EU-UDBUD [internt referencenummer 2011-162938]

EU-UDBUD [internt referencenummer 2011-162938] Varer Begrænset udbud På levering af kaffe, te og maskiner til 12-By Gruppens Indkøbscentral 12-By Gruppens Indkøbscentral [November, 2011] 1

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 4 1.2 Udbyders fremtidige rammeaftaler... 5 1.3 Organisering af udbudsopgaven og den efterfølgende samhandel... 5 1.4 Opgavens omfang... 5 1.5 Tildeling af kontrakt... 6 1.6 Rammekontraktperiode... 6 2. Udbudsbetingelser... 7 2.1 Udbudsform... 7 2.2 Formkrav... 7 2.3 Sprog... 7 2.4 Ejendomsret... 8 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 8 2.6 Tilbudsfrist... 8 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 8 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 8 2.9 Aftalegrundlag... 8 2.10 Delområder... 9 2.11 Alternative bud... 9 2.12 Konsortier... 9 2.13 Udbyders forbehold... 9 2.14 Tilbudsgivers forbehold... 9 2.15 Tildelingskriterium... 10 2.15.1. Tildelingskriterier - delområde 1 kaffe og te... 11 2.15.2. Tildelingskriterier - delområde 2 kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater... 13 3. Tilbudsdisposition... 16 4. Kravspecifikation... 17 4.1. Kravspecifikation kaffe og te (delområde 1)... 17 4.1.1. Sortiment... 17 4.1.2. Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører... 17 4.1.3. Emballage... 17 4.1.4. Holdbarhed... 17 4.1.5. Konsulent... 18 4.2. Kravspecifikation kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater (delområde 2)... 18 4.2.1. Sortiment... 18 4.2.2. Udbyder ønsker tilbud på følgende maskinkategorier:... 19 4.2.3. Konsulent... 22 4.2.4. Kontant køb af maskiner... 22 4.2.5. Leje af maskiner... 23 4.2.6. Leasing... 24 4.2.7. Overgangsperiode... 24 5. Rammekontrakt... 26 Rammekontrakt vedr.... 26 levering af kaffe, te og maskiner... 26 1 Parterne... 26 2 Kontraktgrundlag... 27 3 Rammekontraktens omfang... 27 4 Kontraktperiode... 27 2

5 Bestilling af varer... 28 6 E-handel... 28 6.1 E-handel godkendelsesprocedure... 29 7 Levering og leveringsbetingelser... 30 8 Følgeseddel... 30 9 Returvarer... 30 10 Priser... 31 11 Prisregulering... 31 12 Ændring af produktsammensætning... 32 13 Fakturering... 32 14 Betaling... 33 15 Bonus, gebyrer mv.... 33 16 Offentlige påbud... 34 17 Miljø... 34 18 Etik og socialt ansvar... 34 19 Kontakt mellem parterne... 34 20 Statistik... 35 21 Garanti og reklamation... 35 22 Underleverandører... 35 23 Kommunespecifikke forhold... 35 24 Erstatning og forsikring... 35 25 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 36 26 Misligholdelse... 36 27 Misligholdelsesbeføjelser... 37 28 Opsigelse af kontrakt... 37 29 Lovvalg og afgørelse af tvister... 37 30 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 37 31 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 38 32 Kontraktændringer... 38 33 Betingelser... 38 34 Underskrift... 38 Bilag 1 Tilbudsliste... 39 Bilag 2 Tidsplan... 40 Bilag 3 12-By Gruppens Indkøbscentral... 41 Bilag 4 Kommunespecifikke krav og oplysninger... 42 Esbjerg Kommune... 42 Fredericia Kommune... 44 Kolding Kommune... 46 Vejle Kommune... 48 Ikast-Brande Kommune... 50 Odense Kommune... 53 Randers Kommune... 56 Holstebro Kommune... 57 Silkeborg Kommune... 58 Herning Kommune... 63 Aarhus Kommune... 66 Sønderborg Kommune... 68 Svendborg Kommune... 71 Bilag 5 Forbeholdsliste... 73 Bilag 6 Kommunespecifikt underskriftbilag... 74 3

1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af delområde 1) kaffe og te delområde 2) køb og leje af kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater til de kommuner, som er medlem af 12-By Gruppens Indkøbscentral (herefter benævnt Udbyder), i det omfang der er beskrevet nedenfor. 12-By Gruppens Indkøbscentral er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte kommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af Indkøbscentralens medlemmer. Udbud udformes således, at Indkøbscentralens medlemmer, som deltager i udbuddet, har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra aftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i aftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i aftalen fra et hvilket som helst ikke nærmere fastsat tidspunkt (med passende varsel over for leverandøren). Dette gælder de kommuner der er med på option. Medlemskommunen kan undlade at deltage i aftalen. Samtlige aftaler, som 12-By Gruppens Indkøbscentral indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de kommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af 12-By Gruppens Indkøbscentral er ikke forpligtet i forhold hertil. Følgende af Indkøbscentralens medlemmer deltager i nærværende udbud Kommuner Delområde 1 kaffe & te Delområde 2 maskiner Esbjerg Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Fredericia Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Herning Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Ikast/Brande Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Kolding Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Odense Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Silkeborg Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Svendborg Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Sønderborg Deltager forpligtende Deltager forpligtende Kommune Vejle Deltager forpligtende Deltager forpligtende 4

Kommune Aarhus Kommune Randers Kommune Holstebro Kommune Deltager forpligtende Deltager forpligtende (Deltager på option) Deltager forpligtende (Deltager på option) (Deltager på option) 1.2 Udbyders fremtidige rammeaftaler Rammeaftale(r) forudsættes indgået med én virksomhed i form af en eneleverandøraftale på hvert delområde: De medlemskommuner fra 12-By Gruppens Indkøbscentral, som jf. afsnit 1.1 generel beskrivelse af udbuddet, deltager forpligtende i udbuddet, er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede aftale. En rammeaftale med en leverandør kan omfatte et eller flere delområder, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.10 Delområder. Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter. Der henvises i øvrigt til Bilag 2 - tidsplan. 1.3 Organisering af udbudsopgaven og den efterfølgende samhandel Udbuddet gennemføres i en tværkommunal arbejdsgruppe med Fredericia Kommune som koordinator og kontaktperson er indkøbskonsulent Andreas Wærn Madsen. Tildeling af kontrakt sker på vegne af de deltagende kommuner, og alle deltagende kommuner er omfattet af kontrakten (se kapitel 5 - rammekontrakt), jf. dog Bilag 4 kommunespecifikke krav og oplysninger. Det skal bemærkes, at efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med de(n) valgte kontrakthaver(e) som individuelle juridiske parter, og forhold knyttet til implementering og brug af aftalen i den enkelte kommune vil ligeledes være forankret her. Det gælder således også, at spørgsmål om eventuel misligholdelse som udgangspunkt håndteres i forhold til den enkelte kommune (se 27 vedr. misligholdelse i kapitel 5 - rammekontrakt). Med mindre der er tale om en generel problemstilling, har dette således ikke betydning for de øvrige deltagende kommuners kontraktlige forhold med aftaleleverandøren. 1.4 Opgavens omfang Nærværende udbud omfatter levering af: Delområde 1: et sortiment af kaffe og te i flere kvaliteter og pakningsstørrelser, herunder også bæredygtige og økologiske produkter. Desuden tilbehør i forbindelse med kaffe- og te brygning. Delområde 2: leje og køb af et sortiment af kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater i flere kvaliteter og størrelser og tilhørende tilvalg af service. Køb af varer på de(n) indgåede rammeaftale(r) foretages som udgangspunkt af den enkelte institution/afdeling. 5

Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet i de deltagende kommuner udgør på årsbasis cirka (i danske kr. ekskl. moms): Kommuner Delområde 1 kaffe og te Delområde 2 maskiner Esbjerg Kommune Fredericia Kommune Herning Kommune Ikast/Brande Kommune Kolding Kommune Odense Kommune Silkeborg Kommune Svendborg Kommune Sønderborg Kommune Vejle Kommune Aarhus Kommune Randers Kommune Holstebro Kommune 1.300.000,00 400.000,00 800.000,00 200.000,00 800.000,00 300.000,00 300.000,00 200.000,00 1.000.000,00 300.000,00 1.700.000,00 700.000,00 800.000,00 300.000,00 500.000,00 200.000,00 900.000,00 300.000,00 1.900.000,00 400.000,00 600.000,00 1.100.000,00 600.000,00 (400.000,00) (400.000,00) (300.000,00) Samlet Ca. 12 mio. kroner Ca. 5 mio. kroner Der er ovenfor alene tale om et estimat baseret på statistik fra 2009, som ikke er bindende for Udbyder. I forhold til delområde 2) maskiner er dette udelukkende et estimat for den årlige omsætning, da maskiner ikke før har været udbudt som et selvstændigt delområde. Omsætningen er udregnet på baggrund af den årlige gennemsnitsomsætning i en 5-årig periode på køb og leje af maskiner samt tilhørende serviceaftaler. Dette estimat er ikke bindende for Udbyder. 1.5 Tildeling af kontrakt Kontrakt vil blive tildelt ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. afsnit 2.15 - tildelingskriterier. 1.6 Rammekontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. april 2012 indtil den 31. marts 2014. Dog kan kontrakten forlænges i yderligere 2x12 måneder. 6

2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud efter endt prækvalifikation i henhold til Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter Opgaven udbydes efter endt prækvalifikation i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. [internt referencenummer 2011-162938]. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i et eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i et eksemplar i elektronisk format gerne på cd-rom eller USB-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Tilbudslisten skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Det er således ikke tilladt at ændre kolonner/rækker i tilbudslisten. Tilbudsgiver skal udfylde alle de hvide felter i tilbudslisten. Dog behøver tilbudsgiver ikke udfylde kolonnen med kommentarer i tilbudslisten. De grønne felter er faste, og kan ikke ændres. De orange felter bliver auto-udfyldt. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, dog inkl. alle øvrige afgifter og omkostninger. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Det skal angives, hvilke rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers offentligt tilgængelige priser. Alle forhold i udbudsmaterialet skal indregnes i tilbuddet. I den udstrækning, at de deltagende kommuners indkøbskontorer opererer med krav om bonus/gebyr - se Bilag 4 kommunespecifikke krav og oplysninger skal dette ikke medregnes i de tilbudte priser. I stedes påføres dette som tillæg for de pågældende kommuner i forbindelse med selve kontraktindgåendelsen. Samme forhold gør sig gældende i den udstrækning, at de deltagende kommuner anvender et e-handelssystem med omsætningsrelateret gebyr til tredjepart. Se Bilag 4 kommunespecifikke krav og oplysninger herom. Ved tilbudsafgivelsen skal kapitel 3. Tilbudsdisposition følges. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk, engelsk eller tysk. Såfremt Udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk, engelsk eller tysk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 7

2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Andreas Wærn Madsen, pr. e-mail: andreas.madsen@fredericia.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2011 kaffe, te og maskiner senest den 14. december 2011 kl. 08.00. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Fredericia Kommunes hjemmeside på adressen: http://www.fredericia.dk/omkommunen/sider/udbud/kommunaleudbud.aspx 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 2011 kaffe, te og maskiner og Må kun åbnes af Team Udbud og Indkøb Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Udbyder i hænde senest den 4. januar 2012 kl. 12.00 på følgende adresse: Fredericia Kommune Team Udbud og Indkøb Gothersgade 20, Rådhuset, lokale 617 7000 Fredericia Att.: Andreas Wærn Madsen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Kvittering kan kun modtages hvis man møder personligt op med tilbuddet. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 6 mdr. fra tilbudsfristens udløb. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt, jf. kapitel 5. Rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg hos Udbyder i den udbudte kontraktperiode. 8

2.10 Delområder Der kan kun afgives tilbud på det/de delområder, hvor tilbudsgiver er blevet prækvalificeret. Såfremt tilbudsgiver er prækvalificeret på flere delområder, skal det nøje angives, hvilke delområder der afgives tilbud på. Delområde 1: Der ønskes tilbud på et sortiment af kaffe og te i flere kvaliteter og pakningsstørrelser, herunder også bæredygtige og økologiske produkter. Desuden tilbehør i forbindelse med kaffe- og te brygning. Delområde 2: Der ønskes tilbud på leje og køb af et sortiment af kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater i flere kvaliteter og størrelser og tilhørende tilvalg af service. 2.11 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.12 Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). 2.13 Udbyders forbehold Den anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode (2009). Udbyder kan ikke garantere omsætningens størrelse. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Der tages endvidere forbehold for, at omsætningen kan skifte mellem ét eller flere delområder i nærværende udbud. Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Udbyder. 2.14 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet, jf. Bilag 5 - forbeholdsliste. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder rammekontrakten, vil medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. 9

Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver opretholder eventuelle faglige forbehold, som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette derfor angives eksplicit i tilbuddet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, kan medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. Bilag 4 kommunespecifikke krav og oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt i forhold til pågældende kommune. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at pågældende kommune har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes har pågældende kommune pligt til at se bort fra tilbuddet. Såfremt en af disse situationer gør sig gældende over for den tilbudsgiver, der i henhold til udbudsmaterialet tildeles kontrakten, vil pågældende kommune således ikke være omfattet af kontrakten. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. 2.15 Tildelingskriterium Rammeaftale vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Delkriterium Vægtning i procent Delområde 1 kaffe og te: (vurderes på) - Pris o Pris på kaffe o Pris på øvrige produkter + automatprodukter o Pris på te - Kvalitetsvurdering i form af smagstest Efter brygning o Smag o Duft Kandetest efter 1,5-2 timer o Smag o Duft 60 % o 75 % o 15 % o 10 % 40 % o 60 % o 10 % o 25 % o 5 % 10

Delområde 2 køb og leje af kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater: (vurderes på) - Pris: o Køb af maskine Købspris maskine Køb af kalkfilter eller afkalkning o Leje af maskine Lejeperiode 12 måneder Lejeperiode 24 måneder Lejeperiode 48 måneder o Service Serviceaftale udkald 8 timer Timepris service ad hoc - Kvalitet, herunder tekniske specifikationer o Strømforbrug 70 % o 50 % 85 % 15 % o 25 % 33,3 % 33,3 % 33,3 % o 25 % 60 % 40 % 30 % o 100 % 2.15.1. Tildelingskriterier - delområde 1 kaffe og te Pris Ved bedømmelse af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. Bilag 1a tilbudsliste. Vægtningen mellem produkterne i tilbudslisten fremgår på baggrund af tildelingskriterierne og omsætningen på hver enkelt varelinje. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten, jf. Bilag 1a tilbudsliste. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Det skal angives, hvilke rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers listepriser. Bilag 1a tilbudsliste, skal udfyldes i uændret form. Det er ikke tilladt at ændre kolonner/rækker. I den udstrækning, at de deltagende kommuners indkøbskontorer opererer med krav om bonus/gebyrer se bilag 4 Kommunespecifikke krav og oplysninger skal dette ikke medregnes i de tilbudte priser. I stedet påføres dette som tillæg for de pågældende kommuner i forbindelse med selve kontraktindgåelsen. Samme forhold gør sig gældende i den udstrækning, at de deltagende kommuner anvender et e- handelssystem med omsætningsrelateret gebyr til tredjepart. Er dette tilfældet se bilag 4 Kommunespecifikke krav og oplysninger skal denne omkostning således ikke medregnes i de 11

tilbudte priser, men i stedet håndteres som et tillæg i forhold til pågældende kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der skal afgives tilbud på alle produkter på tilbudslisten, jf. Bilag 1a tilbudsliste delområde 1. Det bør dog præciseres, at tilbudsgiver kun skal udfylde de bilag, hvor tilbudsgiver er blevet prækvalificeret. Priserne på leveringstidspunktet skal til enhver tid ligge under tilbudsgivers normale listepris. De angivne tilbudte prisvilkår vurderes som en samlet helhed på baggrund af Udbyders skønnede omsætningsfordeling, jf. Bilag 1a tilbudsliste delområde 1. Tilbudsgiver skal i forhold til kaffen angive priser på hhv. kaffe til kolbe- og bryggeanlæg og instant kaffe. Kaffe til kolbe- og bryggeanlæg er opdelt i 5 kategorier. (1) kaffe med 100 % Arabica, (2) kaffe med min. 70% og maks. 99% Arabica, (3) kaffe med min. 40% og maks. 69% Arabica, (4) Økologisk kaffe med 100% Arabica og (5) Bæredygtig kaffe med 100% Arabica. Det er tilbudsgiver selv der angiver ristningsgrader på disse produkter. Tilbudsgiver skal på ovenstående kaffetyper i tilbudslisten angive pris på posestørrelser i 400-500 gr. Dog skal tilbudsgiver ligeledes angive pris i posestørrelser 200-300 gr. og 50-100 gr. på varelinjen (2) kaffe med min. 70% og maks. 99% Arabica. Det kaffeprodukt der tilbydes på varelinjen (2) kaffe med min. 70% og maks. 99% Arabica, skal være nøjagtigt det samme i alle de angivne posestørrelser (50-100 gr., 200-300 gr. og 400-500 gr.). Som en konsekvens af ovenstående kan der i kolonne F (varenavn), kolonne G (tilbudt mærke), kolonne H (ristningsgrad) og kolonne I (blandingsforhold Arabica-Robusta) på denne varelinje kun angives ét kaffeprodukt. Således har Udbyder mulighed for at købe dette kaffeprodukt i mindre posestørrelser. Det skal endvidere være muligt at købe en eller flere af de øvrige kaffetyper på tilbudslisten i mindre kaffeposer dette vil blive aftalt nærmere efter tilbudsfristen med den valgte leverandør. Tilbudsgiver skal i tilbudslisten angive dosering kaffe pr. liter i gram. Der bedes anført dosering ud fra følgende maskiner: Kategori 1: Ristet og formalet kaffe til kolbe og bryggeanlæg: En kolbemaskine (med manuel vandpåfyldning) med et brygudtag og en varmeplade (der i øvrigt er i overensstemmelse med kravspecifikationen på denne maskine på delområde 2 i udbudsmaterialet). Kategori 2: Instant kaffe: En instant maskine der kan brygge kaffe og te (der i øvrigt er i overensstemmelse med kravspecifikationen på denne maskine på delområde 2 i udbudsmaterialet). Der skal i tilbudslisten bilag 1a (øko. & bær.) angives priser på et sortiment af økologisk te og bæredygtig te, således Udbyder har mulighed for indkøb af dette. Dog vil priserne på det økologiske te og bæredygtige te ikke blive vægtet i evalueringen af tilbuddet. 12

Kvalitet Smagstesten vil foregå som blindtest, og vil blive vurderet på baggrund af smag og duft samt en kandetest. Smag: Vurderes på baggrund af blindsmagning. Der gives point mellem 0 og 5, hvor 5 er det bedste. Duft: Vurderes på baggrund af blindsmagning. Der gives point mellem 0 og 5, hvor 5 er det bedste. Kandetest: Vurderes på baggrund af ovenstående forhold efter at have stået på kande i 1,5-2 timer. Kaffe: Smag og duft vurderes og opnår et samlet pointtal. De enkelte tilbudsgivere forestår brygningen af kaffen under smagstesten for at sikre den mest optimale og korrekte brygning af kaffen. Der meddeles tilbudsgiver de relevante produkter til smagstest og tilhørende maskine, som medbringes af tilbudsgiver. Der skal i smagstesten anvendes nøjagtig samme dosering af kaffe, som der er budt ind med i tilbuddet. Kaffen vægter med 85 % i smagstesten. Te: Smag og duft vurderes og opnår et samlet pointtal. De enkelte tilbudsgivere forestår brygningen af teen under smagstesten for at sikre den mest optimale og korrekte brygning. Der meddeles tilbudsgiver de relevante produkter til smagstest og tilhørende maskine, som medbringes af tilbudsgiver. Teen vægter med 15 % i smagstesten. Smagstesten til hhv. kaffen og teen vil blive foretaget af en brugergruppe af relevant personale fra de deltagende kommuner. Efter tilbudsfristen udvælges på tilbudslisten tre kaffe produkter og et te produkt der skal prøvesmages. Tilbudsgiver vil blive orienteret omkring kaffe og te produkter efter tilbudsfristen. De eksakte produkter vil blive udvalgt af Udbyder efter tilbudsfristen. Produkterne der vurderes i smagstesten skal være nøjagtig de samme produkter som tilbudsgiver byder ind med i sit tilbud. Det forventes at smagstesten vil foregå i Fredericia Uddannelsescenter, Mosegårdsvej 2, 7000 Fredericia onsdag d. 18. januar 2012, kl. 8-13. Smagstesten vil foregå som et messearrangement, hvor produkterne vil blive prøvesmagt og vurderet samtidigt. Tilbudsgiver skal brygge produkterne i et tilstødende lokale, hvorefter de færdigt bryggede produkter anonymiseret vil blive indhentet til smagstest i nogle på forhånd angivne stande i et andet lokale. Her vil produkterne blive prøvesmagt at de deltagende kommuner. Dosering af kaffen vil blive afmålt af Udbyder i forbindelse med brygningen af kaffen, således det sikres, at den dosering der fremgår af tilbudslisten er i overensstemmelse med den dosering der anvendes til brygning af kaffen til prøvesmagningen. Tilbudsgiver vil få nærmere besked omkring forløb og valgte produkter efter tilbudsfristens udløb. 2.15.2. Tildelingskriterier - delområde 2 kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater Pris Ved bedømmelse af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. Bilag 1b Tilbudsliste delområde 2. Pris på nedenstående vil blive lagt til grund i tilbudsevalueringen: Køb af maskine o Købspris maskine 13

o Købspris af tilhørende kalkfilter eller afkalkningspulver (afhængigt af maskine) Der forudsættes og skal angives pris på anvendelse af kalkfilter på instantmaskinen og friskbrygautomaten. Der skal angives pris på et afkalkningsfilter på min. 3000 liter. Der forudsættes og skal angives pris på anvendelse af afkalkningspulver på kolbemaskinen og bryggeanlægget. Der skal angives pris på min. 500 g. Leje af maskine o Pris for leje af maskine hhv. 12 måneder, 24 måneder og 48 måneder Service af maskine o Serviceaftale (udkald 8 timer): Der skal angives pris på en serviceaftale der løber 12 måneder. Kravene til denne serviceaftale fremgår af udbudsmaterialet o Timepris for service ad hoc: Der skal angives en timepris for serviceudkald ad hoc, såfremt der ikke er tegnet en serviceaftale. Kravene til disse ad hoc udkald fremgår af udbudsmaterialet. Vægtningen indenfor hver af de på tilbudslisten oplyste kategorier (hhv. køb af maskine, leje af maskine og service af maskine) vil blive beregnet på baggrund af den estimerede omsætning på hver enkel varelinje. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten, jf. Bilag 1b - Tilbudsliste. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Det skal angives, hvilke rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers listepriser, jf. Bilag 1b - Tilbudsliste, skal udfyldes i uændret form. Det er ikke tilladt at ændre kolonner/rækker. I den udstrækning de deltagende kommuners indkøbskontorer opererer med krav om bonus/gebyrer se bilag 4 kommunespecifikke krav og oplysninger skal dette ikke medregnes i de tilbudte priser. I stedet påføres dette som tillæg for de pågældende kommuner i forbindelse med selve kontraktindgåelsen. Samme forhold gør sig gældende i den udstrækning, at de deltagende kommuner anvender et e- handelssystem med omsætningsrelateret gebyr til tredjepart. Er dette tilfældet jf. bilag 4 kommunespecifikke krav og oplysninger skal denne omkostning således ikke medregnes i de tilbudte priser, men i stedet håndteres som et tillæg i forhold til pågældende kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen. Der skal afgives tilbud på alle produkter på tilbudslisten, jf. Bilag 1b - Tilbudsliste. Det bør dog præciseres, at tilbudsgiver kun skal udfylde de bilag i forbindelse med de delområder, hvor tilbudsgiver er blevet prækvalificeret. Priserne på leveringstidspunktet skal til enhver tid ligge under tilbudsgivers normale listepris. De angivne tilbudte prisvilkår vurderes som en samlet helhed på baggrund af Udbyders skønnede omsætningsfordeling, jf. Bilag 1b - Tilbudsliste. 14

Kvalitet, herunder tekniske specifikationer Strømforbrug Der vægtes i kvalitet, herunder tekniske specifikationer udelukkende på baggrund af, hvorvidt maskinerne er energieffektive. Denne vægtning foretages på baggrund af maskinernes strømforbrug. Tilbudsgiver skal i tilbuddet vedlægge en erklæring fra producenten af de tilbudte maskiner, hvor det fremgår, at producenten indestår for, at det af tilbudsgiver angivne strømforbrug i tilbudslisten på hver enkel tilbudt maskine er det reelle og korrekte strømforbrug. Strømforbruget udregnes på baggrund af: Bryggeanlæg: strømforbrug pr. færdigbrygget liter (KWh) Kolbemaskine: strømforbrug pr. færdigbrygget liter (KWh) Friskbrygautomat: strømforbrug udregnes på baggrund af nedenstående scenarie (KWh) Instantmaskine: strømforbrug udregnes på baggrund af nedenstående scenarie (KWh) Strømforbruget på friskbrygautomaterne og instantmaskinerne skal angives i henhold til testproceduren i European Vending Association (EVA EMP). Scenarie for udregning af strømforbrug på friskbrygautomat og instantmaskine: Strømforbruget for friskbrygautomater og instantmaskiner skal indtastes i Bilag 1b - tilbudsliste, og beregnes i aktiv og dvale tilstand på baggrund af en vilkårlig uge (5 arbejdsdage + 2 dages weekend): Aktiv kørsel (5 hverdage kl. 08-16): 8 timer pr. dag, hvor der udleveres 300 kopper á 125 ml. Dvale kørsel (5 hverdage kl. 16-08): 16 timer pr. dag. Dvale kørsel (2 weekend dage kl. 00-24); 24 timer pr. dag. Der skal i tilbudslisten angives det nøjagtige KWh. i den ovenstående periode. 15

3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.15 anførte tildelingskriterier. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås indtil 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 2 Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til rammekontrakten og kommunespecifikke krav. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 2.14 Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 4 (delområde 1 og delområde 2) Tilbudsgiver skal i tilbuddet vedlægge korrekt udfyldt tilbudsliste 5 (delområde 2) Tilbudsgiver skal i tilbuddet vedlægge en erklæring fra producenten af de tilbudte maskiner, hvor det fremgår, at producenten indestår for, at det af tilbudsgiver angivne strømforbrug i tilbudslisten på hver enkel tilbudt maskine er det reelle og korrekte strømforbrug. 16

4. Kravspecifikation Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at følgende nedenstående krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke konditionsmæssigt. 4.1. Kravspecifikation kaffe og te (delområde 1) 4.1.1. Sortiment Tilbudsgiver skal have et udvalg af forskellig kaffe og te. Der skal ligeledes kunne tilbydes et udvalg af både økologiske og bæredygtige produkter, jf. bilag 1a tilbudsliste. Fokus på bæredygtige produkter er bl.a. at sikre producenten en rimelig løn og rimelige arbejdsforhold. De tilbudte bæredygtige produkter skal være omfattet af et almindelig kendt bæredygtigt varemærke, såsom Fair Trade, UTZ certified, Rainforest Alliance eller lignende. Det er et krav, at kvaliteten af de tilbudte produkter er 1. sortering. 4.1.2. Kontrol af produkter, virksomhed og underleverandører Tilbudsgiver skal garantere, at kvaliteten er ensartet og at der løbende foretages kvalitetskontrol af de tilbudte produkter. Der skal være en fast procedure for egenkontrol både for egen virksomhed og fjernlagre. Endvidere skal der på anmodning kunne fremsendes Udbyder en redegørelse for denne egenkontrol. I forlængelse af ovenstående forventes det, at Tilbudsgiver har en fast procedure for kontrol af underleverandører, og skal på anmodning ligeledes kunne fremsende redegørelse for denne kontrol. Tilbudsgiver er forpligtet til på anmodning at komme med uddybende oplysninger om aromastoffer, farvestoffer og øvrige ingredienser i henhold til gældende lovgivning. Udbyder accepterer ikke genmodificerede produkter. 4.1.3. Emballage Samtlige vare der modtages skal til enhver tid og i enhver henseende være behandlet omhyggeligt og opfylde de til enhver tid gældende regler og lovgivning på området. Det er en forudsætning, at alle pakninger er forsynet med dansk tekst, herunder varedeklarationer og vejledninger. Inder- og yderpakninger skal være let oplukkelige og håndteringsvenlige. Papemballage skal være fremstillet af genbrugsmaterialer. Der må ikke anvendes pvc, aluminium eller andre miljøskadelige plasttyper i nogen form for emballage. I øvrigt skal der ikke anvendes unødvendig meget emballage ved produkternes pakning og distribution. 4.1.4. Holdbarhed Med hensyn til holdbarhed skal gældende lov om fødevaresikkerhed overholdes. 17

Udbyder har som krav, at holdbarhedsperioden for produkterne ved ankomst til Udbyder, som minimum har ¾ af den totale holdbarhedsperiode tilbage. Dvs. et produkt med 1 års holdbarhed skal være Udbyder i hænde inden udgangen af produktets 3. holdbarhedsmåned. 4.1.5. Konsulent Tilbudsgiver skal uden vederlag kunne stille konsulenter med viden og erfaring om produkterne til rådighed for Udbyder. Konsulenten skal, hvis Udbyder anmoder om det, undersøge eller sørge for måling af vandets hårdhed og i den forbindelse rådgive i forbindelse med kaffevalg på baggrund af vandmålingen. Ovenstående antages dog, at være i begrænset omfang. Tilbudsgiver deltager i et løbende samarbejde med Udbyder og maskinleverandøren med henblik på en optimal justering af Udbyders maskiner. Således sikres det, at Udbyders maskiner er korrekt indstillet til tilbudsgivers kaffeprodukter med hensyn til dosering. 4.2. Kravspecifikation kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater (delområde 2) 4.2.1. Sortiment Tilbudsgiver skal kunne levere kolbemaskiner, bryggeanlæg, instantmaskiner og friskbrygautomater m.v. til Udbyder afhængig af de enkelte kommuners individuelle behov. Maskinerne skal opstilles, monteres og leveres uden omkostninger for Udbyder. I forlængelse af dette bør det præciseres, at almindelige husholdningsmaskiner ikke er omfattet af dette udbud. Det er et krav, at alle tilbudte maskiner skal være standardiserede, således at alle kaffe-, te- og chokoladeprodukter med sikkerhed kan anvendes, og særligt de produkter på delområde 1 specificerede, skal kunne anvendes på alle udbyders maskiner. Udbyder forventer, at tilbudsgiver byder ind med de maskiner der kan opfylde de kriterier der er beskrevet nedenfor, og jf. Bilag 1b - Tilbudsliste. Det er en forudsætning, at tilbudsgiver: tilbyder let anvendelige og forståelige maskiner. Med let anvendelige og forståelige maskiner, menes, at maskinerne f.eks. skal have let anvendelige og forståelige knapper, vandtilførsel, strømtilførsel, isætning af kaffefilter og drikkeudvalg. tilbyder rengøringsvenlige maskiner Med rengøringsvenlige maskiner, menes, at maskinerne f.eks. forholdsvis nemt kan rengøres med en våd klud af hensyn til opretholdelse af god hygiejne. I forbindelse med leveringstid, må der maksimum gå 14 kalenderdage fra bestilling af maskine til levering. Dette krav gælder både ved leje og køb af maskine. Alle maskinerne skal kunne leve op til de krav der er fastsat af Center for energibesparelser Go Energi (tidligere Elsparefonden). 18

Alle maskiner uanset maskintype skal leveres sammen med en dansksproget brugsanvisning. Udbyder har anført følgende maskinkategorier nedenfor, hvor der af Tilbudsgiver ønskes afgivet en fast købspris og en fast lejepris, jf. Bilag 1b - Tilbudsliste. Tilbudsgiver skal fastsætte én købs-, leje og servicepris for de fastsatte kriterier for hver enkelt maskinkategori, som vil blive vægtet i tilbuddet. 4.2.2. Udbyder ønsker tilbud på følgende maskinkategorier: Bryggeanlæg 2x5 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Beholder til kaffe: 2x5 liter Bryggetid: 5 liter på maks. 12 min. I øvrigt: Indikator der fortæller når kaffen er færdig I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader I øvrigt: skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x5 liters beholdere til kaffe): min. 2,5 liter Kapacitet pr. time på min. 18 liter varmt vand 2x10 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Beholder til kaffe: 2x10 liter Bryggetid: 10 liter på maks. 14 min. I øvrigt: Indikator der fortæller når kaffen er færdig I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader I øvrigt: skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x10 liters beholdere til kaffe): min. 2,5 liter Kapacitet pr. time min. 18 liter varmt vand 2x20 liter Kaffe Automatisk vandtilførsel Kapacitet på beholder til kaffe: 2x20 liter Bryggetid: 20 liter på maks. 16 min. I øvrigt: Indikator der fortæller når kaffen er færdig I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader I øvrigt: skal kunne virke med 400V (alternativt også mulighed for tilslutning af 230V, men ikke et minimumskrav) Te Der skal være separat vandbeholder til tapning af te (udover 2x20 liters beholdere til kaffe): min. 3,5 liter Kapacitet pr. time min. 18 liter varmt vand 19

Kolbemaskiner Manuel vandpåfyldning Kaffe Et brygudtag med tilhørende kolbe (min. 1,5 liter) og en varmeplade o Bryggetid ved 230V: 1 kolbe (min. 1,5 liter) på maks. 7 min. o I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader o I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) To brygudtag med tilhørende kolber (2 x min. 1,5 liter) og to varmeplader o Bryggetid: 2 kolber (2 x min. 1,5 liter) på maks. 8 min. o I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader o I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Automatisk vandpåfyldning Kaffe Et brygudtag med tilhørende kolbe (min. 1,5 liter) og en varmeplade o Bryggetid ved 230V: 1 kolbe (min. 1,5 liter) på maks. 8 min. o I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader o I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) To brygudtag med tilhørende kolber (2 x min. 1,5 liter) og to varmeplader o Bryggetid: 2 kolber (2 x min. 1,5 liter) på maks. 9 min. o I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader o I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) Friskbrygautomater Lille drikkeudvalg Kaffe og te Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te. Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ml på en automatopfyldning I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed 20

for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Automatisk vandtilførsel Der skal både være mulighed for friskbrygget kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te. Hastighed for brygning af en kop kaffe (125 ml.) på maks. 30 sekunder Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ml på en automatopfyldning I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Drikkeudvalg: der skal minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait, espresso choko, chokolade drik og chokolademilk. Automaten skal automatisk kunne tilføre sukker og mælk Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Instantmaskiner Lille drikkeudvalg Kaffe og te Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ml på en automatopfyldning Bryggetid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Stort drikkeudvalg Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ml på en automatopfyldning Bryggetid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: bryggetemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være 21

aktiveret ved levering. Drikkeudvalg: der skal som minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait og chokolade drik. 4.2.3. Konsulent Tilbudsgiver skal uden vederlag stille en konsulent med viden og erfaring om maskinerne til rådighed for Udbyder. Konsulenten skal kunne rådgive brugeren i den enkelte kommune i køb af rette maskine på baggrund af brugerens individuelle behov. Endvidere skal konsulenten kunne rådgive i korrekt anvendelse af maskinen, energibesparende brug og øvrige forhold, såsom vejledning og dosering, der umiddelbart kunne have en interesse for brugeren. Tilbudsgiver deltager i et løbende samarbejde med Udbyder og kaffe og te leverandøren med henblik på en optimal justering af Udbyders maskiner. Således sikres det, at Udbyders maskiner er korrekt indstillet til tilbudsgivers kaffeprodukter med hensyn til dosering. 4.2.4. Kontant køb af maskiner Udbyder skal have mulighed for at købe maskinerne kontant. Tilbudsgiver forestår vederlagsfri levering og vederlagsfri opsætning/montering af maskinerne på adressen. Det er Udbyders ansvar, at vand og el er fremført til etableringsstedet i overensstemmelse med gældende lovkrav. Ved levering/opsætning af maskinen skal der gives en kort instruktion i brygning, opfyldning og rengøring af maskinen, således maskinen umiddelbart kan tages i brug efter levering/opsætning. Tilbudsgiver kan ved køb ikke forvente at skulle forestå efterfølgende service og reparation af maskinerne. Der skal som minimum være en 2-årig fuld garantiperiode på alle maskinerne. Dette med henblik på at sikre, at maskinen til enhver tid er i fuldt funktionsdygtig stand og overholder alle krav til hygiejne faktorer. Købes en maskine kontant, skal der være mulighed for at købe tilhørende kalkfilter eller afkalkningspulver hos leverandøren. Pris for kalkfilter og afkalkningspulver skal angives i tilbudslisten bilag 1b. Der forudsættes og skal angives pris på anvendelse af kalkfilter på instantmaskinen og friskbrygautomaten. Der skal angives pris på et afkalkningsfilter på min. 3000 liter. Der forudsættes og skal angives pris på anvendelse af afkalkningspulver på kolbemaskinen og bryggeanlægget. Der skal angives pris på min. 500 g. Service ad hoc Købes en maskine kontant, skal der ved udløb af garantiperioden være mulighed for at foretage udkald af leverandør til reparationsarbejde. Timepris for udkald til service/reparation skal angives i tilbudslisten bilag 1b. Denne timepris skal være inkl. alle former for omkostninger og gebyrer, kørselsudgifter, arbejdsløn m.v. Denne oplistning er ikke udtømmende. Køb af evt. sliddele og reservedele i forbindelse med ad hoc service/reparation må ikke overstige tilbudsgivers almindelige listepriser. 22

Tilbudsgiver skal give tilbud på følgende serviceaftale: Udbyder kan vælge at tilkøbe serviceaftale for dermed at sikre sig mod uventede omkostninger. Tilbudsgiver bedes specificere prisen på serviceaftale i bilag 1b - tilbudsliste. Der er nedenstående krav til serviceaftalen. Der skal være mulighed for at tegne en 12 måneders serviceaftale for alle de tilbudte maskiner ved udløb af den fastsatte garantiperiode. Det er dog fuldstændigt op til den enkelte institution/afdeling, om der ønskes at tegne en serviceaftale ved udløb af garantiperioden. Indeholdt i serviceaftalen skal være: Vederlagsfri service/vedligeholdelseseftersyn: o En gang årligt på kolbemaskiner og bryggeanlæg o To gange årligt på friskbrygautomater og instantmaskiner Vederlagsfri udskiftning/regenerering af kalkfilter eller afkalkningspulver (afhængigt af maskine), reparation og udskiftning af sliddele og reservedele skal være inkl. i serviceaftalen, således maskinen altid er i funktionsmæssig stand og overholder alle krav til hygiejnefaktorer Eksisterende serviceaftaler med den valgte leverandør på samme produkter som de tilbudte, skal kunne konverteres til ny aftale. Serviceaftaler udløber uden varsel dog kan serviceaftalen til enhver tid opsiges med et varsel på 3 måneder. Kan en ny leverandør efter endt udbud ikke servicere allerede købte maskiner på en tidligere aftale, er det tilladt, at udbyder anvender den tidligere serviceleverandør indtil ny maskine købes. Det er ikke tilladt, at tage nogen form for øvrig betaling udover den pris der er angivet i tilbudslisten, herunder eksempelvis opstarts gebyr, gebyr for bil, ekstra betaling for kørsel pr. km, betaling for transporttid, arbejdsløn mv. Denne oplistning er ikke udtømmende. Der skal foretages hurtig afhjælpning af nedbrud/defekt på maskinen, jf. nedenfor. Rekvirering af service skal foretages pr. telefon, som bekræftes af tilbudsgiver straks og uden ugrundet ophold pr. mail. Fra tidspunktet hvor rekvirering af service pr. telefon til maskinen igen er klar til brug, må der maks. gå 8 arbejdstimer på hverdage. Det antages at en hverdag er mandag-torsdag 8-16 og fredag 8-14. Eksempel 1: Bestilles der service onsdag kl. 11.00 skal der således senest være foretaget service torsdag kl. 11.00. Kan Tilbudsgiver ikke reparere eller servicere maskinen på stedet, skal Tilbudsgiver vederlagsfrit opstille lånemaskine indtil Udbyders maskine igen er fuldt funktionsdygtig. 4.2.5. Leje af maskiner Udbyder skal have mulighed for at leje maskinerne. Tilbudsgiver forestår vederlagsfri levering og vederlagsfri opsætning/montering af maskinerne. Endvidere forestår tilbudsgiver vederlagsfrit al løbende service af maskinerne. Maskiner der lejes 23

skal være i samme funktionsdygtig stand og i øvrigt overholde samme krav som køb af nye maskiner. Det er frivilligt for den enkelte institution/afdeling om der ønskes at tegne lejeaftale. Ved levering/opsætning af maskinen skal der gives en kort instruktion i brygning, opfyldning og rengøring af maskinen, således maskinen umiddelbart kan tages i brug efter levering/opsætning. Vederlagsfri service/vedligeholdelseseftersyn: o En gang årligt på kolbemaskiner og bryggeanlæg o To gange årligt på friskbrygautomater og instantmaskiner Der skal være vederlagsfri udskiftning/regenerering af kalkfilter/afkalkningspulver (afhængigt af maskine), reparation og udskiftning af sliddele og reservedele i lejeperioden således maskinen altid er funktionsdygtig og overholder alle forskrifter til hygiejnefaktorer. Eksisterende lejeaftaler med den valgte leverandør på samme produkter som de tilbudte, skal kunne konverteres til ny lejeaftale. Lejeaftaler udløber uden varsel dog kan lejeaftalen opsiges til enhver tid med følgende opsigelsesvarsel: o o o Lejeaftale der løber over 12 måneder: opsigelsesvarsel på 3 måneder Lejeaftale der løber over 24 måneder: opsigelsesvarsel på 6 måneder Lejeaftale der løber over 48 måneder: opsigelsesvarsel på 12 måneder Det er ikke tilladt, at tage nogen form for øvrig betaling, herunder eksempelvis opstarts gebyr, gebyr for bil, ekstra betaling for kørsel pr. km, betaling for transporttid, arbejdsløn m.v. Denne oplistning er ikke udtømmende. Der må således ikke påløbe flere udgifter til drift, service og vedligehold af maskinen end den lejeydelse der angives i tilbudslisten. Der skal foretages hurtig afhjælpning af nedbrud/defekt på maskinen, jf. nedenfor. Rekvirering af service skal foretages pr. telefon, som bekræftes af tilbudsgiver straks og uden ugrundet ophold pr. mail. Fra tidspunktet hvor rekvirering af service pr. telefon til maskinen igen er klar til brug, må der maks. gå 8 arbejdstimer på hverdage. Det antages at en hverdag er mandag-torsdag 8-16 og fredag 8-14. Eksempel 1: Bestilles der service onsdag kl. 11.00 skal der således senest være foretaget service torsdag kl. 11.00. Kan Tilbudsgiver ikke reparere eller servicere maskinen på stedet, skal Tilbudsgiver vederlagsfrit opstille lånemaskine indtil Udbyders maskine igen er fuldt funktionsdygtig. 4.2.6. Leasing Leasing er ikke en mulighed i dette udbud. 4.2.7. Overgangsperiode Tilbudsgiver skal sammen med Udbyder og den nuværende leverandør af maskinerne i den enkelte kommune, sikre, at nedtagning af nuværende maskiner sker så hurtigt og gnidningsfrit som muligt. På trods af datoen for kontraktstart må der af tilbudsgiver kunne forventes en periode før de 24