AutoPilot Sagsøkonomi og planlægning Valuta
Indholdsfortegnelse 1. Valuta...2 Formål...2 Forudsætninger...2 Udgivet den 31. marts 2008 Side 1 af 11 sider
1. Valuta Formål 1. Som udgangspunkt håndterer AutoPilot valuta og omregner fra DKK til en udenlandsk valuta i faktureringen. 2. Næste niveau er muligheden for at beregne salgspriserne ud fa en liste der tager hensyn til kursernes udvikling over tid. Køb omregnes efter kursen på registreringsddatoen og salg omregnes efter kursen på fakturadatoen 3. Højeste niveau i valutasystemet er muligheden for indgåelse af aftaler i fremmed valuta. Hvis man vælger at indgå aftaler i fremmed valuta, har man dermed selv påtaget sig kurs-risikoen og AutoPilot sørger i disse tilfælde for en sags resultat, i planlægningsmæssig forstand, er uafhængig af valutakurser. Ved ar fixere kursen for den fremmede valutaat undgå påvirkninger fra valutaudsving ved en fixering af aftalevalutaens kurs sådan at Præcisere hvordan situationen er hvis man ønsker at vælge den ene eller den anden løsning og på den måde Udgangspunkt I AutoPilot sagsstyringssystem opgøres forbrug og fakturering altid i danske kroner. Valutasystemet åbner mulighed for at fakturere honorar, fremmed arbejde og udlæg i fremmed valuta. Alt efter behov er der mulighed for at anvende valutafakturering på forskellige niveauer. Niveau 1: Der er behov for at fakturere honorar og udlæg efter en fast kurs. I faktureringsøjeblikkket vælges f valuta og defakturabeløbene i valuta beregnes på grundlag af den kurs der står Niveau 2. Fakturaer skal skrives i valuta Honorar og fremmed arbejde Valutakursen for honorar og fremmed arbejde fastsættes i det øjeblik en aftale indgås i valuta. Dette gør det muligt at indgå aftaler i fremmed valuta uden kurssvingninger påvirker sagens resultat i sagsstyringssystemet. Forholdet mellem forbrug og fakturering påvirkes altså ikke af valutakursen. Udlæg Hvad angår køb og salg af udlæg anvendes dagskurs på fremmed valuta. Der oprettes en valutakursliste med valgfrie startdatoer for hver ny kurs - fx pr måned. Køb af udlæg beregnes på grundlag af den kurs, der var gældende på registreringstidspunktet. Moms For honoraret er det muligt at angive udenlandsk moms på kundekortet, mens moms for udlæg er baseret på momsregelsæt, der oprettes for hver landekode. Disse giver mulighed for at oprette forskellig salgsmoms for forskellige udlægstyper Fakturalayout I AutoPilot er det muligt at vælge sprog på fakturalayoutet via landekoder. Basisvaluta er i øjeblikket altid DKK. Forudsætninger For at kunne anvende valutasystemet skal følgende være valgt eller udfyldt: 1. Configuration > Valgmuligheder: Afkryds Anvend ladekoder Afkrydsning her betyder at formularerne Landekoder og Momsregelsesæt vises i Basis > Diverse 2. Basis > Diverse > Momsregelsæt: Udfyld formularen med navne på regelsæt og tilhørende koder 3. Basis > Diverse > Landekoder: Udfyld formularen med landenavne og tilhørende koder Basis > Moms/valuta > Valuta: Opret valutakoder og knyt en eller flere kurser til hver kode 4. Basis > Moms/valuta > Moms: Opret momskoder med tilhørende procentsatser 5. Basis > Priser udlæg: Vælg salgsmoms for hver udlægstype 6. Basis > Organisation > Kunder og leverandører: Udfyld Landekode, Sprogkode og Momskode Side 2 af 11 sider
7. PL/Dir > Sagsoprettelse >Sagskortet: Udfyld sprogkode under Fakturaen 8. PL/Dir > Planlægning > Rediger delsagskort: Indvælg Aftalevaluta og Momsregelsæt Side 3 af 11 sider
PL / Dir > Planlægning > Rediger delsagskort På delsagskortet vælges aftalevaluta og momsregelsæt for delsagen. Det har den effekt at fakturaforslag bliver dannet med delsagens valuta og den korrekte moms. Valutakursen overføres fra Valutakoder og omregningskurs under Basis > Moms/valuta > Valuta. Når valutaen er defineret på delsagskortet kan rateplaner oprettes ved at indtaste ratebeløbene i delsagens valuta og beløbene i DKK oprettes udfra kursen. Når kursen en indført på delsagskortet Dir > Delsager aftaler >Reguler aftale > Aftalereguleringer > Rediger aftale Hvis du har valgt en anden valuta end DKK på delsagskortet har du her mulighed for valgfrit at indtaste aftalen i basisvalutaen eller i den fremmede valuta. Administration> Fakturaforslag > Rateplan Side 4 af 11 sider
Hvis du har valgt en anden valuta end DKK på delsagskortet har du her mulighed for valgfrit at indtaste en rateplan i basisvalutaen eller i den fremmede valuta. Administration > Registrering > Udlæg og fremed arbedje Ved registrering af fx udlæg tilføjes moms alt efter den definition for det givne udlæg der er i momsregelsættet. Desuden beregnes udlæggets kostpris Udlæg beregnes til den gældende kurs mens fremme arbejde beregnes efter den fixerede kurs der er på delsagen. Administration > Fakturering Vælg valuta i dropdownmenuen. Herved beregnes fakturabeløbet med den kurs der anført for den pågældende valuta i Basis > Moms/valuta > Valuta. Side 5 af 11 sider
Hvis fakturatekster skal vises på et fremmed sprog kan den tilsvarende sprogkode indtastes i boksen Sprogkode. Side 6 af 11 sider
Configuration > Valgmuligheder Afkrydsning her betyder at formularerne Ladekoder og Momsregelsesæt vises i Basis > Diverse Afkrydsning her betyder at numerisk sprogkode der styrer sproget på fakturalayoutet kan indsættes på sagskortet Basis > Diverse > Landekoder Opret en linie for hvert land som skal anvende særlige momsregler og fakturasprog. Anvend i adresse = Markerede landekoder kan vælges ind på adressekort. Anvend i fakturalayouts = Markerede sprogkoder kan vælges ind på adressekort. Standard momsregelsæt = Sager oprettet med en landekode anvender som udgangspunkt det tilsvarende momsregelsæt for salgsmoms. Der kan vælges regelsæt fra formularen Momsregelsæt (se nedenfor) Basis > Diverse > Momsregelsæt Definer navnene på de forskellige regelsæt for salgsmoms Beskrivelse af regelsættene knyttes til en kode. Side 7 af 11 sider
Basis > Priser udlæg > Prislister udæg Basis > Priser udlæg > Prislister udæg Indtast oversættelser af alle oprettede bilagstyper for hver af sprogkoderne. Knappen Synkroniser opdaterer listen, så den er lig med den aktuelle udlægsprisliste. Basis > Priser udlæg > Prislister udæg For hvert momsregelsæt indvælges den momskode der skal anvendes for de enkelte udlægstyper. Knappen Synkroniser opdaterer listen, så den er lig med den aktuelle udlægsprisliste. Side 8 af 11 sider
Basis > Moms/valuta > Fiksering Vælg om du vil vedligeholde en kursliste der skal bestemme kurserne for udlæg afhængig at registreringsdatoen. Yderligere kan du her registrere om der skal kunne indgås aftaler i fremmed valuta. Her ses basisvalutaen DKK der ikke kan ændres. Basis > Moms/valuta > Valuta Opret koder for alle valutatyper og indsæt en kurs for hver valuta med angivelse af en startdato. Det er muligt at oprette en liste med kurser der anvendes alt efter tidspunktet hvor et udlæg er registreret eller når en aftale er indgået. Basis > Moms/valuta > Moms Opret momskoder med tilhørende procentsatser Side 9 af 11 sider
Basis > Organisation > Kunder og leverandører > Redigér adressen Landekoden og sprogkoden sættes her. Landekoden bestemmer hviket momsregelsæt der anvedes på sager med denne kunde, og sprogkoden styrer det sprog der bruges i fakturateksterne. Her vælger man også momskoden for moms på honorar. Basis > Organisation > Sager > Redigér sagen Indtil videre skal sprogkoden for fakturasproget angives på sagskortet i tal. Ex: dansk = 45 irsk =44, Tyskland=49 o.s.v. Side 10 af 11 sider