Indhold Afsend elektronisk faktura... 1 Uoverensstemmelse imellem Elektronisk faktura og økonomifaktura.... 2 Kreditnota i forbindelse med returvarer fra kunder... 3 Kunden returnerer varerne, modtagelse nægtet... 3 Kunden returnerer varerne, modtagelse nægtet faktura er endnu ikke sendt4 Kunden returnerer varer, som de har nået at modtage... 4 Send kreditnota og ny faktura, ved fejl i priser... 6 Send kreditnota... 6 Send rettet faktura... 8 Afsend elektronisk faktura Under SIMU-Post findes punktet afsend elektronisk faktura. Her vises en oversigt over de kunder og fakturaer, hvor der skal sendes en elektronisk faktura. Der vises en pakkeliste dato, kundens rekvisitions/ordrenummer og pakkeliste nummer. Hvis I på pakkelisten har anført jeres fakturanummer, vises dette også, ellers er feltet tomt. Klik på nummeret på pakkelisten, her [10127] hvis du vil se pakkelisten. Klik på [Send Elektronisk faktura], for at udfylde oplysninger omkring fakturaen. Se næste side, hvordan den udfyldes/kontrolleres. 1
Modtager og refenceoplysninger: Er automatisk hentet fra pakkelisten. Rekvisitions/ordre: Er automatisk hentet fra din indtastning på pakkelisten. Faktura nummer: Skal indtastes det er fakturanummeret fra dit økonomisystem. Betalingsbetingelser: Hentes fra dine oplysninger under Firmadata, men kan ændres. Betalingskonto: Vælg i drop down boksen, den konto, hvor beløbet skal indbetales. Hvis der er betalt med kreditkort i E-butik, vises Betalt i drop down boksen. Bemærkning: Her kan tilføjes bemærkninger, men det er ikke nødvendigt. Nederst vises den dannede Elektroniske faktura. Den er dannet på grundlag af pakkelisten fra vareekspeditionen. Jeg bekræfter at denne elektroniske faktura stemmer overens med faktura fra mit økonomisystem. Denne kontrol er meget vigtig. Du sender nemlig denne faktura, og ikke den fra dit økonomisystem. Når du har kontrolleret, at de 2 fakturaer stemmer overens, bekræfter du med et flueben. Klik OK. Der sendes nu en elektronisk faktura til kunden. Uoverensstemmelse imellem Elektronisk faktura og økonomifaktura. Hvis der er uoverensstemmelser imellem den dannede Elektroniske faktura og fakturaen fra dit økonomisystem, kan du rette i stykpriser og rabat. Du påfører korrekt beløb/pris i firkanten bag ved antal. Disse rettelser bliver også foretaget på pakkelisterne, de steder hvor priserne vises. Husk samtidig at få rettet stykprisen på din lagerliste i SIMU-World, så den bliver rigtig til næste gang. 2
Hvis der opstår øre difference i forbindelse med momsen, kan dette rettes med + eller tasten ud for Foretag øreafrunding. Der kan ikke rettes i varenr./varenavn og antal, da varerne jo allerede er sendt til kunden. Er der fejl her, må du lave en kreditnota og en ny faktura i dit økonomisystem. Denne kreditnota og faktura skal ikke sendes, for den elektroniske faktura er jo korrekt i forhold til de fremsendte varer. Kreditnota i forbindelse med returvarer fra kunder Der findes 3 forskellige måder, som jeres kunder kan returnere varer på. Kunden returnerer varerne, modtagelse nægtet Kunden har ved modtagelse med fragtmanden nægtet at modtage varerne. Når I kvitterer for modtagelse af returvarerne, lægges varerne tilbage på jeres lager (dette beskrives under fragtbreve kvitter modtag). Samtidig dannes der en kreditnota, som ligger her under overskriften: Kreditnota vedr. returvarer, modtagelse nægtet. Klik på [Vis], hvis du vil se jeres oprindelige elektroniske faktura. Klik på [Send kreditnota] for at sende kreditnota til kunden på varerne. Under kreditnota nr. påføres kreditnotaen fra dit økonomisystem. Kreditnotaen udligner hele fakturaen, derfor kan beløb ikke rettes. Der kan dog tilføjes bemærkning. 3
Kunden returnerer varerne, modtagelse nægtet faktura er endnu ikke sendt Hvis kunden returnerer varerne, inden I har sendt fakturaen til kunden, forsvinder muligheden for at sende en elektronisk faktura. Ellers skulle I jo sende både en faktura og en kreditnota. Hvis I allerede har skrevet fakturaen I jeres økonomisystem, skal I kreditere den der, men I skal ikke sende hverken faktura eller kreditnota til kunden. Kunden returnerer varer, som de har nået at modtage Kunder har f.eks. ud over de bestilte varer, fået fejlleveret nogle varer, som de ikke har bestilt. Kunden har valgt at modtage alle varerne, men returnerer efterfølgende de fejlleverede varer. I modtager jeres egne varer retur med fragt eller post, på samme måde som når I har bestilt varer. Ved kvittering af fragtbrevet lægges varerne tilbage på jeres lager, på samme måde som ved modtagelse nægtet. Der dannes også en kreditnota. Kreditnotaen udligner dog ikke en tidligere faktura, da det kun er en del af varerne som returneres. Her dannes der en kreditnota, på det antal varer, der er sendt retur. Jeres normale udsalgspris anvendes. Den ligger under overskriften: kreditnota vedr. varer sendt retur fra kunder Klik på [10001] pakkeliste nummer, for at åbne pakkelisten. Klik på [Send kreditnota] for at se/sende kreditnotaen til kunden. Se kreditnota på næste side. 4
Fakturanummer: Skriv det nummer, som kreditnotaen har i dit økonomisystem. Betalingsbetingelser: betalingsbetingelser hentes automatisk, men kan rettes. Betalingskonto: kreditnota skal ikke betales, men vælg den normale betalingskonto. Bemærkning: der kommer automatisk til at stå Kreditnota, vedr. returnerede varer, men du kan selv ændre teksten. Hvis kunden oprindelig har fået varerne til en anden pris, har du mulighed for at rette prisen. Skriv den rettede pris i rammen. Hvis du f.eks. ønsker at beregne et retur gebyr, for det arbejde du har med sagen, skal beløbet i gebyr feltet skrives med minus (-) foran beløbet. Total beløbet på kreditnotaen vil blive reduceret med dette beløb. Når kreditnotaen svarer til kreditnotaen fra dit økonomisystem bekræfter du kontrol med et flueben og klikker på OK. Kreditnota sendes nu til kunden. 5
Send kreditnota og ny faktura, ved fejl i priser Send kreditnota Du har afsendt de korrekte varer, men der har været fejl i priserne på fakturaen. Her er der ikke nogen varer der bliver returneret, men kunden skal have en kreditnota og en ny faktura. Dette foregår også under SIMU Post Afsend elektronisk faktura. Klik på [Vis afsendte fakturaer og kreditnotaer] Kreditnotaen skal udligne den oprindelige faktura. Find den oprindelige faktura på listen over afsendte fakturaer. I dette tilfælde er den oprindelige faktura faktura 1025. Ud for faktura 1025 kan der vælges [Vis] og [->>]. Hvis du holder musen hen over [->>] kan du se at det står for send kreditnota. Klik på symbolet for at åbne for send kreditnota. 6
Kreditnotaen skal udligne den oprindelige faktura, derfor kan der ikke rettes i den. Kreditnota nummer: påfør kreditnota nummeret fra dit økonomisystem. Bemærkning: som fast bemærkning påføres hvilken faktura kreditnotaen udligner. Derudover kan du selv påføre bemærkning i bemærkningsfeltet som vist her. Klik OK, og kreditnotaen sendes. 7
Send rettet faktura Stadig under afsendte fakturaer vises nu kreditnotaen. Kreditnotaen vil dog komme til at ligge under den måned den er dannet. Under faktura 1025 vises der nu en ny mulighed [Send rettet faktura]. Klik her for at danne grundlag for den rettede faktura. Selv om kreditnotaen og den nye faktura måske vises i en anden måned, så kan du altid se ud for den oprindelige faktura, at der er lavet kreditnota og evt. ny faktura. Faktura nummer: Påfør fakturanummer fra dit økonomisystem Betalingsbetingelser: Hentes fra dine oplysninger under Firmadata, men kan ændres. Betalingskonto: Vælg den konto, hvor beløbet skal indbetales. Bemærkning: Påføres automatisk, men du kan ændre eller tilføje i teksten. Ret priserne og evt. rabat, så det stemmer overens med faktura fra økonomisystemet. Når fakturaen svarer til fakturaen fra dit økonomisystem bekræfter du kontrol med et flueben og klikker på OK. Hvis du vælger at lukke uden at sige OK, flyttes fakturaen om sammen med de nye fakturaer, her vil du kunne åbne og færdiggøre den. Ud for den ikke oprindelige faktura vil [Send rettet faktura] ikke længere være aktiv, den er dannet. 8