Referat af skolebestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af skolebestyrelsesmøde Tirsdag d. 20. marts 2018 kl Forældrerepræsentanter: Charlotte Koch Hess, CKH Kim Dabelstein Løwe, KDL Heidi Lindegaard, HL Afbud Lotte Bruun Oslev Jensen, LBO Afbud Martin Lange, ML Mikkel Høgenhaug, MH Susanne Springborg, SS Suppleanter: Rikke Blume Dam, RBD Afbud Charlotte Neerup, CN Mette Munck, MM Afbud Henrik Jeremiassen, HJ Afbud Medarbejderrepræsentanter: Nina Uhre, NU Hasan Hüseyin Mor, HM Elevrepræsentanter: Elevrådets forretningsudvalg Ledelsen: Suzanne Henningsen, SH Jesper Voss Jacobsen, JJ Kommunalbestyrelsesmedlem: Jakob Kjærsgaard, JK 1

2 Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde (5 min) I henhold til forretningsordenen betragtes referatet som godkendt, hvis ikke der er indsendt skriftlige kommentarer senest otte dage efter modtagelsen. Input til eventuelt og kommentarer til tidsplanen ledelsen orienterer (10 min) - SH/JJ Skriftlig orientering årets planlægning Planlægningen af skoleåret er igangsat. Fagfordelingen er i gang, og er en længere proces i samarbejde med lærere og pædagoger, hvor der skal tages hensyn til faglighed, fortsætterklasser samt en teamdannelse, hvor teamorganiseringen skal understøtte mødemuligheder med henblik på samarbejdet om elevernes læring. Den endelig fagfordeling meldes samlet ud til alle skolens forældre og elever lige inden elevernes sommerferie. Elevernes trivselsmåling 2018 Undervisningsministeren har besluttet, at den nationale trivselsmåling 2018, som har været udskudt fra planlagt start januar, skal afvikles i perioden fra den 20. marts til den 31. maj Dette og øvrige reviderede vilkår for målingen fremgår af den per 26. februar 2018 gældende bekendtgørelse. Trivselsmålingen foregår som hidtil elektronisk. Ministeren har dog besluttet, at det, som en nødløsning, i 2018 skal være muligt for en elev at udfylde besvarelsen anonymt via et papirskema. Dette er med henblik på at komme forældre i møde, som måtte være utrygge ved, at deres barn besvarer trivselsspørgeskemaet elektronisk og i identificerbar form. Yderligere information vedrørende trivselsmålingen fremsendes via opslagstavlen i personale- og forældreintra. I Rudersdal Kommune anvender vi i lighed med alle de foregående år undervisningsministeriets trivselsmålingsværktøj. Vi havde i kommunen ønsket at anvende et trivselsmålingsværktøj, hvor det i højere grad er muligt at afdække evt. mistrivsel for at kunne afhjælpe denne. Men på baggrund af de forældrehenvendelser, som UVM har haft i forbindelse med manglende anonymitet og manglende information, anvender vi i Rudersdal Kommune fortsat ministeriets værktøj, der udelukkende viser resultater på klasseniveau. bestyrelsen tilslutter sig beslutningen, vi fastholder datasikkerheden og ønsker ikke, at data fra en trivselsmåling af andre uden for skolen kan kobles med en række andre udefrakommende data. Det vil være muligt for eleverne at besvare undersøgelsen på papir. Citat fra forældrebrev udsendt til alle forældre: Trivselsmålingen gennemføres som en del af undervisningen. Eleven skal derfor deltage i undersøgelsen. Hvis der er 2

3 spørgsmål, som eleven ikke ønsker at besvare, kan eleven benytte svarkategorien Jeg ønsker ikke at svare. Hvis jeres barn ikke er i skole den dag trivselsmålingen foretages, giver skolen mulighed for, at barnet kan besvare skemaet en anden dag. Hvis eleven ikke ønsker at deltage i undersøgelsen, har dette ikke konsekvenser for eleven. Nationale test 2018 Gennemføres i marts måned. Alle test, såvel obligatoriske som frivillige, gennemføres på samme tid på året for at vi kan vurdere elevernes progression i testfagene på de enkelte årgange. Forældrene får i overensstemmelse med lovgivningen orientering om eget barns resultat i forlængelse af gennemførelsen af de obligatoriske test. Dette sker ikke i forlængelse af de frivillige test, der gennemføres for at personalet kan følge elevernes progression hen over skoleårene. Forældrene orienteres om eget barns progression ved de frivillige test på skolehjemsamtaler. bestyrelsen får på et senere møde et anonymiseret eksempel på anvendelse af Beregneren. Lockout I tilfælde af Lockout fra den 10. april, vil de medarbejdere, der ikke er omfattet af konflikten varetage deres normale arbejde. En medarbejder kan ikke / må ikke udføre konfliktramt arbejde. Når vi har dannet os et overblik over, hvem der ikke er omfattet af konflikten, vil der blive orienteret om hvilken undervisning/ hvilke aktiviteter, der gennemføres. bestyrelsens arbejde, herunder aktiviteter i forbindelse med de forestående skolebestyrelsesvalg, kan gennemføres som planlagt, da ledelsen ikke er omfattet af konflikten. Medarbejderrepræsentanter vil dog ikke deltage i SB-møder i en eventuel konfliktperiode Elevrådet orienterer (10 min) Mundtlig orientering Projektet om oprydning i kantinen er afsluttet. 5D vandt plakatkonkurrencen. Der skal findes datoer til sommerfodbold - der er ok fra lærerne om gennemførelse. Kaffe-/kakaomaskine afventer endelig budget for installering. Svømning, som en del af idrætstimerne, bliver sat på skema næste år for de kommende 8. Klasse Optegning af ostebaner på legegaden sker til foråret. bestyrelsen kvitterede for, at elevrådet har taget opgaverne på sig og er nået langt med de forskellige projekter Orientering fra Kommunalbestyrelse (10 min) JK Mundtlig orientering 3

4 Der er møde i forum på torsdag den 22. marts. indskrivning skal evalueres nu med henblik på fremadrettet praksis. Digitalisering. Plan for investering i nye ipads er godkendt på martsmødet i Børneog udvalget (BSU). Behandles på kommunalbestyrelsesmødet i morgen. Strategien er den samme som i første periode med den ændring, at BYOD (Bring Your Own Device) indføres fra 8. klasse. Politikerne efterspørger en digitaliseringsstrategi BSU drøfter også anvendelse af de ledige kvadratmeter på skolerne. Børnehave etableres på Vangeboskolen. Masterplanprocessen skal på aprilmødet i BSU. rnes økonomi er punkt på mødet i forum på torsdag herunder fokus på budgetproces Formanden orienterer (10 min) - CKH/KDL Skriftlig orientering. Der afholdes møde i forum torsdag den 22. marts. Se vedhæftede dagsorden. Kommentarer til dagsordenen modtages gerne. CKH fik forskellig feedback fra SB i forhold til input til mødet. Indsat efter mødet i forum den 22. marts: Mødet blev indledt med en drøftelse af samarbejdsform efter ønske fra formændene. Der blev aftalt en arbejdsform, hvor det bl.a. blev aftalt, at formændene får mulighed for at påvirke dagsordenen i god tid inden mødet. Under meddelelser: Kvalitetsrapporten er primært et redskab for politikerne og SB bør arbejde med indholdselementerne løbende (som vi også gør på TS) og behøver ikke afgive dybdegående høringssvar, men blot tage rapporten til efterretning med mindre der kan konstateres konkrete fejl og mangler. Digital investering: Formændene stillede spørgsmål til politikernes beslutning om at indføre BYOD allerede fra 8. klassen. Beslutningen er ikke udtryk for en egentlig strategi, men skyldes alene økonomiske hensyn. Forvaltningen vil i efteråret udarbejde forslag til ny digital strategi, som også inkluderer didaktiske overvejelser. Orientering om persondataforordning: Forvaltning og politikere er ved at danne sig et overblik over konsekvenserne for skolerne, som løbende vil blive orienteret om eventuelle behov for ændret praksis. Bistrupskolen er udtaget som caseskole, og vil få gennemgået alle processer og arbejdsgange, hvor persondata er i spil. Erfaringer herfra overføres til de øvrige skoler. 4

5 Foreningers mulighed for at informere om tilbud på skolernes intranet: Det blev drøftet, om der er behov for fælles retningslinjer. I første omgang blev det besluttet, at skolerne kan dele erfaringer og bruge sund fornuft fra gang til gang. En enkelt skole har formuleret et princip om sådanne henvendelser, men det vil for Trørødskolens vedkommende ikke harmonere med gældende princippraksis, hvis der skal formuleres princip på et sådant detaljeringsniveau. Ny proces for godkendelse af skolernes budget og regnskab: Der var blandt formændene bred opbakning til forslaget, som blev præsenteret som en ny praksis i en overgangsperiode, indtil velfungerende driftsfællesskaber inden for økonomi er oprettet. CKH bemærkede, at den ny praksis kan betyde, at der i løbet af et skoleår skal træffes beslutning om afskedigelser af medarbejdere og at en i økonomisk henseende positiv effekt af sådanne beslutninger ikke vil kunne ses før efter en opsigelsesperiode (som typisk medfører en sygemelding fra den pågældende medarbejder, hvorfor ekstraudgifter til vikar skal medregnes). CKH bemærkede desuden, at det er vanskeligt at lægge et budget, så længe der kan ske justeringer på indtægtssiden, som ikke kan forudses, fx reguleringer fra Grunde og bygninger, langtidssygemeldinger, øget elevfrafald end ventet osv. Dertil svarede forvaltningen, at dette blot må betyde, at der skal foretages en endnu mere konservativ budgetlægning, så der er luft til forskellige usikkerheder. Status vedrørende oprettelse af driftsfællesskaber: Der var indledningsvist en længere drøftelse af hændelsesforløbet i 2017, herunder om politikerne i foråret 2017 havde truffet beslutning om at etablere driftsfællesskaber eller om at se på fordele og ulemper ved forskellige modeller, og først herefter træffe beslutning om eventuel etablering af driftsfællesskaber. Politikere og formænd var enige om, at det var det sidste. Status er, at forvaltningen på det kommende møde i BSU fremlægger to forslag til modeller for kommende driftsfællesskaber, hvorefter BSU beslutter, om et eller flere forslag skal sendes i høring. I forvaltningens fremlæggelse af de to modeller på mødet blev model 1 præsenteret som stort set den oprindelige model, hvor der også er forslag om en leder for hvert af de tre driftsfællesskaber. Formændene undrede sig over, at man i kommunen ikke har højere ambitioner ift. at etablere shared service centre, hvis det er en vej, man ønsker at gå for at spare penge. CKH gav samtidig udtryk for, at det er en balance at vurdere, hvor meget drift der kan/skal centraliseres ift. tilstedeværelse af personale på skolerne. Formændene opfordrede til at fokus må være på at øge kvaliteten af driften og på at sikre en tilstrækkelig tilstedeværelse på skolerne. Formænd og politikere glæder sig til at se udspillet fra forvaltningen, herunder også de økonomiske konsekvenser for de enkelte skoler ved de konkrete modeller. 5

6 Kommende møder: Det vurderes, om der er behov for flere ordinære møder end møderne i juni og december. Derudover indlægges et møde oktober for de samlede nye skolebestyrelser Status på arbejdet med reformen samt status for arbejdet med synlig læring (5 min) Skriftlig orientering Igangsættelse af fase 2 af Alle elever skal lære at lære mere. I foråret 2018 tager vi hul på fase 2 af Alle elever skal lære at lære mere. Vi har indtil nu i dette skoleår arbejdet videre med at forankre kerneelementerne fra fase 1 i synlig læring i skolens praksis (læringsmål og feedback), og vi har arbejdet videre med de elementer, som er kommet til med kompetenceudviklingsforløbet for synlig læringsteamene i september og januar: den lærende samtale og distribueret ledelse. I fase 2 fastholdes de fire delmål fra fase 1: Den synligt lærende elev: Eleverne kender deres læringsmål og kan forklare hvor de er, hvor de skal hen og hvordan de kommer derhen. Feedback: Vi giver og modtager effektiv feedback på alle niveauer. Inspireret og passioneret undervisning: Vi er nysgerrige og engagerede i en professionel dialog om vores betydning for elevernes progression. Kend din virkning: Vi bruger systematisk indsamlet viden som vigtige udsagn om vores betydning for elevernes progression. n skal nu igangsætte processen med at udarbejde handleplan 2 for arbejdet med at udbrede, uddybe og forankre de grundlæggende elementer i en synligt lærende praksis. Handleplanen skal udarbejdes i et tæt samarbejde med lærere og pædagoger Tilsyn mål 6 om åben skole (jf. princip om Læringens organisering) (20 min) Indstilling: bestyrelsen skal føre tilsyn med mål 6 om åben skole, baseret på Retningslinjer for skolebestyrelsens tilsyn på Trørødskolen fra februar bestyrelsen får en redegørelse for status for arbejdet med åben skole. På baggrund af denne tilbagemelding tages der stilling til, om der er behov for yderligere tilsynstiltag i henhold til retningslinjerne for skolebestyrelsens tilsynspraksis. Vi følger med i den kommunale strategi på området, og konstaterer, at der skal foretages enkelte redaktionelle rettelser i det nuværende princip, da hjemmesiden n i Virkeligheden ikke længere er krumtappen i kommunens strategi. 6

7 SB er tilfredse med indhold og antal af Åben -aktiviteter på skolen og vil gerne på baggrund af denne positive tilbagemelding være endnu mere ambitiøse med arbejdet med målet. Der ønskes fremadrettet et styrket forældre-til-forældre bidrag til arbejdet Tilsyn med elev- og personalefravær (10 min) bestyrelsen skal ifølge årsplanen føre tilsyn med elev- og personalefravær to gange årligt (september og marts). Tilsynet er baseret på Retningslinjer for skolebestyrelsens tilsyn på Trørødskolen fra februar Indstilling: bestyrelsen skal føre tilsyn med elev- og personalefravær. bestyrelsen får på mødet en tilbagemelding på status for fravær. På baggrund af denne tilbagemelding tages der stilling til, om der er behov for yderligere tilsynstiltag om fravær. SB tager tilsynet til efterretning, og konstaterer, at der fortsat er et gennemsnitligt lavt fravær blandt personalet. Elevfravær - teamene har i samarbejde med ressourceteamet opmærksomhed på fravær, der ikke er meldt af forældrene og/eller som kan være tegn på mistrivsel med henblik på at støtte den enkelte elev i forhold til dennes behov Planlægning af tilsyn om skolehjemsamarbejdet (10 min) bestyrelsen skal på mødet i april føre tilsyn med skole/hjemsamarbejdet Indstilling: bestyrelsen bedes komme med input til tilsynet baseret på Retningslinjer for skolebestyrelsens tilsyn på Trørødskolen fra februar SB ønsker som supplement til den almindelige tilsynspraksis at få en oversigt over, hvornår på skoleåret skolehjemsamtaler gennemføres, da for sent afholdte samtaler kan gøre opfølgning vanskelig bestyrelsesvalg 2018 (20 min) Indstilling: bestyrelsen skal planlægge proces for valget i henhold til vedlagte tidsplan for skolebestyrelsesvalg 2018, herunder give en tilbagemelding på, om man ønsker at genopstille til skolebestyrelsen. Dagsordensudvalget foreslår afholdelse af valgmøde med fokus på præsentation af kandidater tirsdag den 15. maj kl i forlængelse af skolebestyrelsesmøde. Derudover foreslås det at holde møde for opstillede kandidater den 28. maj kl. 19: Her afgøres det, om der skal gennemføres freds- eller kampvalg. 7

8 Tidsplan for skolebestyrelsesvalg 2018 (kommunens retningslinjer tekst med rød er dagsordenudvalgets forslag) Hvad Hvornår Hvem Skriftlig meddelelse om skolebestyrelsesvalg til hjemmene Medio marts Senest 3 mdr. før valg afsluttes Opslag på Intra den 26/3 udkast vedhæftet dagsorden. Udarbejdelse af valgliste Skriftlig meddelelse om valgmøde til hjemmene Senest 3 uger før valgmøde Opstilling af kandidater den 15. maj valgmøde! Møde for kandidater den 28. maj En uge før valgmøde Opslag på Intra den 21/3 udkast vedhæftet. Valgmøde Senest 5 uger før afstemning Kandidatopstilling Evt. aftale om fredsvalg Skriftlig annoncering af valg samt meddelelse til hjemmene om afstemning og adgang til stemmemate- Senest den 10. dag efter valgmøde Beskrevet i infoopslag til forældre. Senest 14. dage efter valgmøde Besluttes på møde den 28. maj Senest 10 dage før frist for afstemning Kandidater Kandidater Valg afsluttet Medio juni Overdragelse og konstituering, herunder Juni valg af formand Ny bestyrelse tiltræder 1. august ML, CN, SS genopstiller til næste valgperiode. CKH, KDL, MH, RBD genopstiller ikke. De øvrige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter har ikke tilkendegivet, om de genopstiller. Forslag til proces og indhold for valgmøde godkendt med få rettelser. CKH og SHE sørger for at få lagt materialet på intra Budget 2018 (20 min) Indstilling: Gennemgang af status for arbejdet med budget 2018 i forbindelse med skoleårets planlægning v/jj Vi ligger på budget Nyt fra principudvalget (15 min) 8

9 I juni 2016 blev det på møde i SB besluttet, at udvalgets hovedopgave er at formulere oplæg til nye principper/revision af principper på baggrund af drøftelser i SB og i henhold til skolebestyrelsens retningslinjer for formulering af principper. SB har tidligere drøftet, om der skulle formuleres et princip om trivsel og et udfoldet princip om åben skole (som pt. er formuleret som deleelement under princip om Læringens organisering). Udvalget består af MH, SS, CKH, ledelsen samt en medarbejderrepræsentant (sidstnævnte udpeges fra gang til gang). Indstilling: Principudvalget præsenterer status for udvalgets arbejde. Udvalget gav status for udvalgets arbejde og præsenterede en oversigt over dokumenter/dokumentejere samt listen med principperne for skolens arbejde. Bestyrelsen er tilfredse med arbejdsform, herunder tilsynspraksis, som denne bestyrelse har fået gennemført. Der er samtidig tilfredshed med indholdsniveauet af principperne, som nu alle klart angiver den retning, som bestyrelsen ønsker at skolen skal udvikle sig i/have fokus på/være kendt for. Det kan samtidig konstateres, at implementering af fx Teamets håndbog og en tydeligt beskrevet og praktiseret arbejdsform ifm. trivselsarbejdet har reduceret behovet for skal-sætninger i principperne. Dette er meget glædeligt. Det kan overvejes, om en ny bestyrelse skal formulere et princip om trivsel, da det skurrer lidt, at skolen ikke har et sådant princip. Dette skal dog ses som udtryk for stor tilfredshed med den meget systematiske måde, som skolen arbejder med at skabe trivsel og forebygge mobning og mistrivsel. CKH samler de forskellige dokumenter til overlevering til den kommende skolebestyrelse Eventuelt Intet. 9