Køb og salg uden momsberegning Der kan være køb og salg, hvor varen ikke er momspligtig, eller hvor varen er incl. moms, og der ikke skal beregnes moms, f.eks. fragt, fordi det blot er en viderefakturering af ydelsen fra transportøren. Det er muligt både at fakturere momspligtige og ikke momspligtige varer på samme faktura. Det følgende beskriver, hvordan du sætter Uniconta op til at håndtere varer, hvoraf der ikke skal beregnes moms. Forudsætning for at fakturere varer og ydelser uden momsberegning En momskode med 0%-sats, en for både indgående og udgående moms. En varegruppe, f.eks. Momsfri, med momskoderne med 0%-sats. Varenumre med momsfri varegruppe. Debitor- og kreditorgrupper er sat til kontering efter Vare. Omsætningskonti i momsfri varegruppe skal være salgskonti. Købskonti skal være omkostningskonti. Ellers fejler fakturaen. Finanskonti, som momsfri varer bogføres på (angives i varegruppen Momsfri), skal have Valgfri i feltet Tvungen moms. Herunder beskrives opsætning af Momskoder med 0%-sats. Momsfri varegruppe. Varenumre uden momsberegning. Kontering efter vare og ikke debitor/kreditor. Opsætning af købs- og salgskonti i momsfri varegruppe. Tvungen moms-feltet som Valgfri på køb- og salgskonti. I det følgende anvendes som eksempel Fragt uden momsberegning. Momskoder med 0%-sats Vælg Økonomi/Vedligeholdelse/Moms. Her er der oprettet to momskoder med 0%-sats. En til salg og en til køb. Salgsmomskode UM (Uden Moms)
Momstype: Udgående moms Beregningsgrundlag: Nettobeløb Sats: 0,00 Finanskonto: Skal angives for at faktura kan opdateres, selvom der ikke skal bogføres et beløb. Her er der anvendt konto for Udgående moms. Købsmomskode IUM (Indgående Uden Moms)
Momstype: Indgående moms Beregningsgrundlag: Nettobeløb Sats: 0,00 Finanskonto: Skal angives for at købsfaktura kan opdateres, selvom der ikke skal bogføres et beløb. Her er der anvendt konto for Indgående moms. Momsfri varegruppe Vælg Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper. Her er oprettet varegruppen Momsfri.
Salgskonto: 1030, Momsfrit salg. Kontotype Indtægt, ingen momskode, Tvungen moms = Valgfri. Købskonto: 1311, Momsfrit køb. Kontotype Udgift, ingen momskode, Tvungen moms = Valgfri. Salgsmoms: UM (Uden Momskode) Købsmoms: IUM (Indkøb Uden Momskode) Du behøver ikke udfylde resten af momszonerne i varegruppen, hvis samme momsregel gælder der. Hvis du ikke udfylder noget, anvendes værdierne fra Indland som standard. Da fragt er en Ydelse, er der ikke udfyldt konti til Vareforbrug, Lagerafgang og Lager, tilgang (Lagerkladde) Varenumre uden momsberegning Under Lager/Varer er der oprettet et varenummer, Fragt momsfri, til momsfri fragt.:
Gruppe: Momsfri. Varenummeret anvendes både til køb og salg, idet der er angivet 0%-momskode på både køb og salg i varens varegruppe Momsfri. Kontering efter vare og ikke debitor/kreditor Køb og salg skal konteres efter Vare og ikke efter Debitor eller Kreditor for at fakturere differentieret moms. Det vil sige, at nogle varer skal momsberegnes og andre ikke. Eller at varer, der skal momsberegnes, skal momsberegnes med forskellige momssatser. Salgskontering sættes op i Debitorgrupper. Købskontering sættes op i Kreditorgrupper. Salgskontering Vælg Debitor/Vedligeholdelse/Debitorgrupper. Sæt alle debitorgrupper til salgskontering efter Vare. Som minimum de grupper, hvor du vil have mulighed for at anvende differentieret momsberegning på samme faktura (blande forskellige momssatser og momsfri).
Vælg varegruppen og klik på Rediger-knappen i båndet. Varegruppen kan redigeres. Vælg Vare i feltet Omsætningskontering: Købskontering Vælg Kreditor/Vedligeholdelse/Kreditorgrupper. Der gælder det samme som under salgskontering, her er det blot kreditorgrupper, der skal sættes til Vare: Opsætning af købs- og salgskonti i momsfri
varegruppe I den momsfri varegruppe er det vigtigt, at købskonto er en udgifts-/omkostningskonto, og at salgskonto er en indtægtskonto. Ellers kan fakturaen ikke opdateres og bogføres. Tvungen moms-feltet som Valgfri på køb- og salgskonti Ud over at køb- og salgskonti skal være hhv. omkostning/udgift og indtægt, så skal kontiene også være sat op således: Feltet Tvungen moms = Valgfri. Her f.eks. salgskonto 1030:
EU Salg uden moms
EU-salg uden moms Unipedia Generelt EU-salg uden moms, bruges til at indberette EU-salg til SKAT. Oplysningerne hentes fra debitorfakturajournalen og kan om nødvendigt redigeres, før de indberettes. Opsætning Der er nogle få opsætninger der skal være på plads før rapporteringen kan foretages. Debitorer, der handles med inden for EU skal have angivet et momsnummer (CVR-nummer) og en landekode. EU-salg uden moms i Uniconta EU-salg uden moms findes under Økonomi/Rapporter/Momsrapportering Vælg det datointerval der ønskes og få en liste af dine posteringer. Gennemgang af kolonnerne i EU-salg uden moms Dato Denne kolonne indeholder fakturadatoen. Land Landet på posteringen beskriver hvilket EU-land der bliver handlet med. Hvis der bliver handlet med eget land, vil de blive sorteret fra. Konto Kontonummer på den debitor, som har modtaget fakturaen. Kontonavn Navn på Debitor. Momsnummer Momsnummer på firmaet der bliver handlet med. Fakturanummer Nummeret på den faktura, kunden har modtaget. Beløb Posteringsbeløb i standardvalutaen, hvor den aktuelle kurs er anvendt. Værdien af posten er baseret på nettobeløbet på ordrelinjen. Der vil være tre slags beløbsfelter. Den første beskriver beløbet på den vare der sælges, den anden beskriver beløbet på ydelsen der sælges og til sidst trekantshandels beløbet. Felter for trekantshandel vil først blive vist efter fil oprettelse. Trekantshandel Markering af at transaktionen indgår i en trekantshandel, vil medføre at varebeløbet vil blive noteret som et trekantshandelsbeløb ved fil oprettelse. Desuden vil et evt. ydelsesbeløb blive fjernet. SystemInfo Kolonnen udfyldes med informationer fra Uniconta. Det kan være informationer ifm. valideringen eller komprimeringen. Gennemgang af knapperne/funktionerne i EU-Salg uden moms Tilføj Der kan manuelt tilføjes linjer der skal rapporteres til SKAT. Slet Transaktioner der ikke ønskes rapporteret til SKAT kan slettes. Opret fil Udlæsning af EU-salg uden moms posteringerne. Alle posteringer der indeholder handel med samme momsnummer, vil automatisk blive komprimeret til en postering ved dannelse af filen. Resultatet af komprimeringen vil kunne ses i skærmbilledet efter udlæsning af filen. Posteringerne udlæses i en CSV (semikolon separeret fil), som herefter kan uploades til SKAT eller IDEP.web. Kontrollér Ved kontrolleringen af dine posteringer, vil der blive kigget på om posteringen indeholder fejl eller mangler, der gør, at filen ikke vil blive accepteret af SKAT. Eventuelle fejl vil kunne ses i Systeminfo-kolonnen. Redigering af EU-salg uden moms-posteringer Alle EU-salg uden moms posteringerne kan redigeres på skærmbilledet før den endelige rapportering. Generelle links Layout Skabeloner Søg Vedhæftede filer Filter/Ryd filter
Momsretning Uniconta kan håndtere almindelige ind og udgående moms samt moms med omvendt betalingspligt. Omvendt betalingspligt ved indenlandsk handel med visse typer af it-udstyr, men kun ved såkaldt B2B-salg. De nye regler gælder således ikke ved salg til private. Følgende produkter er omfattet af den nye ordning: Mobiltelefoner af enhver art, herunder smartphones Tablets Bærbare computere Spillekonsoller Chips og microprocessorer Omvendt betalingspligt betyder, at sælger skal udstede en faktura uden moms. I stedet skal køber beregne erhvervelsesmoms, men har samtidig fradrag for et tilsvarende beløb som indgående moms, hvis køber efter de almindelige regler har fuldt momsfradrag. Hvis der er tale om telefoner eller computere, som medarbejderne også må bruge privat, er der kun delvist momsfradrag. Bogføringen af handlen afhænger af, om du er på køber- eller på sælgersiden: Hos køber anbefaler vi, at der oprettes en ekstra konto i balancen under momsgæld med en tekst i retning af Erhvervelsesmoms ved køb af it-udstyr med omvendt betalingspligt. Det vil nemlig lette afstemningen i forbindelse med momsangivelsen. På kontoen skal du kreditere momsen beregnet som 25 % af købsprisen ved køb af sådant udstyr, mens du debiterer kontoen for indgående moms. Posteringerne på de 2 momskonti kan laves ved hjælp af en særskilt momskode. Den kan oprettes på samme måde som momskoden for EU-køb. Kontoen for erhvervelsesmoms oprettes som en statuskonto i balancen. Når momsen angives til SKAT, medtages saldoen på kontoen i rubrikken udgående moms, der således bliver summen af den almindelige udgående moms og erhvervelsesmomsen. Hos sælger anbefaler vi, at der oprettes en ekstra salgskonto i bogholderiet. Den kan fx navngives Salg med omvendt betalingspligt. På kontoen krediteres salg af varer, der er omfattet af de nye regler, som på momsangivelsen skal indberettes i rubrik C. Dette styres på Moms operation, der kan adskille sig alt efter hvilket land firmaet har hjemsted i. (Sættes op under firmaoplysninger) Vælges Momstype Indgående moms, så SKAL Momsoperation Moms operation, Indkøb sættes. Vælges Momstype Udgående moms, så SKAL Momsoperation Moms operation, Salg sættes Oversigt. Moms operation, Indkøb
Moms operation, Salg
Moms med flere satser Uniconta kan operere med moms med flere momssatser. Dette gøres ved at bruge både sats og sats 2. Nedenfor er vist opsætning. Kladdenposterne, Simuleret bogføring samt momskalkulationen. Eksempel 1. Momssats 2 er sat til 18,75.
Der laves nu en kladde som trækker på momskoden IREP Simuleringen viser at Uniconta vil danne nedenstående poster. I feltet under Formel moms er det skitseret hvorledes momsbregningen laves, når der er to satser. Eksempel 1. Momssats 2 er sat til 10.
Der laves nu en kladde som trækker på momskoden IREP Simuleringen viser at Uniconta vil danne nedenstående poster. I feltet under Formel moms er det skitseret hvorledes momsbregningen laves, når der er to satser.
Systemkonti Systemkonti angives i kontoplanen. Systemkonti benyttes til automatiske posteringer af f.eks. kursdifferencer, øredifferencer, overført årets resultat osv. Mange vil nok genkende systemkonti fra Parametre i andre økonomisystemer. Systemkonti kan kun angives på konti, der også kan bogføres på. Det vil sige konti under typerne drift og status. Du kan sagtens angive systemkonti på konti, hvor der i forvejen bogføres manuelt eller automatisk. For eksempel kan du anvende vareforbrugskontoen i driften til også at bogføre lager tab/vind. De kan ikke angives på konti af typen Overskrift, Sum og Beregningsudtryk. Systemkonto Beskrivelse Konto til overførsel af årets resultat Under Dan primoposter nulstilles driften og årets resultat overføres automatisk til denne konto. Typisk en konto under egenkapitalen. Afgiftskonto Konti til opsamling af afgifter. Enten manuel bogføring eller via en særlig opsætning af varenumre og varegrupper, der indeholder afgifter. Det er udelukkende en oplysning og kan anvendes til rapportering. Udgående moms Konto der opsamler udgående moms. Det er udelukkende en oplysning og kan anvendes til rapportering. Det har ingen betydning for momsrapporten. Indgående moms Konto der opsamler indgående moms. Det er udelukkende en oplysning og kan anvendes til rapportering. Det har ingen betydning for momsrapporten. Kursdifference Konto til bogføring af automatisk beregnede kursdifferencer ved køb og salg i fremmed valuta. Kursdifferencen opstår typisk, når kursen ændrer sig i tiden mellem fakturering og betaling. Øredifference Konto til bogføring af øredifferencer. Momsafrunding Konto til automatisk bogføring af momsafrunding. Ved fakturering beregnes momsen pr. linje, hvis der er mange linjer og nogle har skæve beløb, kan det hænde at momssummen af hver linje ikke er lig momsen af den samlede sum excl. moms. Der kan være en eller få ører til forskel. Forskellen er momsafrunding og typisk en konto under ind- og udgående moms. Lagerværdiregulering Konto til bogføring af bevægelsestype Regulering i lagerkladden. Systemkontoen anvendes typisk på en driftkonto, da den repræsenterer udgiften/indtægten. Hvis denne systemkonto ikke er anvendt på en konto i kontoplanen, bogføres bevægelsestype Regulering i lagerkladden ikke i Finans. Systemkontoen har en modkonto, der angives under Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper: i gruppen Konti: feltet Lager, tilgang (Lagerkladde), der typisk er statuskontoen, der repræsenterer til/afgang. Kladde til indtastning af tab/vind Konto til bogføring af bevægelsestype Optælling, Tab/vind og Forældet i lagerkladden. Systemkontoen anvendes typisk på en driftkonto, da den repræsenterer udgiften/indtægten. Hvis denne systemkonto ikke er anvendt på en konto i kontoplanen, bogføres bevægelsestype Optælling, Tab/vind og Forældet i lagerkladden ikke i Finans. Systemkontoen har en modkonto, der angives under Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper: i gruppen Konti: feltet Lager, tilgang (Lagerkladde), der typisk er statuskontoen, der repræsenterer til/afgang.
Modregning af momspligtig import Indgår ikke i momsrapporten. Alle poster der har en momskode kommer med ud på momsrapporten. Det er 3 typer konti, der får en momskode: 1. Posteringeskontoen. 2. Selve momskontoen i momskartoteket, der typisk er ind- eller udgående moms. 3. Evt modkonto iå momskartoteket. Nr. 3 skal ikke med på momsrapporten. Den har ingen nytte der. Den fjernes fra momsrapporten ved, at angive at det er en Modregning af momspligtig import som systemkonto på kontoen i kontoplanen. Opret regnskab uden kontoplan/brug af egen kontoplan Opret regnskab Vælg nyt regnskab og fravælg feltet Kontoplan. OBS.: HUSK AT VÆLGE ET REGNSKAB I Deres Firma ELLER I Standard
Du får en advarsel om du vil oprette et regnskab uden kopi fra et standardregnskab. Her trykker du Ja. Importer en kontoplan til regnskabet 1. Vælg Værktøj 2. Vælg Indlæs data 3. Vælg tabellen GLAccountClient (Kontoplan)
Tryk på Indlæs, og følgende skærmbillede kommer frem. En eksport fra C5 kunne se således ud
Afslutningsark Afslutningsark Opstart Som en overbygning til det almindelige Uniconta bogholderier et elektronisk afslutning ark. Her kan efterposteres, analyseres og afstemmes konti i bogholderiet. Afslutningsarket findes under økonomi/revisionsaktiviteter/afslutningsark. Her oprettes et afslutningsark ved hjælp af [Tilføj] knappen Vælg For at komme ind i et afslutningsark stiller man sig på det ønskede ark og trykker [Konti] Tilføj Der angives et navn. Til og fra konto samt angiver hvilke perioder der skal overføres
Nummerserie Vælg nummerserie. Der kan oprettes en specielt til afslutningsarket. Bruges Manuel tildeling tastes bilags nummeret Bruges andre bilags valg udfylder systemet bilagsnummeret Sættes Hak i [Spæret for fordeling] kan fordelinger og periodiseringer, der er sat på kontiene ikke benyttes i arket
Arket Skærmbilledet viser kontoplansoplysninger. Funktionsknapper er placeret i den øverste del af billedet og indeholder funktioner som [Bogfør efterposteringer], [Slet Journallinier], [Kontoudtog] mv. Yderligere funktioner med mus Ved dobbelt klik på højre musetast på en konto springes til Journallinier Afslutningsarkets felter Kontonummer Finanskontonummer fra kontoplanen. Kontonavn Kontonavn fra kontoplanen. Kontotype Kontotype fra kontoplanen.
Moms Momskode fra kontoplanen. Moms kan i afslutningsarket trækkes automatisk eller posteres manuelt. Læs mere om moms. Uden momsafregning Moms med flere satser Momsretning Indeværende år Balancekolonnen viser indgangssaldoen i arket det vil sige den saldo, der overføres når arket oprettes eller der på et senere tidspunkt overføres saldi. Ændring Efterposteringskolonnen viser summen af efterposteringer på de enkelte konti. Summen vises efter foretagen beregning. Ny Saldo Regnskabskolonnen viser indgangssaldoen korrigeret med de foretagne efterposteringer. Sidste periode Sidste års tal Ved tryk på Layout kan alle arkets felter vises. Omposter Tryk på Journal linier eller dobbelt klik på linien Her kan omposteringer foretages
Fysiske bilag (Indbakke)
Fysiske bilag (Indbakke) Fysiske bilag kan placeres på det enkelte bilag på mange måder. Fysiske bilag (Indbakken) er det sted i Uniconta hvor Fysiske bilag kan placeres inden de hæftes på et bilag. Indbakken er der, hvor du færdigbehandler bilagene før upload til bogføringskladden. For eksempel ved at tilføje oplysninger til bilaget eller køre dem gennem godkendelsesproceduren før upload til bogføringskladden. Fysiske bilag kan overføres til indbakken på flere måder. Sende til indbakken via mail. Opsættes her. Uploades via Uniconta webportal. Upload af filer Send til Indbakken Spring til Layout Skabeloner E-mail til indbakken og data overføres automatisk til Uniconta Søg Relevante links Import af e-conomic bilag Fysiske bilag Når du mailer elektroniske bilag til dit regnskab, kan du i mailteksten tilføje værdier om bilaget Faktura, Dato, Beløb og Kreditor. Skrives som f.eks Faktura <nr>, Beløb <beløb>, som automatisk overføres (opsnappes) til det fysiske bilag. OBS.: HTML faktura kan sendes og modtages i indbakken hvis der i Subjekt akrives eller tilføjes ordet usecontent Her har vi pr. mail modtaget en faktura fra Havneby Boghandel: Den videresendes til Demo Alt til havets mailadresse til scannede bilag (emailadressen til dit regnskab finder du i firmakartoteket). Uniconta undersøger mailindholdet for oplysninger om bilaget. E-mailede bilag lander i Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke). Bilaget fra ovenstående eksempel er nu mailet til indbakken. Beskrivelse Upload af filer Upload til indbakken i Økonomi/Fysiske bilag Upload til indbakken bruges typisk til masse-upload af mange bilag på én gang, hvis du har bilagene liggende på din pc eller på en server, du har adgang til. Du kan udpege og upload e mange bilag ad gangen og ZIP-filer m. bilag. ZIP-filer pakkes automatisk ud. Det kan f.eks. være, du er bogholder eller revisor og har modtaget en periodes bilag, scannet i elektronisk format, fra din klient og nu skal i gang med moms- eller årsafslutning. Alt kan scannes af klienten og uploades. For eksempel også kontoudtog til brug for afstemning. E-maile bilag til indbakken i Økonomi/Fysiske bilag Bruges typisk, hvis foto af bilag mailes fra mobil til Uniconta, eller hvis din bogfører for andre, og din klient/kunde mailer elektroniske bilag og bankkontoudtog til dig som vedhæftede filer. Der kan vedhæftes mange bilag på samme e-mail. Når du modtager opkrævninger via e-mail, kan du videresende mailen til Unicontas indbakke. Det er en nyttig arbejdsgang til straks at få bilaget uploadet til i indbakken klar til bogføring. Hvis der kun er ét bilag i mailen, kan du tilføje fakturanummer og beløb i mail-teksten, så overføres det automatisk til felterne i indbakken. Igen Indbakken er nyttig, fordi der er synkroniseret visning af selve bilaget, markøren er placeret på. Upload mens du bogfører eller bankafstemmer Under Fysisk bilag/importér fil. Filen gemmes samtidig i oversigten over fysiske bilag. Du kan køre udenom indbakken og direkte til upload og vedhæftning af bilag, mens du bogfører eller bankafstemmer. Bilaget ligger enten på din lokale disk eller en server, du har adgang til. Metoden er mest nyttig til enkeltstående tilfælde, f.eks. hvis du har glemt et bilag, og det er nemmere at uploade direkte udenom indbakken. Upload efter du har bogført Hvis du modtager elektroniske bilag, efter der er bogført, eller du har glemt at vedhæfte et bilag, kan det nemt vedhæftes bogførte posteringer efterfølgende. Find f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og vælg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Du kan hente bilaget enten fra indbakken eller via direkte upload fra lokal disk eller server. Tryk på Fysisk Bilag / Importer fil. TIP! Hvis bilaget/bilagene er mailet til dig på bagkant, er det lettest med det samme at videresende det/dem til Unicontas indbakke og vedhæfte dem derfra. Upload og udskift/slet efter bogføring Hvis der er vedhæftet forkerte elektroniske bilag, efter der er bogført, kan det nemt udskiftes eller slettes efterfølgende. Find f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og vælg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Vælg Posteringer på bilag-knappen i båndet, derefter Fysisk bilag-knappen i båndet. Du kan hente bilaget enten fra indbakken eller via direkte upload fra lokal disk eller server. TIP! Igen hvis bilaget/bilagene er mailet til dig på bagkant, er det lettest at videresende det/dem til Unicontas indbakke med det samme og vedhæfte dem derfra. Upload til indbakken 1. Vælg Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke)/Tilføj 2. Klik på Gennemse, for at udpege filerne 3. Udpeg filerne til upload. Klik på Åbn. 4. Udfyld evt. beskrivelser og Gem. Bemærk, at alle bilag/linjer får samme beskrivelse, hvilket nok ikke er hensigtsmæssigt, hvis der er bilag fra forskellige kreditorer, dokumentdatoer og forskellige beløb. Men bagefter kan du nemt tilføje disse oplysninger i bilagsoversigten, oplysningerne overføres automatisk til bogføringskladden. 5. Herefter kan du arbejde videre i Uniconta, mens bilagene uploades i baggrunden, uden at det sinker dit arbejde. Kort efter er bilagene i Fysiske bilag (Indbakke), hvor du hurtigt og nemt kan tilføje oplysninger og tilknytte dem i bogføringskladden. Samme hurtige upload findes også, hvis du uploader direkte fra et drev, mens du bogfører i bogføringskladden eller arbejder med bankafstemningen. Upload mens du bogfører eller bankafstemmer Du kan uploade og vedhæfte elektronisk bilag direkte til en linje i bogføringskladden eller bankafstemning fra din pc eller en server, du har adgang til. Det vil sige, du kører udenom indbakken og godkendelsesproceduren. Det kan kun betale sig at uploade på denne måde, hvis det er enkelte bilag, du mangler i indbakken. Hvis du har flere elektroniske bilag, der skal vedhæftes flere linjer i kladden, er det nemmere at anvende indbakken, der giver bedre overblik over bilagsindholdet og hvilke bilag, der er vedhæftet, og hvilke der ikke er vedhæftet endnu. Direkte upload til bogføringskladde 1. I bogføringskladden (under Økonomi/Bogføring), vælg Fysisk bilag-knappen i båndet og derefter Importér fil: 2. Klik på Gennemse, for at udpege filen. Der kan udpeges og vedhæftes flere filer til samme linje. 3. Udpeg filen til upload. Klik på Åbn. 4. Udfyld eventuelle oplysninger til bogføringslinjen, du kan også vente til det fysiske bilag er vedhæftet på linjen. Der er automatisk sat flueben i feltet Fysisk bilag på posteringslinjen og bilaget er automatisk oprettet og ajourført i Indbakken med fysiske bilag. Indbakken Indbakken findes under Økonomi/Fysiske bilag. Indbakken benyttes til opsamling, opbevaring og færdigbehandling af elektroniske bilag, før de vedhæftes linjer i bogføringskladden, bankafstemning eller bogførte posteringer. Der kan tilføjes en masse oplysninger, før bilagene overføres til kladde eller posteringer. Oplysningerne følger med over i bogføringskladden. Endvidere kan bilagene i indbakken køres gennem godkendelsesproceduren, før vedhæftning til posteringer (valgfrit). bladre i listen over bilag og samtidig se indholdet, mens du udfylder oplysninger eller udpeger bilaget før upload til bogføringskladden eller bogført postering. Indbakken er nyttig, fordi der er synkroniseret visning af selve bilaget, markøren er placeret på. Dermed kan du Indbakken viser altid uploadede bilag, der ikke er bogført. De kan være vedhæftet i en kladde, men ikke bogført endnu. Du behøver ikke uploade fysiske bilag til indbakken før vedhæftning til posteringer. Du kan uploade og vedhæfte et bilag direkte til bogføringskladden, bankafstemningen eller en bogført postering. Sidstnævnte single-upload mulighed er dog kun praktisk, hvis du skal vedhæfte et enkelt eller få bilag, der endnu ikke er uploadet til indbakken. I det følgende beskrives mulighederne i indbakken og fordelene ved at behandle mange bilag på én gang via indbakken, herunder: Tilføj oplysninger i indbakken Masse-rediger bilagene i indbakken Synkron-visning af bilag Mange nyttige felter i indbakken Rationel brug af indbakken Organisering af bilag i mapper Tilføj oplysninger i indbakken før vedhæftning Du kan føje en masse oplysninger til hvert bilag i indbakken før masse-overførsel til bogføringskladden. Oplysningerne føres automatisk med til bogføringskladden, hvor de tilsvarende felter vil være udfyldt automatisk efter vedhæftning. Det anbefales at udfylde så meget som muligt, det gavner i sidste ende. Du kan med fordel benytte masseredigering og synkron-visning, se venligst de følgende afsnit. Masse-redigér fysiske bilag i indbakken En anden lynhurtig funktion er, at du kan taste og rette direkte i felterne i oversigten over fysiske bilag, uden at du skal åbne hvert bilag og gemme. Og hvis du bruger Synkron visning, går det endnu hurtigere, se nedenfor. Du indtaster bare, og når du er færdig, gemmer du det hele på én gang, hvorefter du kan starte tilknytning i kladde. Templates til indbakken Ofte får du bilag i indbakken, der ligner hinanden. Det kan være fra samme leverandør, bilag der skal konteres på samme konti osv. I stedet for at indtaste de samme oplysninger igen og igen kan du oprette en template (skabelon), der har oplysningerne udfyldt. Gør følgende for at oprette en template: 1. Vælg Økonomi/Fysiske bilag(indbakke) og Tilføj i båndet. 2. Udfyld felterne med de faste værdier og klik på Templates i båndet og vælg Gem som. Indtast et navn til templaten: 3. Næste gang du uploader et bilag af samme type i indbakken og skal benytte templaten, klikker du blot på Templates i båndet og vælger Upload og den template, du vil benytte. Synkron-visning af bilag og indbakke Når du har uploadet eller mailet en masse bilag til Fysiske bilag (indbakke), mangler der måske nogle oplysninger som f.eks. kreditor, beløb, beskrivelse. Dem kan du nemt tilføje ved at bruge synkron-visning af bilagsoversigt og Vis bilag. Smart, nemt og hurtigt: 1. I Fysiske bilag (indbakke) har du nu en liste af importerede bilag. 2. Klik på Vis-ikonet (vis bilag). Bilaget åbnes på en selvstændig fane: 3. Træk fanen med musen ned i skærmbilledet og slip fanen: 4. Nu har du listen i baggrunden og bilaget i forgrunden 5. Når du bladrer til næste linje i bilagsoversigten, er det næste bilag der vises synkront. Dermed slipper du for at vise bilagene linje for linje, du kan bare bladre, og så vises det tilsvarende fysiske bilag. Nemt og hurtigt at løbe listen igennem og føje detaljer på. Mange nyttige felter i Fysiske bilag (Indbakke) Hvis felterne ikke er i dit layout, skal du blot højre-klikke i feltoverskriften og vælge Vælg felter i menuen, der åbnes. I eksemplet her er der indsat flere nyttige felter. Forklaring til udvalgte felter i Indbakken Eventuel kreditorkonto, der importeres i feltet Modkonto i kladdelinjen. Det er smart, så har du straks din kreditor på bogføringskladde-linjen. Kreditorkonto Faktura Fakturanummer videreføres til bogføringskladden og anvendes ved bogføring af betaling (udligning), posteringslister, søgning etc. Beløb Debet-beløb indtastes uden fortegn. Kredit-beløb med minus-fortegn. Godkender (Navn) eller Godkender (Login-id) Hvis bilaget skal godkendes, før import til kladde, angives enten godkenders Navn eller Login-id. Bagefter skal Godkender logge på og godkende bilagene i indbakken ved at markere feltet Godkendt. Det er kun Godkender, der kan godkende bilaget. Hvis Godkender ikke er udfyldt, behøves ingen godkendelse før import til kladde. Godkendt Hvis der er angivet Godkender, er det kun Godkender, der kan udfylde feltet Godkendt. Hvis ikke Godkender er angivet, kan alle godkende bilaget. Bogføringsdato Bogføringsdato, der skal overføres til bogføringskladden. Dokumentdato Dato på dokumentet. Vedhæft fysiske bilag til posteringer Hvilken metode skal du vælge Hvis du allerede er vant til elektroniske bilag, vil du helt sikkert finde en metode, der modsvarer den, du altid har brugt. Det kan også være, du er blevet inspireret af mulighederne og vil prøve en ny metode. Hvis du i dag benytter (eller har benyttet) rigtige bilagsmapper, kan du finde en metode, der svarer til den, du bruger, når du bogfører og sætter bilag i mappen. Vedhæft elektroniske bilag i bogføringskladden I bogføringskladden, mens du indtaster, kan du udpege en linje fra Indbakken, som så bliver vedhæftet linjen i bogføringskladden. 1. Åbn bogføringskladden og opret en ny linje. 2. Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden: 3. Vælg Vedhæft, hvis du vil vedhæfte et bilag fra Indbakken. Indbakken åbnes: Til venstre vises bilagene i indbakken, til højre en forhåndsvisning af bilaget.i oversigten viser Kolonnen Vedhæftet, hvilke fysiske bilag der allerede er vedhæftet, men ikke bogført. 4. Markér bilaget, eller mappen med flere bilag, der skal vedhæftes, og klik på Vedhæft-knappen. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Hvis der ikke er udfyldt noget på linjen i bogføringskladden, overføres eventuelle data fra bilaget i indbakken. Hvis der er udfyldt noget på linjen inden vedhæftning, overskrives linjens data ikke. Upload direkte til bogføringskladden Hvis bilaget ikke er uploadet til indbakken, kan du uploade direkte fra en mappe på din computer eller et drev, du har adgang til. Efter bogføring ajourføres listen over vedhæftede bogførte fysiske bilag automatisk. 1. Åbn bogføringskladden og opret en ny linje. 2. Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden og vælg Importer fil: 3. Klik på Gennemse for at udpege filen til upload: 4. Når filen er valgt: Udfyld eventuelle supplerende oplysninger til brug på bogføringslinjen og klik på Gem. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Når linjen bogføres, ajourføres Fysiske bilag-oversigten automatisk med den uploadede fil. Når kladden bogføres, så forsvinder det fysiske bilag fra indbakken, og kan nu findes ved, at du finder den bogførte postering, og trykker vis fysisk bilag. Antager vi at der er et køb, så vil bilaget kunne findes på kontoen for omkostninger, indgående moms, kassen hvis der er betalt kontant eller på kreditor kontoen, hvis der er købt hos en leverandør. Overfør fra indbakke til bogføringskladden Du kan overføre fysiske bilag direkte fra indbakken til en bogføringskladde. Der oprettes en ny kladdelinje for hvert fysisk bilag. Der Klik på Overfør til kladde-knappen i båndet. Kladde Herefter skal du angive: Bogføringskladden, som linjer med fysiske bilag skal oprettes i. Dato Dato på linjer i bogføringskladden. Hvis intet angives benyttes Bogføringsdato fra det fysiske bilag, hhv. dato på fysisk bilag. Beløb Debet eller Kredit. Hvis der er minus foran beløbet, f.eks. en debet post, overføres beløbet med minus foran i debet- kolonnen. Ved bogføring anses det som en kreditpost. Transfer Alle eller kun godkendte. Hvis Godkendt-feltet ikke vises i Fysiske bilag indbakken kan det indsættes via design af skærmbilledet. Forbind Fysiske bilag med kladde En feature, der gør det lynhurtigt at matche fysiske bilag og kladdelinjer. Se Økonomi/Bogføring. Hvis du importerer bankkontoudtog til bogføringskladden, eller indtaster kladdelinjer manuelt, og uploader fysiske bilag elektronisk, så er der en række kladdelinjer og en række fysiske bilag, der skal matches bagefter. Det er der et specielt skærmbillede til, hvor man for oven har de fysiske bilag (du har importeret, mailet eller gemt) og for neden har du kladde linjer, som du har importeret fra bank eller tastet manuelt. Nu er det så let at knytte linjerne sammen en for en. 1. Øverst (Fysisk bilag): Markér det fysiske bilag. Derefter, nederst (Kladdelinjer): Marker kladdelinjen fysisk bilag skal vedhæftes. Herunder er fakturaen fra SLAM markeret øverst og bilag 52, kladdelinje 5, markeret nederst. 2. Klik på Vedhæft-ikonet oppe i båndet. Herefter er fysisk bilag og kladdelinje knyttet sammen. 3. Fortsæt på samme vis (markér+vedhæft, markér+vedhæft osv.) med resten af bilagene, der skal knyttes sammen med kladdelinjer. Forbind fysiske bilag ved hjælp af synkroniseret visning Her er endnu et eksempel på at synkroniseret visning er smart, nemt og hurtigt, når du hæfter fysiske bilag og kladdelinjer sammen. Det går hurtigere og nemmere at vedhæfte bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkroniseret vindue: 1. Markér en linje i øverste skærmbillede, klik på Vis fysisk bilag-ikonet. 2. Træk fanen Vis fysisk bilagned i skærmbilledet. 3. Markér kladdelinjen bilaget matcher, klik på Vedhæft. 4. Bladrer du til næste fysisk bilag linje i øverste skærmbillede, vises næste fysiske bilag. Smart, nemt og hurtigt! Import af bankfil til bogføringskladden/forbind fysisk bilag med kladdelinje Under Økonomi/Indlæs bankkontoudtog kan du indlæse bankkontoudtog. Der er defineret formater, men du kan lynhurtigt oprette dit eget. Når posterne er indlæst i en bogføringskladde, kan du knytte fysiske bilag på flere måder: Forbind fysisk bilag med kladdelinje Tilknyt fysisk bilag til kladdelinje (enkeltvis fra kladden) Upload fysisk bilag til kladdelinje (enkeltvis fra kladden) Angiv entydigt ID på fysisk bilag i importfil til bogføringskladde Hvert fysisk bilag har et felt Entydigt ID. Det ses bla. i indbakken og i oversigten over fysiske bilag. Hvis du benytter Indlæs bankkontoudtog til bogføringskladden, kan du før import oprette og udfylde en kolonne i importfilen med Entydigt ID på det tilhørende fysiske bilag. Efter import af importfilen har bogføringskladden automatisk fundet det tilsvarende fysiske bilag ud fra Entydigt ID og knyttet det til linjerne i bogføringskladden. Hvis du allerede kender ID på det fysiske bilag, der skal vedhæftet til linjerne, er det nemmest at matche og udfylde det i importfilen inden import frem for bagefter at udpege bilaget linje for linje i bogføringskladden. Hurtig, nem og smart metode. Husk at rette filformatet, så det angiver, hvilken kolonne Entydigt ID er angivet i. Du behøver kun angive ID på de linjer, hvor du kender ID. Resten kan du vedhæfte bagefter. Forbind fysiske bilag ved hjælp af synkroniseret visning Her er endnu et eksempel på at synkroniseret visning er smart, nemt og hurtigt, når du hæfter fysiske bilag og kladdelinjer sammen. Det går hurtigere og nemmere at vedhæfte bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkroniseret vindue: 5. Markér en linje i øverste skærmbillede, klik på Vis fysisk bilag-ikonet. 6. Træk fanen Vis fysisk bilagned i skærmbilledet. 7. Markér kladdelinjen bilaget matcher, klik på Vedhæft. 8. Bladrer du til næste fysisk bilag linje i øverste skærmbillede, vises næste fysiske bilag. Smart, nemt og hurtigt! Flere bilag på én postering 1. Under Økonomi / Fysiske bilag (Indbakken) 2. Vælg fanen i toppen, hvor der står Mapper 3. Tryk Tilføj 4. Vælg de bilag der skal samles til een, og sæt hak i disse 5. Tryk Tilføj bilag, og du ser dine valgte bilag i toppen af skærmen 6. Tryk Gem mappe 7. Navngiv mappen med et sigende navn 8. Vælg typen af bilag (i dropdown boksen Indhold) 9. Tryk GemNu bliver du ført tilbage til forrige skærm, og kan nu se din mappe 10. Vælg fanen i toppen, hvor der står Startside, for at komme tilbage til bilagsoversigten 11. Dine mapper hedder DIR under kolonnen Filtyper. 12. Indtast de ønskede oplysninger for bilagsmappen 13. Klik på Overfør til kladde og bogfør
Kontotyper i kontoplanen En finanskonto skal tildeles en kontotype, der betegner hvilken art, der er tale om: indtægt, udgift, aktiv, passiv, sum, beregning etc. Indtægter og udgifter tilhører driften, mens aktiver og passiver tilhører balancen. De kan specificeres yderligere til brug for rapportering. Endvidere er der regler for, hvilke momstyper der må anvendes på kontotyperne. Nogle kontotyper kan der bogføres på, andre ikke. Sum og beregning anvendes til sammentælling og beregningsudtryk på tværs af kontoplanen. Overskrift benyttes som overskrift til en gruppe af konti. Der er følgende kontotyper i kontoplanen: Overskrift (for en gruppe af konti) Sum (af en gruppe af konti, eller liste af konti) Beregningsudtryk (Beregner ud fra en formel, Gem i- summer og tal kan benyttes) Drift, Indtægter og omkostninger Indtægter opdeles i Indtægt, Øvrige indtægter Omkostninger opdeles i Omkostning, Vareforbrug, Udgifter, Afskrivninger Status, Aktiver og passiver Aktiver opdeles i Anlægsaktiv, Omsætningsaktiv, Lager, Debitorer, Likvide aktiver, Bank Passiver opdeles i Egenkapital, Kreditorer Ovenstående kontotyper har udelukkende betydning for opbygning af kontoplanen, regnskabet og bogføringen, samt hvilke momskoder, der kan benyttes. Der kan kun bogføres på konti under typerne Drift og Status. God inspiration kan hentes ved at kigge på kontoplanen i demo-regnskabet: Firma/Kig i et demo-regnskab. Typerne under indtægter, omkostninger, aktiver og passiver beskrives ikke her, der henvises til eksterne faglige beskrivelser. Det vil sige, vi beskriver f.eks. ikke forskellen mellem udgifter og omkostninger og heller ikke forskellen mellem anlægsaktiver og omsætningsaktiver. Skærmbilledet skifter Skærmbilledet skifter efter hvilken kontotype, du har valgt. Det skyldes, at det ikke er det samme, der skal angives for hver kontotype. Driftkonti = Resultatopgørelsen Driftkonti tilhører den årlige drift, indtægter og udgifter, der nulstilles ved hvert årsskifte. Differencen er årets resultat, der overføres til egenkapitalen. Det er fuldstændig valgfrit, om du vil underopdele den del af kontoplanen, der er resultatopgørelsen i indtægter, omkostninger og de respektive undertyper. Eller om du blot vil benytte typen Drift til alle konti. Momskoder og rapportering Underopdeling i indtægtstyper og udgiftstyper tjener to formål; Momskoder og Rapportering: Momskoder på konti med Tvungen moms angivet i kontoplanen:
På indtægtskonti med Tvungen moms kan der kun anvendes momskodetyper Udgående afgift. På udgiftskonti med Tvungen moms kan der kun anvendes momskodetyper Indgående afgift. Rapportering, der kan rapporteres på kontotyper. Statuskonti = Balancen Statuskonti er beholdninger, tilgodehavender og gæld, der videreføres fra år til år og danner en ny primo hvert år. Det er fuldstændig valgfrit, om du vil underopdele din kontoplan yderligere i aktiver, passiver og de respektive undertyper. Underopdeling tjener udelukkende et rapporteringsformål, det har ingen intern betydning i Uniconta. Tvungen moms og momskodetyper har ingen betydning for balancekonti. Overskrift Typen Overskrift i kontoplanen er en overskrift til næste gruppe af konti. Det giver en pæn og overskuelig kontoplan samt pæne balancer. I kontoplanen og på udskrifter formateres de automatisk med Bold/Fed skrift. En sumkonto kræver ikke, at en kontogruppe indledes med en overskriftskonto. Sum En sum-konto summerer et vilkårligt kontointerval. Der kræves ikke en overskriftskonto som indledning af intervallet. Du kan sagtens tælle sammen fra en bogføringskonto... (punktum x 2) fra/til. ; (semikolon) og. Eksempler: 1010..1099 = Tæller sammen fra 1010 til 1099. 1010..1099;2010..2099 = Tæller sammen fra 1010 til 1099 og fra 2010 til 2099. 1010;1020;1030 = Tæller sammen 1010 og 1020 og 1030.
Beregningsudtryk Beregningsudtryk bruges til at vise tælleværker og beregninger på tælleværker i kontoplanen. Beregningsudtryk benytter tælleværkssummerne sammen med almindelige beregningsudtryk +(plus), -(minus), *(gange), /(dividér) mv. På en konto i kontoplanen er feltet Gem i. Mange vil nok genkende det som Tælleværk. Saldoen på kontoen kan gemmes i et tælleværk fra 1 og opefter. Saldi på flere konti kan gemmes i samme tælleværk og dermed summere på tværs af kontoplanen. I dette eksempel ønskes saldoen på summen Dækningsbidrag gemt i tælleværk 3 : Og videre i dette eksempel ønskes saldoen på OMSÆTNING I ALT gemt i tælleværk 1 : På baggrund af dette beregnes dækningsgraden således på kontoen 1999 af typen Beregningsudtryk således:
Bogføring i lagerkladden
Bogføring i lagerkladder Via Lager/Lagerkladde Vælg den lagerkladde du ønsker at indtaste reguleringer i. Import fra fil Der er mulighed for at importere lagerkladdelinjer via Importer fra fil f.eks. en optælling, der er lavet i Excel. Importen skal sættes op inden brug. Slet poster i kladde Slet poster sletter alle posterne i kladden. Indtastning i kladden Tilføj post eller F2 for oprettelse af kladdelinjer. Varebevægelsestyper På kladdelinjen skal vælges en Varebevægelsestype. Typen stemples ned på vareposteringerne. Regulering af beholdning UDEN finansposteringer Anvendes til flytning af varer fra lagersted til lagersted, kræver at lokation er slået til på logistikmodulet. Bevægelse NB! Varen påvirkes IKKE med en lagerværdi. Det vil sige, at der ikke ligger en værdipost, der trækker vareforbrug ved salg Derfor benyttes denne type ikke ved åbningslager i nyt regnskab Benyt typen optælling til åbningslager se nærmere beskrivelse nedenfor. Anvendes hvis man ønsker lagerstyring uden anvendelse af salgsordrer Debitorkonto kan angives i lagerkladden Salg Der dannes en lagertransaktion som vises på debitor Der bliver IKKE dannet salgsposteringer på debitor og i finans Et salg registreres med et negativt antal, altså sælges der et styk fra lageret skal det noteres som -1 i kladden ved et salg. Anvendes hvis man ønsker lagerstyring uden anvendelse af indkøbsordrer Indkøb Regulering Kreditorkonto kan angives i lagerkladden Der dannes en lagertransaktion som vises på kreditor Der bliver IKKE dannet købsposteringer på kreditor og i finans Et køb registreres med et positivt antal, altså købes der et styk til lageret skal det noteres som +1 i kladden ved et køb. Anvendes til periodiske reguleringer af lagerbeholdninger Bogføres på finanskonto med systemkontotypen Lagerværdiregulering Der dannes postering lagerkonto og modpost på lagerkonto med typen Lagerværdiregulering dvs. begge posteringer på konti under aktiver. Regulering af beholdning UDEN finansposteringer Anvendes til lageroptælling. Lageroptællinger kan indtastes via Lager/Rapporter/Optællingsliste og bogføres i en lagerkladde. Kladdelinjerne får automatisk typen Optælling. Bogføres på finanskonto med systemkontotypen Kladde til indtastning af tab/vind Optælling Åbningslager NB! Åbningslager bogføres typisk med anvendelsen af denne type. Lagerværdien bogføres ind i regnskabet under lager aktiverne, når der bogføres finans åbningsposter. Ved bogføring af lagerkladden med optællingen, vil Uniconta benytte opsætning med systemkontotypen Kladde til indtastning af tab/vind Inden bogføring af åbningslageret fjernes denne systemkontotype, og der vil blive dannet debet/kredit posteringer på lagerkontiene som går op imod hinanden dvs. en samlet værdi på kr. 0,00. Efter bogføring af åbningslageret indsættes systemkontotypen igen. Anvendes til Tab/Vind registrering Tab/Vind Bogføres på finanskonto med systemkontotypen Kladde til indtastning af tab/vind Et tab registreres med et negativt antal, altså et tab for lageret og skal det noteres som -1 i kladden ved et tab. Et vind for lageret skal registreres med et positivt antal, altså en gevindst for lageret, og skal det noteres som +1 i kladden ved et vind. Forældet Anvendes til at regulere forældede og udgåede varer ud af lageret Bogføres på finanskonto med systemkontotypen Kladde til indtastning af tab/vind En forældet vare registreres med et negativt antal, altså et tab for lageret og skal det noteres som -1 i kladden ved forældet vare. Færdigmeld Anvendes til færdigmelding af produktionsstyklister Indtast i antalsfeltet det antal, der skal færdigmeldes Indgår i stykliste Ved udfoldning af styklister vises de varer, der indgår i styklisten med denne type Udfold styklisten og se de varer, der indgår på styklisten, og hvad der trækkes