KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FOR HOLBÆK BADMINTON KLUB

Transkript

1 1. Erfaringer Hvad har klubben gjrt indenfr kmmunikatin? Hvad har erfaringerne været? List i punktfrm. s/pslag; Erfaring: s/pslag blev hurtigt glemt. Initiativ(er): Via s rammer vi en bred læserskare, g det er et nemt g hurtigt medie at anvende. Erfaringen viser dg, at HBK ikke har været dygtige nk til at kmmunikere via s et frbedringspunkt, vi vil arbejde på. Opslag i hallen fungerer kun fr dem, der kmmer i hallen regelmæssigt. I lyset af venstående, skal s g pslag understøttes af brugen af digitale medier (Facebk g hjemmeside). Da ikke alle bruger Facebk, er det vigtigt, at vi både kmmunikerer via Facebk g via hjemmesiden. Medlemmerne kan nemt g hurtigt tilgå disse medier via mbiltelefnen. Medlemsblad; Erfaring: HBK har haft et medlemsblad. Det blev ikke læst, så man besluttede at bruge hjemmesiden sm det primære medie. Initiativ(er): Den Kmmunikatinsansvarlige i HBK har pr. september 2016 intrduceret HBKnyt, sm er klubbens nyhedsbrev. Dette erstatter det fysiske medlemsblad. Samtidig fungerer hjemmesiden sm HBK s primære medie. Hjemmesiden er ikke pdateret; Erfaring: Flk gad ikke at besøge hjemmesiden. Hjemmeside set-up er en udfrdring, IT system svært at bruge, tekniske udfrdringer. Initiativ(er): I august 2016 intrducerede vi en ny g pdateret hjemmeside. Der har været undervisning i brugen af hjemmesiden, sm ejes af den Kmmunikatinsansvarlige i HBK. Facebk g hjemmeside; Erfaring: Mange frskellige grupper. Ikke centralt besluttet, hvad hjemmeside g Facebk skal bruges til. Den enkelte afdeling har selv besluttet dette. Initiativ(er): Vi har prettet en fficiel HBK Facebk side, hvr både bestyrelsen g de respektive udvalgsfrmænd kan pdatere. Samtidig består de Facebk grupper, der er lavet i de respektive afdelinger. Der er udstukket retningslinjer til bruge af den fficielle Facebk side. Hvad angår hjemmesiden, er det meldt ud, at ansvaret fr pdatering af hjemmesiden ligger hs udvalgsfrmændene g hs bestyrelsen. Udvalgsfrmændene er ansvarlige fr at rientere den Kmmunikatinsansvarlige m, hvilke persner, der skal have adgang til at pdatere både hjemmeside g Facebk side. Henvendelser til bestyrelsen; Erfaring: Lidt usikkert, m der bliver handlet. Initiativ(er): Der er prettet en mailgruppe til bestyrelsen: bestyrelsen@hbk.dk Side 1 af 9

2 Skriver man til denne adresse, mdtager alle bestyrelsesmedlemmer beskeden. Den persn, der er ansvarlig fr det mråde, der henvises til i mailen, er ansvarlig fr at besvare mailen. Hvem sidder i bestyrelsen; Erfaring: Mange ved ikke, hvem der sidder i bestyrelsen. Initiativ(er): Infrmatin findes på hjemmesiden under Klubben / Bestyrelsen. Bestyrelsens sammensætning er annnceret på hjemmesiden, på Facebk samt i HBKnyt. Der udarbejdes en versigt ver bestyrelsesmedlemmer g deres respektive pgaver. Oversigten hænges p i hallen g publiceres via klubbens digitale medier. Annncere i avisen; Erfaring: Vi ved ikke, m det virker. Initiativ(er): Bestyrelsen har besluttet at spare annncering væk g i stedet gøre brug af hhv. Facebk g hjemmesiden, da vi mener, at vi har større gavn af dette. TV Øst; Erfaring: Reginen er ikke gdt dækket. Initiativ(er): HBK s frmand g den kmmunikatinsansvarlige har på et møde hs Nrdvestnyt erfaret, at TV Øst kun kmmer ud ved helt særlige lejligheder. Vi kntakter TV Øst, når vi har en histrie/begivenhed, der er relevant. Hvad har især virket? (List max. 1 år gamle eksempler på gd kmmunikatin i punktfrm) angiv hvrfr det har virket. Hvad er eksemplerne (fakta) på at tidligere kmmunikatinsstrategier har virket? Hvr har klubben rykket sig markant? Officiel HBK Facebk side; Adresse: Baggrund: I maj 2015 fik HBK en fficiel Facebk side, der blev prettet af Helle Frøslev (Administratr), sm var nyvalgt Kmmunikatinsansvarlig i HBK. Hvedansvaret fr siden såvel sm Administratr rllen ligger hs den Kmmunikatinsansvarlige. Før maj 2015 havde HBK ikke en fficiel Facebk side, men der har i længere tid eksisteret Facebk grupper i hhv. ungdms-, senir-, g veteranafdelingen. Her deler man relevante infrmatiner i de respektive afdelinger, hvilket fungerer gdt. Frmål: De respektive afdelinger samt bestyrelsesmedlemmer deler nyheder g relevante infrmatiner på HBK s fficielle Facebk side med henblik på at øge kmmunikatinen på tværs af klubben. Derfr er udpegede udvalgsmedlemmer (efter aftale med udvalgsfrmændene) i senir- g veteranafdelingen samt bestyrelsesmedlemmer med Facebk prfil blevet prettet sm Redaktør. Det betyder, at de kan pste nyheder sv. på siden. Pr. ktber 2016 er det dg udelukkende senir afdelingen, der gør brug af dette. Der er ingen Redaktør fr Side 2 af 9

3 ungdmsafdelingen, sm ikke ønsker denne rlle, idet man ikke kan lægge nyheder p sm sig selv, men kun sm Hlbæk Badmintn Klub (OBS! Der står Oprettet af. under pslaget). Den Kmmunikatinsansvarlige har skrevet til de respektive udvalgsfrmænd g pfrdret til at dele infrmatiner, nyheder m.m. på siden g har ligeledes pfrdret til at sende navne på persner, der skal have Redaktør rettigheder. Status: Der kmmer mere g mere aktivitet på siden, hvilket er psitivt. HBK hjemmeside; Adresse: Baggrund: Før maj 2015 std primært én persn fr at pdatere HBK s hjemmeside. Flere persner havde adgang til at pdatere siden, men fandt det meget svært, g derfr undld de fleste at fretage pdateringer. Af samme årsag fremstd hjemmesiden updateret, g meget få brugte siden. I august 2016 fik HBK en ny hjemmeside. Hvedansvaret fr hjemmesiden ligger hs den Kmmunikatinsansvarlige. Dg ligger ansvaret fr pdatering af hjemmesiden nu både hs de respektive udvalgsfrmænd (ungdm, senir, mtin, veteran) samt hs HBK s bestyrelsesmedlemmer. Kursus i brugen af den nye hjemmeside fandt sted i august 2016, g der var repræsentanter til stede fra samtlige udvalg samt fra bestyrelsen. Hjemmesiden er udviklet i et samarbejde mellem HBK g ClubPeple (T: , E: cntact@clubpeple.cm). Hvis du har prblemer i frbindelse med pdatering af hjemmesiden, så klik på Vejledninger. Frmål: Hjemmesiden skal bruges til at søge g finde relevante infrmatiner, nyheder g andet relevant, sm til enhver tid skal være pdaterede. Det verrdnede frmål er at øge kmmunikatinen på tværs af klubben såvel sm til eksterne interessenter. Status: Siden fremstår pdateret g mderne. Der er frtsat lidt fr stille på siden, men vi arbejder på at udbrede brugen af hjemmesiden. Nyhedsbrev HBKnyt; Nyhedsbrevet findes på under Klubben / HBKnyt. Baggrund: Fr mange år siden havde man et klubblad i trykt frmat. Det blev besluttet at nedlægge dette klubblad g i stedet kmmunikere til klubbens medlemmer via hjemmesiden. I september 2016 publicerede klubbens Kmmunikatinsansvarlige HBKnyt, sm er HBK s nyhedsbrev. HBKnyt bliver publiceret månedligt, umiddelbart efter bestyrelsesmødet, der finder sted den anden trsdag i måneden. Frmål: Frmidle infrmatiner fra bestyrelsen til klubbens medlemmer g øvrigt interesserede. Status: Første udgave blev publiceret i september Det blev lagt p på hjemmesiden sm nyhed, g nyhedsbrevet ligger tilgængeligt på hjemmesiden. Derudver blev publiceringen annnceret på HBK s Facebk side. Fr at ramme flere læsere, vil HBKnyt fremadrettet gså blive sendt til klubbens pr. via Cnventus. Dette sker fra g med ktber 2016 udgaven. Side 3 af 9

4 2. Afklaring g målsætning A. Målgruppe(r): På krt sigt (1-2 år) pririteres de interne interessenter g på længere sigt (3-5 år) de eksterne interessenter. B. Afklaring Hvr er de gde rllemdeller? Hvad gør de klubber, der gør det gdt i frhld til kmmunikatin? Hvilke medier g teknlgier anvender de? Slrød Strand Badmintnklub, Greve Strands Badmintnklub, Hillerød Badmintnklub, Lillerød Badmintnklub er gde rllemdeller. Man får svar på alt relevant på deres hjemmeside. Deres Facebk sider bliver fte pdateret, g sm hvedregel kmmer der pdateringer fra klubbens frskellige afdelinger. De er gde til at annncere resultater, både fra hldkampe g fra individuelle turneringer. De er gde til at prmvere både bredde-, mtins- g elitespillere. Der bliver bragt sjve indfald på Facebk siderne. De tilføjer billeder på alle psts på Facebk. C. Mål Hvilke mål pstilles på krt sigt på kmmunikatinsmrådet (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset fr handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Kmmunikatin Krt sigt Hvilke kmmunikative mål pstilles på krt sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset fr handlinger. 1. Medlemmerne plever, at klubbens hjemmeside er velfungerende (august 2016) Strategi Hvilke knkrete handlinger/ aktiviteter skal føre frem til pfyldelse af målet. Angiv år/måned fr hver handling/aktivitet Officiel HBK Facebk side intrduceret (maj 2015) Ny HBK hjemmeside (august 2016) 2. Klubbens medlemmer plever, at de bliver rienteret m, hvad der HBKnyt (nyhedsbrev) publiceret (september 2016) Side 4 af 9

5 Kmmunikatin Krt sigt Hvilke kmmunikative mål pstilles på krt sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset fr handlinger. Strategi Hvilke knkrete handlinger/ aktiviteter skal føre frem til pfyldelse af målet. Angiv år/måned fr hver handling/aktivitet sker i bestyrelsen (august 2016) Oversigt ver bestyrelsens medlemmer g arbejdspgaver publiceres (nvember 2016) 3. Organisatrisk A. Visin mkring kmmunikatin Hvad er klubbens visin fr kmmunikatinsmrådet? Vres visin på kmmunikatinsmrådet er: Vi stiler efter at have et kmmunikatinsniveau, hvr størstedelen af medlemmerne ved, hvad der fregår i klubben g hvr vi er på vej hen. B. Organisatriske mål fr kmmunikatinsmrådet. Hvad er de rganisatriske mål mkring kmmunikatin på krt sigt (1-2 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset fr handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Organisatriske mål fr kmmunikatin krt sigt Hvilke rganisatriske mål pstilles på krt sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset fr handlinger. Strategi Hvilke knkrete handlinger/aktiviteter skal føre frem til pfyldelse af målet. Angiv år/måned fr hver handling/aktivitet 1. Alle bestyrelses- g udvalgsmedlemmer (indbyrdes) mener, at kmmunikatinen er velfungerende (august 2016) Kmmunikatinsansvarlig i bestyrelsen er udpeget (april 2015) Hver afdeling har en ansvarlig med de rette kmpetencer, sm ajurfører spillerlister (maj 2016) Kmmunikatin sm fast punkt på bestyrelsesmøder (maj 2015) Side 5 af 9

6 Organisatriske mål fr kmmunikatin krt sigt Hvilke rganisatriske mål pstilles på krt sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset fr handlinger. Strategi Hvilke knkrete handlinger/aktiviteter skal føre frem til pfyldelse af målet. Angiv år/måned fr hver handling/aktivitet Referater fra bestyrelsesmøder er tilgængelige i Drpbx fr bestyrelsesmedlemmer (juli 2016) Plitikker ligger på hjemmesiden (august 2015) Strategier ligger på hjemmesiden (august 2015) Kmmissrier ligger på hjemmesiden (august 2015) Revisin af kmmunikatinsstrategien (ktber 2016) C. Ressurcemæssige krav Hvilke kmpetencer er nødvendige i frhld til realisering af kmmunikatinsstrategien?. Ansvaret fr kmmunikatinsstrategien er placeret i bestyrelsen g er gdkendt i bestyrelsen. I kmmissriet fr bestyrelsen er beskrevet de nødvendige kmpetencer. Hvilke andre ressurcer, teknlgier (f.eks. SMS-service) skal være til rådighed fr realisering af kmmunikatinsstrategien? Hvrdan vil klubben gøre brug af sciale medier? (f.eks. Facebk) I maj 2015 fik HBK en fficiel Facebk side. I august 2016 fik HBK en ny hjemmeside. Der er ikke båndbredde til intrduktin af flere sciale medier (ktber 2016). D. Øknmi Hvilke øknmiske ressurcer (budget fr kmmunikatin de kmmende 5 år) kræver det at realisere en kmmunikatinsstrategi g hvrdan skal de skaffes? Hvad er de nødvendige pririteringer? Side 6 af 9

7 År Nøglepster Hjemmeside ,00 kr. ex. mms Knsulentydelser ifm. psætning g design 1.245,00 kr. ex. mms Licens (inkl. psætning/design) 249 kr. per måned x 5 (aug-dec) kr. ex. mms 249 kr. x 12 måneder (jan-dec) kr. ex. mms 249 kr. x 12 måneder (jan-dec) kr. ex. mms 249 kr. x 12 måneder (jan-dec) I alt kr , , , ,00 E. Kmmunikatin Hvrdan ønsker klubben at håndtere pressen g nyhedsfrmidling samt spnsrer g interessenter (interne/eksterne interessenter)? Pressen; Frmanden - g kun frmanden - håndterer sager g udtaler sig m emner, der vedrører plitiske beslutninger i HBK regi. Frmanden står således fr al kmmunikatin med Hlbæk Kmmune, herunder Brgmesteren g andre plitiske interessenter. Den Sprtsansvarlige udtaler sig m emner, der vedrører hldkampe, spillere, træning, resultater g sprtslige initiativer i øvrigt. Udvalgsfrmændene - ungdms-, senir-, veteran- g mtinistfrmanden håndterer pressen fr deres respektive mråde. Dette gøres i samarbejde med de udvalg, de har sammensat i deres eget mråde. Den Kmmunikatinsansvarlige kan udtale sig i mindre udstrækning, men henviser til de relevante persner i klubben, der kan udtale sig uddybende. Nyhedsfrmidling; Bestyrelsen rienterer klubbens medlemmer via nyhedsbrevet HBKnyt, sm publiceres månedligt. Derudver rienteres via hjemmesiden, s fra Cnventus g Facebk til klubbens medlemmer. Referater fra generalfrsamlinger ligger tilgængelige på hjemmesiden. Udvalgsfrmændene fr ungdms-, senir-, mtinist- g veteranafdelingen rienterer m nyheder, resultater, nye tiltag g aktiviteter fr deres egen Side 7 af 9

8 afdeling. Dette sker via klubbens tilgængelige medier. Spnsrer; Spnsrudvalget håndterer alene af spnsrer. Interessenter - interne g eksterne; Bestyrelsen håndterer verrdnet interessenter, der har relatin til plitiske beslutninger g helt verrdnede emner i HBK regi. Den Sprtsansvarlige håndterer interessenter hs Nrdvestnyt, hvis emnet er af sprtslig karakter. Den Spnsransvarlige håndterer eksisterende spnsrer g/eller virksmheder, der udviser spnsrmæssig interesse i HBK. Hvrdan kmmunikeres beslutninger fra bestyrelsen g udvalg ud i rganisatinen? Efter hvert bestyrelsesmøde udsendes relevante punkter til klubbens medlemmer via nyhedsbrevet HBKnyt. Nyhedsbrevet sendes ud pr. mail via Cnventus g lægges på hjemmesiden. Samtidig rienteres der via Facebk m, at et nyt HBKnyt er publiceret. Efter generalfrsamlinger lægges referat herfra på hjemmesiden. Hvrdan skal klubbens designmanual se ud? (breve, spnsrkntrakter, referater, pressemeddelelser, , brchurer, nyhedsbreve, hjemmeside, lg m.v.). Klubben har ingen designmanual, g der er ikke lavet planer fr en sådan. På grund af mange andre initiativer, har dette ikke været en priritet. Der bør udarbejdes en designmanual, men pr. ktber 2016 er der ikke ressurcer til dette. Hvrdan brandes klubbens kmmunikatinsstrategi løbende? (hvrdan gøres den synlig g tilgængelig?) Kmmunikatinsstrategien brandes ved at bruge den i kmmunikatinen. Dette gøres via kmmunikatinsaktiviteter på HBK s kmmunikatinsplatfrme. Ved at frtælle, hvad der sker i klubben, plever medlemmerne at blive rienteret. Kmmunikatinsstrategien ligger på hjemmesiden. 4. Overrdnet handlingsplan Hvem gør hvad, hvrnår i de enkelte år. Herudver pstilles mål fr hvert år. Hvad (beskriv pgaven) Hvrnår (år/måned) Hvem (én persn til hver pgave) Status Side 8 af 9

9 Hvad (beskriv pgaven) Hvrnår (år/måned) Hvem (én persn til hver pgave) Status Kmmunikatin sm fast punkt på bestyrelsesmøder Maj 2016 Det bestyrelsesmedlem, der udarbejder dagsrden OK Ungdms-, senir-, veteran- g mtinistafdelingen har udpeget en tvhlder Maj 2016 Kmmunikatinsansvarlig OK Plitikker på hjemmesiden Maj 2016 Kmmunikatinsansvarlig OK Valg af hjemmesidesystem præsenteres i bestyrelsen Referater fra bestyrelsesmøder er tilgængelige (fr bestyrelsen) i elektrnisk frmat (Drpbx) Juni 2016 Kmmunikatinsansvarlig OK Juli 2016 Bestyrelsesreferent OK Ny hjemmeside Aug Kmmunikatinsansvarlig OK HBK s medlemmer mener, at de bliver rienteret m, hvad der sker i bestyrelsen Kmmissrier på hjemmesiden Deling af infrmatin fra bestyrelsesmøder sker via HBKnyt Aug Kmmunikatinsansvarlig I gang Aug Kmmunikatinsansvarlig OK Sept Kmmunikatinsansvarlig OK Nyhedsbrev publiceret Sept Kmmunikatinsansvarlig OK Revisin af kmmunikatinsstrategien Okt Frmand g Kmmunikatinsansvarlig OK Udarbejdelse af designmanual I løbet af 2017 Kmmunikatinsansvarlig Ikke igangsat Side 9 af 9