Vejledning om kompetenceudvikling 2006 Danmarks Apotekerforening Farmakonomforeningen Dansk Farmaceutforening
Indholdsfortegnelse Forord...3 1. Kompetenceudvikling...4 Kompetence...4 Kompetenceudvikling...4 2. Årlig udviklingsplan...4 3. Udviklingsplanens indhold...5 4. Konkrete uddannelsesaktiviteter...6 Efter- og videreuddannelse...6 Læring på jobbet...6 Eksempler på udviklingsplaner...7 Tidsplan...10 Skema til udviklingsplan...11 5. Finansiering af kompetenceudvikling...11 6. Udviklingssamtalen...11 Forberedelse...11 Medarbejderens kompetenceafklaring...11 Kompetenceafklaring i forhold til apoteket...12 - I forhold til apoteket...12 - I forhold til den enkelte medarbejder...12 Den gode dialog...12 7. Opfølgning og justering...13 Hvis mistet MUS-samtale...13 8. Yderligere inspiration...13 Bilag 1...15 Bilag 2...16 2
Forord "Hvorfor endnu en vejledning?" kunne man spørge. Fordi der i allerhøjeste grad er behov for at sætte fokus på apotekets kompetenceudvikling. Apoteket oplever et stigende behov fra omverden om information og rådgivning om lægemidler. Apotekets kunder har flere og flere spørgsmål om deres medicin og brugen af den samtidig med, at kunderne indtager flere og flere forskellige slags medicin - det være sig lægemidler, naturlægemidler, helsekost osv. Kunderne får mange oplysninger og undertiden har de en stor viden om deres medicin, men al den information er svær at holde styr på. "Hvad er sandt og hvad er falsk og hvad betyder det i praksis for mig?" Sortering i viden, rådgivning og formidling er således centrale emner på apoteket og netop derfor er kompetenceudvikling på apoteket en nødvendighed. Apoteket skal være parat til at håndtere kravene fra kunderne, fra myndighederne og fra samfundet. Kompetenceudvikling er også nødvendigt i forbindelse med fastholdelse og rekruttering af medarbejdere. At kunne udvikle sig fortsat og i en ny retning og dermed oparbejde nye kompetencer, giver en stor arbejdstilfredsstillelse og lyst til at arbejde på apoteket. Denne øgede arbejdstilfredsstillelse åbner op for nye ideer og initiativer på apoteket som konkret kan komme apotekets kunder til gode eksempelvis i form af nye sundhedsydelser. Danmarks Apotekerforening, Farmakonomforeningen og Dansk Farmaceutforening har i forlængelse af de indgåede overenskomster 2005 ønsket at understøtte apoteksarbejdet med kompetenceudvikling og kompetencevedligeholdelse, hvorfor denne vejledning er kommet i stand. Denne vejledning er tænkt som en guide et inspirationshæfte i, hvordan man kan sætte konkrete handlinger bag apotekets vision.vejledningen indeholder også inspiration til en konstruktiv medarbejderudviklingssamtale, herunder hvilke overvejelser, man som medarbejder og som apoteker, bør gøre sig, inden samtalen gennemføres. Jo mere forberedt man er, jo længere når man med sin udvikling, hvilket i sidste ende kommer alle til gode, det være sig medarbejderen, apoteket og apotekets kunder. Vi ønsker dig god fornøjelse med din kompetenceudvikling! August 2006 Susanne Engstrøm Niels Kristensen Steffen Bager Farmakonomforeningen Danmarks Apotekerforening Dansk Farmaceutforening 3
1. Kompetenceudvikling Kompetence Kompetence er at kunne det, der er nødvendigt for at varetage arbejdsopgaverne på et højt kvalitativt niveau. Kompetence er måden at anvende sine kvalifikationer på, altså evnen til at løse en opgave. Kompetence opdeles traditionelt i faglig, personlig og social kompetence, hvor: Personlig kompetence er de egenskaber som har indflydelse på, hvordan man tackler, og udfører sit arbejde i det daglige. Om man for eksempel er rolig, har selvtillid, er analytisk, er initiativrig, omstillingsparat, fleksibel osv. Faglig kompetence er de kundskaber og færdigheder, som man bruger i sit job. Det er baseret på kvalifikationer, man har fået gennem uddannelse og gennem sit arbejde... Social kompetence knytter sig til en persons samarbejds- og kommunikationsevne, herunder evnen til at indgå i sociale relationer, opbygge netværk osv. Kompetenceudvikling Kompetenceudvikling er udvikling af faglige, personlige og sociale kompetencer hos medarbejderne. Ofte forbindes kompetenceudvikling kun med kurser, faglig opdatering og almen uddannelse. Men kompetenceudvikling foregår også i arbejdssituationen på arbejdspladsen og i fritiden. Mennesker udvikler sig, hver gang de prøver noget nyt. Når en medarbejders handleevner udvides kan man tale om kompetenceudvikling. Kompetenceudvikling er forøgelse, supplering eller forandring af medarbejdernes eksisterende kompetence. Der kan også være et behov for en fastholdelse af kompetencer, som man egentlig på et tidligere tidspunkt har tilegnet sig, men måske i en periode ikke har skullet anvende i praksis. Her kan et brush up - kursus være relevant. 2. Årlig udviklingsplan Ifølge overenskomsterne skal farmaceuter og farmakonomer have en årlig udviklingssamtale. Ordlyden i overenskomsterne er lidt forskellig, men indholdet er faktisk det samme. 4
Overenskomsten for farmaceuter 21, stk. 1: Enhver farmaceut har pligt til at holde sin faglige viden ajour gennem efteruddannelse. Apotekeren og farmaceuten skal i fællesskab udforme en plan for udvikling af farmaceuternes faglige og personlige kompetencer, herunder indholdet og omfanget af efteruddannelsen. Planen ajourføres i forbindelse med en årlig udviklingssamtale Overenskomsten for farmakonomer 17: Stk. 1. Farmakonomen skal have en løbende kompetenceudvikling, så farmakonomen kan udvikle sig fagligt og personligt og være rustet til en kvalificeret og effektiv løsning af apotekets fremtidige opgaver. Stk. 2. Farmakonomen har pligt til at holde sin faglige viden ajour. Apotekeren og farmakonomen opstiller ved en årlig udviklingssamtale gensidigt forpligtende udviklingsmål for farmakonomen. Udviklingsmålene kan aftales gennemført som efteruddannelse og/eller som læring på apoteket. Udgifter ved udviklingsplanens gennemførelse afholdes af apotekeren. Farmaceuter og farmakonomer har en overenskomstsikret ret til at deltage i et årligt betalt fagligt relevant efteruddannelseskursus. 3. Udviklingsplanens indhold Medarbejder og en leder fastlægger ved den årlige udviklingssamtale udviklingsmålene for medarbejderen, dvs. de kompetencer, som skal udvikles i løbet af året. Udviklingsplanen består af udviklingsmål plus de aftalte uddannelsesmæssige aktiviteter. Udviklingsmålene vil naturligt tage udgangspunkt i apotekets vision og apotekets fokusområder for det pågældende år. I forlængelse af udviklingsmålene aftales de uddannelsesmæssige aktiviteter, som skal gennemføres. Formålet med planen er at målrette medarbejderens kompetenceudvikling til gavn for medarbejderen, apoteket og apotekets kunder. Udviklingsplanen giver også en gensidig afstemning af forventningerne mellem medarbejder og leder. Udviklingsplanen kan indeholde en beskrivelse af Hvilke kompetencer medarbejderen skal udvikle i forhold til apotekets mål Hvad medarbejderen gerne vil lære og/eller blive bedre til. Udviklingsplanen skal indeholde udviklingsmål og forslag til, hvordan og hvornår målene nås. Når et udviklingsmål skal formuleres er det vigtigt at tænke visionært, men det er nødvendigt at formulere sig konkret. Udviklingsmål kan sættes for såvel faglig, personlig som social udvikling. Det vil ofte være relevant at formulere både endelige mål og delmål. 5
Et mål kan være resultat af en faglig udvikling, hvor det er klart og tydeligt, hvordan et mål er nået, fx undervisning i rygestop efter at have gennemgået et rygestopinstruktørkursus. 4. Konkrete uddannelsesaktiviteter Alt efter hvilke udviklingsmål, som lederen og medarbejderen aftaler, vil aktiviteterne være forskellige. Det anbefales, at udviklingsplanen også beskriver, hvilke aktiviteter, der skal iværksættes for at opnå målene. Det vil være relevant at angive anvarsfordeling, deadlines, finansiering samt hvilken konkret målopfyldelse, som kan forventes på apoteket, se skema for handlingsplan som bilag til denne vejledning. Der er en vifte af aktiviteter, der er relevante at overveje i forbindelse med indfrielse af et mål: en kortere eller længerevarende kompetencegivende uddannelse fx LIFuddannelsen, masteruddannelser eller moduler af en masteruddannelse et kursus af få dages varighed, fx Pharmakons lederkurser, faglige kurser, personlighedsudviklende kurser og/eller læring på jobbet deltagelse i netværk* Efter- og videreuddannelse Et uddannelsesforløb eller et kursus vil være relevant, hvor der er brug for at tilegne sig en specifik viden eller færdighed fagligt eller personligt. Hvis målet er at opnå en bredere vifte af færdigheder, kan det være relevant med et efteruddannelsesforløb eller et videreuddannelsesforløb. Inspiration hertil kan findes nedenfor under afsnit 8. Læring på jobbet Læring på jobbet er nærliggende, hvis målet er løsning af opgaver, som bedst løses i samspil mellem funktionsområder og kolleger. Det er ofte en effektiv form for kompetenceudvikling, fordi den kræver en aktiv handling og tager udgangspunkt i medarbejderens egne erfaringer. Den er bundet op på den kultur og strategi, der er på apoteket og foregår i apotekets virkelighed. Det kan være en udfordring i apotekets hverdag at finde den nødvendige tid til læring på jobbet, fordi alle har travlt med at løse de daglige opgaver og ikke samtidig kan overskue også at lære fra sig, blive oplært eller løse en opgave på en anden måde. *) Farmaceuter med end 65 timers ansættelse om måneden har ret og pligt til minimum én dag i kvartalet at arbejde i lokal netværksgruppe med andre farmaceuter jf. overenskomstens 9, stk. 3. Farmakonomer, der er souschefer eller filialledere, har ret til én årlig netværksdag med løn med andre souschefer og filialledere, jf. overenskomstens 17, stk. 3. 6
Hvis læring på jobbet er en aktivitet i en udviklingsplan forudsætter det, at arbejdet organiseres på en sådan måde, at den nødvendige tid hertil prioriteres. Vi har medtaget følgende eksempler til inspiration: Inspiration til læring-på-jobbet-aktiviteter Læring på jobbet kan ske på mange måder fx ved Nye og anderledes opgaver Overtage opgaven som områdeansvarlig Variation i arbejdsopgaver At blive kastet ud på dybt vand Udstationering på et andet apotek Vidensdeling Kollegial supervision Sparring Oplæring af kolleger Coaching Mentorordning Deltagelse i tværgående projekter Jobrotation Undervisningsopgaver Studiekredse, ERFA-grupper og netværk Eksempler på udviklingsplaner En udviklingsplan kan udformes på flere måder, og der kan være mange forskellige aktiviteter at vælge i mellem for at indfri et mål. Det er derfor ikke muligt at give en udtømmende opregning af alternativer. Vi har derfor valgt at medtage nogle eksempler, som kan illustrere, hvad en udviklingsplan kan indeholde. Vi håber, at eksemplerne kan give inspiration for dialogen under udviklingssamtalen. Eksempel 1 Udviklingsmål: NN skal overtage ansvaret for logistikfunktionen pr. 1. oktober 200X. 7
Eksempel 2 Udviklingsmål: NN skal øge sin faglige viden om sygdommen diabetes, diabetesmedicin og blodsukkerapparaterne, så hun er i stand til at gennemføre blodsukkermåling med kunden og være teknisk ekspert på blodsukkerapparaterne inden nov. 200Y Uddannelsesaktivitet: Deltagelse i aktuelt kursus om sygdommen diabetes og diabetesmedicin på Pharmakon inkl. test Opnå praktisk kendskab til eksisterende blodsukkerapparater og anvendelse af dem Besøg på lokalt diabetesambulatorium på sygehuset Konkret målopfyldelse: Bestå testen i forbindelse med kurset Undervise personalet i korrekt brug af blodsukkerapparaterne Afholde 2 demodage året om korrekt brug af blodsukkerapparaterne over for kunderne Tilbyde blodsukkermåling 2 dage om året over for kunderne på apoteket med henblik på screening af type 2 diabetes. 8
Eksempel 3 Udviklingsmål: NN skal inden for det næste halve år forbedre sin rådgivning af apotekets ældre polyfarmacipatienter. Uddannelsesaktivitet: NN skal gennemføre Pharmakonkurset Lægemidler til ældre incl. test Simulationsspillet Klinisk efteruddannelse Kommunikativ efteruddannelse Konkret målopfyldelse: Bestå testen i forbindelse med kurset på Pharmakon I en fastsat tidsperiode på 14 dage opfange 10 ældre polyfarmacipatienter i skranken og foretage nødvendige intervention under supervision af den fagligt ansvarlige farmaceut. Eksempel 4 Udviklingsmål: NN skal påtage sig rollen som rygestopinstruktør pr. 1. juni 200X. Uddannelsesaktivitet: NN skal Gennemføre rygestopinstruktøruddannelsen hos Kræftens Bekæmpelse Deltage som føl på et allerede eksisterende rygestopkursus i lokalområdet. Konkret målopfyldelse: Afholde 2 temadage på apoteket med gratis kuliltemåling til kunderne med tilhørende rådgivning om rygestop Tilbyde 5 større virksomheder i lokalområdet rygestopkursus på virksomheden Gennemføre et rygestopkursus for en virksomhed. 9
Eksempel 5 Udviklingsmål: NN ønsker at kvalificere sig til at blive apoteker. Uddannelsesaktivitet: Udarbejdelse af en karriereplan gældende for de næste 5 år med udgangspunkt i Lægemiddelstyrelsens vejledning om ansøgning om apoteksbevilling Kontakt til forfremmelseskonsulenterne Gennemgå kurserne: Apoteksøkonomi og Driftsøkonomisk analyse. Konkret målopfyldelse: Konkret karriereplan inden udløb af juli 200X Deltagelse i Pharmakonkurset: Apoteksøkonomi i år 200X Deltagelse i Pharmakonkurset: Driftsøkonomisk analyse i år 200Z Truffet aftale med forfremmelseskonsulenterne inden september 200X Tidsplan Eksempel 6 Udviklingsmål: NN skal være informations-/faglig ansvarlig på apoteket pr. 1. december. 200X. Uddannelsesaktivitet: Påbegynde Pharmakons kliniske videreuddannelse startende med det obligatoriske basismodul og bestå den efterfølgende test Gennemgå kommunikativ efteruddannelse Gennemgå uddannelsen MDM Konkret målopfyldelse Gennemfører kvalitetsmålingen: "Faglig vurdering" blandt alle faglærte personer på apoteket, herunder vurdering af resultatet samt foreslå eventuelle faglige tiltag til styrkelse af apotekets faglige rådgivning. Målingen skal gennemføres inden 1. maj 200Z. Tidsplan 10
Der skal lægges en tidsplan for udviklingsplanens gennemførelse. Som udgangspunkt bør målene være realiseret inden for et år, men hvor et længere uddannelsesforløb er nødvendigt, kan tidsplanen strække sig ud over et år. Skema til udviklingsplan Som bilag til denne vejledning er der et medtaget et skema til brug for udviklingsplanen. Skemaet vil også være at finde på foreningernes hjemmesider. 5. Finansiering af kompetenceudvikling De aktiviteter, der indgår i udviklingsplanen skal finansieres af apotekeren. Hvis en aktivitet ikke skal betales af apotekeren, skal det udtrykkeligt fremgå. I forbindelse med udarbejdelse af en udviklingsplan kan der drøftes aktiviteter, som medarbejderen selv ønsker at iværksætte og som kan øge den faglige, personlige eller sociale kompetence. Det kan være aktiviteter, der foregår i fritiden. Sådanne aktiviteter betales af medarbejderen selv, men hvis kompetencen er relevant for apoteket er der ikke noget til hinder for en aftale om, at apotekeren helt eller delvist finansierer aktiviteten. I overenskomsterne er der mulighed for at søge om finansiering af visse uddannelsesformål og projekter. For farmaceuternes vedkommende i uddannelses- og udviklingsfonden, U2F, og for farmakonomernes vedkommende i henholdsvis uddannelsesfonden og i udviklingspuljen. Nærmere oplysninger herom findes på foreningernes hjemmesider. 6. Udviklingssamtalen Det er ikke tanken, at der skal finde en selvstændig udviklingssamtale sted om komptenceudvikling. Det anbefales, at udviklingssamtalen indgår som en del af medarbejderudviklingssamtalen (MUS-samtalen). På www.medlemsnettet.dk findes der under apoteksdrift forskelligt vejledningsmateriale om MUS-samtaler. Forberedelse Det er vigtigt, at såvel medarbejder som leder forbereder sig på drøftelsen af kompetenceafklaring og kompetencebehov inden MUS-samtalen. Medarbejderens kompetenceafklaring Medarbejderen skal danne sig et overblik over egne kompetencer i forhold til sin nuværende arbejdssituation og stillingsbeskrivelse. Dernæst skal medarbejderen overveje de eventuelle ønsker, som medarbejderen har til andre opgaver. Hvad er jeg god til? Hvad vil jeg gerne blive endnu bedre til? Har jeg haft fuldt udbytte er min efteruddannelse hidtil? 11
Har jeg brug for et yderligere tiltag for at kunne anvende min viden i praksis? Hvilke nye opgaver eller funktioner vil jeg gerne påtage mig på kort eller langt sigt? Hvor befinder jeg mig karrieremæssigt om 1-3 - 5 år? I forbindelse med forberedelsen kan det være en god ide at drøfte sine overvejelser med sine kolleger, tillidsrepræsentanten eller sin forening. Kompetenceafklaring i forhold til apoteket Lederen skal i sin forberedelse både vurdere den enkelte medarbejders og apotekets behov for at danne sig et overblik over udnyttelsen af apotekets ressourcer. - I forhold til apoteket Har apoteket de kompetencer, der er nødvendige? Hvilke kompetencer er nødvendige at tilføre? Hvilke kompetencer er nødvendige at tilføre om 1-3 - 5 år af hensyn til apotekets udvikling? - I forhold til den enkelte medarbejder Har medarbejderen de nødvendige kompetencer i forhold til nuværende arbejdsopgaver? Skal medarbejderen varetage nye opgaver? Hvilke kompetencer mangler? Hvordan harmonerer medarbejderens behov med apotekets behov? Den gode dialog Medarbejderens og lederens forberedelse danner grundlaget for drøftelse af udviklingsplanen. Dialogen skal være åben og fordomsfri, så både medarbejderens og lederens synspunkter, ønsker og forslag til initiativer kommer frem. Det er vigtigt, at både leder og medarbejder forholder sig aktivt til uddannelsesog udviklingsønsker og sikrer, at aftaler herom bliver ført ud i livet. Præmisserne for udviklingsmulighederne skal være tydelige, og der skal være klarhed over gensidige løfter, og begge parter skal sørge for, at løfterne bliver indfriet. Det anbefales, at udviklingsplanen nedfældes i slutningen af MUS-samtalen. Det vil sige, at begge parter skriver under på de fælles mål, og midlerne til at nå målene. Hvis der er løse ender for eksempel med hensyn til kursus/uddannelsesstart og 12
andre praktiske hensyn, så må der aftales en ansvarsfordeling, så disse bringes i orden. 7. Opfølgning og justering Medarbejderen og lederen holder i årets løb løbende kontakt om kompetenceudviklingen og punkterne i udviklingsplanen, så der kan følges op. Ved den årlige MUS-samtale skal den seneste udviklingsplan drøftes og revideres. Lederen og medarbejderen vurderer sammen hvilke mål, der er nået. Hvis et mål er nået udgår det af planen. Hvis et mål ikke er nået efter udviklingsplanen skal det drøftes om det fortsat er aktuelt eller om det skal overføres til udviklingsplanen for næste år. Ligesådan skal de mål drøftes som ikke er nået og årsagen hertil. Årsagerne kan fx være, at det nødvendige kursus ikke har været tilgængeligt i årets løb, at udviklingen har gjort, at målet ikke længere er relevant eller at målet har været for ambitiøst. Medarbejder og leder bør ligeledes drøfte virkningen af de forskellige læringsformer for kompetenceudvikling, som man har gjort brug af. Uanset om der har været tale om en ekstern efteruddannelsesaktivitet eller læring på jobbet, skal aktiviteten vurderes. Kvaliteten af aktiviteten som sådan skal vurderes umiddelbart efter kurset for at undgå at ressourcerne spildes på et lignende i fremtiden. Selv om aktiviteten har været af god kvalitet, skal det vurderes om medarbejderen fik tilstrækkeligt ud af det, og om der skal følges op på anden måde. Når en medarbejder har opnået nye kompetencer og derved har påtaget sig nye opgaver, kan det være relevant at drøfte om stillingsbeskrivelsen skal ændres. Hvis mistet MUS-samtale Det er særligt vigtigt med opfølgning overfor ansatte, som har været fraværende fra arbejdspladsen i en længere periode, for eksempel på grund af barsel, sygdom eller lignende. Når medarbejderen vender tilbage til arbejdspladsen, skal man tage dialogen om udviklingssamtalen så hurtigt som muligt, og ikke først vente til næste runde af medarbejderudviklingssamtaler. 8. Yderligere inspiration Yderligere inspiration til kompetenceafklaring kan findes på www.kompetenceafklaring.dk www.personaleweb.dk/kompetenceudvikling 13
og til efteruddannelse på www.vidar.dk www.ruc.dk/ruc/erhvervsvejledning/kompetenceafklaring/ www.pharmakon.dk www.farmaceutforeningen.dk/job/pharmacourses 14
Bilag 1 Handlingsplan for år Stilling/områdeansvarlig Apotekets vision er Apotekets fokusområde i år er Udviklingsplan Uddannelse Budget Hvilke faglige kompetencer skal jeg arbejde med i år? Uddannelsesaktivitet Deadline Hvem er ansvarlig Anslået tidsforbrug Check 15
Bilag 2 Handlingsplanen på apoteket (internt og/eller eksternt) Konkret målopfyldelse Deadline Hvem er ansvarlig Anslået tidsforbrug Check Evaluering af uddannelsesaktiviteten og handlingsplanens forløb Evaluering Samlet konklusion Ansvarlig for evalueringen 16