UDBUDSBETINGELSER Udbud med frhandling Indkøb af Den Natinale Henvisningsfrmidling til Regin Nrdjylland, Regin Midtjylland, Regin Syddanmark, Regin Sjælland g Regin Hvedstaden
Indhldsfrtegnelse 1 Udbuddet g udbuddets mfang... 3 2 Ordregivers kntaktplysninger... 5 3 Udbudsmateriale... 5 4 Tidsplan... 7 5 Yderligere infrmatiner g spørgsmål... 9 6 Betingelser fr prækvalifikatin (udelukkelse g egnethed)... 10 7 Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere sm prækvalificeres... 16 8 Afgivelsen af ansøgning g tilbud... 16 9 Frhandlingsfasen... 19 10 Prisplysning... 22 11 Alternative tilbud... 23 12 Kntrakten... 23 13 Tildelingskriterium... 24 14 Grundlag fr udelukkelse af Ansøgere g Tilbudsgivere... 28 15 Frtrlighed... 28 16 Orientering m resultatet af udbudsfrretningen... 29 17 Ordregivers frbehld... 30 18 Tjekliste fr Tilbudsgiver... 30 Bilag: Udbudsbilag 1: Standardfrmular fr det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Udbudsbilag 2: Kvittering fr mdtagelse ved persnlig aflevering af tilbud Udbudsbilag 3: Kvittering fr mdtagelse ved persnlig aflevering af det indledende tilbud Udbudsbilag 4: Kvittering fr mdtagelse ved persnlig aflevering af det endelige tilbud Bilag X: Tilbudsgivers Frbedringsfrslag Side 2 af 31
1 Udbuddet g udbuddets mfang 1.1 Generelt Disse udbudsbetingelser gælder fr udbuddet af en ffentlig kntrakt vedrørende anskaffelse af Den Natinale Henvisningsfrmidling, jf. punkt 1.3, efter Udbudslven 1 i henhld til udbudsbekendtgørelse ffentliggjrt i Supplement til Den Eurpæiske Unins Tidende. Udbudsbekendtgørelsen samt punkt 7 regulerer samtlige frhld, der er nødvendige fr at kunne udvælge 3 ansøgere til at deltage i det efterfølgende frhandlingsfrløb. Udbuddet gennemføres fr Regin Nrdjylland, Regin Midtjylland, Regin Syddanmark, Regin Sjælland g Regin Hvedstaden i regi af Reginernes Sundheds-IT (herefter benævnt RSI ). Regin Syddanmark er tvhlder fr selve udbudsprceduren samt frvalter af Løsningen i hele kntraktperiden på vegne af alle reginer. RSI er alene at betragte sm en samarbejdsmdel fr reginernes sundheds-it. Frmålet med RSI er at sikre samarbejde g sammenhæng i strategiske digitaliseringsinitativer på tværs af reginerne. Yderligere infrmatin m RSI kan findes på hjemmesiden reginer.dk Udbuddet gennemføres sm et udbud med frhandling i verensstemmelse med Udbudslven 61. Det indebærer, at enhver øknmisk aktør kan ansøge m at blive prækvalificeret. I disse udbudsbetingelser anvendes de definerede termer i Bilag 0. Da nærværende udbudsbetingelser både regulerer prækvalifikatinsfasen samt frhandlings- g tilbudsfasen, vil de deltagende Leverandører i prækvalifikatinsfasen, jf. punkt 6 g 7, benævnes "Ansøger". De gennem prækvalifikatinsprceduren udvalgte Ansøgere, sm pfrdres til at afgive tilbud samt deltage i eventuelle efterfølgende frhandlinger benævnes "Tilbudsgiver". Det bemærkes, at der i selve Kntrakten samt bilagene hertil benyttes benævnelsen Leverandøren fr Tilbudsgiveren, da disse dkumenter er en del af kntraktgrundlaget ved Kntraktens indgåelse. Udbudsmaterialet ffentliggøres på Ordregivers hjemmeside. Således kan udbudsmaterialet, herunder evt. rettelsesblade, dwnlades fra https://reginsyddanmark.dk/wm502375. 1.2 Ordregiver Ordregiver i frbindelse med nærværende udbud er følgende reginer: Regin Nrdjylland Niels Bhrs Vej 30 9220 Aalbrg Ø Regin Midtjylland Skttenbrg 26 8800 Vibrg 1 Jf. Lv nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Eurpa-Parlamentets g Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014 m ffentlige udbud
Regin Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Regin Sjælland Alleen 15 4180 Srø Regin Hvedstaden Kngens Vænge 2 3400 Hillerød Udbuddet gennemføres i henhld til punkt 1.1 i regi af RSI. Ovenstående reginer vil efterfølgende i nærværende dkument blive benævnt Ordregiver. 1.3 Den udbudte genstand g mfang Udbuddet vedrører Ordregivers indkøb af Den Natinale Henvisningsfrmidling. Ordregiver har allerede i dag et udviklet henvisningshtel sm er udviklet, vedligehldt g driftet af Datagruppen Multimed A/S. Med den udbudte Kntrakt ønsker Ordregiver udviklet et nyt g mderniseret system til frmidling af elektrniske henvisninger, herefter benævnt Løsningen eller Den Natinale Henvisningsfrmidling (DNHF). Tilbudsgiver skal udvikle DNHF samt efterfølgende drifte, vedligehlde samt supprtere Løsningen. Samtidig skal Løsningen udføres således, at Ordregiver ved psigelse af driftsaftalen med Tilbudsgiver kan flytte Løsningen g enten selv eller ved tredjemand drifte Løsningen, dg således at Tilbudsgiver frtsat er frpligtet til at supprtere g vedligehlde Løsningen indtil udløb/psigelse af Kntrakten. Udvikling af Løsningen består af en Hvedleverance (Delprjekt 1) g af en række eventuelle Delleverancer (leveres under Delprjekt 2) sm vil gennemføres under et iterativt frløb, se nærmere i Bilag 16, samt implementering g ibrugtagning af Løsningen (Delprjekt 3). 1.4 De berettigede institutiner g enheder Udbuddet vedrører indkøb af den Natinale Henvisningsfrmidling til samtlige sygehusenheder/hspitalsenheder g institutiner, herunder selvejende institutiner, i Regin Nrdjylland, Regin Midtjylland, Regin Syddanmark, Regin Sjælland g Regin Hvedstaden samt Danske Reginers Lønnings- g Takstnævn, Dansk Psyklg Frening, Kmmunernes Landsfrening, Dansk Kirpraktr Frening, Danske Fysiterapeuter, Freningen af Speciallæger, Landsfreningen af statsautriserede Fdterapeuter, Praktiserende Lægers Organisatin, Tandlægefreningen g Øfeldtcentrenes fysiterapeuter. Opremsningen er ikke udtømmende. 1.5 Styregruppe, prjektgruppe g brugergruppe Ordregiver har i frbindelse med udbuddet etableret en styregruppe, prjektgruppe g brugergruppe. Styregruppen er sammensat af repræsentanter fra reginernes praksisafdelinger, Danske Reginers Lønnings- g Takstnævn, MEDCOM g Freningen af Speciallæger. Repræsentanten fra Freningen af Speciallæger repræsenterer alle Slutbrugerne fra primærsektren i Styregruppen g er således Senirbruger. Reginernes praksisafdelinger repræsenterer alle Slutbrugerne fra sekundærsektren i Styregruppen g er således Senirbruger. Side 4 af 31
Prjektgruppen er sammensat af prjektledere, løsningarkitekter infrastrukturarkitekter, testmanagere g jurister fra Regin Syddanmark. Prjektgruppen har ud fra brugergruppens behvsafklaring bl.a. udarbejdet kravspecificeringer. Herudver er prjektgruppen med til fastsættelse af tildelingskriterium g underkriterier, deltage i frhandlinger samt evaluering af tilbud. Brugergruppen er sammensat af repræsentanter fra reginernes sygehuse, reginernes praksisafdelinger, Danske Reginers Lønnings- g Takstnævn, MEDCOM, Frening af Speciallæger, Danske Fysiterapeuter, Landsfreningen fr statsautriserede Fdterapeuter, Dansk Psyklg Frening, Dansk Kirpraktr Frening, Kmmunernes Landsfrening g Praktiserende Lægers Organisatin. Brugergruppen har bl.a. været med til at klarlægge behvet i systemet. Brugergruppen vil bl.a. have en str part i at visitere g afprøve systemet under udvikling af Løsningen, herunder gså gdkende brugergrænsefladen. 2 Ordregivers kntaktplysninger Følgende afdeling g persn er ansvarlig fr udbuddets gennemførelse på vegne af RSI de øvrige deltagende reginer, jf. punkt 1.1, g kan således kntaktes i verensstemmelse med nedenstående frskrifter, såfremt Tilbudsgiver måtte have spørgsmål mv.: Regin Syddanmark Reginal IT Kntaktpersn: Knud Bräuner E-mail: dnhf@rsyd.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af Den Natinale Henvisningsfrmidling." Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal fregå på dansk eller engelsk via vennævnte kntaktpersn g være skriftlig. 3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består udver af udbudsbekendtgørelsen af følgende dkumenter: Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: Udbudsbilag 1: Standardfrmular fr det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Udbudsbilag 2: Kvittering fr mdtagelse ved persnlig aflevering af ansøgning Udbudsbilag 3: Kvittering fr mdtagelse ved persnlig aflevering af det indledende tilbud Udbudsbilag 4: Kvittering fr mdtagelse ved persnlig aflevering af det endelige tilbud Bilag X: Tilbudsgivers Frbedringsfrslag Udkast til Kntrakt Bilag 0 - Definitiner Bilag 1 Tidsplan Underbilag 1A Overrdnet Tidsplan Underbilag 1B Detaljeret Tidsplan Side 5 af 31
Underbilag 1C Grafisk Fremstilling af Tidsplanen Bilag 2 Kundens IT Miljø Underbilag 2A Integratinstest V1.7 Underbilag 2B Integratinstest V1.6 Underbilag 2C Integratinstestrapprt-1_7 Underbilag 2D Integratinstestrapprt-1_7 Underbilag 2E Integratinstestrapprt 1_4 pdf Underbilag 2F Integratinstestrapprt-1_4 Underbilag 2G Plitik frtidsstningv11 Underbilag 2H TimeutplitikV11 Underbilag 2I CertifikatplitikV12 Underbilag 2J Lgningsplitik Underbilag 2K Drifts- g supprtplitik Underbilag 2L Beredskabsplitik Underbilag 2M Sundhedsdata i spil Underbilag 2N Den Fællesffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 Underbilag 2O reginernes plitiske linje fr infrmatinssikkerhed Underbilag 2P Fællesreginal Infrmatinssikkerhedsplitik 29-06-2016 Bilag 3 Leverance- g ydelsesbeskrivelsen Underbilag 3A Overenskmstmråder vedrørende brug af DNHF Underbilag 3B Rlle g aktørmatrix Underbilag 3C Ordregivers knkurrencekrav Underbilag 3E Tilbudsdemnstratin Underbilag 3F Kundens frretningsservices g -funktiner Underbilag 3G Dataeksprt Henvisningshtel_V4.1 Underbilag 3H Kdekvalitet Bilag 4 Dkumentatin Bilag 5 Vedligehldelse g Supprt Underbilag 5A RSI Change prces x1.10 Bilag 6 Servicemål Underbilag 6A Baseline fr Svartidsmålinger Underbilag 6B Skabeln fr Rapprtering Bilag 7 Drift Bilag 8 Databehandleraftale Underbilag 8A til databehandleraftale Instruks Underbilag 8B til databehandleraftale Fællesreginal infrmatinssikkerhedsplitik Underbilag 8C til Underdatabehandler til databehandleren Bilag 9 - Ændringshåndtering Bilag 10 Samarbejdsrganisatin Underbilag 10A RSI Prjektmdel Underbilag 10B Styringsmdel fr systemfrvaltning af fællesreginale it_løsninger Underbilag 10C Kdeks fr gdt kundeleverandørsamarbejde i staten Side 6 af 31
Bilag 11 Kundens Deltagelse g Mdenhed Underbilag 11A Oversigt ver Kundens Deltagelse Bilag 12 Vederlag g Priser Underbilag 12A Skema fr Vederlag g Priser Bilag 13 Ophørsbistand Bilag 14 - Prøver Bilag 15 Licensbetingelser Bilag 16 Den Iterative Metde Bilag 17 Erklæring m fælles befuldmægtiget g slidarisk, direkte g ubetinget hæftelse Bilag 18 Støtteerklæring Bilag 19 Evt. rettelsesblade samt spørgsmål g svar til udbudsmaterialet (NB! Dette dkument udarbejdes dg først efter udbuddets afslutning) Bilag 20 Arbejdsklausul Tilbudsgiver bedes kntrllere, at Tilbudsgiver via Ordregivers hjemmeside, jf. punkt 1.1 har dwnladet det fulde udbudsmateriale i henhld til vennævnte versigt. I udbudsmaterialet indgår evt. rettelsesblade samt spørgsmål g svar. Disse vil løbende blive ffentliggjrt på den under punkt 1.1 angivne hjemmeside i verensstemmelse med den angivne tidsplan jf. punkt 4. Ved eventuel uverensstemmelse mellem rdlyden i Ordregivers tekst i udbudsmaterialet, der frefindes på den under punkt 1.1 angivne hjemmeside g Tilbudsgivers materiale, vil Ordregiver lægge teksten i udbudsmaterialet ffentliggjrt p hjemmesiden til grund fr sin vurdering, medmindre Tilbudsgiver klart har plyst, at en således slettet eller ændret rdregiverteskt ikke berr på en fejl i udfyldelsen. 4 Tidsplan Udbuddet frventes gennemført i henhld til følgende tidsplan: 1. nvember 2017 Dat fr elektrnisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EUtidende. 7. nvember 2017 Frist fr tilmelding til infrmatinsmøde 14. nvember 2017, kl. 13:00 - kl. 15:00 Infrmatinsmøde, jf. punkt 5.3. Infrmatinsmødet afhldes på følgende adresse: Regin Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle 20. nvember 2017 Frist fr spørgsmål til udbudsmaterialet frud fr ansøgningsfristen. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret inden ansøgningsfristen, såfremt det er muligt, jf. punkt 5.1. Side 7 af 31
25. nvember 2017, kl. 10.00 1. december 2017, kl. 11.00 Uge 49-50 Uge 50 Uge 50 2017 1 2018 Indtil dette tidspunkt kan der inden ansøgningsfristen ske ffentliggørelse af eventuelle supplerende plysninger g supplerende dkumenter, herunder spørgsmål g svar mm., på Ordregivers hjemmeside, jf. punkt 1.1. Frist fr mdtagelse af ansøgning m prækvalifikatin Gennemgang af ansøgninger Frventet tilkendegivelse m prækvalifikatin/afslag på prækvalifikatin Indhentning af dkumentatin fr de plysninger, sm fremgår af punkt 6.5, fra de Ansøgere, sm Ordregiver har til hensigt at prækvalificere. 18. januar 2018 Frist fr spørgsmål til udbudsmaterialet frud fr fristen fr afgivelse af indledende tilbud. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret inden tilbudsfristen, såfremt det er muligt, jf. punkt 5.1. 24. januar 2018 kl. 10.00 Indtil dette tidspunkt kan der inden fristen fr det indledende tilbud ske ffentliggørelse af eventuelle supplerende plysninger g supplerende dkumenter, herunder spørgsmål g svar mm., på Ordregivers hjemmeside, jf. punkt 1.1. Såfremt der måtte pstå behv fr at ffentliggøre yderligere plysninger efter dette tidspunkt, men inden ansøgningsfristen, vil ansøgningsfristen blive frlænget. Tilbudsgiver pfrdres til at hlde sig rienteret på hjemmesiden indtil udløbet af fristen fr det endelige tilbud. 30. januar 2018, kl. 11.00 Uge 10 2018 Uge 11 2018 Frist fr mdtagelse af indledende tilbud Eventuelle frhandlingsmøder g tilbudspræsentatin (frventede dater) Udsendelse af evt. tilpasset udbudsmateriale g pfrdring til afgivelse af endeligt tilbud (frventet dat) 5. april 2018 Frist fr spørgsmål til udbudsmaterialet til endelige tilbud. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt, jf. punkt 5.1. 10. april 2018, kl. 10.00 Indtil dette tidspunkt kan der ske ffentliggørelse af eventuelle supplerende plysninger g supplerende dkumenter, herunder spørgsmål g svar mm., på Ordregivers hjemmeside, jf. punkt 1.1 Såfremt der måtte pstå behv fr at ffentliggøre yderligere plysninger efter dette tidspunkt, men inden ansøgningsfristen, vil ansøgningsfristen blive frlænget. Tilbudsgiver pfrdres til at hlde Side 8 af 31
sig rienteret på hjemmesiden indtil udløbet af fristen fr det endelige tilbud. 16. april 2018, kl. 11.00 Uge 16 19 2018 Frist fr mdtagelse af endeligt tilbud Gennemgang af tilbud 14. maj 2018 Frventet tilkendegivelse m tildeling af kntrakt henhldsvis afslag til Tilbudsgivere (start på standstill-periden). Uge 22 2018 Frventet kntraktindgåelse 1. juni 2018 Frventet kntraktstart 14. ktber 2018 Vedståelsesfrist 5 Yderligere infrmatiner g spørgsmål 5.1 Skriftlige spørgsmål Ordregiver pfrdrer Ansøger/Tilbudsgiver til at stille pklarende spørgsmål, såfremt Ansøger/Tilbudsgiver er i tvivl m frståelsen af krav, kntraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål pstilles på listefrm med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, sm spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til Ordregiver pr. e-mail, idet spørgsmål skal sendes til den i punkt 2 anførte kntaktpersn. Spørgsmål, der er Ordregivers kntaktpersn i hænde inden de i tidsplanen anførte frister fr spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 4, vil under alle mstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der mdtages efter dette tidspunkt, kan alene frventes at blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen g den pågældende tilbudsfrist. Spørgsmål, der mdtages senere end 6 dage inden udløbet af en frist, kan ikke frventes at ville blive besvaret. Ordregiver frbehlder sig på trds af venstående ret til at afvente med at besvare mere detailrienterede spørgsmål, sm vurderes ikke at have betydning fr en Ansøgers mulighed fr at vurdere, m det er relevant at deltage i udbuddet. Disse spørgsmål vil i givet fald blive besvaret efter meddelelsen m prækvalifikatin (i tilbudsfasen). Bemærk følgende: Såfremt der måtte pstå behv fr at ffentliggøre yderligere plysninger senere end 6 dage før fristerne i tidsplanen, jf. punkt 4, vil fristen blive frlænget. Tilbudsgiver pfrdres til at hlde sig rienteret på hjemmesiden, jf. punkt 1.1, indtil udløbet af tilbudsfristen fr det endelige tilbud. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse i verensstemmelse med fristerne i tidsplanen, jf. punkt 4, blive ffentliggjrt i annymiseret frm på den under punkt 1.1 angivne hjemmeside. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål g svar sm en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver pfrdres således til at hlde sig rienteret m dette udbud på hjemmesiden. Side 9 af 31
5.2 Ændring af udbudsmateriale Ordregiver vil løbende ffentliggøre rettelsesblade m eventuelle ændringer i udbudsmaterialet på den under punkt 1.1 angivne hjemmeside. Ansøger/Tilbudsgiver pfrdres derfr til at hlde sig rienteret m dette udbud på hjemmesiden. Såfremt Ansøger/Tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, pfrdres Tilbudsgiver til hurtigst muligt at gøre Ordregiver pmærksm herpå, g Ordregiver vil i så fald verveje at ændre det pågældende frhld, såfremt det er muligt inden fr de udbudsretlige rammer. Udkast til Kntrakt, sm er en del af udbudsmaterialet, vil være gældende fr den udbudte Løsning g vil regulere det efterfølgende kntraktfrhld mellem Ordregiver g den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver pfrdres derfr til at gennemlæse kntrakten nøje g til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver gør pmærksm på, at der sm følge af frhandlingerne kan ske ændringer i udbudsmaterialet, hvilket alle Tilbudsgivere løbende vil blive rienteret m. Der vil ikke ske ændringer i de grundlæggende elementer i det prindelige udsendte udbudsmateriale. 5.3 Infrmatinsmøde Ordregiver afhlder et infrmatinsmøde på det i tidsplanen anførte tidspunkt g sted, jf. punkt 4. Her vil Ordregiver give en præsentatin af udbudsfrretningen g udbudsmaterialet, g der vil være adgang til at stille spørgsmål. Spørgsmålene vil i det mfang, det er muligt blive besvaret på mødet. De spørgsmål, der kræver inddragelse af brugergruppen eller anden afklaring, vil blive besvaret efterfølgende g ffentliggjrt hurtigst muligt i annymiseret frm i på hjemmesiden, jf. punkt 1.1. Materiale fra infrmatinsmødet (indehldende evt. spørgsmål g svar g andre generelt relevante infrmatiner fra infrmatinsmødet) vil i annymiseret frm blive ffentliggjrt hurtigst muligt på hjemmesiden, jf. punkt 1.1. Tilmelding til infrmatinsmødet skal ske senest på det i tidsplanen angivne tidspunkt til Ordregivers kntaktpersn, jf. punkt 2. Tilbudsgiver pfrdres til alene at være repræsenteret ved maksimalt 2 persner i infrmatinsmødet. 6 Betingelser fr prækvalifikatin (udelukkelse g egnethed) 6.1 Generelt Ansøger skal sm en del af sin ansøgning m prækvalifikatin fremsende Udbudsbilag 1, Standardfrmular fr det fælles eurpæiske udbudsdkument (herefter benævnt ESPD ) 2 i udfyldt stand. Dette dkument er et freløbigt bevis fr, at Ansøger ikke er mfattet af en af de udelukkelsesgrunde, sm gælder fr dette udbud, g at Ansøger pfylder eventuelle mindstekrav til egnethed g frmåen. Ordregiver frbehlder sig dg ret til at indhente supplerende plysninger m.v. ESPD er udarbejdet af Eurpa-Kmmissinen g kan udelukkende åbnes via Kmmissinens hjemmeside, https://ec.eurpa.eu/grwth/tls-databases/espd/welcme. 2 Jf. Kmmissinens gennemførelsesfrrdning (EU) 2016/7 af 5. januar 2016 m en standardfrmular fr det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Side 10 af 31
ESPD åbnes på følgende måde: ESPD dwnlades fra Ordregivers hjemmeside, jf. punkt 1.1 g gemmes på Ansøgers pc; Hjemmesiden https://ec.eurpa.eu/grwth/tls-databases/espd/welcme åbnes; Klik på "Dansk" fr at få ESPD vist på dansk; Klik på "Jeg er en øknmisk aktør"; Klik på "Imprtere ESPD"; Find det gemte ESPD på pc'en ved at klikke på "Gennemse"; Klik på pilen i bksen ud fr "Vælg et land" g klik på det land, Ansøger er fra; Klik på "Næste". ESPD vil kmme frem, g Ansøger skal herefter udfylde det i henhld til anvisningerne i nærværende udbudsbetingelser samt i ESPD. 6.2 Udfyldelse af ESPD samt minimumskrav 6.2.1 Oplysninger m udbudsprceduren g den rdregivende myndighed (ESPD del I) ESPD del I indehlder alene Ordregivers plysninger m udbuddet g skal således ikke udfyldes af Ansøger. 6.2.2 Oplysninger m den øknmiske aktør, dvs. Ansøger (ESPD del II) ESPD del II skal udfyldes af Ansøger i henhld til nedenstående: ESPD del II A udfyldes af Ansøger. Da der ikke er tale m en reserveret kntrakt, skal spørgsmålet herm ikke besvares. Da Danmark ikke har en "fficiel liste ver gdkendte øknmiske aktører" el. lign., sm er relevant fr den udbudte kntrakt, kan danske ansøgere svare "ikke relevant" til dette spørgsmål. ESPD del II B udfyldes af Ansøger. Dg kan fødested g fødselsdat udelades. Her skal Ansøger angive plysninger m den eller de persner, der er beføjet til at repræsentere Ansøger i frbindelse med udbuddet. Hensigten med dette felt er således, at Ansøger angiver den eller de persner, der kan binde virksmheden. ESPD del II C udfyldes af Ansøger. ESPD del II D skal ikke udfyldes. 6.2.3 Udelukkelsesgrunde (ESPD del III) ESPD del III A, B g C udfyldes af Ansøger. ESPD del III D skal ikke udfyldes. Det bemærkes, at de udelukkelsesgrunde, sm finder anvendelse i nærværende udbud, er de grunde, der nævnes i ESPD del III. Såfremt Ansøger svarer "ja" til et eller flere punkter i ESPD del III, er Ansøger således mfattet af en udelukkelsesgrund, g tilbuddet vil derfr sm udgangspunkt ikke kmme i betragtning. Side 11 af 31
Dg bemærkes, at en Ansøger, der har ubetalt frfalden gæld til ffentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sciale sikringsrdninger, alene vil blive udelukket på denne baggrund, hvis denne gæld er på 100.000 kr. eller derver. De bligatriske udelukkelsesgrunde mfatter eksempelvis de tilfælde, hvr Ansøger har endelig dm eller vedtaget bødefrlæg fr deltagelse i kriminel rganisatin, bestikkelse, svig, terrrhandlinger eller handlinger med frbindelse til terrr, hvidvaskning af penge eller finansiering af terrrisme, samt børnearbejde g andre frmer fr menneskehandel. Det samme gælder, hvis en persn, der er medlem af Ansøgers bestyrelse, direktin eller tilsynsråd er dømt eller har vedtaget bødefrlæg fr sådanne aktiviteter, eller hvis en persn med beføjelse til at repræsentere, kntrllere eller træffe beslutninger i Ansøgers bestyrelse, direktin eller tilsynsråd er dømt eller har vedtaget bødefrlæg fr sådanne aktiviteter. Disse udelukkelsesgrunde gælder i 4 år fra daten fr dmmen eller bødefrlægget. Såfremt Ansøger er mfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, men har fremlagt tilstrækkelig dkumentatin fr, at Ansøger til trds herfr er pålidelig, jf. Udbudslvens 138, vil tilbuddet dg alligevel blive taget i betragtning. Der henvises herudver til Udbudslvens bestemmelser (i 135-137) fr den endelige g fuldstændige rdlyd af de bestemmelser, der ligger til grund fr de udelukkelsesgrunde, der er angivet i ESPD. De frivillige udelukkelsesgrunde i 137 er alene gældende i det mfang, dette fremgår af ESPD. 6.2.4 Udvælgelseskriterier, herunder minimumskrav til egnethed g frmåen (ESPD del IV) Ansøger skal pfylde følgende minimumskrav fr at få sit tilbud taget i betragtning: 1. Det er et minimumskrav, at Ansøger har en psitiv egenkapitalen i hvert af de senest 3 afsluttede g reviderede regnskabsår. 2. Det er et minimumskrav, at Ansøger har relevant erfaring i frm af mindst 1 sammenlignelig reference inden fr de seneste 3 år. En reference anses fr sammenlignelig, når den vedrører levering af sundhedsfagligt IT-system. Det er herudver et minimumskrav, at der til den pågældende reference er leveret fr minimum 1.000.000 danske krner ekskl. mms pr. år af de pågældende prdukter. Ansøger kan maksimalt angive 5 referencer. Referencer herudver vil ikke blive taget i betragtning. Dette er gså gældende fr knsrtier eller andre sammenslutninger af virksmheder eller såfremt Ansøger baserer sin tekniske frmåen på en underleverandør. En sådan sammenslutning eller Ansøger med ekstern teknisk støtte kan således sammenlagt højst angive 5 referencer i alt. Såfremt Ansøger har vedlagt flere end det maksimale antal referencer, lægges der i vurderingen alene vægt på de 5 første angivne referencer i anmdningen. I ESPD del IV skal Ansøger angive plysninger vedrørende venstående minimumskrav. 6.2.5 Afslutning af ESPD Følgende gælder herudver: ESPD del V skal udfyldes, da der er tale m et udbud med frhandling. Del V skal udfyldes i verensstemmelse med nedenstående punkt 7, under hvilket Ordregiver har anført, hvilke bjektive g ikke-diskriminerende kriterier, der anvendes med henblik på begrænsning af antallet af ansøgere, sm vil blive pfrdret til at afgive tilbud. Side 12 af 31
Ansøger behøver ikke at underskrive ESPD i del VI. Når ESPD er færdigudfyldt printes det g sendes sm en del af tilbuddet. 6.3 Særligt vedrørende knsrtier Såfremt Ansøger udgør en sammenslutning af virksmheder (dvs. hvr flere virksmheder ansøger g, i tilfælde af pnåelse af prækvalifikatin, giver tilbud sammen sm knsrtium), skal særskilt ESPD fremsendes fr hver enkelt virksmhed i sammenslutningen. I disse tilfælde skal de i sammenslutningen deltagende virksmheder i deres ESPD del II A svare ja til spørgsmålet, Deltager den øknmiske aktør i udbudsprceduren sammen med andre?. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige frm, men der skal iblandt sammenslutningens virksmheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksmheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksmhederne i sammenslutningen hæfte slidarisk, direkte g ubetinget fr ydelsen g pfyldelsen af kntrakten. Sammenslutningen skal sm en del af sin ansøgning fremsende udfyldt Bilag 17 (Erklæring m fælles befuldmægtiget g slidarisk, direkte g ubetinget hæftelse). Fr så vidt angår Ansøgers egnethed/frmåen, jf. punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., skal det fr hvert enkelt minimumskrav fremgå af ansøgningen, hvilken deltager i knsrtiet, der pfylder det pågældende krav, eller m kravet pfyldes i frening. Ansøger kan alene indgive én ansøgning m prækvalifikatin. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår sm deltager i et knsrtium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed fr gensidigt at påvirke indhldet af de frskellige ansøgeres tilbud. 6.4 Særligt vedrørende tilfælde hvr Ansøger baserer sig på andres frmåen Ansøger kan basere sig på andre virksmheders øknmiske g finansielle frmåen g/eller tekniske g faglige frmåen. Dette kan ske, dels hvr Ansøger ikke på egen hånd kan verhlde Ordregivers minimumskrav til egnethed/frmåen, dels hvr Ansøger baserer sig på andres ressurcer i frhld til de bjektive g ikke-diskriminerende kriterier fr udvælgelsen, jf. punkt 7 nedenfr. I disse tilfælde skal Ansøger i ESPD del II C ( Oplysninger m udnyttelse af andre enheders kapacitet ) svare ja. Baserer Ansøger sig således på en anden virksmheds øknmiske g finansielle frmåen g/eller tekniske g faglige frmåen, skal Ansøger sammen med sin ansøgning fremlægge støtteerklæringer eller anden dkumentatin, der gdtgør, at Ansøger faktisk råder ver den pågældende øknmiske g finansielle g/eller tekniske g faglige frmåen. Den fremsendte støtteerklæring eller dkumentatin skal samlet dkumentere følgende: at der frligger en juridisk bindende aftale mellem Ansøger g den virksmhed, sm Ansøger baserer sig på, at Ansøger g den virksmhed, hvis øknmiske g finansielle frmåen, Ansøgeren baserer sig på, hæfter slidarisk fr kntraktens pfyldelse, samt Side 13 af 31
at den juridiske bindende aftale medfører, at den virksmhed, sm Ansøgeren baserer sig på, stiller sin øknmiske g finansielle frmåen g/eller tekniske g faglige frmåen til rådighed fr kntraktens pfyldelse. Den støttende virksmhed skal i den frbindelse plyse, i hvilken grad der stilles øknmisk g finansiel frmåen til rådighed, samt hvilken knkret teknisk g faglig frmåen, der stilles til rådighed i frbindelse med kntraktens pfyldelse. Det anbefales, at Ansøger ved fremsendelse af støtteerklæring anvender frmularen i Bilag 18 (Støtteerklæring), da pbygningen af denne verhlder de krav, sm Ordregiver stiller til en sådan erklæring. Herudver skal tilbuddet indehlde et udfyldt ESPD fr Ansøger selv, samt et separat udfyldt ESPD fr hver af de virksmheder, sm Ansøger baserer sig på. Der skal ikke fremsendes et ESPD fr underleverandører, hvis kapacitet Ansøger ikke baserer sig på. 6.5 Dkumentatin fra den vindende Ansøger Ordregiver er frud fr tildeling af kntrakt frpligtet til at kræve, at den Ansøger, sm Ordregiver har til hensigt at tildele kntrakten, fremlægger endelig dkumentatin fr de plysninger, der er afgivet i ESPD (jf. Udbudslvens 152-155). Ordregiver vil dg i nærværende udbud efter afgørelsen m prækvalifikatin indhente denne dkumentatin fra alle ansøgere, sm Ordregiver har til hensigt at prækvalificere. Baggrunden herfr er, at Ordregiver ikke ønsker at pålægge sig selv g Ansøger unødige transaktinsmkstninger ved at igangsætte tilbudsfasen med en eller flere prækvalificerede ansøgere, sm Ordregiver alligevel ikke vil kunne indgå kntrakt med på grund af frhld ved dkumentatinen. Denne dkumentatin skal være Ordregiver i hænde senest 18 dage efter, at den pågældende Ansøger har mdtaget anmdning herm. Det samme gælder fr de virksmheder, sm den pågældende Ansøger måtte basere sit tilbud på, jf. punkt 6.4. Fristen vil alene blive frlænget af Ordregiver i særlige tilfælde. Ordregiver vil i sin anmdning m dkumentatin fra Ansøger plyse, hvilke dkumenter der skal fremsendes. I det følgende fremgår, hvilken dkumentatin Ansøger kan frvente, at Ordregiver vil anmde de ansøgere, sm Ordregiver har til hensigt at prækvalificere, m. 6.5.1 Dkumentatin vedr. udelukkelsesgrundene Fr danske virksmheders vedkmmende vil der blive anmdet m en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen sm dkumentatin fr, at de ansøgere, sm Ordregiver har til hensigt at prækvalificere, ikke er mfattet af en udelukkelsesgrund, jf. Udbudslvens 153. Serviceattest kan rekvireres her: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmd_m_serviceattest Serviceattesten må være p til 6 måneder gammel målt fra Ordregivers anmdningstidspunkt. Bemærk følgende: Erhvervsstyrelsen skal i frbindelse med udstedelse af serviceattest indhente en straffeattest fra Kriminalregisteret fr samtlige medlemmer af virksmhedens bestyrelse g direktin mm. Erhvervsstyrelsen kan kun indhente sådanne straffeattester med de pågældende persners samtykke g har derfr behv fr en samtykkeerklæring. Disse persner skal endvidere Side 14 af 31
afgive en tr- g lveerklæring vedr. de strafbare frhld, sm straffeattesten indhentet af Erhvervsstyrelsen ikke mfatter. Samtykke- g tr- g lveerklæringerne er gyldige i et år, g Ansøger pfrdres derfr til allerede nu at indhente dem fra bestyrelses- g direktinsmedlemmer, så fristen fr indhentelse af serviceattest, jf. punkt 6.5, kan verhldes. Link til skabeln fr samtykke- g tr- g lveerklæring findes på vennævnte hjemmeside. Bemærk yderligere: Den, der anmder m serviceattesten, skal have fuldmagt fra virksmheden til på vegne af virksmheden at give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter strafplysninger m virksmheden, g afgive erklæring m, hvrvidt virksmheden inden fr de seneste fire år er dømt eller har vedtaget bødefrlæg fr ét eller flere frhld indehldt i Udbudslvens 135. Særligt danske ansøgere med bestyrelses- eller direktinsmedlemmer i udlandet: Erhvervsstyrelsen vil indhente danske straffeattester fr udenlandske ledelsesmedlemmer, hvilket betyder, at der i frbindelse med rekvirering af serviceattest skal uplades kpi af ID samt samtykke- g tr- g lve-erklæringer fr udenlandske persner i virksmhedens bestyrelse g direktin mm. Ordregiver kan desuden kræve, at Ansøger fremlægger dkumentatin fra andre lande, hvis dette vurderes relevant, herunder fra ledelsesmedlemmets hjemland. Udsteder det pågældende land ikke straffeattester, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde (jf. ESPD del III A), kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tr g lve afgivet ver fr en ffentlig myndighed i det pågældende land. Særligt udenlandske Ansøgere: Er Ansøger ikke fra Danmark, g udsteder Ansøgers hjemland ikke de relevante certifikater eller dkumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tr g lve afgivet ver fr en ffentlig myndighed i det pågældende land. 6.5.2 Dkumentatin vedr. minimumskrav Ordregiver frventer at anmde de ansøgere, sm Ordregiver har til hensigt at prækvalificere, m nedenstående dkumentatin fr verhldelse af minimumskravene, jf. punkt 6.2.4: AD 1) Egenkapital Sm dkumentatin fr egenkapitalens størrelse skal de ansøgere, sm Ordregiver har til hensigt at prækvalificere fremsende følgende, afhængigt af hvilken kategri af virksmhed, Ansøger tilhører: Hvis Ansøger er revisinspligtig: Seneste gdkendte årsrapprt med revisinserklæring. Hvis Ansøger ikke er revisinspligtig: Enten seneste gdkendte årsrapprt med revisinserklæring eller reviewerklæring, eller revisrs reviewerklæring m egenkapitalens størrelse fr seneste dispnible regnskabsår. AD 2) Referenceliste Sm dkumentatin fr Ansøgers relevante erfaring skal de ansøgere, sm Ordregiver har til hensigt at prækvalificere fremsende underskrevet referenceliste (indehldende bl.a. navn på kntaktpersner g disse persners kntaktplysninger), hvrefter Ordregiver frbehlder sig ret til at kntakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af plysningernes rigtighed. Side 15 af 31
7 Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere sm prækvalificeres Ordregiver har til hensigt at prækvalificere 3 ansøgere, sm vil blive pfrdret til at afgive tilbud. Såfremt antallet af ansøgere, der pfylder de angivne betingelser fr deltagelse i udbuddet, ikke verstiger vennævnte antal, vil samtlige af disse ansøgere blive prækvalificeret. Såfremt antallet af ansøgere, der pfylder de angivne betingelser fr deltagelse i udbuddet, verstiger vennævnte antal, skal der ske en udvælgelse blandt disse egnede ansøgere. Denne udvælgelse vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer indenfr de seneste fem år, set i frhld til den udbudte pgave jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.4) g II.2.4). I frbindelse med vurderingen af en ansøgers egnethed til at løfte pgaven, vil Ordregiver lægge vægt på referencer, hvr referencerne i nedennævnte rækkefølge tillægges værdi, hvr nr. 1 tillægges størst værdi, mens nr. 6 tillægges mindst værdi: 1. Referencemråde: Levering af IT Løsning, hvr Leverandøren demnstrerer en knkret, metdisk tilgang til pnåelse af en høj grad af brugervenlighed, hurtighed g patientsikkerhed i frbindelse med persnfølsmme data (i gennemførelse af arbejdsgange). 2. Referencemråde: Levering af IT Løsning, hvr Leverandøren dkumenterer erfaring med at arbejde iterativt i prjekter, hvr der er taget særligt hensyn til Kundens manglende erfaring med at implementere IT Løsninger iterativt jf. bilag 16. 3. Referencemråde: Implementering af IT Løsning med fungerende integratiner til natinale registre g services såsm Autrisatinsregisteret, SOR, SEP, Bemyndigelsesregistre eller lignende samt anvendelse af MedCm standarder eller lignende. 4. Referencemråde: Levering af IT Løsning, hvr Leverandøren indgår i et strategisk samarbejde med Kunden, hvr Leverandøren har et medansvar fr pfyldelse af knkrete frretningsmæssige mål samt har faciliteret kundefællesskaber g/eller brugergrupper, der har haft mulighed fr at påvirke udviklingen af løsningen løbende. 5. Referencemråde: Levering af IT Løsning, hvr Leverandøren dkumenterer erfaring med verhldelse af servicemål. 6. Referencemråde: Succesfuldt teknisk g rganisatrisk implementering af en velafprøvet IT Løsning med mange brugere. Udvælgelsen sker på baggrund af ansøgers besvarelse i ESPD del IV.C. 8 Afgivelsen af ansøgning g tilbud 8.1 Ansøgning 8.1.1 Sprg Ansøgning m prækvalifikatin skal affattes på dansk. Dkumentatin, sm de prækvalificerede ansøgere skal fremsende i henhld til punkt 6.5, kan endvidere fremsendes på engelsk. Side 16 af 31
Teknisk dkumentatin kan leveres på engelsk, hvis denne ikke skal anvendes af Løsningens slutbrugere. 8.1.2 Frm Ansøgningen m prækvalifikatin skal indehlde de dkumenter g plysninger, der anmdes m i udbudsmaterialet. Der henvises i den frbindelse til tjeklisten i punkt 18.2. Der skal afleveres følgende eksemplarer af ansøgningen på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle: 1 eksemplar af Udbudsbilag 1 ESPD Evt. Bilag 17 Erklæring m fælles befuldmægtiget mv. Evt. Bilag 18 Støtteerklæring Ansøgningen skal afleveres i lukket emballage, g kuverten/pakken indehldende det samlede ansøgningsmateriale mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende: Den Natinale Henvisningsfrmidling Sagsnr.: 17/25838 Ordregivers kntaktpersn: Knud Bräuner FORTROLIGT Må ikke pståbnes 8.1.3 Frist fr aflevering af ansøgning g afleveringsadresse Ansøgningen skal fremsendes eller afleveres persnligt til følgende adresse: Regin Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Att.: Knud Bräuner Ansøgningen m prækvalifikatin skal være mdtaget på vennævnte adresse senest den 1. december 2017, kl. 11:00. Ansøgninger der mdtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Ansøgers ansvar, at ansøgningen fremkmmer rettidigt. Ansøgning kan ikke afgives pr. e-mail. Der vil ikke være adgang til at vervære åbning af ansøgninger. Side 17 af 31
Efter Ansøgers anmdning udsteder Ordregiver kvittering fr, at Ansøgningen er afleveret på venstående adresse. I så fald bedes Ansøger ved afleveringen medbringe kvitteringsfrmularen, jf. Udbudsbilag 2, sm herefter udfyldes af Ordregiver. Kvittering er ikke samtidig en accept af, at Ansøgningen er knditinsmæssig. 8.2 Tilbud 8.2.1 Sprg Tilbud skal affattes på dansk. 8.2.2 Frm Det indledende såvel sm det endelige tilbud skal indehlde de dkumenter g plysninger, der anmdes m i udbudsmaterialet. Der henvises i den frbindelse til tjeklisten i punkt 18.3. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 eksemplar på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle indehldende det samlede tilbud med bilag. Tilbuddet skal indehlde de dkumenter g plysninger, der anmdes m i tjeklisten i punkt 18.3. Dkumenterne må ikke være gemt i mapper, g de skal fremsendes i det filfrmat, der fremgår af tjeklisten, jf. punkt 18.3. Tilbudsgiver pfrdres til udelukkende at fremsende dkumenter sm Ordregiver efterspørger. USB-nøglen mærkes med Tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende Den Natinale Henvisningsfrmidling. Sagsnr.: 17/25838. Af hensyn til den videre bearbejdning bør USB-nøglen ikke være skrivebeskyttet. 1 papir-eksemplar af underbilag 1C, der mærkes med Underbilag 1C Grafisk Fremstilling af Tidsplanen. Tilbuddet skal afleveres i lukket emballage, g kuverten/pakken indehldende det samlede tilbudsmateriale (riginal samt USB stik mm) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende: Den Natinale Henvisningsfrmidling Sagsnr.: 17/25838 Ordregivers kntaktpersn: Knud Bräuner FORTROLIGT Må ikke pståbnes Side 18 af 31
8.2.3 Frist fr aflevering af tilbud g afleveringsadresse Tilbud skal fremsendes eller afleveres persnligt til følgende adresse: Regin Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Att.: Knud Bräuner Tilbudsfrist fr indledende tilbud Det indledende tilbud skal være mdtaget på vennævnte adresse senest den 30. januar 2018, kl. 11:00. Frventet frist fr aflevering af endeligt tilbud Det endelige tilbud skal være mdtaget på vennævnte adresse senest den 16. april 2018, kl. 11:00. Fr både det indledende g endelige tilbud gælder det at tilbud, der mdtages efter disse tidspunkter, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkmmer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. Der vil ikke være adgang til at vervære åbning af tilbud. Efter Tilbudsgivers anmdning udsteder Ordregiver kvittering fr, at tilbuddet er afleveret på venstående adresse. I så fald bedes Tilbudsgiver ved afleveringen medbringe kvitteringsfrmularen, jf. hhv. Udbudsbilag 2 g Udbudsbilag 3, sm herefter udfyldes af Ordregiver. Kvittering er ikke samtidig en accept af, at tilbuddet er knditinsmæssigt. 8.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed indtil den i tidsplanen, jf. punkt 4, angivne dat. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftale, dg mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering m tildelingsbeslutning indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede på dette tidspunkt er frigjrt fra sit tilbud. 8.4 Omkstninger i frbindelse med udbudsfrretningen Samtlige mkstninger i frbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver. Mdtagne tilbud returneres ikke af Ordregiver. 9 Frhandlingsfasen De prækvalificerede virksmheder vil skriftligt blive anmdet m at afgive et indledende tilbud, jf. punkt 4. Frmålet med frhandling er dels, at Tilbudsgiver får adgang til at ptimere sit tilbud, dels sikre, at Tilbudsgiver afgiver knditinsmæssige tilbud. Ethvert tilbud, der indleveres til tiden, jf. punkt 4, kan deltage i den efterfølgende frhandling, idet alle Tilbudsgivere vil blive inviteret, uanset m de i øvrigt er knditinsmæssige. Side 19 af 31
Det frventes, at der afhldes én frhandlingsrunde. Ordregiver frbehlder sig dg ret til at tildele kntrakten på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af frhandlinger. Ordregiver frbehlder sig desuden ret til at afhlde en yderligere frhandlingsrunde, hvis dette viser sig nødvendigt eller frmålstjenligt. I så fald vil der ske tilpasninger af tidsplanen, jf. punkt 4. 9.1 Frhandlingsrunden 9.1.1 Generelt I verensstemmelse med punkt 8 skal Tilbudsgiver aflevere et indledende tilbud. Frhandlingsfrløbet vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- g gennemsigtighedsprincipper. Efter aflevering af det indledende tilbud vil Ordregiver invitere den enkelte Tilbudsgiver til et frhandlingsmøde af 4 timers varighed. Det specifikke tidspunkt fr mødet med den enkelte Tilbudsgiver vil blive fastlagt efter Ordregivers mdtagelse af de indledende tilbud. I tidsplanen, jf. punkt 4, angives dg den frventede tidsperide fr første frhandlingsrunde. Frhandlingsmøderne vil blive afhldt parallelt. I det mfang frhandlingerne kmmer til at dreje sig m udbudsmaterialet g frtlkningen heraf, vil Tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det mfang frhandlingerne kmmer til at dreje sig m Tilbudsgivers knkrete løsningsfrslag, vil hver Tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Der vil ikke blive videregivet frtrlige plysninger fra frhandlingsmøderne med den enkelte Tilbudsgiver til de øvrige Tilbudsgivere. Ordregiver kan fretage ændringer i udbudsmaterialet på baggrund af plysninger g erfaringer pnået gennem frhandlingerne. Ordregiver kan ikke ændre grundlæggende elementer i det prindeligt udsendte udbudsmateriale. Sprglige præciseringer, rettelse af åbenlyse fejl, uhensigtsmæssigheder mv., kan dg altid fretages. Alle Tilbudsgivere, der deltager i frhandlingerne mdtager det reviderede udbudsmateriale samtidigt, g får lige lang tid til at udarbejde det endelige tilbud. Da Ordregiver har mulighed fr at tildele Kntrakten på baggrund af det indledende tilbud, bør Tilbudsgiver på trds af venstående sørge fr, at tilbuddet pfylder samtlige mindstekrav i udbudsmaterialet i det indledende tilbud. 9.1.2 Tilbudsgivers frbedringsfrslag Såfremt Tilbudsgiver har frbedringsfrslag til udbudsmaterialet, pfrdres Tilbudsgiver til at beskrive disse frbedringsfrslag i Bilag X sammen med angivelse af eventuelle uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet. Herunder kan angives frhld, sm vurderes at udgøre væsentlige risik- eller mkstningsfaktrer eksempelvis frhld, der er uhensigtsmæssige g/eller frdyrende fr tilbudsgiver samt krav, der indehlder mkstningsdrivende funktinalitet. Tilbudsgiverne bør begrunde, hvrfr det/de pågældende frhld er identificeret sm enten frbedringer eller risik- eller mkstningsfaktrer. Bilag X skal i givet fald vedlægges det indledende tilbud. Frhld plistet i Bilag X anses dg ikke sm en del af tilbuddet, men sm et plæg til frhandlingerne, hvrfr plistningen heller ikke betragtes sm et frbehld. Vederlag, sm Tilbudsgiver angiver i tilbuddet, skal baseres på Kntrakten med bilag, dvs. uden de ændringer, sm Tilbudsgiver eventuelt freslår i Bilag X. Side 20 af 31
9.1.3 Indledende tilbud De indledende tilbud skal indehlde samme infrmatiner sm Tilbudsgivers endelige tilbud, jf. punkt 18, g være i verensstemmelse med de frmelle krav, jf. punkt 8. Ordregiver gennemfører en knditinsmæssighedsvurdering af de mdtagne indledende tilbud i frhld til deres verhldelse af de materielle krav i udbudsmaterialet. Et indledende tilbud kan være en del af frhandlingsrunderne, selvm tilbuddet ikke pfylder de frmelle krav, mangler efterspurgte plysninger, eller tilbuddet direkte g/eller indirekte tager frbehld verfr mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Et sådant tilbud kan dg ikke være en del af evalueringen i en efterfølgende tildeling, såfremt Ordregiver vælger at benytte retten til at tildele Kntrakten på baggrund af de indledende tilbud. Det er derfr Tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud indehlder de efterspurgte plysninger g ikke indehlder ngen frbehld mv., der vil medføre, at tilbuddet må anses sm ikkeknditinsmæssigt. Sm følge af venstående anbefales det, at Tilbudsgiver i sit indledende tilbud afgiver en pris, der indehlder pfyldelsen af alle mindstekrav g grundlæggende elementer i materialet. Tilbudsgiver bør, jf. punkt 9.1.2, i Bilag X anføre, hvilke krav, der er uhensigtsmæssige, frdyrende mv., så dette kan indgå i frhandlingen. Det bemærkes, at der ikke kan frhandles m eller ændres på mindstekrav. Det er et abslut krav, at det indledende tilbud er afleveret inden fr den angivne frist i punkt 4, fr at tilbuddet kan indgå i frhandlingerne. 9.1.3.1 Tilbudspræsentatin I frlængelse af Tilbudsgivers aflevering af indledende tilbud ønsker Ordregiver en præsentatin af tilbuddet, herunder det tilbudte system. Præsentatinen kan blive genstand fr frhandling, men indgår ikke i evalueringen. Det er nærmere beskrevet i Bilag 3E, hvad der ønskes præsenteret. Præsentatinen skal ses sm en illustratin af den skriftlige Løsningsbeskrivelse i Bilag 3F. Det er således ikke muligt at demnstrere funktinaliteter, sm ikke indgår i tilbudsgivers tilbud, g sm ikke er efterspurgt i kravspecifikatinen. Præsentatinen udføres i den peride, der fremgår af punkt 4. Tilbudsgiver afhlder egne udgifter til prduktpræsentatinen. 9.1.4 Frhandlingsmødet Indledningsvist vil Tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere sit tilbud, jf. punkt 9.1.3.1. Herefter vil Ordregiver stille spørgsmål til det indledende tilbuds indhld g afklare eventuelle uklarheder, misfrståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil påpege det afleverede tilbuds relative frdele g ulemper baseret på det i punkt 13 anførte tildelingskriterium med underkriterier. Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det indledende tilbud indehlder åbenlyse frhld, der indebærer, at tilbuddet må anses sm uknditinsmæssigt. Derefter skal Tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i frhld til, m der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge, eller krav, der er unødvendige g frdyrende fr anskaffelsen. Side 21 af 31
Der vil ikke blive videregivet frtrlige plysninger fra frhandlingsmødet med Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesm Tilbudsgiveren ikke vil mdtage frtrlige plysninger fra de øvrige Tilbudsgiveres frhandlingsmøder. Ordregiver vil udarbejde et referat fra frhandlingsmødet, men dette referat vil ikke blive fremsendt til tilbudsgiverne, men skal alene dkumentere indhldet på mødet, jf. udbudslvens regler herm. Ordregiver er pmærksm på den særlige frpligtelse til at sikre, at der ikke udøves frskelsbehandling mellem Tilbudsgiverne ved at give plysninger, der kan stille ngle Tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfr, at enhver plysning - sm Ordregiver har meddelt en eller flere Tilbudsgivere under frhandlingerne, g sm må frmdes at være af relevans fr samtlige Tilbudsgivere i relatin til udfrmningen af de endelige tilbud - vil blive meddelt samtlige Tilbudsgivere på e-mail senest sammen med pfrdringen til at afgive endeligt tilbud. Eventuelle supplerende plysninger eller ændringer i udbudsmaterialet baseret på frhandlingsmøderne vil ligeledes fremsendes til tilbudsgiverne på e-mail. 9.2 Det endelige tilbud Efter afslutningen af frhandlingerne pfrdrer Ordregiver ved pfrdringsskrivelse frhandlingsdeltagerne til at afgive endeligt tilbud, sm vil være grundlaget fr rdregivers tildeling i henhld til tildelingskriteriet, jf. punkt13. Ordregiver vil ændringsmarkere eventuelle ændringer til udbudsmaterialet franlediget af frhandlingerne, g dette vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af pfrdringsskrivelsen. Fristen fr indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af pfrdringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle Tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud. Det endelige tilbud skal være fuldstændige, g det er Tilbudsgivers ansvar, at det endelige tilbud ikke indehlder frbehld eller i øvrigt vilkår, der kan medføre ikke-knditinsmæssighed. Tilbudsgiver skal være pmærksm på, at Ordregiver ikke kan frhandle yderligere med Tilbudsgiver m det endelige tilbud. Det endelige tilbud bør derfr være udarbejdet på en sådan måde, at kntrakten kan indgås uden yderligere drøftelser eller frhandlinger mellem Ordregiver g Tilbudsgiver. Tilbudsgiver bør derfr gså ved udarbejdelsen af endeligt tilbud benytte frmuleringer, der er egnet til at bære retlige frpligtelser, g ikke frmuleringer sm eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan gså tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har fte med succes gjrt ", "man kunne gså frestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Frmuleringer, der ikke er egnet til at bære retlige frpligtelser, kan efter mstændighederne blive behandlet sm frbehld med de deraf følgende knsekvenser, jf. punkt 14 nedenfr. Det er Tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud er kmplet g udfrmet i verensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. 10 Prisplysning 10.1 Generelt Priser på de i Bilag 12 g underbilag 12A anførte ydelser skal pgives i danske krner, ekskl. mms, men inkl. evt. øvrige afgifter g tld. Side 22 af 31