Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. februar 2013 Mødedeltagere: Afbud: Jan Lemser Rauf Hasanezadeh Lone Clausen Ulla Loren Hansen Jesper Olesen Ebbe Merkelsen Henrik Bjørn Hansen Søren Hvas Formand Ejendomsleder Næstformand Referent: Henrik Bjørn Hansen Dagsorden: 1. Formalia a. Godkendelse af dagsorden b. Godkendelse af referat c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige 2. Punkter til behandling a. Klubber b. Forslag om etablering af skure til afdelingens hybler c. Fastelavnsarrangement d. Organisationsbestyrelsesmødet den 7. februar 2013 e. Invitation fra kommunen til møde om Enghøjskolen 3. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra Ejendomskontoret c. Fra medlemmer og udvalg 4. Mødekalender 5. Eventuelt
Ad. pkt. 1 FORMALIA a. Godkendelse af dagsordenen Det var oprindeligt planlagt at der skulle afholdes et temamøde vedrørende klubber. På grund af flere presserende dagsordenspunkter, blev det aftalt at behandle emnet som et normalt dagsordenspunkt. Dagsordenen blev herefter godkendt. b. Godkendelse af referat Referatet fra bestyrelsens møde den 7. januar 2013 blev godkendt. c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige Der forelå ingen beboerhenvendelser. Ad. pkt. 2 PUNKTER TIL BEHANDLING a. Klubber Lone Clausen meddelte at der efter mødet med Vinklubben var kommet en henvendelse fra beboerne omkring vinklubben, idet Vinklubben havde annonceret et åbent arrangement med entre natten til mandag den 4. februar 2013, som ikke havde noget med klubbens formål at gøre. Lone havde derfor fremsendt brev til klubben som efterfølgende som har aflyst arrangementet. Kontraktudkast Lone Clausen konstaterede at der forelå udkast til klubkontrakter som i sin tid var blevet udarbejdet af Ejendomskontoret efter afdelingsbestyrelsens anmodning. Forskellen mellem de 2 kontrakter blev drøftet og der var generel enighed om at det seneste udkast var tættest på det som bestyrelsen ønskede at anvende. Det blev aftalt at Lone Clausen og Ebbe Merkelsen arbejdede videre med kontraktudkastet og at de i samarbejde med Ejendomskontoret skulle finde frem til hvad der ellers forelå af gamle aftaleforhold med videre. Lone Clausen ville endvidere fremsende forespørgsler til alle klubberne om oplysninger vedrørende bestyrelser, medlemmer m.m. Ny ansøgning vedrørende klublokaler Lone Clausen meddelte at hun havde modtaget en ansøgning vedrørende lokaler til en ny klub med navnet Dialog. Ansøgningen blev drøftet, og Jan Lemser påpegede at formålet lød meget som klubben Kontrast. Det blev tillige bemærket at der var et vist sammenfald i personkredsen bag flere klubber. Det blev aftalt at Lone Clausen skulle forsøge at få en dialog med ansøgerne og høre nærmere om formål og forskelle på de forskellige klubber. b. Forslag om etablering af skure til afdelingens hybler Under henvisning til beslutningen på afdelingsmødet den 24. september 2012 havde ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen udarbejdet et forslag til etablering af skure til afdelingens 76 hybler. Forslaget var udsendt på forhånd til bestyrelsens medlemmer. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik det fremsendte forslag til etablering af skurene. Afdelingsbestyrelsens medlemmer tilsluttede sig forslaget. Som følge heraf videresender Ejendomskontoret forslaget til ekstern rådgiver med henblik på at få udarbejdet et prisoverslag. Det blev endvidere aftalt at Ejendomskontoret varsler de 3 Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. februar 2013 side 2 af 5
beboere som i et eller andet omfang vil blive berørt af en beslutning om gennemførelse af forslaget på det kommende afdelingsmøde. c. Fastelavnsarrangement den 10. februar 2013, praktiske forhold Det var forinden mødet aftalt at Lone Clausen forestod bestilling af boller m.v. hos købmanden samt indkøb af præmier. Ejendomskontoret er ansvarlig for indkøbt tønder og trykning af plakater m.v. Det blev aftalt at deltagerne fra afdelingsbestyrelsen mødes kl. 12:00. Tøndeslagning begynder kl. 13:00. d. Organisationsbestyrelsesmødet den 7. februar 2013 Jan Lemser havde forinden mødet fremsendt materialet til organisationsbestyrelsesmødet i Avedøre Boligselskab som skulle afholdes den 7. februar 2013. Enkelte af dagsordenspunkterne blev drøftet. e. Invitation fra kommunen til møde om Enghøjskolen Jan Lemser havde videresendt en indbydelse fra Kultur- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i Hvidovre Kommune vedrørende en proces som skal sikre kommende kulturaktiviteter i Enghøjskolen. Der var tale om et opstartsmøde, hvor hver boligafdeling kunne komme med 3 repræsentanter. Det blev aftalt at Jan Lemser, Rauf Hasanezadeh og Søren Hvas deltager suppleret af henholdsvis Ebbe Merkelsen og Ulla Loren Hansen ved frafald. Jan Lemser fandt det vigtigt at alle afdelingerne var repræsenteret. Han ville derfor kontakte formændene fra de andre afdelingsbestyrelser. Da dagsordenen først ville blive udsendt senere var i bestyrelsen enighed om at der var tale om et Lyttemøde. Ad. pkt. 3 MEDDELELSER a. Fra formanden Invitation fra Miljørådet Jan Lemser meddelte at han havde modtaget en invitation fra Miljørådet til en Ørkenvandring i boligafdelingen den 25. maj 2013. Der var bred enighed om at deltage. b. Fra Ejendomskontoret Personale situationen Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen orienterede kort om personale situationen. Orienteringen blev taget til efterretning. Opsætning af baldakiner i rækkehusene Arbejdet med opsætning af nye baldakiner fortsatte uproblematisk med cirka en måneds forsinkelse som tidligere meddelt. Brande m.v. dusør Henrik Bjørn Hansen meddelte at der ikke havde været nogen brande i opgange eller containere efter at Ejendomskontoret havde udsendt et brev til alle beboerne. Brevet havde givet anledning til en del beboerhenvendelser. Adfærdsregulering i Bymurens opgange Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte at man var i færd med at afprøve en ny metode til at sikre en hensigtsmæssig adfærd i opgangene. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. februar 2013 side 3 af 5
Ejendomskontoret havde efter at have udsendt påbudsbreve gennem flere uger besøgt en specifik opgang i Bymuren hver dag og fjernet alt uvedkommende i opgangen. Ejendomskontoret havde endvidere konfronteret beboere som henstiller affald eller efterlader spor efter nedbringning af affald. Opgangen kunne generelt betegnes som en af de mere problematiske opgange. Arbejdet havde dog afgrænset problemerne til en familie som der bliver arbejdet videre med. c. Fra medlemmer og udvalg Ulla Loren Hansen nævnte at hun fandt det problematisk at der var åbnet op for trafikken i forbindelse med asfalteringen af Volden. De tidligere opsatte bomme stoppede ikke længere biler m.v. og det kunne nu lade sig gøre at køre fra Avedøre Tværvej og til Køgevejen i bil. Det medførte at bilerne også var begyndt at køre fra Volden og ind på afdelingens arealer. Der var enighed om at Ejendomskontoret udfærdiger en henvendelse til Hvidovre Kommune vedrørende problematikken. Ad. pkt. 4 Ad. pkt. 5 MØDEKALENDER Se mødekalenderen. EVENTUELT Intet. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. februar 2013 side 4 af 5
Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd Dato Tidspunkt Mødetype Sted Deltagere 04.03.2012 01.04.2013 22.04.2013 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde, indkomne forslag Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 06.05.2013 13.05.2013 19:00-22:00 Afdelingsmøde Trædrejerporten 4 Beboere m.v. 03.06.2013 19:00-22:00 Afdelingsbestyrelsesmøde, indkomne forslag Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen 19:00-22:00 Afdelingsmøde Trædrejerporten 4 Beboere m.v. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 4. februar 2013 side 5 af 5