KONSULENTBISTAND TIL INTERNATIONAL INNOVATION I VIRKSOMHEDER 1 Ordregiver Copenhagen EU Office c/o Region Hovedstaden Kongens Vænge 2 3400 Hillerød www.cphoffice.eu 1.1 Kontaktperson: Rasmus Mørk RAM@cphoffice.eu Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal rettes skriftligt til ovennævnte kontaktperson. Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: Konsulentbistand til international innovation i virksomheder. 2 Indledning 2.1 Baggrund Copenhagen EU Office (CPHEU) er en offentlig organisation, der bl.a. arbejder for at engagere og assistere offentlige og private aktører i Region Hovedstaden med at opnå EU-støtte. CPHEU lancerede sin virksomhedsservice ved navn CopenVirk d. 1. juli 2015 med det formål at skabe flere og bedre ansøgninger fra virksomheder i Region Hovedstaden for dermed at tiltrække flere EU-midler til virksomhederne. Dette udbud bygger således videre på en eksisterende service med det fokus at gøre mere for virksomheder, der ikke ellers ville have søgt EU-støtte samtidigt med, at servicen understøtter det størst mulige hjemtag af EU-midler til virksomhederne i regionen. 2.2 De retlige rammer Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i Udbudslovens 58-60, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 068-128475 Nærværende udbud vedrører CPHEU s udbud af konsulentbistand til international innovation i virksomheder, som nærmere beskrevet nedenfor under pkt. 3. 2.3 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende:
1) Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: Bilag 1: Udvælgelse og ESPD Bilag 2: Tildeling og evaluering Bilag 3: Prisskema Bilag 4: Udkast til kontrakt 2) Udbudsbekendtgørelse 2017/S 068-128475 3) Skabelon til brug for afgivelse af støtteerklæring (Skal vedlægges, hvis tilbudsgiver består af et konsortium eller benytter underleverandører til den udbudte opgave) Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbud skal afgives i overensstemmelse med alle krav i hele dette materiale. Nærværende udbudsbetingelser beskriver selve udbudsprocessen og kravene til tilbudsafgivelse. I bilag 1 er angivet kravene til og processen for udvælgelse af tilbudsgiverne. Ved tilbudsafgivelse skal tilbudsgiver medsende et udfyldt ESPD og evt. støtteerklæring, som anført i bilag 1. I bilag 2 er angivet det tildelingskriterium og den evalueringsproces, som anvendes af CPHEU for tildeling af de to udbudte kontrakter. 2.4 Definitioner I nærværende udbudsmateriale angiver udtrykket SKAL krav, som tilbuddet skal opfylde for at komme i betragtning. I nærværende udbudsmaterialet angiver udtrykkene KAN, BØR og FORVENTES krav, hvis manglende opfyldelse ikke bevirker, at CPHEU vil se bort fra tilbuddet. CPHEU henstiller dog til, at kravene overholdes så vidt det overhovedet lader sig gøre. CPHEU forbeholder sig ret muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Det bemærkes dog, at mulighederne herfor er meget begrænsede, hvorfor tilbudsgiver som udgangspunkt må påregne, at afhjælpning ikke er mulig. 3 Opgavebeskrivelse Der udbydes en kontrakt vedrørende konsulentbistand til virksomheder om vejledning i EU-støtte fra virksomhedsrettede EU-programmer såsom Horizon 2020 og Eurostars (dvs. ikke regionale strukturfondsmidler, social- og beskæftigelses-programmer, kultur-programmer m.v.). Service leveres i tæt samarbejde med CPHEU, og CPHEU forventer at fortsætte med en sammenlignelig metode, som den nuværende virksomhedsservice benytter. Virksomhedsforløb og arbejdsdeling med CPHEU i kontraktperioden beskrives nedenfor samt i kontraktudkast (bilag 4).
Som vist på figuren pkt. 10, står CPHEU selv for at rekruttere virksomheder til virksomhedsservicen og tage den første samtale om mulighederne for EU-støtte. Den private aktør står for at afholde fysiske møder med de virksomheder, som CPHEU henviser med det formål at validere virksomhedens EU-støttemuligheder og - hvor relevant - starte projektmodning frem til en projektskitse eller EUopSTART-ansøgning. Der er således tale om et forløb, som starter med et fysisk møde og slutter med en projektskitse, hvis støttemuligheden vurderes til at være god. Det er op til konsulenten at afslutte forløbet uden projektskitse, hvis støttemuligheden ikke er realistisk, eller virksomheden ikke ønsker at fortsætte projektmodningen. Projektskitsen skal udgøre et rimeligt beslutningsgrundlag for virksomheden ift. at beslutte om de vil søge EU-støtte. Hvis der er mulighed for at søge EUopSTART til omkostningerne ved at skrive ansøgningen, forventes den private aktør at skrive EUopSTART-ansøgningen i stedet for at lave en projektskitse. CPHEU følger op med virksomheden efter denne har modtaget projektskitse/euopstart-ansøgning (som vist på figur under pkt. 10) med henblik på at afklare med virksomheden, om de vil søge EU-støtte, og om de i så fald forventer at betale en privat konsulent for at skrive den fulde ansøgning. Forløbet stopper, hvis virksomheden beslutter ikke at søge EU-støtte, eller hvis virksomheden indgår aftale med et privat konsulentfirma om, at de skriver den fulde ansøgning. Vælger virksomheden selv at skrive ansøgningen (evt. med mindre assistance fra konsulentfirma), tilbydes virksomheden at deltage på et målrettet skrivekursus. Der er også mulighed for at deltage på skrivekurserne uden forudgående valideringsmøde, hvis CPHEU kan matche projektideen til det EUprogram skrivekurset handler om. Den private aktør forestår dette skrivekursus. CPHEU forventer, at der i forbindelse med skrivekurset udvikles en template til understøttelse af den bedst mulige besvarelse af spørgsmålene i EU-programmets ansøgningsskema. CPHEU forventer også, at den private aktør coacher virksomheder i forlængelse af skrivekurset som en del af kursuskonceptet. Generelt forventer CPHEU, at den private aktør følger op med virksomheder, der har fået tilsendt en projektskitse eller deltaget på et skrivekursus med det formål at hjælpe dem til at få indsendt en god ansøgning. Afregningsbeløbet på 12.000 kr. for godkendte projekter skal netop sikre, at den private aktør laver denne slags opfølgning ud fra konsulentens egen vurdering af, hvem det kan betale sig at følge op med. Kommunikationen mellem CPHEU og den private aktør om virksomhederne i forløb skal foregå smidigt og effektivt, så CPHEU kan afrapportere løbende til dets medlemmer. Tilgængelighed for virksomhederne er også vigtigt for at holde momentum i den enkelte virksomheds proces mod at indsende en ansøgning. Forventet årlig volumen: - 75 125 valideringsmøder - 50-75 projektskitser/ EUopSTART-ansøgninger - 3 5 skrivekurser
4 Vilkår for afgivelse af tilbud 4.1 Spørgsmål CPHEU opfordrer tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet indsendes pr. mail til kontaktpersonen nævnt under pkt.1.1 senest den 26. april 2017. Anonymiserede spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på www.cphoffice.eu senest den 2. maj 2017. Såfremt de stillede spørgsmål giver anledning til rettelser eller suppleringer af udbudsmaterialet, vil disse blive offentliggjort i form af et eller flere rettelsesblade på www.cphoffice.eu senest pr. ovennævnte svarfrist. 4.2 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være CPHEU i hænde senest Mandag den 8. maj 2017 kl. 17:00. For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Tilbud sendes pr- e-mail til kontaktpersonen nævnt under pkt. 1.1. Emnefeltet bedes udfyldt med Tilbud vedrørende EU udbud 2017/S 068-128475 Der kan modtages e-mails op til 20 MB. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 4.4 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 4.5 Tilbudsomkostninger Tilbuddet udarbejdes for tilbudsgivers regning og risiko og returneres ikke.
5 Generelt om tilbuddets indhold 5.1 Sprog Tilbud skal afgives på dansk. 5.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 5.3 Forbehold Inden for de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. I stedet for at tage forbehold opfordres tilbudsgiverne til tidligst muligt at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. 4.1. Tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive afvist som ikkekonditionsmæssige. 5.4 Fortrolighed CPHEU vil så vidt muligt sikre fortroligheden i alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudslovens 5. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter CPHEU til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet, hvorefter CPHEU vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. CPHEU vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for CPHEU under udbuddet, over for CPHEU påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til oplysninger, som tilbudsgiveren modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige.
Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underrådgivere/underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 6 Kontrakt CPHEU udbyder en 24 måneders kontrakt med mulighed for forlængelse 2 gange på op til 12 måneder hver gang. Vedlagte kontraktudkast (bilag4) udgør vilkårene for et evt. samarbejde. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for vilkår i kontraktudkastet. Udkastet suppleres med relevante oplysninger og bilag fra tilbudsgivers tilbud. Det fremgår af udkastet, hvor kontrakten suppleres. Da der ikke er tale om en standardkontrakt, opfordres tilbudsgiver til at gennemgå kontraktudkastet nøje og stille spørgsmål til evt. uklarheder, jf. pkt. 4.1 i nærværende udbudsbetingelser. De oplysninger og bilag, der skal supplere kontraktudkastet, er nærmere beskrevet i de følgende pkt. 7-8. I det omfang det fremgår af disse punkter, indgår disse oplysninger mv. i evalueringen af tilbuddet, jf. bilag 2 Tildeling og evaluering. 7 Pris Tilbudsgiver skal afgive priser i vedlagte prisskema (bilag 3) som anført i skemaet. CPHEU forventer en kontraktsum i omegnen af 2 mio. kr. ekskl. moms. Der afregnes per leveret valideringsmøde, projektskitse eller skrivekursus. Der afregnes et beløb per godkendt EU-ansøgning. Kriterierne for udbetaling af betaling for godkendt EUansøgning: - Ansøgningen er indsendt som følge af forløb og/eller skrivekursus i regi af CopenVirk. - Virksomheden har ikke betalt et konsulentfirma for at skrive den fulde ansøgning - Ansøgningen er indsendt inden for kontraktperioden - Virksomheden fremgår af officielle kilder som støttemodtager Priser vil indgå i CPHEU s evaluering af tilbuddet som beskrevet i bilag 2 Tildeling og evaluering under parameteret Pris. 8 Kvalitet i udførelsen Tilbudsgiver skal medsende beskrivelse m.v. af hvorledes og med hvem opgaven påtænkes løst som angivet nedenfor.
Beskrivelsen vil indgå i CPHEU s evaluering af tilbuddet som beskrevet i bilag 2 Tildeling og evaluering under de kvalitative parametre. Tilbudsgiver skal medsende beskrivelse af følgende: - Virksomheden og de personer, der garanteres til udførelse af forløb og skrivekursus - Track record ift. at vejlede virksomheder i EU-støtte med referencer på danske virksomheder - Metode for validerings- og projektmodningsforløb og tidligere erfaringer med dette - Tilgængelighed under forløbet, såsom maksimal tid til opfølgning efter henvisning fra CPHEU og gennemsnitlig svartid på virksomhedernes opfølgende spørgsmål under forløbet - Skrivekursuskoncept (inkl. coaching) samt undervisningsmateriale og template til ansøgningsskrivning - Tidligere erfaringer med og resultater af skrivekurser målrettet virksomheder. Beskrivelsen må maks. fylde 10 A4 sider. Tilbudsgiver skal desuden medsende følgende bilag: - 1 eksempel på projektskitse for en fiktiv virksomhed. - 1 program for et tidligere skrivekursus målrettet virksomheder, som tilbudsgiver har gennemført. - CV er for relevante medarbejdere på max. 1 A4-ark per person og samlet max. 3 A4-sider. Mindstekrav til tilbuddet: - Mindst en af de udførende personer har været direkte involveret i at rådgive navngivne danske virksomheder om EU-ansøgninger til nuværende virksomhedsrettede EU-programmer såsom Horizon 2020 eller Eurostars 2, der efterfølgende har opnået støtte 9 Afsluttende bemærkninger Ordregiver gør opmærksom på at der i nærværende udbud kun er medtaget produkter, der udgør 80 % af den samlede omsætning på området. Ordregiver forbeholder sig således ret til i tillæg hertil at indgå delkontrakter på området inden for de udbudsretlige rammer, jf. Udbudslovens 8, stk. 2. CPHEU forventer at indhente tilbud på gennemførsel af review fra andre konsulenter end den valgte leverandør til dette udbud. Der vil dog kun være tale om reviews af ansøgninger som virksomheden selv har skrevet, og der vil blive afregnet samme beløb i betaling for godkendte projekter, der har fået et review. CPHEU ser frem til at modtage rettidige og konditionsmæssige tilbud.
10 Figur for validerings- og projektmodningsforløb, skrivekurser og review