REFERAT TIL MED-UDVALG

Transkript

1 REFERAT TIL MED-UDVALG DATO: FREDAG D. 16. DECEMBER2016 STED: STUBBEKØBINGVEJ 83 TIDSPUNKT: KL FRAVÆRENDE: AFBUD: (LD) LENE DALBY, TR 3 F (BWJ) BETTINA WEISS JENSEN, AMR (KJ) KATHE JACOBSEN, AMR TILSTEDE: (JS) JØRGEN SVENDSEN, LEDER, FORMAND (KL) KURT LEJBØLLE, GRUPPELEDER (HSF) HELLE S. FEJFER, GRUPPELEDER (FM) FINN MORTENSEN, GRUPPELEDER (MBL) MARIA BOLINE LARSEN, TR SL (DT) DORTE NØRFELT, TR SL (LF) LASSE FREDERIKSEN, AMR (SA) SANNE ANDERSEN, TR 3 F (BR) BRITT HANSEN, FOA FOA (HH) HEIDI HENRIKSEN, HK (AFJ) ANETTE FREJLEV JENSEN, SL (GE) GITTE ELMER, REFERANT

2 SIDE 1/8 INDHOLD FAST PUNKT Check ind 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst (10 min) 2. Økonomi v/sth og BF (20 min) DRØFTELSE: 3. Besparelser og Tilpasninger (60 min) BESLUTNING: 4. Brug af arbejds-pc (15 min) 5. Forretningsorden (35 min) (Bilag 1) 6. Kursusudvalg (30 min) (bilag 2) 7. Årshjul (20 min) (bilag 3) Pause ORIENTERING: 8. Orientering fra ledelsen 9. Hoved MED v/dn og LF 10. Center MED v/sa, LF, DN, JS 11. Orientering fra TR 12. Orientering fra AMG 13. Orientering fra administrationen 14. kommunikationsplan. 15. Evt.

3 FAST PUNKT Check ind SIDE 2/8 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst (10 min) Laura deltager på MED-møder såfremt der er punkter og opgaver som behandles i MED og som Laura efterfølgende har berøring med i forbindelse med implementering og udviklingsprojekter. Dagsorden: godkendt. Referat: Budgetopfølgning incl. bemærkninger sendes fremover ud sammen med referat. 2. Økonomi v/sth og BF (20 min) Budgetopfølgning pr er vedlagt referatet i 2 udgaver. GH s egen totalside samt Budgetopfølgning som er indsendt til Forvaltningen. I sidstnævnte kan GH s bemærkninger læses på siden Rekapitulation. Budgetopfølgning pr : 108: Der er et forventet merforbrug på ca. omkring 2,0 mil. Set i forhold til at der er overført 1,5 mil i underskud fra 2015, svarer det til at der er et merforbrug på 0,5 mil i I 2017 skal der tages højde for tidligere politisk vedtaget besparelse på 0,5 mil. 108 Børneaflastning: Der forventes et mindreforbrug på ca. 0,9 mill. Dette er forventet på grund af lav belægning. 85: Der er et forventet mindreforbrug på ca. 0,5 mill. I 2017 skal der tages højde for tidligere politisk vedtaget besparelser på 0,4 mil. Klub Solstrålen: Budgettet forventes at balancere. 104: Pavillonen: Budgettet forventes at balancere. 103: Det forventede merforbrug er på ca. 1,6 mill. Merforbruget skyldes primært manglende produktionsindtægter, øgede vikarudgifter og at den forventede besparelse vedr. tilbuddet på Schillers Maskinfabrik ikke er realiseret. 104: A-Hus og Specialtilbud: Der forventes et merforbrug på ca. 0,2 mill. Merforbruget skyldes primært øgede vikarudgifter. Der er behov for tilpasning af udgiftsniveauet på 108, 103, 104 ift. Budget Besparelser og tilpasning drøftet under pkt. 3. DRØFTELSE: 3. Besparelser og Tilpasninger (60 min) Som resultat af tidligere politisk vedtagende besparelser skal der findes besparelser på kr på 108 og kr på 85 i budget Herudover er der behov for tilpasninger på 108, som følge af et

4 merforbrug, der er opstået i På 103 og 104 er der behov for tilpasninger, som følge af merforbrug, der er opstået i SIDE 3/8 Under punktet ønskes drøftet principper for besparelserne. Der er forskel på begreberne tilpasninger og besparelser. Besparelse dækker over reduktioner i budgettet, som kan være politisk eller administrativt besluttet. Eksempelvis ovennævnte besparelser på 108 og 85, som er politisk besluttet i 2014.Resultatet er at vi stå med færre midler. Tilpasninger dækker over de ændringer, der er nødvendige for at overholde budgettet. Hvis der eksempelvis opsiges en ansat som følge af besparelser, og aktiviteterne ikke samtidig tilpasses - enten i form af færre aktiviteter eller omlægnig/effektivisering - er resultatet som regel, at budgettet overskrides og/eller arbejdspresset bliver for højt. Der er således ikke sket besparelser på 103 og 104 i 2016, men der er opstået et merforbrug, fordi vi ikke i tilstrækkelig grad har kunnet tilpasse aktiviteterne til de voldsomme besparelser, der blev gennemført i 2014 og Der blev drøftet en række principper og forslag. Nedenstående er nogle af de pointer, der kom frem under drøftelsen: Der kan ikke skæres mere uden at det gør ondt. Stor respekt i forhold til måden besparelser og udfordringer har været håndteret igennem årene. Vi skal fortsat være en attraktiv arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø Aktiviteter og budget skal passe sammen. Politikerne skal kende konsekvenserne og sammenhængen mellem økonomi og serviceniveau. Handicap- og Psykiatriudvalget gav på møde med centermed udtryk for at de ønskede høj kvalitet i ydelserne frem for lav takst. Mere fokus på sygefraværspolitikken. 104 har lavet skrivelse med de konsekvenser som besparelsen vil få på det område. Skrivelsen fremlægges når borgmesteren kommer på besøg den Drøftelse af mødeaktivitet: det giver god mening med møder i forhold til de forskellige vinkler vi har på vores område. Det tværgående samarbejde er vigtigt. Mere effektiv arbejdstidsplanlægning. Ændring af tunge og ressourcekrævende arbejdsgange. Tydeliggørelse af konsekvenser når noget ændres, ex. hvilke konsekvenser har det for borgerne (rengøring, spisetræning, ferie i botilbud) Der skal fokus på sammenhængen mellem forandringer, arbejdsmiljø og sygefravær.

5 Ledelsen udarbejder oversigt over forslag til besparelser og tilpasninger som sendes ud til drøftelse i hele organisationen inden næste møde i MED, hvor der efterfølgende skal træffes beslutning om hvilke tiltag, der iværksættes. SIDE 4/8 BESLUTNING: 4. Brug af arbejds-pc (15 min) Der er indsendt punkt vedr. brug af arbejdspc: Af sikkerhedsmæssige grunde må arbejds-pc ikke kobles til privat WiFi. Det betyder at evt. privat brug af arbejds-pc uden for arbejdstiden vil belaste det arbejdsgiver betalte bredbånd. Der efterlyses derfor regler for brug af arbejds-pc uden for arbejdstiden, herunder beskatning. Som udgangspunkt er privat brug af arbejdscomputer ikke skattepligtigt. Men privat brug af internetforbindelse der er betalt af arbejdsgiver er skattepligtigt. Uddrag fra IT-sikkerhedspolitik: Det er tilladt at streame arbejdsrelateret indhold fra internettet, f.eks. lyd eller billede fra radioog tv-tjenester eller film, såfremt dette sker uden gene for anden arbejdsrelateret netværksbrug og uden forøgede sikkerhedsrisici. Derudover må der ikke installeres software, der ikke er godkendt af ITafdelingen. Der omtales eksempel på at computer benyttes af familiemedlem. Dette må ikke finde sted, da adgang til computeren giver adgang til personfølsomme oplysninger. Arbejdscomputer må kun i begrænset omfang anvendes til privat brug. 5. Forretningsorden (35 min) (Bilag 1) MBL og JS har udarbejdet forslag til ny forretningsorden på baggrund af behandling på møde På sidste møde blev det foreslået at alle MED gøres åbne, dette behandles under punktet. Revideret oplæg er sendt sammen med dagsorden. Der er følgende bemærkninger til oplægget: 5 - Dagsorden udsendes elektronisk til medlemmer og suppleanter 14 dage før mødet. Samtlige bilag sendes både med dagsorden og referat. Dog sendes budgetopfølgning med kommentarer først ud sammen med referatet, når den er gennemgået på mødet. Det skal gøres tydeligt at ansatte der indsender et punkt kan deltage ved mødet under behandling af punktet. Det gælder også ved lukket MED. Skema nederst i dagsorden og referat med oversigt over indkommende dagsordenpunkter. Fast punkt på dagsorden fremover: Medarbejder orientering fra

6 medarbejderrepr. SIDE 5/8 Tjek-in: Kort runde på 1 min. til hver person om, hvad man i arbejdsmæssigt sammenhæng er optaget af) flyttes fremover til formøde. Oplægget godkendt med ovenstående ændringer. JS og MBL indfører ændringerne. 6. Kursusudvalg (30 min) (bilag 2) Rammer for kursusudvalg og samarbejdet med MED om kursuskatalog. Bilag 2, som er forslag til politik for kursusudvalg, er sendt via mail til MEDudvalget d fra JS. Følgende blev drøftet ift. oplægget: Medlemmer sidder 2 år af gangen. Valget af medlemmer til kursusudvalg sker uafhængigt af fagligt tilhørsforhold. Der er ikke enighed i MED ift. Hvilken kompetence kursusudvalget har. Medarbejdersiden ønsker at kursuskatalog godkendes i MED. JS fastholder at kompetencen til at udvælge og prioritere uddannelses- og kompetencemidler ligger i kursusudvalget. MED skal løbende orienteres om kursusudvalgets arbejde og prioriteringer af kursus- og uddannelsesmidler. Orienteringen fra kursusudvalget drøftes som fast punkt på alle MED-møder. Kursusudvalgets arbejde skal afspejle den overordnede strategi for GH og de konkrete indsatsområder som indgår i målaftalerne. Det er vigtigt, at der er fokus på alle faggrupper i prioriteringen af kursus- og uddannelsesressourcer. Det er vigtigt at gruppeledere videregiver ønsker om kompetenceudvikling fra MUS-samtaler til kursusudvalget, så disse kan tages med i planlægningen af fremtidige kurser. Kursusudvalget laver indlæg til nyhedsbrev, med opfordring til at melde sig til udvalget. Der skal udpeges én ansat fra hvert paragrafområde( 85, 103,104 og 108). JS/MBL reviderer oplæg til kursuspolitik med ovenstående punkter. 7. Årshjul (20 min) (bilag 3) I det fremsendte årshjul var der ikke taget højde for møder i Hoved-MED. JS/MBL revidere årshjul. Der sendes revideret årshjul med referatet.

7 Formøder og MED møder bookes i Outlook af GEL. Pause SIDE 6/8 ORIENTERING: 8. Orientering fra ledelsen Stillingen som vicecenterchef i center for Socialområdet bliver genopslået, da der var ønske om et bredere ansøgerfelt. JS er med i ansættelsesudvalget. A-huset har inviteret Borgmester John Brædder på besøg. Ved besøget vil medarbejderne præsentere A-huset, og også komme ind på de udfordringer, der er ift. ressourcerne. GH har haft en stand på VISO-konferencen i Nyborg den Søren Rasmussen, Sascha Hansen og Laura Hvalsøe-Dybdahl stod for standen, der havde overskriften det rummelige arbejdsmarked. På standen blev 103 området præsenteret sammen med indsatsen for at få borgerne i støttet beskæftigelse og ansættelse på det ordinære arbejdsmarked. Der er lavet en folder, der beskriver dette: 9 trin til et godt arbejdsliv 9. Hoved MED v/dn og LF Nyt udkast vedr. sygefravær, det er p.t. udsat til januar. Evaluering af løndannelse. AM Miljø er vi gode til og der bruges meget tid på dialog. 10. Center MED v/sa, LF, DN, JS Ansættelse af vicecenterchef i Socialområdet, har været drøftet, herunder hvordan det bidrager til løsningen af kerneopgaven i virksomhederne. 11. Orientering fra TR DN og MBL har været på rundtur sammen i hele organisationen. Det er meget positivt. De kommer alle steder. SA har deltaget i årsmøde i 3F og er valgt igen for en 2 årig periode. 12. Orientering fra AMG Der skal laves APV af 2 omgange i løbet af det næste år. Der skal være dialog om de udfordringer som der er. Gruppelederne skal deltage de får spørgeskemaer som skal retur til Lasse. APV skal sammenlignes med det fra sidst og teamene skal arbejde videre

8 med det. Lasse samler materiale og står for workshops som er dialogbaseret. Handleplaner udarbejdes i teams som afslutning på processen. SIDE 7/8 Lasse koordinerer med gruppelederne. Der kommer information i nyhedsbrev snarest. 13. Orientering fra administrationen I forbindelse med implementering med NEXUS og deadline d har administrationen over et par dage, været visitationen behjælpelig med indtastning. Tilbagebetalinger til borger i forbindelse med rejser og ture venter til januar Vi har afventet fælles skrivelse som skulle udarbejdes af centret. Telefoner i 85 ombyttes og de gamle doneres. 14. kommunikationsplan. Pkt. 3: Ledelsen udarbejder oversigt over forslag til besparelser og tilpasninger som sendes ud til drøftelse i hele organisationen inden næste møde i MED, hvor der efterfølgende skal træffes beslutning om hvilke tiltag, der iværksættes. Pkt. 4: JS/MBL udarbejder skrivelse til personalehåndbogen. Pkt. 5: JS/MBL udarbejder revideret forretningsorden Pkt. 6: JS / MBL udarbejder kursuspolitik til personalehåndbogen Pkt. 7: Årshjul sendes med MED referat og kommer på hjemmesiden. 15. Evt.