Hvad er MUS? En systematisk, periodisk, planlagt og velforberedt dialog mellem en medarbejder og den leder, som medarbejderen refererer til MUS er en samtale om mål og muligheder Formålet er at medarbejderens arbejdsliv bliver mere givende, samt at medarbejderen effektivt bidrager til, at virksomheen bedst muligt når sine mål MUS er dermed et redskab til udvikling, der gavner medarbejderen, lederen og den samlede virksomhed --> Året der gik --> Opgaver og udvikling --> Trivsel og samarbejde -->
Side 2 MUS undersøgelse 2009 (2) Hvilke emner drøftes i medarbejderudviklingssamtalerne? Medarbejdernes arbejde og resultater 96 % Samarbejde med kolleger 93 % Mulige uddannelses- og udvilingstiltag 89 % Mål for det kommende år 87 % Samarbejde med leder 86 % Karriereveje for medarbejderne 69 % Afslutningsvis evaluering af selve samtalen 59 % Løn 24 % Kost, motion, alkohol mv. 8 % Andet 5 % Note: Spørgsmålet er kun stillet til de virksomheder, som gennemførte MUS. Det har været muligt at angive flere svar. Hvordan føler I op på de gennemførte MUS? I den daglige personaleledelse 69 % Via planlagte opfølgningssamtaler 54 % Andet 7 % Der følges ikke op 2 % Note: Spørgsmålet er kun stillet til de virksomheder, som gennemførte MUS. Det har været muligt at angive flere svar.
Side 3 Lederens forskellige samtaletyper <-- Afvikling! Afskedigelse! Advarsel! Den regulerende samtale! Bekymringssamtalen! MUS-samtalen! Coaching Udvikling --> Hvorfor gennemføre MUS? Fordele for lederen Kende medarbejderens kompetencer Billede af hvad der motiverer medarbejderen Optimere afdelingens ressourcer og kompetencer Feedback på sin ledelse Styrke koblingen mellem strategier og mål og medarbejderens kompetencer og udvikling Fordele for medarbejderen Indflydelse på arbejdssituationen Udbygge kompentencer Klare mål og realistiske rammer for arbejdet Kendskab til lederens forventninger Få feedback på indsats Give feedback til lederen
Side 4 Mulige resultater af MUS MUS kan være med til at afklare og justere medarbejderens: Trivsel Forståelse og accept af virksomhedens mål Egne mål i forhold til virksomhedens overordnede og konkrete mål Arbejdsopgaver og forventninger til løsningen af disse Effektivitet Relationer til lederen Karrierevalg Før samtalen Indkald medarbejderen til samtalen og book lokale Hav styr på forholdene vand/kaffe/frugt? Sørg for, at medarbejderen får udleveret skema og forstår hvordan de skal bruges (hvis et sådan anvendes) Udfyld skemaet og prioriter Hvad er dine vigtigste budskaber til medarbejderen? Forbered konkrete eksempler Hav styr på din indledning til samtalen Overvej følgende temaer: o Medarbejderens trivsel o Medarbejderens opgaver og udvikling i det forløbne år o Medarbejderens udvikling på sigt fremtidig karriereforløb, evt. rokeringer etc. o Hvad kan du tilbyde medarbejderen?? Hvad ønsker du at opnå med samtalen? Hvad motiverer/demotiverer medarbejderen? Hvordan er medarbejderens arbejdsindsats? Har medarbejderen forudsætninger for at løse opgaverne? Hvad er dine forventninger?
Side 5 Under samtalen Husk at skemaet blot er vejledende Sæt rammen for samtalen formål og mål? Giv udtryk for dine prioriterede områder for samtalen og hør hvilke medarbejderen har Lad medarbejderen tale og lyt Stil uddybende og åbne spørgsmål Brug konkrete eksempler fra hverdagen, når du vil forklare medarbejderen noget Udviklingsplanen skal tilfredsstille og motivere begge parter og ses sammen med den samlede virksomhed Den gode ramme for samtalen Sørg for et lokale hvor I ikke bliver forstyrret Afsæt 1,5-2 timer til samtalen Læg irrelevante ting uden for rummet En god start Sørg for en god og åben stemning Fokuser på det du finder væsentligst Vær positiv og oprigtig overfor medarbejderen Fortæl om forløbet af samtalen, og hvad der kommer først og sidst Efter samtalen Brug 10 min. på at køre samtalen igennem for dig selv Giv medarbejderen en kopi af handlingsplane Gå i gang med det I har aftalt og støt medarbejderen Sæt dato for opfølgningssamtale og giv medarbejderen denne Forbered opfølgningssamtalen Gennemfør udviklingsaktiviteter Følg op, følg op, følg op Mange typer af udviklingsaktiviteter Udviklingsforløb Nye opgaver eller ansvarsområder Rokering eller turnus Afprøve ledelsesmæssige opgaver Kurser Modtage og give struktureret feedback
Side 6 Målsætninger til handlingsplan Specifikke Skal det overordnede mål nedbrydes i delmål, der specifikt og konkret beskriver, hvad der skal være opfyldt, for at målet er nået? Målbare At sikre en formulering, så det bliver muligt at måle, om målene rent faktisk nås. Atraktive Det skal være attraktivt at komme derhen og være en bred accept af at nå derhen, hvor det ønskes. Realistiske Er de nødvendige menneskelige, økonomiske og ledelsesmæssige ressourcer til stede? Tidsbestemte Fastsæt en tydelig bagkant for hvornår målene skal være nået. En god aftale giver svar på Hvad er målet? Hvorfor er det vigtigt? Hvordan når vi frem til målet? Hvornår skal det være nået? Hvordan skal der følges op?
Side 7 Forberedelsesskema til MUS Medarbejdere: Dato for MUS: Hvad motiverer og demotiverer medarbejderen? Faglig viden sikkerhed (ekspertmotiver) Magt præstation (lineære motiver) Personlig udvikling kreativitet (udvidende motiver) Afveksling uafhængighed (episodiske motiver) Hvilken feedback skal du have givet medarbejderen? Hvordan vurderer du medarbejderens arbejde? Hvordan ser du medarbejderen i teamet? Hvad er medarbejderens styrke/udviklingsområder? Andet? Hvad skal du spørge medarbejderen om? Hvad er du nysgerrig på? Hvilken viden mangler du ift. medarbejderen? Det kommende år Hvordan ser du medarbejderens rolle i det kommende år? Hvordan ser du medarbejderens karriere på længere sigt? Hvad skal medarbejderen gøre mere af? Hvad skal medarbejderen gøre mindre af? Jeres relation Hvordan er din relation til medarbejderen? Hvad påvirker denne relation? Skal du ændre noget i jeres relation? Hvad og hvordan?
Side 8 Feedback på kompetencer 1. Du skal blive ved med (det medarbejderen gør godt) 2. Du skal gøre mere af (det medarbejderen kan udvikle) 3. Du skal gøre mindre af (det medarbejderen skal nedtone) Læg fokus på 1 og 2 og begræns 3 eller dæk den ind under 2'eren Åbne og lukkede spørgsmål Lukkede spørgsmål fører til ja/nej svar og lukker samtalen Spørgsmål: Har du det godt i din afdeling? Er du glad for de opgaver du har? Svar: Ja Åbne spørgsmål fører til mere information og genererer flere spørgsmål Spørgsmål: Hvordan oplever du trivslen i din afdeling? Hvilke opgaver motiverer dig mest? Svar: Jeg oplever, at trivslen til tider er presset, fordi De opgaver jeg bedst kan lide er Spørgsmål: Hvad er det der gør, at du godt kan lide netop de opgaver?
Side 9 Supplerende spørgsmålstyper Faktuelle/lineære spørgsmål Hvem, hvor mange, hvornår? Spørgsmål om åsagssammenhænge Hvad tror du, det skyldes? Hvilke faktorer er underliggende for Hvad startede det? Hypotetiske spørgsmål Hvad ville ske, hvis du? Hvis du ændrer på X, hvad tror du så effekten vil være? Hvis intet kunne gå galt, hvad ville du så gøre? Relationelle spørgsmål Hvem er mest/mindst enige med jeres perspektiv? Hvad ville det betyde for andre, at du gjorde? Udfordrende spørgsmål Tror du, at det er realistisk? Hvorfor er det lige Jette, der skal være ansvarlig? Hvorfor er det vigtigt? Handlingsspørgsmål Hvordan vil du gøre? Hvad er første skridt? Hvornår begynder du? Udvidende spørgsmål Hvordan hænger dette sammen med det, vi diskuterede tidligere? Prioriteringsspørgsmål Hvad er vigtigst? Opsummerende spørgsmål Så det du har tænkt dig er at? Er det rigtigt forstået at? Hvis du skal opsummere, hvad har vi så besluttet?
Side 10 Faldgruber Lover mere end man kan holde Medarbejdere man ikke bryder sig om MUS som isoleret tiltag, uden forankring til virksomheden Manglende opbakning fra/til topledelsen Idéer til udvikling begrænser til en ønskeliste over kurser og lignende Samtalen bliver hængende i erfaringsopsamling og retter sig ikke fremad For meget fokus på selve samtalen og for lidt fokus på før og efter samtalen
Medarbejderudviklingssamtaler et vejledende samtaleskema 1 Medarbejderudviklingssamtaleskema (MUS) Formålet med samtalen er, at medarbejder og leder får mulighed for at tage en dialog om medarbejderens arbejdssituation, kompetencer samt fremtidige arbejdsopgaver og udvikling i jobbet. Samtalen bør forberedes af begge parter og gennemføres struktureret, så alle emner berøres. Der bør afsættes minimum 1 time til samtalen. Samtalen og udviklingsaftalen er fortrolig mellem medarbejderen og lederen. Spørgeskemaet skal betragtes som en guideline til lederen og medarbejderen. Andre emner og forhold kan selvfølgelig drøftes og aftales efter behov. Det anbefales, at lederen og medarbejderen udfylder spørgeskemaet individuelt før samtalen. Spørgeskemaet er udfærdiget til medarbejderen, men lederen bør overveje de samme forhold. Eksempelvis kan lederen i spørgsmål 2 overveje: På hvilke områder har du været tilfreds med indsatsen og resultatet? selvom spørgsmålet som udgangspunkt er formuleret til medarbejderen.
Medarbejder: Leder: Dato: 1. Hvilke opgaver inden for dit faglige arbejdsområde har været det mest spændende og inspirerende inden for det sidste år? Hvad vil fremover være vigtige opgaver? 2. På hvilke områder har du været tilfreds med indsatsen og resultatet? Hvad var det specielt, som motiverede dig? 3. Har der været opgaver, som ikke var helt så spændende eller inspirerende? Hvilke erfaringer har du gjort dig i forbindelse med disse arbejdsopgaver? 4. Er der noget der forhindrer dig i at udføre dit arbejde optimalt? Hvad skal der til for at ændre dette fremover? 5. Hvornår og i hvilke situationer føler du dig motiveret/umotiveret? Hvilke erfaringer har du gjort dig, som kan bruges positivt og fremadrettet?
6. Hvordan vil du gerne have, at dit arbejde/din karriere skal udvikle sig i fremtiden? Hvem og hvad kan bidrage i forbindelse med, at du når dine ambitioner? 7. I hvilke situationer mener du, at samarbejdet fungerer særligt godt med dine kolleger? Hvad er din rolle? Hvilke ændringer kan gøre en forskel for dig? 8. Hvordan betragter du mig som leder fagligt/socialt? Hvad synes du, jeg skal fortsætte med, kan gøre bedre eller ændre? 9. Er der andre forhold/emner, du ønsker at drøfte?
Målsætningsskema Målsætningsskemaerne er vejledende. Skemaerne udfyldes af leder og medarbejder i samarbejde. Målene bør prioriteres og justeres løbende af leder og medarbejder. Mål Tidsramme Opfølgning Delmål Tidsramme Opfølgning Mål Tidsramme Opfølgning Delmål Tidsramme Opfølgning
Handlingsplan På baggrund af MUS har vi aftalt følgende: Arbejdsrelaterede forhold Ansvarlig Deadline Arbejdsrelaterede forhold Ansvarlig Deadline Arbejdsrelaterede forhold Ansvarlig Deadline Der vil blive fulgt op på denne aftale den / Næste MUS afvikles i måned den / Lederen Medarbejderen
Medarbejderudviklingssamtaler 2 et vejledende samtaleskema Formålet med samtalen er, at medarbejder og leder får mulighed for at indgå dialog om medarbejderens arbejdssituation, kompetencer og fremtidige opgaver og udvikling i jobbet. Medbring gerne sidste samtales målsætningsskema. Det kan i nogle situationer være hensigtsmæssigt at omformulere et spørgsmål, så det kan besvares ved en skalavurdering fra eksempelvis 1-10. Ved at anvende skalabedømmelsen kan det hjælpe til en konkretisering af, hvad der har værdi for medarbejderen og derfor bør indgå i den efterfølgende målsætning. Dette skema er ment som vejledning til samtalen, men kan med fordel uddybes med supplerende spørgsmål. Samtalevejledningen indeholder 15 hovedspørgsmål fordelt på seks områder. Derudover følger en kompetence- og udviklingsmodel samt et målsætningsskema.
Medarbejderudviklingssamtale Medarbejder: Stilling: Sted: Dato for samtalen: Leder: Opfølgning 1. Hvilke mål har du nået fra sidste samtale? Hvad har det givet dig` 2. Er der nogle mål du ikke har nået? Har der været forhindringer? Hvad skal der til for at nå dem? Samarbejde 3. Hvordan oplever du samarbejdet i virksomheden? Fagligt? Socialt? 4. Hvad fungerer godt/mindre godt? Indsats 5. Hvordan oplever du din arbejdsindsats i virksomheden? Fagligt? Effektivitetsmæssigt? 6. Hvad værdsætter du mest i dit daglige arbejde? 7. Hvad værdsætter du mindst i dit daglige arbejde?
Ressourcer/kvalifikationer 8. Hvordan vurderer du din faglige arbejdsindsats? 9. Er der noget du har behov for i forbindelse med at udføre dine arbejdsopgaver? Uddannelser/kurser? Praktiske forhold? 10. Er der nogen områder, hvor du mener, dine ressourcer kunne udnyttes bedre? Karriere 11. Hvilke arbejdsopgaver vil du finde udfordring i fremover? 12. Hvad fungerer tilstrøber godt/mindre du at opnå inden godt? for virksomheden på længere sigt? om 1 år om 3 år 13. Hvordan kan det realiseres? Er der noget, jeg som leder eller virksomheden kan være behjælpelig med? Supplerende 14. Er der eventuelle emner, der ønskes drøftet? 15. Hvordan oplevede du denne samtale? Er der noget, der kan blive bedre til næste gang? Evt. dato for næste samtale.
Kompetence- og udviklingsmodel Medarbejder: Stilling: Sted: Dato for samtalen: Leder: Ud for hvert emne anføres en kategori, hvor medarbejderen ud fra en skala fra 1-4 vurderer og reflekterer over sine kompetencer. Virksomheden kan enten selv føre relevante emner ind i modellen og/eller i samarbejde med medarbejderen. Målsætningsskema: Kompetence Niveau 1. utilfredsstillende 2. bør forbedres 3. tilfredsstillende 4. yderst tilfredsstillende
Målsætningsskema Medarbejder: Stilling: Sted: Dato for samtalen: Leder: På baggrund af medarbejderudviklingssamtalen og kompetencehjulet udformes et målsætningsskema. Målene skal være specifikke, målbare, attraktive, relevante samt tidsbestemte. Det er vigtigt at skelne mellem del- og hovedmål. 1. Emne: Mål Handlingsbeskrivelse Tidsfrist/Ansvar 1. Emne: Mål Handlingsbeskrivelse Tidsfrist/Ansvar 1. Emne: Mål Handlingsbeskrivelse Tidsfrist/Ansvar 1. Emne: Mål Handlingsbeskrivelse Tidsfrist/Ansvar 1. Emne: Mål Handlingsbeskrivelse Tidsfrist/Ansvar