Referat af kombineret bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde i Boligselskabet Kirstinevang den 14. november 2018

Transkript

1 Referat af kombineret bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde i Boligselskabet Kirstinevang den 14. november november 2018 Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Afdeling Egebjerg Lars Andersen og Heidi Kjærbye Afdeling Kirstinelund Marie-Louise Scharling, Laila Arlofelt, Tom Selmer og Berit Ryberg Afdeling Kornvænget Tina Jensen Medarb.repræsentant Paul Nielsen Repræsentantskabsmedlemmer Afdeling Kirstinelund Simon Bert Gelert og Jan Nielsen Afdeling Kornvænget Michael Larsen og Bent Nielsen samt suppleant John Toft Larsen Afdeling Egebjerg Lars Hansen og Morten Just Nielsen Administrationen Afbud Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Jeff Nygaard, Dennis Sørensen og Musa Kekec Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat: Ekstraordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 22. maj Revisionsprotokollat 4. Optagne lån i perioden 25. april 14. november Forslag om anvendelse af den tidligere bagerforretning i afdeling Kirstinelund 6. Tilskud fra dispositionsfonden 7. Dispensation bytning af bolig før tid 8. Behandling af indkomne forslag 9. Budget 2019 a. Boligselskabet Kirstinevang b. Boligselskabets afdelinger Kirstinelund Kornvænget Egebjerghaven Børneinstitutionen 10. Effektiv drift a. Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne b. Fusion 11. Byggeregnskab - Altaner i de hvide blokke i afdeling Kirstinelund 12. Støtte til permanent genhusning af beboere fra afdeling Ellebo, Ballerup Ejendomsselskab 591

2 13. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er Lars Andersen, Tina Jensen, Berit Ryberg og Tom Selmer samt suppleanterne Jan Nielsen, Bart Simon Gelert, Michael Larsen og Mitta Samuelsen 14. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra medarbejderrepræsentanten d. Fra kommunens repræsentant e. Fra administrationen 15. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde om fusion er fastsat til 8. januar Forslag til næste ordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde: onsdag den 3. april Eventuelt. ad 1 Valg af dirigent Marie Louise Scharling blev valgt til dirigent. ad 2 Godkendelse af referat: Ekstraordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 22. maj 2018 Referatet blev godkendt. ad 3 Revisionsprotokollat Ingen indførsel. ad 4 Optagne lån i perioden 25. april 14. november 2018 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 5 Forslag om anvendelse af den tidligere bagerforretning i afdeling Kirstinelund Administrationen havde fremsendt forslag med skitse om ombygning af den tidligere bagerforretning i afdeling Kirstinevang til beboerhotel (eller akutbolig) samt til en forretning for mindre erhvervsdrivende virksomhed (f.eks. frisør eller fodterapeut). Den skitserede ombygning er budgetteret til 1,5 mio. kr., som søges dækket af dispositionsfonden. Der blev spurgt, om afdelingen skal betale for indretningen til f.eks. frisørsalon. Administrationen svarede, at indretningen skal lejer selv sørge for, men at ekstra stik, tapvand og afløb er en del af byggeomkostningerne. Projektet blev taget til efterretning. ad 6 Tilskud fra dispositionsfonden Der er for afdeling Kirstinelund udarbejdet projekt for - Nødvendig ombygning af bagerforretningen til beboerhotel og erhvervslejemål. 592

3 Lejemålet deles op jævnfør vedlagte tegning, således at beboerhotellet omfatter et nettoareal på 50 m 2 og erhvervslejemålet på 55 m 2. Budgetteret anlægssum kr. Det indstilles til bestyrelsens godkendelse, at den nødvendige ombygning får tilskud fra dispositionsfonden på den forventede anlægssum, der er budgetteret til kr. Organisationsbestyrelsen godkendte tilskud fra dispositionsfonden på den forventede anlægssum til ombygning af bagerforretningen. Der blev spurgt om størrelsen på beholdningen i dispositionsfonden. Administrationen oplyste, at beholdningen pr. 31. december 2017 er på 9,7 mio.kr. ad 7 Dispensation bytning af bolig før tid Organisationsbestyrelsen havde modtaget en henvendelse om dispensation til bytning af lejlighed, idet beboeren først opfylder kravet om 2 års bopælspligt i maj Organisationsbestyrelsen drøftede den modtagne henvendelse og besluttede at afslå dispensation jf. reglerne i Lov om leje af almene boliger, 69, stk. 2. Til referat kan oplyses, at administrationen har orienteret beboeren om beslutningen. ad 8 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 9 Budget 2019 a. Boligselskabet Kirstinevang På forårsmødet blev et foreløbigt administrationsbidrag for afdelingerne fastsat til kr. pr. lejemålsenhed. Det endelige budget anviser en regulering på 16 kr. pr. lejemålsenhed og udgør således kr. pr. lejemålsenhed. Dette skyldes en uforudset merudgift vedrørende feriepengeforpligtelse. Administrationsbidraget til Almenbo udgør kr. inkl. moms. Budgettet for Boligselskabet Kirstinevang blev godkendt. b. Boligselskabets afdelinger Afdeling Kirstinelund Budgettet anviser en lejeforhøjelse på 1,0% svarende til en gennemsnitsleje på 817 kr. pr. m² pr. år for familieboliger og 916 kr. pr. m² pr. år for ældreegnede boliger. Budgettet blev godkendt for afdeling Kirstinelund. Afdeling Kornvænget Budgettet anviser en lejeforhøjelse på 1,1% svarende til en gennemsnitsleje på 895 kr. pr. m² pr. år for familieboliger og 772 kr. pr. m² pr. år for ungdomsboliger. Budgettet blev godkendt for afdeling Kornvænget. 593

4 Afdeling Egebjerghaven Budgettet anviser en lejeforhøjelse på 1,6% svarende til en gennemsnitsleje på kr. pr. m² pr. år for familieboliger, 868 kr. pr. m² pr. år for ungdomsboliger og kr. pr. m² pr. år for ældreegnede boliger. Administrationen oplyste, at Ejerforeningens budget fra og med 2019 trækkes ud af afdeling Egebjerghavens budget og udarbejdes som selvstændigt regnskab/budget. Budgettet blev godkendt for afdeling Egebjerghaven. Børneinstitutionen Budgettet anviser en forhøjelse af lejen pr. 1. januar 2019 med 6,3% svarende til en gennemsnitsleje på kr. pr. m² pr. år. Grunden til den store stigning skyldes projektet om bedre tilkørsels- og parkeringsforhold fra/til børneinstitutionen. Budgettet blev godkendt for børneinstitutionen. ad 10 Effektiv drift a. Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne Administrationen har fået alle administrerede boligselskabers accept til at arbejde videre med en sammenlægning af rengøringsopgaver på tværs af boligorganisationernes afdelinger. På de kommende kvartalsmøder vil ønsker og behov i de enkelte afdelinger afdækkes, hvorefter pris/besparelse kan beregnes. Resultat heraf forventes at kunne fremlægges på kommende organisationsbestyrelsesmøde. b. Effektiviseringsmuligheder af Almenbo Administrationen har fået de administrerede boligselskabers accept til at arbejde videre med effektiviseringsmulighederne af Almenbo. Fusionen mellem Almenbo og de fire stiftende boligorganisationer blev derfor behandlet på den netop afholdte konference, hvor blandt andre Bjarne Zetterström og Nana Juul fra BL holdt oplæg. Det blev aftalt, at der afholdes møde ekstraordinært repræsentantskabsmøde om emnet tirsdag den 8. januar 2019, hvor Bjarne Zetterström og Nana Juul fra BL deltager. Det blev foreslået, at der også inviteres talsmænd fra boligorganisationer, som tidligere har fusioneret og som kan berette om positive og negative erfaringer. ad 11 Byggeregnskab altaner i de hvide blokke i afdeling Kirstinelund Der var udarbejdet byggeregnskab vedrørende etablering af 34 stk. altaner i afdeling Kirstinelund. Byggeregnskabet blev godkendt. 594

5 ad 12 Støtte til permanet genhusning af beboere fra afdeling Ellebo, Ballerup Ejendomsselskab Administrationen havde modtaget en forespørgsel fra afdeling Ellebo i Ballerup Ejendomsselskab omkring støtte til permanent genhusning af tre familier til en 2 rums bolig, en 3 rumsbolig og en 4-5 rums bolig i afdeling Kirstinelund og en familie til en 2 rums bolig i afdeling Kornvænget. Støtten søges, da halvdelen af afdeling Ellebo skal nedrives. Repræsentantskabet ønskede ikke at stille en 4-5 rums bolig i afdeling Kirstinelund til rådighed, men tilbød en 3 rums bolig i afdeling Kirstinelund til familien. Det blev således besluttet at yde støtten og permanent genhuse to familier i hhv. en 2 rums bolig og i en 3 rums bolig i afdeling Kirstinelund. Derudover tilbydes familien, som havde ønsket en 4-5 rums bolig, permanent genhusning i en 3 rums bolig i afdeling Kirstinelund. I afdeling Kornvænget tilbydes permanent genhusning til en familie i en 2 rums bolig. ad 13 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Lars Andersen, Tina Jensen og Tom Selmer blev genvalgt som bestyrelsesmedlemmer. Jan Nielsen blev valgt som bestyrelsesmedlem. Berit Ryberg, Bart Simon Gelert, Michael Larsen og Lars Thor Hansen blev valgt som suppleanter. Organisationsbestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Lars Andersen, formand Marie-Louise Scharling Tina Jensen Laila Arlofelt Jan Nielsen Tom Selmer Heidi Kjærbye Udpegede medlemmer: Paul Nielsen Dennis Sørensen indtil 31. december 2021 Suppleanter: Berit Ryberg Bart Simon Gelert Michael Larsen Lars Thor Hansen ad 14 Meddelelser a. Fra formanden Afdeling Kirstinelund og afdeling Egebjerghaven har arbejdet på en velkomstfolder til nye beboere. Folderen dækker alle Kirstinevangs afdelinger og indeholder udover over kon- 595

6 taktoplysninger også praktiske informationer for hver enkelt afdeling, herunder henvisninger til afdelingernes hjemmesider og facebooksider. Administrationen udarbejder tekstoplæg og opsætning. b. Fra afdelingerne Afdeling Kornvænget Der var stor utilfredshed med, at et andet boligselskab i området, som er ved at blive renoveret, smider deres affald i afdeling Kornvængets affaldscontainere samt benytter afdelingens parkeringspladser. På trods af flere henvendelser til boligselskabets ejendomsmester er problemerne endnu ikke løst. Afdeling Kirstinelund Formanden fortalte om en applikation til telefoner og tablets, som boligselskabet Domea tilbyder deres beboere som en ekstra beboerservice. Interesserede kan læse mere om applikationen her. Afdelingen har problemer med beboere som parkerer ulovligt, hvilket er til stor gene for både gående, som ikke har plads nok på fortovet, og for bilister, hvor udsynet forringes væsentligt ved udkørsel. Ballerup Kommune kontaktes jævnligt om problematikken og sender parkeringsvagter ud, men det er desværre et tilbagevendende problem. Afdeling Kornvænget og afdeling Egebjerghaven oplyste, at de havde samme problemer. Det blev aftalt, at ejendomskontoret forsøger at løse problemet ved at skrive til bilejerne i alle afdelinger. Afdelingsbestyrelsen arbejder på et projekt omkring optimering af afdelingens grønne områder. Der arbejdes på et projekt om forskønnelse af forpladsen og bedre tilkørselsforhold fra/til børneinstitutionen. Dette projekt er budgetteret til 3,7 mio. kr. Denne udgift fordeles ligeligt mellem børneinstitutionen (lejeforhøjelse) og afdelingen. Et ekstraordinært afdelingsmøde skal godkende projektet og dettes finansiering. Afdeling Egebjerghaven Arealoverførslen mellem Ballerup Boligselskab og Kirstinevangs afdeling Egebjerghaven er gennemført. Det fælles parkeringsareal er endnu ikke færdiggjort i forhold til belysning. Derudover arbejdes på en aftale om en fordeling af driftsopgaver på området. Der bliver i løbet af kort tid opsat oversigtstavler over husnumre og beliggenhed, da blandt andet redningskøretøjer ikke kan finde rundt i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen arbejder på at finde en løsning til bedre belysning i afdelingen. Formanden erindrede om, at der er livechat på hjemmesiden onsdage fra kl c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant var ikke til stede. d. Fra medarbejderrepræsentanten Medarbejderrepræsentanten havde ingen meddelelser. 596

7 e. Fra administrationen Administrationen oplyste, at der den 19. november holdes møde mellem administrationen og ejendomsmesteren for at udarbejde revideret plan for placering af affaldscontainere i afdeling Egebjerghaven. Administrationen foreslog, at der implementeres digital timeregistrering via en applikation for de ansatte i Kirstinevang og i Almenbo. Programmet Timemap kan synkronisere data med lønprogrammet Proløn og kan lægges på de ansattes smartphone som en applikation. Til en start skal programmet bruges til tidsregistrering, men det er efterfølgende muligt at udbygge programmet til også at omfatte opgavestyring. Forslaget blev godkendt. Administrationen omdelte information om inhabilitetsbestemmelserne samt spørgeskema vedrørende bestemmelserne til udfyldelse og underskrift. Endvidere fremsendes digitalt tavshedspligtserklæringer og samtykkeerklæringer, som alle beboerdemokrater skal underskrive. Samtidig fremsendes vejledning til beboerdemokraterne om reglerne for håndtering af persondata. ad 15 Fastsættelse af dato for næste møde Der afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde om fusion tirsdag den 8. januar Næste møde afholdes torsdag den 25. april ad 16 Eventuelt Erhvervslejemålet i afdeling Kornvænget blev drøftet. Mødet sluttede kl Referat digitalt underskrevet af Formand Lars Andersen Dirigent Marie-Louise Scharling Referent Lene Terpe 597