22-10-2015 Sagsnummer.: 15/42625 Sagstype: KLE: 88.08.12 Sagsbehandler: Karin Sonne Tlf.: 87535775 Tilbudsbetingelser Udbud af lokal basal erhvervsservice i Syddjurs Kommune Budgetafdeling Ebeltoft Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft Tlf.: 87 53 50 00 syddjurs@syddjurs.dk www.syddjurs.dk Postadresse Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Den udbudte opgave... 3 3. Kontrakten... 4 4. Betingelser for deltagelse... 5 5. Tildelingskriterie... 6 6. Udarbejdelse af tilbud... 7 7. Aflevering af tilbud... 7 Side 2 af 2
1. Indledning Syddjurs Kommune annoncerer hermed i henhold til LBK nr. 1410 af 7. december 2007 (tilbudsloven), afsnit II, levering af basal lokal erhvervsservice i Syddjurs Kommune. Opgaven omfatter varetagelse af den uvildige kommunale erhvervsservice m.v., der ydes i henhold til 12 og 13 i Lov om Erhvervsfremme samt udførelse af øvrige prioriterede erhvervsserviceopgaver i Syddjurs Kommune jf. nedenstående opgavespecifikation. 2. Den udbudte opgave Et af målene med en udlicitering af erhvervsserviceopgaven i Syddjurs Kommune er, at flere virksomheder og iværksættere i Syddjurs bliver screenet og visiteret til specialiseret vejledning og deltagelse i vækstforløb i Væksthus Midtjylland. Målgruppen omfatter: Iværksættere før start samt personer, der overvejer at starte egen virksomhed, herunder studerende, lønmodtagere og ledige. Iværksættere/virksomheder efter start og i drift i op til 3 år med eller uden vækstambitioner. Virksomheder i drift over 3 år med eller uden vækstambitioner. Løsningen af opgaven med levering af basal lokal erhvervsservice skal som minimum omfatte følgende aktiviteter: Vejledning og problemafklaring af målgruppen, herunder screening til specialiseret service hos private rådgivere eller hos Væksthus Midtjylland, samt screening til relevante regionale, nationale såvel som internationale virksomhedsprogrammer. Vejledninger kan forstås som én-til-én vejledninger eller som kollektive vejledninger. Afholdelse af lokale informationsarrangementer og temamøder vedrørende start og udvikling af virksomhed. Etablering og løbende facilitering af erfa-grupper og netværk, der primært henvender sig til iværksættere og/eller virksomheder i Syddjurs kommune. Afholdelse af iværksætterkurser og andre kollektive tilbud, herunder specialistrådgivning med deltagelse af relevante specialister (advokater, revisorer, Skat, A- kasse m.fl.). Deltagelse i, markedsføring af og rekruttering til relevante (tvær-)kommunale projektaktiviteter rettet mod målgruppen, herunder erhvervsudviklingsaktiviteter og kampagner initieret af Business Region Aarhus, Region Midtjylland og Væksthus Midtjylland. Det er en forudsætning, at aktiviteterne for hovedparten er opsøgende og som udgangspunkt foregår i Syddjurs Kommune Leverandøren skal i kontraktperioden etablere, drifte og vedligeholde en hjemmeside, som understøtter både den lokale synlighed og kobling til de kommunale indsatser, samt det øvrige erhvervsservicesystem. Side 3 af 3
Erhvervsservicetilbuddet skal markedsføres via for målgruppen relevante medier og relevante samarbejdspartnere, og kendskabsgraden samt synligheden af indsatsen skal være høj og kunne dokumenteres ved f. eks. oplagstal, besøgende og hits. Leverandøren skal forestå en kvartalsvis opgørelse af ydelser set i.f.t. aktivitetsmål og årlig brugerevalueringsrapport baseret på effektmåling efter de til enhver tid gældende retningslinjer under erhvervsserviceindsatsen. Leverandøren skal umiddelbart efter hver vejledning og øvrige aktiviteter registrere og dokumentere alle data i Erhvervsstyrelsens CRM-system. Leverandøren skal til enhver tid over for ordregiver kunne dokumentere aktivitetsniveauet i den lokale erhvervsservice, herunder antallet af telefoniske og personlige kontakter, gennemførte vejledninger, henvisninger til specialiseret vejledning, antal deltagere ved arrangementer og møder m.v. Denne dokumentation skal stilles til rådighed for ordregiver med en hyppighed og i en detaljeringsgrad, som aftales ved kontraktens indgåelse. Herudover vil det blive prioriteret, såfremt løsningen af opgaven også omfatter en eller flere af følgende aktiviteter: Tilbud om en mentorordning for unge virksomheder Samarbejde med skoler og andre uddannelsesinstitutioner Formidling af kontakt til relevante samarbejdspartnere, leverandører m.v. Formidling af kapital og viden om kapitalfremskaffelse Tiltag på beskæftigelsesområdet, herunder samarbejde med jobcentret Den tilbudte ydelse skal leveres inden for et maksimumhonorar på 500.000 kr. ekskl. moms årligt. Beløbet er fast, og Syddjurs Kommune ønsker at få bedst og mest mulig erhvervsservice for dette beløb. Alle udgifter til levering af lokal basal erhvervsservice skal således være indeholdt i dette honorar. Ekstraydelser, der ikke er omfattet af det årlige honorar, kan kun bevilges efter skriftlig aftale med ordregiver. Det er en forudsætning, at der er lokal synlighed og at den lokale erhvervsservice er geografisk forankret i Syddjurs Kommune. Derfor stiller Syddjurs Kommune lokaler til rådighed for leverandøren af den lokale erhvervsservice, hvorfra vejledningen og øvrige aktiviteter kan tage deres udgangspunkt. IT, mobiltelefoni samt kontorartikler er ikke inkluderet i kontorhold. Syddjurs Kommune stiller endvidere egnede lokaler til rådighed til netværksmøder, informationsmøder, iværksætterkurser og øvrige kollektive tilbud til målgruppen uden omkostninger for leverandøren. 3. Kontrakten Kontrakten vil blive indgået med én leverandør, på baggrund af det udkast til kontrakt, der er vedlagt dette udbudsmateriale. Kontraktens varighed er 1. januar 2016 31.december 2017. Side 4 af 4
4. Betingelser for deltagelse Forud for vurderingen af det afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af tilbudsgivers egnethed i relation til den udbudte opgave. Tilbudsgivere, der ønsker at komme betragtning til at byde på opgaven, skal således fremsende følgende: Generelle oplysninger: 1. Identifikationsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktoplysninger og -person. 2. Kort beskrivelse af virksomhedens organisation, herunder eventuelle underrådgivere (ikke CV er). 3. Underskrevet tro og love erklæring i henhold til implementeringsbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011, 10 og 11), hvoraf fremgår, at ansøger ikke befinder sig i de i udbudsdirektivets artikel 45 anførte udelukkelsessituationer (anvend eventuelt vedhæftede skabelon). 4. Underskrevet tro og love erklæring vedrørende ubetalt gæld til det offentlige i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 (anvend eventuelt vedhæftede skabelon). Økonomisk kapacitet: 5. Årsregnskab eller underskrevet erklæring med oplysning om virksomhedens økonomiske nøgletal (omsætning, resultat efter skat, balance og egenkapital) for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Teknisk kapacitet: 6. Referencer for varetagelse af tilsvarende opgaver inden for de seneste 3 år, gerne med tydelig angivelse af virksomhedens konkrete rolle i de pågældende opgaver, oplysning om opgavens omfang/økonomiske størrelse og art. Der kan max. vedlægges 5 referencer for virksomheden, og hver reference må max. fylde 1 A4-side i skriftstørrelse 10. Det er et mindstekrav at tilbudsgiver skal have forudgående erfaring med vejledning af virksomheder under den basale erhvervsservice, og have dokumenteret samarbejde med et væksthus eller anden lignende offentlig erhvervsfremmeaktør. 4.1 Underrådgivere m.v. Såfremt virksomheden henviser til andres ressourcer, herunder koncerninterne selskaber eller samarbejdsparter/underrådgivere, skal der medsendes dokumentation for, at virksomheden kan råde over disse ressourcer, fx i form af en underskrevet erklæring fra den pågældende virksomhed. Desuden bør ovennævnte oplysninger (pkt. 1 og pkt. 3-6) angives for sådanne virksomheder. Side 5 af 5
5. Tildelingskriterie Tildeling af kontrakten sker efter tildelingskriteriet det kvalitetsmæssigt og økonomisk bedste tilbud. Ud fra den økonomiske ramme på kr. 500.000 ekskl. moms pr. år, foretages evalueringen af de indkomne tilbud med udgangspunkt i omfanget af opgaveløsningen og kvaliteten af det tilbudte indhold. Ved vurderingen af, hvilken tilbudsgiver der har afgivet det det kvalitetsmæssigt og økonomisk bedste tilbud, vil Syddjurs Kommune således lægge vægt på: Kvaliteten af tilbudsgivers organisation i forhold til at sikre en effektiv og smidig løsning af erhvervsservicen med hovedvægten på kvaliteten af kompetencerne hos de tilbudte nøglemedarbejdere i forhold til den udbudte opgave. Der skal således vedlægges CV er på de personer, der vil blive anvendt til at udføre opgaven for ordregiver Tilbudsgivers beskrivelse af, hvorledes man som leverandør vil håndtere løsningen af de obligatoriske erhvervsserviceopgaver, jf. specifikationen i pkt. 2. Beskrivelsen bør indeholde en nøje beskrivelse af de erhvervsserviceydelser, der er indeholdt i tilbuddet, hvorledes disse vil bidrage til at indfri målet om højere screenings- og visiteringsgrad af henviste virksomheder og iværksættere, samt indeholde konkrete forslag til resultat- og måltal i forhold til antallet af vejledninger og henvisninger til specialiseret erhvervsservice og vækstforløb i Væksthus Midtjylland. Tilbudsgivers beskrivelse af indholdet i og omfanget af supplerende serviceydelser, som der bydes ind med. Timepriser ved løsning af eventuelle tillægsopgaver. 5.1 Spørgsmål Spørgsmål til tilbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via e-mail til indkob@syddjurs.dk, att. Bo Kristensen. Spørgsmål skal mærkes Lokal erhvervsservice for Syddjurs Kommune. Eventuelle spørgsmål til tilbudsmaterialet skal være Syddjurs Kommune i hænde senest den 10. november 2015. Henvendelser, som modtages derefter, kan ikke garanteres besvaret. Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil løbende og i anonymiseret form blive offentliggjort på http://www.syddjurs.dk/indhold/aktuelle-udbud-licitationer-ogannonceringspligter, senest den 13. november kl. 12.00. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret. Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Syddjurs Kommunes forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt, blive afvist. Side 6 af 6
6. Udarbejdelse af tilbud Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelse skal være i danske kr. (DKK) ekskl. moms. 6.1 Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud frem til og med den 1. april 2016. Syddjurs Kommune anser ikke en aftale for indgået og konkurrencen for afsluttet, førend aftalen er underskrevet ubetinget af alle parter. 6.2 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivernes omkostninger i forbindelse med deltagelse i tilbudsafgivelsen er Syddjurs Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i tilbudsafgivelsen. 7. Aflevering af tilbud Syddjurs Kommune skal have modtaget tilbuddet senest den 19. november 2015, kl. 12.00. Tilbuddet skal sendes eller afleveres til: Syddjurs Kommune Team Indkøb og Udbud Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft Att. Karin Sonne Postforsendes eller afleveres ansøgningen personligt, skal ansøger aflevere tilbuddet i 1 eksemplar og i 1 digital kopi på USB-nøgle. Tilbuddet kan også fremsendes pr. mail: indkob@syddjurs.dk. Tilbuddet bedes mærket Levering af lokal basal erhvervsservice i Syddjurs Kommune 7.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 7.2 Evaluering og behandling af tilbud Efter udløbet af tilbudsfristen foretages der en evaluering af de indkomne tilbud i henhold til pkt. 5. Tildelingskriterier. Side 7 af 7
Syddjurs Kommune forbeholder sig i forbindelse med tilbudsvurderingen ret til at indkalde de bydende til en tilbudspræsentation og/eller forhandling den 26. november 2015. Syddjurs Kommune vil i forbindelse med gennemgangen af de afgivne tilbud tage stilling til, om der er behov for en sådan præsentation og/eller forhandling. Syddjurs Kommune er således ikke forpligtet til at indkalde tilbudsgiverne til en forhandling, inden der træffes en tildelingsbeslutning. Tilbudsgiverne vil senest den 20. november 2015 modtage orientering om, hvorvidt Syddjurs Kommune ønsker at gennemføre en tilbudspræsentation og/eller forhandling. Vælger Syddjurs Kommune at afholde en forhandlingsrunde, vil alle tilbudsgivere blive indkaldt til denne forhandlingsrunde. På baggrund af evalueringen formuleres der en administrativ indstilling til Økonomiudvalget med anbefaling af leverandør. Indstillingen behandles af Økonomiudvalget på mødet d. 10. december 2015, og det forventes at leverandøren kan modtage beskeden næste dag og være klar til at træde i funktion pr. 1. januar 2016. 7.3 Orientering Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidigt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er identificeret som det økonomisk og kvalitetsmæssigt bedste tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå aftale med den pågældende. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før rådgivningsaftalen er underskrevet ubetinget af begge parter. 7.4 Tidsplan Udbuddet kan forventes at følge følgende tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 22. oktober 2015 Offentliggørelse 10. november 2015 Sidste frist for spørgsmål til tilbudsmaterialet 13. november 2015 Sidste frist for udsendelse af rettelsesblade 19. november 2015 Frist for indlevering af tilbud 26. november 2015 Evt. tilbudspræsentation og forhandling 1. december 2015 Evt. aflevering af justeret tilbud 11. december 2015 Orientering om udbudsforretningens resultat 1. januar 2016 Kontraktstart Side 8 af 8