Kommunikationsplan for projekt Viden og Innovation i SMV ere via Studerende (VIIS) vers. 2 (jan. 2013) Introduktion Kommunikationsplanen er opdelt i forhold til de kanaler, som nyheder, status og andre informationer spredes på. I forbindelse med projektets levetid på 2 år, fra Q1 2012 til og med Q4 2013 vil der blive kommunikeret med alle interessenter i projektet på forskellige vis og i forskellige frekvens. Følgende kommunikationskanaler tages i brug: Fysiske møder, workshop og seminarer afholdes med de tættest implicerede parter i projektet på henholdsvis virksomhedsside og studerende/dimitterende side. Møderne afholdes i forhold til behov og i den frekvens, som projektplanen anbefaler. Det vil sige hyppigere op imod igangsættelse af camps og innovationsprojekter. Der afholdes i starten af projektet en workshop med deltagelse af udvalgte virksomheder, som har indgivet interessetilkendegivelser og udvalgte undervisere som underviser i innovation og entreprenørskab. Workshoppen har til formål at skabe en behovsjustering og forventningsafstemning mellem projektets interessenter. Efterfølgende afholdes fysiske møder med virksomheder og undervisere efter behov. Under hele forløbet afholdes møder med interesserede studerende, der skal indgå i projektet med ny viden og innovationskraft. Der afholdes ligeledes i starten af projektet fysiske møder med de perifere parter i projektet. Herunder hører bl.a. foreningslivet på SDU, Karrierecentret, A-kasser, Jobcentre o.a. Møderne skal ridse rammerne op for deltagelse af henholdsvis studerende og dimittenter. Under perifere parter hører også erhvervslivets brancheforeninger, udviklingscentre som f.eks. DI., Udvikling Fyn, regionerne, væksthusene og foreninger omkring SDU som f.eks. Tek Momentum. Efterfølgende afholdes møder efter behov. Materialer til brug ved møder og forudgående fremsendt materiale vil indeholde Industriens Fond s logo. Camps og innovationsprojekter er output af projektet.
Materialer og præsentationer vil indeholde Industriens Fond s logo. Nyhedsbreve udsendes med ca. 3 måneders intervaller. Nyhedsbreve tilgår interessenter som ønsker at blive opdateret via denne kanal (e-mail), og de giver et samlet overblik over de sidste måneders forløb. Industriens Fond s logo præsenteres på nyhedsbrevet. IDEA s hjemmeside vil fungere som opsamling på projektresultater og succeshistorier. Herfra kan viden spredes og formidles til 3. parts interessenter og fastholdes struktureret. Derved sikrer projektet, at viden kan udnyttes af andre og give fordele til dansk erhvervsliv. Hjemmesiden holdes løbende opdateret. Der fremsendes link til interessenter, som ønsker at formidle resultater og deltagelse i projektet via denne kanal. Industriens Fond s logo præsenteres på hjemmesiden i forbindelse med de aktiviteter der vedrører projektet. Facebook og LinkedIN bliver brugt som formidlingsplatform for de studerende. Film og billeder, samt kommunikationen omkring events sker på Facebook. På LinkedIN laves grupper, så studerende og virksomheder kan opretholde kontakten. Facebook holdes løbende ajour. LinkedIN grupper oprettes efter behov. Industriens Fond s logo præsenteres på forsidebilledet på Facebook. Statusrapporter udarbejdes jævnfør udbetalingsplan og fremsendes halvårligt til Industriens Fond. Statusrapporten fremsendes sammen med anmodning om udbetaling af afholdte udgifter. Statusrapporter fremsendes måneden efter milepælene er nået. Ønsker Industriens Fond ekstraordinær statusrapportering udover de i budgettet anførte rapporteringsdatoer, så kontaktes projektlederen, der hurtigst muligt vil fremsende statusrapport. Statusrapporter udarbejdes i Word og Industriens Fond s logo præsenteres i sidehoved. Afrapportering følger milepælsplanen og udbetalingsplan.
1. milepæl 30.06.2012 Evaluering af 1. gennemførte camp. 2. milepæl 31.12.2012 Evaluering af min. 1 virksomhedscamp, 1 fællescamp og min. 2 innovationsprojekter. 3. milepæl 30.06.2013 Evaluering af 1. gennemførte camp og innovationsprojekter for 2012. 4. milepæl 31.12.2013 Evaluering af gennemførte virksomhedscamp, 1 fællescamp og min. 2 innovationsprojekter. 5. milepæl 30.06.2014 Evaluering af hele forløbet og fremlæggelse af formidlingsegnet rapport. Guide omkring innovationsskabelse i mindre virksomheder via studerende udarbejdes i slutningen af projektets levetid. Guiden er en let og overskuelig præsentation af resultater, cases og succeshistorier, til efterfølgelse af interesserede virksomheder og uddannelsesinstitutioner. Guiden vil indeholde Industriens Fond s logo. Plakater og foldere trykkes for at komme i kontakt med interesserede studerende og formidle budskabet internt i SDU. Plakater præsenteres på udvalgte områder med stor aktivitet og folderen uddeles til både studerende, undervisere, virksomheder og perifere interessenter. Industriens Fond s logo præsenteres i folderen. Casesamling og videoklip af camps og innovationsprojekter udarbejdes i løbet af 2012 og 2013. Link til disse indgår med henvisning i omstående materiale i det omfang det passer med context. Der vil naturligvis være link i guiden, på hjemmesiden, i den formidlingsegnede afsluttede rapport og til præsentation på den nationale konference. Industriens Fond s logo præsenteres i casesamlingen med både tekst og billede i videoklippene. Artikler udgives i landsdækkende og regionale dagblade, samt fagblade. Artiklerne beskriver succeshistorier og implikationer, som kan understøtte andre virksomheder, der ønsker at indgå i et kommende samarbejde. Artiklerne giver ligeledes inspiration til andre regioner til efterprøvning af succeser. I artiklernes faktabokse vil samarbejdsrelationen med Industriens Fond og logo indgå.
National konference afholdes i slutningen af projektperioden. Konferencen henvender sig til alle medvirkende interessenter og interesserede parter, der ønsker at gentage og videreføre projektets resultater. Materiale og præsentationer ved konferencen vil indeholde Industriens Fond s logo. Vi forventer ligeledes, at repræsentant for Industriens Fond deltager i konferencen og evt. indleder konferencen. Pressedækning af aktiviteter ved egen kommunikationskonsulent og danske medier, ved pressemeddelelser eller aktiv deltagen vil indgå i det omfang det er muligt og ønskeligt for de deltagende virksomheder. Ved pressemeddelelser vil Industriens Fond s logo fremgå hver gang. Ved anden pressedækning vil vi tilstræbe, at Industriens Fond bliver nævnt. IDEA vil indhente forhåndsgodkendelse inden udsendelse af pressemeddelelser. Kommunikationsplan
Leverance 1. 2012 2. 2012 1. 2013 2. 2013 1. 2014 Workshop med virksomheder 1 Møder med interesserede virksomheder 30 50 50 50 0 Møde med studerende og studenterforeninger Efter behov Efter behov Efter behov Efter behov Efter behov Møder med perifere interessenter, herunder andre regioner Efter behov Efter behov Efter behov Efter behov Efter behov Afholdelse af fællescamps 1 2 2 2 Afholdelse af virksomhedscamp 1 2 2 2 Afholdelses af innovationsprojekter 0 18 4 20 Fremsendelses af nyhedsbreve 2 2 2 2 2 Opdatering af hjemmeside 2 2 2 2 2 Opdatering af Facebook og LinkedIN Efter behov Efter behov Efter behov Efter behov Efter behov Statusrapporter 1 1 1 1 Guide 1 Plakater og foldere 1 Casesamling og videoklip 1 1 2 1 Artikler i fagblade og regionale/nationale medier 6 6 1 Indslag i radio og TV 1 1 1 National konference 1 Formidlingsegnet rapport til Industriens Fond s hjemmeside 1