Onsdag den 8. februar 2012 kl. 19.00 Fælleshuset, Horsensvej 37A Referat Deltagere Helga Elsborg, formand Lisbeth Haargaard, bestyrelsesmedlem Otto Ejsing, bestyrelsesmedlem Karin Mortensen, hovedbestyrelsen Johnny Lindskjold, ejendomsfunktionær Pernille Esmark, inspektør Samt 24 beboere 1 Valg af dirigent. Bent Vilstrup Madsen blev valgt. Bent Vilstrup Madsen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. 2 Beretning for perioden siden sidste møde. Helga Elsborg fremlagde bestyrelsens beretning. Beretningen er vedlagt referatet. Beretningen blev godkendt. 3 Fremlæggelse og godkendelse af budget 2012/2013. Pernille Esmark gennemgik budgettet. Der var et spørgsmål vedrørende huslejestigningen. Stigningen er kr. 10,59 pr. m², og den er gældende pr. 1/10-2012. Der var spørgsmål vedrørende konto 115. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse budgetteres normalt med et gennemsnit af de sidste 3 års forbrug, men for at holde huslejestigningen nede, har bestyrelsen valgt at nedsætte budget for konto 115 med kr. 10.000. Budget for konto 120 Henlæggelser til planlagt vedligeholdelse er ligeledes reduceret med kr. 10.000, og på konto 119 Diverse udgifter er buffer på
normalt 2-3% af samlede udgifter reduceret med kr. 20.000 Afdelingens hårde hvidevarer er ved at have en alder, hvor udskiftning efterhånden er nødvendig. Afskrivningsperioden er 10 år for køle- /fryseskabe og 12 år for komfurer. Det er ikke ØsterBOs politik at udskifte funktionsdygtige hvidevarer, når afskrivningsperioden er udløbet. På afdelingens planlagte vedligehold konto 116 er der sat penge af til løbende udskiftninger. Budgettet blev godkendt. 4 Orientering om afdelingens årsregnskab 2010/2011. Forsamlingen ønskede ikke en gennemgang af årsregnskabet. 5 Indkomne forslag: Der var ikke indsendt nogen forslag. ØsterBO havde modtaget et forslag vedrørende rensning af ventilationskanaler. Der er allerede i indeværende regnskabsår afsat penge til ventilationsanlægget, så derfor behøvede forslaget ikke at blive fremsat. 6 Valg af medlemmer til afdelings bestyrelsen på valg er: Otto Ejsing, Horsensvej 37B, 4. tv. Otto Ejsing, Horsensvej 37B, 4. tv. blev genvalgt. 6a Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 1.suppleant: Bent Vilstrup Madsen, Horsensvej 37C, 4.th 2.suppleant: Agner Christensen, Horsensvej 37C, 2.th.
7 Eventuelt. Helga Elsborg fortalte lidt om aktivitetsudvalget. Aktivitetsudvalget arbejder tæt sammen med bestyrelsen. Dorte Christensen, Horsensvej 37A, st.mf Margit Christensen, Horsensvej 37C, 2.th. Margit Petersen, Horsensvej 37B, 1.tv og Anette Houmøller, Horsensvej 37B, 3.th meldte sig som medlemmer til udvalget. De fremmødte blev bedt om en tilkendegivelse af, om man ønsker en udflugt, eller om man foretrækker en hyggeeftermiddag i afdelingens have. Flertallet stemte for en udflugt, så det må aktivitetsvalget arbejde videre med. Der har være problemer med uvedkommende, der har tvunget sig adgang til lejemål. Der opfordres til, at være opmærksom og ikke åbne døren for fremmede. Der blev foreslået at montere en sikkerhedskæde på døren. Der var snak omkring bagdørene. Der er ikke håndtag på ydersiden, så hvis døren ellers er lukket, kan den ikke åbnes fra ydersiden. Der har muligvis været nogle problemer med døren i C, men det undersøges nærmere. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Helga Elsborg Horsensvej 37A, 2.tv. Mail: helga.elsborg@gmail.com best. medlem Lisbeth Haargaard, Horsensvej 37C, 3.th. best. medlem Otto Ejsing Horsensvej 37B, 4. tv. 1. suppleant Bent Vilstrup Madsen Horsensvej 37C, 4.th. 2. suppleant Agner Christensen Horsensvej 37C, 2.th. Referent: Pernille Esmark 9. februar 2012
Bestyrelsens årsberetning. 2010/2011 8. Februar 2012 Afdeling 44 Bøgeskrænten Ved sidste ordinære afdelingsmøde blev Lisbeth Haargaard valgt som bestyrelsesmedlem. Lisbeth har vi haft et glimrende samarbejde med i årets løb. Ved samme afdelingsmøde blev vi enige om et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor vi skulle stemme om lås af dørene samt trappevask. Vores ekstraordinære afdelingsmøde blev afholdt den 14. april 2011, trappevask blev vedtaget, lås af dørene uændret fra ca. 18.30-6.00 Vi har fået en rigtig god mand der varetager vores trappevask. Vi har ikke hørt om andre end tilfredse beboere. I maj måned fik vi udskiftet samtlige forbrugsmålere. Forløbet blev lidt rodet, når man skulle lukke for vand i B, skulle lukningen komme fra A, men vi klarede det ved fælles hjælp og lån af toilet. Tømreren fik travlt med efterfølgende reparation af skabe. Vi har fået installeret nyt system i vaskeriet så Østerbo direkte kan aflæse når en beboer bruger maskinerne. Vi har haft problemer med, at man ikke husker at fjerne vaskelås, når man er færdig med sin vaskemaskine/tørretumbler, vi mener der nu er styr på dette problem. vi har indtryk af, at denne nye registrering af forbrug fungerer godt. Der er købt støvsuger(også med lille studs) så man kan rengøre maskinerne efter brug og ellers holde rent. Vi opfordrer til alle, at forlade vaskeriet i den orden som man ønsker selv at modtage det næste gang. Vi havde ingen sommerudflugt i 2011, men derimod en havefest. Vi fik mad fra Koldingvejens Slagter, fadølsanlæg havde vi også, ja - det blev en rigtig hyggelig dag. I august måned blev vores depotrum i C istandsat, der blev børstet, malet, købt reoler og brugt en masse knofedt, Søren, Poul, Henning, Otto og Aage må vi takke for denne indsats, nu er der kommet orden /overblik i depotrummet, det er godt vi har nogle i afdelingen der vil yde lidt ekstra indsats. 27. november havde vi julefrokost, vi havde lidt lotteri, gevinster var ænder, chokolade og vin, maden fik vi fra Føtex. Ribbenstegen var ikke tilfredsstillende, vi havde bestilt juleanretning uden ribbensteg, i stedet frikadeller, æg og rejer. Åbenbart var der sket en misforståelse, vi har efterfølgende lavet vrøvl, så i aften har vi fået 340 kr. i rabat på vores smørrebrød. Af hensyn til Dorthe, har vi flyttet handicap pladsen, det håber vi alle vil forstå. Der er nogen der har svært ved at overse parkeringspladsen, overse modkørende trafik ved til- og frakørsel, især når der holder en bil på første parkering ud til Horsensvej. Af hensyn til disse personer henstiller bestyrelsen til, at man kun bruger denne plads, når der ikke er andre parkerings-muligheder i nærheden. Vi i bestyrelsen holder møde en gang om måneden, er der specielle opgaver, ja så tar vi et ekstra møde. Østerbo var kommet med et budget for 2012/2013 som havde en huslejestigning på 23 kr. pr. m2, ved gennemgang af budgettet har bestyrelsen fået huslejestigningen ned på 10 kr. pr. m2, godt en halvering. Med en huslejestigning på 10 kr. pr. m2 er der ikke plads til de store ekstra udskejelser, vi håber dog, på lidt besparelse, når de tre år er gået efter registrering af blå/grønne mænd, dvs. fra 1. oktober 2012, derefter vil vi betale efter brugt tid. Selvfølgelig skal der være pænt og ordentligt omkring os, vi er selv gode til at passe på vores omgivelser, synes vi, nu må vi se, hvor mange timer vi får brug for.
Aktivitetsudvalget har i 2011 bestået af Jytte fra A, Bjarne fra B og Aage fra A. Vi skal i aften vælge nyt aktivitetsudvalg, jeg håber I står i kø for sammen med bestyrelsen at arrangere spændende aktiviteter i 2012. Der er blevet plantet buske/planter op ad muren ved blok C, vi håber det vil hygge i denne ende af parkeringspladsen. Ingeniør Jane Knudsen Vej og Park ved Vejle Kommune er helt umulig at tale med omkring ind/udkørsel fra Horsensvej 37, hun mener, at når nogen har problemer, skulle de hellere droppe deres kørekort. Det er helt uacceptabelt med sådan en udtalelse, vi har nu besluttet at få færdselspolitiet til at se på forholdene. Vi har haft et godt samarbejde og gjort det bedste for afdelingens beboere. Vi håber på et godt afdelingsmøde her i aften. Bestyrelsen