REFERAT FRA MED-UDVALG

Transkript

1 REFERAT FRA MED-UDVALG DATO: FREDAG D. 15. APRIL 2016 STED: TIDSPUNKT: KL FRAVÆRENDE: AFBUD: STUBBEKØBINGVEJ 83, MØDELOKALE (LD) LENE DALBY, TR 3 F (SA) SANNE ANDERSEN, TR 3 F (BR) BRITT HANSEN, FOA (HH) HELLE HAGMANN, GR. LEDER TILSTEDE: (JS) JØRGEN SVENDSEN, LEDER, FORMAND (MT) MONA THORSEN, GR. LEDER (BF) BENT FREDERIKSEN, GR. LEDER (MBL) MARIA BOLINE LARSEN, TR SL, NÆSTFORMAND (DT) DORTE NØRFELT, TR SL (LF) LASSE FREDERIKSEN, AMR (BWJ) BETTINA WEISS JENSEN, AMR (KJ) KATHE JACOBSEN, AMR VAKANT, FOA (AFJ) ANETTE FREJLEV JENSEN, SL (HH) HEIDI HENRIKSEN, HK (GE) GITTE ELMER, REFERANT FLG. TEAM DELTOG I DEN ÅBNE MED-UDVALG: TEAM KOHAVEN TEAM SAKSKØBING TEAM STØTTE-/KONTAKT

2 SIDE 1/9 INDHOLD FAST PUNKT: Check ind (10 min) Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst (5 min) 1. Økonomi v/sth og BF (15 min) BESLUTNING: 2. Personalehåndbogen (25 min) 3. Procesplan for forhandling af forhåndsaftaler i Guldborgsund (25 min) 4. Kørsel med borgere i egen bil (5 min) 5. Målaftale (20 min) DEBAT: 6. Planlægning / koordinering af ferie mellem dag- og botilbud(punkt fra team 4/Parkvej)(20 min) 7. Prioritering af vikarbudget ifm. rotationsmedarbejderne ved diplomuddannelse. (punkt fra Lykke Mortensen/Team 2)(15 min) 8. Muligheder for ledsagelse (15 min) 9. Status på brug af hjemmesiden (15 min) Pause (10 min) ORIENTERING: 10. Borgers køb i kantinen (15 min) 11. Orientering fra ledelsen (10 min) 12. Hoved MED v/dn (5 min) 13. Center MED v/sa, LF, DN, JS (5 min) 14. Orientering fra TR (5 min) 15. Orientering fra AMG (10 min) 16. Orientering fra administrationen (10 min) 17. Evt.

3 FAST PUNKT: SIDE 2/9 Check ind (10 min) Velkommen til Teamene som deltager i det åbne MED udvalgsmøde. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst (5 min) Dagsorden godkendt. Referat: Solstrålen vil fremover fremgå med sin egen funktion i regnskabsmaterialet. Der er fejl i vikar fordelingen i forhold til AM og TR. Det bliver der rettet op på. 103 og 104 har ikke fået materiale ud endnu vedr. vikar. I forhold til udskiftning i MED for AM medlemmer: Når et AM medlem er med i Center MED er man fast i MED udvalget og skiftes ikke ud årligt som deltager i MED. JS afholder møde m/politi vedr. vold. Der drøftes TRIM til næste møde i AMgruppen. 1. Økonomi v/sth og BF (15 min) Budgetopfølgning pr. 31/ for Guldborgsund Handicap blev gennemgået. Det forventede resultat på det gamle Guldborgsund Handicap er et overskud på ca Det fordeler sig således på de enkelte funktioner: 85 udviser et forventet overskud på ca. kr pavillonen udviser kr udviser et forventet underskud på ca. kr børneaflastning udviser et forventet overskud på ca. kr På 85-området har Guldborgsund Handicap taget højde for planlagte besparelser i incl. specialtilbuddet, her forventes budgetoverholdelse. 103 udviser et merforbrug, der skyldes: Merforbrug vedr. øgede omkostninger til brugerløn vedr overgangen fra skånejob til 103. Regulering/tilpasning af produktion ved fordeling af budget mellem HG/PSYK. Teknisk korrektion af budgettet tilbage fra 2013.

4 Midlerne til ovenstående forventes tilført budgettet. Da MED mødet blev afholdt blev tallene nævnt til referatet, der forelå ikke færdigt papirmateriale til udlevering. SIDE 3/9 Solstrålen vil fremover fremgå af regnskabet med sin egen funktion. Der er p.t. et lille overskud til nye tiltag senere på året. BESLUTNING: 2. Personalehåndbogen (25 min) Status og beslutning ift. sammenskrivning af personalehåndbøger fra DSV og Handicapområdet. Bilag sendes i mail, som også er udsendt i mail fra Tine Hald den Arbejdsgruppen består af: Tine S. Hald/Laura Hvalsøe-Dybdal, Mona Thorsen, Jannik Jensen, Lasse C. Frederiksen. Arbejdsgruppen har mandat til omskrivninger til videre godkendelse i MED. Drøftelse af hvordan de 2 håndbøger sammenskrives. Opmærksomhedspunkter til arbejdsgruppen: Så ensrettet sprog som muligt Der skal ses på struktur, indhold, dobbelt beskrivelser med samme mening Tema opdelt kunne være en mulighed Personalehåndbogen skal være elektronisk og fremgå af hjemmesiden når materialet er færdigt. Vær opmærksom på værdier frem for regler Retningslinjer kræver ensartethed og det kan være individuelt i forskellige situationer. Hvis der laves regler, så skal de kunne overholdes. 3. Procesplan for forhandling af forhåndsaftaler i Guldborgsund (25 min) Der er to gældende forhåndsaftaler: En vedrørende ansatte i 85 og 108 og en for ansatte i 103 og 104. Der ønskes indgået en fælles forhåndsaftale, der skaber sammenhæng mellem mål og visioner for Guldborgsund Handicap og lønpolitikken. Bilag med forslag til procesplan til udarbejdelse og forhandling af ny forhåndsaftale fremsendes inden mødet. JS: Forhåndsaftaler udarbejdes for at skabe åbenhed i lønpolitikken. Alle har mulighed for at byde ind. Det er to forhåndsaftaler som skal samskrives fra DSV og Handicap. Det bliver efterfølgende én forhåndsaftale for hele Guldborgsund Handicap. Individuelle lønaftaler vil blive gennemgået og i nogle tilfælde opsagt ex. hvis funktioner, der har udløst et tillæg, er faldet

5 bort. Individuelle aftaler om funktionstillæg skal i størst mulig omfang fremgå af forhåndsaftalen. Procesplanen formidles i nyhedsbrevet. SIDE 4/9 Der ønskes udarbejdet en forhåndsaftale for administrationen, der har ikke tidligere været nogen. De nuværende forhåndsaftaler kommer på hjemmesiden, og der bør fremadrettet være nemmer at orientere sig ift. aftalerne. MBL og JS laver indlæg til nyhedsbrevet. Medarbejdersiden i MED laver oplæg til MED mødet d Gruppelederne drøfter indput til forhåndsaftaler (holdninger/meninger) på personalemøder. 4. Kørsel med borgere i egen bil (5 min) Der foregår i nogen udstrækning kørsel med borgere i ansattes biler. Det er tidligere besluttet, at dette ikke må finde sted. Der må ikke køres med borgere i egen bil. Hvis der er medarbejdere som gør det, så kan andre føle sig presset. Vi har busser m.v. som kan lånes, det er normalt ikke et problem. Vi skal være opmærksomme på, hvad vi er bestilt til i handleplanen. Vi skal ikke løse uvisiterede opgaver, ex. transportopgaver af borgere, der modtager 85 støtte. Vi skal hjælpe borgerne til at være så selvstændige som muligt, og kørsel i ansattes biler understøtter ikke dette. Retningslinje vedr. kørsel i personalehåndbog revideres, så det klart fremgår at borgere ikke må transporteres i ansattes biler. 5. Målaftale (20 min) Status på den foreløbige proces og nedsættelse af arbejdsgruppe, der skal arbejde videre med indsatser. MED afholdt halvdagsseminar d for drøftelse af målaftalen. Det er besluttet i MED at invitere alle til at komme med input til målaftalen. Der skal derfor afsættes 30 min. på et personalemøde, hvor oplægget drøftes. Alle team skal senest melde retur den til jsven@guldborgsund.dk. Materialet vedr. målaftalen kan ses på Målaftalen har stor betydning for udviklingen af Guldborgsund Handicap i de næste 3 år. Vi håber derfor, at alle vil give deres besyv med, så vi kan få et godt og konstruktivt samarbejde omkring målaftalen. Der er yderligere beskrivelse af målaftale i sidste referat fra MED møde d.

6 se referatet på Følgende deltagere fra MED-udvalget udarbejder efterfølgende den endelige målaftale på baggrund af oplæg og indput fra alle team: SIDE 5/9 TR Maria Boline Larsen, Leder Jørgen Svendsen, repræsentant fra 104 Käthe Jacobsen, repræsentant fra 108 Sanne Andersen. Der udpeges yderligere en ledelsesrepræsentant og en repræsentant fra 85. Der åbnes også for at andre kan deltage i arbejdsgruppen. JS skriver indlæg i nyhedsbrev om dette. DEBAT: 6. Planlægning / koordinering af ferie mellem dag- og botilbud(punkt fra team 4/Parkvej)(20 min) Dagsordenpunkt fra team 4: I forbindelse med at Handicap området er lagt sammen med DSV har vi i team 4 drøftet om det vil være muligt at koordinere sommerferieønskerne. Nogle ferier har dækningen været meget sparsom på DSV grundet få personaler og mange borgere. Vi oplever at teamets ferieplan godkendes, efterfølgende efterspørger DSV ferieønsker fra borgerne. For at skabe den bedste planlægning for borgere såvel som personalet ville det være en god løsning, hvis vi på den ene eller anden måde kunne koordinere DSV feriønsker i forhold til borgerferien. Om det skal være faste ferieuger, der er lukket på DSV eller om det kan gøres anderledes skal vi ikke kunne sige, men vi ønsker en måde hvorpå vi kan opnå en bedre planlægning. Det er et godt punkt. Det kunne give rigtig god mening. Der nedsættes en gruppe (Ulrik, Helle og Finn) som arbejder videre med punktet og det drøftes senere på et MED-udvalgsmøde. 7. Prioritering af vikarbudget ifm. rotationsmedarbejderne ved diplomuddannelse. (punkt fra Lykke Mortensen/Team 2)(15 min) Der er bekymring for at fravær ifm. rotationsmedarbejdere ved diplomuddannelserne medfører udhulning af vikarbudgetterne og konsekvenserne af dette. Der ønskes en drøftelse af om evalueringen af de gennemførte diplomuddannelser skal gennemføres inden nye moduler gennemføres. Drøftelse af de udfordringer det kan give når vi i en periode får mange nye medarbejdere, følgende opmærksomhedspunkter til næste gang: Opgaverne skal tydeliggøres Introduktion til opgaverne Vi skal evt. ændre præmisserne for udvælgelse af medarbejderne, bredere

7 faggruppe grundlag Der skal være en plan B, når rotationsmedarbejderen ikke møder op SIDE 6/9 JS: Det er vigtigt at vi betragter de nye kollegaer, der bliver ansat i rotationsstillingerne, som ligeværdige kollegaer, og tager mod dem på samme måde, som vi plejer, når vi får nyansatte og med de samme forventninger. Der vil altid være udfordringer, når vi ansætter 28 nye medarbejdere på en gang. Men det vurderes at gevinsten, ved et højt kompetence- og vidensniveau på længere sigt opvejer disse ulemper. 8. Muligheder for ledsagelse (15 min) Dagsordenpunkt fra Team Kohaven: Da Handicap Guldborgsund valgte, at vi hellere måtte følge loven mht betaling af ledsagere. blev der satset på at klub solstrålen, ville kunne lave nogle længere ture, og bruge ansatte som ledsagere. Dette kunne dog ikke lade sig gøre, når de ikke er en forening. Vi kan godt tænke os at vide, om der bliver kikket på dette emne. Og hvordan fremtiden vil arte sig i forhold til dette. Der er i lovgivningen ikke mulighed for at vi opkræver borgerne for udgifter til ledsagende personale ved aktiviteter, udflugter og ferierejser. Det betyder, at de udgifter skal afholdes af GH. Der er ikke budgetmæssige muligheder for at prioritere midler til at genoptage det tidligere aktivitetsniveau med ferierejser o.l.. Men der vil i forbindelse med den proces der er igangsat i Solstrålen vil der være mulighed for at prioritere nogle midler til ledsagelse. Derudover arbejders der på at lægge aktivitetspuljer ud i den enkelte 108 teams til entreudgifter o.l.. 9. Status på brug af hjemmesiden (15 min) Medarbejder delen af hjemmesiden har nu været i brug i et par måneder, og er forsat under opbygning. Der ønskes en status i forhold til brugen af denne del af hjemmesiden og en drøftelse af eventuelle idéer til forbedringer. Tine Hald vil medvirke under punktet. Fremover bliver hjemmesiden GH s informationsplatform. De forskellige drev bliver med tiden lukket. Status for perioden november til marts: 64 aktive brugere, 151 har været på hjemmesiden, 125 har aldrig været på. Der drøftes forskellige muligheder for at få flere aktive brugere. I nogle sammenhænge printer en ansat referater og andet ud, som efterfølgende læses af det øvrige team. Tallene for besøg på hjemmesiden behøver derfor ikke at give et korrekt billede af hvor mange der læser materiale fra hjemmesiden. Pause (10 min)

8 ORIENTERING: SIDE 7/9 10. Borgers køb i kantinen (15 min) Det kan lade sig gøre at få specificeret regninger til borgerne. Det skal aftales med personalet i kantinen. Efter aftale faktureres den enkelte borger for den mad som er bestilt og udleveret af servicepersonalet i kantinen. Fakturering sker månedligt. Debitorlisten følges tæt, således at ingen borgere kommer i unødig restance. Bestillinger samt op- og nedjusteringer af forplejning drøftes i mellem servicepersonalet og det pædagogiske personale. Der udleveres således ikke mere end det der er bestilt af borgeren. Der er flere udfordringer i det (borgernes rettigheder, pædagogik m.v.) og punktet bør drøftes yderligere på et senere tidspunkt. 11. Orientering fra ledelsen (10 min) På sidste møde i pårørenderådet var Birgitte Zimling fra frivillighedscentret inviteret samme med to frivillige. Der blev drøftet forskellige måder at organisere samarbejdet med frivillige på. Som opfølgning på dette vil der blive igangsat et forsøg i et team på Parkvej omkring samarbejde med frivillige. Der vil som opstart blive afholdt et Kaffemøde, hvor ansatte, borgere, pårørende og frivillige bliver inviteret. Ulrik er tovholder på dette. Grafisk værksted på Saxenhøj er lukket. GH har overtaget en del af maskinerne, som nu er flyttet til Københavnsvej 35. Her vil vi forsøge at opbygge en trykkeriafdeling. I første omgang skal afdelingen løse mindre opgaver for kommunen. Hvis det viser sig at være gode arbejdsopgaver for borgerne og der er økonomisk rentabelt, kan vi på længere sigt løse opgaver for andre kunder. I forbindelse med både borgernes trivsel, arbejdsmiljø og indsatsen for at forbygge og nedbringe sygefraværet skal der være fokus på hygiejne. På næste møde i MED skal vi drøfte, hvordan vi bedst kan styrke viden og kompetencer i forhold til hygiejne. Center for Omsorg og sundhed kan være behjælpelige i denne sammenhæng. 12. Hoved MED v/dn (5 min) 13. Center MED v/sa, LF, DN, JS (5 min) 14. Orientering fra TR (5 min)

9 MBL på kursus i 2 dage vedr. arbejdstidsregler. Der er planlagt møde i tillidsreform- gruppen. SIDE 8/9 15. Orientering fra AMG (10 min) Der afholdes møde mandag. 16. Orientering fra administrationen (10 min) De nye arbejdstidsregler giver visse udfordringer og der skal følges op på en del rulleplaner. 17. Evt. Der blev nedsat en festudvalgsgruppe bestående af: SKT Pernille Alexandersen, Team Saks. Jeanett Jønsson, Team Grønsund Bettina Weis, Team Saks. Anette Frejlev, Käthe kommer med navn fra 104. Gruppen vil planlægge et personalearrangement/ fest til efterår/jul.