Minuba - C5 Integration Manual

Minuba - C5 Integration Manual

INDHOLD Ordliste... 1 1 Opsætning i Minuba.... 2 1.1 Oversigt over indstillinger... 2 2 API og filstuktur... 3 2.1 Filstuktur... 3 3 Opsætning i C5... 4 3.1 System opsætning... 4 3.2 Momskonto i C5... 6 4 Daglig drift i Minuba... 6 4.1 Kunder... 6 4.2 Faktura... 6 5 Daglige drift i C5... 6 5.1 Import fra Minuba... 6 5.2 Klassekladde og bogføring... 6 5.3 Udligning af betalinger... 7 6 FAQ.... 7 ORDLISTE Minuba Kunde Ordre Kundenummer C5 Debitor Projekt Konto Side 1 af 7 30-03-2017

1 OPSÆTNING I MINUBA. For at få C5 modul aktiveret i Minuba skal du klikke oppe på Tandhjulet og herefter vælger du Administration. På Administrator-siden skal du under Tilvalgsmoduler vælge Integrationsmodul til økonomisystem På siden Økonomisystem integrationsindstillinger skal du i dropdown menuen Vælg økonomisystem vælge dit økonomisystem. Det afhænger af hvilken udgave af C5 som du anvender: Microsoft Dynamics C5, C5 eller Microsoft Dynamics Nav. Når du har valgt det korrekte økonomisystem skal du ude i Handlinger trykke på Gem knappen. Derefter vil du få vist siden C5 Indstillinger. 1.1 OVERSIGT OVER INDSTILLINGER Link til udtræk Er det API link som C5 skal anvende for at trække data fra Minuba. Link til upload af debitorer Er det API link som C5 skal anvende for at sende data til Minuba. Nøgle Er en unik kode som identificerer din Minuba. Den er også forbundet med begge links til udtræk og upload. Generer ny nøgle Laver en ny unik kode. Dette er kun tilregnet teknikeren som arbejder med C5 Integrationen. Hvis det bliver generet en ny nøgle uden at der bliver rettet i din C5 integration så vil Minuba ikke kunne sende eller modtage data fra C5. Hent test udtræk Dette genererer en CSV-fil med alt det data som ligger klar til at blive overført til C5. f.eks. godkendte fakturaer eller projektlinjer hvis du anvender projektmodulet i C5. Eksporter leverandørfakturaer Hvis du sætter et flueben i denne indstilling så vil EDI fakturaer fra dine leverandører blive overført til C5. Fakturaer genereres af Du skal sætte flueben i denne indstilling hvis du fakturerer fra C5. bogføringssystem Minuba opretter derefter fakturagrundlag som skal faktureres færdig i C5. Eksporter arbejdssedler til Hvis du har projektmodul i C5 og har ordrer, materialer eller projektmodul tidsregistreringer som skal overføres til C5. Geneksporter arbejdssedler Kræver også du har projektmodul i C5. hvis de opdateres i Minuba Importindstillinger Minuba styrer salgspris på indlæst materialeforbrug med egne materialer numre Minuba styrer avance på indlæst materialeforbrug for kunder med prisaftaler Kunderabat lægges på indlæst materialeforbrug Her kan du angive hvad der skal overføres fra C5 til Minuba. Du skal sætte flueben i denne indstilling hvis Minuba skal styrer salgsprisen på egne materialer Du skal sætte flueben i denne indstilling hvis Minuba skal håndtere avancen på kunder med specielle prisaftaler i C5. Du skal sætte flueben i denne indstilling hvis Minuba skal håndtere rabat. Side 2 af 7 30-03-2017

2 API OG FILSTUKTUR For mere information omkring vores fil API til C5 kan du besøge følgende side: https://minuba.dk/c5-integration-til-minuba/ 2.1 FILSTUKTUR Da C5 er et fysisk program som ligger på din computer og ikke internetbaseret, er det nødvendigt at have integrationen liggende fysisk på din computer. Når der laves en kørsel i C5 hentes der data fra Minuba som skrives ind i CSV-filer, som C5 bagefter indlæser. Det er normalt opsat på følgende måde: Filer(Mappe) Indeholder de CSV-filer som udveksler data imellem Minuba og C5 o Indl(Mappe) Indeholder alle kørsler der er foretaget imellem C5 og Minuba. Ved fejlfinding kan man finde den specifikke kørsel og se hvad der er kørt over fra Minuba. Minubadownload_(Dato)_(Tid).csv Viser hvad der er hentet fra Minuba s API og er kørt ind i C5 på det specifikke tidspunkt kørslen er foretaget. Den er opstillet på en måde så C5 nemmest kan læse filen. dvs. det er en overskrift over alt data som C5 skal modtage. Hvis kørslen har været tom vil der kun være overskrifter. o MinubaExport.csv Er den CSV-fil som Minubadownload.cmd henter fra Minuba. Når data er færdigskrevet i filen bliver den omdøbt til Minuba.csv som C5 derefter indlæses. o Debitorer.csv Hvis der er debitorer som skal uploades til Minuba. o Order.csv Hvis der er ordre eller serviceaftaler som skal oprettes i Minuba o Payment.csv Indbetalinger der skal udligne udestående fakturaer i Minuba o Trans.csv projektlinjer. f.eks. materialer, som skal uploades til Minuba. Program(Mappe) Er den mappe som indeholder de cmd-filer der laver fil, udvekslingen imellem Minuba og C5 o Curl.cmd Er et program der bruges til at overfører data. o MinubaDownload.cmd Kalder vores Export API og skriver i MinubaExport.csv o MinubaUpload.cmd - Kalder vores import API og skriver i C5debitorer.csv eller Trans.csv o Payment.cmd Kalder vores import API og skriver i Payment.csv Side 3 af 7 30-03-2017

3 OPSÆTNING I C5 Når din C5 er blevet sat op. Vil du under Finans og derefter Periodisk kunne finde en mappe der hedder Minuba. Den har de fire følgende menupunkter: Indlæs Minuba Brugeropsætning System opsætning Indlæsning af kode Dette er den kørsel der eksporter og importer imellem Minuba og C5. Der vil ikke være overført nogle data imellem programmerne før denne indlæsning er kørt. Her skal man angive stien til Minuba Integrationen som ligger på computeren. Her kan du ændre på integrationens opsætning. Indlæser integrationskoder til C5 3.1 SYSTEM OPSÆTNING Her kan du angive indstillinger til C5 integrationen. Side 4 af 7 30-03-2017

Faktura overføres til Finans Upload debitor? Skal dine EDI fakturaer overføres til finans klassekladden i C5 Hvis der skal overføres debitoren fra C5 til Minuba. Indlæs Minuba debitorer Hvis de kunder der overføres fra Minuba skal indlæses i C5. Konto for aconto faktura Opdater debitor Opret Projekt Ej gruppe oplyst Ej Ansvarlig oplyst Ej Art på køb oplyst Tvungen Art på salg Tvungen Art Salg Ej afdeling oplyst Overfør timer (kræver projektmodul) Ej Ansvarlig på timer Overfør materialer Overfør Projekt poster til Minuba (Kræver projektmodul) Opret nyt varenummer (Kræver projektmodul) Her angives hvilken konto aconto fakturaer skal overføres til. Hvis der kommer en kunde opdatering fra Minuba skal den så rette kunden i C5? Hvis Minuba sender ordre til C5 igennem projektmodulet. Skal den så oprette dem som projekter i C5? Hvis der ikke er angivet en gruppe så vil den blive erstattet af følgende tekst. Hvis det ikke er angivet en ansvarlig så vil den blive erstattet af følgende tekst. Hvis det ikke er en art på linjer fra EDI fakturaer Skal der altid være en art på fakturaer linje fra Minuba? Hvis der ikke er angivet en art på fakturalinjer så vil den blive erstattet af følgende tekst. Hvis der ikke er angivet en afdeling vil den blive erstattet af følgende tekst. Hvis C5 skal overføre timer til Minuba Hvis der ingen ansvarlig er på disse timer, kan man her angive hvad der skal sættes ind i stedet for. Man sætter ansvarlig på timer i Minuba via initialer inde på brugerindstillinger. Skal C5 overfører materialer til Minuba. Hvis der skal overføres ordre til Minuba Hvis der kommer et varenummer fra Minuba som C5 ikke kender. Skal den så oprettet et nyt varenummer? Overfør debitor betalinger Genudlæs betaling til Minuba Hvis C5 skal sende betalinger på fakturaer over og udligne fakturaer i Minuba. Hvis C5 skal gensende betalinger til Minuba. (Dette vil dog gensende alle betalinger fra datoen som er angivet) Side 5 af 7 30-03-2017

3.2 MOMSKONTO I C5 Der skal oprettes en debitor med en konto kaldet Minuba. Derefter skal denne debitor havde tilknyttet en momskonto på sig. (f.eks. salg). Når er derefter laves en kørsel i C5 vil alle posteringer kommer over og få samme momskonto på sig som Minuba debitoren. 4 DAGLIG DRIFT I MINUBA 4.1 KUNDER Når kunder oprettes i Minuba f.eks. via din arbejdsseddel, kommer de først over i C5 når der er aktivitet på kunden. F.eks. når der er godkendt en faktura i Minuba. Derefter kommer kunden over i C5 ved næste kørsel sammen med den faktura som kunden er tilknyttet. Det kundenummer som du angiver i Minuba vil også være det kontonummer som kunden har i C5. 4.2 FAKTURA Når der er oprettet en Faktura i Minuba kan den blive godkendt. Hvis du har sat dine indstillinger til at fakturer fra Minuba, kan du når du godkender fakturaer sendes den til kunden på mail eller EAN nr. Derefter vil den ligge klar til overførsel til C5 sammen med den kunde som er forbundet til fakturaen. Hvis du har sat dine indstillinger til at fakturer fra C5 vil Minuba, når du godkender fakturaer oprette et fakturagrundlag som skal overføres og færdiggøres i C5 før fakturaen kan sendes til kunden. 5 DAGLIGE DRIFT I C5 5.1 IMPORT FRA MINUBA I Periodisk, Finans vælger du menulinjen Minuba og derefter vælger du Indlæs Minuba. Derefter vælger du den korrekte klassekladde. (f.eks. Opret en klassekladde der hedder Minuba). Denne indlæsning kan variere i hastighed afhængig af hvor mange indlæsninger der bliver overført. Når indlæsningen er færdig vil en besked komme op og sige Indlæsning færdig. 5.2 KLASSEKLADDE OG BOGFØRING Efter en kørsel i C5 kan din klassekladde tilgås i Dagligt, Finans. Herfra kan du bogføre dine fakturaer eller slutfakturer, hvis du har valgt at fakturer fra C5. Side 6 af 7 30-03-2017

5.3 UDLIGNING AF BETALINGER Når du modtager dine betalinger I C5 kan du udligne dem i C5. Ved næste Indlæs Minuba sendes betalingen over i Minuba og marker fakturaen som betalt. 6 FAQ. Når jeg laver en kørsel i C5 kommer der en besked op som siger Filen tilskrives, vent 1 min og så stopper kørslen. Denne besked kan forekomme når der er en større mængde udvekslinger imellem C5 og Minuba. Der skal blot ventes et minuts tid imens filen tilskrives før man laver en ny kørsel. Side 7 af 7 30-03-2017