NOTAT HR-centret 8. december 2015 Personalesager i SD Personaleweb Indholdsfortegnelse Generelt:... 1 Sådan laver du forespørgsel på en personalesag:... 2 Sådan opretter du et dokument via personalesagen:... 4 Sådan gemmer du et dokument på personalesagen:... 9 Sådan gemmer du dokumenter/mail fra Outlook på personalesagen.... 12 1 Generelt: Denne vejledning kan anvendes af såvel helt nye brugere af SD Personaleweb samt nuværende brugere. Vejledningen beskriver følgende: 1. Generelt 2. Sådan laver du forespørgsel på en personalesag: 3. Sådan opretter du et dokument fra personalesagen: 4. Sådan gemmer du et dokument på personalesagen: 5. Sådan gemmer du dokumenter/mail fra Outlook på personalesagen. 6. Sådan sender du dokumenter fra personalesagen. Adgang til personalesagen: Adgang til personalesager sker nu Silkeborg Data. Det er her at du fremover skal oprette og gemme dokumenter via funktionerne skriv brev og gem dokument. Adgang til emnesager: Hvis du skal arbejde med emnesager foregår det stadig i Acadre, f.eks emnesagerne Løse ydelser (elektronisk lønmappe) og MUS. Automatisk oprettelse af p-sager: Når der oprettes nye medarbejdere i lønsystemet vil der automatisk blive oprettet 2 P-sager Ansættelse og Afsked og Fravær og nærvær. Hvis medarbejderen er kendt i lønsystemet i forvejen så hentes eksisterende P-sager. Hvis du vil gemme et dokument på en personalesag, vil sagen automatisk blive oprettet, hvis den ikke findes i forvejen. Eksempel: Hvis du som leder skal gemme et dokument på disciplinærsagen så vil sagen først blive oprettet når du gemmer et dokument, og her vælger at det skal gemmes på disciplinærsagen. Sletning af P-sager: I kan ikke selv slette P-sager via Personaleweb. Kontakt din lønkonsulent hvis du skal have en sag slettet. Sagsbehandler Doknr. Sagsnr. Inge Møller 289395-13 12/1837
Dokumenter: Automatisk journalisering: Når du danner dokumenter, dvs. lønoplæg eller breve via SD Personaleweb vil hovedparten af disse dokumenter via en dokumenttype automatisk blive journaliseret på de rigtige P-sager og med den korrekte dokumenttitel ved at du udfylder ganske få oplysninger. Det samme gælder for andre typer af dokumenter/breve som importeres til P-web og gemmes via disse dokumenttyper. Dokumenttyper svarer til autoprofiler i Acadre. Dokumenter kan ikke gemmes på sager som er afsluttet: I personalesagen kan du desværre ikke se om sagen er aktiv eller afsluttet. Hvis du vil gemme et dokument på en sag som er afsluttet får du en fejlmeddelelse. Kontakt din lønkonsulent for at få åbnet sagen igen. Sletning af dokumenter/rettelse af dokumenttitel: I kan ikke selv slette dokumenter via Personaleweb eller rette i dokumenttitlen efter at dokumentet er journaliseret (uanset om det er åbent eller låst). Kontakt din lønkonsulent hvis du skal have slettet dokumenter eller dokumenttitel skal rettes. Scanning af dokumenter som skal på personalesagen: Du kan ikke længere scanne og journalisere dokumenter til P-sagerne via Acadre fordi du ikke har adgang til P-sager via Acadre. Dokumenter skal scannes til egen mail og gemmes på P-drevet, hvorfra de så kan gemmes i Personaleweb. Automatisk besked til lønkonsulenten når du gemmer et brev: Når du gemmer et dokument på sagen, som din lønkonsulent skal orienteres om, så dannes der automatisk en mail. Det betyder at du ikke skal huske at sende referencer når et lønoplæg er forhandlet og gemt på sagen, eller når du har lavet et ansættelsesbrev, fratrædelsesbrev, timetalsændringer eller andre breve som skal sendes til den ansatte ifm. lønændringer. Spørgsmål vedrørende den nye integration mellem SD og Acadre: Spørgsmål vedr. selve adgangen til SD Personaleweb skal rettes til: Gitte Larsen lok. 1886 eller Tina Berggren lok. Lok. 1885 Spørgsmål vedr. brugen af personalesagen i Personaleweb, herunder funktionen skriv brev eller gem dokument skal rettes til lønkonsulenten for dit område. 2 Sådan laver du forespørgsel på en personalesag: Log ind på Silkeborg Data og vælg produktet Personaleweb. 2
Søg medarbejderen frem via søgefeltet. Du kan søge på både dele af afdeling, navn, cpr.nr. eller tjenestenr. Hvis du skal søge på en medarbejder som ikke længere er aktiv i lønsystemet, så skal du ændre søgefunktionen fra I dag til I går Når medarbejderen er søgt frem, så skal du markere medarbejderen og herefter klikke på Personalesag Du får denne pop-up. Du får nu adgang til de p-sager som automatisk oprettes ifm. selve oprettelsen i P-web eller den/de p-sager som allerede eksisterer på den pågældende medarbejder fra tidligere ansættelser. Klik på + for at åbne sagen. Hvis der ikke ligger nogen dokumenter på en sag står der at sagen er tom. 3
Du åbner dokumenterne ved at klikke på dem og vælge Åbn 3 Sådan opretter du et dokument via personalesagen: Klik på fanebladet Personalesag og vælg skriv brev Her skriver du den dato som du vil flette oplysninger fra lønsystemet med, eks. dato for ansættelsen eller dato for lønændring. Klik på OK Hvis du skal bruge en skabelon som ikke har noget med løn at gøre så kan du bare skrive dags dato i feltet. Denne dato bruges alene til at vise, hvilke skabeloner som kan anvendes pr. denne dato. 4
Når du trykker ok popper nedenstående op, og du skal vælge en skabelon i drop down menuen.: Du får nu vist de oplysninger som er for udfyldt på denne dokumenttype Lønoplæg ansættelse Der kan være andre dokumenttyper hvor du selv kan vælge hvad der skal stå i dokumenttitel og indholdsbeskrivelse. 5
Feltet dokumentitel kan være forudfyldt med en hjælpetekst, som du kender det fra autoprofiler i Acadre. Hvis der ikke er en hjælpetekst, så skriv en dokumenttitel som er så sigende som muligt. I eksemplet Ansættelse: skal du skrive de ønskede oplysninger i feltet i denne rækkefølge: Dato/periode for ansættelse - stilling - cpr.nummer med bindestreg. Eks. Ansættelse: 011213-310114 klubassistent 230657-9999. Dokumenttitel er dokumentets overskrift og den som vises når du skal vælge hvilke dokumenter du vil åbne i personalesagen. Da vi er mange som skal benytte de samme sager er det vigtigt at vi journaliserer på samme måde for at skabe det bedst mulige overblik over sagens dokumenter. Feltet indholdsbeskrivelse her kan du skrive evt. supplerende oplysninger. Feltet er obligatorisk så du kan ikke komme videre hvis feltet er helt blankt og uden hjælpetekst. I givet fald kan du sætte et punktum så der er en værdi i feltet. Tekst i indholdsbeskrivelse kan ikke ses på personalesagen i P-web, men kun i Acadre. Feltet Gem dokument I eksemplet kan du se at dokumentet automatisk vil blive gemt på sagen Ansættelse og afsked. Hvis dette felt ikke er forudfyldt kan du selv vælge på hvilken sag som dokumentet skal gemmes. Eksempel på lønoplæg ansættelse: 6
Når du har udfyldt feltet Dokumenttitel og evt. feltet Indholdsbeskrivelse så klik på Du får denne pop-up hvor du vælger Åbn for at åbne skabelonen/starte brevfletning. Sig Ja til opdatering af feltkoder Eksempel på flettet lønoplæg vedr. ansættelse. 7
Du gemmer dokumentet ved at lukke på det røde kryds og klikke på Ja Systemet finder nu den sag som dokumentet skal gemmes på, eller opretter en ny sag hvis den ikke findes i forvejen. Herefter er dokumentet blevet gemt på personalesagen. Hovedreglen er at dokumenterne automatisk vil blive låst når de gemmes. Det betyder, at du ikke efterfølgende kan åbne dokumentet og rette i det. Eks. på journaliseret dokument på sagen Ansættelse og afsked. OBS! Du kan kun arbejde med personalesager og gemme dokumenter indenfor SD s åbningsti- 8
der, som gælder for SD Personaleweb (normal åbningstid kl. 06-22). Det betyder, at hvis du ikke får gemt dit dokument inden SD lukker så bliver det ikke gemt. 4 Sådan gemmer du et dokument på personalesagen: Klik på Gem dokument Skriv den dato som du vil gemme dokumentet med og klik herefter på OK Herefter skal du indsætte værdier i felterne Vælg dokument og Vælg dokumenttype Vælg dokument: Når du klikker på Gennemse får du adgang til din Stifinder. Her skal du finde dit P-drev I afsnit 5 finder du vejledningen til, hvordan du gemmer dokumenter/mails fra Outlook på dit P-drev. 9
og vælge mapperne Filer og Import til SD. Hvis du ikke får vist mappen Import til SD, bedes du kontakte Birgit Secher på lokal 1175. I mappen Import til SD skal du gemme alle de dokumenter som skal journaliseres på personalesagen og, som ikke er dannet via personalesagen. Man kunne også kalde det for eksterne dokumenter som skal lægges på personalesagen, f.eks uddannelsesbevis, dokumentation for erfaring, ansøgning/cv osv. Klik på det bilag som du ønsker at gemme på personalesagen og klik på Åbn 10
Det valgte dokument er nu indlæst i feltet Vælg dokument Vælg dokumenttype: Her kan du vælge imellem de forskellige dokumenttyper, der er oprettet og som svarer til autoprofiler i Acadre. I eksemplet vælges dokumenttypen Ansættelse og følgende billedes vises. Du får nu mulighed for at vælge dokumenttype igen, så hvis du fortryder dit første valg kan du ændre til anden dokumenttype i dette felt. 11
Udfyld dokumenttitel med de oplysninger som fremgår af en evt. hjælpetekst eller skriv en ny tekst og udfyld evt. indholdsbeskrivelse og klik på Gem Dokumentet er nu gemt på personalesagen. Dokumentet bliver låst og du har desværre ikke mulighed for efterfølgende at rette i det. 5 Sådan gemmer du dokumenter/mail fra Outlook på personalesagen. De dokumenter du skal gemme i personalesagen, kan komme enten via mail eller i papirform. Hvis dokumentet kommer i papirform skal du først scanne dokumentet til din mailadresse i Outlook. Herfra skal du så gemme mails og evt. vedhæftede filer i mappen på P-drevet/Filer/Import til SD. 12
Dokumenter som skal journaliseres på personalesagen kan ikke scannes og journaliseres via Acadre. Først markerer du den mail som du ønsker at gemme på P-drevet. Dvs. mailen skal ikke åbnes først. Med musen trækker du nu mailen over i mappen Import til SD. Det er vigtigt at du gør det på denne måde for at sikre at evt. vedhæftede filer følger med. Hvis du ikke har 2 skærme så må du minimere hhv. stifinder og Outlook på din skærm så begge programmer er synlige og du kan trække mailen fra Outlook over på stifinderen i mappen Import til SD Så er mailen gemt i mappen og er klar til at blive importeret til personalesagen. Når mail/dokument er gemt (importeret) på personalesagen vil du kunne åbne mail/dokumenter på nøjagtig samme måde som du gør i Outlook. Under punkt 4 kan de se hvordan du gemmer/importerer dokumentet til personalesagen fra P-drevet. 6 Sådan sender du dokumenter fra personalesagen: Når du skal sende et dokument fra personalesagen så dobbeltklik på det ønskede dokument så det åbnes. Når dokumentet er åbnet kan du sende det via og funktionen send. 13
Elektronisk godkendelse af lønoplæg: Da der ikke overføres cpr.nr. fra dokumenttitlen når du skal videresende et lønoplæg som PDF-fil til videre godkendelse hos leder og organisation, skal du blot rette emnefeltet i mailen til en sigende tekst. 14