ÅRSBERETNING 2014 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Aarhus. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2014 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Aarhus - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2015

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Aarhus har i de seneste år været igennem en forandringsproces. Retten i Aarhus var et af de få embeder, der ved Domstolsreformen i 2007 ikke undergik de samme fundamentale ændringer, som de nydannede embeder. Retten i Aarhus var før reformen 1 af 5 præsidentledede embeder ud af de dengang 82 byretter, der med reformen blev til 24 embeder, og Retten i Aarhus gennemgik kun små forandringer i størrelse som følge af Kommunalreformen og Domstolsreformen. De reformtiltag, som andre embeder var tvunget til at forholde sig til ved sammenlægning af flere mindre embeder, blev ikke i samme grad en nødvendighed for den almindelige drift ved Retten i Aarhus. Det gjaldt for eksempel nyansættelse af alle afdelingsledere ved de nye embeder. Her måtte ledere fra de gamle embeder søge ansættelse på lige fod med andre ansøgere, hvis de ønskede at fortsætte som ledere. Det gjaldt også spørgsmålet om at opnå enighed mellem medarbejdere fra forskellige embeder om arbejdsgange, idet ensartethed var et vigtigt begreb i reformen. I takt med at de nye embeder har høstet de fordele, der har været ved reformen, herunder nye retsbygninger og en mere hensigtsmæssig drift og ledelse, har behovet for at fremkalde en tilsvarende proces ved Retten i Aarhus vist sig i stadig stigende grad. Det har således været nødvendigt at gennemføre en række tiltag, som tager tid og ressourcer, for også på sigt at gøre Retten i Aarhus til en attraktiv arbejdsplads, som leverer de resultater, samfundet forventer af os. I 2014 gennemførte vi Bedste Praksis-projekter både med hensyn til behandlingen af straffesager og et opfølgningsforløb i fogedretten. Vi gennemførte endvidere et trivselsprojekt for dele af embedet med eksterne konsulenter, som inddrog forandringsledelse som et væsentligt begreb i processen. Fra efteråret 2014 er vi gået i gang med projekt Retten i Aarhus ét embede, som er støttet af Fonden til udvikling af statens arbejdspladser (FUSA), og som inddrager hele embedet. De resultater, som fremgår af årsberetningen, afspejler, at det har været nødvendigt at bruge arbejdstid og ressourcer på projekterne. Endvidere har det taget tid at flytte de aktiviteter, der tidligere foregik på Tinghuset til Kannikegade og til lokaler på Lille Torv, mens Tinghuset bliver totalrenoveret, og sagsbehandlingen er generelt blevet vanskeliggjort af trange pladsforhold, idet alle rettens medarbejdere under ombygningen er samlet på den begrænsede plads i Kannikegade. Når Tinghuset genindvies i foråret 2016, vil det leve op til de bedste standarder for en moderne retsbygning. 2. Resultater i 2014 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og

3 3 styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2014 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) I 2011 knækkede kurven for bunkeophobning, så vi kom i gang med at afvikle flere sager, end vi modtog. Den udvikling fortsatte i 2012, hvor Retten i Aarhus gik fra samlet set at være på den 3. dårligste plads med hensyn til produktivitet i 2011 til i 2012 at være i den bedste halvdel på juristproduktiviteten og samlet set på den 10. dårligste plads ud af de 24 embeder, hvilket også var tilfældet i I 2014 gik det desværre den forkerte vej, idet vi samlet set er endt på den 7. dårligste plads ud af de 24 embeder.

4 4 Retten i Aarhus er i 2014 det 4. største embede ud af de 24 byretter ved Danmarks Domstole målt på vægtede afsluttede sager, hvilket er en tilbagegang fra at være 3. største ret i I 2012 steg den samlede produktivitet markant ved Retten i Aarhus til 100,3, men faldt i 2013 til 98,1 og i 2014 til 96,2. I 2014 lå Retten i Aarhus som nr. 17 ud af 24 embeder (90,9) i forhold til den samlede produktivitet vedrørende retssager, hvilket er en tilbagegang i forhold til 2013, hvor vi lå som nr. 13 (96,4). Juristproduktiviteten vedrørende retssager i 2014 lå som nr. 15 ud af 24 (88,2), mens den i 2013 lå som nr. 7 af 24 (99,3). Kontorproduktiviteten vedrørende retssager er til gengæld steget fra 89,2 i 2013 til 93,1 i Embedets resultater i de seneste år bør ses i lyset af, at der er sket en væsentlig nedgang i kontorbemandingen som følge af færre lønmidler. Vi er gået fra i ,6 kontorårsværk til i ,4 årsværk og i 2014 et samlet årsværksforbrug på kontorsiden på 41,3. Der er ikke tvivl om, at nedgangen i kontorårsværk har været krævende og belastende for embedet, herunder har det været nødvendigt at ændre på arbejdsgange både for jurister og kontormedarbejdere for at få ressourcerne til at slå til. Set ud fra en ledelsesmæssig vinkel er fremgangen i kontormedarbejdernes produktivitet meget positiv, idet embedet nu har en produktivitet på 109,6 (2014) og 104,2 (2013) og dermed ligger bedre end gennemsnittet ved Danmarks Domstole. Skifteretten i Aarhus er i 2014 den 4. største skifteret i landet målt på vægtede afsluttede dødsbo- og insolvenssager. Antallet af vægtede sager har været svagt faldende i forhold til antallet i 2013 og Det samme gør sig gældende på landsplan. Skifterettens resultat på kontorsiden var i 2013 som 5. bedste ret med 120,3, men faldt i 2014 til 108,8 og er dermed på 14. pladsen. Skifterettens samlede produktivitet er dog fortsat formelt set ikke tilfredsstillende, hvilket skyldes en lav produktivitet på juristsiden, der dog er forbedret markant fra i ,7 til i ,7. Det bør bemærkes, at tallene for Sø- og Handelsretten ikke indgår i statistikken, ligesom tallene for de storkøbenhavnske retter kun vedrører dødsboer. Fogedretten i Aarhus er i 2014 den 7. største fogedret i landet målt på vægtede sager. Der har været en lille stigning i antallet af vægtede sager. Produktiviteten hos fogedrettens kontorpersonale er landets 5. bedste. Juristernes produktivitet er steget med 25,7 point til 106,4, hvilket er 9. bedste resultat. Det er i øvrigt rettens opfattelse, at Retten i Aarhus i forhold til en række andre mindre embeder generelt set har en større andel af store og mere tidskrævende sager inden for alle sagskategorier.

5 5

6 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Straffesager Målopfyldelsen på alle områder, med undtagelse af voldssager under 37 dage, har i 2012 og 2013 rykket sig væsentligt i positiv retning i forhold til 2010 og Tendensen i 2014 har desværre ikke været positiv. Udviklingen kan tilskrives en række faktorer, der blandt andet omhandler, at anklagemyndigheden har haft svært ved at stille det nødvendige antal anklagere til en effektiv sagsafvikling. Der er derfor iværksat en ny berammelsesmodel i samarbejde med anklagemyndigheden, der forventes fuldt implementeret i løbet af første kvartal En væsentlig faktor, som præger sagsbehandlingstiden i negativ retning, er et meget betydeligt antal omberammelser som følge af tiltaltes anmodning om beskikkelse af forsvarer eller anmodning om forsvarerskifte, hvor forsvareren ikke kan give møde på det tidspunkt, hvor sagen er berammet. Andre årsager, der har påvirket produktionen af straffesager er gennemførelsen af udviklingsprojekterne, herunder pt. gennemførelsen

7 7 af FUSA-projektet Retten i Aarhus ét embede samt flytningen fra Tinghuset til Kannikegade/Lille Torv. Vi har igen i 2014 haft fokus på hurtig afvikling af nævningesager, hvilket har ført til den korteste gennemsnitlige sagsbehandlingstid af alle byretter. Bunken af uafsluttede straffesager har udviklet sig fra i 2010: 2268 straffesager, i 2011: 1754 straffesager, i 2012: 591 straffesager, i 2013: 770 straffesager og i 2014: 1122 straffesager. Der er sat øget fokus på afviklingen af straffesager ved oprettelse af en ekstrakalender, hvori overbookes allemands-straffesager, der kan fylde op i kalenderne, hvis andre sager falder væk med kort varsel. Civile sager

8 8 I 2014 er det kun Alle almindelige civile sager under 6 måneder, der med 66,3% ikke lever op til målsætningen om 70%. Det er en meget fin udvikling, der har været på målopfyldelsen i civile sager. Afgørelsestiden for hovedforhandlede civile sager er gået ned fra i ,5 måned i gennemsnit til i ,5 måned i gennemsnit og i ,1 måned. Antallet af uafsluttede civile sager er endvidere faldet fra i 2010: 2009 sager, i 2011: 1636 sager og i 2012: 1254 sager, i 2013 på 1301 sager og i 2014 på Fogedsager

9 9 Resultaterne for almindelige fogedsager og særlige fogedsager lever i høj grad op til målsætningerne for Danmarks Domstole. Det har de gjort i en årrække. Fogedretten har gennemsnitlige sagsbehandlingstider, der ligger på landsgennemsnittet eller derunder. Kun gennemløbstiden for Alm. fogedsager < 2 måneder lever ikke op til målsætningerne (66,3 i forhold til 72), mens alle andre tal er bedre end målsætningerne. Forklaringen på den lavere målopfyldelse vedrørende Alm. fogedsager < 2 måneder er formentlig, at det er svært at forkynde indkaldelser i visse områder af Aarhus. Glostrup, København, Frederiksberg, Randers og Odense ligger tilsvarende lavt. Skiftesager

10 10 Sagsbehandlingstiden for behandlingen af dødsboerne har i de seneste år været forholdsvis konstant, men med en svagt stigende tendens i det seneste år. Sagsbehandlingstiden for dødsboerne lever i høj grad op til måltallene for Danmarks Domstole, dog udleveres kun 79 % af boudlæggene inden 2 måneder efter dødsfaldet mod domstolenes målsætning på på 85 %. Der findes ikke officielle måltal for insolvenssager for 2014 og tidligere. Fra 2015 er der indført officielle måltal for visse typer insolvenssager. Af skifterettens juristers registreringer i embedets tidsregistreringssystem fremgår, at ca. en tredjedel af juristernes tid er anvendt til behandling af dødsboer, og ca. to tredjedele af juristernes tid er anvendt på insolvenssager. Omkring 5 % af juristernes tid anvendes på ægtefælleskiftesager. Retten i Aarhus har i 2014 afsluttet 71 % af alle tvangsopløsningssager inden for 3 måneder. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for gældssaneringssager var i 2014 på 4,1 måneder. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for konkurssager var i 2014 på 14,9 måneder. Resultat 3: Faglig kvalitet Ingen kan være i tvivl om, at den faglige kvalitet er en meget væsentlig faktor for Danmarks Domstole og for Retten i Aarhus. Det er vigtigt for borgernes oplevelse af retssikkerhed, at de afgørelser, der træffes, har en høj faglig kvalitet. Der bør hele tiden arbejdes på at vedligeholde og højne den faglige kvalitet. Derfor holdes der jævnlige dommermøder og dommerseminarer, og der er løbende plenarmøder for alle embedets jurister af ½ dags varighed. Derudover er der møder mellem præsidenten og gruppen af øvrige jurister ½ dag hver anden måned. Der er blevet udviklet en model, hvor dagsordenen til møderne aftales mellem parterne forud for møderne. Der er i hele juristgruppen enighed om behovet for, at møderne har specifik fokus på drøftelse og erfaringsudveksling om faglige spørgsmål. På jævnlige afdelingsmøder drøftes spørgsmål af betydning for den faglige kvalitet. Fra 2013 og fortsat i 2014 har Retten i Aarhus samarbejdet med Bedste Praksis-konsulenterne både om straffesager og fogedsagers behandling. I 2014 blev forberedelsesafdelingen og retssekretariatet nedlagt og organisatorisk samlet under en afdeling, Retsafdelingen. Sekretærerne arbejder med civilret eller strafferet, men der er planlagt iværksættelse af et kompetenceudviklingsforløb, så flere sekretærer vil blive i stand til at arbejde med begge sagsområder for derigennem at skabe større fleksibilitet og dermed også højere kvalitet i arbejdet. Indholdet af Bedste Praksis-projektet i retssekretariatet er blevet defineret efter flere seminardage med deltagelse af retssekretærerne, dommerne og gruppen af øvrige jurister. Projektet skal ses i sammenhæng med det trivselsprojekt, der er omtalt nedenfor under Resultat 5.

11 11 Et stigende antal tredommersager og nævningesager medvirker til at forøge det kollegiale samarbejde blandt embedets jurister, der udtrykker stor tilfredshed med denne arbejdsform, som i sig selv er med til at sikre en særlig høj faglig kvalitet i arbejdet. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Det er vigtigt, at Danmarks Domstole leverer resultater af høj kvalitet til vore brugere. Det er det selvfølgelig også for Retten i Aarhus. I en tid med stadigt mere begrænsede ressourcer drejer det sig først og fremmest om, at embedets slutprodukter skal være af højeste kvalitet. Det gælder i første række afgørelser, der ikke kan omgøres. Det er her den største opmærksomhed bør være, og det er vigtigt ikke at gå på kompromis. Det betyder ikke, at andre produkter ikke skal gives den nødvendige opmærksomhed. Derfor analyserer vi løbende på vore driftsresultater og vurderer, om de initiativer, der er sat i værk, virker efter formålet både med hensyn til sagsbehandlingstider og den ønskede kvalitet i sagsbehandlingen. Aftaler baseret på dialog og opfølgning samt på åbne og gennemsigtige resultatmålinger er effektive instrumenter til at skabe et godt arbejdsmiljø og en høj produktivitet. Aftaler og målemetoder kan og bør altid justeres og forbedres gennem dialog. Dialogen giver mulighed for at identificere de elementer i aftaler eller målepunkter, der ikke fungerer optimalt og justere dem samtidig med, at aftalegrundlaget stadig fungerer. Det giver en tryghed i dagligdagen og en sikkerhed for, at retningslinjer holdes, og målepunkter er fornuftige, forståelige og gennemsigtige. Brugerundersøgelsen 2013 viste en række udfordringer ved embedet, der både drejede sig om embedets fysiske forhold og også rummer en række udsagn, der retter sig mod embedets kerneydelser, herunder kvaliteten af de produkter og den service, som embedet leverer til brugerne. Disse udfordringer skal selvfølgelig adresseres i de kommende år. Som en del af FUSA-projektet gennemføres en spørgeskemaundersøgelse i forhold til retskredsens advokater, herunder de beneficerede advokater, og anklagerne med henblik på at identificere punkter, hvor vi lever op til brugernes forventninger, og punkter, hvor vi kan forbedre os. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet ved Retten i Aarhus faldt betragteligt i løbet af 2013, og denne udvikling fortsatte i 2014, så sygefraværet nu ligger på 7,5 dage pr. medarbejder pr. år. Den positive udvikling afspejler sig dog ikke fuldstændigt i de tal, der gengives i årsrapporten, hvilket skyldes, at en væsentlig del af sygefraværet har været langtidssygemeldinger. Der blev ved alle Danmarks byretter i efteråret 2013 gennemført en trivselsundersøgelse, som viste, trods store fremskridt i en række af målgrupperne, for dårlig trivsel i retssekretariatet, dommergruppen og i gruppen af øvrige jurister. Der blev derfor iværksat et projekt med udefrakommende konsulenter med udgangspunkt i retsplejereformen af 2007 og de dertil knyttede ændringer. Projektets formål var:

12 12 at udvikle og implementere en hensigtsmæssig ledelsesstruktur og organisering samt forbedre samspil mellem retspræsident, ledergruppen og øvrige ansatte, så ledelse accepteres som nødvendig og værdiskabende i forhold til at drive og videreudvikle embedet samt betjene brugere og samarbejdspartnere. at sikre og vedligeholde arbejdsglæde og et godt arbejdsmiljø såvel i embedet som helhed som i afdelingerne, så alle ansatte oplever jobtilfredsstillelse, trivsel og kvalitet i arbejdet og samarbejdet dette indebærer også at rette op på de aktuelle trivselsudfordringer, der er i dele af embedet. at inddrage og ansvarliggøre alle medarbejdergrupper i udviklingen af kvalitet, produktivitet og effektivitet i ydelser og skabelse af en arbejdsplads med god trivsel og godt samarbejde. at skabe en kultur præget af høj faglighed, løbende forbedringer og udvikling, effektivitet, korpsånd og arbejdsglæde. Projektet blev formelt sluttet i efteråret 2014, idet det dog er anset for nødvendigt at udbygge nogle afledede aktiviteter, f.eks. konsulentdeltagelse ved afvikling af dommermøder med henblik på at forbedre samspillet i forbindelse med mødeafvikling. Det er i sammenhæng med medarbejdertrivsel særlig vigtigt, at der hele tiden tilstræbes en ligelig fordeling af de tungere og længerevarende sager, så belastningen ikke kun lægges på skuldrene af nogle få, men at der er en indbygget og gennemsigtig retfærdig fordeling af særligt belastende arbejdsbyrder. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi fortæller meget gerne om arbejdet ved Retten i Aarhus, til hvem der viser os interesse. Vi holder regelmæssige dialogmøder med pressen, anklagemyndigheden, Den Uafhængige Politiklagemyndighed, politiet, Kriminalforsorgen, advokater, de børnesagkyndige psykologer, universitetet, skoler og foreninger. Det tætte samarbejde giver rigtigt gode resultater først og fremmest i form af et godt og gnidningsfrit samarbejde med anklagemyndigheden, Den Uafhængige Politiklagemyndighed, politiet, Kriminalforsorgen og advokaterne. 3. Udviklingsaktiviteter i 2015 Embedet kom i 2014 til at bruge mange kræfter på Bedste Praksis-projekterne, på at færdiggøre trivselsprojektet med de eksterne konsulenter og på at flytte sammen i Kannikegade 16. Ombygningen af Tinghuset, der begyndte lige efter sommerferien 2014, har nødvendiggjort, at alle medarbejdere ved Retten i Aarhus har fået deres primære arbejdssted i Kannikegade. Hovedparten af retssagerne afvikles i lejede lokaler på Lille Torv.

13 13 Vi har fået installeret udstyr til digital retssagsbehandling og Video3, så f.eks. forlængelse af varetægtsfængslinger kan ske ved deltagelse af arrestanter, forsvarere og anklagere uden fysisk fremmøde i retten. De nye elektroniske hjælpemidler er gradvist blevet taget i brug, og vi forventer, at vi i 2015 bliver endnu bedre til at drage nytte af dem. En væsentlig udviklingsaktivitet i 2015 er gennemførelse af FUSA-projektet Retten i Aarhus ét embede, hvis formål er formuleret således: Gennem samarbejde på tværs af afdelinger og faggrupper vil vi sikre tid til, at vi løser vores opgaver med høj kvalitet. Vi vil udvikle en fælles kultur baseret på fællesskab, fælles ansvar, integration og interaktion, og derigennem vil vi opnå større arbejdsglæde og bedre trivsel, så vi får mere overskud til at løse vores kerneopgave. Embedet har gennemført en omfattende omorganisering med ny organisationsstruktur, sammenlægning af afdelinger og indførelse af nye arbejdsgange og samarbejdsformer, som har givet muligheder for effektiviseringer og øget arbejdsglæde, ligesom der er mulighed for nye og berigende samarbejdsflader. Det har været vigtigt, at Projektet Retten i Aarhus ét embede fra starten præges af tydelige og evaluerbare mål, effektive tiltag og løsninger og sikring af alles aktive medvirken i udvikling af modeller og samarbejde, som giver tid til kvalitet i arbejdet og øget arbejdsglæde. Vore succeskriterier er større kvalitet i opgaveløsningen, større fleksibilitet/hjælpsomhed på tværs i embedet og større arbejdsglæde. I den sammenhæng gennemfører KORA (Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning) en række før- og eftermålinger ved hjælp af spørgeskemaer, så vi forhåbentlig kan se en god effekt af resultaterne af projektet. Afslutning Jeg håber, at I har fundet det interessant at læse årsrapporten for Retten i Aarhus. Vi hører meget gerne jeres kommentarer, hvis I vil have ulejlighed med at give feed-back på mailadresse: adm.arh@domstol.dk Jeg vil gerne sige mange tak til alle medarbejdere ved Retten i Aarhus, fordi I trods mange udfordringer vedvarende og målrettet bidrager til, at Retten i Aarhus er ved at nå vores fælles mål om at ligge blandt de fem bedste retter i Danmark på produktivitet, sagsbehandlingstid og antallet af verserende sager og samtidig skabe en høj grad af medarbejdertilfredshed og et godt og konstruktivt samarbejde med vores brugere og samarbejdspartnere. På vegne Retten i Aarhus, den 29. april 2015 Retspræsident Bodil Ruberg