ÅRSBERETNING 2016 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Glostrup. udarbejdet i samarbejde mellem retten og DUdkastomstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2016 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Glostrup udarbejdet i samarbejde mellem retten og DUdkastomstolsstyrelsen Maj 2017

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Glostrup er Danmarks næststørste byret. Retskredsen dækker 11 kommuner: Albertslund Kommune, Ballerup Kommune, Brøndby Kommune, Gladsaxe Kommune, Glostrup Kommune, Herlev Kommune, Hvidovre Kommune, Høje-Taastrup Kommune, Ishøj Kommune, Rødovre Kommune og Vallensbæk Kommune. Retskredsen har nogenlunde samme antal indbyggere som retskredsen for Københavns Byret. I retskredsen bor 7,14 % af landets befolkning. Retten har i 2016 behandlet ca. 7,96 % af de sager, der behandles ved landets 24 byretter. Retten havde pr. 31. december 2016 ansat en præsident, 17 andre dommere og 16 øvrige jurister. Hertil kommer en administrationschef, 63 kontormedarbejdere, 5 kontorelever, 2 servicemedarbejdere og 1 bibliotekar samt nogle medarbejdere i forskellige beskæftigelsesordninger. 2. Resultater i 2016 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2016 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer

3 3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Glostrup har i 2016 øget den samlede produktivitet fra index 100,9 i 2015 til index 102,8 i Rettens samlede produktivitet ligger således over gennemsnittet for samtlige byretter i 2016 på index 101,3. Stigningen i den samlede produktivitet dækker over en faldende produktivitet for behandlingen af straffesager, en stigende produktivitet for behandlingen af civile sager, en stigende produktivitet for fogedsagerne og en svagt faldende produktivitet for skiftesagerne. Efter en del år med et stigende antal straffesager har Retten i Glostrup i 2016 modtaget færre straffesager end i Dette er et fald på godt 15 %. Trods det faldende antal straffesager har retten afsluttet færre straffesager i 2016, end retten har modtaget. Rettens antal af verserende straffesager var således ved udgangen af 2016 steget med 47. I de første måneder af 2016 måtte retten konstatere, at der var problemer med at få gennemført domsmandssager, fordi tiltalte og vidnerne ikke blev indkaldt til retsmøderne. En af årsagerne hertil var, at anklagemyndigheden valgte at nedprioritere forkyndelserne i forhold til andre presserende opgaver. Konsekvensen var, at flere domsmandssager måtte aflyses og omberammes med deraf følgende øgede sagsbehandlingstider og dobbeltarbejde. Den lave forkyndelsesprocent i domsmandssager har også haft indflydelse på den gennemsnitlige gennemløbstid og dermed også på rettens målopfyldelse for sagsbehandlingstiden i straffesager, jf. afsnit 2. Retten har i 2016 sammenlagt afsluttet 7,7 % af landets vægtede afsluttede straffesager mod 8,1 % i Retten i Glostrup har i 2016 modtaget 227 civile sager mere end året før, hvilket er en stigning på 7 %. Stigningen omfatter alle civile sagskategorier, men stigningen er navnlig for småsager, hvor retten har modtaget 174 flere end i Der har gennem en årrække været et fald i antallet af ægteskabs- og forældreansvarssager, men i 2016 modtog Retten i Glostrup 37 flere sager inden for denne kategori end i Trods det stigende sagsantal i 2016 har retten i Glostrup nedbragt mængden af verserende civile sager ved retten med 120. Rettens produktivitet for civile sager er i 2016 steget til 109,6 fra 104,6 året før, hvilket placerer Retten i Glostrup som den tredje mest produktive byret i landet på det civile område, hvor landsgennemsnittet er på 102,0. Det må betragtes som særdeles tilfredsstillende. Retten har sammenlagt afsluttet 7,6 % af landets vægtede afsluttede civile sager mod 7,8 % i Retten i Glostrup har i 2016 modtaget flere fogedsager end i Det er en stigning på knapt 4 %. Retten har dog ikke afsluttet lige så mange sager i 2016 som i 2015, hvilket har medført en mindre stigning i beholdningen af verserende fogedsager ved retten. Retten har afsluttet 8,6 % af landets vægtede afsluttede fogedsager. Selvom retten har modtaget flere fogedsager i 2016 har Københavns Byret modtaget endnu flere sager, så Retten i Glostrup er ikke længere landets største fogedret, men alene den næststørste. Antallet af tvangsauktioner er fortsat faldende. I 2016 modtog retten i Glostrup således 219 tvangsauktionsbegæringer mod 257 i 2015, hvilket svarer til et fald på 14,8 %.

4 4 Skifteretten behandler alene dødsboer og ægtefælleskifter, men ikke insolvensskifter, da disse behandles af Sø- og Handelsretten i København. Antallet af modtagne dødsboer ligger meget stabilt fra år til år med små udsving, og det samme gælder antallet af afsluttede dødsboer. Retten har sammenlagt afsluttet 7,2 % af landets vægtede afsluttede dødsboskiftesager. Retten i Glostrup er dermed landets største dødsboskifteret. Der er sket et betydeligt fald i antallet af notarforretninger i 2016 fra notarforretninger i 2015 til i 2016, hvilket er et fald på knapt 8 %. Antallet af notarialforretninger samlet set for landets byretter er steget i Årsagen til faldet ved Retten i Glostrup kan være, at tidsbestilling af notarialforretninger for øjeblikket foregår telefonisk, og rettens telefonsystem giver ikke de bedste muligheder for betjening i den forbindelse. Borgerne kan derfor have valgt at anvende notarer ved de omkringliggende byretter. Derudover er nogle af de erhvervsvirksomheder, der tidligere havde mange notarforretninger ved retten, flyttet til en anden retskreds i Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Rettens målopfyldelse og gennemsnitlige sagsbehandlingstider på straffeområdet er utilfredsstillende. Selvom retten har modtaget færre sager i 2016 end i 2015, er sagsbehandlingstiden steget inden for samtlige sagskategorier bortset fra at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager er faldet med 1 dag fra 148 dage i 2015 til 147 i Retten opfylder heller ikke de generelt fastsatte mål for behandlingen af straffesager. Dog er lidt flere voldssager blevet berammet inden for målet på 37 dage, fra sagen er modtaget i retten, idet det er sket i 38,9 % af sagerne i 2016 mod 27,5 % af sagerne i Det er dog fortsat ikke tilfredsstillende. Den ringe produktivitet og målopfyldelse samt de lange sagsbehandlingstider kan til dels skyldes, at der i årets første måneder på grund af anklagemyndighedens forhold ikke blev forkyndt for tiltalte og vidnerne i flere domsmandssager, hvilke medførte usædvanligt mange aflysninger og omberammelser. Derudover modtager retten fortsat meget store sagskomplekser vedrørende blandt andet terror, økonomisk kriminalitet og narkohandel. Afviklingen af disse sager er særdeles ressourcekrævende og langvarige og vægter ikke i den samlede produktivitet svarende til den reelle belastning. Målopfyldelsen for sagsbehandlingstiden for civile sager generelt er steget fra 62,7 % i 2015 til 69,8 %. Gennemsnittet for samtlige byretter er på 68,8 %. Navnlig er målopfyldelsesprocenten steget væsentligt for behandlingen af småsager og forældreansvars- og ægtefællesager. Sagsbehandlingstiden for almindelige hovedforhandlede sager er steget fra et gennemsnit på 528 dage i 2015 til 550 dage i En del af årsagen til den lange sagsbehandlingstid for de almindelige hovedforhandlede civile sager er, at flere forsikringsselskaber har deres hovedsæde i retskredsen. En væsentlig del af rettens almindelige civile sager vedrører derfor personskader. I disse sager skal der ofte indhentes udtalelser vedrørende de helbredsmæssige forhold fra flere eksterne aktører. I den periode, hvor sagernes videre behandling afventer disse udtalelser, løber sagsbehandlingstiden, uden retten har nævneværdig indflydelse herpå. Det er rettens klare opfattelse, at de civile sager berammes til hovedforhandling, så snart parternes advokater er rede dertil. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de almindelige fogedsager er uændret i forhold til 2015, og der er sket et mindre fald i sagsbehandlingstiden for de øvrige sager i fogedretten. Målopfyldelsen for sagsbehandlingstiden for almindelige fogedsager og betalingspåkrav er således steget fra 76,6 i 2015 til 77,8 i Dette er særdeles tilfredsstillende henset til, at der i 2016 har været en større personaleudskiftning i fogedretten med deraf følgende videntab.

5 5 Sagsbehandlingstiden for udlevering af dødsboer er steget med få dage. 85 % af dødsboerne er udleveret inden for 2 måneder, hvor målet for landets byretter er fastsat til 80 %. Sagsbehandlingstiden er derfor fortsat meget tilfredsstillende, navnlig henset til at antallet af medarbejdere i skifteretten er blevet reduceret i Resultat 3: Faglig kvalitet Retten i Glostrup har gennem de seneste år arbejdet med Attraktive dommerarbejdspladser set med dommerøjne. Det indebar, at retten i 2015 begyndte projektet Udvikling af kvalitet i retsledelsen. Projektet, der er fortsat i 2016, gennemføres med bistand af eksterne konsulenter. I projektforløbet skal dommere og erfarne dommerfuldmægtige blandt andet observere hinanden og give feedback og blive observeret og få feedback på deres retsledelse af konsulenterne. Projektet er fortsat i Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har ikke foretaget en brugerundersøgelse i 2016, men generelt oplever retten positive tilbagemeldinger fra både professionelle og ikke-professionelle brugere. Rettens telefonbetjening opfattes dog som utilfredsstillende. Rettens telefonsystem er af ældre dato og har derfor ikke de funktionaliteter, som forventes af borgerne. Fx er omstillingsfunktionen utidssvarende, og der er ikke mulighed for at sætte borgerne i kø. Hvis telefonen er optaget, bliver borgerne smidt af. Dette skaber naturlige frustrationer navnlig hos de borgere, der søger vejledning i skifteretten. Retten i Glostrup har siden sommeren 2015 været en af de 5 byretter, der har fast adgangskontrol. Kontrollen foregår smidigt og uden problemer og har medført en større ro og tryghed i retsbygningerne. Rettens hovedindgang er dog ikke oprindeligt dimensioneret til adgangskontrol, hvilket skaber uhensigtsmæssige adgangsforhold for rettens brugere. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet er steget betydeligt fra et gennemsnitligt antal sygedage på 8,6 i 2015 til 10,7 i Det gennemsnitlige sygefravær ved retterne var på 9,5 dage. En del af årsagen er en medarbejder, der har været sygemeldt hele 2016, samt flere andre langvarige sygemeldinger. Personaleomsætningen er også steget væsentligt fra 6,6 % i 2015 til 10,1 % i 2016, hvor gennemsnittet for samtlige byretter i 2016 lå på 9,2 %. Nogle medarbejdere er gået på pension. Andre skulle videre i karrieren eller tættere på deres bopæl. Personaleomsætningen har sikret en god dynamik ved retten, men har også medført, at nogle afdelinger har måttet bruge flere ressourcer på oplæring, end hvad der er hensigtsmæssigt. I modsætning til tidligere år har der ikke været udskiftninger i dommergruppen i Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten er ofte omtalt i pressen, fordi retten behandler store spektakulære straffesager. Retten lægger stor vægt på at være imødekommende over for pressehenvendelser og sikre ordentlige arbejdsvilkår også for pressens repræsentanter. Retten deltager i Kulturnatten i Glostrup Kommune, hvor retten er velbesøgt.

6 6 Derudover modtager retten jævnligt skoleklasser, der gerne vil overvære straffesager, og hvor retten afsætter tid til at introducere eleverne til rettens arbejde. 3. Udviklingsaktiviteter i 2017 Som omtalt under faglig kvalitet fortsætter projektet Udvikling af kvalitet i retsledelsen i De dommere og erfarne dommerfuldmægtige, der er og har været omfattet af projektet, har derudover påtaget sig at videreformidle deres erfaringer fra projektet til rettens øvrige jurister. Det er således forventningen, at metoden til at observere og give feedback på retsledelsen også vil blive anvendt af rettens øvrige jurister. Som led i den øgede digitalisering af rettens arbejde, herunder digitaliseringen af hovedforhandlingerne i visse straffesager, vil retten afholde et gå-hjemmøde for forsvarere, anklagere og dommere, hvor den praktiske afvikling af de digitale hovedforhandlinger vil blive gennemgået. Formålet er en smidig afvikling af de digitale hovedforhandlinger til glæde for alle involverede. Den øgede digitalisering nødvendiggør også en kompetenceudvikling af alle rettens medarbejdere, så alle bliver fortrolige med de digitale redskaber og kan bistå med hurtig og relevant hjælp, når det er nødvendigt. Som opfølgning på rapporten om kontorpersonalets rolle og fremtidige opgave har retten igangsat et forløb, hvor rettens medarbejdere har mulighed for at søge om oplæring i en anden af rettens afdelinger. Derved opnås blandt andet mulighed for en bedre og mere fleksibel arbejdstilrettelæggelse på tværs af rettens afdelinger og en udvikling af kontorpersonalet. Retten har i lighed med de øvrige byretter fra politiet overtaget forkyndelsen i alle domsmandssager og nævningesager. Retten justerer og optimerer løbende sagsgangene i denne forbindelse med henblik på i videst mulige omfang at undgå aflysning og omberammelse på grund af manglende forkyndelse for den tiltalte eller vidnerne. Dette burde medføre kortere sagsbehandlingstider og en højere produktivitet. Retten skal gennemgå en risikovurdering af PET og Domstolsstyrelsen. I den forbindelse skal det afdækkes om indgangsforholdene kan ændres, således at sikkerheden for rettens brugere og betjeningen af dem kan forbedres. Da rettens telefonsystem er utidssvarende, vil retten i 2017 analysere, hvilket telefonsystem der bedst kan understøtte og optimere rettens telefoniske betjening af borgerne. For at forbedre borgerbetjeningen yderligere vil retten erhverve et elektronisk bestillingssystem for notarialforretninger, således at borgerne let og over nettet kan bestille tid hos rettens notar. Retten deltager i foråret som pilotembede i en trivsels- og ledelsesevaluering, som i efteråret 2017 skal udbredes til de øvrige retter. Retten vil anvende resultatet af evalueringerne til målrettet at arbejde med at forbedre trivslen ved retten, således at dette forhåbentligt vil afspejle sig i nedsat sygefravær og personaleomsætning ved retten. Retten har pr. 1. marts 2017 fået ny præsident. Som følge heraf og som opfølgning på ledelsesevalueringen vil den samlede ledelse deltage i udvikling af ledelsesgruppen og af den enkelte leder med konsulentbistand i det fornødne omfang. Med henblik på at øge den enkelte jurist indflydelse på sagstilrettelæggelsen og skabe en smidigere og mere gennemskuelig sagsfordeling og berammelse vil rettens dommere i samarbejde med præsidenten

7 7 evaluere og eventuelt omkalfatre den nuværende måde, hvorpå sagerne fordeles og berammes. En ændring heraf skulle også gerne medføre kortere sagsbehandlingstider.