Bib forum for bibliotekerne i Frederiksborg Amt og Københavns Amt De 5 på nye eventyr kompetenceudvikling i praksis Netværksmøder - gammel vin på nye flasker, eller? Centralbibliotekets nye hjemmeside Om at ændre en organisation Præsentation af Jens Lauridsen Fredensborg-Humlebæk Biblioteker What s up doc? - CB udviklingsprojekter Kørselsordningen CB servicedeklaration for interurban-udlån Formidling og bibliotekarisk faglighed Benchbib-projekter i 2OO4 BIB LAB kompetenceudvikling Marts 2OO4
BIBforum Af kultur- og bibliotekschef Lone Gladbo, Gentofte Bibliotekerne, lg@gentofte.bibnet.dk Bibforum hedder dette nye blad, som vil indeholde artikler om bibliotekerne i København og Frederiksborg Amt. Bladet produceres af et redaktionsudvalg, og her i begyndelsen af den nye kontraktperiode har vi valgt ligesom i alle andre fora en ligelig repræsentation fra bibliotekerne i de to amter. Redaktionsudvalget har besluttet at forsætte traditionen fra På kryds og tværs i Københavns Amt med at lade nye ledere give en præsentation af sig selv, og også i hvert nummer at give spalteplads til at et bibliotek præsenterer sig selv. Men ellers er der ikke så mange redaktionelle principper, så hvis du har noget på hjerte, som kan have interesse for dine kolleger i andre biblioteker, så hører vi meget gerne fra dig. Centralbibliotekskontrakten Nu er den 4-årige centralbibliotekskontrakt godkendt alle steder, og vi er allerede godt i gang med at opfylde diverse resultatmål og -krav. I artikler længere fremme i bladet præsenterer vicebibliotekschef Pia Hansen servicedeklarationen og kørselsordningen, og udviklingschef John Nørskov Hansen beskriver nogle af de udviklingsprojekter, som centralbibliotekskontrakten indeholder. Også Den landsdækkende kørsel er et helt kapitel for sig, da den jo er det fysiske udtryk for bibliotek.dk s succes. At kørselsordningen er en succes, viser tilkendegivelser fra hele landet, samtidig har sortering og pakning i knudepunkterne vist sig at være et langt større arbejde end forudset. I den forbindelse oplyser Biblioteksstyrelsen, at interurbanudlån er en kerneydelse, og at centralbibliotekerne må omprioritere inden for kontraktens økonomiske ramme, hvis antallet af udlån er markant større end forudsat i kontrakten. I Gentofte oplever vi også en markant stigning, men vil lige afvente udviklingen det første halve år, inden vi evt. skal overveje at drøfte en ændring af kontrakten med cb-området. Evaluering af biblioteksloven I skrivende stund er evalueringen af biblioteksloven endnu ikke offentliggjort, men i flere fora har det været omtalt, at evalueringen generelt vil være meget positiv og indeholde en stor ros til bibliotekerne. Loven er fuldt ud implementeret på trods af manglende overførsel af bloktilskud til bibliotekerne, men ved hjælp af rationaliseringer, nedlæggelse af filialer og effektivisering i materialevalget. Evalueringen vil endvidere indeholde de første netværksmøder omtales i en artikel, og herfra forlyder det ligesom fra biblioteksledermødet at der i den indledende fase arbejdes med indhold og især formen, da møderne jo har mellem 35 og 40 deltagere. Indtil nu har vi kun fået positive tilbagemeldinger på møderne, men er naturligvis fortsat opmærksom på, at de endnu ikke har fundet deres endelige form. den kendsgerning, at der er sket et markant fald i bogindkøbet og et tilsvarende fald i udlånet, hvilket jo harmonerer med, at det øgede bloktilskud blev givet som kompensation for lovens krav om indkøb af andre materialer end bøger. I forbindelse med evalueringen af loven har Kulturministeren besluttet ikke at indføre en håndteringsafgift, som flere store biblioteker har 2
anmodet om. I stedet har Kulturministeriet fortolket loven således, at bibliotekernes fremfinding af materialer i egen samling er at betragte som en ekstra service, og dermed er det muligt at opkræve betaling ifølge lovens 20. For bibliotekssektoren er dette en udmærket løsning, idet en stor del af bibliotekerne opfatter denne service som en vigtig succes, vi skal fastholde, og samtidig finder især de store biblioteker, at fremfindingen har taget et uholdbart stort omfang. Der er med denne fortolkning skabt mulighed for at løse problemet lokalt. Når evalueringen af loven er offentliggjort vil indførslen af håndteringsafgiften være et emne, vi bør drøfte på biblioteksledermødet. Karenstid At der indføres karenstid på musikcd er ser nu ud til at være et faktum. Tilbage resterer hvor lang tid karensperioden skal være, og hvordan den skal håndteres. For bibliotekerne vil det være en fordel om producenterne selv skal udmelde, hvornår karensperioden er slut, og om der overhovedet er en sådan på deres materialer. Dermed bliver det leverandørens problem at undersøge og afgøre, hvornår materialerne lovligt kan udlånes. Karensperioden på musik i fastform bliver sandsynligvis på 3 måneder, medens musikken online vil være uden karenstid. Phonofile Alt tyder på at en kontrakt mellem Musikbibliotekskonsortiet og Phonofile er underskrevet bestemt dato give bedre muligheder for at medierne vil interessere sig for begivenheden. Gentofte har på vegne af Musikbibliotekskonsortiet ansøgt Udviklingspuljen om støtte til support samt reduktion i de mindre bibliotekers betaling. Ansøgningen er imødekommet og det første år vil alle biblioteker med mindre end 20.000 indbyggere få tilbudt Phonofile til halv pris. Strukturkommissionen At kommunerne om ganske få år er større synes evident, men også at der vil pågå et stort arbejde i de enkelte biblioteker med sammenlægningen både i forhold til service, økonomi, organisationskultur m.m. Selve det praktiske arbejde med hensyn til at ændre strukturen, tilrette reglementerne og sikre samarbejdet i den nye organisation er jeg sikker på, at bibliotekerne og bibliotekslederne vil klare fint. Min bekymring er i langt højere grad, at bibliotekerne ikke tilstrækkeligt tidligt i processen får udarbejdet en vision og en strategi for gennemførslen, og her kan jeg frygte, at vi vil tabe økonomi til anden kommunal service som f.eks. skoler, daginstitutioner og ældrepleje. Også Centralbibliotekernes funktion bør drøftes, når vi kender kommunernes størrelse og beliggenhed. Her forstår et analyse arbejde af hvad der vil være det relevante indhold for en statslig overbygning på kommunerne samt fordele og ulemper ved at placere denne overbygning i statsligt eller kommunalt regi. omkring 1. april, og i løbet af maj og begyndelsen af juni vil der blive afholdt orienterende møder, introduktioner og undervisning i brugen af musikfilerne. Den foreløbige plan er, at bibliotekerne køber musikfilerne til at gå i luften den 1. september, således at alle har haft tid til at installere en player på deres hjemmeside og er fortrolige med hvordan musikken spiller. Endvidere vil en 3
De 5 på nye eventyr kompetenceudvikling i praksis Af biblioteks- og kulturchef Lene Jakobsen, Hundested Bibliotek, leneja@hundkomm.dk Med en ny bibliotekslov i rygsækken, krav om nye samarbejdsformer og netværksdannelse, startede de fem biblioteker, Jægerspris, Skævinge, Slangerup, Skibby, og Hundested, i forsommeren 2002 samarbejdet om projektet, De fem på nye eventyr. Bibliotekerne havde tidligere arbejdet sammen om etablering af grundsamlinger til musikudlån, og de positive erfaringer herfra gav mod på at videreføre samarbejdet. bedre udnyttelse af de fælles ressourcer udvikling af bibliotekerne omfattende alle ressourcer, både personale, kompetencer, materialer evt. fælles drift på udvalgte områder Arbejdsgrupperne Konkret resulterede målene i nedsættelse af 3 arbejdsgrupper med deltagelse af ledere og medarbejdere, der skulle arbejde med: 1. Indkøb og klargøring af musik 2. Udvikling af fælles hjemmesideskabelon 3. Kompetenceudvikling Resultatet af gruppernes arbejde Projektets formål Formålet med projektet var: gennem samarbejdsaftaler med ligeværdige biblioteker at sikre borgerne i de fem kommuner en forbedret service og et bredere tilbud Musikarbejdsgruppen har udviklet en fælles indkøbs- og cirkulationsordning, og i samarbejde med Helsingør Bibliotek udarbejdet et fælles grundlag for musikindkøb. Cirkulationsordningen betyder flere materialer og et bredere musikudbud på hylderne. Samarbejdet med Helsingør muliggør et kvalificeret materialevalg, som giver en god udnyttelse af de sparsomme ressourcer til musikindkøb. Samarbejdet om fælles hjemmesideskabelon har været projektets mest tidskrævende, og konklusionen er, at en opgave af den karakter ikke egner sig særlig godt til at blive løst i større grupper. Arbejdet med en ekstern konsulent har også været vanskeligere og mere tidskrævende end forudset, men projektet har været kompetenceudviklende i sig selv, og har da også resulteret i flotte løsninger, som er i færd med at blive implementeret. 4 af bibliotekerne har efterfølgende indgået aftale om driftsafvikling af hjemmesider med Gentofte Centralbibliotek. Det er tanken at vi på den måde kan udnytte serverfællesskabet til at lave fælles temaer på hjemmesiderne. Kompetencegruppen arbejdede med at afdække bibliotekernes kompetencer, blandt andet ved 4
hjælp af jobprofilskemaer, og som et led i kompetenceudviklingen var det et mål, at mindst 2 personer fra hvert bibliotek skulle i jobrotation af ca. 14 dages varighed. I jobrotationsperioden skulle medarbejderne have fokus på specielt udvalgte områder, og iagttagelserne blev ført i en logbog og en sammenfattende evaluering. Mange erfaringer og iagttagelser har givet anledning til eftertanke både hos gæstebiblioteker og værtsbiblioteker. Jobrotationen blev gennemført af 13 personer i alt. Ressourceforbrug Projektsamarbejdet har krævet store ressourcer af de involverede biblioteker, og selv om samarbejdet må betegnes som en succes, står det også klart, at projekter der sigter på at involvere samtlige medarbejdere er vel ambitiøst. At det overhovedet har kunnet lade sig gøre, skyldes engagerede og aktive medarbejdere. At medarbejderne har været inddraget fra starten, og selv har været med til at formulere mål og indsatsområder har givet været med til at sikre projektets forankring i bibliotekerne. Andre resultater af samarbejdet Samarbejdet i projektets kompetenceudviklingsgruppe afdækkede områder, hvor medarbejderne havde brug for uddannelse. Det har betydet, at vi har rekvireret kurser i fællesskab, som bibliotekerne under normale omstændigheder ikke kunne finansiere alene. Samarbejdet har på den måde givet mulighed for hurtigt at opgradere medarbejdernes kompetencer, og konceptet med fælles kurser vil bestemt blive gentaget fremover. Der har desuden været afholdt en række fælles temadage for medarbejderne, som dels har tjent som en del af den fælles kompetenceudvikling, dels har sikret at grupperne har haft fælles fikspunkter i samarbejdet. Det faldt også naturligt at samarbejde om det nye Forbrugerinfopunkt, hvor medarbejderne fra de 5 biblioteket deltog i Forbrugerstyrelsens kurser i fællesskab. Det betyder, at bibliotekerne har en række personer, der kan samarbejde om forbrugerinformation. Undervejs i forløbet opstod der naturligt et ønske om at lave en fælles lederuddannelse for de 5 biblioteksledere, som kunne være en fælles platform for det videre samarbejde. Det resulterede i deltagelse i konferencen Bibliotekaren og et 2- dages internatkursus med et skræddersyet undervisningsforløb for de 5 biblioteksledere. Bibliotekslederne har således i projektets Styregruppe fået både faglige og ledelsesmæssige sparringspartnere. De fem følger et spor De fem - projektet er officielt afsluttet med udgangen af 2003 og ekstern evaluering af projektet, men samarbejdet fortsætter ufortrødent fremover på udvalgte områder. I marts måned lyder startskuddet til et fælles formidlingsprojekt, med en fælles teamdag, hvor personalet i fællesskab skal definere projektets indhold. Overskriften er: Formidling af skønlitteratur. - Netværkssamarbejdet har vist sig bæredygtigt, og medvirker til at sikre biblioteks- og kompetenceudvikling for de mindre biblioteker. På omgangshøjde med Strukturkommissionen Endelig har netværkssamarbejdet og projektarbejdsformen givet værdifulde erfaringer og kompetencer til det kommende arbejde i forbindelse med eventuelle strukturændringer. Det har også gjort deltagerne i De fem - projektet bevidste om, at et nødvendigt udgangspunkt for et succesfyldt samarbejde er, at samarbejdet foregår på ligeværdige vilkår uansat størrelse, og at forskellighed betragtes som en styrke, der kan danne grundlag for fælles udvikling. Rapporten, udarbejdet af Niels Holstein- Rathlau, rummer mange flere elementer og konklusioner end det er muligt at gengive her. Den kan ses på: http://www.skibby-kommune.dk/ info.asp?infoid=1382629 De fem biblioteker har modtaget 250.000 kr. i støtte til ovennævnte projekt fra Biblioteksstyrelsens Udviklingspulje for folke- og skolebiblioteker. Bibliotekernes egenfinansiering udgør 40%. 5
Netværksmøder - gammel vin på nye flasker, eller? Af Lotte Lykke Simonsen, Elin Bjerregård og Hanne Faaborg, Gentofte Bibliotekerne, losi@gentofte.bibnet.dk, ebj@gentofte.bibnet.dk og haf@gentofte.bibnet.dk Et nyt amt er kommet til, og centralbiblioteksområdet omfatter nu både Københavns Amt og Frederiksborg Amt. Med udvidelsen er også kommet en ny faglig struktur. Netværksmodellen Det faglige Netværk, som vi ser den i dag, med biblioteksledermøde, netværksgrupper, erfagrupper og ad-hocgrupper blev vedtaget på et biblioteksledermøde i september 2003. Det faglige Netværk skal ses som en samlet model, der udover møderne giver afkast til bl.a. metodeudvikling, kurser og temadage, hvor aktuelle temaer, nye emner samt tværgående temaer i høj grad skal drøftes og behandles. De tre første Netværksmøder har nu været afholdt, Netværksgruppen for Voksenbiblioteksområdet, Netværksgruppen for Børne/ungebiblioteksområdet og Netværksgruppen for Udlånsekspeditionsområdet. Og hvordan er det så gået? De første møder har været præget af store forventninger, men også en vis usikkerhed i forhold til det nye koncept. Hvordan får vi helt konkret glæde af hinanden, er gruppen ikke for stor, og hvad er den enkeltes rolle i netværket? På hvilken måde er det anderledes end det vi plejer? Alle møderne startede med en præsentationsrunde, hvor alle fik mulighed for at præsentere sig selv og kort fortælle hvilket hovedarbejdsområde de havde og hvad der stod øverst på dagsorden på deres bibliotek. Det virkede godt og gav et fint billede af, hvad der sker, og er størst fokus på i de enkelte biblioteker lige nu. Deltagerne var blevet blandet, så man ved bordene sad hver anden, og det viste en åbenbar forskel på netværksgruppen for børn og voksne. Hos børnene var det tydeligt at de fleste kendte hinanden i forvejen, fra andre fora, fx Børneteaterfestival, kurser osv. Hos de voksne var der lidt mere usikkerhed over for de fremmede. Men efterhånden som mødet skred frem, var der en levende diskussion ved alle bordene. Herefter blev formål, rammer og roller for Det faglige Netværk, herunder Netværksgrupperne præsenteret, og derefter en kort demonstration af Centralbibliotekshjemmesiden www.gentofte.bibnet.dk/centralbiblioteket.html, så alle fremover ved hvor informationer, dagsordener, kurser og temadag osv. er at finde. Ved det efterfølgende gruppearbejde skulle deltagernes forventninger til Netværket klarlægges nærmere, og det blev med livlig diskussion i alle grupper, med inddragelse af erfaringer fra tidligere fagudvalg og netværk. Idéer og forslag til kommende netværks- og temamøder, til kurser, studieture m.v. blev skrevet på store plancher, og alle grupper præsenterede til sidst i plenum en top-tre liste fra hver planche. Alle de mange gode idéer og forslag er nu skrevet sammen til idékataloger, som kan ses på Centralbiblioteks hjemmeside. Og hvad er planerne fremover? Ud fra de erfaringer, som vi har fået og henvendelser vi har modtaget, tror vi på at det kan blive en succes. Alle skal vænne sig til at vi er mange på møderne, dvs. at formen skal udtænkes og tilpasses til ca. 40 personer, og at vi sammen på møderne skal finde en form, der passer det enkelte forum om det så er Netværket for udlån, børn eller voksne. 6
Vi skal have det bedste med fra de gamle udvalg, og samtidig finde på nye initiativer, som inspirerer og videndeler. Så vi sammen, både på og uden for møderne, får opbygget nye og interessante kompetencer. Forretningsudvalgene er i skrivende stund i gang med at forberede de næste møder. Hos Netværket for børn og unge er det formidling, der på det næste møde kommer til at være i fokus. Der er på nuværende tidspunkt lavet en aftale med lederen af Øregaard Museum, Jane Sandberg, om at Netværket kommer på besøg og oplever i praksis, hvordan formidling til børn kan gøres. På voksenområdet har der været stort sammenfald i de emner, man ønskede behandlet på netværksmøderne. Materialevalgsprocedurer og organisation har ligget højest på ønskeseddelen. Hanne Faaborg på udlånsekspeditionernes første netværksgruppemøde. Effektivisering af materialepleje og kassation har ligeledes haft en høj score, og begge områder vil blive behandlet i forskellige fora i løbet af året. Andre ønsker har været: Indretning af det fysiske bibliotek, så det matcher brugernes ændrede adfærd. Betjening af forskellige brugerkategorier, lige fra weblåneren, man ikke kan se, til den individuelle betjening, hvor der bestilles tid hos en bibliotekar, som hjælper med informationssøgning til specifikke opgaver. Alt sammen højaktuelle emner, som vil være interessante at tage op. Der er nok at tage fat på. En plan for de kommende møder vil foreligge medio marts. Hos udlånsområdet er det især automatisering/ selvbetjening der er i fokus, og hvad dette betyder for medarbejdernes jobindhold og arbejdsmetoder. Der arbejdes på at afholde en temadag om automatisering i biblioteket. Hvad er forventningerne til informationen fra møderne? inspirere og videndele! Det er vores tanke, at der ikke som i de gamle netværk og fagudvalg, skal komme et almindeligt referat fra hvert møde. Der skal derimod gerne komme spændende indslag, artikler, opsamlinger, idekataloger, som kan være med at sætte mere fokus på biblioteksudviklingen og bibliotekerne generelt. De gamle fagudvalg og netværk, kunne, set med øjne udefra, virke som et lidt lukket forum. Det skal vi væk fra, - i de nye netværk skal der gerne udvikles en følelse af en fælles forpligtelse til at dele viden og gode idéer med hinanden at man frivilligt stiller op på såvel netværksmøder som til temamøder og øser af sin faglige viden til gavn og glæde for kolleger i begge amter. Vi skal udvikle 2 amter fagligt. Vi skal ikke konkurrere, men derimod Så hvis det er gammel vin på nye flasker, så vil vi i hvert fald prøve at servere den i nogle nye spændende glas! 7
Centralbibliotekets nye hjemmeside Af overassistent Anette Flügge, Gentofte Bibliotekerne, aef@gentofte.bibnet.dk Med ændring af centralbiblioteksstrukturen blev det også nødvendigt med en opdatering af centralbibliotekets hjemmeside. Siden henvender sig primært til ansatte på bibliotekerne i centralbiblioteksområdet, men da den ikke er passwordbeskyttet kan den naturligvis ses af alle. Vi har forsøgt, at gøre den enkel, med nyheder og de mest brugte indgange på forsiden og med en fast frame i venstre side, hvor man let kan finde rundt på undersiderne. Kontakt CB indeholder en emneopdelt liste over de medarbejdere, der er ansvarlig for de forskellige arbejdsområder, som centralbiblioteket varetager. Det er også muligt, at se hele personalefortegnelsen og søge efter et navn eller en afdeling. Det faglige netværk er navnet på det formaliserede samarbejde, som erstatter de tidligere fagudvalg i Københavns Amt og netværksgrupperne i Frederiksborg Amt. Der er nedsat netværksgrupper, erfagrupper og snart også ad-hocgrupper, som skal dække de forskellige områder på bibliotekerne. Det er muligt at finde fakta oplysninger om netværkssamarbejdet og efterhånden som grupperne har holdt deres første møder, vil der naturlig- vis også være referater eller anden information fra møderne. Biblioteksudvikling er en side med kort beskrivelse af flere af de opgaver, som er indeholdt i den kontrakt som hele centralbiblioteksvirksomheden bygger på. CB kontrakt indeholder serviceinformation omkring kontrakter, årsberetninger, tilfredshedsundersøgelser og lignende som centralbiblioteket arbejder efter. Vi håber at bibliotekerne vil bruge den nye centralbiblioteksside aktivt, og være med til at forme den ved at komme med kritik og forslag til ændringer. 8
Om at ændre en organisation Af bibliotekschef Charlotte Plenge, Gladsaxe Bibliotekerne, bkdcpl@gladsaxe.dk Hvad er grunden til, at man begiver sig ud i noget så vanskeligt, som vækker så meget modstand og skaber så udtalt utryghed blandt personalet som at ændre en organisation? Hvad er det der gør det så vanskeligt, at ændre organisationen på arbejdspladser som vores? Det første spørgsmål vil jeg forsøge at svare på i det efterfølgende. Det andet tjaaa? Som så mange andre steder baserer Gladsaxe Bibliotekernes struktur sig på et afdelingssystem, der blev opbygget i 60 erne. Strukturen svarede til tidligere tiders opgaveløsning, hvor formidlingen skete på baggrund af en forholdsvis homogen materialesamling og hvor langt de fleste spørgsmål kunne besvares via denne samling. Siden midten af 1990 ernes har dette billede som alle ved ændret sig radikalt. Verden er blevet mere kompleks, opgaverne mere komplekse, spørgsmål og svar løses ikke længere primært i egen samling, flere og flere svar findes på nettet, borgerne opfører sig ikke længere ud fra enkle tilhørsforhold og aldre: unge lader sig ikke nøjes med egen afdeling, de bevæger sig på kryds og tværs af afdelinger og opstillinger, de ældre er unge meget længere end tidligere etc. etc. etc. Ja jeg har sågar oplevet, at ældre borgere foretrækker at sidde i et område indrettet til unge, fordi der var plads og ro! Vi kunne konstatere, at afdelingsstrukturen i Gladsaxe ikke var fleksibel nok til at ændre sig i forhold til denne udvikling, til at tilpasse sig i forhold til de nye opgaver og til at tage dem ind hurtigt og uproblematisk. Det var alt for vanskeligt ja næsten umuligt at prioritere og flytte ressourcer på tværs af afdelinger. Strukturen understøttede naturligt nok den mere traditionelle borgerbetjening og formidling, hvor fokus var rettet mod vedligeholdelse og forfinelse af eksisterende ydelser og ikke mod udvikling af nye. Vores første spæde forsøg på at tage fat om de problemer, vi kunne se i vores organisation startede faktisk for 4 år siden, hvor der blev nedsat et organisationsudvalg, der skulle drøfte evt. ændringer. Vi blev hurtigt enige om, at organisationen kun er et redskab til at opnå, det vi gør og det vi vil. Hver gang vi forsøgte at blive lidt mere konkrete strandede vi ved spøgsmålet: Hvad er det for et bibliotek og hvad er det for en udvikling organisationen skal matche? For at indkredse dette satte vi i 2001 et kortlægnings- og udviklingsarbejde i gang. Projektet blev døbt B2005 og resulterede i 8 rapporter, der beskrev afgrænsede områder af bibliotekets virksomhed, herunder forslag til udvikling. Et par af rapporterne pegede på ændringer i organisation, hvor det mest påtrængende var en styrkelse af IT-organisationen, såvel den tekniske som den faglige. Det var endvidere klart for mig, at en styrkelse af ledelsen på det strategiske og udførende niveau var helt nødvendig for at komme videre og sikre en udvikling af biblioteket. Udover B2005-rapporterne drøftede afdelingslederne på et 2-dages seminar i december 2002 de udfordringer, vi kunne se fra det omkringliggende samfund, hvad ville de betyde for udviklingen af biblioteket og den måde, vi løser opgaverne, og hvilke krav ville de stille til ledelsen af biblioteket. Den korte konklusion på hele vores analysearbejde var, at den nuværende struktur ikke kan løfte disse opgaver. Det gælder både afdelingsstrukturen og ledelsesstrukturen. så svaret på spørgsmål ét er for mit vedkommende: Det gjorde jeg fordi vores nuværende organisation fungerede utilstrækkeligt på en lang række områder. Hertil kom, at jeg ikke kunne 9
blive ved med lappeløsninger og knopskydninger, hvor opgaverne ikke kunne passes ind i en afdeling. Det bliver uoverskueligt og uigennemskueligt og alt for meget kommer til at stritte i hver sin retning. Der var ingen nemme løsninger og ingen vej uden om en ændring af organisationen. Målene for den nye organisation var, at den skulle - sikre, at opgaverne kan løses på en fleksibel og fremadrettet måde i forhold til udviklingen i samfundet og brugernes behov og forventninger - fremme den faglige udvikling af biblioteket - afspejle de faglige mål - sikre at udviklingen af biblioteket sker ud fra en helhedsbetragtning - sikre en hurtig og enkel beslutningsstruktur - sikre en forenkling af administrative arbejdsgange - sikre en styrkelse af den løbende kompetenceudvikling - sikre klare ansvars- og kompetenceforhold Endvidere ønskede jeg, at ændre ledelsesstrukturen med det mål at styrke den på det strategiske og udførende niveau. Målet var og er således en organisation, der hurtigt kan ændre sig, hvor ressourcer kan flyttes til prioriterede opgaver uden de store sværdslag, hvor der bliver en balance mellem drift og faglig udvikling, så fokus bliver delt mellem formidlingen af eksisterende tilbud og udvikling af disse og nye tilbud, og hvor videndeling og kompetenceudvikling bliver en selvfølgelig del af kulturen. Der er altså ikke alene tale om en ændring af den måde, vi organiserer os på/løser opgaverne på, men også et ønske om at ændre organisationen eller måske rettere kulturen til at være mere udviklingsorienteret. Nu ændrer man jo ikke en kultur, der er blevet indarbejdet gennem et par menneskealdre, blot ved at ændre organisationen, men den måde vi organiserer os på kan være med til at skubbe i den ønskede retning. Vi har valgt en teambaseret organisation som den, vi mener bedst kan opfylde vores mål. Ansvarsområderne i teamene er bestemt af det faglige indhold uanset hvilket medie, indholdet findes på. Der er rykket rundt på ansvarsområderne, så beslægtede områder samles i ét team. På hovedbiblioteket er der 5 publikumsteam og 4 interne. De 4 filialer udgør hver et team. Teamledernes primære opgave bliver faglig udvikling, herunder udvikling af teamet. Vi har derfor centraliseret nogle af de administrative opgaver, der har ligget hos afdelingslederne og lagt visse personaleledelsesopgaver op i systemet. Som ovenfor omtalt var det andet store mål for organisationsændringen at styrke ledelsen på det strategiske og udførende niveau. Det er sket ved at etablere en strategisk ledelse, som vi nu blot kalder ledelsen, der foruden bibliotekschefen består af 3 områdechefer. De 3 områdechefer har det overordnede faglige ansvar for børn og unge, for voksne og for IT og uddannelse. Under børn og unge ligger også ansvaret for udlånsekspeditionsområdet, overordnet PR samt udstillinger og arrangementer for børn, unge og voksne. Under IT og uddannelse ligger den IT-faglige udvikling, elektronisk formidling, bl.a. hjemmesiden, den interne kompetenceudvikling og brugerundervisning. Desuden har områdecheferne et overordnet personaleansvar for teamene inden for deres fag- 1O 10
lige områder på hovedbiblioteket. Det overordnede personaleansvar for filialerne ligger hos bibliotekschefen. Vi har med denne konstruktion ønsket en ledelsesmæssig styring af organisationen for at sikre, vi når vores mål. Vi har ønsket en ledelsesmæssig forankring fra den strategiske ledelse nedad i systemet, og vi har ønsket en ledelse, der repræsentere hele spektret af biblioteket og som sådan kan sikre at beslutninger, prioriteringer og udvikling sker ud fra et helhedssyn. Vi ønsker at uddelegere så meget ansvar og kompetence som muligt til relevante niveauer, så beslutningsvejene bliver korte og afstanden mellem tanke og handling ikke fortaber sig i et mødesystem. Der vil med den nye organisation ske en centralisering af overordnede beslutninger og prioriteringer og en øget decentralisering af kompetence til at handle inden for udstukne rammer. Hvor er vi så nu? De 2 af områdechefstillingerne er besat internt og vi er i gang med et uddannelsesforløb. Den 3. stilling forventes besat pr. 1. juni 2004. Teamlederstillingerne er besat og de enkelte team dannet. Teamlederne skal igennem en uddannelse og de enkelte team have temadage om teamudvikling. Dette sker i løbet af foråret, hvorefter teamorganisationen er klar til at blive søsat. Ledelsen har formuleret 10 ledelsesprincipper, som nu drøftes med teamlederne, så der er en fælles forståelse af, hvad det er vi skal arbejde efter som samlet ledelse, og hvorledes dette udmøntes på strategisk ledelsesniveau og på teamlederniveau. Jeg vil slutte dette indlæg med at nævne disse principper: Ledelsen skaber og angiver rammer og retning for organisationens udvikling Ledelsen skaber balance mellem drift og udvikling Ledelsen skaber forudsætning for, at organisationen udvikler sig fagligt på det kulturelle, det vidensformidlende og det læringsmæssige område Ledelsen giver organisationen frihed til at tage ansvar og skaber forudsætninger for at beslutninger kan træffes på relevante niveauer i organisationen Ledelsen sikrer, at organisationen arbejder og udvikler sig med udgangspunkt i et helhedssyn Ledelsen anerkender mangfoldighed og anvender den komplementært Ledelsen synliggør de værdier organisationens arbejde hviler på Ledelsen ønsker - at organisationen udvikler og udveksler bedre måder at løse opgaverne på - at der er bevidsthed om hvordan ressourcerne anvendes (tid, penge, kompetencer) Ledelsen fremmer og understøtter det faglige og det personlige engagement i organisationens arbejde bl.a. gennem feedback Ledelsen fokuserer på professionalisme i egen indsats, kommunikation og samarbejde - og så var der lige det andet spørgsmål Jeg tror, at én af forklaringerne skal findes i, at en organisationsændring også handler om ændring af en indarbejdet kultur og om holdningen til den måde, vi løser opgaverne på og dét er ikke noget, der sker over en nat. 11
Præsentation af Jens Lauridsen Af bibliotekschef Jens Lauridsen, Glostrup Bibliotek, lauridsen@glostrupbib.dk Den 15. december tiltrådte jeg som bibliotekschef i Glostrup. Efter de sidste fire år at have været vicestadsbibliotekar i Aalborg. Jeg fik i efteråret 2003 et behov for at der skulle ske noget nyt i mit arbejdsliv. I den sammenhæng kom stillingen i Glostrup belejligt. Her er åbenlyst store udfordringer ledelsesmæssigt, organisatorisk og biblioteksfagligt, og kommunen ligger i den grad på sporet i forhold til diverse faglige netværk i hovedstadsområdet og Fyn/Jylland. Organisationsudvikling Blandt andet med udgangspunkt i en personalereduktion på to årsværk pr. 1. januar 04 har min første opgave været at etablere rammen om en ny forenklet organisation. Nu ser organisationen således ud: Publikum: Børneafdelingen, Voksenafdelingen og Lokalhistorisk Arkiv Informationen: Ekspeditionen og Katalogafdelingen Administrationen: Stabsfunktion bestående af administrationen, biblioteksbetjentene og rengøring Kultur & kommunikation: Stabsfunktion bestående af Repromedarbejderen og Kulturmedarbejderen Ledelsesgruppen på Glostrup Bibliotek: Lederen af Publikum, lederen af Informationen og bibliotekschefen Arbejdet med uviklingen af organisationen er en kontinuerlig proces, som der i sagens natur er kraftigt fokus på i 2004. Indholdsmæssigt På indholdssiden skal der ske en række tiltag i løbet af 04. Det første vi går i gang med er selvbetjening. I første omgang arbejdes på et projekt, der indebærer at der installeres fire Codeco udlån/ afleverings-maskiner og skranken demonteres. Vi benytter os intensivt af de mange erfaringer som ikke mindst lokalbiblioteker i KKB meget velvilligt stiller til rådighed for os. Hjemmesiden skal opprioriteres kraftigt. Bibliotekets repromedarbejder bliver ansvarlig for den tekniske/grafiske udvikling af siden. Med hensyn til den indholdsmæssige opdatering er det strategien at sprede opgavevaretagelsen så meget ud som muligt, med henblik på at sikre forståelse for og opbakning til projektet. En opdatering af den fysiske biblioteksindretning trænger sig også på. Først og fremmest skal vi have markeret det digitale bibliotekstilbud. Værestedsfunktionen skal også have et løft. Generelt skal vi på samme tid have skabt større variation og mere præcision i biblioteksudtrykket. På indholdssiden vil jeg til sidst nævne Børnepolitikken og Kulturpolitikken i Glostrup Kommune. Biblioteket er involveret i begge processer. Arbejdet med Børnepolitikken er en enestående mulighed for Glostrup Bibliotek, for at bidrage til et vigtigt område, men også et godt afsæt for en videre udvikling af børnebiblioteket som andet og mere end en ramme om en materialesamling. Generelt er det målsætningen, at Glostrup Bibliotek skal udvikles til en innovativ virksomhed, der på udvalgte områder er med til at skabe og præge udviklingen på biblioteks- og kulturområdet i Danmark. Det er en ambitiøs målsætning, men jeg kan stå inde for den ikke mindst efter at have arbejdet i kommunen et par måneder og bl.a. har konstateret et kolossalt potentiale hos bibliotekspersonalet. Strukturkommissionen Strukturkommissionens rapport optager naturligt mange sind i disse tider. Først og fremmest er 12
m.v. Om dette samarbejde finder sted inden for den ene eller den anden overordnede organisatoriske struktur, det tror jeg ikke betyder alverden. Men igen ud fra et bibliotekssynspunkt: Jeg ville ikke have indvendinger mod en sammenlægning med hverken f.eks. Albertslund eller Brøndby. Netværk emnet politisk, men det er oplagt at emnet også har interesse på kommunekontorer, biblioteker. I forhold til bibliotekssektoren generelt er jeg optimist og det uanset udfaldet af reformen. Vi har historisk en tradition for samarbejde. Denne tradition er de senere år blevet aktualiseret og accelereret, blandt andet på grund af IT-udviklingen og den nye bibliotekslov. Jeg tror at denne evne til at etablere helhedsløsninger vil bære os godt igennem såvel den ultimative maksimalreform som en mere behersket revision af den amtslige- og kommunale struktur i Danmark. Glostrup Kommune er en god, velorganiseret og robust enhed. Kommunen ligger ekstremt centralt med et hav af trafikforbindelser. Min borgmester, Søren Enemark, er af den opfattelse at kommunen godt kan klare sig selv. Samtidig mener Enemark at borgerne i Glostrup skal have mulighed for at give deres mening til kende i forhold til eventuelle alternative muligheder ved en vejledende folkeafstemning. Set fra et biblioteksegoistisk synspunkt kan jeg ikke være uenig med Søren Enemark. Men som nævnt vil vi under alle omstændigheder skulle opbygge en række samarbejdsrelationer i forhold til andre biblioteker i den kommende tid: IT-samarbejde, materialevalgs- og indkøbssamarbejde, intensivere samarbejdet om kompetenceudvikling Kommission eller ej, så befinder vi os i et samfund, der i stadig højere grad er præget af en lang række netværk. Centralbiblioteket i Gentofte og bibliotekerne i Frederiksborg og Københavns Amter er nu en del af mit faglige netværk. Der sker meget rundt omkring i vores region, så det er enormt spændende, og jeg satser på at Glostrup Bibliotek både skal tage og give i sammenhængen. Nu har jeg jo selv arbejdet på et centralbibliotek, et meget godt eet af slagsen synes jeg. Vel ankommet til Glostrup vil jeg gerne udtrykke min tilfredshed med at være koblet på Gentofte, der er et af de absolut mest innovative biblioteker i Danmark. Selvsagt er det også spændende at være i en region med Danmarks Biblioteksforening, Danmarks Biblioteksskole, Bibliotekarforbundet og mange andre potentielle biblioteksfaglige samarbejdsrelationer. Kulturchok? Fra NJL til Glostrup! fra Jylland til Københavnsområdet! Fra Frijsenborgskoven til stenbroen! Mange af mine kolleger og venner var både overraskede og bekymrede for mig da det blev bekendt at jeg skulle til København. Der er nu ikke grund til den store bekymring. Jeg vidste stort set, hvad jeg gik ind til. Og jeg befinder mig udmærket. Godt nok følte jeg mig lidt underlig, halv ekshibitionistisk, da jeg første gang skulle ud at løbe på gaden (!). Men det gik, for der var mange artsfæller omkring Sct. Jørgens Sø og Sortedamssøerne. Og det er vel sådan det er, her er faktisk mange artsfæller. Hvad fremtiden bringer, ja det må tiden vise! 13
Fredensborg-Humlebæk Biblioteker Af bibliotekschef Lise Kann og afdelingsbibliotekar Annette Engelstoft, lika@fhkom.dk og anen@fhkom.dk I maj 1924 indviedes det første folkebibliotek i Fredensborg, inspireret af den nye bibliotekslov fra 1920. Det skete på privat initiativ, og der blev dannet en biblioteksforening, som med tilskud fra staten stod for driften. Der blev desuden i løbet af 20 erne og 30 erne åbnet små læsestuer andre steder i kommunen bl.a. i Sletten, en del af det nuværende Humlebæk. Bibliotekets status som deltidsbibliotek fortsatte indtil 1967, hvor den første faguddannede bibliotekar blev ansat. Siden er det gået hastigt fremad og i dag findes der to, i forhold til publikum, lige store biblioteksafdelinger i henholdsvis Fredensborg og Humlebæk. Begge biblioteker er placeret i velindrettede og forholdsvis nyrenoverede lokaler og selvom vi, specielt i Humlebæk, kunne ønske os mere plads, fremstår begge biblioteker tidssvarende og indbydende. Fredensborg-Humlebæk Kommune er kendetegnet ved at have to lige store bysamfund med hver ca. 10.000 indbyggere. Afstanden mellem dem er ca. 12 km, og de offentlige transportmuligheder er ikke optimale. Derfor har det længe været et princip, at der skulle være samme tilbud til borgerne i begge byer man skulle altså have mindst to af hver skoler, rådhuse, plejehjem, idrætsanlæg, biblioteker, osv. Af samme grund har man ikke kunnet beslutte sig for, hvor man kunne placere f.eks. et egentligt kulturhus eller en svømmehal, og resultatet er, at vi ikke har nogen af delene. Det bliver derfor spændende at se, hvad en evt. ændret kommunestruktur fører med sig - noget der allerede diskuteres flittigt i en kommune med 20.000 indbyggere. Begge kommunens biblioteker er placeret centralt i forbindelse med indkøbscentre Fredensborg Bibliotek på 1.600 m² og Humlebæk på 1.200 m². I begge biblioteker er der tilknyttet velfungerende mødelokaler af forskellig størrelse tre i Fredensborg og to i Humlebæk. Disse lokaler er i brug stort set hele tiden til voksenundervisning, foreningsarrangementer, udstillinger, foredrag, biblioteksarrangementer og diverse andre former for mødevirksomhed, hvilket er med til at gøre bibliotekerne til levende centre for kulturlivet i de to byer. Ud over den almindelige biblioteksfunktion, har vi forskellige andre funktioner integreret i bibliotekstilbuddet. Humlebæk Bibliotek har en Borgerservice, som tilbyder forskellige kommunale services. Borgerservice følger bibliotekets åbningstider bortset fra lørdag og løser opgaver inden for mange områder bl.a. skat, pension, sygesikring, folkeregister, boligstøtte, samt diverse informations- og vejledningsopgaver inden for området offentlig information. Siden åbningen i 2001 er efterspørgslen steget gevaldigt på denne service, og de to medarbejdere er nu en del af bibliotekets normering og indgår som en naturlig del af bibliotekets personale. Vi arbejder med yderligere at integrere arbejdsopgaver mellem bibliotek og Borgerservice, f.eks. er ansvaret for Humlebæk Biblioteks ForbrugerINFO placeret i Borgerservice. På Fredensborg Bibliotek findes hovedafdelingen af kommunens Lokalhistoriske arkiv, som indsamler og registrerer alt materiale, som kan give indblik i kommunens historie. Åbningstiden følger bibliotekets, og arkivet er betjent af særligt arkivpersonale en stor del af åbningstiden. Resten af åbningstiden betjenes det af de vagthavende bibliotekarer. I Humlebæk Bibliotek haves lokalhistorisk materiale specielt om Humlebæk Sogn. På Fredensborg Bibliotek findes også et Foreningsværksted, som igennem mange år har været benyttet til trykning af forskelligt foreningsmateriale. Dette tilbud bliver desværre lukket fra sommeren 2004 på grund af besparelser. Der har gennem det seneste par år været en nedgang i 14
efterspørgslen, efterhånden som foreningerne gør brug af ny teknologi. I Fredensborg er al intern service (indkøbs- og katalogafdeling, administration, it, teknisk service) placeret. Dog er selve driften af bibliotekssystemet outsourcet til CSC, hvilket har givet besparelser, men også luft til at gå i gang med hjemmeside, netarbejde, pc-vedligeholdelse m.m., og det er ikke tanken, at vi igen skal have egen server. Voksenudlån Humlebæk Bibliotek De to biblioteker har hver åbent 30 timer om ugen fordelt på ugens første 6 dage med såvel formiddags- som aftenåbningstider. Vi er i alt 31 ansatte (23 årsværk), heraf 11 bibliotekarer, heraf en i Borgerservice og en i Lokalhistorisk Arkiv. Begge biblioteker er ét-rumsbiblioteker med adgang til avislæsesal fra om morgenen uanset bibliotekets øvrige åbningstider et tilbud, der benyttes flittigt og helt uden problemer på trods af, at aviserne er fremlagt uden opsyn. Bibliotekerne har arbejdet ihærdigt på at opfylde lovens krav om ligeværdighed mellem materialer og har siden 1996 indkøbt nye medier. Kultur- og Erhvervsudvalget, som har bibliotekerne som sit største resortområde, har hele vejen støttet denne udvikling, og vi har fra 2000 fået det fulde bloktilskud og dermed fået mulighed for at understøtte denne udvikling. Da vi samtidig har været ude for besparelsesrunder hvert år, har det dog ikke givet meget større købekraft. Vi har i samme periode med udgangspunkt i de øgede midler startet en begrænset arrangementsvirksomhed og etableret it-kurser for brugerne, et tilbud, som har vist sig at være en stor succes. Vi har endvidere etableret egen hjemmeside, et tiltag, som har fået stor bevågenhed og interesse. Vi har netop i februar 2004 taget anden generation af hjemmesiden www.fredhumbib.dk i brug. Den vil forhåbentlig imødekomme de ønsker om forbedringer, vi gennem de seneste år har registreret. Vi har som mange andre biblioteker tilbud om en Hjemmelåner-ordning for ældre og handicappede, hvor der bringes materialer ud én gang om måneden til ca. 70 brugere. Efter samme model har vi etableret en Dagpleje-ordning, hvor bogposer bringes ud til kommunens ca. 60 dagplejere 3 gange årligt. De nyeste skud på stammen af udadvendt virksomhed er etablering af to Børnehavebiblioteker i februar 2004 og etablering af en lydavis fra marts 2004 med forventet 60 brugere. Endelig har vi et intensivt samarbejde med skolebibliotekerne. Bibliotekets katalogafdeling står for indkøb og registrering af de fleste materialer til kommunens 6 skolebiblioteker, incl. kontering og betaling, og biblioteket kører én gang ugentligt mellem skolerne. Desuden har kommunens skolebibliotekskonsulent kontortid på Fredensborg Bibliotek et par dage om ugen. Der foreligger i modsætning til i mange andre kommuner en byrådsvedtaget samarbejdsaftale mellem folkeog skolebibliotekerne, som er en stor styrke i samarbejdet. Ud over de almindelige løbende opgaver står vi i 2004 over for en større biblioteksanalyse, der skal undersøge, om der kan ske en udvidelse af skolesamarbejdet, og om selvbetjening kan øge borgerservicen med f.eks. udvidede åbningstider. Analysen skal være færdig til sommer, så den kan indgå i de budgetmæssige overvejelser for budget 2005. 15
What s up doc? - CB udviklingsprojekter Af udviklingschef John Nørskov Hansen, Gentofte Bibliotekerne, jnh@gentofte.bibnet.dk Udviklingsstrategien kan inddeles i seks fokusområder: Netbibliotekerne Driften af Musikbibliotek.dk og Spørg Olivia er sikret gennem centralbibliotekskontrakten. Begge netbiblioteker løftes i et netværk med mange biblioteker og andre samarbejdsparter involveret. Der er således sikret en økonomi til at frikøbe resurser til redaktionsgruppearbejde og til at holde fælles kompetenceudviklingsmøder for alle leverandører i netværket. I 2004 deltager f.eks. Allerød, Gladsaxe og Herlev i redaktionen af mindst et af de to netbiblioteker på disse vilkår. Læs mere om planerne for de to netbiblioteker i kontrakten på centralbibliotekets hjemmeside. Musikbibliotek.dk har yderlige modtaget et tilskud fra Udviklingspuljen til nydesign af hjemmesiden. Mere om dette i et kommende nummer af Bib*Forum. Centralbiblioteket deltager desuden i redaktionen af Litteratursiden og FNG, samt som almindelige leverandør til bl.a. Biblioteksvagten og DOTBOT. Efter 4-5 intense udviklingsår er billedet af Netbiblioteker ved at være komplet: Informationstjenesten (Biblioteksvagten og Spørg Olivia), Musikområdet (Musikbibliotek.dk), Litteraturområdet (Litteratursiden), Referenceområdet (FNG og DOTBOT), Uddannelsesområdet (SkrivOpgave), Børnebiblioteksområdet (DOTBOT og Spørg Olivia) og det Lokalhistoriske område (F.eks. Danske Billeder og Noks). For ikke at nævne bibliotek.dk og de lokale bibliotekshjemmesider. Netbibliotekerne udgør således tilsammen en palet, der emnemæssigt ligger tæt op ad indholdet i det fysiske bibliotek. De nærmeste år vil derfor først og fremmest gå med at videreudvikle og kvalitetssikre de nuvæ- rende netbiblioteker herunder at få dem til teknologisk og indholdsmæssigt at spille sammen, så produktionen af indhold bliver mindre resursekrævende og borgerne får et mere sammenhængende Netbibliotek. Nye medieformer Elektroniske Tekstlicenser og ikke mindst anvendelsen af dem er fortsat i fokus, og nye medieformer som musik- og filmfiler vil snart blive aktuelle i bibliotekerne. Centralbiblioteket forventer i 2004, at kunne tilbyde on-line musik fra Phonofile, ligesom film og musikvideoer vil blive aktuelle on-line i bibliotekerne i løbet af få år. De nye medieformer udfordrer i høj grad den traditionelle biblioteksbenyttelse, især da man kan forvente, at borgerne i stigende grad vil få adgang til materialet hjemmefra. For hvad er bibliotekets opgaver og funktioner, når materialet ikke længere er en fysisk enhed og borgerne ikke nødvendigvis skal komme på biblioteket for at låne det? Informationskompetence og Borgerlæring Nøglebegreber i alle biblioteker og bibliotekstyper. Den informationskompetente borger er et af indsatsområder i den nationale kompetenceudvikling. I netværksområde 1 vil der blive gennemført workshops og kurser inden for området. Desuden er Gentofte projektleder på to større projekter med Informationskompetence som tema. Det ene Læring og Viden er et fælles projekt mellem biblioteker og skoler i Gentofte Kommune, hvor børns informationskompetence er omdrejningspunkt for en kobling mellem det virtuelle og fysiske lærings- (skole), videns- (bibliotek) og kommunikationsmiljø (Børn, lærere, bibliotek, skole, omverdenen). Det andet er en analyse og kortlægning af Informationskompetence i Nordisk regi som grundlag for en konference om fælles standarder i Norden 16
på dette område. I den forbindelse har vi kortlagt, hvilke initiativer der allerede er i gang i centralbiblioteksområdet og det er mange. Denne del af kortlægningen får Erfa-gruppen for Informations-kompetence som grundlag for deres videre arbejde. Derudover er Centralbiblioteket i samarbejde med Danmarks Biblioteksskole i gang med at projektmodne et projekt henvendt mod fagfolk og andre interesserede med fokus på det virtuelle informationshåndbog under arbejdstitlen Informationsatlas. Kompetence- og metodeudvikling Et af centralbibliotekets væsentlige udviklingsområder er udvikling af metoder til f.eks. at analysere arbejdsgange, nye formidlingsmetoder samt metoder der f.eks. kan understøtte bibliotekernes interne videndeling og faglige opkvalificering. Det gælder Benchbib projekterne og de nye aktiviteter, der er beskrevet i centralbibliotekskontrakten f.eks. metode til Intern Træner og hvordan bliver man en god formidler. Metoderne skal udvikles og tilpasses så alle biblioteker kan anvende dem, og skal naturligvis suppleres med rekvirerede metoder som f.eks. mindre resursekrævende arbejdsgangsanalyser og lignende. Børne- og Unge området Udvikling af børnebiblioteksområdet er indskrevet som resultatkrav i centralbibliotekskontrakten på baggrund af drøftelser med bibliotekerne og bibliotekslederne i Københavns og Frederiksborg Amter. Aktuelle emner i udviklingen er: Nye formidlingsformer, Børnebiblioteket som kulturelt rum og mødested, Børnebiblioteket som informations- og videncenter, Det offensive, opsøgende og samarbejdende børnebibliotek samt nye roller og kompetencer i børnebiblioteket. Udviklingen skal foregå i tæt dialog mellem bibliotekerne i området, og projekterne skal have en form og karakter, der gør at så mange som muligt kan involvere sig. I forlængelse af dette er der som en del af Det faglige Netværk etableret en ad-hoc med fokus på biblioteksbetjening af Unge. Netværk og produktionsfællesskaber Der har i snart mange år været tradition i bibliotekerne for at arbejde i netværk og det er er yderligere aktualiseret i forbindelse med netbibliotekerne. Der er i løbet af de sidste år udviklet en række virtuelle værktøjer rettet mod bibliotekspersonalet Musikbibliotekarernes Toolbox er det første eksempel på dette. Netværket er her nærmere et produktionsfællesskab, hvor data og viden produceres ind i et fælles Intranet. Mange andre områder arbejder også med toolboxtanken f.eks. i Underviserens toolbox og Dotbot. Der skal således produceres data til mange forskellige toolboxe og bibliotekspersonalet skal orientere sig lige så mange forskellige steder for at få den nødvendige viden. Det skal og kan gøres mere enkelt. Der er to projekter undervejs, som skal medvirke til dette.det ene er Netbibliotekerne min personlige netservice der skal etablere en infrastruktur, der gør det muligt at udnytte webservices på kryds og tværs af de netmiljøer, de er produceret i. Det andet er Centralbibliotek.dk der samler alle toolboxaktiviteter i et produktionsfællesskab og udnytter den infrastruktur, der udvikles i Netbibliotekerne til at systematisere dataindholdet i en grafisk fremvisning tilpasset det enkelte biblioteks behov. Ovenstående er en kort gennemgang af centralbibliotekets udviklingsområder. Andre aktuelle emner er f.eks. Læselystkampagne og strukturkommissionens forsalg. To helt forskellige mener, der på hver sin måde vil spille en væsentlig rolle for centralbibliotekets fokus det kommende år. 17
Kørselsordningen Af vicebibliotekschef Pia Hansen, Gentofte Bibliotekerne, pha@gentofte.bibnet.dk Fredag den 2. januar 2004 var første arbejdsdag i det nye år, og det var samtidig startskuddet til den nye kørselsordning. Et stort arbejde med EU-udbud, orienteringsmøder og arbejdsgrupper, der på landsdækkende niveau skulle blive enige om fælles standarder og kriterier for kørselen, var gået forud for denne dag, og dagen var imødeset med stor spænding: Ville lastbilen fra Hovedruten virkelig komme til Gentofte Hovedbibliotek midt om natten, hvor mange materialer ville den have med, hvordan ville det fungere med de regionale kørselsordninger, kunne tidsplanerne holde Lastbilen fra Hovedruten kom virkelig midt om natten, og den er punktlig fortsat med at komme midt om natten. Med sig har den i gennemsnit ti halv-palle kasser fra nær og fjern til og fra folkeog forskningsbibliotekerne i Københavns Amt og Frederiksborg Amt samt København og Frederiksberg Kommuner. De første uger bar præg af, at bibliotekerne havde sparet materialer sammen til den nye kørselsordning. Materialer, der tydeligvis skulle have været returneret med posten i sidste halvdel af december måned, og som gjorde sit til, at vi mildest talt blev overvældet af materialer. Medarbejdere, der mødte om morgenen på det tidspunkt, hvor chaufførerne sorterede Hovedruten ud på de regionale ruter måtte løbe spidsrod mellem kasser, materialer, paller og løfte-værktøj. Det samme gentog sig om eftermiddagen, når de regionale ruter skulle fordeles ud på Hovedruten og de øvrige regionale ruter. Mængderne har ændret sig en smule, men hver eftermiddag bliver der stadig tømt 100 kasser af fra de regionale ruter. Det er kasser fra Københavns- og Gentofteruten, som skal sorteres til Hovedruten og henholdsvis Københavns- og Gentofteruten. Tidsforbruget med at sortere såvel Hovedruten som de regionale ruter beløber sig til 14 timer hver dag. Hovedruten skal sorteres så snart, at den er ankommet om natten. For at nå sorteringen og få materialerne med på de regionale ruter, der kører fra Gentofte kl. 8.00, kræver det 2 mand til sorteringen. Mængden har stabiliseret sig i forhold til de første uger, hvor området omkring Betjentafdelingen var begravet i materialer. Det er stadig enorme mængder, der transporteres rundt via kørselsordningen, men for at skabe bedre plads og bedre arbejdsbetingelser har vi væltet nogle vægge i Betjentafdelingen. Vi er endnu ikke færdige med at indrette lokalerne til sortering og opbevaring af kasser til alle bibliotekerne. Det er en meget pladskrævende arbejdsopgave, da der skal være minimum en kasse til hvert af de ca. 60 biblioteker på de to regionale ruter. Dertil kommer, at det er et fåtal, af disse biblioteker, der kan nøjes med en kasse. Langt de fleste har minimum 2 kasser, og mange har 5 kasser. I et andet område er der nu indrettet plads til Hovedruten, som omfatter 10 halv-paller, hver med et anseeligt antal kasser. Hovedruten er anbragt tæt ved garageudgangen, så det tunge arbejde med at manøvrere rundt med pallerne bliver minimeret så meget som muligt. Der har været en del indkøringsvanskeligheder, både fordi ordningen i starten katastrofalt manglede kasser, og fordi der var problemer med at få bibliotekerne til at bruge den samme form for mærkning til angivelse af, hvilket bibliotek/ knudepunkt, der skulle have materialet. Problemet med kasserne er løst nu, men indtil kasserne var i hus, var Hvidovre Vognmandsforretning meget kreativ med hensyn til at låne kasser fra andre biblioteker. 18
Etiketterne er heller ikke noget problem mere. Biblioteksstyrelsen har udarbejdet en skabelon til fremstilling af etiketter, og i vores område har Ølstykke været hurtig til at finde en løsning, som mange andre biblioteker har kopieret. Ifølge planen skulle Gentofteruten køres af en enkelt bil, men eftersom materialemængden har været så overvældende har det været umuligt for vognmanden at gennemføre både kørslen og sorteringen inden for den aftalte tid, så derfor køres der med to biler på denne rute. Det har givet bibliotekerne på Gentofteruten en usikkerhed omkring bilens ankomsttidspunkt. I løbet af de næste 14 dage, vil der være klarhed på dette spørgsmål. En ting er dog de problemer, som vi i Gentofte har haft med at få organiseret håndteringen af de meget store mængder af materialer, der hver dag går ind og ud af Hovedbiblioteket, en anden ting er hvordan kørselsordningen fungerer i de to amter og i resten af landet. På baggrund af de mange tilbagemeldinger, som jeg har fået og fortsat modtager, mener jeg, at det kan formuleres med ganske få ord: Det er en ubetinget succes. De 3 første uger var min telefon og min mail rødglødende af spørgsmål til kørselsordningen og til pakning af materialerne. De spørgsmål er ebbet ud og erstattet af forespørgsler om, hvordan man kommer med i kørselsordningen, og hvordan man skal forholde sig, hvis man ønsker at distribuere plakater eller andet ad denne vej. Denne ændring i henvendelser taler også sit eget sprog. 19
CB servicedeklaration for interurban-udlån Af vicebibliotekschef Pia Hansen, Gentofte Bibliotekerne, pha@gentofte.bibnet.dk Da centralbiblioteket i 2003 var på besøg på bibliotekerne i Københavns Amt og Frederiksborg Amt var der flere biblioteker, der efterlyste vejledninger og ensartede retningslinier for interurbanudlån m.h.t. bestillinger, rykkere, svar m.m. De to amter havde hver især haft forskellig praksis, og det var et ønske fra begge amter, at vi sammen vedtog nye retningslinier og procedurer. På Biblioteksledermødet den 9. maj 2003 blev det derfor besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle udstikke retningslinier for hvordan centralbiblioteket skulle håndtere interurbanlån fra d. 1. januar 2004. Arbejdsgruppens anbefalinger har dannet baggrund for centralbibliotekets servicedeklaration for interurbanudlån, som der senest er orienteret om på mødet d. 26. februar i erfa-gruppen vedr. materiale- og dokumentlevering. Hovedtrækkene i servicedeklarationen kan ses nedenfor: Bestillinger Bestillinger til centralbiblioteket foretages i centralbibliotekets webkatalog, hvis lånsøgende bibliotek har samsøgningsmulighed ellers bestilles i Netpunkt Det angives i bestillingen om materialet ønskes reserveret Centralbiblioteket ekspederer bestillinger hver dag (mandag lørdag) Centralbiblioteket leverer ledigt materialet inden for 48 timer der gives ikke svar hvis materialet leveres Centralbiblioteket giver elektronisk svar vedr. reservationsnummer inden for 24 timer Udlånstiden til andre biblioteker er 6 uger Hastebestillinger Der skrives haster i bemærkningsfeltet Hastebestillinger kan også bestilles via hotline CB-fonen tlf. nr. 3948 7590 mandag fredag kl. 9.00 19.00 lørdag kl. 10.00 14.00 Viderebestilling Centralbiblioteket foretager ikke viderebestilling Centralbiblioteket giver lånsøgende bibliotek besked, hvis materialet er bortkommet Lånsøgende bibliotek bestiller selv i et andet bibliotek Rykkere Rykkere gennemgås i lånsøgende bibliotek inden de sendes til centralbiblioteket Fornyelser og annulleringer Foretages elektronisk i centralbibliotekets webkatalog af lånsøgende bibliotek Hjemkaldelser Centralbiblioteket sender hjemkaldelser elektronisk til bibliotekernes mailadresse Tidsskriftartikler Centralbiblioteket udlåner enkeltnumre af tidsskrifter udkommet efter 1. januar 2000 Centralbiblioteket kopierer artikler op til 25 sider fra tidsskrifter udkommet før 1. januar 2000 hvis over 25 sider udlånes hele årgangen Kvalitetsmåling af centralbibliotekets ydelser: Der iværksættes undersøgelse af centralbibliotekets leveringer af bestillinger og reservationer i juni og november måned 2004 Servicedeklarationerne, som skal ses i sammenhæng med de retningslinier for bestilling m.m. som Biblioteksledermødet vedtog i december 2003, vil blive publiceret på centralbibliotekets hjemmeside. 2O 20