Notat Forvaltning: konomi Dato: J.nr.: Br.nr.: Juni, 2010 Udf rdiget af: ALMB Vedrłrende: Status p tiltag i effektiviserings- og afbureaukratiseringsstrategien Notatet sendes/sendt til: Direktionen d. 10. juni konomiudvalget d. 14. juni 1. baggrund Effektiviserings- og afbureaukratiseringsstrategien blev vedtaget af łkonomiudvalget d. 23. februar og af byr det d. 1. marts 2010. Strategien indeholder 6 initiativer til effektiviserings af arbejdsgange samt forenkling af regler. Derudover er der opstillet 5 principper for udmłntningen af tiltagene. Ifłlge den skitserede tidsplan skal der udarbejdes en status for gennemfłrelsen af tiltagene, og hvilke resultater de har medfłrt. Strategien opstilles 5 principper for udmłntningen af tiltagene: 1. Randers Kommune vil arbejde aktivt for at frigłre ressourcer via effektiviseringer og afbureaukratisering. 2. Effektiviseringsgevinster, der ligger under hovedkonto 6 (administrationen) godskrives besparelseskrav i budget 10-13. 3. Effektiviseringsgevinster p łvrige omr der synliggłres og forbliver under det enkelte fagudvalg til bedre borgern r service. 4. Initiativer, der er vedtaget ved lov og f rdigforhandlet med KL, har fłrste prioritet. 5. Det foruds ttes, at Randers kommune kan hente fuld gevinst af de statslige tiltag. Strategien indeholder b de statslige og interne initiativer til effektivisering. Der er 6 initiativer i strategien: Udfordringsretten fritagelse fra statslige regler Regeringens Handlingsplan for frigłrelse af ressourcer (pakke 1) Regeringens afbureaukratiseringsprogram Mere tid til velf rd (pakke 2) Forenkling af regler og arbejdsgange i de enkelte forvaltninger Projekt administrativ forenkling for decentrale ledere Fokuspanel til administrativ forenkling Herudover indg r tiltag som rammebesparelse p administrationen i budget 2010-2013 samt manglende prisfremskrivning i budget 2010-2013.
- 2 - Den overordnede tidsplan for tiltagene er skitseret skematisk nedenfor: Februar Marts April Maj Juni Juli August Regeringens Handlingsplan Februar april 2010 Regeringens plan Mere tid til velf Juni August 2010 rd Projekt administrativ forenkling for decentrale ledere 2007 Afslutning i maj 2010 Fokuspanel til administrativ forenkling 2009 - Forenkling af regler og arbejdsgange i de enkelte fovaltninger Fagomr der arbejder b de med egne regler og arbejdsgange og udfordringsret (eksterne regler). April 2010 - Udfordringsretten Marts 2009 Statslig evaluering udfłres i 2011 Notatet indeholder en status for de enkelte effektiviseringstiltag samt giver 2. Status p de enkelte tiltag Nedenfor er der givet en status p de enkelte tiltag i strategien. 2.1 Udfordringsretten Som en del af statens afbureaukratiseringsreform har kommunerne mulighed for at słge om - p forsłgsbasis -regelfritagelse/regelforenkling. I marts 2009 indsendte Randers Kommune i alt 14 ansłgninger om dispensation fra g ldende regler. Der er pr. maj 2010 kommet svar p 13 ansłgninger. Pr. maj 2010 er 5 ansłgninger imłdekommet herunder: Digitalt baserede lłsninger for ansłgning om og afregning af tilskud til foreninger Evaluering af p dagogiske l replan hvert 2. r i stedet for rligt Regelforenkling af kvalitetsrapporter p folkeskoleomr det. Plejehjemstilsyn dispensation til at beboere p plejehjem i videst muligt omfang selv skal tage kontakt til egen l ge (er allerede muligt indenfor g ldende lovgivning) Lukkedage i daginstitutioner (imłdekommes delvist, da det allerede er muligt indenfor g ldende lovgivning) Der er givet afslag p 6 ansłgninger: ndring af finansieringsregler for renovering af plejeboliger Nedl ggelse af klager d dog forventes lov ndring p omr det Apotekets print af dosisdispenseret medicin som dokumentation Tilkłbsydelser p ldreomr det ndring af regler i Husdyrsgodkendelsesloven (dog froventes lov ndring) Forsłg med forebyggende hjemmebesłg, s det kun tilbydes ldre over 80, der er ukendt af hjemmeplejen, og ikke i aktivitetstilbud. (Forventet lov ndring, s kommunerne kun skal foretage 1 rligt hjemmebesłg)
- 3 - Der er givet afslag p ansłgning om fritagelse for indberetning til det centrale indberetnings- og analysesystem (CIAS). CIAS medvirker til at give De Regionale Udviklingsr d overblik over udviklingen p det sociale omr de. Der skal dog ikke l ngere indberettes til CIAS fra januar 2010. Randers Kommune afst r fra tidligere ansłgning om dispensering af regler vedr. de socialfaglige undersłgelser (( 50 og 140). Forvaltningen vurderer, at kravene til dispensationen overstiger de eventuelle lettelser, som dispensationen medfłrer. Arbejdet med udfordringsretten er forankret i de enkelte fagforvaltninger. Der gennemfłres en statslig evaluering i 2011. 2.2 Regeringens handlingsplan for frigłrelse af ressourcer i 2010 (pakke 1) Regeringen offentliggjorde i september 2009 Handlingsplanen for frigłrelse af ressourcer(pakke 1). Planen skal frigłre 507 mio. kr. i kommunerne indenfor 4 omr der: afbureaukratiseringer, digitalisering, optimeringer p indkłbsomr det og reduktion af sygefrav r. Randers Kommunes andel heraf er 8,7 mio. kr. i 2010 stigende til 11,1 mio. kr. i 2013. Overordnet set ligger det reelle effektiviseringspotentiale i Handlingsplanen under det niveau, der er fremsat fra statslig side. Forvaltninger og stabe vurderer, at det vil v re muligt at realisere i alt 4,67 mio. kr. i 2010 stigende til 6,73 mio. kr. i 2013. Heri er medregnet 3 tiltag under Social og Arbejdsmarked og Indkłb, hvor effektiviseringen allerede er realiseret i de foreg ende r. Effektiviseringsgevinsterne er vist i nedenst ende tabel. Statslige initiativer fordelt p 4 omr der Randers andel af landsplan (1,72%) Reel effektivisering (mio. kr.) 2010 2011 2012 2013 2010 2011 2012 2013 Afbureaukratisering Fx - Enstrenget besk ftigelsessystem - Forenkling af regler om plejeplaner p l- dreomr det - Forenkling af regler p handicapomr det 3,53 4,06 4,077 4,09 0,07 0,14 0,14 0,14 Digitalisering Fx - Digital refusion af syge- og barselsdagpenge - NemSMS - Digital dokumentboks 9,97 2,256 2.50 2,73 0 1,26 1,76 1,987 Indkłb - Anvendelse af statslige indkłbsaftaler (tredje og fjerde udbudsrunde) 1,08 1,18 1,18 1,18 0,2 0,2 0,2 0,2 Mindre sygefrav r 3,1 3,1 3,1 3,1 3,1 3,1 3,1 3,1 I alt 8,71 10,60 10,867 11,11 3,37 4,71 5,20 5,43 Realiserede effektiviseringer fłr 2010* 1,3 1,3 1,3 1,3 I alt 8,71 10,60 10,867 11,11 4,67 6,01 6,50 6,73 ftigelsessystem, forenkling af regler for handicap biler samt ind- *Her er tale om effektiviseringer som fłlge af et enstrenget besk kłb af kontormłbler, der er realiseret forud for 2010. P baggrund af erfaringerne med Handlingsplanen (pakke 1) har kommunaldirektłrerne i 6- bysamarbejdet udarbejdet en f lles henvendelse til KL, hvori der opfordres til, at statens effektiviseringstiltag er realistiske, og mulige at udmłnte fuldt ud i alle kommuner. 2.3 Regeringens afbureaukratiseringsplan Mere tid til velf rd (pakke 2)
- 4 - Regeringen lancerede den 6. oktober 2009 Mere tid til velf rd. Planen indeholder 105 forenklingsinitiativer p de store velf rdsomr der: folkeskolen, dagtilbud, arbejdet med udsatte błrn og unge, ldre, handicapomr det, integrations- og udl ndingeomr det samt sundhedsomr - det. Enkelte initiativer indg r ogs i Handlingsplanen pakke 1. Planen skal frigłre 830 mio. kr. indenfor det kommunale opgaveomr de. Randers Kommunes forventede andel heraf er 14.3 mio. kr. Det endelige łkonomiske potentiale i Mere tid til velf rd afventer forhandlingerne ml. KL og regeringen. Derfor er det łkonomiske potentiale i Randers Kommune endnu ikke undersłgt. Ifłlge tidsplanen i effektiviseringsstrategien vil dette finde sted ultimo juni 2010. Det er KLs anbefaling, at effektiviseringspotentialet s vidt muligt indarbejdes i budgetterne. Den generelle łkonomiske situation er stram, og behovet for at skabe r derum gennem effektiviseringer er stigende. Det foresl s derfor, at udmłntningen af effektiviseringspotentialet godskrives et eventuelt besparelseskrav i budget 2011-2014. 2.4 Forenkling af regler og arbejdsgange i de enkelte forvaltninger Der er igangsat et arbejde til afskaffelse af overflłdige regler og unłdvendigt dokumentationsarbejde i kommunens forvaltninger og institutioner. Der t nkes s rligt p faglige processer og ydelser frem for administrative arbejdsgange. Det er de enkelte forvaltninger, der selv tilrettel gger processen. Nedenfor er kort skitseret, hvad tiltaget best r i, og hvad processen pt. har bibragt. Overordnet set er det forskelligt, hvor langt man er kommet i de enkelte forvaltninger, og hvordan arbejdet er grebet an. Kultur og borgerservice I Kultur og Borgerservice er der udsendt mail til forvaltningens afdelinger og aftaleenheder om forslag og ideer til regelforenkling. Forvaltningens chefgruppe behandler og besvarer alle indkomne forslag, og forvaltningens direktłr deltager p personalemłder i alle aftaleenheder og afdelinger for at drłfte emnet. Processen vil forts tte i juni og august. Indtil nu kan de indkomne forslag opsummeres i to emner: Forbedringer af (anvendelsen af) OPUS ift. forenkling af udbetaling/fakturering p cprnumre og vejledning omkring artskontering og forbrugsopfłlgning. Etablering af mulighed for direkte kontakt til medarbejdere i Statsforvaltningen mhp. at styrke og forkorte sagsbehandlingen. I forhold til det fłrste łnske, har Kultur og Borgerservice iv rksat en styrket łkonomiopfłlgning dels i forhold til forbrugsopfłlgning og prognoser, og dels i form af bedre vejledning omkring kontering, rapportering og ledelsestilsyn. Desuden har fx Borgerservice, Biblioteket og Kultur og Fritid det seneste r gennemfłrt en r k- ke arbejdsgangsanalyser mhp. effektivisering og oml gning til digitale lłsninger fx i form af selvbetjening p biblioteket og den forest ende implementering af NemForening (digital booking og administration for foreninger). Borgerservice udfłrer arbejdsgangsanalyser i samarbejde med andre kommuner og KL i regi af KLs arbejdsgangsbank og medvirker desuden i benchmarking p tv rs af 12 kommuner i forhold til kerneopgaver i den kommunale borgerservice. Sundhed og ldre
- 5 - Sundhed og ldreforvaltningen har i perioden 23. marts 26. april 2010 bedt samtlige medarbejdere om at komme med forenklingsforslag. Der er kommet svar fra i alt 12 af forvaltningens enheder og sammenlagt er der indkommet 21 forenklingsforslag. Der er eksempelvis kommet forslag vedrłrende behovet for at registrere kłrsel i kommunens egne biler, anvendelse af medicinlister og tilpasninger af disse samt indsamling af statistik til Danmarks Statistik. Forslagene drłftes i chefgruppen i midten af juni med henblik p, om de kan gennemfłres. Miljł og Teknik Miljł og Teknik har valgt at koble forenkling af arbejdsgange og regler t t sammen med arbejdet F lles fundament og specielt handleplanen vedr. Organisering, struktur og arbejdsgange indeholder forslag til forenklinger. Derudover er der startet en r kke projekter, der alle indeholder elementer af forenkling og effektivisering bl.a.; Kvalitetsstyring for sagsbehandling p Natur og Miljłomr det, vision for anvendelse af GIS, elektronisk sags- og dokumenth ndteringssystem (ESDH), Implementering af partneringmodel i forhold til bestiller og udfłrerfunktioner, n- dret organisering af Driftsafdelingens servicering af aftaleenheder. Miljł og Teknik er i gang med at bemande de enkelte projektgrupper, som skal arbejde med handleplanerne i F lles fundament. De łvrige planlagte aktiviteter vil blive gennemfłrt hen over sommeren og i det tidlige efter r. Błrn og skole I Błrn og Skole er der oprettet en blog, hvor alle i Błrn og Skole (inkl. bestyrelser mv.) er opfordret til at komme med forslag til ndrede procedurer og arbejdsgange. Bloggen er t nkt b de som inspiration for andre og som et sted, hvor der kan stilles forslag, der kr ver beslutninger p hłjere niveau. Der er kommet 4 forslag: Forenkling af proceduren ved udl n af lokaler p f. eks. skoler. Forslag til sikker intern kommunikation af personfłlsomme oplysninger. Forslag om, at personaleafdelingen udf rdiger de endelige ans ttelsespapirer ved nyans ttelser. Forslag om, at en repr sentant fra personaleafdelingen deltager i forhandlingerne med de faglige organisationer, n r institutionen finder, at der er behov for det. Derudover er der forslag om at udskyde indfłrelsen af heldagsskolen, der dog er lidt uden for emnet. Borgerinddragelse konomiudvalget og byr det har udtrykt łnske om, at borgerne f r mulighed for at komme med forslag til effektiviseringer. Der er truffet beslutning om, at borgerinddragelsen vil ske i forbindelse med budgetprocessen for budget 2011-2014. 2.5 Projekt administrativ forenkling og Fokuspanelet Projekt administrativ forenkling for decentrale ledere er blevet afsluttet med en evaluering af projektet (jf. referat af łkonomiudvalgsmłde d. 25. maj 2010, sag nr. 10/156). Projektet havde til form l at forenkle de decentrale lederes administrative arbejdsopgaver mest muligt.
- 6 - Overordnet viser evalueringen, at projektet har v ret en succes blandt de decentrale ledere, men ogs at mange af forslagene og selve processen har givet forenklinger til centrale medarbejdere. Der er blevet udarbejdet en analyse af de mest udfordrende opgaver og opstillet 62 forslag til forenklinger. 59 ud af de 62 forslag er p.t. igangsat eller gennemfłrt. Nogle af de mest markante ndringer projektet har medfłrt er: Alle relevante oplysninger og formularer i forbindelse med ans ttelser er samlet Øt sted p Broen. Oprettelse af en kursusportal, hvor alle kurser er samlet, og hvor man kan til - og afmelde sig Ny lłnberegner, der głr det nemmere og hurtigere at lave ndringer i medarbejderes lłn. Dialogmłder mellem decentrale ledere og Personale/HR har givet lettelser i hverdagen. Fokuspanel for administrative forenklinger, der best r af decentrale ledere og medarbejdere samt sekretariats- og stabschefer og vicekommunaldirektłr. Panelet afholder 4 młder i 2010, og skal blandt andet drłfte decentral łkonomistyring samt łvrige administrative opgaver. Autorisationssystem Arbejdsgangsanalyser samt vejledninger eks. artskonti i forbindelse med implementeringen af KMD Opus Evalueringen viser, at lederne opfatter projektet som medvirkende til, at det er blevet legalt at stille spłrgsm lstegn ved udfłrelsen af de administrative opgaver, og at det har bidraget med et fokus p at inddragelse af det decentrale led ofte er en gevinst b de centralt og decentralt. Men evalueringen viser ogs, at der fortsat er behov for forenklinger - is łkonomistyring og anvendelsen af E-indkłb. r indenfor decentral 3. Det videre arbejde med effektivisering i Randers Kommune Effektiviseringstemaet har n ppe v ret mere aktuelt end netop nu. Der er stadig forventninger til den kommunale service, der kombineret med en presset łkonomisk situation i kommunen, bringer effektiviseringsdebatten p dagsordenen. Derfor er der et fortsat behov for, at kommunen udvikler nye lłsninger og effektiviserer arbejdsgange. Randers Kommune skal arbejde kontinuerligt og aktivt med de opstillede initiativer i strategien, hvor der ogs skal skabes en platform for nye effektiviseringsinitiativer. Kommunen vil s ledes i den n rmeste fremtid arbejde med indsatsomr der s som digitalisering og indkłb.