Randers Modellen Undervisning marts 2008 Randers Kommune
Dagsorden Velkomst Randers Kommunes styringsprincipper Randersmodellen del-elementer Aftaleindhold Årscyklus og dialog Pause Eksempler. Økonomistyring 2 Randers Modellen - 2
Styringsprincipper Byrådets Vision 2016 Byrådets overordnede principper: Central styring decentral ledelse Brugerorientering og borgerinvolvering Faglighed, kvalitet og helhed Effektivitet Direktionens ledelsesgrundlag Personalepolitikkens værdier 3 Randers Modellen - 3
Vision 2016 VISION 4 Randers Modellen - 4
Vision 2016 Borgere og virksomheder i Randers Kommune er stolte over: At vi rager op i bogstaveligste forstand med Randers silhuet og via landskendte projekter inden for kultur, fritid, sundhed, miljø, offentlige serviceydelser og infrastruktur. At vi tager ansvar for kommunen for alle der både skaber muligheder for enerne og giver en hånd til dem, der har behov for det At vi viser entusiasme med vilje til at forandre byen, havnen, erhvervsprofilen - og vi tør gå efter succeser inden for idræt og kultur. 5 Randers Modellen - 5
Vision 2016 fortsat. At vi vil demokratiet med enestående muligheder for et offensivt foreningsliv, nye former for kulturaktiviteter og en levende debat på alle planer. At vi vil satse målrettet på IKT i udvikling af vores uddannelsestilbud, erhvervsliv og kommunal service. At vi er kendt som frivillighedens kommune med et aktivt medborgerskab. At der er naturnære boliger for alle placeret attraktivt på det østjyske bybånd. At vi vil kvalitet i alt hvad vi beskæftiger os med. 6 Randers Modellen - 6
Randers Modellen 10 år Vision 2016 Byrådets Vision 2016 danner.. 4 år Natur/Miljø Børn & Unge Ældre udgangspunkt for 20 Politikker med mål, indsatsområder og planer, der.. 1 år Skoler omsættes i konkrete mål og indsatser på 25 Bevillingsområder (=bevillingsniveau), som er grundlaget for.. 1-2 år Søndre Nordre Aftaler med hver institution/afdeling. Ca. 150 aftaleenheder 7 Randers Modellen - 7
Randersmodellens del-elementer Mål- og rammestyringsmodellen består af 4 dele: Vision og værdier beskriver byrådets vision og afstikker de overordnede pejlemærker samt de grundlæggende værdier. Politikker omsætter vision og værdier til mål for de enkelte områder og indeholde de politiske ønsker og indsatsområder på 4 års sigte og sikrer helheden på tværs af områder. Politikkerne omsættes i konkrete mål og indsatser på en række bevillingsområder Aftaler beskriver institutionernes mål og indsatsområder samt hvordan de søges opnået. Randers Modellen - 8 8
Politikker Skal omsætte Vision 2016 til mål for den enkelte politik Skal rumme de politiske ønsker og indsatsområder på 4 års sigt Skal danne baggrund for den årlige budgetlægning Skal skabe grundlag og mulighed for at koordinere indsats og aktiviteter på tværs 9 Randers Modellen - 9
Status for politikudarbejdelse Ansvarl. udvalg Er vedtaget (feb. 2008) 1. Halvår 2008 2. Halvår 2008 2009 ØU erhverv bosætning integration MT landdistrikt natur & miljø byudvikling infrastruktur AU arbejdsmark. SU handicap misbrug social SÆ sundhed psykiatri ældre BS børn & unge familie/børn 10 KF fritid/idræt Randers Modellen - 10 adm./borgerser kultur
Budget Krumtappen i modellen: Skal omsætte vision og politik til handlinger og aktiviteter Fokus på både mål og økonomi Ledelsesinformation skal sikre opfølgning på både mål og økonomi Årscirkel skal sikre sammenhæng ml. budget og aftaler Retningsgivende for aftaleenheder (det kommende år) Information til borgerne Det vil Byrådet Håndbog for politikerne 11 Randers Modellen - 11
Randers Modellen - 12 Randersmodellen Økonomisk decentralisering Randersmodellen indeholder en model for økonomisk decentralisering. Alle enheder er omfattet af decentralisering Decentralisering skal sikre mest mulig lokal indflydelse og råderum Decentralisering er en metode til at få mest muligt ud af det budget, man nu har fået Enheden er ansvarlig for at overholde sit samlede budget én pose penge (løn og øvrig drift) 12
Budget og MED-inddragelse Pligt til orientering og inddragelse Gennemskuelighed - bliv enige om en fast standard budgetoversigt, som er til at forstå Fokus på det for medarbejderne mest interessante løn, ny løn, uddannelse mm. 13 Randers Modellen - 13
Aftalestyring Aftaler er et redskab til at omsætte byrådets vision og politikker til konkrete mål for aftaleenhederne Aftalerne skal give råderum for aftaleenhederne Aftalerne skal give byrådet noget den anden vej mulighed for styring Byrådet og aftaleenhederne skal via dialog fastlægge mål og indsatsområder Skabe klarhed for ledere og medarbejdere over mål og rammer Give mulighed for og pligt til opfølgning 14 Randers Modellen - 14
Aftalestyring Alle ansatte skal være omfattet dvs. både decentrale enheder og centrale stabe/afdelinger Aftaleparter: byråd og leder 2008: 1-årig aftaler Herefter 2-årige aftaler for 2009-2010, 2011-2012 osv. 15 Randers Modellen - 15
Aftale-perioder Aftaleperioder: Valgperioder: 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 16 Randers Modellen - 16
Aftaleindhold 1. Formål med aftalen. 2. Politiske visioner, mål og krav. 3. Hvem er vi? 4. Aftaleenhedens mål. 5. Opfølgning på mål 6. Økonomi. 7. Gensidige aftaleforhold. 17 Randers Modellen - 17
Måned Tidsplan for budget 2009-12 Aktivitet 28. januar 2008 Økonomiudvalg fastlægger budgetprocedure herunder tids- og aktivitetsplan 18. februar 2008 Økonomiudvalg godkender de nærmere retningslinier for budgetrammerne i 2009-12 Ultimo feb Fagudvalg godkender tidsplan for nedenstående 3 opgaver: Udarbejde forslag til budget på udvalgets område herunder mål og indsatsområder samt omprioriteringer. Prioritere nye ønsker til driften (max 2%) Anlæg redegørelse, omprioriteringsforslag samt nye forslag. Marts- April Institutioner (incl. institutionernes MED-udvalg) inddrages i arbejdet med udformningen af budgetforslaget, herunder formulering af mål og indsatsområder samt ønsker vedr. driften og anlæg. Marts- Juni Fagudvalg udarbejder forslag til budget samt forslag til ønsker på drift og anlæg. MED udvalg på institutioner, sektor og område inddrages forud for udvalgets endelige beslutning. 23. juni Økonomiudvalg orienteres om regeringsaftalen og får en foreløbig orientering om materialet fra fagudvalget. Der tages stilling til evt. procedure 18 vedr. spareforslag. Randers Modellen - 18
Tidsplan for budget 2009-12 (fortsat) 11. august Økonomiudvalget drøfter den økonomiske situation på baggrund af det foreliggende budgetmateriale. Medio august Ultimo august, budgetseminar (28-29/8) Primo sep Fagudvalg mødes hvis der er behov for at udarbejde spareforslag. Institutioner og MED-udvalg orienteres umiddelbart herefter. Byrådet orienteres om regeringsaftalen samt det foreliggende budgetmateriale. På dag 2 starter de politiske prioriteringer af ønsker til drift og anlæg. Personalerepræsentanter fra Hoved-MED deltager på budgetseminaret Institutioner og MED-udvalg orienteres om resultatet af budgetkonferencen og det videre forløb aftales. 8. september Økonomiudvalget 1. behandling af budgettet. 15. september Byrådet 1. behandling af budgettet 29. september Økonomiudvalget 2. behandling af budgettet. 6. oktober Byrådet 2. behandling af budgettet 19 Randers Modellen - 19
Årets gang for aftaler. Jan April: Budgetforslag udarbejdes. Marts April: MED inddrages i arbejdet med budgetforslag. August: Budgetseminar. September: Forslag til aftale for det kommende år starter, men afventer budgetforlig? Oktober: Dialog med fagudvalg Nov. dec: Politisk godkendelse af aftaler for 2009. (skoleområdet kører forskudt) 20 Randers Modellen - 20
Dialog og proces Dialog mellem udvalg og aftaleenhed Metodefrihed inden for udvalgene Proces omkring aftaleindgåelse er vigtig Lederens ansvar at inddrage medarbejdere og brugere 21 Randers Modellen - 21
Dialogformer Dialog med det politiske udvalg f.eks.: - udvalgsmøde - konference - udvalget deler sig op - besøgsdag (udvalget besøger aftaleenheden) Dialogen hjemme i aftaleenheden. 22 Randers Modellen - 22
Eksempler på målsætninger 1. Oprettelse af aflastningshus for demente. Sund og attraktiv arbejdsplads. Teamudvikling i ledergruppen. Et motorisk og musikalsk univers i ældreplejen. Kostens betydning i forhold til genoptræning. Kommunikationens betydning i fht. Samspillet til borgere og kolleger. Projekt rengøringsteam. Område Kristrup/ Assentoft 23 Randers Modellen - 23
Eksempler på målsætninger 2 Emner: Formidling. Forskning, indsamling og registrering. Bevaring. Sygefravær. Randers Lokalhistoriske Arkiv. Kulturhistorisk Museum 24 Randers Modellen - 24
Eksempler på målsætninger 3. Formidling: Tag formidlingsmaskinen ind i middelalderen. Midtjysk Oplevelsesproduktion. Undervisningsmateriale til museets faste udstilling. Ny hjemmeside. Nyt koncept for indretning og formidling, håndværksmuseet. Kulturhistorisk Museum 25 Randers Modellen - 25
Eksempler på målsætninger 4. Teamudvikling i ledergruppen Formål: Sætte fokus på og udvikle områder, der styrker lederteamet herunder: Hvordan lederne bliver bedre til at bruge hinandens kompetencer og ressourcer ifht. Ledelsesopgaver og spørgsmål? Hvordan kan lederteamet fungere som rollemodeller i organisationen? Udvikling af ledermøderne. Kompetenceafgrænsning hvilke ansvarsområder ligger hos mellemlederen? 26 Randers Modellen - 26
Eksempler på målsætninger 5. Mål: Bedre service til borgerne Medledelse og medindflydelse på eget arbejde Øget arbejdsglæde Indsatsområdet relaterer til Vision 2016: At ledere og medarbejdere er veluddannede. Område Kristrup/ Assentoft 27 Randers Modellen - 27
Økonomistyring i Randers Kommune Disposition: De overordnede regler Randersmodellen Pengepose Tillægsbevillinger/budgetkontrol Forsikring ved barsel/langtidssygdom Regler for overførsler MED-udvalgets rolle 28 Randers Modellen - 28
Overordnede regler for økonomistyring Den kommunale styrelseslov Kommunens kasseog regnskabsregulativ Randersmodellen økonomisk decentralisering 29 Randers Modellen - 29
Den kommunale styrelseslov 40, stk 2 og 3. Stk. 2. Bevillingsmyndigheden er hos kommunalbestyrelsen. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før kommunal-bestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling. Stk. 3. Enhver tillægsbevilling skal angive, hvorledes den bevilgede udgift skal dækkes." 30 Randers Modellen - 30
Kasse- og regnskabsregulativ Indhold: Økonomisk styring (Randersmodellen) Budgetprocessen Budgetkontrol (hvilken rolle har den budgetansvarlige?) Regnskabsaflæggelse (hvilke krav gælder?) Bogføringsprocessen (hvad er god bogføringsskik?) Betalingsformidling (bl.a regler for anvendelse af betalingskort) Anvendelse af it-systemer (it-sikkerhedspolitik) N.B. Vi er ved at lave et nyt regulativ. Forventes færdig i 1. Kvartal 2008 31 Randers Modellen - 31
Randersmodellen Pengeposen Citat fra modellen: Det enkelte arbejdssted er ansvarlig for at overholde sit samlede budget - målt i kroner. I princippet er det helt op til arbejdsstedet, hvordan arbejdet tilrettelægges og hvor mange personer der afsættes til arbejdet. Det vigtigste er, at arbejdsstedet når de opstillede mål i aftalerne indenfor den tildelte lønsum. Det sker ud fra den betragtning, at den decentrale leder i dialog med personale, bestyrelser og brugerråd er den bedste til at træffe de optimale beslutninger for den enkelte institution, og derved opnå den mest optimale udnyttelse af lønsummen. 32 Randers Modellen - 32
Randersmodellen - Pengeposen Udenfor posen: Lederløn Energiafgifter (lidt endnu) Løn Øvrig drift Regler for pengeposen Der kan frit overføres overskud fra øvrig drift til løn Der kan højest overføres 5% af pengeposen fra løn til øvrig drift (kan dog ansøge om mere). 33 Randers Modellen - 33
Randersmodellen -Tillægsbevillinger Klip fra budgetforligsteksten for budget 2008: Forligspartierne har den holdning, at der ikke gives ufinansierede tillægsbevillinger i løbet af året. Udvalgene skal derfor selv anvise finansiering inden for egne områder, hvad angår merforbrug på rammebelagte områder. Merforbrug på de sociale overførselsudgifter (kontanthjælp, sygedagpenge og førtidspensioner) skal finansieres inden for det samlede kommunale budget tilsvarende tilfalder en indreudgift kommunekassen. 34 Randers Modellen - 34
Randersmodellen -Budgetkontroller Klip fra budgetforligsteksten for budget 2008: Der foretages 3 ordinære budgetkontroller i løbet af 2008, som forelægges Byrådet i henholdsvis maj, september og november måned. På de særlige områder (kontanthjælp, sygedagpenge og førtidspensioner) og anbringelsesområdet samt de nye amtslige opgaver (sundhed og sociale institutioner) foretages månedlig budgetopfølgning, som forelægges direktionen. Derudover har udvalg og forvaltning pligt til ekstraordinært og hurtigst muligt at rejse en sag, hvis budgettet ændrer sig væsentligt på et område både negativt og positivt. Er der ændringer i forudsætningerne i de demografiske forhold antal, børn, elever, ældre efterreguleres budgettet. Randers Modellen - 35 35
Randersmodellen - Forsikring ved barsel Der er tale om en lovbestemt barselsudligningsordning. Institutionen modtager dagpengerefusionen + 80% af forskellen mellem løn og refusion. Den reelle kompensation vil derfor ofte være omkring 90% af lønudgifterne. Ordningen finansieres ved at hvert område betaler 0,41% af lønsummen til udligningsordningen 36 Randers Modellen - 36
Randersmodellen - Forsikring ved barsel (eksempel) Lærer på barsel i 32 uger: Lønudgift Dagp.ref. Udgift Barselsref. Netto 240.000-95.620 144.380-115.504 28.876 I dette eksempel dækkes 88% af lønudgiften. 37 Randers Modellen - 37
Randersmodellen - Forsikring ved sygdom Formål: sygedagpengerefusion skal tilfalde de berørte aftaleenheder. Ordningen finansieres ved at lønsummerne reduceres med: Daginstitutioner: 0,8% Folkeskoler: 0,4% Ældreområdet: 1,0% Øvrige områder: 0,3% Bemærk at det stadig er dyrt at ha en langtidssygemeldt, da det kun er dagpengerefusionen (og ikke lønnen) der modtages. 38 Randers Modellen - 38
Randersmodellen - Forsikring ved sygdom (eksempel) Lærer syg i 32 uger: Lønudgift Dagp.ref. Netto 240.000-102.450 137.550 I dette eksempel dækkes 43% af lønudgiften. Hertil kommer vikarmidler. 39 Randers Modellen - 39
Randersmodellen - regler for overførsler Der er 2 slags overførsler, nemlig: Overførsler i løbet af året - pengeposen Overførsler mellem årene Regler for overførsler i løbet af året: Der er fri adgang til at overføre overskud fra øvrig drift til løn. Der må højest overføres 5% af aftaleenhedens pengepose fra løn til øvrig drift. For overførsler over 5% skal der udarbejdes ansøgning, som skal godkendes i fagudvalg. Ansøgning skal forinden have været behandlet i MED-udvalget. 40 Randers Modellen - 40
Randersmodellen - regler for overførsler mellem årene Der må overføres 5% af aftaleenhedens pengepose fra et budgetår til et andet. Denne grænse gælder både overskud og underskud. For beløb over 5% skal aftaleenheden i skema redegøre for baggrunden for overskuddet/underskuddet og hvordan det tænkes anvendt/afviklet MED skal inddrages. Overførsel af overskud/underskud fra et budgetår til et andet skal godkendes i økonomiudvalg og byråd inden der kan disponere. Der laves en samlet sag, som godkendes af byrådet i maj måned. 41 Randers Modellen - 41
Randersmodellen MED-udvalgets rolle - erfaringsudveksling Hvordan oplever i jeres rolle omkring økonomien? Føler I jer klædt på til drøftelse af økonomiske forhold, fx overførsler. Er der eksempler på en god inddragelse af MEDsystemet? 42 Randers Modellen - 42
Randersmodellen - Tidsplan for godkendelse af overførsler 1. februar 29. februar 2008 Fagforvaltningerne opgør talmaterialet og sender ud til institutioner 1. marts 19. marts 2008 Drift: Institutioner/aftaleenheder kontrollerer talmaterialet fra forvaltningen. Hvis overførselsbeløbet er under +/- 5% af budgetrammen skal institutionen/aftaleenheden ikke foretage sig mere. Hvis beløbet er over +/-5% redegøres for, hvorledes overskud/underskud er opstået, og hvordan og hvornår det påtænkes anvendt/afviklet. Til redegørelsen anvendes et skema som forvaltningen udsender. Det udfyldte skema skal drøftes i MED-udvalg og bestyrelse. 20. marts 24. marts 2008 PÅSKE 43 Randers Modellen - 43
Randersmodellen - Tidsplan for godkendelse af overførsler 25. marts 31. marts 2008 Fagforvaltningerne samler materialet og sender til budgetkontoret 31. marts 14. april 2008 Budgetkontoret gennemgår og sammenstiller de uforbrugte nettobevillinger. 17. april 2008 Direktionen afgiver indstilling til økonomiudvalg og byråd. 6. maj 13. maj 2008 De stående udvalg behandler ansøgningerne om overførslerne (= ansøgninger om tillægsbevillinger til 2008). 19. maj 2008 Økonomiudvalget tager stilling til ansøgningerne. 26. maj 2008 Byrådet tager stilling til ansøgningerne. 27. maj 30. maj 2008 Indberetning af overførslerne (kan evt. indberettes efter økonomiudvalgets møde) 44 Randers Modellen - 44
Randers Modellen - 45 Randersmodellen MED-udvalgets rolle ved overførsler MED-udvalget, bestyrelser o.lign. skal løbende orienteres om budgettet og inddrages i fastlæggelsen af overførsler mellem løn/drift og overførsler mellem årene Hvis der ønskes overført mere end 5% fra løn til øvrig drift i løbet af året skal der udarbejdes en ansøgning til fagudvalget. Ansøgningen skal forinden have været behandlet i MED-udvalg og brugerbestyrelser og deres indstilling skal fremgå af ansøgningen Hvis der ønskes overført mere end 5% mellem årene skal der udfyldes et skema med baggrunden for overførslen og hvordan det tænkes anvendt/afviklet MED skal inddrages. 45