Modul 3 Systematisk problemløsning for operatører
Program Dag 1: Opsamling af VSM Introduktion problemløsning Prioritering af opgaver Dag 2: Problemløsningsværktøjer PDCA 5 x hvorfor Fiskebensdiagram A3 Hjemmeopgave
Modul 1 Grundlæggende LEAN og præsentation af værktøjer De 8 spildtyper Virksomhedsbesøg Modul 2 LEAN kulturen VSM Online Afprøve VSM som hjemmeopgave Modul 3 PDCA og problemløsningsværktøjer Prioriteringsværktøjer Online Afprøve systematisk problemløsning som hjemmeopgave Modul 4 Facilitering af LEAN herunder kommunikation Virksomhedsbesøg
Systematisk problemløsning for operatører Gennem anvendelse af årsag-virkningsdiagramværktøjet kan deltageren inden for eget arbejdsområde analysere, vurdere og prioritere produktionstekniske problemstillinger samt udarbejde handlingsplaner/løsningsforslag i overensstemmelse med virksomhedens politikker og målsætninger.
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Opsamling på opgave med VSM Hvad har I observeret? Hvilke udfordringer har I haft? Hvad vil og kan I bruge VSM til? 6
Koblingen mellem VSM og problemløsning 7
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Bogormen En bogorm har besluttet sig at gnave gennem HC Andersens samlede værker som består af fire bind - Hvert bind er 2,5 cm. tykt - Omslag foran og bagpå måler 0,25 cm. hver for sig Hvor langt gnaver bogormen når den starter på side 1 i bind 1 og slutter på sidste side i bind 4?
Vi siger velkommen til PROBLEMER
Hvad er et problem? Et problem er afstanden mellem tingenes tilstand nu og hvordan de burde være
Problem en definition Et problem defineres som en fejl/defekt, som man ikke kender årsagen til og løsningen af
Problemløsning -diskussion Hvornår og hvor ser vi problemer i dag? Hvad gør vi ved dem? Hvad definerer en problemløsningskultur Har I en problemløsende kultur hos jer?
Trin i problemløsning
LEAN og problemløsning 1 2 5 3 4 SKIFT SKUBPRODUKTION UD MED TRÆKPRODUKTION
Mens vi venter
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Struktur for problemløsning Problemliste Prioritering af problemer Valg af problemløsningsværktøj Årsag Løsning
Øvelse -problemer Noter alle de forbedringsforslag og problemer, I kan komme i tanke om fra jeres VSM. 1 post-it pr. forbedringsforslag/problem Sæt dine post-it op på problemlisten Udfyld hver post-it med en kort beskrivelse af problemet og dit navn. Påfør den mængde information der kræves, så der kan huskes hvad emnet omhandler
Problemliste
Prioriteringsmatrix UDBYTTE LILLE STORT LILLE INDSATS STOR
Problemstillinger Økonomisk impact Høj Problem løsning Work shop Lav Just do it Work shop Lav Høj Kompleksitet
Hvilken type problemstilling? Kriterier: Just-do-it Problemløsning Workshop Løsning af opgaven vil involvere andre afdelinger Problemer hvor vi ikke umiddelbart har nogen løsning Vi kender ikke den nuværende situation godt nok Det er en tilbagevendende problemstilling x x x x x x Problemet og løsningen er kendt og oplagt Opgaver der bare skal gøres x x
Alle problemstillinger læner sig op ad PDCA tankegangen
Hulahopring øvelse Alle skal igennem hulahopringen I har 3 forsøg (Brug PDCA-hjulet) Hvor hurtig kan I gøre det?
Kaizen - workshop En hurtig forbedring af en afgrænset opgave Løses af en forud defineret gruppe En koncentreret indsats i en afgrænset tidsperiode
Kaizen Hvor længe foregår en kaizen? Kaizen Kaizen workshop Fakta/data indsamling Nuværende tilstand Fremtidig tilstand Implementeringsplan Implementering Opfølgning audit og KPI
Eksempel Dag 1. Fastlæg indsatsområder og problemformulering Indsatsområder analyse af data afgrænsning - problemformulering. Mål Observation og gennemgang af processen og udstyret. Dag 2. Analyse/prioritering og plan for dag 3-4 Brainstorm Fiskeben Prioritering Plan for dag 3 og 4 Dag 5. Plan og fastholdelse af erfaringer Gennemgang af standard Fastholde erfaring til drejebog Opfølgning Plan for efterfølgende periode og implementering af ændringer
Fordele ved Kaizen workshop Fast timeforbrug Muligt at lave budget Kaizen - Blitz Kan planlægge med projektdeltageres deltagelse Ejerskabet kan sikres af projektdeltagere
Egnede Kaizen Projekter: Omstillinger på en maskine Kaizen med SMED - Blitz Orden og systematik med 5S Analyse og forebyggelse af fejl med Poka Yoke Forbedring af maskiners oppetid med TPM Indførelse af Kanban system
Hvordan laver vi den bedste opfølgning på igangværende opgaver og projekter?
Gruppeopgave -priotering Prioriter gruppens problemer på den udleverede prioriteringsmatrix
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Problemløsningsværktøjer 5 x Hvorfor PDCA ACT PLAN CHECK DO Fiskeben A3
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Problemløsningsværktøjer 5 x Hvorfor PDCA ACT PLAN CHECK DO Fiskeben A3
PDCA til problemløsning ACT PLAN CHECK DO
PDCA PDCA er betegnelsen for en struktureret fremgangsmåde til at skabe løbende forbedringer PDCA kaldes også for forbedringshjulet Plan Do Check Act Beskriv problemet, fokus på fakta, analyser problemet, fastlæg årsag og mål, planlæg D-C-A Afprøv og implementer løsning Kontroller effekten og resultaterne Indfør forbedringen i praksis og lav en standard for forbedringen. Hvis målet ikke er indfriet, laves justeringer eller ny plan.
Plan (Planlæg) A P C D
Do (Udfør)
Check (Virker det?)
Act (Forankr det, der virker)
PDCA spil Gruppeøvelse med 4 personer pr. bord (øvrige er observatører) Spilleregler: Alle 4 ved bordet skal deltage Fordel følgende roller blandt jer i gruppen: Kontrollant (skema) Kunde (billeder) Bygger Leverandør (klodser) Den der bygger må ikke se billederne Den samme figur må ikke bygges flere gange i hvert spil Hvert spil varer 3 minutter 3 spil i alt
Case: Cykelmyggen A/S Cykelmyggen A/S er en budcentral, som har eksisteret siden 2005. Kunderne ringer ind til budcentralen, som er i radiokontakt med de enkelte cykelbude- Gennem de sidste 2 år er antallet af kunder for første gang, siden budcentralen blev startet op, begyndt at falde, fordi den lovede leveringstid på forsendelserne ikke holdes. For et år siden blev det på et stormøde med budene afdækket, at de sene leveringer for det meste skyldes, at cyklerne er begyndt at gå i stykker, så budene må vente på, de bliver repareret. For at få sat lidt mere struktur på løsningen af problemet har budene det sidste år opsamlet fejldata.
Pareto Omsætter tælledata i en tabel til grafik. Giver et grafisk overblik over vigtigheden af de forskellige faktorer. 45
Opgave: Lav et pareto diagram over de oplyste fejl
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Problemløsningsværktøjer 5 x Hvorfor PDCA ACT PLAN CHECK DO Fiskeben A3
Fiskebensdiagrammet Årsag- og virkningsdiagram Maskine/Udstyr Mandskab Vigtige faktorer involveret Mulige årsager Ikke nok biler Hvorfor? Ikke kapacitet til højsæson Upålidelige biler Chauffører kører forkert Hvorfor? Forkert adresse på leverandør Hvorfor? Fejl i database-input Chauffører dukker ikke op Det præcise problem formuleret som et spørgsmål Hvorfor har vi sene leveringer? Dårlig levering Udgået for produkter Manglende oplæring Dårlig levering af større ordrer Hvorfor? Metode Dårlig planlægning Manglende oplæring Hvorfor? Materiale Brainstorm for at finde modforholdsregler for hver rodårsag
Fiskebensdiagrammet Fastholder problemet og visualiserer sammenhængen med dets mulige årsager for hele teamet. Gør et team i stand til at fokusere på problemets mulige årsager og ikke på symptomerne eller på f.eks. historien bag problemet. Medvirker til at skabe en systematisk tilgang til listen over mulige årsager til problemet. Sikrer at team et kommer hele vejen rundt om problemet. Udnytter gruppens samlede viden. Dokumenterer et team s fælles opfattelse af et problem og dets mulige årsager som støtte til videre problemløsning.
Hvad er et årsag virkningsdiagram? Årsagskategori 5 Årsagskategori 3 Årsagskategori 1 mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag mulig årsag Det væsentligste Problem Årsagskategori 6 Årsagskategori 4 Årsagskategori 2
Find en mulig årsag Effektiv brainstorming Tværfunktionel gruppe på 5-9 personer. Repetér problemstilling. Brug tavle til at skabe overblik. Brug post-its én pr. forslag. Udøv Popcorns- eller rundeteknik. Tanke- og forslagsfrihed (d.v.s. ingen fordømmelse eller kritik). Gå efter kvantitet ikke nødvendigvis kvalitet. Lyt og respektér. Korte forklaringer og undgå persondominans. Ingen omformulering af andres forslag. Grundregel: Tanke- og Forslagsfrihed
Årsag virkningsdiagram: Plæneklipper Hul i tank Ingen Benzin på Glem at hælde på Materialer Stoppet luft filter For meget benzin på tændrøret Mennesker Her ikke kræfter til at starte den For hård at starte Ingen benzin til tændrør Ikke trykket på start knap Ikke instrueret ordentligt Ikke aktiveret choker Ingen til at starte den Snor knækket Snoren er svag Tændrør mangler Choker Defekt Kunne ikke starte Tændrør tænder ikke Tændrør Tændrør druknet Metoder Maskiner
Metoder Mennesker / Mandskab Det væsentligste problem Maskiner/Udstyr Materialer
Opgave: Tag det største problem fra paretoen og lav et fiskebensdiagram på grundene til problemet
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Problemløsningsværktøjer 5 x Hvorfor PDCA ACT PLAN CHECK DO Fiskeben A3
5 X hvorfor Til at finde årsag til problemet
5 X hvorfor Værktøjet bruges til at grave dybere ned i en problemstilling, når man skal finde årsager til problemet. Værktøjet anvendes ved at stille spørgsmål til problemet, og ud fra svaret stille endnu et spørgsmål for herigennem at komme fra virkning til årsag. Antallet af spørgsmål kan variere i forhold til problemet (ikke nødvendigvis 5 x hvorfor).
En lille film -5 X hvorfor Stenene på Jefferson Memorial smuldrer Link: https://www.youtube.com/watch?v=iettnk7gzle
Problem: Stenene på Jefferson Memorial smuldrer Der gøres meget rent i bygningen Hvorfor? Hvorfor? Der er mange fugleklatter på bygningen Fordi der er mange fugle i bygningen Hvorfor? Hvorfor? Fordi der er hundredvis af små fede edderkopper i bygningen Hvorfor? Hovedårsag De bliver tiltrukket af tusindvis af små insekter i bygningen De tiltrækkes af lyset, som oplyser bygningen om aftenen Slukke for lyset? Tænde lyset en time senere, bryde fødekæden, fugle! Hvorfor? Hvordan?
Gruppeopgave 5 X hvorfor Lav 5 x hvorfor på årsagerne til problemet
5 X hvorfor skema Problem Hvorfor 1 Hvorfor 2 Hvorfor 3 Hvorfor 4 Hvorfor 5
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Problemløsningsværktøjer 5 x Hvorfor PDCA ACT PLAN CHECK DO Fiskeben A3
A3 A3roblemstilling & Handlingsplan
A3 Lean værktøjet A3 er et stykke papir i A3 format som indeholder oplysninger om problemstillingen. F.eks: nuværende situation den ønskede fremtidssituation (målsætning) analyser af problemstillingen handlingsplan (hvad, hvordan, hvem, hvornår) opfølgning/refleksion
A3 proces Udvælg en A3 type. Udvælg en lille arbejdsgruppe, som udarbejder A3 en. Udarbejd A3 en trinvis. Bliv enige om problemstillingen og belys baggrunden for problemet. Evt. ved at udarbejde en VSM på nutids situationen eller gå Gemba Definer målsætningen. Hvor skal vi hen? Hvor godt skal det blive? Analyser problemet. Dette kan gøres ved hjælp af et problemløsningsværktøj, eksempelvis 5 x hvorfor Udarbejd handlingsplan med aktiviteter, som er med til at løse problemet. Definer hvad, hvordan, hvem og hvornår. Sørg for at I får fulgt op på processen ved afslutning. Hvad gik godt/skidt? Hvad har vi lært til næste gang?
A3 eksempel A A3 for VSM og Kaizen 1. Nr: 2. Dato: Opdateret 4. Navn (Hvad hedder processen): 5. Deltagere: 6. Ejer: 3. Link til: VSM/projekt/andet 7. Hvad vil vi gerne opnå (Formålet): 8. Hvorfor (Motivationen): 13. As is (Hvad er udgangssituationen?): 16. Implementeringsplan: Hvad skal der til for at opnå to be? Hvad Hvem Hvornår 9. Hvor godt (SMART Mål): 10. Hvordan og hvornår måler vi det (KPI): 14. Hvad gjorde vi? 11. Hvad er ikke til diskussion (kan ikke ændres): Hvor starter processen: Hvor slutter processen: 12. Hvad skal forberedes inden? (Data, materiale, osv.) Hvad Hvem Hvornår 15. To be (Hvad blev løsningen/den nye proces?): 17. Resultater: Hvad har vi opnået hvornår? Hvad Hvornår Resultat 18. Læring (Hvad lærte vi og hvad skal):
A3 eksempel B
A3 eksempel C
Opsamling på VSM opgave Introduktion til problemløsning Prioritering af problemer Problemløsningsværktøjer PDCA Fiskeben 5 x hvorfor A3 Problemløsning i egen virksomhed
Hjemmeopgave 1. Find et problem i eget arbejdsområde 2. Brug problemløsningsværktøjerne til at analysere og find hovedårsag 3. Lav en A3 med handlingsplan på baggrund af forbedringsforslag
Bilag
Bogormen En bogorm har besluttet sig at gnave gennem HC Andersens samlede værker som består af fire bind - Hvert bind er 2,5 cm. tykt - Omslag foran og bagpå måler 0,25 cm. hver for sig Hvor langt gnaver bogormen når den starter på side 1 i bind 1 og slutter på sidste side i bind 4?
Kontrollant
Kunde
Bygger
Leverandør
PDCA spil opgørelse (kontrollanten) Mål Realiseret Spild Runde 1 Runde 2 Runde 3 I alt
PDCA-spil BESKRIVELSE Materiale: Stor Stofpose med blandede LEGO klodser pr/gruppe. MEGET blandede klodser både form og farve. Posen skal kunne lukkes. Billeder til at bygge modellerne efter. PDCA resultat opgørelse til bordet FO til opsamling af færdigproducerede modeller for hele holdet. (Underviser) Underviser eget ur eller mobil til tidtagning eller elektronisk til projektor. (Underviser styrer tiden for alle grupper på samme tid). Øvelse: Lav hold med 4 personer Bed gruppen om selv at fordele de 4 roller inden opstart. 1. Kontrollant 2. Kunde 3. Bygger 4. Leverandør Rollerne beholdes under hele spillet. Kontrollant instrueres i at tilse regler bliver overholdt samt kontrollere kvaliteten af det producerede. Udlever PDCA skema til at notere gruppens mål, realiseret og spild. Bordopstilling: der skal være bord og stole til dem som bygger, i afstand fra de andre grupper. Hvert hold får en pose med klodser samt billeder der skal produceres efter. Faste regler SKAL, overholdes er: alle 3 roller skal indgå i hver runde og det er kunden som skal instruerer BYGGER ud fra billedet (altså må billede ikke ligges foran BYGGER) Spørg til gruppens MÅL sætning for hvor mange de forventer at ville kunne producere på 3 min.? Det samme gøres for alle grupper og den samlede målsætning noteres på Flipover (Under mål) 1
PDCA-spil BESKRIVELSE Når alle grupper er klar sætter du i gang samtidig spillet varer 3 min. 1.runde: 3 minutter pr/runde (Husk inden opstart at spørge til gruppernes MÅL for færdigproducerede produkter og noter det samlede MÅL på flipover). Gruppen skal bygge den figur, som er på billedet, ved hjælp af kundens instrukser, og med leverancer fra leverandør. Når figuren er bygget lægger holdet den på billedet og leverer til Kontrollant som tjekker at kvaliteten er i orden. (at den er bygget korrekt og ligner modellen på billedet) Kun korrekt byggede tæller med som færdig producerede. Kunden instruerer efter næste billede i bunken på samme måde. Sådan kører det indtil underviser stopper tiden efter præcis 3 min. Når tiden er stoppet registrer kontrollanten de færdigproducerede produkter, og evt. fejl produkter tæller ikke med og vil være spild, samt noterer det på udleveret ark. Underviser samler resultater op fra alle grupperne og fører regnskab på FO, med: hvor mange færdigproducerede og hvor mange fejlproducerede, samt sammenligner på resultatet af gruppernes samlede målsætning. Deltagerne får nu præcis 1 min til at planlægge hvordan de vil skabe forbedringer til næste runde og der refereres til PDCA modellen og at de lige nu er i PLAN fasen for at skabe løbende forbedringer. Meddel inden planlægningen at der ikke er begrænsninger i mulige forbedringer så længe at grundlæggende regler er opfyldt. Alle 3 roller skal stadig være aktive Det er stadig kunden som skal instruere BYGGER ud fra billedet og billedet må 2
PDCA-spil BESKRIVELSE således ikke ligges så BYGGER selv kan se det. 2.runde: 3 minutter pr/runde (Husk inden opstart at spørge til gruppernes MÅL for færdigproducerede produkter og noter det samlede MÅL på flipover). Gruppen skal bygge den figur, som er på billedet, ved hjælp af kundens instrukser, og med leverancer fra leverandør. Når figuren er bygget lægger holdet den på billedet og leverer til Kontrollant som tjekker at kvaliteten er i orden. (at den er bygget korrekt og ligner modellen på billedet) Kun korrekt byggede tæller med som færdig producerede. Kunden instruerer efter næste billede i bunken på samme måde. Sådan kører det indtil underviser stopper tiden efter præcis 3 min. Når tiden er stoppet registrer kontrollanten de færdigproducerede produkter, og evt. fejl produkter tæller ikke med og vil være spild, samt noterer det på udleveret ark. Underviser samler resultater op fra alle grupperne og fører regnskab på FO, med: hvor mange færdigproducerede og hvor mange fejlproducerede, samt sammenligner på resultatet af gruppernes samlede målsætning. Der refereres til at de i runden lige har været i DO fasen og at de nu efterfølgende med deres refleksion og opsamling på resultatet er i CHECK fasen. Deltagerne får nu igen præcis 1 min til at planlægge hvordan de vil skabe forbedringer til næste runde, stadig ud fra betragtningen om at der ikke er begrænsninger så længe grundlæggende regler er overholdt. 3
PDCA-spil BESKRIVELSE Alle 3 roller skal stadig være aktive Det er stadig instruktør som skal instruere BYGGER ud fra billedet og billedet må således ikke ligges så BYGGER selv kan se det. Inden opstart refereres der til at de nu har været i ACT fasen og agerer på erfaringerne fra spillet og er i gang med at kører en ny PDCA runde for at skabe løbende forbedringer. Der køres en runde 3 for at skabe løbende forbedringer i resultater og sammenligning med gruppernes samlede MÅL sætning, samt kvaliteten af produktet. Resultater synliggøres på FO og opsamling i plenum på øvelsen. 4
Cykelmyggen A/S Cykelmyggen A/S er en budcentral, som har eksisteret siden 2005. Kunderne ringer ind til budcentralen, som er i radiokontakt med de enkelte cykelbude Gennem de sidste 2 år er antallet af kunder for første gang, siden budcentralen blev startet op, begyndt at falde, fordi den lovede leveringstid på forsendelserne ikke holdes For et år siden blev det på et stormøde med budene afdækket, at de sene leveringer for det meste skyldes, at cyklerne er begyndt at gå i stykker, så budene må vente på, de bliver repareret For at få sat lidt mere struktur på løsningen af problemet har budene det sidste år opsamlet fejldata Opgave 1. Lav et paretodiagram over de oplyste fejl 2. Find det største problem og lav en brainstorm på grundene til problemet 3. Kategoriser årsagerne i et fiskebensdiagram og udvælg den mest realistiske årsag til problemet 4. Lav 5xhvorfor på årsagen og find en løsning på problemet
Hulahoprings øvelse Mål med øvelse: Deltagerne skal aktiveres og har mulighed for at afprøve PDCA hjulet i praksis på en sjov måde. De skal samtidig effektivisere processen og lave løbende forbedringer, som er en del af LEAN tankegangen. Materialer: Stopur Papir og kuglepen til at notere tid 2 x hulahopringe Regler: Deltagerne inddeles i to hold. Alle skal helt igennem hulahopringen én gang Der tages tid fra det øjeblik hulahopringen løftes til den igen rammer jorden og alle har været igennem Deltagerne har tre forsøg og gør brug af PDCA hjulet. Hulahopringen må ikke røres mellem forsøgene Beskrivelse af øvelsen: Underviseren inddeler holdet i to hold, som skal konkurrere mod hinanden (med ca. 8-10 deltagere pr. hold). Opgaven går ud på, at hver deltager på holdet skal igennem ringen. Underviseren tager tid fra det øjeblik hulahopringen tages fra jorden til det øjeblik hulahopringen lander på jorden, og alle deltagere på holdet har været igennem. Der lægges op til at deltagerne skal gøre brug af PDCA hjulet med i alt 3 forsøg. Det er derfor vigtigt, at hulahopringen bliver på jorden før og mellem forsøgene. Den må kun løftes når holdet gør brug af sine forsøg og underviseren er der til at tage tid. Det er en god idé at tage videoklip af processen. Herved ses forskellige løsninger og også processen frem til løsningen. Underviseren kan med fordel tage snakken med deltagerne om de var proaktive, villige til forandringer osv. Der findes forskellige løsninger. Opgaven kan løses med tre personer igennem hulahopringen ad gangen. Det kunne også være hundespring igennem ringen eller at én person fører ringen hurtigt. Løsningen afhænger af deltagernes højde og drøjde.