SPORBESKRIVELSE FOR ØKONOMISPORET Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc
Sporbeskrivelse for Sporleder: Kirsten Skjødt 1. Baggrund Med henblik på eksekvering af den stedfundne fusion mellem universitetsenhederne AU, ASB, DJF, DMU og DPU er iværksat et kompleks af rammeprogrammer (herefter under et benævnt Forandringsprojektet ). Forandringsprojektet igangsætter i 2008 et antal spor, herunder: IT - sporet Studiesporet HR sporet Bygningssporet Kommunikationssporet Hvert spor omfatter en række projekter, hvoraf nogle allerede er defineret, og andre endnu ikke. Samtlige spor refererer til Forandringsprojektet s øverste styringsenhed, der ledes af universitetsdirektør Niels Højberg. 2. Formål Formålet med forandringsprojektets Økonomispor er at etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for, der dels skal sammenkoble operationelle aktiviteter og finansielle konsekvenser, og dels understøtte alle relevante styringsbehov på universitetets områder. Den fremadrettede økonomistyring skal understøtte et nærhedsprincip og et helhedsperspektiv gennem en udstrakt grad af standardisering i både systemunderstøttelsen og i udformningen af processer og instrukser. Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 2 af 13
3. Organisering Nedenstående organisationsdiagram viser s struktur: Sporgruppe (Kirsten Skjødt) Koordinationsgruppe (Anette Svejstrup) Referencegruppe (Anette Svejstrup) Programkontor (PwC) Projekt Navision Stat inkl. Workflowsystem til fakturahåndtering Projekt Økonomistyringsmodel Projektleder Peter Lundegaard Projekt Projektøkonomi styring Projektleder Henrik Gudiksen Projekt Budgetværktøj og Økonomirapportering Projektgruppe endnu ikke nedsat Projektleder Søren Blok Jensen Sporleder: Kontorchef Kirsten Skjødt. Sporlederen har det overordnede ansvar for. Souschef: Anette Svejstrup Petersen fungerer som projektleder for sporet og varetager den daglige koordinering og drift af projekterne. Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 3 af 13
Sporgruppe i : Gruppens formål er rådgivning og forankring af beslutninger af afgørende betydning i. Sporgruppen består af følgende medlemmer: o Kontorchef Kirsten Skjødt (sporleder /formand) o Souschef Anette Svejstrup Petersen (projektkoordinator) o Administrationschef Niels Damgaard Hansen, (NAT) o Administrationschef Ole Jensen (HUM) o Administrationschef Ole Bjørn Hansen, (DMU) o Universitetsdirektør Jan Halle, (ASB) o Regnskabschef Torben Jensen Referencegruppe i : Denne gruppe er en tværgående gruppe bestående af de økonomiansvarlige på de 9 faglige hovedområder Gruppen vil afhængig af emner/aktiviteter blive udvidet med en række medarbejdere fra den centrale administration Referencegruppen består af følgende faste medlemmer: o Anders Juul, Områdeleder, HUM o Inger Rønde Jeppesen, Områdeleder, SUN o Anita Birch Trosborg, Områdeleder, SAM o Jette Schønemann, Administrationschef, TEO o Claus Fynbo Sørensen, Områdeleder, NAT o Elly Thøgersen, Regnskabschef, DJF o Malene Selvig-Hansen, Sektionsleder, DMU o Henning Andersen, Kontorchef, ASB o Torben Lademann, Økonomichef, DPU Referencegruppens formål er: o Deltage i workshops, temamøder og principielle drøftelser inden for økonomisporets projekter, aktiviteter og leverancer o Bidrage konstruktivt til økonomisporets udvikling og sammenhæng o Medvirke til inddragelsen af relevante økonomimedarbejdere fra hovedområdet/institutterne i kvalitetssikrings- og forankringsprocessen. I ydes der ekstern bistand fra: o PricewaterhouseCoopers: Projektledelse (i samarbejde med Anette Svejstrup Petersen) i projekterne ny Økonomistyringsmodel, design og implementering af Navision Stat samt Økonomirapportering og Budgetværktøj. o KMD Civitas: Leverer ydelser i forbindelse med den tekniske implementering og/eller opgradering af Navision Stat og til Økonomirapportering. Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 4 af 13
4. Projekter Nedenstående følger en beskrivelse af hvert enkelt projekt under, delt op i projektnavn samt uddybende beskrivelse af, hvad projektet går ud på. Projektnavn 1. Navision Stat inkl. Workflowsystem til fakturahåndtering Projektindhold Projektet har til formål at opnå et fælles økonomisystem på hele AU baseret på Navision Stat, med tilhørende standardiserede processer Projektet er opdelt i 2 overordnede faser, som består af: Fase 1(2008/2009): - Skift af Oracle ØSS som økonomisystem på DPU til Navision Stat 3.6 på ny fælles kontoplanstruktur 1/1 2009 inkl. fortsat anvendelse af webshop - Skift af Oracle ØSS som økonomisystem på ASB til Navision Stat 3.6 på ny fælles kontoplanstruktur 1 kvartal 2009, inkl. fortsat anvendelse af rejseafregningssystem og skift til nyt midlertidigt workflowsystem til fakturahåndtering. - Overgang til ny fælles kontoplanstruktur på hele AU i 1 kvartal 2009 - Forventet implementering af midlertidigt workflowsystem til fakturahåndtering på DJF og DPU (ej besluttet) - Evt. rejseafregningssystem på øvrige AU (ej besluttet) Fase 2 (2009/2010) - Opgradering til Navision Stat 5.0 2. Projektøkonomistyring 3. Økonomistyringsmodel Omfanget og planlægningen af fase 2 vil blive justeret i takt med at Økonomistyrelsens udvikling af Navision Stat med tilhørende moduler og specialversioner bliver kendt. Projektgruppe vil blive nedsat, og formålsbeskrivelsen vil blive udarbejdet Formålet med at designe og implementere en økonomistyringsmodel er at etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for. Med sammenhængende menes dels at økonomistyringen skal sammenkoble operationelle aktiviteter og finansielle konsekvenser, dels at den skal understøtte alle relevante styringsbehov på universitetets områder. Den fremadrettede økonomistyring skal understøtte et nærhedsprincip og i et helhedsperspektiv udføres effektivt. Dette skal opnås gennem en udstrakt grad af standardisering, hvilket gælder i både systemunderstøttelsen som i udformningen af processer og instrukser. 4. Budgetværktøj og Budgetværktøj: Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 5 af 13
Økonomirapportering Der er i dag ikke et fælles budgetteringsværktøj på AU, og med implementering af NS 3.6 på ASB og DPU vil det blive nødvendigt at finde et fælles system, der kan bruges på tværs af det samlede AU. Formålet med dette projekt er derfor at undersøge mulighederne for at finde et standardsystem som opfylder kravene til et fælles budgetteringsværktøj, evt. leverandørvalg og implementering. Økonomirapportering(ØR): Projektet er opdelt i to faser: Fase 1 (Maj - okt. 2008): At identificere de tiltag der er nødvendige at igangsætte for at kunne implementere og drifte og vedligeholde en it-løsning, som understøtter de ny rapporteringspakker herunder: o At afdække og analysere den nuværende itunderstøttelse af rapporteringsløsninger for alle hovedområder o Etablere midlertidig rapporteringsløsning på 8000 C ved anvendelse af Reporting Services (R.S.) o Afdække krav til implementering og drift og vedligeholdelse af rapporteringspakken o At foretage gab-analyse mellem it-understøttelsen af den nuværende rapporteringsløsning og kravene til rapporteringspakken o At udarbejde handlingsplan over nødvendige tiltag Fase 2 (Okt. 2008 - marts 2009): Med udgangspunkt i R.S. at designe og implementere en ØR løsning for alle AU s hovedområder, som understøtter kravene fra den ny rapporteringspakke På baggrund af erfaringer gjort i fase 1 og 2 vil der kunne udarbejdes et ideoplæg for valg af fremtidig Økonomirapporteringsløsning baseret på alle relevante kildesystemer (ej besluttet) 5. Afgrænsning Navision Stat: o IT-infrastrukturen, herunder netværk, servere, databaser mv., som har stor indflydelse på projektet, håndteres i et særskilt program i AU s overordnede forandringsprojekt. o Økonomirapportering bl.a. baseret på data fra Navision Stat, håndteres i et selvstændigt projekt Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 6 af 13
o Mht. indkøbprocessen omfatter projektet i fase 1 kun workflowsystem til fakturahåndtering på ASB og 8000C. Evt. udrulning på øvrige hovedområder før overhang til Navision Stat 5.0 i fase 2, er ikke besluttet o Rejseafregningssystem er kun omfattet på ASB. Evt. udrulning på øvrige hovedområder er ikke besluttet. Projektøkonomistyring: o Projektgruppe vil blive nedsat, og afhængigheder vil blive identificeret Økonomistyringsmodel: o Økonomirapportering er ikke umiddelbart indbefattet af den nye Økonomistyringsmodel, men er dækket i et selvstændigt projekt. Budgetværktøj og Økonomirapportering o Økonomirapporteringsprojektet involverer kun systemerne Navision Stat, SLS, PØS og ARS. o Økonomirapporteringsprojektet medtager kun rapporteringskrav defineret i Økonomistyringsmodellen. o Den fremtidige Økonomirapporteringsløsning i forbindelse med overgangen til Navision 5.0 på hele AU er ikke defineret og er ikke med i dette projekt. Forventes at blive en del af et overordnet Økonomirapporteringsprojekt på tværs af alle kildesystemer. 6. Hovedresultater: som er en del af forandringsprojektet er lykkedes, hvis følgende hovedresultater bliver realiseret: Skabe et sammenhængende og gennemskueligt økonomistyringssystem baseret på Navision Stat Understøtte effektivitet i opgavevaretagelsen Understøtte standardiseret opgavevaretagelse Opsætning af Navision Stat inkl. evt. tilretninger, økonomirapportering samt budgetværktøj sikrer optimal systemunderstøttelse af den standardiserede økonomistyringsmodel. Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 7 af 13
7. Tidsplan samt hovedleverancer Navision Stat Periode Aktivitet/leverancer Fase 1: Mar.-okt. 2008 Analyse Okt.-nov. 2008 Okt.-dec. 2008 Udvikling 1/1-2009 og idriftsættelse af NS 3.60 med ny fælles kontoplanstruktur på DPU inkl. fortsat anvendelse af webshop 30/3 2009 og idriftsættelse af NS 3.60 med ny fælles kontoplanstruktur på ASB inkl. Rejseafregningssystem og midlertidigt workflowsystem til fakturahåndtering. 30/3 2009 Overgang til ny fælles kontoplanstruktur på øvrige AU Q2-Q4 2009 Evt. rejseafregningssystem, webshop mv. på øvrige AU (ej besluttet) Fase 2: 2010 Opgradering til Navision Stat 5.0 og Økonomistyrelsens fakturahåndteringsworkflow inkl. div. integrationer til fagsystemer og specialmoduler. (skal planlægges) Midlertidigt Workflowsystem til fakturahåndtering (inkluderet i Navision Stat-projektet) Periode Aktivitet/leverancer Q3 2008 Pilottest på NAT Q4 2008 på 8000C 30/3 2009 Overgang til ny fælles kontoplanstruktur 30/3 2009 på ASB Q2-Q4 2009 Forventet implementering af midlertidigt Workflowsystem til fakturahåndtering på DJF og DPU (ej besluttet) Projektøkonomistyring: Periode Aug. Aktivitet/leverancer Projektgruppe skal nedsættes Økonomistyringsmodel: Periode Mar.-juni 2008 Maj - juli 2008 Juni - sept. 2008 Aktivitet/leverancer Informationsindsamling og analyse Definere krav til den nye fælles økonomistyringsmodel Designe fælles kontoplanstruktur Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 8 af 13
Juli - sept. 2008 Sept. - nov. 2008 Sept. - nov. 2008 Sept. - nov. 2008 Q1 2009 Designe ny fælles minimumsrapporteringspakker Designe standardiserede processer Udarbejde standardiserede vejledninger Fastlægge og beskrive roller og ansvar af kontoplanstruktur, minimumsrapporteringspakker og processer Økonomirapporteringsværktøj: Periode Aug. - dec. 2008 Aug. - sept. 2008 Aug. - sept. 2008 Sept. - okt. 2008 Sept. - okt. 2008 Nov. 2008 - mar. 2009 Aktivitet/leverancer af midlertidig rapporteringsløsning for 8000 C Kortlægning af nuværende ØR setup for AU Indsamling af behov fra andre spor i forandringsprojektet Kortlægning af krav ved implementering og drift af rapporteringspakkerne Gab-analyse mellem eksisterende ØR setup og krav til ØR setup fra rapporteringspakkerne af rapporteringspakkerne Budgetværktøj: Periode Juni. - aug. 2008 Aug. - nov. 2008 Nov. 2008 - jan. 2009 Marts. - maj 2009 Aktivitet/leverancer Analyse/kravbeskrivelse Undersøge mulighederne for at finde et standardsystem som opfylder kravene til et fælles budgetteringsværktøj og Leverandørvalg Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 9 af 13
8. Budgetestimat 1. Grovestimat Interne årsværk (Årsværk) 2008 2009 2010 Planlægning og analyse 0,8 2,0 1,5 0,5 Udvikling 0,0 0,0 3,8 1,5 Uddannelse 1,5 1,0 Drift 0,0 0,0 Samlet 7,5 5,0 Øvrige omkostninger (DKK, Millioner) 2008 2009 2010 Planlægning og analyse 3,3 1,3 Udvikling 2,0 3,7 Uddannelse 0,5 Drift 0,1 Samlet 10,7 2. Detaljeret estimat Interne årsværk (Årsværk) 2008 2009 2010 Planlægning og analyse 4,5 1,5 Udvikling 0,0 0,8 Uddannelse 0,8 Drift 0,0 Samlet 7,5 Øvrige omkostninger (DKK, Millioner) 2008 2009 2010 Planlægning og analyse 7,9 2,8 3,4 0,7 Udvikling 1,9 0,5 2,3 5,1 Uddannelse 0,2 0,2 Drift 0,1 1,3 Samlet 15,7 10,7 Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 10 af 13
3. Samlet estimat Interne årsværk (Årsværk) 2008 2009 2010 Planlægning og analyse 4,5 0,8 2,0 1,5 1,5 0,5 Udvikling 0,0 0,0 0,0 0,8 3,8 1,5 Uddannelse 0,8 1,5 1,0 Drift 0,0 0,0 0,0 Samlet 7,5 7,5 5,0 Øvrige omkostninger (DKK, Millioner) 2008 2009 2010 Planlægning og analyse 7,9 2,8 3,3 3,4 0,7 1,3 Udvikling 1,9 0,5 2,0 2,3 5,1 3,7 Uddannelse 0,2 0,2 0,5 Drift 0,1 1,3 0,1 Samlet 15,7 10,7 10,7 9. Grænseflader Navision Stat inkl. workflowsystem til fakturahåndtering: Væsentligste grænseflader er: Inden for : Økonomistyringsmodellen: ny fælles kontoplanstruktur Økonomistyringsmodellen: nye fælles processer Budgetværktøj og Økonomirapporteringsværktøj: NS danner datagrundlag for Økonomirapportering Uden for : IT- infrastruktur og -ledelse: Målet om ét fælles økonomisystem for hele AU kræver at strategien for en samlet it-infrastruktur og -ledelse er defineret Integration til diverse fagsystemer kræver involvering af forskellige systemansvarlige på AU, 3.partsleverandører, samt Økonomistyrelsen Projektøkonomistyring: Grænsefladerne er ikke identificeret, da projektet ikke er endeligt defineret. Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 11 af 13
Økonomistyringsmodel: Design og implementering af økonomistyringsmodellen på AU, har interaktioner med andre projekter indenfor sporet, samt til de øvrige spor. Interaktionen består i leverancer samt afhængigheder. Snitflader til øvrige projekter indenfor : Kontoplanstrukturen har betydning for Navision Stat samt Økonomirapporteringsløsnings - projektet Kravene til økonomistyringsmodellen har effekt på Navision Stat projektet Kravene til rapporteringspakker har effekt på Økonomirapporteringsløsnings-projektet Ny fælles processer - Navision Stat Snitflader til øvrige spor indenfor forandringsprojektet: Bygningssporets facility management har eventuelt effekt på økonomistyringsmodellen Kontoplanstrukturen har snitflader til HR-sporet og standardiseringen af SLS, herunder anvendelsen af ARS og PØS Økonomirapporteringsløsning: Projektet Økonomirapporteringsløsning har grænseflader til følgende øvrige projekter indenfor : o Kravene fra Økonomistyringsmodellen er bestemmende for konstruktionen af rapporterne. o Navision Stat som er datakilde til rapporterne. o IT-sporet angående tekniske foranstaltninger så som anskaffelse af hardware. Budgetværktøj: Projektet Budgetværktøj har grænseflader til følgende øvrige projekter indenfor : Såfremt Økonomistyringsmodellen har indflydelse på budgetprocessen vil der være en grænseflade mellem valg af budgetværktøj og Økonomistyringsmodellen. Projektøkonomistyring. Kriterierne for styring af projektøkonomi vil have indflydelse på valg af budgetværktøj. IT-sporet. Budgetværktøjet skal kunne implementeres i det nuværende IT setup. 10. Særlige risici: Navision Stat inkl. workflowsystem til fakturahåndtering: o IT- infrastruktur og - ledelse: Hardware, samt organisering og processer vedr. drift af NS skal være tilstede. Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 12 af 13
Projektøkonomistyring: N/A Økonomistyringsmodel: o Manglende forankring af den nye Økonomistyringsmodel Økonomirapporteringsløsning: o Knappe ressourcer (medarbejdere) o Stram tidsplan o Stor afhængighed til Økonomistyringsmodel og Navision, Stat. Forsinkes disse vil det have direkte indflydelse på Økonomirapporteringsløsningsprojektet som i forvejen har en stram tidsplan. Budgetværktøj: o Manglende konsensus omkring hvilke krav der stilles til et budgetværktøj set i forhold til den aftalte tidsplan. 11. Godkendelse af sporbeskrivelsen Styregruppen har godkendt sporbeskrivelsen og justeringer til sporbeskrivelsen. Udgave Dato Sporbeskrivelse for (aug.08)-4.doc Side 13 af 13