NOTAT. Opgaven udbydes formelt af: Søfartsstyrelsen Fjordvænget Korsør

Transkript

1 NOTAT 25. maj 2018 Udbudsbetingelser Nærværende dkument beskriver udbudsbetingelser vedrørende deltagelse i et begrænset udbud m pgradering af PLC - system på I/F Pul Løwenørn. Opgaven udbydes frmelt af: Søfartsstyrelsen Fjrdvænget Krsør v ia ffentliggørelse i EU tidende g p å S ø farts s t y r e ls e n s h j e m m e si d e www. s e fa r tsstyrelsen.d k. S ø fartss t y r e l s e n e r e n styrelse under Erhvervsministeriet. Søfartsstyrelsen er en central aktør fr vækst g udvikling af de maritime erhverv i Danmark. Søfart s- styrelsens arbejde er i høj grad rettet md at fremme danske maritime interesser internatinalt. Med udgangspunkt i kvalitetsskibsfart er Søfartsstyrelsens fkus at fasthlde g udvikle Danmarks styrkepsitin sm en af de mest knkurre n- cedygtige søfartsnatiner med gde rammevilkår. SØFARTSSTYRELSEN Fjrdvænget Krsør Tlf Fax CVR - nr EAN - nr sfs@dma.dk ERHVERVSMINISTERIET 1 Udbudsmaterialet Søfartsstyrelsen har ud arbejdet et udbudsmateriale, der består af: Nærværende udbudsbetingelser, inkl. bilag: Bilag 1 Det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Bilag 2 udkast til knsrtieerklæring Udbudsbekendtgørelse Udkast til kntrakt, inkl. bilag 2 Udbudsprces Udbuddet gennemføresm et begrænset udbud, jf. Udbudslvens , g vil bestå af t faser an ansøgningsfase g en til b udsfase: 1. Ansøgningsfase Besigtigelse af I/F Pul Løwenørn Prækvalifikatin 2. Tilbudsfase Udarbejdelse af tilbud 1 Lv nr af 15/12/2015

2 2/8 Fremsendelse af tilbud Evaluering af tilbud Klassen gennemgang g gdkendelse af dkumentatin Indhentning af dkumentatin, ESPD Tildeling af kntrakt De enkelte faser er nærmere beskrevet nedenfr. I ansøgningsfase, er det afsnit 2.1 samt afsnit 3, der er relevant. Fr de ansøgere der pfrdres til at afgive tilbud, er denne prces nærmere beskrevet i afsnit Ansøgningsfase Besigtigelse af I/F Pul Løwenørn Der afhldes besigtigelse af I/F Pul Løwenørn den 4. maj 2018 kl. 10:00 på Søbatteriet 2, 4220 Krsør. Deltagelse i besigtigelsen bedes meddelt til Søfartsstyrelsen på mail udbud@dma.dk senest trsdag den 31. maj Af hensyn til plads m brd på skibet anmdes det m, at der maks. deltager 3 persner fra hver tilbudsgiver. På besigtigelsen bliver der mulighed fr dels at kmme m brd på skibet g se det nuværende system. Der vil være mulighed fr at stille spørgsmål undervejs, Søfartsstyrelsen frbehlder sig ret til at vende tilbage med skriftlig besvarelse af spørgsmål, hvis spørgsmålet verstiger hvad der kan besvares på mødet. Der vil desuden blive udarbejdet referat fra besigtigelsen, hvr alle spørgsmålsvar bliver gengivet. Referatet bliver ffentliggjrt på styrelsens hjemmeside sammen med det øvrige udbudsmateriale Prækvalifikatin Prækvalifikatinen er den prces, hvr der ansøges m deltagelse i udbuddet. Prcessen er sm følger: 1) Ansøger udfylder Det fælleseurpæiske udbudsdkument (ESPD), g fremsender det inden udløber af fristen fra fremsendelse af ansøgning, jf. afsnittet nedenfr. Undervejs i prcessen har ansøger mulighed fr at stille skriftlige spørgsmål 2) Efter udløbet af ansøgningsfristen vil rdregiver sm det første vurdere hvrvidt ESPD et dels indehlde plysninger der gør at tilbudsgiver skal afvises fra at deltage i udbudsfrretningen, g dels sikre at tilbudsgiver lever p til de krav der stilles til øknmisk g teknisk kapacitet 3) Søfartsstyrelsen frventer at invitere fem ansøgere, til at afgive tilbud. Alle ansøgere vil blive underrettet samtidigt. Underretningen af de frbigåede ansøgere vil indehlde en begrundelse fr, hvrfr ansøgningen er blevet afvist.

3 3/8 a. Mdtages der færre ansøgninger, inviteres alle de ansøgere der lever p til kravene til at afgive tilbud. b. Mdtages flere, vil de fem mest kvalificerede ansøgere, bliver inviteret til at afgive tilbud. Vurderingen af hvilke ansøgere der er mest kvalificeret, vil ske i verensstemmelse med udbudsbekendtgørelse afsnit II Det fælleseurpæiske udbudsdkument (ESPD) Udfyldelsen af ESPD skal mfatte: Del II: Oplysninger m den øknmiske aktør A: Udfyldes B: Udfyldes, hvis ansøger har andre til at repræsentere sig i udbudsprcessen C: Udfyldes, hvis ansøger baserer sig på andre enheder fr at leve p til de stillede krav til egnethed g udvælgelse Del III: Udelukkelsesgrunde A, B g C: Udfyldes Del IV: Udvælgelseskriterier C: Udfyldes med angivelse af tre-fem referencer Del V: Udfyldes ved ja eller nej. Der skal ikke ske yderligere beskrivelser, da udvælgelsen sker på baggrund af beskrivelserne af referencerne i Del IV, C. Del VI: Afsluttende erklæringer ESPD-filen kan underskrives elektrnisk, men det er ikke et krav. Hvis ESPD et ikke er underskrevet elektrnisk, skal der enten afleveres en udskrift af ESPD et sm er underskrevet eller et underskrevet følgebrev, sm bekræftelse på virksmhedens afgivelse af ansøgning m deltagelse. Baserer ansøger sig på andre enheders kapacitet eller deltager ansøger sammen med andre, skal ansøgningen indehlde et udfyldt ESPD fra alle enheder eller deltagere. Der er i bilag 2 til udbudsbetingelserne vedlagt udkast til en knsrtieerklæring Aflevering af anmdning m prækvalifikatin Fristen fr ansøgning m deltagelse er mandag 25. juni 2018 kl. 13:00. Ansøgninger m deltagelse sm mdtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Ansøgning skal indehlde det udfyldte ESPD-dkument, g sendes til: Søfartsstyrelsen Administratinssekretariatet Carl Jacbsens Vej Valby

4 4/8 Ansøgning må ikke sendes pr. . Ansøgning skal afleveres i ét eksemplar i en lukket frsendelse g mærket " Ansøgning PLC-system Når Søfartsstyrelsen har gennemgået de mdtagne ansøgninger vil de udvalgte ansøgere blive inviteret til at afgive tilbud. Alle ansøgere underrettes samtidigt m styrelsens beslutning, de frbigåedes ansøgeres underretning vil være inklusiv en begrundelse fr, hvrfr deres ansøgning er blevet afvist, g navnene på de ansøgere, sm er blevet udvalgt. 2.2 Tilbudsfase Efter Søfartsstyrelsen udvælgelse af ansøgere starter tilbudsfasen med, at de udvalgte ansøgere pfrdres til at afgive tilbud, jf. afsnittet venfr Udarbejdelse af tilbud Tilbudsgiver skal i ved udarbejdelse af tilbud, udfylde følgene bilag: Bilag 1, Tidsplan Bilag 3, Priser Bilag 4 Specifikatin, leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 5 Kundens deltagelse Der er i de enkelte bilag indsat vejledning i hvrdan bilaget udfyldes, g hvilken dkumentatin der skal vedlægges Fremsendelse af tilbud Tilbuddet sendes til: Søfartsstyrelsen Att.: Administratinssekretariatet Carl Jacbsens Vej Valby Tilbud skal være styrelsen i hænde senest mandag den 3. september, kl. 13:00. Der vil blive set brt fra tilbud, sm mdtages senere end denne dat. Tilbuddet skal indleveres i en papirudgave samt i en elektrnisk kpi på USBstick eller lignende. Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert g mærket " Tilbud PLC-system Tilbud skal være bindende 3 måneder regnet fra udløbsfristens udløb Evaluering af tilbud Aftalen bliver tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet det mest frdelagtige tilbud, vurderet ud fra følgende kriterier:

5 5/8 Underkriterium Vægtning I Prisen 30 % II Kvalitet 70 % De tildelte pint fr hvert underkriterium ganges med den anførte vægtning, hvrefter pintene summeres. Den Tilbudsgiver, der har pnået flest pint samlet set, er den Tilbudsgiver, der får tildelt kntrakten. Ad. I-Pris) De indkmne tilbud tildeles pint fr Pris efter en lineær mdel, hvr tilbuddet med den laveste pris får tildelt 5 pint g 1 pint gives ved laveste pris + 25 %. Søfartsstyrelsen vil dg justere det venfr angivne prisspænd (25 %) i følgende tilfælde: Såfremt ét eller flere tilbud ligger uden fr prisspændet (spændet mellem laveste pris g laveste pris + 25 %), g det tilbud, der samlet står til at pnå det højeste ttale antal pint fr pris g kvalitet, er blandt disse, udvides prisspændet til at inkludere dette tilbud, hvrefter der fretages en frnyet prisevaluering. Det er den samlede pris i bilag 3, der vil danne grundlag fr beregningen. Ad. II- Kvalitet) Underkriterium Kvalitet bedømmes ud fra en skala fra 1 til 5, hvr 5 pintgives til et særdeles tilfredsstillende tilbud. Der anvendes følgende pintskala: 1. Ikke tilfredsstillende 2. Mindre tilfredsstillende 3. Tilfredsstillende 4. Meget tilfredsstillende 5. Særdeles tilfredsstillende Kvalitet vil blive vurderet ud fra t delkriterier, der indgår med samme vægt i evalueringen: Brugervenlighed baseret på tilbudsgivers plysninger i bilag 4, afsnit 1, vil det blive vurderet i hvilken grad brugergrænsefladen virker verskuelig, intuitiv, samt nemt g hurtigt at bruge Vedligehldelse/supprt baseret på tilbudsgivers plysninger i bilag 4, afsnit 2, vil det blive vurderet i hvilken grad der med det tilbudte sikres en hurtigt g høj grad af supprt Klassens gennemgang g gdkendelse af dkumentatin Efter styrelsen har vurderet hvilket tilbud det er mest frdelagtigt bliver sendt til styrelsens klassifikatinsselskab fr frhåndsgdkendelse.

6 6/8 I frhåndsgdkendelsen vurderes det m systemet er egnet til skibsbrug. Såfremt det system der bliver tilbudt er frhåndsgdkendt af klassifikatinsselskabet, vil der ikke blive fretaget yderligere vurdering. Tilbud der ikke lever p til klassifikatinsselskabets krav vil blive afvist Indhentning af dkumentatin, ESPD Før rdregivers beslutning m tildeling af kntrakt, skal rdregiver kræve, at den tilbudsgiver, sm rdregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægger dkumentatin fr de plysninger, der er afgivet i ESPD, jf. udbudslvens 159, stk. 2. Dkumentatinen vedrører de i punkt 4.8 stillede krav til tilbudsgivers persnlige frhld, samt øknmisk g teknisk frmåen Tildeling af kntrakt Når rdregiver har identificeret det mest frdelagtige tilbud vil alle tilbudsgivere få en begrundelse jf. lv m Klagenævnet fr Udbud. Meddelelse m resultatet af udbudsfrretningen vil blive bekendtgjrt i Den Eurpæiske Unins Tidende i verensstemmelse med de herm gældende regler. I henhld til lv m Klagenævnet fr Udbud underskriver Ordregiver først kntrakten med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-periden, der sm udgangspunkt er 10 dage regnet fra dagen efter den dag, hvr Ordregiver giver meddelelse til Tilbudsgiverne m den trufne tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dg fastlægge en længere standstill-peride, såfremt dette anses fr nødvendigt. 3 Generelle bestemmelser 3.1 Tidsplan fr gennemførelse af udbuddet AKTIVITET DATO Besigtigelse 4, juni 2018 Frist fr spørgsmål i ansøgningsfasen 15. juni 2018 Frist fr mdtagelse af anmdning m deltagelse i udbud 28. juni 2018 Søfartsstyrelsen fremsender pfrdring m deltagelse i udbud (frventet dat) 9. juli 2018 Frist fr spørgsmål i tilbudsfasen 17. august 2018 Tilbudsfrist 3. september 2018 Indhentning af dkumentatin fr ESPD (dat er alene vejledende) medi september 2018 Tildeling af pgaven Prim ktber 2018 Kntrakten underskrives Ultim ktber Sprg Tilbuddet skal være på dansk. Eventuelle licensbetingelser til standardprdukter, sm måtte være en del af tilbudsgivers tilbud, kan dg vedlægges tilbuddet på engelsk.

7 7/8 3.3 Spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet eller prcessen i øvrigt. Det bemærkes, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er kmplet g udfrmet i verensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfr er det fte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden fr at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk g skal stilles skriftligt til udbud@dma.dk. Tilbudsgivernes spørgsmål g rdregivers besvarelser vil blive annymiseret g derefter ffentliggjrt på rdregivers hjemmeside. I tilbudsfasen vil spørgsmålene ligeledes blive sendt til de tilbudsgivere der er prækvalificeret. 3.4 Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver kan fretage ændringer i udbudsmaterialet. Såfremt rdregiver fretager væsentlige ændringer i udbudsmaterialet, vil de angivne frister fr aflevering af anmdning/tilbud blive frlænget. Ændringer i udbudsmaterialet vil blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet via rdregivers hjemmeside. 3.5 Frtrlighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være pmærksm på, at dkumenter i rdregivers udbud, herunder indkmne tilbud, vil kunne være mfattet af retsregler m adgang til aktindsigt hs myndigheder inden fr den ffentlige frvaltning. Det betyder, at knkurrenter m.fl. kan anmde m aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmdninger m aktindsigt fra andre virksmheder, der gså deltager i udbudsprcessen, skal i henhld til praksis fra Klagenævnet fr Udbud efter mstændighederne imødekmmes af rdregiver. Det indgår dg bl.a. i bedømmelsen heraf, m den virksmhed, der har afgivet et tilbud, har bedt m, at dele af tilbuddet behandles frtrligt g i den frbindelse har indikeret, hvilke plysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles frtrligt. Såfremt der er plysninger eller elementer i tilbuddet, sm af frretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfr angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dg uanset tilbudsgivers tilkendegivelser m frtrlighed være berettiget g frpligtet til at give aktindsigt i det mfang, sm følger af lvgivningen. 3.6 Omkstninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsfrretningen sker fr tilbudsgivers egen regning g risik, g mkstninger eller tab, sm tilbudsgiver måtte pådrage sig i frbindelse med deltagelse i udbudsfrretningen, er rdregiver uvedkmmende. Tilbud vil ikke blive returneret til tilbudsgiver.

8 8/8 3.7 Annullatin Ordregiver er ikke frpligtet til at tildele kntrakten g frbehlder sig adgang til, indtil udbudsfrretningen er afsluttet med endelig indgåelse af rammeaftale, at aflyse udbuddet. 3.8 Øvrige plysninger Den udbudte kntrakt er ikke pdelt i delaftaler iht. udbudslvens 49, stk. 2, idet det er rdregivers skøn, at de udbudte pgaver har en karakter g indbyrdes sammenhæng, der gør, at de af hensyn til øknmisk ptimering, kvalitet, ansvarsplacering g ressurcefrbrug bedst varetages af én leverandør.