NYT CMS OG RESPONSIVT WEB DESIGN PÅ ROSKILDE.DK

NYT CMS OG RESPONSIVT WEB DESIGN PÅ ROSKILDE.DK Februar 2013

Side2/15 0. Indledning Roskilde Kommune ønsker at anskaffe og implementere et nyt hjemmesidesystem (CMS) til præsentation af Roskilde Kommunes centrale hjemmeside roskilde.dk. På længere sigt skal den valgte løsning også kunne anvendes til kommunens andre webløsninger, herunder kommunens intranet. Det nye CMS skal understøtte kommunens ambition om at være førende indenfor IT-teknologi og fastholde og udvikle Roskilde Kommunes i forvejen stærke digitaliseringsindsats og placering som Bedst på Nettet (se kommunens webstrategi i bilag 3). Roskilde Kommune ønsker at modernisere webløsningen bag roskilde.dk ved at udskifte nuværende Content Management System (CMS) som ligger på en Microsoft platform (Webtop One CMS). Roskilde Kommune vil opnå følgende med et nyt CMS: Effektivisering af webredaktionens arbejde med en mere brugervenlig grænseflade At tilbyde borgerne bedre og mere målrettede information, der understøtter kommunens målsætning om øget selvbetjening. At spare kommunen udgifter til vedligeholdelse, udvikling og drift af hjemmesiden Roskilde Kommune ønsker at basere sit fremtidige websystem på open source platformen Drupal (CMP), herunder et Drupal-baseret CMS til styring af indhold. Derudover ønsker vi at arbejde med Responsivt Web Design som det bærende designelement, da hjemmesideløsningen skal kunne tilgås fra både mobiltelefoner og tablets, og være tilpasset til disse enheder. Dette dokument er et oplæg til dialog om vores krav og ønsker til systemet, såvel som en kommende samarbejdspartner. Vi har valgt en form, hvor vi i en række indledende afsnit gør rede for rammerne og målsætningerne for projektet. Herefter følger de krav, som skal opfyldes. Efterfølgende gennemgår vi en række brugerscenarier, som er vigtige for vores valg af et kommende websystem. Sidst i dokumentet findes vores udvælgelseskriterier. Dokumentet indeholder også formalia om vores forventninger til svarmateriale og den videre dialog med jer som leverandør samt tidsfrister og kontaktoplysninger. Vi ønsker, at I forholder jer til: Rammerne og målsætningen for projektet: Hvordan vil I sikre at det opfyldes? Krav: Dokumentation for, at I opfylder kravene Brugerscenarier: Hvordan vil jeres løsning leve op til scenarierne? Økonomi: Vedlæg overslag på timer og pris for jeres løsning 2

Side3/15 Målet er at vurdere, om det giver mening med en yderligere dialog med jer. 1. Tidsfrister Tilbudsmaterialet skal være Sune Fosgaard i hænde senest 22. marts 2013 kl. 12.00 for at komme i betragtning. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet bliver oploadet i Mercell i rette tid. Ved overskridelse af tidsfristen, vil tilbuddet ikke indgå i vurderingen. Den detaljerede tidsplan er beskrevet i afsnit 10. 2. Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes via Mercell, med emnet: "Spørgsmål - Udbud af CMS til Roskilde Kommunes hjemmeside senest den 12.03.2012 kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form blive offentliggjort via Mercell i kommunikationsmodulet Ekstra info til alle. Udbyder er ikke ansvarlig for, at tilbudsgiver ikke modtager spørgsmål og svar, og tilbudsgiver opfordres således til jævnligt, at tjekke udbuddet på Mercell, hvor alle spørgsmål og svar løbende oploades. 3. Om Roskilde Kommune Roskilde Kommune er befolkningsmæssigt landets 10. største kommune med ca. 86.000 indbyggere. Til at betjene borgerne er der i kommunen ansat ca. 7.500 medarbejdere fordelt på administration og institutioner. 4. Projektets omfang Roskilde.dk er borgernes og virksomhedernes foretrukne indgang til kommunen. Det er dokumenteret i en række borgerpanelundersøgelser som kommunen har foretaget. 3

Side4/15 Antallet af besøg på hjemmesiden stiger år for år. Fra 2008 til 2012 er antallet af brugersessioner steget med ca. 51%. I 2008 havde roskilde.dk 604.067 brugersessioner og 214.028 unikke besøgende. I 2012 havde roskilde.dk 1.192.879 brugersessioner og 724.575 unikke brugere. Det svarer til ca. 99.000 besøg om måneden hvoraf ca. 60.000 er unikke. De mest populære sider på hjemmesiden (periode: 1/1-2012 31/12-2012) er forsiden (535.882 sidevisninger), ledige stillinger (181.959 sidevisn.), Borgerservice (50.830 sidevisn.), Børn, unge og familie (37.382 sidevisn.), Bolig, miljø, affald og klima (34.027 sidevisn.), Min Kilde (15.743 sidevisn) og Sundhed, sygdom og handicap (20.969 sidevisn.). Roskilde Kommune lancerede i 2010 en personaliseret borgerportal ved navn Min Kilde. Min Kilde, der kan tilgås fra roskilde.dk, giver borgerne en ny indgang til kontakten til det offentlige og er et godt alternativ til borger.dk. Borgeren kan se og følge sine egne sager i kommunen og de har mulighed for at bestille og tilmelde sig en række services. Ved årsskiftet 2012-13 havde knap 17.000 borgere stiftet bekendtskab med denne del af hjemmesiden. Besøgstrafikken på den mobiltilpassede hjemmeside roskilde.dk/mobil er også steget støt hen over 2012. I gennemsnit har kommunen ca. 250 besøgende om måneden på mobilsitet og i nogle måneder har der været over 600 besøgende på mobilsitet. Antallet stiger med ca. 10 % hver måned og procentstigningen forventes at stige i takt med udbredelsen af smartphones. Roskilde.dk blev designet i 2007. Frem mod 2012 er den løbende blevet redesignet, så den i dag har et stort fokus på målgruppernes behov for at betjene sig selv og finde den information, der er relevant for dem. Politiske målsætninger om øget digitalisering, selvbetjening, personalisering og målgruppernes krav om vedkommende information og funktionalitet, taler for at hjemmesiden får et endnu stærkere fokus på målgruppernes individuelle behov og mulighed for selvbetjening. Det gælder også hjemmesidens tilgængelighed på mobile enheder, som flere og flere borgere foretrækker at anvende i deres informationssøgning. Hvis roskilde.dk skal leve op til de nye krav vurderer vi, at der er behov for en helt ny hjemmeside med nyt mobiltilpasset design, ny informationsarkitektur (AI) og nyt CMS. Det betyder samtidig at en lang række af de personlige oplysninger, som tidligere er blevet præsenteret samlet for borgerne i Min Kilde nu i højere grad skal integreres på de undersider eller i de sammenhænge på hjemmesiden hvor borgerne oplever dem som relevante oplysninger. 4

Side5/15 Udviklingen indenfor webområdet betyder også, at Roskilde Kommunes webplatform skal være fleksibelt og let at bygge om og at indholdselementer fra eksterne systemer let kan hentes ind og integreres med webplatformen. 5. Responsivt webdesign og open source Vi ønsker at designe med responsivt webdesign som det bærende designprincip. Med responsivt webdesign vil hjemmesiden kunne tilpasse sig de mange forskellige mobile enheder som er på markedet, herunder tablets og GPS-enheder, samt fremtidige SMARTtv-formater. Samtidig ønsker vi at gøre op med, at roskilde.dk skal være et stort komplekst site, der rummer alt. Det nye roskilde.dk skal være indgangen til: En række mindre sites, der hver især henvender sig til en bestemt målgruppe for eksempel børnefamilien Have fokus på en bestemt opgave brugeren skal løse f.eks. at bestille et nyt pas Have fokus på at brugeren let skal kunne finde relevant information for eksempel: hvordan søger jeg en handicapbolig? Ved at udvikle på denne måde vil vi kunne arbejde mere dynamisk og fleksibelt med vores indhold, da det vil være mindre tungt at redesigne /nyudvikle. Tanken er, at vi skal kunne nedlægge et site og lade de andre sites køre videre og så fremdeles. Derfor har vi brug for en række templates og skabeloner som vi selv kan benytte til at stykke forskellige sites sammen med. Det nuværende site er bygget op i et CMS (WebtopOne), hvor en stor del af driftsbudgettet er bundet op i licenser. De midler ønsker vi at kanalisere over i udvikling. Derfor vurderer vi at det på sigt vil give mening at vælge et open source baseret websystem og at Drupal CMS bør være den open source platform som Roskilde Kommune bør satse på. Valget af Drupal som fremtidigt CMS vil sikre kommunen en stærk samarbejdsrelation til de øvrige kommuner, der via OS2-samarbejdet har valgt denne systemplatform (www.os2web.dk). Og sikre at kommunen kan samarbejde med de øvrige kommuner om udviklingen af funktioner tilpasset den kommunale verden. Det vil være fordelagtig dels ud fra et ressourcebesparende perspektiv men også fordelagtigt i forhold til styrkelsen af samarbejdsrelationerne mellem kommunerne om den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. 5

Side6/15 6. Ønsker for fremtiden Visionen for roskilde.dk er at skabe en række lettilgængelige indgange til Roskilde Kommune, der sætter brugernes behov i centrum. Ambitionen er, at brugerne løser de opgaver, de kom for at løse, finder den information de har behov for og oplever, at kommunen er let at komme i kontakt med. Ønsket brugeroplevelse: Wauw god service og relevant information som passer til mig Roskilde.dk skal desuden: Være Roskilde-borgernes digitale indgang til Roskilde Kommune og til det offentlige Hjælpe private og professionelle brugere med at få adgang til selvbetjening og overblik over Roskilde Kommunes arbejdsområder Understøtte Roskilde Kommunes visioner om at sætte borgerne i centrum og med fokus på medborgerskab fremme deres aktive deltagelse i det lokale demokrati Understøtte Roskilde Kommunes borgerservicestrategi og principper for kommunikation. Derudover skal sitet understøtte målene i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi herunder e2015 målene. Visionen og ambitionen for roskilde.dk betyder også, at vi vil styrke vores weborganisation og oprette en række grupper, der arbejder på tværs af direktørområderne. For eksempel vil en gruppe forfattere fra forskellige dele af organisationen med en webredaktør i spidsen få ansvaret for en ny børnefamilieportal og der vil blive oprettet en særlig webgruppe med ansvaret for et selvbetjeningssite. Ansvaret for den overordnede udvikling og kvalitetssikring vil dog stadig være forankret hos en webleder. 7. Projektets målsætning Målet er en række fleksible websites, der kan tilgås fra forskellige platforme, brugervenligt og som gør det let for brugerne at betjene sig selv og finde den information, der er relevant for dem. Det nye system skal understøtte dette mål ved at gøre det let at forny, opdatere og kvalitetssikre sitene. Målet for roskilde.dk er: 6

Side7/15 At brugerne betjener sig selv og oplever, at selvbetjening er lig med god service At brugerne oplever, at roskilde.dk tilbyder relevant information til lige netop deres behov og livssituation. Derudover er målet, at roskilde.dk skal være en slankere hjemmeside det vil sige at der skal være færre sider. 8. Relaterede projekter Vi forestiller os, at vi løbende skal kunne udvikle nye sub- og kampagnesites, og at de skal kunne samles i et og samme system. Den kommende leverandør skal derfor have lyst til at udvikle og /eller implementere nye funktionaliteter fremadrettet. Derudover skal den nye leverandør være indforstået med, at Roskilde Kommune i nogle tilfælde vil /kan vælge en anden samarbejdspartner til design og implementering af nye løsninger. 9. Teknisk arkitektur og standarder Roskilde Kommune er medlem af det offentlige hjemmesidefællesskab OS2, og ønsker at genanvende så mange af de fællesudviklede komponenter og funktioner i OS2- fællesskabet, som er relevant og muligt indenfor de rammer som er givet ift. opbygning af ny IA og tilpasningen af hjemmesiden ift. Responsivt Web Design. Løsningen skal være så åben og tilgængelig, så det bliver muligt at udvikle øvrige af Roskilde Kommunes webløsninger i CMS ens kerne. Løsningen skal have en åben itarkitektur der sikrer, at komponenter fra løsningen kan genbruges i andre af kommunens webløsninger (Code of Conduct: http://www.os2web.dk/page/code-conduct. Og samtidig gør det muligt at videregive komponenter til de øvrige kommuner i OS2- fællesskabet (gerne baseret på en kodning der følger OS2 Code-guidelines - se bilag 4). Løsningen skal så vidt muligt understøtte de it-arkitekturprincipper- og standarder, der er defineret af IT- og Telestyrelsen. Integrationer til 3. parts produkter skal foregå med afsæt i åbne standarder og ske med understøttelse af åbne OIO standarder. Det skal være let at implementere nye integrationer i løsningen, og det skal sikres, at det sker på baggrund af fællesoffentlige standarder. Roskilde Kommunes websites skal som minimum leve op til de obligatoriske standarder for tilgængelighed for offentlige hjemmesider. Det vil sige, at hjemmesiden skal Leve op til WCAG 2.0 på niveau AA se www.vkassen.itst.dk 7

Side8/15 Løsningen skal være fuldt funktionsdygtig i alle almindeligt anvendte browsere, samt på andre platforme såsom ipads og smartphones og skal overholde de W3C anbefalede standarder Leverandøren skal udarbejde en beskrivelse af CSS klassemodel til brug for leverancer fra tredjepart Hvis der udføres tilpasninger og udvidelser opnår Roskilde Kommune fulde rettigheder over kildekoder, og der opnås endvidere fulde rettigheder til udvikling af disse Implementering af skabeloner. Leverandøren skal redegøre for, hvordan Roskilde Kommune efterfølgende selv kan implementere skabeloner på nye sites. Leverandøren skal vedlægge dokumentation for hvordan skabeloner opbygges gerne i videoformat eller ved henvisning til andre referencer. 10. Projektets tidsplan Projektets overordnede tidsplan er som følger: 28. februar Tilbudsmateriale offentliggøres 12. marts Deadline for spørgsmål til materialet 22. marts Deadline for aflevering af tilbud fra leverandører 08. april Leverandører får svar, og udvalgte indkaldes til tilbudspræsentation. Flere detaljer udleveres. Uge 15 Tilbudspræsentation (ca. 1,5 timer pr. leverandør) 18. april Valg af leverandør 22. april Start på foranalyse Projektet forventes afsluttet i andet halv år af 2013. Vi forventer, at I kun byder på opgaven, hvis I kan leve op til denne tidsplan. I er dog velkomne til at gøre opmærksom på eventuelle problemer, I ser i tidsplanen i jeres svarmateriale. 11. Foranalyse Vi er selv i gang med at indsamle data til indhold og informationsstruktur, men ønsker at se jeres bud på, hvordan projektet kan håndteres fra kravspecifikation til og med 8

Side9/15 implementering herunder ønsker vi jeres bud på en udviklingsmodel samt beskrivelse af samarbejdet mellem jer og os. 12. Krav For at komme i betragtning til næste fase skal jeres tilbud leve op til nedenstående krav. For hvert krav, vedlæg relevant dokumentation og kontekst. 1. Kort redegørelse for leverandørens historie, herunder forretningsfokus, antal ansatte etc. 2. Erfaringer med det valgte cms generelt, redegørelse for, hvor mange udviklere I har der arbejder med det valgte system samt hvilke certificeringer udviklerne har 3. Ideer til design og informationsarkitektur herunder redegørelse for hvordan I vil arbejde med responsivt webdesign 4. Erfaring fra lignende projekter med sammenlignelige kunder samt referencer hertil 5. Kontor i Danmark 6. En moden koncept- og projektmodel 7. Beskrivelse af udviklings- og samarbejdsmodel mellem jer og os 8. Svar på brugerscenarierne 9. Prisscenarier for de forespurgte ydelser 10. Forslag til organisatorisk implementering. Herunder prisscenarier for uddannelsesforløb af webredaktører (20 pers.) og webleder 11. God finansiel stabilitet for firmaet 12. Beskrivelse af supportmuligheder fx. support til redaktører og indholdsleverandører. 13. Brugerscenarier For hvert scenarie bedes tilbuddet beskrive hvordan jeres løsning vil imødekomme det. Vedlæg gerne screenshots og eksempler fra andre kunder. Brugervenlighed Det nye websystem skal være let at bruge for både høj- og lavfrekvente redaktører. Formularer og databaser på hjemmesiden Mads-Peter er webredaktør og kulturkonsulent i Børn og Kultur. Han er ansvarlig for en række arrangementer, som de lokale foreninger kan tilmelde sig. Mads-Peter synes det er meget brugervenligt, ikke kun for ham, men også foreningerne, at de selv kan tilmelde sig og betale for arrangementerne og at de samtidig automatisk får tilsendt en mail med deres kvittering og tilmeldingsdata. Endelig er det nemt for Mads-Peter 9

Side10/15 at tilgå og trække data ud fra kommunens CMS og han sætter også stor pris på at data meget let kan overføres til et Excel-regneark. Morten er webredaktør i Social og Sundhed og bestyrer en database for de frivillige sociale foreninger. De ca. 170 frivillige sociale foreninger har adgang til kontaktoplysninger og en kort beskrivelse af foreningens formål på hjemmesiden. De forskellige frivillige sociale foreninger er kategoriseret i X antal forskellige typer. Morten oplever at det er nemt at oprette og vedligeholde stamoplysningerne på foreningerne, og synes det er smart, at der kan laves forskellige udtræk på stamoplysningerne, eksempelvis e-mail-adresser. Morten synes især det er smart at de frivillige sociale foreninger via et unikt kodeord eller NemId selv kan vedligeholde oplysningerne. Ulla arbejder med kommunens budgetter og regnskaber i økonomiafdelingen. Hver år er kommunens budget i høring og Ulla har ansvaret for at indsamle og offentliggøre høringssvarene fra de mange høringsparter der er i kommunen. Ulla brugte tidligere meget tid på at indsamle og journalisere høringssvarene i kommunens ESDH-system (FICS) og derefter offentliggøre materialet på kommunens hjemmeside. Derfor er hun godt tilfreds med at denne arbejdsproces i det nye hjemmesidesystem nu er automatiseret, så hun stort set blot skal godkende de høringssvar, som borgerne har indsendt via et høringsmodul på hjemmesiden. Selvbetjening Sanne Sørensen, der bor i Jyllinge og er 32 år, går ind på kommunens hjemmeside for at melde sit barn ind i daginstitution. Sanne arbejder med it til daglig, og da hun har en travl hverdag, vil hun gerne kunne klare så meget som muligt i forhold til kommunen fra computeren derhjemme. Allerede på forsiden af kommunens hjemmeside finder hun den fælles indgang for alle Roskilde Kommunes selvbetjeningsløsninger, så hun hurtigt kan finde netop den selvbetjeningsløsning, hun har brug for. Samtidig danner hun sig et overblik over de mange andre selvbetjeningsløsninger for børnefamilier. Det er tydeligt for Sanne at der på hjemmesiden er lagt vægt på at hun kan betjene sig selv. Ud over at kunne få adgang til alle selvbetjeningsløsninger på selvbetjeningsportalen oplever Sanne at muligheden for at betjene sig selv er tydeliggjort på alle de sider hvor selvbetjening er relevant for hende. Min Side adgang til personlige oplysninger via MIN KILDE Peter er borger i Roskilde Kommune og har tandpine. Han er kommet ind på roskilde.dk i sin søgen efter et telefonnummer til tandlægen. På forsiden søger han tandlæge og kommer frem til en indbydende side, hvor han ser at han kan logge på med sin NemID for at se, ændre og booke aftaler hos tandlægen for sig selv og hele sin familie. Han logger på og indholdssiden viser at datteren har en aftale med skoletandlægen i næste måned en aftale han helt havde overset. Indholdssiden præsenterer samtidig en meget brugervenlig og intuitiv måde hvorpå han kan booke en tid til sig 10

Side11/15 selv. Samtidig ser han et link til en overbliksside, hvor han kan se en række informationer om ham og hans familie, som Roskilde Kommune ligger inde med (se bilag 2). Notifikationer og nyhedsbreve Lis arbejder med indkøb og udbud i Indkøbsafdelingen og er ansvarlig for at lægge kommunens udbud på hjemmesiden, og Klaus arbejder med HR og er ansvarlig for at lægge stillingsopslag på kommunens hjemmeside. Fælles for dem begge er, at der inden for deres områder jævnligt udsendes notifikationer og nyhedsbreve som interesserede borgere, virksomheder og leverandører selv har abonneret på, på kommunens hjemmeside. Lis og Klaus opretter nemt selv en skabelon for udsendelse af notifikationer og nyhedsbreve ud fra en standardskabelon. I den individuelle skabelon er det ligetil selv at sætte indhold og billeder ind, så den enten er klar til automatisk eller manuel udsendelse. Som en ny funktion har Lis og Klaus nu også mulighed for at udsende notifikationen som en sms. Intelligent søgefunktion Peter på 17 år går på handelsgymnasiet i Roskilde. Han er vant til at surfe på nettet og lave søgninger via Google. Derfor starter han oftest i søgefeltet på de hjemmesider, han besøger. Han vil også gerne have hjælp til sin søgning i form af mest søgte ord og forslag til søgninger, i takt med at det givne søgeord indtastes. Derfor er han positivt overrasket over at finde en Google lignende søgefunktion, da han besøger roskilde.dk. Han finder hurtigt det, han søgte efter. Og han er især glad for funktionen: mente du, som hjælper ham med at stave søgeordet korrekt. Daniel, som er webmaster i kommunen, er glad for at han løbende kan optimere søgefunktionen og indsætte relevante søgetags og synonymer til indholdssider. Han oplever at det forbedrer den interne søgning men samtidig også optimerer søgningsresultatet for de borgere der primært anvender Google, som søgemaskine. Aktuelle arrangementer Mads Ulrik er 21 år og bor i Roskilde. Han er meget musik- og kulturinteresseret, og besøger ofte kommunens hjemmeside for at se, hvad der er af kulturelle arrangementer i Roskilde Kommune. Allerede på forsiden kan han se en oversigtskalender over de kommende tre arrangementer, og ved at klikke på linket Flere arrangementer kommer han videre til en side, hvor han kan overskue og søge i kommende arrangementer i kommunen. Alle arrangementer er samtidig synlige på kommunens mobil applikation: Roskilde LIVE, som der er opbygget en webservice med på hjemmesiden. Medarbejdersøgning Jonna Jensen er nybagt mor og får jævnligt besøg af kommunens sundhedsplejersker. En dag får hun brug for et svar på et konkret spørgsmål om barnets trivsel. Hun går ind på kommunens hjemmeside og finder hurtigt linket Find medarbejder. På siden Find medarbejder kan Jonna enten vælge at lave en fritekst søgning eller hun kan vælge 11

Side12/15 linket Avanceret søgning, hvor hun får flere muligheder for at afgrænse sin søgning, bl.a. på institution eller funktion. Kommentarfunktion Brian læser en nyhed på kommunens hjemmeside om budgetlægningen for 2012, som han gerne vil kommentere på. I bunden af nyheden finder han hurtigt et kommentarfelt, hvor han kan skrive sin kommentar, og han har ingen problemer med at skulle logge på via Facebook eller oplyse sit fulde navn, hjemby samt en mailadresse, inden han skriver sin kommentar. Brian lægger også mærke til det tydelige felt, hvor Roskilde Kommunes retningslinjer for dialog og god tone fremgår. Fleksible undersider Sanne er webforfatter inden for Teknik og Miljø. Hun synes, det er en rigtig god feature, at hun selv, afhængig af den pågældende sides indhold, via en række tilvalgsmuligheder kan definere og placere elementer med anden information, der er relevant for den enkelte borger i form af fakta, forslag til videre læsning, mest populære sider i samme fagkategori eller relevante selvbetjeningsløsninger. Hun synes, det er en god service, der tilfører den enkelte borgers besøg merværdi. Hun er især tilfreds med de muligheder som Drupal CMS giver hende i forhold til at kunne opmærke indholdssider med emneord, KLE-nr. og geotagging-oplysninger. Hun oplever langt hen ad vejen at systemet kan guide hende i processen. Fleksibel forside Som ansvarlig for rammerne for kommunikationen på kommunens hjemmeside, er Lars meget tilfreds med den høje grad af fleksibilitet, der er på forsiden af hjemmesiden. Der er op til flere muligheder for at placere elementer og bannerreklamer på forsiden i brugerdefinerede perioder for at give bestemte begivenheder, nyheder og informationer ekstra eksponering. Det er endda muligt at lave visningen af elementerne dynamisk, så de kan køre i rotation på forsiden og på relevante undersider. Kampagneside Sara er kommunikationsmedarbejder i kommunen, og hun er hovedansvarlig for kommunikationen i forbindelse med projektet Frivillig Fredag. Som webredaktør er hun rigtig godt tilfreds med, hvor nemt det er for hende at få oprettet en specifik kampagneside for projektet. Siden har en masse fleksible tilretningsmuligheder bl.a. i forhold til grafik og grafiske elementer, informationskasser og i kraft af at der kan knyttes formularer til siden. Fleksible informationskasser Morten er lokal webredaktør på sundhed, sygdom og handicapområdet, og han opretter ofte nye sider indenfor sit område. Han synes, det er dejligt at det er så nemt og ligetil at tilføje relevante informationskasser til siderne. Så kan han hele tiden tilbyde borgerne, mulighed for at klikke sig videre til relevante sider eller til relevante selvbetjeningsmuligheder. 12

Side13/15 Det betyder også, at han oplever at der er et fald i e-mails og telefonopkald, da borgerne har utroligt nemt ved at betjene sig selv og finde de informationer, de har behov for. Tiltrækning af udenlandsk arbejdskraft Ling Xiabao er kinesisk miljøingeniør og har fået tilbudt et job på Risø. Han og familien skal flytte til Roskilde og er selvfølgelig meget interesseret i at finde ud af, hvad Roskilde Kommune kan tilbyde ham og hans familie. Han finder nemt og hurtigt oplysninger på engelsk omkring pasningstilbud til familiens yngste, international skole til den ældste og lidt om hvad kommunen kan tilbyde i forhold til kultur og fritid. Derudover er der også en lang række andre informationer fra borgerservice rettet mod udenlandsk arbejdskraft, som han vil vende tilbage til, når udstationeringen nærmer sig. Ling Xiabao er imponeret over designet på siden, der har et internationalt tilsnit. Han er især glad for den korte præsentationsvideo om Roskilde Kommune har indlejret på undersidens forside. Levende billeder Morten Jensen på 47 år er som borger i Roskilde Kommune meget interesseret i projektet Roskilde Cykelby. Han har flere gange set korte videoreportager fra diverse arrangementer og andre korte videoklip på kommunens web-tv side. Han har både tippet sine venner om flere klip bl.a. via mail samt lagt links til diverse klips på sin Facebook og Twitter profil. Selvom videoerne ligger på YouTube, lægger Morten ikke mærke til det, da han ikke forlader kommunens hjemmeside. Responsivt webdesign Robert er journalist og arbejder på Roskilde Avis. Han er ofte på jagt efter gode historier og bruger ofte sin lange togtur til arbejde, på lidt research. Robert sætter stor pris på at hjemmesiden er tilpasset hans mobiltelefon, så han let har overblik over bl.a. dagsordener og referater fra politiske møder. Faktisk har han bemærket, at uanset hvilken teknisk enhed han forsøger at tilgå hjemmesiden fra, så tilpasses designet automatisk til skærmens størrelse. Det synes Robert er smart. 14. Driftsomkostninger Roskilde Kommune forventer at prisen for hele hjemmesideprojektet, dvs. både til design, informationsarkitektur (IA) og den efterfølgende tekniske implementering, beløbsmæssigt ligger under EU-udbudsgrænsen. 15. Sikkerhed I de tilfælde, hvor der er afgrænsning af adgang til følsomme oplysninger på hjemmesiden, skal dette styres ved den fællesoffentlige certifikatløsning, NemID. 13

Side14/15 Sikkerheden skal være tænkt ind i forhold til brugerfelter på eksempelvis formularer. En hacker skal således ikke være i stand til at angribe hjemmesiden ved at taste scripts på bruger/interaktive felter. 16. Support Det er væsentligt at leverandøren kan varetage support på webløsningen. Derfor ønskes der et forslag til drift- og vedligeholdelsesaftale, herunder en beskrivelse af supportfunktioner, f.eks. adgang til help-disk. 17. Prisscenarier Vedlæg detaljeret prisinformation om: Estimat på udarbejdelse af ny informationsarkitektur (IA) herunder foranalyse og forberedelse af responsivt webdesign Estimat på implementeringen baseret på brugerscenarierne Omkostninger for udvikling af moduler etc. Uddannelsesforløb af webredaktører (20 pers.) og webleder Løbende omkostninger (konsulentydelser, support, vedligehold etc.) 18. Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Dokumentationen skal anvendes til at vurdere tilbudsgivers egnethed. Personlige forhold: Udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 5. Dokumentation for, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Teknisk og faglig formåen: 14

Side15/15 Beskrivelse af de foranstaltninger, som tilbudsgiver har truffet til sikring af kvaliteten af virksomhedens produktsortiment. Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og tidsperioder, samt de offentlige modtagere og en kontaktperson. Tilbudsgiver skal som minimum kunne dokumentere 2 relevante leveringer, som er sammenlignelige med den udbudte herunder leveringer af webløsninger i responsivt webdesign. 19. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud. De modtagne tilbud vil blive vurderet i henhold til tildelingskriteriet med nedenfor anførte kvalitetskriterier. I kvalitetsvurderingen indgår (ikke i prioriteret rækkefølge): En fleksibel udviklings- og samarbejdsmodel Leverandørens beskrivelse af hvordan brugerscenarierne kan opfyldes Visioner for arbejdet med responsivt webdesign Priser 20. Formalia Roskilde Kommune er ikke ansvarlig for omkostninger, som leverandøren måtte have i forbindelse med udarbejdelsen af svarmateriale eller demonstrationer. Ved at afgive svar accepterer leverandøren at medvirke ved en præsentation af deres tilbud, som skitseret i tidsplanen. Roskilde Kommune er ikke forpligtet til at gå videre med noget af det indsendte svarmateriale eller at gå videre med de billigste prisscenarier. Alle informationer, der fremgår af dette materiale, skal behandles fortroligt af den modtagende part og ikke videregives til tredjepart, medmindre dette er nødvendigt for at svare på materialet. Tredjepart skal være oplyst om denne fortrolighedsklausul. Som et helt fast kontraktkrav ved alle udbud, kræver kommunen, at alle leverandører overholder de grundlæggende menneskerettigheder og de grundlæggende ILOkonventioner, herunder at leverandører og underleverandører i henhold til ILOkonventionen nr. 94 overholder en særlig arbejdsklausul, som sikre gode og anstændige vilkår for medarbejderne hos den pågældende leverandør. 15