varmeplade. Kolbemaskinen skal opfylde kravspecifikationen i udbudsmaterialet. Delaftalen anvendes af afdelinger/enheder med forskellige behov. For ikke at skulle stille krav om levering i anbrud, er der ved flere produkter krav om maksimum stk. pr. salgsenhed/ karton. Kvalitet Underkriteriet kvalitet vil blive evalueret på baggrund af en smagstest. Testen gennemføres som en blindtest og omfatter en vurdering af smag. Smagen vurderes umiddelbart efter brygning og når den har stået på termokande i 1,5-2 timer. Smagstesten til hhv. kaffen og teen vil blive foretaget af en brugergruppe af relevant personale fra de deltagende kommuner i KomUdbud. Efter tilbudsfristen udvælges på tilbudslisten 2 kaffeprodukter og 2 te produkter, der skal prøvesmages. Tilbudsgiver vil blive orienteret omkring kaffeog te-produkter efter tilbudsfristen. De eksakte produkter vil blive udvalgt af Ordregiver efter tilbudsfristen. Produkterne der vurderes i smagstesten skal være nøjagtig de samme produkter, som tilbudsgiver byder ind med i sit tilbud. I den endelige vurdering af underkriteriet Kvalitet, indgår 2 delkriterier: Smagstest: Kaffe 70 % Te 30 % Delkriterier Vægtning Efter brygning Smag 70 % Kandetest Smag 30 % Delkriterier Vægtning Efter brygning Smag 70 % Kandetest Smag 30 % Tildeling af point vurdering: Vurderingen af smagen gives ud fra en absolut vurdering, hvor der ikke sker en direkte sammenligning af de enkelte tilbudsgivers produkter, men udelukkende sker en pointtildeling i forhold til følgende pointskala: Uacceptabel Under middel Tilfredsstillende God 1point 2 point 3 point 4 point Side 16/66
De enkelte tilbudsgivere forestår brygningen af kaffe og te under smagstesten for at sikre den mest optimale og korrekte brygning af henholdsvis kaffe og te. Der meddeles tilbudsgiver de relevante produkter til smagstest og tilhørende maskine, som medbringes af tilbudsgiver. Der skal i smagstesten anvendes nøjagtig samme dosering af kaffe, som der er budt ind med i tilbuddet. Til smagstesten skal tilbudsgiver fremsende 2 vareprøver af hvert produkt således at der er 1 enhed til smagstesten og 1 enhed til reference. Det forventes at smagstesten vil foregå i Fredericia Uddannelsescenter, Mosegårdsvej 2, 7000 Fredericia den 19. januar kl. 10. Smagstesten vil foregå som et messearrangement, hvor produkterne vil blive prøvesmagt og vurderet samtidigt. Tilbudsgiver skal brygge produkterne i et tilstødende lokale, hvorefter de færdigt bryggede produkter anonymiseret vil blive indhentet til smagstest i nogle på forhånd angivne stande i et andet lokale. Her vil produkterne blive prøvesmagt at de deltagende kommuner. 2.19.2 Delaftale 2 - Flydende kaffe, mælke- og kakaoprodukter samt leje af maskiner Ved bedømmelse af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. Bilag 2 Tilbudsliste til delaftale 2. Vægtningen mellem produkterne i tilbudslisten fremgår på baggrund af tildelingskriterierne og omsætningen på hver enkelt varelinje. PRIS 60 % Produkter 80 % % Produktkategori Kaffe 80 Kakaoprodukter 20 Mælkeprodukter 10 Maskiner 20 % % Maskiner leje 100 KVALITET 40 % Smagstest % Kaffe 70 Kakao 30 Pris Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbud skal afgives ved udfyldning af de grå felter i tilbudslisten, jf. Bilag 2 - Tilbudsliste til delaftale 2. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Det skal angives, hvilke rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers listepriser. Bilag 2 Tilbudsliste til delaftale 2, skal udfyldes i uændret form. Det er ikke tilladt at ændre kolonner/rækker. Side 17/66
I den udstrækning, at de deltagende kommuners indkøbskontorer opererer med krav om bonus/gebyrer se Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger skal dette ikke medregnes i de tilbudte priser. I stedet påføres dette som tillæg for de pågældende kommuner i forbindelse med selve kontraktindgåelsen. Samme forhold gør sig gældende i den udstrækning, at de deltagende kommuner anvender et e- handelssystem med omsætningsrelateret gebyr til tredjepart. Er dette tilfældet se Bilag 9 Kommunespecifikke oplysninger skal denne omkostning således ikke medregnes i de tilbudte priser, men i stedet håndteres som et tillæg i forhold til pågældende kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der skal afgives tilbud på alle produkter på tilbudslisten, jf. Bilag 2 Tilbudsliste til delaftale 2. Priserne på leveringstidspunktet skal til enhver tid ligge under tilbudsgivers officielle listepris og må ikke overstige eventuelle kampagner. De angivne tilbudte prisvilkår vurderes som en samlet helhed på baggrund af Ordregivers skønnede omsætningsfordeling, jf. Bilag 2 Tilbudsliste til delaftale 2. Produkter Kaffen opdeles i 4 kaffekategorier: Kaffe med 100 % Arabica Kaffe med 100 % Arabica, økologisk og bæredygtig Kaffe med min. 60 % Arabica og max. 40 % Robusta Kaffe med min. 60 % Arabica og max. 40 % Robusta, bæredygtig (og evt. økologisk) Kaffe med 100 % Robusta Ydermere ønskes tilbud på kakao- og mælkeprodukt jf. tilbudslisten, Bilag 2 Tilbudsliste til delaftale 2. Tilbudsgiver skal i tilbudslisten angive doseringen pr. færdigbrygget liter kaffe. Leje af maskiner til flydende kaffe Ved bedømmelse af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. Bilag 2 Tilbudsliste til delaftale 2. Pris på nedenstående vil blive lagt til grund i tilbudsevalueringen: Leje af maskine o Pris for leje af maskine i 12 måneder inklusiv service. Lejeperioden gælder fortløbende, herved forstås kontraktens periode. Lejen kan dog opsiges med 3 måneders varsel. Vægtningen af leje af maskiner (inklusiv service) vil blive beregnet på baggrund af den estimerede omsætning på hver enkel varelinje. Side 18/66
Kvalitet Underkriteriet kvalitet vil blive evalueret på baggrund af en smagstest. Testen gennemføres som en blindtest og omfatter en vurdering af smag. Kaffen vurderes umiddelbart efter brygning og når den har stået på termokande i 1,5-2 timer. Kakaoen vurderes umiddelbart efter brygning. Smagstesten af kaffen vil blive foretaget af en brugergruppe af relevant personale fra de deltagende kommuner i KomUdbud. Efter tilbudsfristen udvælges på tilbudslisten 2 kaffe-produkter og 1 kakaoprodukt, der skal prøvesmages. Tilbudsgiver vil blive orienteret omkring kaffe- og kakaoprodukter efter tilbudsfristen. De eksakte produkter vil blive udvalgt af Ordregiver efter tilbudsfristen. Produkterne der vurderes i smagstesten skal være nøjagtig de samme produkter, som tilbudsgiver byder ind med i sit tilbud. I den endelige vurdering af underkriteriet Kvalitet, indgår 2 delkriterier: Smagstest: Kaffe 70 % Kakao 30 % Delkriterier Vægtning Efter brygning Smag 70 % Kandetest Smag 30 % Delkriterier Vægtning Efter brygning Smag 100 % Tildeling af point vurdering: Vurderingen af smagen gives ud fra en absolut vurdering, hvor der ikke sker en direkte sammenligning af de enkelte tilbudsgivers produkter, men udelukkende sker en pointtildeling i forhold til følgende pointskala: Uacceptabel Under middel Tilfredsstillende God 1point 2 point 3 point 4 point De enkelte tilbudsgivere forestår brygningen af kaffe og kakao under smagstesten for at sikre den mest optimale og korrekte brygning af henholdsvis kaffe og kakao. Der meddeles tilbudsgiver de relevante produkter til smagstest og tilhørende maskine, som medbringes af tilbudsgiver. Der skal i smagstesten anvendes nøjagtig samme dosering af kaffe, som der er budt ind med i tilbuddet. Maskinen som anvendes til smagstesten, skal opfylde nedenstående kravspecifikation jf. punkt 3.2.1 Sortiment: Maskintype Stort drikkeudvalg Mindre kapacitet Kaffe, mælk og tevand Vandtilførsel automatisk Kopstørrelse og smagsstyrke skal kunne reguleres Bryggetemperatur skal være min. 92 Side 19/66
grader Dvalefunktion (energibesparende) på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst på eftermiddagen og aften/nat) Skal kunne virke ved 230 V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400 V, men ikke et minimumskrav). Aquastop Drikkeudvalg Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop, varmt vand til te og min. 5 kaffevarianter Kapacitet Min. 150 kopper á 125 ml pr. time (ved 230 V) Byggetid pr. kop ved 230 V: Max. 10 sekunder Min. 1 liter uden pause Til smagstesten skal tilbudsgiver fremsende 2 vareprøver af hvert produkt således at der er 1 enhed til smagstesten og 1 enhed til reference. Det forventes at smagstesten vil foregå i Fredericia Uddannelsescenter, Mosegårdsvej 2, 7000 Fredericia den 19. januar kl. 10. Smagstesten vil foregå som et messearrangement, hvor produkterne vil blive prøvesmagt og vurderet samtidigt. Tilbudsgiver skal brygge produkterne i et tilstødende lokale, hvorefter de færdigt bryggede produkter anonymiseret vil blive indhentet til smagstest i nogle på forhånd angivne stande i et andet lokale. Her vil produkterne blive prøvesmagt at de deltagende kommuner. 3. Kravspecifikation 3.1 Delaftale 1 - Kaffe, te, tilbehørsprodukter samt køb -, leje af maskiner og service Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at følgende nedenstående krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke konditionsmæssigt. 3.1.1 Sortiment Kaffe, te og tilbehørsprodukter Tilbudsgiver skal have et udvalg af forskellig kaffe, te og tilbehørsprodukter. Der skal ligeledes kunne tilbydes et udvalg af både økologiske og bæredygtige produkter, jf. bilag 1 Tilbudsliste til delaftale 1. Side 20/66
De økologiske produkter skal være produceret og kontrolleret efter kravene i Økologiforordningen (Rådets forordning nr. 834/2007/EF med senere ændring). Produkter med det danske røde Ø-mærke eller EU s økologilogo anses for at lever op til disse krav. De bæredygtige produkter skal være mærket med Fairtrade-mærket, UTZ-Certified, Rainforest Alliance eller tilsvarende. De tilbudte produkter må ikke være genmodificerede. Produkterne kan udskiftes som følge af produktudvikling, udgåede produkter eller lang leveringstid. Erstatningsprodukter skal være af minimum samme kvalitet og til samme pris som det udgåede produkt og skal godkendes af Ordregiver. Køb og leje af kaffemaskiner Tilbudsgiver skal kunne levere kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater m.v. til Ordregiver afhængig af de enkelte kommuners individuelle behov. Maskinerne skal opstilles, monteres og leveres uden omkostninger for Ordregiver. I forlængelse af dette bør det præciseres, at almindelige husholdningsmaskiner ikke er omfattet af dette udbud. Husholdningsmaskiner defineres i udbuddet som værende mindre kaffemaskiner, der er målrettet den private husholdning. Det er et krav, at alle tilbudte maskiner skal være standardiserede, således at alle kaffe-, te- og chokoladeprodukter med sikkerhed kan anvendes, og særligt de produkter på delaftale 1 specificerede, skal kunne anvendes på alle ordregivers maskiner. Det er en forudsætning, at tilbudsgiver tilbyder let anvendelige og forståelige maskiner. Med let anvendelige og forståelige maskiner, menes, at maskinerne f.eks. skal have let anvendelige og forståelige knapper, vandtilførsel, strømtilførsel, isætning af kaffefilter og drikkeudvalg. I forbindelse med leveringstid, må der maksimum gå 10 arbejdsdage fra bestilling af maskine til levering. Dette krav gælder både ved leje og køb af maskine. Udvalgte kaffeautomater jf. tilbudslisten skal opfylde kravet om dvalefunktion svarende til kriterierne i den til enhver tid gældende version af Energistyrelsens Indkøbsvejledning: www.ens.dk/indkoeb. Ved levering af kaffeautomaten, skal dvalefunktionen aktiveres. Indstilling af maskinen skal ske i samråd med Ordregiver. Alle maskiner uanset maskintype skal leveres sammen med en dansksproget brugsanvisning. Ordregiver har anført følgende maskinkategorier nedenfor, hvor der af Tilbudsgiver ønskes afgivet en købspris og en lejepris (inklusiv service), jf. bilag 1 Tilbudsliste til delaftale 1. Side 21/66
Ordregiver ønsker tilbud på følgende maskinkategorier: Bryggeanlæg 2x5 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Beholder til kaffe: 2x5 liter Bryggetid: 5 liter på maks. 12 min. Indikator der fortæller når kaffen er færdig Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x5 liters beholdere til kaffe): min. 2,5 liter Kapacitet pr. time på min. 18 liter varmt vand (kan man det) 2x10 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Beholder til kaffe: 2x10 liter Bryggetid: 10 liter på maks. 14 min. Indikator der fortæller når kaffen er færdig Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x10 liters beholdere til kaffe): min. 2,5 liter Kapacitet pr. time min. 18 liter varmt vand 2x20 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Kapacitet på beholder til kaffe: 2x20 liter Bryggetid: 20 liter på maks. 16 min. Indikator der fortæller når kaffen er færdig Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Valgfri bryggemængde Timer-funktion på maskinen Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x20 liters beholdere til kaffe): min. 5 liter Kapacitet pr. time min. 18 liter varmt vand Side 22/66
Kolbemaskiner Manuel vandpåfyldning Automatisk vandpåfyldning Kaffe Kaffe Et brygudtag med tilhørende kolbe (min. 1,5 liter) og en varmeplade Bryggetid ved 230V: 1 kolbe (min. 1,5 liter) på maks. 7 min. Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) To brygudtag med tilhørende kolber (2 x min. 1,5 liter) og to varmeplader Bryggetid: 2 kolber (2 x min. 1,5 liter) på maks. 8 min. Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Et brygudtag med tilhørende kolbe (min. 1,5 liter) og en varmeplade Bryggetid ved 230V: 1 kolbe (min. 1,5 liter) på maks. 8 min. Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) To brygudtag med tilhørende kolber (2 x min. 1,5 liter) og to varmeplader Bryggetid: 2 kolber (2 x min. 1,5 liter) på maks. 9 min. Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Friskbrygautomater Lille drikkeudvalg Kaffe og te Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te. Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på Side 23/66
maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te. Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Drikkeudvalg: der skal minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait, espresso choko og chokoladedrik. Automaten skal automatisk kunne tilføre sukker og mælk Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Dvaleperioden aftales med køber Software til betalingsmodul Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Flere typer formalet kaffe/bønner Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te. Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Side 24/66
Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Drikkeudvalg: der skal minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait, espresso choko og chokoladedrik. Automaten skal automatisk kunne tilføre sukker og mælk Der skal være en dvalefunktion (energibesparende) på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Dvaleperioden aftales med køber Software til betalingsmodul Instantmaskiner Lille drikkeudvalg Kaffe og te Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen Bryggetid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvalefunktion (energibesparende) på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Dvaleperioden aftales med køber Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te Min. 200 kopper kaffe à 125 ml på en automatopfyldning Mulighed for at regulere kopstørrelsen Bryggetid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder Skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvalefunktion (energibesparende) Side 25/66
på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Perioden aftales med køber Drikkeudvalg: der skal som minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait og chokolade drik. 3.1.2 Kontant køb af maskiner Ordregiver skal have mulighed for at købe maskinerne kontant. Tilbudsgiver forestår vederlagsfri levering og vederlagsfri opsætning/montering af maskinerne på adressen. Det er Ordregivers ansvar, at vand og el er fremført til etableringsstedet i overensstemmelse med gældende lovkrav. Ved levering/opsætning af maskinen skal der gives en instruktion i brygning, opfyldning og rengøring af maskinen, således maskinen umiddelbart kan tages i brug efter levering/opsætning. Tilbudsgiver kan ved køb ikke forvente at skulle forestå efterfølgende service og reparation af maskinerne. Der skal som minimum være en 2-årig fuld garantiperiode på alle maskinerne. Dette med henblik på at sikre, at maskinen til enhver tid er i fuldt funktionsdygtig stand og overholder alle krav til hygiejne faktorer. Købes en maskine kontant, skal der være mulighed for at købe tilhørende kalkfilter eller afkalkningspulver hos Tilbudsgiver. Pris for kalkfilter og afkalkningspulver skal angives i bilag 1 Tilbudsliste for delaftale 1. Der skal angives pris på anvendelse af afkalkningsfilter på instantmaskinen og friskbrygautomaten. Der skal angives pris på et afkalkningsfilter på min. 3000 liter. Der forudsættes og skal angives pris på anvendelse af afkalkningspulver på kolbemaskinen og bryggeanlægget. Der skal angives pris på min. 500 g. 3.1.3 Service Købes en maskine kontant, skal der ved udløb af garantiperioden være mulighed for at tegne en serviceaftale eller foretage udkald af Tilbudsgiver til reparationsarbejde (service ad hoc). 3.1.3.1 Service ad hoc Timepris for udkald til service/reparation skal angives i tilbudslisten bilag 1 Tilbudsliste for delaftale 1. Denne timepris skal være inkl. alle former for omkostninger og gebyrer, kørselsudgifter, arbejdsløn m.v. Køb af evt. sliddele og reservedele i forbindelse med ad hoc service/reparation må ikke overstige tilbudsgivers almindelige listepriser. Side 26/66
3.1.3.2 Serviceaftale Tilbudsgiver bedes specificere prisen på serviceaftale i bilag 1 Tilbudsliste for delaftale 1, fane Service. Der er nedenstående krav til serviceaftalen: Der skal være mulighed for at tegne en serviceaftale, gældende for kontraktperioden (inkl. evt. brug af aftalens optioner), for alle de tilbudte maskiner ved udløb af den fastsatte garantiperiode. Det er dog fuldstændigt op til den enkelte institution/afdeling, om der ønskes at tegne en serviceaftale ved udløb af garantiperioden. Indeholdt i serviceaftalen skal være: Vederlagsfri service/vedligeholdelseseftersyn: o En gang årligt på kolbemaskiner og bryggeanlæg o To gange årligt på friskbrygautomater og instantmaskiner Som dokumentation skal der efter endt eftersyn, forelægge en følgeseddel som beskriver, hvornår eftersynet er foretaget, hvem der har udført eftersynet samt hvad der er udført i forbindelse med eftersynet. Vederlagsfri udskiftning/regenerering af kalkfilter eller afkalkningspulver (afhængigt af maskine), reparation og udskiftning af sliddele og reservedele skal være inkl. i serviceaftalen, således maskinen altid er i funktionsmæssig stand og overholder alle krav til hygiejnefaktorer Serviceaftaler følger kontraktperioden, dog kan serviceaftalen til enhver tid opsiges med et varsel på 3 måneder. Kan den vindende Tilbudsgiver efter endt udbud ikke servicere allerede købte maskiner på en tidligere aftale, er det tilladt, at Ordregiver anvender den tidligere serviceleverandør indtil ny maskine købes. Hvor Ordregiver ved kontraktindgåelse allerede har serviceaftale hos vindende tilbudsgiver, skal denne kunne konverteres til ny serviceaftale, omfattet af denne kontrakt. Det er ikke tilladt, at tage nogen form for øvrig betaling udover den pris der er angivet i tilbudslisten, herunder eksempelvis opstarts gebyr, gebyr for bil, ekstra betaling for kørsel pr. km, betaling for transporttid, arbejdsløn mv. Denne oplistning er ikke udtømmende. Der skal foretages hurtig afhjælpning af nedbrud/defekt på maskinen, jf. nedenfor. Rekvirering af service skal foretages pr. telefon, som bekræftes af tilbudsgiver straks og uden ugrundet ophold pr. mail. Fra tidspunktet hvor rekvirering af service pr. telefon til maskinen igen er klar til brug, må der maks. gå 8 arbejdstimer på hverdage. Det antages at en hverdag er mandagtorsdag 8-16 og fredag 8-14. Eksempel 1: Bestilles der service onsdag kl. 11.00 skal der således senest være foretaget service torsdag kl. 11.00. Kan tilbudsgiver ikke reparere eller servicere maskinen på stedet, skal tilbudsgiver vederlagsfrit opstille lånemaskine indtil Ordregivers maskine igen er fuldt funktionsdygtig. Side 27/66
3.1.4 Leje af maskiner Ordregiver skal have mulighed for at leje maskinerne. Maskiner skal alle opfylde førnævnte mindstekrav pkt. 3.1.1. Tilbudsgiver forestår vederlagsfri levering og vederlagsfri opsætning/montering af maskinerne. Endvidere forestår tilbudsgiver vederlagsfrit al løbende service af maskinerne. Maskiner der lejes skal være i samme funktionsdygtig stand og i øvrigt overholde samme krav som køb af nye maskiner. Det er frivilligt for den enkelte institution/afdeling om der ønskes at tegne lejeaftale. Ved levering/opsætning af maskinen skal der gives en instruktion i brygning, opfyldning og rengøring af maskinen, således maskinen umiddelbart kan tages i brug efter levering/opsætning. Vederlagsfri service/vedligeholdelseseftersyn: En gang årligt på kolbemaskiner og bryggeanlæg To gange årligt på friskbrygautomater og instantmaskiner Som dokumentation skal der efter endt eftersyn, forelægge en følgeseddel som dokumenterer, hvornår eftersynet er foretaget, hvem der har udført eftersynet samt hvad der er udført i forbindelse med eftersynet. Der skal være vederlagsfri udskiftning/regenerering af kalkfilter/afkalkningspulver (afhængigt af maskine), reparation og udskiftning af sliddele og reservedele i lejeperioden således maskinen altid er funktionsdygtig og overholder alle forskrifter til hygiejnefaktorer. Lejeaftaler følger kontraktperioden, dog kan lejeaftalen til enhver tid opsiges med 3 mdr. varsel. Det er ikke tilladt, at tage nogen form for øvrig betaling, herunder eksempelvis opstarts gebyr, gebyr for bil, ekstra betaling for kørsel pr. km, betaling for transporttid, arbejdsløn m.v. Denne oplistning er ikke udtømmende. Der må således ikke påløb flere udgifter til drift, service og vedligehold af maskinen end den lejeydelse der angives i tilbudslisten. Der skal foretages hurtig afhjælpning af nedbrud/defekt på maskinen, jf. nedenfor. Rekvirering af service skal foretages pr. telefon, som bekræftes af tilbudsgiver straks og uden ugrundet ophold pr. mail. Fra tidspunktet hvor rekvirering af service pr. telefon til maskinen igen er klar til brug, må der maks. gå 8 arbejdstimer på hverdage. Det antages at en hverdag er mandagtorsdag 8-16 og fredag 8-14. Eksempel 1: Bestilles der service onsdag kl. 11.00 skal der således senest være foretaget service torsdag kl. 11.00. Kan Tilbudsgiver ikke reparere eller servicere maskinen på stedet, skal Tilbudsgiver vederlagsfrit opstille lånemaskine indtil Ordregivers maskine igen er fuldt funktionsdygtig. Leasing er ikke en mulighed i dette udbud. Side 28/66