Stillings- og personprofil Økonomi- og administrationschef HKV A/S April 2015
Opdragsgiver HKV A/S Adresse Pt. Endelavevej 7 8700 Horsens Stilling Økonomi- og administrationschef Refererer til Direktøren Ansættelsesforhold Løn forhandles individuelt Ansættelsesprocedure Der er planlagt følgende datoer i forløbet: Ansøgningsfrist: Søg hurtigst muligt, vi forventer en afklaring inden udgangen af juni 2015 Ansøgning mærket Økonomi- og administrationschef sendes til: job@muusmannjob.com Tiltrædelse snarest Yderligere oplysninger Kan fås ved henvendelse til direktør Christian Niederbockstruck, 2099 2536, eller konsulent Niels Crone Madsen, tlf. 2332 3103. 2
Fusion af fjernvarmeområdet i Horsens og dannelse af et nyt HKV HKV Horsens, Horsens Varmeværk og Dagnæs-Bækkelund varmeværk har indgået aftale om fusion og en reorganisering i to nye selskaber, det operationelle selskab, HKV A/S, og et nyt fælles A.m.b.a., indtil videre kaldet Fjernvarme Horsens A.m.b.a., der varetager den overordnede styring af HKV og forholdet til varmeforbrugerne som andelshavere. Årsagen til fusionen er mangefoldige. En fusion giver mulighed for at realisere uudnyttede potentialer. I øjeblikket er der tre parallelle og selvstændige organisationer i samme by. Det medfører et stort overlap i kompetencer og stillinger, m.v. Derudover kan selskaberne ikke i sig selv følge med den høje efterspørgsel jf. også de kommunale udbygningsplaner. Produktionskapaciteterne er brugt op. En fusion af selskaberne og målrettet udbygning af forsyningskapaciteten vil kunne imødekomme den nuværende øgede efterspørgsel og den forventede øgede efterspørgsel, der følger af stærk vækst i antal forbrugere, i de kommende år. Der er behov for at skabe en fælles koordineret løsning og en fælles kultur på området. Andre varmeselskaber bliver samtidig også større og en fusion vil styrke Horsens varmeselskabernes konkurrenceposition. Ved en fusion skabes stordriftsfordele og større samling af knowhow og erfaring på energiområdet. Dette vil medføre en mulighed for at reducere priserne for forbrugerne og gøre varmeselskaberne i Horsens Kommune mere konkurrencedygtige. Horsens vil stå stærkere i det tætte koordinerede samarbejde med andre udbydere i området, især i forhold til de igangværende projekter med Østjysk Fjernvarme og Det østjyske bybånd. Ved sammenlægningen bliver selskabet i højere grad i stand til at støtte op om en kommune i kraftig vækst og som har fokus på miljøbevidsthed. Fusionen tilvejebringer en styrket økonomi med mulighed for investeringer med en kort tilbagebetalingstid og øget mulighed for at følge den teknologiske udvikling. Der kan iagttages en markant stigning i teknologikrav til selskaberne, og der udvikles løbende nye teknologier særligt inden for vedvarende energi-teknologier. Ved en fusion vil disse teknologier have en højere rentabilitet og nemmere kunne implementeres. Det vil medføre en mere omstillingsparat og fleksibel organisation, der i højere grad er i stand til at udnytte eksisterende og nye potentialer og dermed er bedre rustet til fremtidens udfordringer. Målet er at skabe en offensiv organisation, båret af et stærkt udviklingsfokus med tydelige visioner og mål, der kan placere det nyfusionerede selskab som en af de mest innovative fjernvarmeselskaber i Danmark. Horsens Kommunes langsigtede målsætning på energiområdet Ud fra regeringens langsigtede politik på energiområdet har Horsens Kommune fastlagt et mål om, at andelen af vedvarende energi i el- og varmeforsyningen skal være 100% i 2035. Dette indebærer blandt andet en udfasning af oliefyr og konvertering af naturgasområder. Horsens Kommune vil arbejde for, at den kollektive fjernvarme udvides, og at den kollektive fjernvarme udelukkende baseres på vedvarende energikilder. Nøgleordene i det strategiske udviklingsarbejde på området er samarbejde, inddragelse, ny viden og ansvar. Det endelige 3
projekt-/løsningsforslag fra HKV er stadig under udarbejdelse, men to af de væsentligste delmål er foreløbigt: Ca. 10.000 nye kunder skal tilsluttes i de kommende 7 år, og der skal foretages centrale udbygninger af produktionskapaciteten allerede inden for de næste par år. Den administrative organisation Den overordnede administrative organisation efter fusionen forventes at se således ud: Organisationens hovedopgave er at realisere og implementere den nye organisations strategiske målsætninger (jvf. ovenfor). Ambitionerne er høje. Der er entydig ledelse med en direktør i direktionen. Der etableres et lederteam bestående af direktøren, forsyningschefen og økonomi- og administrationschefen. Lederen af Produktionen refererer til forsyningschefen og bistår denne med særligt den operationelle ledelse af produktion og distribution. Det forventes at det fusionerede selskab vil bestå af 35 medarbejdere. 4
Organisationsstrukturen er under fortsat justering med henblik på at skabe det optimale fundament for dette arbejde. Organisationsdesignet er således ikke på plads og økonomi- og administrationschefen har således meget stor indflydelse på at forme økonomi- og administrationsenheden! Ledelsesopgaven i forbindelse med fusionsprocessen i HKV I forbindelse med fusionsprocessen og de fastlagte vækstmål er der en række konkrete opgaver, som den administrative organisation skal løse i den kommende tid. Opgaverne er bredt favnende og løses i et uformelt samspil på tværs af organisationen og med eksterne samarbejdspartnere. Som del af lederteamet skal økonomi- og administrationschefen indgå som en proaktiv medspiller i processen og den strategiske udvikling af virksomheden. En væsentlig opgave for økonomi- og administrationschefen bliver derfor at bistå med realiseringen af disse opgaver. Opgaver i forbindelse med fusionsprocessen: Skabe en fælles vision og strategi og sikre en entydig forståelse heraf i hele organisationen Etablere delmål for vækstplanerne, iværksætte de relevante initiativer og foretage løbende opfølgning af disse Etablere en ny fælles kultur med inddragelse af relevante værdier fra Horsens Varmeværk, Dagnæs-Bækkelund Varmeværk og Horsens Kraftvarmeværk En gradvis overgang til indfasning af grønne energier Fastlægge opgaver, rammer og roller for medlemmerne af ledelsen Udvikle organisationskulturen til en konkurrencedygtig, moderne, videnbaseret organisation, som leverer ydelser og services af højeste kvalitet præget af stor åbenhed, tilgængelighed og forandringsvilje. En organisation, der tager udgangspunkt i forbrugernes behov og potentialerne i organisationen Skabe de bedste teams, der kan stimulere viden- og erfaringsdeling og dermed øge den tværorganisatoriske helhedsopfattelse i hele organisationen med henblik på at levere den bedste og mest sikre service og leverance til kunderne Økonomi- og administrationschefens opgaver i fusionsprocessen: Af de ovenstående opgaver har økonomi- og administrationschefen desuden fastlagte særlige ansvars- og indsatsområder. Disse inkluderer: Implementering af en bogholderi- og administrationsløsning til de to selskaber Afdække muligheder for og administrere integrationen af de nuværende selskabers økonomiske og administrative enheder i den nye samlede enhed 5
IT-løsning til regnskab og administration der blandt andet kan varetage: o Budgetprocedurer / afrapportering / controlling / ledelsesafrapportering o Konteringsinstrukser, mv. o Lønforhold Ansvar for rentabel mellemfinansiering i forbindelse med de store anlægsprojekter Organisationsdesign inden for administrations- og økonomiområdet HR-forhold som udformning af kontrakter, personalepolitikker, mv. Succeskriterier i stillingen som økonomi- og administrationschef I stillingen som økonomi- og administrationschef er der rammesat en række specifikke mål, der omhandler chefens opgaver i fusionsprocessen såvel som det efterfølgende arbejde. Økonomi- og administrationschefens succeskriterier inkluderer: Bidrage til at udvikle HKVs strategi og sikre implementering inden for det administrative og økonomiske område Vellykket gennemførsel af fusionsprocessen i hele organisationen og i særlig grad inden for det administrative og økonomiske område Integration af omkostningseffektive økonomiske og administrative løsninger og systemer i de to selskaber Opbygning og drift af en robust og fremtidssikret organisation på det administrative og økonomiske område. Endvidere skal det sikres, at HR-opgaverne løses optimalt Økonomisk og administrativ understøttelse af ekspansionsplanerne Økonomi- og administrationschefens opgaver Økonomi- og administrationschefen har ledelsesansvaret for administrationens indtil videre 3 medarbejdere. Chefen skal varetage den faglige ledelse inden for økonomi, administration, IT og HR samt driftsledelse af forskellige støttefunktioner. Økonomi- og administrationschefen skal medvirke til at sikre solid og effektiv drift via kvalificeret ledelsesinformation og rapportering. Som beskrevet ovenfor har økonomi- og administrationschefen desuden en væsentlig rolle i den forestående fusionsproces og etableringen af den nye organisation. Økonomi- og administrationschefen indgår i selskabets chefgruppe, refererer til direktøren og har en væsentlig rolle som sparringspartner for denne. Økonomi- og administrationschefens opgaveportefølje involverer ud over de økonomiske og administrative ansvarsområder også strategiske, ledelsesmæssige, eksterne og udviklingsorienterede opgaver. 6
Økonomiske og administrative ansvarsområder: Ansvar for ledelse af alle administrative støttefunktioner, herunder: Budgetlægning, budgetopfølgning, økonomistyring og regnskabsaflæggelse Det samlede økonomiske overblik samt mål- og økonomiopfølgning Bogholderi Regnskabsføring og løn. Administrative IT-opgaver og IT-support Financial controlling og løbende rapportering af resultater, herunder systematisk, rettidigt, overbliksgivende og styringsrelevant ledelsesinformation Asset management Strategi: Bistå den strategiske udvikling af selskabet via sin økonomiske indsigt, herunder bidrage til fastlæggelse af strategi vedrørende indtægter, udgifter, benchmarking, samt strategi vedrørende likviditet, finansiering, skat og belåning. Bistå direktøren i servicering af bestyrelsen, især vedrørende økonomiske spørgsmål. Fastholde og udvikle kompetencer på området og derigennem sikre, at HKV bliver et attraktivt arbejdssted, der kan tiltrække og fastholde medarbejdere. Mål- og økonomistyring jf. de strategiske målsætninger (strategisk økonomistyring). Ledelse Ledelse i forhold til økonomi, administration, IT og HR. Sikre at alle funktioner matcher krav og forventninger til moderne og effektive administrative opgaveløsninger. Sikre hurtige, effektive kommunikationskanaler samt løbende kommunikation af vækstmål, udviklingsprojekter og strategiske beslutninger på det økonomiske og administrative område til medarbejderne. Foregangsmand i etableringen af en fælles organisationskultur, støtte integrationen af denne på de økonomiske og administrative områder samt hindre dannelse af subkulturer. 7
Ekstern interessevaretagelse Deltagelse i faglige fora mv. (brancheforeningen, udvalg, ERFA-grupper) og derigennem sikre HKV s interessevaretagelse på området. Ansvar for HKVs samarbejdsrelationer inden for det økonomiske og administrative område. Udvikling Udvikle administrative og økonomiske styringsværktøjer for både drift og anlæg samt større projekter Afsøge muligheder for omkostningsminimering og administrere implementeringen af disse Optimering af økonomi- og administrationssystemer jf. vækstplaner og muligheder for udnyttelse af skala- og volumenfordele Iværksættelse af systematisk kompetenceudvikling af medarbejdere på økonomi- og administrationsområdet Økonomi- og administrationschefens personlige og faglige profil Det er afgørende, at økonomi- og administrationschefen har indgående økonomisk forståelse samt viden om og erfaring med de administrative funktioner. Chefen skal hurtigt kunne sætte sig ind i de forskellige områder og påtage sig ledelsesansvaret. Økonomi- og administrationschefen har overblik, akkuratesse og er på sit felt garant for en kvalitetssikker performance. Da økonomi- og administrationschefen får en afgørende rolle i forandringsarbejdet og den videre udvikling af den nye enhed, er det vigtigt at chefen har erfaring med proces- og resultatoptimering samt projektledelse. Økonomi- og administrationschefen skal være en stærk motivator, der har fokus på at skabe gode forhold for afdelingens medarbejderne og kan engagere og involvere dem. På et område der ofte er præget af traditionsbundne eller fastlåste systemer, skal økonomi- og administrationschefen kunne tænke ud af boksen og motivere medarbejdergruppen til nytænkning og forandringsparathed i etableringen og udviklingen af den nye samlede enhed. Økonomi- og administrationschefen skal være synlig og gennem en personlig ledelsesstil sikre en positiv og anerkendende dialog med både medarbejdere og andre ledere. Chefen skal være nærværende og delegerende samtidig med at kunne tage nødvendig styring, således samtlige opgaver og projekter varetages med høj faglig og procesmæssig kvalitet. Der lægges vægt på, at økonomi- og administrationschefen fremstår 8
med den fornødne ledelsesmæssige gennemslagskraft og samtidig forstår medarbejdernes behov. Analytiske evner, grundighed og detailorientering skal være væsentlige karakteristika i økonomi- og administrationschefens kompetenceprofil. På et ofte komplekst felt der skal håndtere store mængder data, er det afgørende, at chefen kan navigere sikkert rundt og sikre en kontinuerlig høj kvalitet på leverancer. En fagligt respekteret leder, der er robust og fremstår professionel og kompetent over for medarbejdere, forbrugere og øvrige interessenter. Der lægges vægt på, at økonomi- og administrationschefen har stærke kommunikative evner og med gennemslagskraft kan oversætte og formidle komplekse økonomiske og administrative problemstillinger. I forbindelse med fusions- og vækstarbejdet er det særligt vigtigt, at chefen evner at holde mange bolde i luften og formår at holde tråd i alle udviklingsprojekter. Økonomi- og administrationschefen skal kunne iværksætte, administrere integrationen af de forskellige funktioner i en samlet enhed og skabe sammenhængskraft mellem projekterne. I dette arbejde er det endvidere vigtigt, at økonomi- og administrationschefen formår at lede med stor bredde og med forståelse for de forskellige og specifikke kompetencer i organisationen. Chefen skal være visionær og kunne identificere potentialer hos medarbejderne og i opgaveløsningen. Selskabet lægger vægt på, at medarbejdernes faglige og personlige kompetencer løbende udvikles. Økonomi- og administrationschefen skal derfor være udviklingsorienteret, støtte og motivere til udvikling af mellemledere og medarbejdere, så de lever op til de krav og forventninger, som er formuleret som mål med fusionen. Økonomi- og administrationschefens baggrund Økonomi- og administrationschefen har sandsynligvis en økonomisk eller administrativ grunduddannelse som HD-R, cand.merc. eller tilsvarende med erfaring inden for budget, regnskab og/eller revision eventuelt suppleret med en lederuddannelse. Økonomi- og administrationschefen skal have ledelseserfaring eller potentiale for ledelse. Erfaringer kan være erhvervet i det private erhvervsliv, ligesom der kan være tale om erfaringer fra semioffentlige/offentlige organisationer, hvor de økonomiske og administrative funktioner har været fremtrædende. Kendskab til fjernvarmeområdet og erfaring med de særlige juridiske og økonomiske problemstillinger i forsynings- og energibranchen vil være en fordel. Andet Topkandidater til stillingen skal være indstillet på at blive testet hos MUUSMANN. 9