Referat Vedrørende: Afdeling 1 Ordinært afdelingsmøde 2010 Sted: Festsalen Treschowsgade 2, Vejle Dato: 27.01.2010 kl. 19.00 Deltagere: Pkt. 1: Valg af dirigent Pkt. 2: Aflæggelse af beretning 2008/2009 36 lejere 4 medlemmer fra afdelingsbestyrelsen. Karin Mortensen, (hovedbestyrelsen), Helle Friis Jensen, inspektør (HFJ) Jesper Christensen, Inspektør (JEC) Karin Mortensen blev valgt. Karin Mortensen takkede for valget, og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Hardy Pedersen gennemgik sin beretning som omhandlede de arbejder der har været i gang i de respektive områder: Udskiftning af fuger i gl. afd. 4 Maling af opgange efter prioteringsliste Afrensning af altaner Stopklodser ved P-pladserne i gården Etablering af affaldsøer, rækværk og belysning bliver udført i foråret, når frosten igen er af jorden. Opgangslamper ved Valløesgade 7-9 er opsat Der opsat postkasser i alle opgange Sommerudflugten var igen en succes og en rigtig god dag. Det påtænkes at arrangere en udflugt igen i år. Formandens beretning blev godkendt Pkt. 3: Fremlæggelse og godkendelse af budget 2010/2011. Budget 2010/2011 for afdelingen blev fremlagt af Helle Friis Jensen. Der var et ønske om at få huslejeændringene pr. gl. afdeling i stedet for gennemsnittet, da tallene er forskellige i forhold til den huslejeudligning der er lavet for en 10 årig periode. Tallene oplyst i budgettet er kr. pr. m 2 pr. år. Kopi til: samtlige beboere i afd. 1, insp., varmemester m.fl. Side 1 af 5
Ændringer i kr. i budgetår 2010/2011, eks. 60 m 2 lejlighed: Gl. afd. 1: 10,90 kr. pr. mdr. Gl. afd. 2: 9,50 kr. pr. mdr. Gl. afd. 3: -14,55 kr. pr. mdr. Gl. afd. 4: -13,25 kr. pr. mdr. Budgetterne blev godkendt. Pkt. 4: Orientering om regnskabet 2008/2009. Ingen ønskede årsregnskaberne gennemgået. Pkt. 5: Indkomne forslag a)1) a)2) a)3) a)4) a)5) Pkt 5a: Forslag til Flytning af tørrerum Der var indkommet følgende forslag: Tørrerum, flytning Saltolås, kælderdør Opgangslys (EJ FORSLAG PGA. LOVGIVNING) Afregning vask. (EJ FORSLAG) P-plads til Østerport Der var en lille debat vedr. tørrerum. Det kunne evt. afhjælpes ved udluftningsventil i rude eller ydervæg. Forslaget kom til skriftlig afstemning. Resultatet af afstemningen ser således ud: Ja/28, Nej/36, blank/8. Forslaget blev nedstemt Pkt. 5b: Forslag til saltolås på kælderdøre Der var en debat vedr. problematikken omkring hasper på kælderdørene. De er i forvejen låst med afdelingens nøgle, så det vil ikke afhjælpe problemet at det bliver en saltolås. Der var enighed om at fjerne hasperne på dørene, så man ikke længere kunne gå fra en åben dør. Forslaget kom til afstemning ved håndsoprækning. Resultatet af afstemningen ser således ud: Ja/ 1, Nej/33. Forslaget blev nedstemt. Pkt. 5c: Kommentarer til opgangsbelysning Der er behov for at alle sencorer bliver gennemgået i forhold til placering på alle reposer. Pkt. 5e: Forslag til at have par- HFJ orienterede om p-kontrol som i andre af Østerbo s afdelinger. HFJ gjorde også opmærksom på, at man ikke Kopi til: samtlige beboere i afd. 1, insp., varmemester m.fl. Side 2 af 5
keringsforbud uden gyldigt p-kort kunne fremsætte regler, uden at kunne håndhæve dem. Der skal være sanktionsmuligheder ved et hvert regelsæt. Der var en livlig debat omkring emnet og i bestyrelsen ønskede man ikke at varetage opgaven om uddeling og registrering af p-kort, hvis man valgte at indføre p-kontol udført af carpark, europark eller lignende selskab. Der blev således ikke stemt om forslaget. Pkt. 6: Valg af afdelingsbestyrelsesformand Pkt. 7: Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter: Valg af bestyrelsesformand for en 2-årig periode: Hardy Pedersen, Østerbrogade 34, 2. th.(genvalg) Valg af bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode: Anne Kathrine, Rødkildevej 2, 2.th.(Genvalg) Kirsten Pedersen, Østerbrogade 34, 2. th.(genvalg) Valg af suppleanter: 1. Suppleant: Anne Mathiesen, Ørstedsgade 56, 1. tv. (Genvalg) 2. Suppleant: Louise Lund, Treschowsgade 1, 2. th. Pkt. 8: Eventuelt Igen i år blev det pointeret at der er et ønske og behov for at vi bruger mikrofon til møderne frem over. Der mangler lys over opgangsdørene i Stormgade 31 + 33. Det undersøges om det kan udføres i år. Varme og ventilation var igen i år et emne til debat. Mange oplever at de ikke kan få tilstrækkelig varme i lejligheden. JEC forklarer: Som vi alle har bemærket har vinteren indtil nu været meget hård, vores varmeanlæg kører på fuld kraft, pumperne er sat til at køre på konstant tryk dvs. at de yder max.. Mange har spurgt om vi har natsænkning på vores varmeanlæg, det har vi ikke, men lovmæssigt skal der hvis boligen er over 300 m2 være vejrkompensering på varmeanlægget. Anlægget virker på den måde, at hvis temperaturen falder uden for, vil vandet i radiatoranlægget inden for stige og omvendt. Mange har i vinterens løb oplevet at de ikke kunne få tilstrækkelig med varme, det kan der være mange årsager til. Vi ved at bygningerne ikke er hulmursisoleret, der er ikke lavenergi vinduer i lejlighederne og vi har haft temperaturer under -15 grader, vi ved at når det bliver så koldt luftes der ikke så meget ud som hvis der var +10 grader. Kopi til: samtlige beboere i afd. 1, insp., varmemester m.fl. Side 3 af 5
Men det er meget vigtig at lufte ud 2-3 gange i døgnet, åben alle vinduer i ca. 5 minutter, sådan at al fugt og dårlig luft bliver trukket ud, det er billigere at varme den nye luft op frem for den gamle våde luft. Husk at lukke for alle radiatorerne, mens De lufter ud. Brug alle radiatorer, men lad være med at lukke højere op end nødvendigt for at give tilstrækkelig med varme. Der bør aldrig lukkes helt af for varmen i et rum. Det har lejligheden, De bor i ikke godt af. Alle rum skal være opvarmede, men det betyder selvfølgelig ikke, at der skal være samme temperatur i dem alle. Hvis De vil sove i et koldt soveværelse, kan De gøre følgende: Luk for varmen, før De går i seng, og luft godt ud, så er soveværelset køligt og friskt til natten. Husk at åbne for radiatoren igen, når De står op. Ventilation: Ifølge Bygningsreglementet skal boliger ventileres med et luftskifte på 0,5 gange i timen - luften i boligen skal med andre ord skiftes hver anden time. I debaten var man inde omkring friskluftsventiler i boligen, dem der sidder i væggen. Ifølge Bygningsreglementet skal der i beboelsesrum være en eller flere friskluftventiler med en samlet fri åbning på minimum 30 cm2 pr. 25 m2 gulvareal. Ventilation er ikke for at genere, men frisk luft giver ikke alene velvære, det er en vigtig forudsætning for at undgå sundhedsproblemer i boligen. Der er ønske om at undersøge prisen for udskiftning af ruder til energiruder. JEC finder en pris pr. lejemål. Det præciseres endnu engang at ALT FODRING I GÅRD- ENE ER STRENGT FORBUDT, da det tiltrækker rotter og andre skade dyr, så brød skal i affaldsposen og ikke ud af vinduet. Antenneforhold er yderst ringe. JEC kunne forsikre at der er noget nyt på vej i 2010. Der er forhandlinger i gang. Snerydning var et varmt emne. Det har været en ekstrem vinter i år, og har givet et stort arbejdspres på alle ejendomsfunktionærerne. Alle har gjort, hvad de kunne. Der ønskes ryddet et ekstra spor i gården og rydning over til affaldsøerne. Der var kritik af synligheden for vores gårdmænd. HFJ informerede om ny struktur i ØsterBo, da der var Kopi til: samtlige beboere i afd. 1, insp., varmemester m.fl. Side 4 af 5
mange spørgsmål til det. Det er først fra Januar af, at afd. 1 er overgået til ny struktur, så det er alt for tidligt at evaluere på noget endnu. Det er selvfølgelig beklageligt, at det samtidig med omstrukturering også skulle vise sig at blive den hårdeste vinter i mange år, hvilket har besværliggjort det at finde fodfæste i en ny rolle, men det kunne vi desværre ikke forudsige Vi tager fat om alle driftproblemer i dagligdagen, så I skal til enhver tid rette henvendelse til kontaktcentret, så vi kan løse problemstillingerne. HFJ garanterede, at Østerbo naturligvis evaluerer på strukturen løbende op på en rimelig periode, det vil sige som minimum et årsværk. Der henstilles til, at alle overholder ordensreglerne i vaskerierne, så afleveres pænt efter brug og at alle husker der tøj i vaskehusene efter endt vasketid. Der var problemer med kortaflæsere i vaskerier flere steder. Vi får lavet et servicetjek på dem alle. Hardy beklagede, at bestyrelsen for sent havde tømt deres postkasse ved bestyrelseslokalet og fundet 2 indkomne forslag omhandlende samme emne, nemlig husdyrhold af 1 stk. indekat. Da forslagene var indkommet rettidigt, er der sammen med dette referat indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde d. 16. feb. 2010 kl. 18.30. Der er kun det ene pkt. på dagsorden, så der vil afholdes afstemning om at få lov til at holde 1 stk. indekat i afdelingen. HFJ meddelte, at pga. omstruktureringen er HFJ ikke længere inspektør for afdeling, men driftschef for hele området. Jesper er fra dd. inspektør i afdeling 1. I ønskes alle et godt nytår og tak for et godt samarbejde. Referent: Helle Friis Jensen 28-01-10. Kopi til: samtlige beboere i afd. 1, insp., varmemester m.fl. Side 5 af 5