Randers Kommune Laksetorv e t 1 8900 Rande rs C 2014-196455 D a t o : 0 8-05 - 2 01 5 Henvendelse vedrørende behandlingen af sag om ny skolestruktu r i Randers Kommune Stats forv altningen, s om i medfø r af kommunes ty rels es - lov ens 47 fører tilsynet med kommunerne, har den 27. maj 201 4 og v ed en række senere brev e modtaget henv endelser fra medlemmer af Randers Byråd Kasper Fuhr Christensen, Jens Laursen, Bjarne Ov ermark og Kim Kristensen v edrørende Randers Kommunes behandling af sag om ny skolestr ukt ur i Randers Kommu ne. T i ls y n e t S t a t s f o r v a l t n i n g e n S t o r e t o r v 1 0 6 2 0 0 A a b e n r a a S a g s n u m m e r. : 2014-1 9 6 4 55 S A G S B E H A N D L ER : T e l e f o n : 7 2 5 6 7 0 0 0 Resumé Det er Statsforv altningens opfattelse, at Randers Kommune ikke har handlet i strid med lov giv ningen v ed tilbud om forv altningens bistand til byrådets medlemmer i forbindelse med politiske drøftelser af skolestrukturen i Randers Kommune. E A N - N r. 5 7 9 8 0 0 03 62 2 22 s k r i v t i l o s v i a b o r g e r. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g e n. d k E K S P E D I T I O NS - O G T E L EF O NT I D ER f i n d e s p å w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g e n. d k / t i d e r Statsforv altningen er mest tilbøjelig til at antage, at materialet, som den kommunale forv altning benyttede v ed sin bistand i forbindelse med politisk drøftelse af s koles trukturen, v il v ære omfattet af kommunes ty rels es - lov ens 9, stk. 1, om kommunalbestyrelsesmedlemmers ret til sagsindsigt, men finder ikke anledning til at foretage mere v edrørende dette forhold, da materialet efterfølgende er offe nt liggjort. Statsforv a lt ninge n foreta ge r ikke yderlige r e i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærme re begrunde ls e for Statsforv a lt ninge ns opfatte ls e. Sagens baggrund I brev af 27. maj 201 4 har ov ennæv nte fire byrådsmedlemmer anmodet om Statsforv altningens udtalelse om, hv orv idt det er i ov erensstemmelse med kommunestyrelseslov en, at forv altningen i Randers Kommune 1
udarbejder oplæg til en ny skolestruktur alene til brug for en politisk afgrænset kreds af byrådsmedlemmer og ikke-byrådsmedlemmer, kaldet forhandlingskredsen, og at borgmesteren på trods af anmodninger om indsigt forholder de fire byrådsmedlemmer dokumenter fremv ist for forhandlingskredsen med henv isning til, at materialet ikke foreligger i endelig form, og at materialets lagringsformat, powerp oint-s lide s, skulle undtage det fra kommuna lbe sty re ls es - medle mm e rs ret til sagsinds igt efter kommu nesty re lses lov e ns 9. I brev af 30. juni 201 4 har Statsforv altningen anmodet Randers Byråd om en udtale lse. Med brev af 5. september 201 4 har Statsforv altningen modtaget Randers Byråds udtalelse af 2. september 201 4. Et flertal i byrådet har v edtaget at henholde sig til Notat v edr. de politiske drøftelser om skolest ruktur, udarbejdet den 1 5. juli 201 4 af byrådssekr et ar iat et. I notatet er anført følgend e: Baggrund Der er tidligere udarbejdet forskellige scenarier for den fremtidige skolestruktur i Randers Kommune. Disse scenarier er lagt åbent frem for 1-2 år siden. Forskellige partigrupper har i første halvdel af 2014 med udgangspunkt i de udarbejdede scenarier taget initiativ til politisk at drøfte principper for en fremtidig skolestruktur for, at forvaltningen herefter kan fremlægge et konkret forslag til fremtidig skolestruktur i henhold til de drøftede principper. I forbindelse med de politiske drøftelser er forvaltningen anmodet om teknisk bistand, således at forvaltningen mundtligt har givet sine foreløbige bemærkninger på mulige konsekvenser for udmøntning af forskellige scenarier. Forvaltningen har ikke i den forbindelse udarbejdet beslutningsoplæg, baggrundsnotater eller på anden vis produceret eller udleveret materiale til enkelte byrådsmedlemmer om emnet. Forvaltningen har af praktiske årsager benyttet tekniske hjælpemidler i form af power-point til støtte for den mundtlige kommentering, men der er som nævnt intet materiale udleveret til enkelte byrådsmedlemmer. Alle byrådsmedlemmer og partigrupper har på lige vilkår af flere omgange fået tilbud om at mødes med forvaltningen og få foreløbige mundtlige bemærkninger til alternative scenarier, i det omfang det opgavemæssigt har været afgrænset til noget, som lader sig realisere. Regelgrundlag Det fremgår af kommunestyrelseslovens 9, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen som led i varetagelsen af sit hverv har ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Adgangen til sagsindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder også interne dokumenter. Adgangen til sagsindsigt omfatter omvendt ikke notater eller andre dokumenter, som endnu ikke er endelig udformet og afgivet af vedkommende sagsbehandler til andre i eller uden for forvaltningen. Rækkevidden af byrådsmedlemmers sagsindsigt blev behandlet itilsynets udtalelse af 6. april 2011 om budgetreduktioner. I tilsynssagen havde byrådet tilrettelagt en proces, hvor administrationens forslag til udmøntning af budgetreduktioner skulle forelægges en på forhånd defineret del af byrådet (budgetforligspartierne) uden at den resterende del af byrådet havde samme mulighed. Dette fandt tilsynet ulovligt. l sagen havde forvaltningen således udarbejdet et konkret beslutningsoplæg til byrådet og forelagt dette for nogle, men ikke alle byrådsmedlemmer. Statsforvaltningen finder, at det 2
ikke var lovligt, at en politisk afgrænset kreds af byrådets medlemmer ved en særlig proces skulle inddrages i administrationens arbejde på denne måde og dermed give denne kreds en særlig indflydelse på det materiale, der senere skulle behandles i byrådet og dets organer. Det fremgår videre, at det er statsforvaltningens opfattelse, at "i det mindste fra det tidspunkt, hvor et dokument af administrationen er gjort tilgængeligt for personer uden for kredsen af administrative medarbej dere og borgmesteren som administrationens øverste daglige leder, må ethvert kommunalbestyrelsesmedlem have krav på indsigt i det efter anmodning." Det følger således ifølge Statsforvaltningen af kommunestyrelseslovens 9, at det er en betingelse for, om et byrådsmedlem har krav på sagsindsigt, at et dokument af administrationen er gjort "tilgængeligt'' for personer uden for kredsen af administrative medarbejdere og borgmesteren. Der findes ikke yderligere praksis til nærmere at belyse, hvornår et dokument er gjort "tilgængeligt" for andre, men tilsynets udtalelse må forstås således, at et dokument på den eller anden måde skal være afgivet til personer uden for kredsen af administrative medarbejdere og borgmesteren som administrationens øverste daglige leder. Denne forståelse af tilgængelighedskravet harmonerer med anden relevant lovgivning og kan således helt sidestilles med det tilsvarende krav, som følger af offentlighedsloven i forhold til, hvornår et dokument er eksternt. Det følger således af offentlighedslovens 23, stk. 2, at "Dokumenter omfattet af stk. 1, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter...".herom følger af bemærkningerne til lovforslaget til offentlighedsloven: "Med udtrykket»afgives«sigtes til, at det pågældende dokument, uanset på hvilken måde det sker, er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående - dvs. at dokumentet er gjort tilgæng eligt på en sådan måde, at den udenforstående kan komme i egentlig fysisk besiddelse af dokumentet. Der vil være tale om afgivelse i lovens forstand, hvis dokumentet f.eks. udleveres til den udenforstående på et møde, hvis det sendes til den udenforstående, herunder som almindelig post, e-mail eller med telefax, eller hvis dokumentet lægges på myndighedens hjemmeside på internettet, således at det er muligt for udenforstående at udskrive, downloade eller kopiere det pågældende dokument. Der vil imidlertid også være tale om»afgiv else«i loven s forstan d, hvis myndig hed en har gjort det muligt for udenforstå end e at gøre sig bekendt med dokum e ntet på en måde og i et omfang, der ganske må ligestilles med, at dokum entet er gjort fysisk tilgæng eligt for udenf orståend e. Et dokume nt vil således være afgivet, hvis embed sfolk på et møde udlåner det pågæld end e dokum ent til de øvrige mødede ltag ere, der - efter at have læst dokum e ntet - afleverer det igen ved mødets afslutn ing. Dokum entet vil derimo d ikke anses for afgiv et, hvis embed sfolk ene blot læser op fra dokum entet eller i øvrigt gør de pågæl den de møded eltag ere bekendt med dokume ntets indhold." Vurdering Det bemærkes indledningsvis, at nærværende sag adskiller sig væsentligt fra den nævnte tilsynssag. l tilsynssagen havde byrådet som nævnt tilrettelagt en proces, hvor administrationens forslag til udmøntning af budgetreduktioner skulle forelægges en på forhånd defineret del af byrådet (budgetforligspartierne) uden at den resterende del af byrådet havde samme mulighed. Dette fandt tilsynet ulovligt. l sagen havde forvaltningen således udarbejdet et konkret beslutningsoplæg til byrådet og forelagt dette for nogle, men ikke alle byrådsmedlemmer. l nærværende sag har forskellige partigrupper derimod på eget initiativ drøftet mulige konsekvenser for udmøntning af forskellige scenarier for den fremtidige skolestruktur. l den forbindelse er forvaltningen anmodet om teknisk og mundtligt at give sine foreløbige bemærkninger på mulige konsekvenser for udmøntning af de forskellige scenarier. Forvaltningen har ikke i den forbindelse udarbejdet beslutningsoplæg, baggrundsnotater eller på anden vis produceret eller fysisk udleveret materiale til enkelte byrådsmedlemmer om emnet. Der er dermed ikke - som i tilsynssagen - tale om, at der er tilrettelagt en særlig administrativ proces, hvorefter nogle, men ikke alle byrådsmedlemmer, inddrages i administrationens arbejde, 3
hvorefter denne kreds har en særlig indflydelse på et administrativt udarbejdet materiale. Det er således som nævnt slet ikke udarbejdet et sådan materiale fra administrationens side. Den beskrevne politiske proces adskiller sig dermed ikke - bortset fra tidslængden - fra de politiske budgetdrøftelser, der årligt føres, og hvor forvaltningen også står til rådighed med teknisk bistand i forhold til partigruppernes drøftelser. Det skal understreges, at alle byrådsmedlemmer og partigrupper har haft lige mulighed for at mødes med forvaltningen og få foreløbige bemærkninger til alternative scenarier, i det omfang det er praktisk muligt og opgavemæssigt afgrænset til noget, som lader sig realisere. Partigrupperne har flere gange fået tilbud herom. Spørgsmålet er herefter alene, om de power-points, forvaltningen af praktiske grunde har benyttet sig af til den mundtlige kommentering af forskellige scenarier, kan anses for afgivet til personer uden for kredsen af administrative medarbejdere og borgmesteren som administrationens øverste daglige leder og dermed er omfattet af sagsindsigten efter kommunestyrelseslovens 9. Herom bemærkes følgende: De pågældende power-points har som nævnt været en praktisk foranstaltning for forvaltningen, der er anvendt til støtte for den mundtlige kommentering, men de pågældende power-points er ikke udleveret til eller på anden måde gjort fysisk tilgængelig for enkelte byrådsmedlemmer. Det fremgår i overensstemmelse hermed af bemærkninger til lovforslaget til offentlighedsloven, at et dokument ikke kan anses for afgivet, hvis embedsfolkene blot læser op fra dokumentet eller i øvrigt gør de pågælden de møded elta gere bekendt med dokum entets indhold. Det er netop tilfældet i nærværende sag. Det er på den baggrund forvaltningens samlede vurdering, at de pågældende power-points ikke er gjort tilgængelige for personer uden for kredsen af administrative medarbejdere og borgmesteren som administrationens øverste daglige leder, hvorfor de pågældende power-points heller ikke kan anses for omfattet af sagsindsigten efter kommunestyrelseslovens 9. Forvaltningen er fuldt opmærksom på, at fra det tidspunkt, hv or forvaltningen har udarbejdet en eller flere modeller, som er konkret gennemarbejdede og beskrevet med henblik på politisk behandling, vil et sådant materiale blive forelagt hele byrådet på sædvanlig vis. Et mindretal bestående af V elfærdslisten og Beboerlisten ønskede følgende bemærk ninge r sendt med sv aret til Statsforv a lt ninge n: Et forslag t il ny skolest ruktur i Rand ers Kommune v il snart b liv e fremlagt. Forslaget er ud arb ejd et af Bø rn og Skoleforv alt ningen p å b aggr und af t ilkend egiv elser fra p olit iske d rø ft elser b land t 26 b yråd smedlemmer. Forslaget t ager afsæ t i d e b æ rend e p rincip p er, som b lev b eslut t et af b yråd et i p rocessen om fremt id ens folkeskole. Forannæ v nt e fremgår d esud en flere st eder p å Rand ers Kommunes hje mmesid e. Dette skal sammenhold es med fø lgend e t ilkend egiv else i afgø relse af 6.4.2011 fra st at sforv alt ningen: St at sforv alt ningen find er ikke, at b yråd et lov ligt har kunnet b eslut t e, at en p olit isk afgræ nset kreds af b yråd ets medlemmer v ed en sæ rlig p roc es skulle ind d rages i ad minist rat ionens arb ejd e p å d enne måd e og d ermed giv e d enne kreds en sæ rlig ind flyd else p å d et mat eriale, d er senere skulle b ehand les i b yråd et og d ets organer. 4
Samt Det er st at sforv alt ningens op fat t else, at i d et mind st e fra d et t id sp unkt, hv or et d okument af ad minist rat ionen er gjort t ilgæ ngeligt for p ersoner ud en for kredsen af ad minist rat iv e medarb ejd ere og b orgmest eren som ad minist rat ionens ø v erst e d aglige leder, må ethv ert kommunalb est yrelsesmedlem hav e krav p å ind sigt i d et eft er anmod ning. End v id ere Den p olit iske b ehand ling eller forb ehand ling må henhø re und er b yråd et eller d ets v ed forhold st alsv alg sammensat t e organer. V i er som mind retal for d et fø rst e b lev et næ gt et ad gang t il d e mange mø d er forv alt ningen har haft med forannæ v nt e 26 b yråd smedlemmer. For d et and et er v i b lev et næ gt et ad gang d et mat eriale, som forv alt ningen v ia p owerp oint s har p ræ sent eret for d e næ v nt e 26 b yråd smedlemmer p å d e mange mø d er. Det b emæ rkes at mind retallet flere gange forgæ v es har anmod et om lø b end e sagsind sigt i d et mat eriale som forv alt ningen har ud arb ejd et t il mø d erne i 26 - mand sgrup p en. For d et t redje b lev b yråd smedlem/bø rn & Skoleud v algsfmd. Bjarne Ov ermark t irsd ag d. 12.8.2014 næ gt et ad gang t il d et fæ rd ige mat eriale, som forv alt ningen ha v d e ud arb ejd et om skolest ruktursagen (jf. sæ rskilt t il st at sforv alt ningen ind send t klage d esangåend e). St at sforv alt ningen anmod es om at ud t ale krit ik af d et p asserede samt p ålæ gge Rand ers Kommune at ud lev ere kop i af d e forannæ v nt e p owerp oint s, id et v i for lod s skal giv e ud t ryk for v ores b ekymring ov er forv alt ningens p rincip lø shed i relat ion t il lov giv ningen b lot for at p lease b yråd sflert allet og for at und gå fort lø b end e offent lig d ebat. Den 6. oktober 201 4 sendte Randers Kommune Statsforv altningen en supplerende redegørelse i form af orientering om brev af 5. oktober 201 4 fra kommunaldirektør Hans Nikola is e n til byrådets medle mme r. I brev et er anført : I forb ind else med d rø ft elserne om d en fremt id ige skolest ruktur har d er t id ligere v æ ret fremsend t anmod ning om at få ud lev eret ev ent uelt mat eriale ud lev eret t il d e b yråd smedlemmer, d er har d elt aget i d rø ft elserne. St at sforv alt ningen har i d en forb ind else anmod et Rand ers kommune om en ud t alelse om b egæ ring om sagsind sigt i sagen om ny skolest ruktur. Byråd et ha r b ehand let sagen og p å b yråd smø d et d en 1. septemb er 2014 t ilt råd t en b esv arelse, hv oraf fø lgend e fremgår: I næ rv æ rend e sag har forskellige p art igrup p er d erimod p å eget init iat iv d rø ft et mulige konsekv enser for ud mø nt ningen af forskellige scenarier for d en fremt id ige skolest ruktur. I d en forb ind else er forv alt ningen an mod et om t eknisk og mund t ligt at giv e sin forelø b ige b emæ rkninger p å mulige konsekv enser p å ud mø nt ningen af d e forskellige scenarier. Forv alt ningen har ikke i d en forb ind else ud arb ejd et b eslut ningsop læ g, b aggrund snot at er eller p å and en v is p rod uceret eller fysisk ud lev eret mat eriale t il enkelt e b yråd smedlemmer om emnet. Der er p å d et senest e rettet fornyet henv end else t il forv alt ningen med anmod ning om at b ekræ ft e eller afkræ ft e, om d er h ar v æ ret eksemp ler p å, at d er i forb ind else med d rø ft elserne i forligskredsen har v æ ret mø d er, hv or d er har v æ ret ud lev eret mat eriale, som eft erfø lgend e er b lev et aflev eret igen. Forv alt ningen kan op lyse, at d et som b eskrev et i b esv arelsen t il st at sforv a lt ningen ikke har v æ ret t ilfæ ld et i forb ind else med d en mø d eræ kke som forligskredsen b ag 5
skolest rukturforslaget har gennemfø rt frem t il og med offent liggø relsen af forslaget d en 13. august 2014. På b aggrund af d en nye foresp ø rgsel er d e imp licerede emb e d smæ nd b lev et anmod et om at op lyse om emnet igen. I d en forb ind else er d et b lev et op lyst, at d er i uge 27 i sommerferien b lev afhold t mø d e i d en sociald emokrat iske b yråd sgrup p e. Forv alt ningen b lev anmod et om at d elt age i mø d et. Borgmest eren hav d e ferie, og d et samme v ar t ilfæ ld et for ledelsen i forv alt ningen. Sekretariat schefen for Bø rn, Skole og Kult urforv alt ningen b lev p å d en b aggrund anmod et om at d elt age i mø d et, og ud lev erede p ap irkop ier af v edlagt e p lancher om d et ud kast t il skolest ruktur, som forv alt ningen arb ejd e de med p å d ette t id sp unkt. Kop ierne b lev aflev eret t ilb age ind en mø d ets afslut ning. Der b lev få d age senere afhold t en t ilsv arend e gennemgang for yd erligere et medlem af d en sociald emokrat iske b yråd sgrup p e. Det har ikke t id ligere v æ ret op ly st ov erfor b orgmest eren, kommunald irektø ren eller d irektø ren for Bø rn, skole og kult ur, at d er har v æ ret ud lev eret mat eriale t il enkelt e b yråd smedlemmer. Forv alt ningen v il ø jeblikkelig informere St at sforv alt ningen om ov enst åend e. Det fremgår af sagens akter, at de omhandlede powerpoint-slides af forv altningen blev betegnet som arbejdspapirer/arbejdsslides og som et dynamisk dokument, der løbende blev opdatere t og ajour fø rt. Den 1 9. august 201 4 tiltrådte et flertal i kommunens børn og skoleudv alg en indstilling fra forv altningen v edrørende forslag til høring om Randers Kommunes skolestruktur, og indstillingen blev v edtaget af et flertal i Randers Byråd den 1. september 201 4. Den 1 2. januar 201 5 traf Randers Byråd beslutning om ændret skolestr ukt ur. Den 7. nov ember 201 4 har kommunen oplyst til Statsforv altningen, at de omhandlede powerpoint -slides v ar blev et offentliggjort på Randers Kommunes hjemmes ide nogle uger forinde n. De fire byrådsmedlemmer har henv endt sig til Statsforv altningen om yderligere en række forhold, herund e r blandt andet følgend e: - Bjarne Overmark har den 12. august 2014 anmodet Statsforvaltningen om at udtale kritik af, at direktøren for børn, skole og kultur den 12. august 2014 har afslået at give ham indsigt i materiale om folkeskolen i Randers Kommune. - Bjarne Overmark har den 15. oktober 2014 klaget over, at Randers Kommune ikke har fremsendt følgende materiale, som han har anmodet om aktindsigt i i mail af 4. oktober 2014: Korrespondance (herunder mails), ordreaftaler, mødeindkaldelser, referater, oplæg/powerpoints m.v. og fakturaer som i forbindelse med skolekvalitetsdebatten og skolestrukturprocessen og skolestrukturoplægget er sendt til/fra Randers Kommune til/fra KPMG og Ernst og Young i perioden 2010-oktober 2014. I den forbindelse bedes samtlige mødedatoer og mødedeltagere oplyst, hvor repræsentanter for KPMG og/eller Ernst & Young har deltaget i relation til skolekvalitetsdebatten og processen i forbindelse med skolestrukturforslaget i perioden 2010-oktober 2014. I brev af 14. januar 2015 til Statsforvaltningen har kommunen oplyst, at 6
materialet er fremsendt og lagt på hjemmesiden under hensyn til det meget omfattende materiale, som anmodningen omfatter af 3 omgange i perioden oktober-december (6. november 2014, 14. november 2014 og 21. december 2014). Herunder er powerpoints lagt på hjemmesiden 10.oktober 2014. - De fire byrådsmedlemmer har den 24. februar 2015 anmodet Statsforvaltningen om at sætte Randers Byråds beslutning af 1. september 2014 vedrørende høring om ny skolestruktur og beslutning af 12. januar 2015 om ny skolestruktur ud af kraft eller at suspendere beslutningerne. De fire byrådsmedlemmer har også anmodet Statsforvaltningen om at optage retsligt forhør i overensstemmelse med retsplejelovens 1018 under henvisning til, at byrådet med sin beslutning af 1. september 2014 om svar til Statsforvaltningen afgav urigtige oplysninger. Statsforvaltni ng ens udtalels e Statsforv altningen fører tilsyn med, at kommunerne ov erholder den lov giv ning, der særligt gælder for offe nt lige myndighe de r, jf. kommunesty r e lse s lov e ns 48, stk. 1. Statsforv altningen kan udtale sig om lov ligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslov ens 50. Statsforv altningens tilsynskompetence omfatter den v irksomhed, der udøv es af kommunalbestyrelsen eller udøv es af borgmesteren, de af kommunalbestyrelsen nedsatte udv alg, udv algsformændene eller den kommunale forv altning på v egne af kommun a lb esty r e lse n. Statsforv altningen beslutter selv p å baggrund af de foreliggende oplysninger, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag. Der henv ises til kommunes ty re ls es lov e ns 48 a. Sagen giv er anlednin g til, at Statsforv a lt ninge n tager stilling til følgende spørgsmå l: 1) Tilvejebringelse af beslutningsgrundlaget for behandlingen af sagen i børn og skoleudvalget 2) Byrådsmedlemmers ret til sagsindsigt i det materiale, som Randers Kommunes forvaltning udarbejdede til brug for deltagelse i byrådsmedlemmers og partigruppers drøftelser om skolestrukturen i Randers Kommune i første halvdel af 2014 Ad 1) T ilvejebringelse af beslutningsgrundlaget for behandlingen af sagen i børn og skoleudva lg et V edrørende spørgsmålet om den kommunale forv altnings tilv ejebringelse af beslutningsgrundlaget for behandlingen af sagen i børn og skoleudv alget bemærker vi indled n ingsv is følgende : Efter kommunestyrelseslov ens 1 7, stk. 7, drager kommunalbestyrelsen omsorg for indret ning af kommune ns adminis tr at i on. Bestemmelsen markerer, at den kommunale forv altning er et led i styrelsessystemet med kommunalbestyrelsen som ov erordnet organ. V i henv iser til Lov om 7
kommunernes styrelse med kommentarer, Hans B. Thomsen med flere, 201 0, side 1 93. Den forbe re de nd e sagsbeha nd lin g foreta ges almind e ligv is af forv alt n inge n. Herom er der i betænkning nr. 894/1 980 om kommunale styrelsesformer og kommunalpolitikernes arbejdsv ilkår på side 93 om udarbejdelse af forslag til udv alg blandt andet anført følge nd e: Men også b eslut ninger, som er af mere p olit isk karakter, må d e ansat t e forud sæ t t es at t ræ ffe i meget v id t omfang. I d en ud elukkelsesp roce s, som ud v æ lgelsen af et forslag reelt er, er d et således i ad minist rat ionen, at langt d et st ø rst e ant al mulige lø sninger ud elukkes. De kommunalp olit iske organer v i l imid lert id også her d irekte eller ind irekte v æ re rammeskab end e og retningsb est emmend e, id et ad minist rat ionen v ed sin ud v æ lgelse må resp ektere forhånd st ilkend egiv elser fra p olit ikerne og således v il koncent rere sig om forslag, d er ligger ind en for d e af p olit ikerne ud st ukne rammer, eller hv is d er ikke d irekte er fast sat rammer om forslag, d er kan forv ent es ikke st raks at b liv e ud elukket fra d e p olit iske ov erv ejelser. Efter kommunestyrelseslov ens 8, stk. 6, kan kommunalbestyrelsen beslutte, hv orv idt og på hv ilken måde medlemmerne kan forlange, at der til brug for behandlingen af sagerne tilv ejebringes oplysninger eller ydes teknisk bistand fra administ r at ione n. Som kommunalbestyrelsesmedlem har man i kraft af den såkaldte initiativ ret i kommunestyrelseslov ens 1 1, stk. 1, mulighed for at indbringe spørgsmålet om beslutningsgr und la get for behand li nge n af en sag for kommuna lb esty re lse n. Kommunesty r e ls es lov e ns 1 1, stk. 1, er sålydende : Ethv ert medlem af kommunalb est yrelsen kan for d enne ind b ringe ethv ert sp ø rgsmål om kommunens anliggend er samt fremsæ t t e forslag t il b eslut ninger herom. Ud v algene og kommunalb est yrelsens formand skal meddele kommunalb est yrelsen d e op lysninger, d enne forlanger, og er med d e b egræ nsninger, som er fast sat i lov giv ningen i enhv er hense e nd e und ergiv et kommunalb est yrelsens b eslut ninger. I betænkning nr. 1 425/2002 om indsigt i den kommunale administration er under afsnit D, punkt 4, om kommunalbestyrelsesmedlemmers initiativ ret i henhold til kommunes ty re ls es lov e ns 11, stk. 1, blandt andet anført følge nd e: Best emmelsen giv er medlemmet en almind elig ret t il at få en sag op t aget p å d agsord enen for et kommunalb est yrelsesmø d e. Det gæ ld er b åd e sager, d er aktuelt er und er b ehand ling i et ud v alg eller i d en kommunale ad mini st rat ion, og and re sager. Såfremt b orgmest eren har afv ist at op t age et medlems rettid igt ind send t e forslag p å d agsord enen, kan medlemmet kræ v e, at kommunalb est yrelsen t ager st illing t il b orgmest erens afv isning. Best emmelsen i st yrelseslov ens 11, st k. 1, 1. p kt., ant ages i et v ist omfang at giv e medlemmet krav p å, at d er t ilv ejebringes op lysninger om en sag. Der lad er sig imid lert id ikke op st ille mere p ræ cise krav t il d e op lysninger, som enkelt medlemmer kan kræ v e i medfø r af init iat iv retten, og kommu nalb est yrelsen må 8
hav e ret v id e rammer med hensyn t il at skø nne ov er, hv ornår ud v algets op lysningsp ligt er op fyld t. Det er således kommunalb est yrelsen, d er i fø rst e ræ kke har råd igheden ov er sagernes op lysningsniv eau, og d ermed b est emmer, hv ornår en sag er såd an op lyst, at d er foreligger et forsv arligt b eslut ningsgrund lag. Sp ø rgsmålet om, hv orv id t ud v alget skal t ilv ejebringe b est emt e, nye op lysninger i sagen, afgø res af kommunalb est yrelsen. Et medlem, d er ø nsker t ilv ejebragt b est emt e, nye op lysninger, må således st ille forslag herom i kommunalb est yrelsen eller ud v alget. I de fire byrådsmedlemmers henv endelser til Statsforv altningen er det gjort gældende, at en politisk afgrænset kreds af byrådets medlemmer v ed en særlig proces har v æret inddraget i forv altningens arbejde, således at denne kreds fik en særlig indflydelse på det materiale, der senere er blev et sendt til behandling i byrådet og dets efter forholdst a l v algte organe r. Statsforv altningen bemærker hertil, at det enkelte byrådsmedlem i kraft af initiativ retten har haft mulighed for at søge indflydelse på sagens oplysning v ed at stille forsla g herom i byrådet eller i udv alget. Statsforv altningen bemærker endv idere, at det ud fra det af kommunen oplyste må lægges til grund, at alle byrådsmedlemmer og partigrupper på lige v ilkår har haft tilbud om at anmode forv altningen om teknisk bistand i forbindelse med politiske drøftelser af skolestrukturen og få forv altningens foreløbige bemærkninger til alternat iv e scenarie r. Da forv altningens bistand er blev et tilbudt til brug for byrådsmedlemmernes politiske drøftelser, og da tilbudet har v æret stillet til rådighed for alle byrådets medlemmer, har der efter Statsforv altningens opfattelse ikke v æret tale om, at en politisk afgrænset kreds af byrådets medlemmer med tilbudet om bistand har v æret inddraget i forv altningens arbejde v ed en særlig proces, der skulle giv e denne kreds en særlig indflydelse på det materiale, der senere skulle behandles i byrådet og dets organe r. Statsforv altningen finder derfor ikke, at der med tilbudet blev giv et en kreds af byrådsmedlemmer en særlig indflydelse på sagens oplysning og det materiale, der senere skulle behandles i byrådet og dets organer, i strid med styrelsessystemet og principp e r ne for sagers oplysning som beskrev et ov enfor. Ad 2) B yrådsmedlemmers ret til sagsindsigt i det materiale, som Randers Kommunes forvaltning udarbejdede til brug for deltagelse i byrådsmedlemmers og partigruppers drøftelser om skolestrukturen i Randers Kommune i første ha lvdel af 2014 Kommunesty r e ls es lov e ns 9 om sagsinds igt er sålydend e: 9. Ethv ert medlem af kommunalb est yrelsen har som led i v aretagelsen af sit hv erv ret t il at gennemse sagsmat eriale, d er i end elig form foreligger i kommunens ad minist rat ion. St k. 2. Begæ ring om sagsind sigt eft er st k. 1 skal rettes t il b orgmest eren. 9
St k. 3. Borgmest eren kan b egræ nse retten t il sagsind sigt, når d et er nø d v end igt af hensyn t il sagernes eksp edit ion, eller når en ad gang t il sagsind sigt i ø v rigt v il v æ re forb und et med uforhold smæ ssigt st ore v anskeligheder. St k. 4. Et medlem har ret t il eft er anmod ning at få t ilsend t kop i af sagsmat eriale, hv ori d en p ågæ ld end e har ret t il sagsind sigt, jf. st k. 1-3. Kommunalb est yrelsen kan d og fast sæ t t e næ rmere retningslinjer for ud ø v elsen af retten t il at få t ilsend t sagsmat eriale, herund er b egræ nsninger i retten hert il, når d ette find es nø d v end igt. Bestemmelsen, der lov fæster den hidtidige adgang til sagsindsigt, er indsat v ed lov nr. 380 af 1 4. juni 1 995 på baggrund af en anbefaling fra udv alget v edrørende kommunalpolitikernes arbejdsv ilkår og repræsentationen i de kommunale råd (betænkning 1 271 /1 994). A f betænkninge n fremgår (kapitel V, pkt. 2.3. s. 38 f.) om retstilsta nd e n følge nd e: Det er ant aget, at et kommunalb est yrelsesmedlem har ret t il at gennemse eksist erend e sagsmat eriale i forv alt ningen, herund er også int erne not er og referat er. Retten er knyt t et t il v aretagelsen af hv erv et, og d et mat eriale, d er b egæ res sagsind sigt i, må d erfor v edrø re et anliggend e, som v il kunne ind b ringes for kommunalb est yrelsen som komp etent organ. Retten omfat t er også d okument er, som er und t aget fra offent lighed i forv alt ningen. A nmod ningen om sagsind sigt må rettes t il b orgmest eren i d ennes egenskab af ø v erst e d aglige leder og d en umid d elb art ansv arlige for t ilrettelæ ggelsen af ad minist rat ionens d aglige arb ejd e. Det er en b etingelse, at d et næ rmere angiv es, hv ilke sager d er ø nskes ind sigt i. Der er således ikke ad gang for kommunalb est yrelsesmedlemmer t il at foretage en almind elig gennemgang af et ant al sager i en forv alt ning. Retten t il sagsind sigt ant ages ikke at omfat t e mat eriale, som end nu ikke er end eligt ud formet. A nd re hensyn kan nø d v end iggø re en b egræ nsning af retten t il sagsind sigt f.eks. hensyn t il sagens rettid ige eksp edit ion. I lov forslaget til lov nr. 380 af 1 4. juni 1 995 er følgende anført under de specielle bemærk ninge r til 9, nr. 4 (lov fors la g nr. 1 67 som fremsa t den 1. februa r 1 995): Til nr. 4 Best emmelsen lov fæ st er d en eksist erend e ad gang t il sagsind sigt. Retten er knyt t et t il v aretagelsen af hv erv et som kommunalb est yrelsesmedlem/ud v algsmedlem, og d et mat eriale, d er b egæ res sagsind sigt i, må d erfor v edrø re et anliggend e, som v il kunne ind b ringes for kommunalb est yrelsen/ud v alget som komp etent organ. Retten omfat t er således ikke f.eks. skat t eforv alt ningens sager v edrø rend e skat t eligning. Sager v edrø rend e sociale yd elser t il enkelt p ersoner kan ikke ind b ringes for kommunalb est yrelsen, men medlemmerne af d et st åend e ud v alg, som v aretager d e p ågæ ld end e sagsområd er, har som led i d ette hv erv ret t il sagsind sigt i sager ind en for d isse områd er. V ed sagsmat eriale forst ås alle d okument er, d er v edrø rer sagen, samt ind fø relser i journaler, regist re og and re fort egnelser v edrø rend e d en p ågæ ld end e sags d okument er. Dokument er omfat t er forud en egent lige skrift st ykker også and re aktst ykker (f.eks. t egninger, kort og fot ografier) samt and re mat erialer, d er t ræ d er i st edet for skrift - og aktst ykker (f.eks. film lyd b ånd og v id eoop t agelser). Retten t il sagsind sigt omfat t er også d okument er, d er er und t aget fra offent lighed eft er lov om offent lighed i forv alt ningen, herund er int erne not at er og referat er. 10
Sagsmat eriale, d er b efind er sig p å inst it ut ioner m.v. er også omfat t et. Retten t il sagsind sigt angår alene eksist erend e sagsmat eriale og giv er ikke d et enkelt e kommunalb est yrelsesmed lem ret t il at forlange nyt mat eriale p rod uceret I Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, side 95 f, er blandt andet følge nd e anført om fortolk ning af kommunes tyr e ls es lov e ns 9, stk. 1 : Dv s. alle d okument er, d er v edrø re r sagen, herund er ind fø rsler i journaler, regist re og and re fort egnelser. Retten t il sagsind sigt omfat t er også d okument er, d er er und t aget fra offent lighed eft er lov om offent lighed i forv alt ningen, her und er int erne not at er, fort rolige op lysninger m.v. Sag smat eriale, d er b efind er sig p å kommunens inst it ut ioner m.v., er også omfat t et. Ud kast t il t aler ud arb ejd et af ad minist rat ionen t il b rug for f.eks. b orgmest eren eller en ud v algsformand v il hø re t il en sag, uanset om ud kast et faktisk b enyt t es eller b enyt t e s i æ nd ret form, og d erfor v æ re omfat t et af sagsind sigt en. Talemanuskrip t ud arb ejd et af t aleren selv v il d erimod ikke t i lhø re en sag, medmind re d et ov ergiv es t il forv alt ningen. Det samme gæ ld er manuskrip t er ud arb ejd et af ad minist rat ionen, som t aleren eft erfø lgend e har æ nd ret. A d gangen t il sagsind sigt omfat t er således ikke not at er eller and re d okument er, som end nu ikke er end eligt ud formet og afgiv et af v edkommend e sagsb ehand ler t il and re i eller ud en for forv alt ningen. Det mat eriale, d er ø nskes sagsind sigt i, skal foreligge i end elig form i kommunen p å d et t id sp unkt, hv or anmod ningen om sagsind sigt eksp ederes. Der er således ikke eft er b est emmelsen en ret for d et enkelt e medlem t il lø b end e at mod t age sagsind sigt i mat eriale, d er fremt id igt t ilgår en sag og således (end nu) ikke foreligger i end elig form, ent en ford i mat erialet st ad ig er und er ud arb ejd else og d erfor end nu ikke har t aget end elig form, eller ford i mat eriale end nu ikke er mod t aget i kommunen og således ikke er t ilgået sagen. (Skr. af 1 6. nov emb er 1998). Statsforv altningen lægger til grund, at der i forbindelse med drøftelse af den fremtidige skolestruktur i Randers Kommune er giv et byrådets medlemmer tilbud om at mødes med den kommunale forv altning og få forv altningens foreløbige mundtlige bemærk ninge r til scenarier herfor. Statsforv altningen lægger endv idere til grund, at den kommunale forv altning i første halv del af 201 4 har giv et teknisk bistand i forbindelse med politisk drøftelse af skolestrukturen, således at forv altningen mundtligt har giv et sine foreløbige bemærk ninge r om mulige konsekv ens e r for udmønt n ing af forske llige scenarie r. Statsforv altningen lægger endelig til grund, at forv altningen efter det oplyste af praktiske årsager har benyttet teknis ke hjælpemidler i form af powerpoint-slides til støtte for den mundtlige kommentering, men ikke har udarbejdet beslutningsoplæg, baggrundsnotater eller på anden v is produceret materiale til enkelte byrådsmedlemmer om emnet. De omhandlede powerpoint -slides blev af forv altningen betegnet som arbejds papirer/arbejdsslides og anv endt som et dynamisk dokument, der løbende blev opdateret og ajour fø rt. 11
Statsforv altningen konstaterer, at det omhandlede materiale ifølge Randers Byråds udtalelse af 2. september 201 4 ikke hav de v æret ud lev eret til enkelte byrådsme d le mm e r. Statsforv altningen konstaterer endv idere, at der ifølge kommunens oplysninger af 6. oktober 201 4 blev udlev eret papirkopier af materialet på møder med den socialdemokratiske byrådsgruppe i sommerferien 201 4, hv or en ko mmunal medarb e jd er deltog. Kopier ne blev aflev er et tilbage inden mødernes afslut nin g. Statsforv altningen konstaterer endelig, at de omhandlede powerpoint -slides efterfølgende blev gjort tilgængelige v ed offentliggørelse på Randers Kommunes hjemmes ide i oktober måned 201 4. På grundlag af ov enstående oplysninger er det Statsforv altningens opfattelse, at materialet, som den kommunale forv altning benyttede v ed sin bistand i forbindelse med politisk drøftelse af skolestrukturen, som udgangspunkt ikke hav de en sådan endelig karakter, at materialet kunne anses for omfattet af kommunestyrelseslov ens 9, stk. 1, der giv er kommunalbestyrelsesmedlemmer ret til at gennemse sagsmat er ia le, når dette i endelig form foreligge r i kommu ne ns administ r at ion. V i har lagt v ægt på, at materialet må antages at hav e v æret udarbejdet af den kommunale forv altning som et arbejdspapir under løbende opdatering til brug for forv alt ni nge ns bistand til politis ke drøftelse r. Det forhold, at materialet har v æret udlev eret på et møde kan e fter v ores opfattelse giv e anledning til tv iv l om, hv orv idt det te forhold i sig selv indebærer, at materialet bliv er omfatt et af kommu nesty re lses lov e ns 9, stk. 1. V i må lægge til grund, at den udlev ering, der skete på socialdemokratiske byrådsmedlemmers møde i sommeren 201 4 ikke v ar den normale procedure for anv endelse af sådanne slides, og at det ikke v ar den tilsigtede anv endelse af materia let. På trods heraf er v i samlet set mest tilbøjelige til at antage, at materialet v il v ære omfattet af kommunest yrelseslov ens 9, stk. 1, men da det efterfølgende er offe nt liggjort, finde r v i ikke anled ning til at foreta ge mere v edrørend e dette punkt. V edrørende af Bjarne Ov ermarks henv endelse af 1 2. august 201 4 om sagsindsigt i materiale om folkeskolen i Randers Kommune fremgår det af henv endelsen, at Bjarne Ov ermark har rettet sin begæring af 1 2. august 201 4 til direktøren for børn, skole og kultur, som har afslåe t hans begæring. Det bemærkes, at begæring om sagsindsigt efter kommunestyrelseslov ens 9, stk. 1, skal rettes til borgmesteren, jf. 9, stk. 2. Statsforv altningen må forstå, at sagens materiale v ar tilgængeligt på kommunens hjemmeside den 1 3. august 201 4, og på den baggrund finder v i ikke anledning til at foretage noget v edrørende dette punkt. V edrørende Bjarne Ov ermarks henv endelse af 1 5. oktober 201 4 om ikke at hav e modtaget aktindsigt i henhold til sin anmodning af 4. oktober 201 4 til kommunen, har v i noteret os kommunens oplysning af 1 4. januar 201 5 om, at materialet er fremsendt og lagt på hjemmesiden i perioden oktober-december 201 4, ad flere omga nge under henv isning til, at materia let v ar meget omfat te nd e. 12
Under henvisning til, at anmodningen er imødekommet, finder vi ikke anledning til at foretage mere vedrørende dette punkt. På grundlag af ovenstående finder Statsforvaltningen på det foreliggende grundlag ikke anledning til at foretage mere i sagen. Statsforvaltningen finder således ikke grundlag for at behandle spørgsmålet om at sætte byrådets beslutninger af 1. september 2014 og 12. januar 2015 ud af kraft eller suspendere dem efter kommunestyrelseslovens 50 a om beslutninger, der strider mod lovgivningen, eller at overveje spørgsmålet om optagelse af retsligt forhør efter kommunestyrelseslovens 49, stk. 4, om tilvejebringelse af oplysninger fra kommunalbestyrelsen ved optagelse af retsligt forhør i overensstemmelse med retsplejelov ens 1018. Statsforvaltningen har sendt dette brev til de fire ovennævnte byrådsmedlemmer og har sendt en kopi af brevet til Randers Kommune. Udtale lsen vil blive offent liggjort på www.stats forv alt nin g.dk i anony m ise r et for m. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef /Susanne Hansgaard 13