Punkt / Tid Drift Hvem / hvornår 1. OK 18:00 2 Underskrivelse af sidste mødes referat

Transkript

1 Referat, bestyrelsesmøde den 6/ kl i klubhuset. Tilstede: Kim Møller Behrend, frmand (KMB) Trben Madsen, næstfrmand (TM) Jens Krøis, kasserer (JK) Brian Harder (BH) Flemming Hviid (FH) Stig Nelkp (SN) Jan B Kristiansen (JBK) Anders Schnack, daglig leder () Referent: Punkt / Tid Drift Hvem / hvrnår 1 Gdkendelse af dagsrden OK 18:00 2 Underskrivelse af sidste mødes referat OK 3 Budgetpfølgning i rammer indtægterne ret præcist. Frventeligt lidt ver. Udgiftssiden vil hlde fr året. Der er varianser i administratinen, hvr Thmas er mkstning Helle var løn. Der frventes en mindre besparelse i Der er varianser i banedrift, hvr løn er lidt ver / prdukter lidt under budget. Det frventes delvist udjævnet i de sidste 5 perider. Tpdressing ligger i efteråret. i har ubetalte regninger på bi-måler g el reparatiner, derfr pjusteres resultat fr bygninger ikke, selvm vi ligger kr bedre end budget. Sprtslige aktiviteter er kr bedre end budget, men mange mkstninger er på vej fra smmeren, derfr fasthldes budgettet gså her. Den estimerede pjustering er pt. Kr (fra Kr til Kr ) 4 Punkter til beslutning fra sekretariatet urdering af Green-fee priser i En analyse af priserne hs nab-klubberne, andre sjællandske klubber g tpklubber blev gennemgået. På grundlag af det blev følgende stigning besluttet at træde i kraft pr den 1/1-2019: Hverdage til kr S & H dage til kr Primetime til Kr beregner g definerer primetime (Primært S & H mrgen) Rabat fr greenfee spiller ifølge med fuldtidsmedlem øges tilsvarende (Prcentuelt) Frpagteraftalen med Peter Lassen blev evalueret. Bestyrelsen besluttede at det var k at arbejde videre med en para- sprts match i juni Det tager ca. 2 timers starttider på dagen efter weekendklubben. Udslag efter 10:00. arbejder videre med sagen Dec Lbn 5 Punkter til beslutning fra udvalg / KiK Ingen Sept

2 6 Indkmne frslag (Fra bestyrelse g medlemmer) FH g JBK ønsker SGO krt til frivillige revurderet. Det blev besluttet, at frivilligmidler fr 1.januar 2019 kan anvendes på følgende 3 måder: 1. Knt hs Birdie til udvalget 2. Knt hs Lasse til udvalget (Trøjer etc.) 3. SGO krt. Hvert udvalg skal anvende alle midlerne indenfr samme mråde fr alle. ed uenighed er frmanden beslutningstager. Hver udvalgsfrmand skal sikre, at der er antal medlemmer, sm svarer til pgaverne i udvalget. Alle medlemmer i udvalget skal præstere sm gennemsnittet. Der kan kun udstedes 1 SGO-krt pr medlem, uanset hvr mange udvalg medlemmet deltager i. Der skal udarbejdes en klar instruks i efteråret, således at udvalgsfrmændene kan infrmere de øvrige frivillige. rienterer udvalgene, g beder dem beslutte brug af midlerne inden 1. december 2018 af hensyn til budgetterne. 7 Opfølgning på møde g rapprteringskalender September - Baneservice 8 Bestyrelses frhld (u/daglig leder): 9 Eventuelt SN bemærkede at vi skulle huske at ringe rundt til spillerne, samt at der skulle være en lille gave, når tider blev aflyst af tvingende nødvendige årsager. Det er taget til efterretning i sekretariatet g det vil blive gjrt fremver. Teksten på screkrt (Lkalregler) skal være revurderede g færdige til trykning senest den 15/ Printning af klkke - symbl ud fr hul 4 g 6 frsøges gjrt. JK har mulig løsning med print af vandmærke. Det undersøges, hvad det kster at have papir dispensere på alle tiletter i klubhuset. i har prblemer med, at tiletterne efterlades uhumske. i undersøger m der kan gøres præventive tiltag. F.eks. humristiske plakater af Jan Hffmeyer. Det blev besluttet, at disciplinærsager (klager fra spillere ver andre spillere) fremver kun behandles i bestyrelsen, hvis der freligger indberetning. Sekretariatet afklarer dermed fremver, m sagen ønskes frmelt indberettet. Hvis ikke sagerne indberettes vil en mindelig administrativ afklaring i sekretariatet være aktuel. Dette skyldes, at der har været et par sager, sm er blevet behandlet i bestyrelsen, g hvr bestyrelsen ønsker en klar prcedure fremver. Det undersøges i hvilket mfang DGU kan bidrage til fastlæggelse af ptimale start-intervaller i RGK 10 Næste møde: 2. ktber Spisning 17:30 møde 18:00 JK JK Sept Okt

3 Punkt / Tid Mødets emne jf. årshjul Hvem / hvrnår 11 19:00 Mødets emner i henhld til årshjul. Elite g ungdmsudvalg. Lasse g Søren (Ungdmsudvalg) deltg i mødet under dette punkt Søren g Lasse gennemgik aktiviteterne i Eliten g Ungdmsudvalget. Junirernes Shrtgames m nsdagen lider under manglende frivillige. Der mangler 2 mand (M/K) hver nsdag fra kl. 17:00 til 18:00. Det blev besluttet at appellere kraftigt til Elite spillerne m at stille sig til rådighed her. Samtidigt har det den frfrdel, at junirerne kmmer tættere på elitespillerne, g det kan bidrage TM med inspiratin, sciale relatiner g dermed successin sikring af nye elitespillere. Eliten har et stærkt ønske m at ung-senirmedlemskabet udvides fra år til år i lighed med f.eks. Hedeland. i mister spillere i den aldersgruppe, g de vender ikke tilbage til RGK, hvis de får etableret sig et andet sted i periden år. Der udarbejdes en øknmisk knsekvensberegning fr klubben af denne ptentielle ændring baseret på årgangenes nuværende størrelse fremskrevet ver de kmmende år. Såfremt frslaget anbefales af bestyrelsen, skal det på agendaen til generalfrsamlingen 2019 sm frslag. DGU s årgangsmesterskab, sm afhldtes i RGK sidst i juli, var en str succes, g Eliteudvalget anbefaler at vi gentager dette. i vil derfr søge at få dette arrangement igen, sm et af de arrangementer vi er frpligtet til at lægge bane til af DGU. F.eks. i Det freslås at elitespillerne indimellem deltager i Kaninmatch fr at inspirere kaninerne g fr at skabe synlighed m Eliten. FH/TM Okt Punkt / Tid Prjekter Hvem / hvrnår 12 20:00 Prjekter med Rskilde Kmmune gennemgik de frskellige emner / prjekter, sm vi pt. har dialg med Rskilde Kmmune m: Ny Par 3 bane. En mulig verdragelse af jrden (Frpagterskab) er på øknmiudvalgets brd. i har frventninger m afklaring i løbet af en måned. Rasmussens hus. i har dialg m muligheden fr at vertage bygningerne (Det gule hus g baghal). Afklaring kan frventes i frbindelse med lkalplansarbejdet. i har søgt m at få flere bygninger med ind under vedligehldstilskudsrdningen. i har deadline fr indlevering af vedligehldsbudget den 1. ktber (tilskud 2019). Baneleje. i har dialg med kmmunen m lejeaftalen fr arealet.

4 i har anført verfr kmmunen, at andre glfklubber i Danmark er lykkedes med at blive fritaget fr Grundskyld. Pt. ingen udvikling. i har fået en gd supprt fra kmmunen til etablering af søen ved hul 5 samt blmstermarker. BBR-registre er under pdatering i samarbejde med kmmunen. Kmmunen vil psætte nye skilte ved adgangsstierne ind til glfklubben 7 stk. Det frventes at ske i efteråret / vinter. 13 Pr kntrakt Udvalg bestående af TM / JK / ilkårene fr aftalerne blev endelig aftalt. færdiggør herefter aftalerne g mailer til udvalget. Gdkendt af bestyrelsen den 2. ktber 2018: Kim Møller Behrend Trben Madsen Jens Krøis Stig Nelkp Frmand Næstfrmand Kasserer Jan B Kristiansen Brian Harder Flemming Hvid

5 Prjekter sm ikke er på dagens agenda! Punkt / Tid Prjekter Hvem / hvrnår Spnsrarbejde (1 af bestyrelsens 3 pririteter ) Der skal satses mere på spnsrer i fremtiden. Der skal skabes værdi fr spnsrerne g der skal tiltrækkes flere g større spnsrer. JK / KMB / mødes i december fr at revidere sæt p af spnsrudvalg g pgavefrdeling mellem udvalg g sekretariat Der skal finde en ny frmand fr spnsrudvalget samt de nødvendige medlemmer. Spnsrinvlvering i spnsrarbejdet på 1 til 2 årlige møder JK g SN er drivende kraft i spnsrarbejdet JK/SN Ledige starttider (1 af bestyrelsens 3 pririteter ) Dialg er i gang med KiK. Der er generelt bred frståelse fr nødvendigheden af en rimelig udnyttelse af frtrinsretter. i har frventning m at skabe 15-20% flere tider til bking på frhånd fr alle. Sammenlægning af 1 g 2 blde i primetime Kntrl med n shw spillere. Daglig kntrl af håndtering af KiK tider Sekretariatet er drivende kraft ledige starttider Struktur på samarbejde med frpagtere fremver Hvrdan skal samarbejdet rganiseres mellem sekretariatet g prshp? Ombygning af klubhus Lgistikken er utilfredsstillende i det nuværende klubhus, g en række andre frhld kan frbedres. Pladsen er begrænset. Glfsimulatr Der blev præsenteret et skitsefrslag til indendørs glfsimulatr. Der er en del udfrdringer i ideen mht. restauranten, men byggeudvalget arbejder videre med sagen. i har muligheder fr at få funding midler fra Spar Nrd Fnden edligehldelsesplan bygninger Ansættelse af ny medarbejder i sekretariat Thmas Allerup fra Aptura er ved at være på plads sm ekstern øknmifunktin. i frventer at det fremtidige tidsfrbrug på øknmifunktinen kan fastlægges m ca. 3 måneder. På grundlag af erfaringerne ver de næste måneder fastlægges ny struktur i sekretariatet g prfil fr ny medarbejder. Nyt baneinventar Det blev vedtaget at købe 22 bænke (Schrøder design) til bane g mråde med levering i Spnsrudvalget frventer at kunne få finansieret bænkene ver 5-7 år via nye spnsrater, således at klubbens drift resultat ikke påvirkes af investeringen. Hvis det md frventning ikke lykkes at sælge spnsraterne vil wrst case være, at klubben må /KM B Sept Okt

6 fretage investeringen f.eks. med Kr / pa. i 3 år, hvilket accepteres, da de nuværende bænke under alle mstændigheder skal udskiftes. Ny affaldsbehldere i samme design planlægges at følge efter. Spnsrudvalget ønsker dg at se hvrdan det går med bænkene det næste år. Der udarbejdes et inf-skriv m dette af Spnsrudvalg. Ny 9 hullers bane ilvrde prjekt Der er nu udvikling i 9 hullers bane prjektet. Der vil starte en lkalplan prces i løbet af juni, sm åbner fr brug af jrden vest fr RGK til glfbane. Det må frventes at vi skal betale fr lkalplanarbejdet. i skal ikke gøre yderligere nu, men det frventes at vi skal i gang i juni. Ny pdatering på næste bestyrelsesmøde. Ad Hc udvalg Strategi prjekt Afhlde en strategi wrkshp med klubbens udvalg (ktber). KMB stillede frslag m nedsættelse af Ad Hc udvalg med den pgave at implementere RGK s strategi. Det besluttedes at KMB udarbejder et kmmissrium fr pgaven (Er udsendt i skrivende stund), sm de enkelte bestyrelsesmedlemmer svarer på. Planen er, at sikre krdinering af de enkelte udvalgs pgaver i henhld til den verrdnede strategi. Der skal bl.a. være fkus på de enkelte udvalgs ønsker g behv på en række mråder, herunder klubhus, bane, træningsfaciliteter, etc. Planen er at afhlde en større wrkshp fr alle udvalg til efteråret, hvr alle input bliver diskuteret g evalueret. Arbejdet skal være afsluttet før bestyrelsens strategidag til efteråret. Digital baneguide Der findes en række APP prdukter (ex. : GLFR) g sm stedfrtræder til den fysiske baneguide skal vi have fundet det prdukt sm vi vil satse på. Flw på banen (1 af bestyrelsens 3 pririteter ) Tage Jørgensen er ny frmand fr Baneservice, g Jan B Kristiansen bestyrelsesrepræsentant i Baneservice. Der har været hldt et møde med Baneservice, hvr der er psamlet input fra medlemmerne. En del er faldet fra, g reelt består Baneservice kun af 6-7 mand. Der arbejdes pt. med at få styr på hvem der er med. Herunder er en række punkter sm der arbejdes med, g sm der skal knkluderes m i løbet af året: Definitin af Primitime hvrnår skal vi være der? urdering af startintervaller min. Starter funktin primært i weekender Mentrerne mere på banen mkring flw Sammenlægning af 2-blde i primetime samt plyse m det allerede i glfbx. ( undersøger) Det undersøges m vi kan få klkkerne på hul 4 g hul 6 ver på den anden side af screkrtet. () Oplysning g infrmatin Baneservice g JBK er drivende kraft i flw på banen BH/JK