7. marts 2014 1 Forpligtende aftaler Mickey Abben Johansen, kundepartner & Gudrun Klint, teamchef, SKI
7. marts 2014 2 Forpligtende aftaler overordnet set SKI udbyder fra 2011-2015 en række fælleskommunale forpligtende aftaler i tæt samarbejde med KL Aftalerne udspringer af økonomiaftalen fra 2012, mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi KL er opdragsgiver og SKI s rolle er at være operatør, i forhold udbud, drift og overordnet kontraktstyring Frem mod 2015 skal der etableres i alt 15-20 forpligtende aftaler, i forskellige bølger De kommunale indkøbsfællesskaber + flere enkelte kommuner er inddraget i arbejdet med at identificere konkrete fremadrettede aftaleområder SKI afdækker vareområdernes egnethed til en forpligtende aftale og indstiller til styregruppens godkendelse Målet er, at størstedelen af kommunerne tilslutter sig Afdække ønsker til forpligtende aftaler Nuværende aftaledækning/udbudsplan Egnethedsvurdering Sammensætning af projektgrupper Udbudsplan for forpligtende aftaler frem mod 2015
7. marts 2014 3 Organisering: de forpligtende aftaler Kommune Reference gruppe Projektgruppe for aftale X SKI Kommune Kommune Kommune Projektgruppe for aftale Y Styregruppe (KL, flere kommuner & SKI) Projektgruppe for aftale Z Leverandører Projektgruppe for aftale
7. marts 2014 4 Sigtepunkter for udvælgelse af forpligtende aftaler Betydelig kommunal indkøbsvolumen Standardiserbarhed Stor koordineret omsætning hos den enkelte leverandør Markant potentiale for effektivisering, set i en bred forstand hos brugerne også fokus på TCO Kommunal opbakning til kategorierne
7. marts 2014 5 SKI s rolle - forpligtende aftaler Primært at være operatør Ansvarlig for udbuddenes gennemførsel Gennemføre udbuddene i samarbejde med projektgrupperne Efter aftalernes ikrafttræden har SKI ansvar for Vejledning i anvendelse og implementering af aftalerne Leverandørkontakt Pris- og sortimentsopdateringer Omsætningsrapportering Realiseringsrapporter
7. marts 2014 6 Tilslutning til aftalerne Kundens tilslutning skal ske inden offentliggørelsen af udbuddet Hørings- og tilslutningsperioden er på 6 uger (adgang til samlet udbudsmateriale) Ved tilslutning udfyldes tilslutningsaftale Ved både høring og tilslutning skal man anvende SKI s udbudssystem ETHICS SKI og KL informerer kommuner direkte før, under og efter udbuddene
7. marts 2014 7 Tilslutning til aftalerne - fortsat Standard: forskel på tilslutning og tiltrædelse (evt. senere tiltrædelse, når eksisterende aftale udløber) Sortimentsforpligtelser ikke på volumen. Dvs. når aftalens sortiment kan opfylde behovet, er kunden forpligtet til at anvende aftalen (eksempelvis kontormøbler til skoler)
7. marts 2014 8 Tilslutning bølge 1 Aftaleområde Kommuner Indbyggere Forventet volumen Multifunktionsmaskiner og printere 63 kommuner 67% ca. 500 mio. over 3 år Forbrugsartikler 53 kommuner* 61% ca. 425 mio. over 4 år Kontormøbler 66 kommuner 69% ca. 200 mio. over 4 år Computere 60 kommuner 65 % ca. 525 mio. over 3 år * + yderligere 26 kommuner, som deltog i pilotprojekt om forpligtende aftaler på netop dette felt
7. marts 2014 9 Realisering - bølge 1, alle tilsluttede kommuner Nr Rammeaftale Forventet omsætning til og med 4. kvt 2013 Faktisk omsætning til og med 4. kvt 2013 Realisering til og med 4. kvt 2013 Ændring siden 3. kvt 2013 Realisering pr. 3. kvt 2013 50.11 Multifunktionsmaskiner med tilhørende ydelser 99.548.900 64.343.100 65% 7% 58% 50.12 Printere med tilhørende ydelser 16.209.800 4.277.844 26% 8% 19% 50.21 Aftørringspapir, affaldsposer og håndhygiejne mv. 98.006.866 52.517.607 54% 4% 50% 50.22 50.23 Engangsservice, borddækningsartikler og fødevareemballage Rengøringsmidler, -rekvisitter, -vogne og doseringsanlæg 35.212.625 18.872.527 54% 3% 50% 19.831.164 8.779.643 44% 3% 42% 50.31 Kontormøbler - Øst 43.682.636 13.463.013 31% 6% 25% 50.32 Kontormøbler - Vest 33.479.800 12.723.387 38% 6% 32% 50.41 Computere - eneleverandør 147.920.319 123.952.944 84% -3% 87% 50.42 Computere - Miniudbud 74.483.625 99.083.269 133% -2% 135% På tværs af alle rammeaftaler 568.375.735 398.013.335 70% 2% 68%
7. marts 2014 10 Bølge 2 Nr. Rammeaftale/rammeaftaleområde Aftalestart 50.80 50.55 50.45 50.70 Vejsalt (39 tilmeldte kommuner) Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler (61 tilmeldte kommuner) Servere (65 tilmeldte kommuner) Interaktive tavler og av-udstyr (85 tilmeldte kommuner) 1/10 2013 1/11 2013 2. kvartal 2014 2. kvartal 2014
7. marts 2014 11 Bølge 3 bliver en IT-bølge Rammeaftale /rammeaftaleområde Forventet tilslutning Forventet aftalestart Tele & data Februar 2014 Primo juni 2014 IT-tilbehør August/september 2014 April 2015 Tablets (arbejder på at optimere tidsplanen) Juli/august 2014 December 2014 Elevatorservice (mini-udbud på eksisterende aftale) September/oktober 2014 Januar 2015 Genudbud Kopi & print Ultimo 2014 April 2015 Genudbud - Computere Primo 2015 August 2015 Storage (sammen med SKI frivillige server/storage aftale) Afventer Afventer
7. marts 2014 12 50.48 Tele & data Stor projektgruppe med repræsentanter fra: Fællesudbud Sjælland (FUS), KomUdbud, Indkøb Nordsjælland (IN), Spar 5, Brønderslev Kommune, Københavns Kommune, Odense Kommune, Aarhus Kommune og Varde Kommune samt Erhvervsstyrelsen Fokus i udbuddet har været: Dækning: Aftalen er bygget op omkring en kaskademodel, som gør det muligt at skifte leverandør såfremt, der for enkelte abonnementer ikke er tilstrækkelig dækning i området Priser: Udarbejdet forbrugsprofiler, som viser kommunernes konkrete tele- og databehov. Det antages at medføre bedre priser, når leverandørerne på forhånd kender kommunernes forbrug Over 60 tilsluttede kommuner Relevante aktører på markedet har anmodet om prækvalifikation
7. marts 2014 13 50.43 IT-tilbehør og 50.44 Tablets og Storage Projektgrupperne bliver endeligt etableret og igangsat Første projektgruppemøde afholdt primo februar på IT-tilbehør og Tablets Arbejder på at optimere processen for Tablets en kortere tilslutning og høringsperiode Udsendelse af minireferater fra projektgruppemøderne IT-tilbehør: længere, lang tilbudsliste, håndtering af sortimentsopdateringer og teknologisk udvikling Storage som forpligtende delaftale under 02.03 (alm. SKI aftale)
7. marts 2014 14 Genudbud af Kopi & Print samt Computere Aftaleudløb 50.11/50.12 Kopi og print: april 2015 50.41/50.42 Computere: august 2015 Forventet projektgruppeopstart Kopi/print: Maj 2014 Computere: Juni 2014 Effektivisere processen
7. marts 2014 15 50.75 Elevatorservice Der gennemføres et miniudbud under eksisterende SKI rammeaftale på elevatorservice Koncept udarbejdet for processen Meld gerne ind til SKI, omkring timing, tilslutning m.v. Forventet tilslutning i efteråret 2014 og aftalestart løbende fra årets udgang
7. marts 2014 16 Bølge 4 Rammeaftale /kategori Forventet kontraktstart Sygeplejeartikler Årsskift 2015/2016 Fødevarer Årsskift 2015/2016 Drikkevarer Årsskift 2015/2016 Genudbud Forbrugsartikler Medio 2016 Genudbud Rengøringsartikler Primo 2017 Genudbud Møbler Medio 2016 Overvejer: Bøger Ikke fastlagt
7. marts 2014 17 Løbende fokus på kontraktstyring Udgangspunktet er, at de tilsluttede kommuner selv har ansvaret for implementeringen af rammeaftalen i egen organisation og den daglige drift Daglige drift er fx forsinket eller mangelfuld leverance SKI har ansvaret for, at rammeaftalerne som helhed fungerer, dvs. hvis der generelt er problemer med leverandøren hos flere kommuner, skal SKI sikre, at leverandøren bringer forholdene i orden
7. marts 2014 18 E-kataloger SKI er motor for e-katalogerne Leverandørerne leverer data til SKI i overensstemmelse med rammeaftalens kravspecifikation SKI samler data fra alle leverandører til et katalog og kvalitetssikrer leverandørernes indleverede priser og sortiment SKI har fokus på kvaliteten af varebeskrivelser, billeder mv. SKI godkender herefter kataloget som bliver lagt på www.ski.dk under den pågældende rammeaftale Når en leverandør opdaterer priser og sortiment, godkender SKI ændringerne og opdaterer på www.ski.dk
7. marts 2014 19 E-kataloger - fortsat Hvis I har bestilt et e-katalog på ski.dk, vil I automatisk få tilsendt ændringer til jeres eget e- handelssystem. I kan også vælge at få en ændringsliste pr. mail hver gang, der sker opdateringer SKI og IKA s E-handelsgruppe har løbende afholdt fælles workshop og møder, med fokus på e- kataloger og forbedringsmuligheder m.v. Ny side på ski.dk, www.ski.dk/ekataloger, hvor alle relevante informationer omkring e-kataloger er samlet
7. marts 2014 20 De fælleskommunale forpligtende aftaler fortsætter efter 2015 Løbende genudbud Løbende optimering af processen Fortsat fokus på realisering på aftalerne Fokus på kontraktstyring Fortsat god og bred brugerinddragelse det er kommunernes aftaler
7. marts 2014 21