Indstilling Til Fra Dato Aarhus Byråd via Magistraten Klik her for at angive tekst. Dato for fremsendelse til MBA Administrative retningslinjer for FO-klubber Administrative retningslinjer for FO-klubbernes organisering, økonomi og administration. 1. Resume De folkeoplysende ungdomsklubber (FO-klubber) blev pr. 1. januar 2015 overført fra Børn og Unge til Kultur og Borgerservice. Efter Sport & Fritids overtagelse af administrationen har en række klubber efterspurgt mere klare og entydige regler. Ligeledes ser forvaltningen et behov for at få et samlet skriftligt administrationsgrundlag for FOklubberne. Nogle af de væsentligste punkter i administrationsgrundlaget er bl.a. en beskrivelse af klubbens organisering samt bestyrelses opgaver og ansvar; principperne for tildeling af time- og driftsbudget til FO-klubberne samt regler for, hvad det kommunale driftstilskud kan anvendes til. Administrationsgrundlaget skal træde i kraft 1. januar 2018. Kommunens revision, EY, har udarbejdet anbefalinger til FO-klubbernes økonomistyring. Disse anbefalinger er indarbejdet i retningslinjerne. Hensigten med et samlet de administrative retningslinjer er få et ensartet og entydigt grundlag for den daglige administration i klubberne og i forvaltningen samt at give bestyrelserne et samlet overblik over deres opgaver og ansvar. 2. Beslutningspunkter Det indstilles: Klik her for at angive tekst. side 1 af 7
At 1) de administrative retningslinjer for FO-klubberne tiltrædes, så de træder i kraft 1. januar 2018. At 2) Rådmanden for Kultur og Borgerservice bemyndiges til at foretage ændring af reglerne efter forudgående høring af folkeoplysningsudvalget. 3. Baggrund FO-klubber har eksisteret i mange år i Aarhus Kommune. FO-klubberne er ungdomsklubber, som er oprettet med hjemmel i folkeoplysningsloven. FO-klubberne er selvstændige folkeoplysende foreninger med egen bestyrelse, som består af frivillige. Den daglige drift af FO-klubberne varetages af ansat personale. Der er 17 FO-klubber i Aarhus Kommune. Tidligere var der 18, men Skjoldhøj UK lukkede i 2015 på grund af for få medlemmer. Det samlede budget er ca. 12 mio. kr. 1 Der er i alt ca. 1.150 medlemmer i de 17 klubber (gns. i 2015 og 2016). Målgruppen for FO-klubberne er unge fra og med 7. klasse til og med 17 år. FO-klubberne har (på nær Grimhøj Motocross) lokaler på skoler eller i kommunale fritidsklubber. Kommunen stiller gratis lokaler til rådighed for FO-klubberne. 5. april 2014 indgik byrådets partier Forlig om fritids- og ungdomsskoleområdet i Aarhus Kommune. Af forligsteksten fremgår (side 14): Tilskuddet til FO-klubberne er reguleret efter bestemmelserne i Folkeoplysningsloven og tildeles med afsæt i antal medlemmer samt åbningstid. Forligspartierne er enige om at flytte administration og tilsyn af folkeoplysningsklubberne til Kultur og Borgerservice. Her vil de blive administreret på linje med tilskud til andre frivillige og private foreninger. Midler til tilskud og driftsmidler til administration og tilsyn overføres i den forbindelse til Kultur og Borgerservice. 1 Ekskl. bygningsdrift, men inkl. en vakantbevilling efter Skjoldhøj UK på 520.000 kr. Klik her for at angive tekst. side 2 af 7
Forligspartierne forudsætter i denne forbindelse, at Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice sikrer en ny start for FO-klubberne, og at der som en del heraf foretages en gennemgang og eventuelt revurdering af det medlemsmæssige grundlag i klubberne. Konkret overføres der budget til Kultur og Borgerservice på 12 mio. kr. samt 120.000 kr. til administration. Intentionen er således, at FO-klubberne skal administreres på linje med andre folkeoplysende foreninger. Desuden er der en ambition om, at FO-klubberne får en ny start. Administrationen af FO-klubberne overgik fra Børn og Unge til Kultur og Borgerservice pr. 1. januar 2015. 4. Effekt Et opdateret og ensartet administrationsgrundlag har til formål at give tydelighed og gennemsigtighed i gældende regler. Reglerne indeholder en beskrivelse af, hvad klubberne kan anvende de kommunale tilskudsmidler til, samt hvordan klubberne kan indrette deres administration. Det vurderes at dette vil lette den daglige administration både i klubberne og i forvaltningen. Det vurderes at et samlet skriftligt administrationsgrundlag vil gøre det lettere at håndtere udskiftning på bestyrelsesposter og på klublederposten. Endvidere er det forventningen, at retningslinjerne vil bevirke, at bestyrelserne får et bedre overblik over deres juridiske og økonomiske ansvar for klubbernes virksomhed. Administrationsgrundlaget for FO-klubberne lægger sig op ad reglerne for det øvrige foreningsområde. 5. Ydelse Kilderne til det foreliggende administrationsgrundlag er for det første en beskrivelse fra 2007 af principperne for Klik her for at angive tekst. side 3 af 7
tildeling af budget til FO-klubberne. For det andet er der de generelle regler i folkeoplysningsloven samt den administrative praksis, som er opstået gennem årene. Derudover har kommunens revision på baggrund af konkrete sager udarbejdet et notat med anbefalinger til FOklubbernes økonomistyring (bilag 3). Disse er implementeret i administrationsgrundlaget. Det foreliggende administrationsgrundlag er en samlet fremstilling af reglerne, således at både klubberne og forvaltningen lettere end i dag kan orientere sig om de gældende regler. Flere klubber har løbende efterspurgt et samlet overskueligt regelsæt. De væsentligste punkter i administrationsgrundlaget er: Beskrivelse af klubbens organisering samt bestyrelses opgaver og ansvar, blandt andet regler om målgrupper og kontingentbetaling. Principperne på tildeling af time- og driftsbudget til FO-klubberne. Som noget nyt er det blevet en mulighed, at klubberne kan spare op hen over årene til et større projekt eller lignende. Regler for hvad det kommunale driftstilskud kan anvendes til, herunder blandt andet regler om rejser og ture med overnatning samt regler for gaver. Overblik over regler og procedurer for lønudbetaling. Regler og anbefalinger for klubbernes økonomistyring samt overblik over, hvilke indberetninger der skal sendes til Sport & Fritid. Regler om løbende registrering af antallet af deltagere på hver åbningsdag. Beskrivelse af Sport & Fritids tilsyn med FOklubberne. Selve budgetmodellen for FO-klubberne er ikke ændret i de administrative retningslinjer. Reglerne om tildeling af budget og løntimer til de enkelte klubber er derfor en videreførelse af gældende regler fra 2007. Klik her for at angive tekst. side 4 af 7
Det foreslås, at rådmanden for Kultur og Borgerservice bemyndiges til at foretage ændring af reglerne efter forudgående høring af folkeoplysningsudvalget. Mere gennemgribende ændringer forelægges byrådet. Sproglige præciseringer m.v. kan foretages administrativt af Sport & Fritid. Det foreslås at de Administrative retningslinjer for FOklubbernes organisering og administration (Bilag 1) træder i kraft 1. januar 2018. 6. Organisering Udkast til de administrative retningslinjer har været i høring fra den 23. maj til den 20. juni 2017. Derudover blev der den 22. maj afholdt et velbesøgt informationsmøde for klubberne, hvor hovedlinjerne i reglerne blev gennemgået. 11 klubber var tilmeldt, og der var ca. 20 bestyrelsesmedlemmer og klubledere til arrangementet Der indkom 6 høringssvar. Høringssvarene har givet anledning til en række justeringer og præciseringer af retningslinjerne, se bilag 2. Undervejs i udarbejdelsen af de administrative retningslinjer har Sport & Fritid afholdt møder med repræsentanter for klubområdet. Sport & Fritid er opmærksom på, at der er en klub, som er stærkt utilfredse med retningslinjerne. Det generelle billede er imidlertid, at mange FO-klubber har efterspurgt skriftlige retningslinjer og generelt er tilfredse med det foreliggende udkast. Dette understøttes af de øvrige 5 høringssvar. 11 FO-klubber har ikke indsendt et høringssvar. I forbindelse med implementeringen af retningslinjerne vil Sport & Fritid invitere FO-klubberne til fyraftensmøder, hvor reglerne gennemgås. Desuden vil Sport & Fritid tilbyde yderligere kurser, der kan understøtte klubbernes administration. Klik her for at angive tekst. side 5 af 7
7. Ressourcer De administrative retningslinjer har ingen økonomiske konsekvenser for forvaltningen. På anbefaling fra kommunens revision indeholder retningslinjerne en bestemmelse om, at FO-klubber med et samlet tilskud på mere end 450.000 kr. skal anvende en registreret eller statsautoriseret revisor. Dette er parallelt med det almindelige foreningsområde på aktivitetsstøtteområdet. Kommunens revisionsfirma, EY, oplyser, at denne ydelse vil koste ca. XXX kr. om året pr. klub. Det bemærkes, at en del klubber allerede anvender en registreret eller statsautoriseret revisor. Rabih Azad-Ahmad / Niels Rask Bilag Bilag 1: Administrative retningslinjer for FO-klubbernes organisering og administration Bilag 2: Opsamling på høringssvar Bilag 3: Originale høringssvar Bilag 4: Notat fra EY Anbefalinger vedrørende kommunens tilskud efter folkeoplysningsloven Tidligere beslutninger 27. august 2014 vedtog byrådet indstillingen Fritids- og ungdomsskoleområdet i Aarhus Kommune, som udmøntede forlig af 5. april 2014 om ny struktur m.v. for fritidsog ungdomsskoleområdet. Som en del af forliget blev FO- Klik her for at angive tekst. side 6 af 7
klubberne overført fra Børn og Unge til Kultur og Borgerservice. 23. juni 2004 (revideret 2007) vedtog Folkeoplysningsudvalget Principper for tildeling af budget for FO-klubber og Åbne Ungdomsskoleklubber. 16. januar 1997 besluttede byrådet, at medarbejderne i FO-klubberne skulle aflønnes efter BUPL-overenskomsten. Baggrunden var en lovændring hvorefter løn- og ansættelsesvilkår for medarbejdere i FO-klubber ikke længere blev fastsat i et ministerielt cirkulære. Sagsnummer: 14/032532-27 Sport & Fritid Tlf.: 89 40 20 00 E-post: sport-fritid@aarhus.dk Antal tegn: Klik her for at angive tekst. Sagsbehandler: Søren Clausen Tlf.: 89 40 48 42 E-post: scla@aarhus.dk Klik her for at angive tekst. side 7 af 7