UDKAST SAGSFREMSTILLING. Den administrative forandringsproces, styregruppemøde Mødedato: Den Mødested:

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET J.NR. AU- UDKAST SAGSFREMSTILLING Møde: Den administrative forandringsproces, styregruppemøde Mødedato: Den Mødested: Emne: Indstilling vedrørende organisering og opgavesammensætning for en ny HR-organisation ved Aarhus Universitet Resumé Der er et udtalt behov for at få koordineret og styrket indsatsen på HR-området samt få etableret et fælles HR-niveau i relation til hele organisationen (minimumsstandarder, anbefalinger og ekspertkvalifikationer.) En afdækning af HR-området på AU viser, at hovedområderne befinder sig på meget forskellige niveauer og stadier i forhold til indhold og organisering af HR-området generelt (kompetenceudvikling, lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling, trivsel/arbejdsmiljø, rekruttering samt kultur og aktiviteter). Delprojekt 1 er et af flere, der er nedsat under HR-Sporet, som tilsammen har det overordnede formål at bidrage til en sammenhængende, professionel og effektiv personaleadministration og HR-organisation i overensstemmelse med universitetets strategi. Tidsfrist Snarest Ansvarlig Sporleder Ole Bjørn Hansen Indstilling Overordnede principper Organisering og roller Det indstilles: at der etableres en central HR-afdeling. Den centrale HR-afdelings overordnede opgaver bliver at udarbejde en HR-strategi, bidrage til en fælles personalepolitik, rådgivning af hovedområderne, tilvejebringelse og udvikling af fælles redskaber, understøttelse af videndeling i organisationen, sparring med de decentrale HR-afdelinger om specifikke

2 problemstillinger samt tilsyn/controlling at de "hårde" og "bløde" HR-opgaver integreres i den centrale HR-afdeling såvel som i de decentrale HR-afdelinger. Alle ni hovedområder bør som udgangspunkt har samme snitflade til den centrale HRafdeling, men det er op til hovedområderne selv at organisere de decentrale HR-afdelinger. Snitfladen skal afspejle, at ansvaret inden for de centralt fastsatte rammer for den daglige HR-ledelse, herunder rekruttering, kompetenceudvikling, lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling og arbejdsmiljø er placeret hos de decentrale ledere. Universitetets HR-vicedirektør er chef for medarbejderne i den centralt placerede HRafdeling, mens de øvrige HR-medarbejdere i de decentrale HR-afdelinger i det daglige refererer til hovedområdets ledelse. Den centrale HR-afdeling sikrer via dialog med de decentrale HR-afdelinger sikrer, at de redskaber, der er til rådighed for hovedområderne og fællesadministrationen, er effektive og brugervenlige, afspejler behovene og videreudvikles med udgangspunkt i hovedområdernes erfaringer. Den centrale HR-afdeling etablerer og er tovholder for netværk for henholdsvis universitetets HR-medarbejdere, personaleansvarlige, hovedområdernes administrationschefer etc. Den centrale HR-afdeling skal drive en controllingfunktion, der gennem dialog skal sikre, at hovedområderne lever op til de fastsatte strategier og rammer. HR-organisationen skal påtage sig en flerhed af rolle, som strategisk partner, forandringsagent, administrativ ekspert samt medarbejderspecialist. Pointen er, at der ikke skal være fokus på det, der udføres (kurser, ansættelsessamtaler, test etc.), men på det, der leveres - værdiskabelsen (kompetenceudvikling, rekruttering af de bedste etc.). HR skal bidrage til at sikre universitetets konkurrencefordele og overlevelse på sigt via tiltrækning af dygtige medarbejdere, talentudvikling og fastholdelse. Begrundelse: (se rapportens side 21 22) Den aktuelle HR-organisering og -praksis på AU har hidtil været vidt forskellig på de respektive hovedområder. Generelt har HR-funktionen organisatorisk og praktisk været mere tydelig for ledelse og medarbejdere på de nye hovedområder. Ikke sådan at forstå, at HR på det tidligere AU har været ikke eksisterende, men de blødere dele af HR har ikke været et ledelsesredskab, som man i særlig grad har benyttet sig af. For at styrke HR såvel strategisk som operationelt på AU skal HR-organisationen bestå af en centralt placeret afdeling med en HR-vicedirektør samt en decentral HR-afdeling på hvert hovedområde. Det skal tydeliggøres, at HR er til for såvel ledelsen som medarbejderne, som skal vurdere værdien af HR-organisationens arbejde. Det skal sikres, at det er ledelsen (rektor, dekaner, institutledere, administrative ledere), der reelt definerer behovene på området, således at HR ikke kommer til at fungere løsrevet fra de øvrige ledelsesopgaver på AU. HR på AU skal udvikles gennem de decentrale HR-afdelinger og således være dybt forankret i de faglige og administrative miljøer. Det er afgørende af hensyn til hovedområdernes forskellighed, at de decentrale HR-afdelinger placeres tæt på den decentrale ledelse, da det vil give den kommende HR-organisation lejlighed til i samarbejde med den decentrale ledelse at udvikle HR med udgangspunkt i specifikke og individuelle behov. Opgaver

3 Overordnet (se rapportens side xx.xx) Den centrale HR-afdelings overordnede opgaver bliver at udarbejde en HR-strategi og - personalepolitik (hvor den centrale HR-afdeling tildeles sekretariatesfunktionen for kommende drøftelser mellem ledelse og medarbejderrepræsentanter) rådgivning af hovedområderne, tilvejebringelse og udvikling af fælles redskaber, understøttelse af videndeling i organisationen, sparring med de decentrale HR-afdelinger om specifikke problemstillinger samt tilsyn/controlling Driftsopgaver Den centrale HR-afdeling skal varetage driftsopgaver som driftscenter, såfremt disse opgaver varetages mest effektivt kan varetages i fællesskab som følge af stordriftsfordele og/eller på et højere kvalitetsniveau. Opgaver, som kræver særlige kompetencer, og som forekommer relativt sjældent lokalt, kan ligeledes med fordel samles centralt Specifikke indsatsområder (se rapporten side cxx) I universitetets strategi fremhæves en række indsatser på det organisatoriske, det ledelsesmæssige og det personalemæssige område. I rapporten fra projektgruppe anbefales en række af sådanne mere specifikke indsatsområder. Det indstilles, at den centrale HR-afdeling får til opgave at igangsætte de nødvendige processer i et samarbejde med de decentrale HR-afdelinger og i øvrigt på baggrund af rapportens anbefalinger. De specifikke indsatsområder, der nævnes i rapporten er: Lederudvikling: Hvor følgende proces foreslås igangsat: 1) en afklaringsproces med drøftelse af principper for ledelse startende på det øverste ledelsesniveau og derfra udbredes til hovedområdeniveau 2) individuelle lederudviklingsforløb 3) Regelmæssige lederevalueringer, som dog i første omgang foreslås nedtonet. Talentudvikling: Den centrale HR-afdeling igangsætter et pilotprojekt på udvalgte hovedområder eller institutter omhandlende tværgående mentorprogrammer og en professionel karriererådgivningsfunktion for medarbejderne. Begge dele sker i tæt samarbejde med den decentrale HR-organisation på hovedområdeniveau Karriereudvikling: Den centrale HR-afdeling igangsætter sammen med hovedområderne en proces, hvor formålet er at få lederne til i højere grad at fokusere på talent-/karriereudvikling. Målet er at få fastsat fælles rammer for talentudvikling, som man som leder kan agere ud fra. Generel kompetenceudvikling: Den centrale HR-afdeling skal udarbejde forslag til en ny kompetenceudviklingsstrategi for AU. Dette skal ske med udgangspunkt i de prioriteringer, som AU s strategi opstiller for kompetenceudvikling og inden for rammerne af en ny fælles personalepolitik. I arbejdet hermed skal den centrale HR-afdeling sikre inddragelse af universitetets ledelse (inklusiv dekaner/direktør og administrationschefer) på hovedområderne og universitetets medarbejderrepræsentanter Den centrale HR-afdeling er i samarbejde med de decentrale HR-afdelinger ansvarlig for at identificere kompetenceudviklingsønsker og -behov af mere generel karakter

4 Organisatorisk kompetenceudvikling: Den centrale HR-afdeling fungerer som vidensformidler for så vidt angår igangværende, organisationsudviklingsprojekter samt af gode og dårlige erfaringer fra disse projekter. Eventuelt kan den centrale HR-afdeling facilitere en database som idébank. Rekruttering (styrkelse og optimering af rekrutteringsprocesserne på hovedområderne) Den centrale HR-afdeling opretter en jobportal på AU s hjemmeside, hvor alle stillingsopslag samles, dels for at synliggøre de mange ledige stillinger og dels for at fremme profileringen af universitetet både nationalt og internationalt. En jobportal vil være med til at gøre det mere overskueligt for en ansøger at finde det rette job Den centrale HR-afdeling opsamler viden og erfaringer med brugen af forskellige medier i forhold til rekruttering af forskellige stillingstyper/målgrupper. Hvilke medier og aktiviteter virker bedst i forhold til tiltrækning af f.eks. udenlandske ansøgere (internetportaler, radio-spotskampagner, aviser mv) Den centrale HR-afdeling udarbejder standarder til rekrutteringsprocesserne på AU, som opfylder mål om en professionel og effektiv proces både i forhold til interne arbejdsgange og stillingsansøgere. AU optimerer brugen af HR-faglige kompetencer på alle hovedområder gennem tæt kontakt mellem den centrale HR-afdeling og institutter/forskningsmiljøer og ledere med henblik på at understøtte, rådgive, vejlede og være sparringspartner i forbindelse med rekrutteringen af såvel VIP- som TAPpersonale ud fra hovedområdets egen strategi. Samarbejdet vil spænde fra personaleadministrativ service til decideret strategisk partnerskab afhængigt af behov og kompetencer Den centrale HR-afdeling overvejer, om der med fordel kan benyttes ekstern hjælp til at afsøge markedet for kandidater og til at gennemføre tests og den centrale HR-afdeling etablerer et netværk til erfaringsudveksling (best practice) på rekrutteringsområdet for at styrke og optimere rekrutteringen af kvalificeret arbejdskraft inden for alle områder (VIP, TAP, leder mv.) Den centrale it-afdeling i værksætter i samarbejde med den centrale HR-afdeling et projekt til implementering af et it-understøttet rekrutteringssystem, der kan effektivisere og professionalisere rekrutteringsfasen fra opslag til ansættelse (dette set i relation til projekt 3). Rekrutteringssystemet udvikles på baggrund af det it-understøttede ph.d.-system, der eksisterer på nuværende tidspunkt, eller på baggrund af et andet system, som måtte være bedre eventuelt - statens fælles rekrutteringssystem, som pt. er i udbud Trivsel og arbejdsmiljø: (Redak. - begrundelse og særlig rapport) Det foreslås at den nuværende arbejdsmiljøsektion flyttes fra dens nuværende placering i Teknisk Forvaltning og forankres i en kommende central HR-afdeling Den overordnede styring af sikkerheden for AU placeres centralt. Den centrale HR-afdeling skal stadig have den overordnede kontakt til offentlige myndigheder som politi, brandvæsen og redningstjeneste. Arbejdsmiljøsektionen samarbejder i dag med politiet om de overordnede beredskabsplaner i tilfælde af terrorhandlinger, skudepisoder og lignende alvorlige situationer. Lokalt kan man naturligvis stadig have dialog med myndighederne, men det sikres, at den centrale

5 HR-afdeling løbende er orienteret Den centrale HR-afdeling bliver tovholder for et projekt om sikkerhedspolitik, som sikrer, at der udarbejdes en ny og samlet sikkerhedspolitik for AU, der som minimum skal indeholde følgende elementer: krisekommunikation, brandsikkerhed, evakueringsplaner, førstehjælp, person- og rejsesikkerhed samt sikring af værdier. APV. Den centrale HR-afdeling (i samarbejde med Koordinationsudvalget og den nedsatte APVstyregruppe) har det overordnede ansvar for APV, herunder information, udsendelse og bearbejdelse af spørgeskemaer. De enkelte arbejdsmiljøudvalg og -grupper har ansvaret for, at der bliver udarbejdet handlingsplaner og, at der bliver fulgt op på disse. Controllingfunktionen i den centrale HR-afdeling fører tilsyn/controlling hermed Information og kontakt: Den centrale HR-afdeling står som udgangspunkt for den overordnede kontakt til eksterne myndigheder som f.eks. Arbejdstilsynet og Arbejdsskadestyrelsen, idet flere myndigheder ønsker en klar og officiel indgang til AU for forhold vedrørende arbejdsmiljø. Lokalt skal man fortsat kunne samarbejde med de eksterne myndigheder ved f.eks. indberetning af arbejdsskader, opfølgning af påbud fra Arbejdstilsynet m.m. Det foreslås at den centrale HR-afdeling har en ledende rolle i de danske universiteters arbejdsmiljøsamarbejde (DUA) samt at der reserveres et antal pladser til de enkelte hovedområder. AU har DUA-værtsskabet i 2009 Sikkerhedsudvalg m.v. Rapporten foreslår et tættere samarbejde mellem AU s Hovedsamarbejdsudvalg og Koordinationsudvalget for Arbejdsmiljø og Sikkerhed. Dette kan f.eks. ske ved at samle den centrale sekretariatsbetjening af de to udvalg. Endvidere kan man afholde et antal fælles møder, der har sammenfaldende emner på dagsordenen Rapporten foreslår endvidere at Koordinationsudvalget for Arbejdsmiljø og Sikkerhed erstattes af et egentligt Hovedsikkerhedsudvalg med deltagelse af både ledelses- og medarbejderrepræsentanter. Det forventes, at Koordinationsudvalget i løbet af 2009 kommer med forslag til den fremtidige udvalgsstruktur