ÅRSBERETNING 2012 (bemærkninger til årsnøgletal) [Retten i Århus] - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2012 (bemærkninger til årsnøgletal) [Retten i Århus] - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2013

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten I årsrapporten for 2011 blev det konstateret, at kurven for bunkeophobning vedrørende retssager ved Retten i Århus var knækket, så vi afviklede flere sager, end vi modtog. Den udvikling blev fuldt ud bekræftet i Retten i Århus er gået fra samlet set at være på den 3. dårligste plads med hensyn til produktivitet i 2011 til i 2012 at være i den bedste halvdel på juristproduktiviteten og samlet set på en 10. sidste plads ud af de 24 embeder. Der blev i årene tilført alle Danmarks Domstole ekstra midler til bunkebekæmpelse svarende til ca. 200 årsværk. Retten i Århus modtog store bunkebekæmpelsesmidler allerede fra 2009, men de ekstra midler løb ud med udgangen af Reformen af Danmarks Domstole, som trådte i kraft den 1. januar 2007, medførte bunker af varierende størrelse ved de nye byretter. Mange embeder kom relativt smertefrit af med bunkerne, og driften blev normal. I perioden 2007 til 2010 skete der imidlertid en markant ophobning af retssager ved Retten i Århus. Ved udgangen af 2011 var der stadig en stor overbeholdning af sager ved Retten i Århus. Retten i Århus besluttede at bruge det sidste års bunkebekæmpelsesmidler til at yde en ekstra målrettet indsats for at slippe af med sine bunker. Det er lykkedes har været et afgørende år for at afvikle bunkerne. Af lønsummen for 2012 kunne embedet overføre knap 2 mio. kr. til Det har af strategiske grunde været vigtigt at udstrække bunkebekæmpelsesperioden ind i 2013, fordi en række af de erfaringer, der var nødvendige for at foretage en effektiv bunkebekæmpelse, først blev erhvervet i løbet af Til brug i 2013 har embedet endvidere ekstraordinært fået tilført 0,5 mio. kr. på grund af særlige forhold. Det vil således også i 2013 være muligt at opretholde et øget aktivitetsniveau i forhold til den bevilling, som var udgangspunktet, og det er derfor afgørende, at Retten i Århus ved udgangen af 2013 er i normal drift. Vi har knækket koden. Århus har forladt pladsen som en af de mindst produktive retter i Vi satte i 2012 en planlagt indsats i gang særligt i forhold til domsmandssager. Tanken var, at hvis domsmandssagerne afvikles i et relativt hurtigere tempo, ville embedet ikke modtage tillægsanklageskrifter i sagerne i samme omfang som tidligere. Det medfører den yderligere fordel, at nye strafbare forhold bliver til nye sager, og embedet får de sagsvægte og på sigt den bevilling, som svarer til den reelle belastning. Denne antagelse har vist sig korrekt. I 2012 modtog embedet således 123 flere domsmandssager end i til nu i alt og afviklede 137 flere sager - til nu i alt 996. Samme stigningstendens i domsmandssager ses ikke på landsplan.

3 3 Desuden introducerede vi såkaldte KVIK-dage, hvor to erfarne dommere på skift en dag om ugen har behandlet sager, som er pakket af anklagemyndigheden i ugen forinden, og hvor politiet har forestået indkaldelser mv. Sagsbehandlingsformen er blevet prøvet af, fordi der retssikkerhedsmæssigt har været et særligt påtrængende behov for at få sagerne afviklet. Det har været forholdsvist simple sager, f.eks. sager om gentagen kørsel uden kørekort og lignende. Det har været en succes, fordi en meget stor del af sagerne er blevet gennemført uden udsættelse, og de tiltalte har fået gjort rent bord.

4 4 2. Resultater i 2012 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2012 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer

5 5 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) I det følgende sammenlignes tal Den samlede produktivitet ved Retten i Århus faldt fra 2010 til 2011 fra 96,7 til 96,3. Produktiviteten ved embedet lå markant under gennemsnittet for alle Danmarks Domstole, herunder faldt produktiviteten for jurister fra 93,7 til 88,7.

6 6 I 2012 steg produktiviteten markant ved Retten i Århus. Jurist-produktiviteten ligger nu bedre end gennemsnittet af byretter. Sidste år lå embedet som nr. 22 ud af 24. Også på kontorsiden har der været en pæn fremgang i produktiviteten. Der arbejdes i hele organisationen på at forbedre sagsgange og sikre en bedre effektivitet i sagernes gennemløb, herunder at få opgaverne placeret, hvor de løses mest hensigtsmæssigt. Det er vigtigt hele tiden at holde øje med, at retstiden, der er til rådighed som den er aftalt med dommerne og de øvrige jurister faktisk udnyttes effektivt. Et strategisk tiltag til at sikre en effektiv udnyttelse af retstiden har været oprettelsen af en ekstrakalender. I kalenderen bookes sager, der med kort varsel kan fordeles i de berammelseshuller, der opstår, når andre sager bliver omberammet, tilbagekaldt eller forligt. Ekstrakalenderen har først og fremmest været brugt til at placere mindre straffesager, men også til hovedforhandling af småsager. Ekstrakalenderen har blandt andet været med til at sikre, at gennemløbstiden for hovedforhandling af småsager er forkortet væsentligt i 2010 i gennemsnit 12,1 måned, i 2011 i gennemsnit 10,2 og i 2012 i gennemsnit 8,9 måned (gennemsnit for alle byretter i 2012 er 9,9 måned).

7 7 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Straffesager Målopfyldelsen på alle områder, med undtagelse af voldssager under 37 dage har rykket sig væsentligt i positiv retning i forhold til 2010 og Det er resultatet af en målrettet satsning på afvikling af straffesager. Som det ses nedenfor har prioritering af afviklingen af straffesager ikke haft en negativ indflydelse på målopfyldelsen i de civile sager, der også har været i positiv udvikling. Efter i mange år at have været under landsgennemsnittet er Århus i 2012 bedre end gennemsnittet på alle områder undtagen voldssager. Kun i 3 tilfælde ud af 65 skyldes den manglende målopfyldelse rettens egne forhold. Bunken af uafsluttede straffesager har udviklet sig således fra i 2010: 2174 straffesager, i 2011: 1710 straffesager og i 2012: 689 straffesager. Civile sager

8 8 Med hensyn til civile sager er billedet det samme. I 2011 lå Retten i Århus under landsgennemsnittet i mere end fire ud af de fem kategorier. I 2012 ligger Retten i Århus over landsgennemsnittet i fire ud af de fem kategorier. Der er således sket markante fremskridt med gennemløbstiden i de civile sager, men resultaterne lever overordnet set fortsat ikke op til målsætningerne for Danmarks Domstole. Man kan derfor overveje, om måltallene er et realistisk billede på, hvordan gennemløbstiderne skal være i civile sager. Der har været gjort en målrettet indsats på at forbedre gennemløbstiden for forældreansvarssager og ægteskabssager, hvilket har resulteret i, at disse sagers gennemløbstid i 2012 fuldt ud lever op til målsætningerne for Danmarks Domstole. Afgørelsestiden for hovedforhandlede civile sager er gået ned fra 19,5 måned i gennemsnit til 17,5 måned i gennemsnit. Antallet af uafsluttede civile sager er endvidere faldet fra i 2010: 2009 sager, i 2011: 1636 sager og i 2012: 1254 sager. De civile sagers afviklingstid er et fokusområde for Retten i Århus 2013 og er en del af både embedets handlingsplan og de overordnede mål for Danmarks Domstole. Fogedsager Resultaterne for almindelige fogedsager og særlige fogedsager lever i høj grad op til målsætningerne for Danmarks Domstole. Det har de gjort i en årrække.

9 9 Betalingspåkravene blev pr. 15. marts 2012 flyttet organisatorisk, og målopfyldelsen er for sager under 2 måneder næsten fordoblet i årets løb. Gennemløbstiden ligger nu inden for målsætningerne både for 2 måneder og 4 måneder. Skiftesager Gennemløbstiden i skiftesager har historisk været markant dårligere i Århus end gennemsnittet for landet. I 2012 er gennemløbstiden forbedret kraftigt og ligger nu tæt på landsgennemsnittet på alle områder. Resultat 3: Faglig kvalitet Ingen kan være i tvivl om, at den faglige kvalitet er en meget væsentlig faktor for Danmarks Domstole og for Retten i Århus. Det er vigtigt for borgernes oplevelse af retssikkerhed, at de afgørelser, der træffes har en høj faglig kvalitet. Der er løbende drøftelser i dommerkollegiet om emner, der bidrager til at have fokus på den faglige kvalitet. Det sker under løbende dommerkollegiemøder af ½ til 1 dags varighed hver måned samt ugentlige frokostmøder. Et stigende antal tredommersager og nævningesager bidrager til det kollegiale samarbejde. Der udtrykkes fra dommerside stor tilfredshed med denne arbejdsform, som i sig selv er med til at sikre en særlig høj faglig kvalitet i arbejdet. Ombygningen af Tinghuset, der begynder i 2013, vil bygningsmæssigt indebære, at hele dommerkollegiet kommer til at være samlet, hvilket vil være positivt for mulighederne for flere kollegiale faglige drøftelser og sparring i det daglige. Der begyndte i løbet af efteråret 2011 en målrettet indsats for at sætte fokus på kvalitet i arbejdet hos gruppen af øvrige jurister. Dette arbejde blev fortsat i 2012 og vil fortsætte i Der er hos gruppen af øvrige jurister stor vilje til at bidrage til embedets bunkeafvikling. De øvrige jurister træder ofte og gerne til, når det er svært at få berammelsesplanerne til at gå op.

10 10 Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Det er vigtigt, at Danmarks Domstole leverer resultater af høj kvalitet til vore brugere. Det er det selvfølgelig også for Retten i Århus. I en tid med bunker og begrænsede ressourcer drejer det sig først og fremmest om, at embedets slutprodukter skal være af højeste kvalitet. Det gælder i første række domme og kendelser og andre afgørelser, der ikke kan omgøres. Det er her den største opmærksomhed bør skænkes, og det er vigtigt, at vi ikke går på kompromis. Det betyder ikke, at andre produkter ikke skal gives den nødvendige opmærksomhed. Derfor analyserer vi løbende på vore driftsresultater og vurderer, om de initiativer, der er sat i værk, virker efter formålet både med hensyn til sagsbehandlingstider og den ønskede kvalitet i sagsbehandlingen. Aftaler baseret på dialog og opfølgning samt på åbne og gennemsigtige resultatmålinger er effektive instrumenter til at skabe et godt arbejdsmiljø og en høj produktivitet. Aftaler og målemetoder kan og bør altid justeres og forbedres gennem dialog. Dialogen giver mulighed for at identificere de elementer i aftaler eller målepunkter, der ikke fungerer optimalt, og så justere dem samtidig med, at aftalegrundlaget stadig fungerer. Det giver en tryghed i dagligdagen og en sikkerhed for, at retningslinjer holdes, og målepunkter er fornuftige, forståelige og gennemsigtige. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Retten i Århus har i 2012 set en forbedring af sygefraværet i forhold til Det er vigtigt, at der kontinuerligt arbejdes på, at alle personalegrupper trives, fordi det bidrager til en øget produktivitet og motivation for arbejdet. Det er vigtigt, at der er en stor forståelse for og respekt mellem personalegrupperne for det arbejde der udføres, og de vilkår, der gælder for de enkelte. Det forøgede pres på juristgruppen for at få effektiviseret retstidens udnyttelse og nå ned i bunkerne har en indbygget risiko for at kunne slå tilbage, hvis presset holdes over en særlig lang periode. Der bør derfor jævnligt justeres for behovet for retstid både i opadgående og nedadgående retning ud fra en analyse af ressourcer og sagsflow. Det er i den sammenhæng særlig vigtigt, at der hele tiden tilstræbes en ligelig fordeling af de tungere og længerevarende sager, så belastningen ikke kun lægges på skuldrene af nogle få, men at der er en indbygget og gennemsigtig retfærdig fordeling af særligt belastende arbejdsbyrder. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi fortæller meget gerne om arbejdet ved Retten i Århus, til hvem der viser os interesse. Vi holder regelmæssige dialogmøder med pressen, anklagemyndigheden, politiet, advokater, universitetet, skoler og foreninger. Det tætte samarbejde giver rigtigt gode resultater først og fremmest i form af et godt og gnidningsfrit samarbejde med anklagemyndigheden, politiet og advokaterne, som de

11 11 flere gange mundtligt og skriftligt har kvitteret for over for Retten. Det gode forhold til pressen kan aflæses i en lang række store perspektiverende positive artikler i de store lokale medier. Artiklerne skaber intern stolthed hos rettens medarbejdere og præsenterer Retten i Århus som en attraktiv arbejdsplads og en lokal succeshistorie. Vi deltager desuden for eksempel i årlige Kulturnatsarrangementer, som trækker mange besøgende. Det er vigtigt, f.eks. for advokaternes forståelse af sagsbehandlingstidernes længde, at vi tør tale åbent om, hvad der gør de gode tal svære at opnå, og hvad vi nu tror på, kan gøre dem bedre. 3. Udviklingsaktiviteter i 2013 I dommerkollegiet er der i løbet af 2012 arbejdet intenst på at opnå enighed om fremgangsmåder i retssagsbehandlingen, og om hvordan dommerkollegiets ressourcer kan bruges bedst. Resultatet af dette arbejde er nedskrevet i Retningslinjer for sagsfordeling og berammelse. Retningslinjerne skal sikre, at dommernes berammelser sekretariatsmæssigt og i øvrigt sker i overensstemmelse med forud fastsatte kriterier. Dette sikrer dommerne en ligelig og retfærdig fordeling af arbejdet mellem dem. Det er nødvendigt, når der fortsat arbejdes i et højt tempo, at der er taget højde for, at der levnes dommerne den nødvendige tid til forberedelse og færdiggørelse af arbejdet. Allerede fra efteråret 2011 begyndte en målrettet indsats i forhold til at sætte fokus på kvalitet i arbejdet hos gruppen af øvrige jurister. Dette arbejde er fortsat i 2012 og vil blive fortsat i Strategien med at få domsmandssagerne sluttet hurtigere for på den måde at undgå de mange tillæg, der i stedet for ville udmønte sig i nye sager, vil på sigt give yderligere ressourcer til embedet, og dem har vi hårdt brug for. I 2012 blev der som en særlig indsats til at bekæmpe bunkerne ansat to midlertidige administrative medarbejdere. Desuden var en retsassessor beskikket som midlertidig dommer i 3 måneder og en anden retsassessor i 6 måneder. Endvidere var der ansat en bunkebekæmpelsesdommer frem til 15. juli 2012, og Retten i Horsens bistod embedet med 3 dommere hver i to måneder. I 2013 er der givet en særlig bevilling, der gør det muligt at have bistand af en yderligere dommer i 7 måneder. Det er nødvendigt at tænke anderledes I 2011 igangsatte Retten i Århus en proces med at videreudvikle Retten i Århus som en digital domstol, og den udvikling er fortsat i Det har givet bonus på driftsbudgettet, at vi nu sender rigtig meget post digitalt. Det er glædeligt, at den digitale udvikling har bragt os i øjenhøjde med verden uden for Danmarks Domstole. Det er embedets politik, at der skal deles viden for at udvikle kompetencer hos alle rettens ansatte. Det sker både ved intern og ekstern undervisning og erfaringsudveksling for at sikre, at de arbejdsformer, vi bruger, så vidt muligt lever op til anbefalingerne om bedste praksis. Det er vigtigt, at vi hele tiden arbejder med, at vi alle har og viser en høj respekt for hinanden (og måske især for hinandens arbejde), og at vi har en anerkendende tilgang i den måde vi samarbejder og

12 12 kommunikerer på i hverdagen. Det er samtidig vigtigt, at vi alle ser Retten i Århus som en fælles arbejdsplads, hvor det er en naturlig ting, at man samarbejder på tværs uanset uddannelsesmæssig baggrund. De fysiske rammer ved Retten i Århus Det er vigtigt for at kunne yde god service til rettens brugere, at også Retten i Århus kan tilbyde, at sager bliver afviklet i tidssvarende og gode fysiske rammer, hvor vi kan imødekomme de behov, vore brugere har f.eks. for at kunne være trygge ved at møde i retten. Der skete i 2012 fortsatte forbedringer af lokalerne i Kannikegade, og i slutningen af 2012/begyndelsen af 2013 indrettes mødelokaler i stueplan, så Kannikegades bygningsmæssige forhold også lever op til idealmodellen om retsbygningen med hensyn til indre og ydre zoner, herunder med adgangskontrol mv. Tinghuset, hvor hovedparten af retssagerne behandles, skal moderniseres. Der er et akut behov for dette. F.eks. er der pt. end ikke et lokale, hvor forsvareren og tiltalte kan tale uforstyrret. Der er heller ikke installeret elevator, så bevægelseshæmmede skal bæres op ad trapperne for at møde i retten. Sikkerheden er helt utilfredsstillende. Det er umuligt at kontrollere om uvelkomne gæster gemmer sig i en af huset mange kroge, og der er alt for gode muligheder for angreb rettet mod konkrete personer i konkrete retssale. Rådgiverudbuddet er i gang, og ombygningen forventes at begynde omkring årsskiftet 2013/2014, så også Tinghuset lever op til moderne standarder. Det ser vi, der har Tinghuset som daglig arbejdsplads, frem til, og det ser vore brugere frem til. Tinghuset lever ikke op til moderne standarder for en retsbygning, hvilket står meget klart, når man ser de nye retsbygninger, der er blevet opført rundt omkring i landet. Vi glæder os over, at ombygningen af Tinghuset kan ske med bevarelse af de værdige rammer om retssagsbehandlingen, som Tinghuset har stået for i de sidste mere end 100 år. Gode ledere Det var meget glædeligt, at der skete en markant positiv udvikling på den evaluering, lederne ved Retten i Århus fik ved Ledelsesevalueringen 2011 i forhold til en tilsvarende undersøgelse i Gode ledere har afgørende betydning for de resultater, embedet kan levere, og på trivslen ved embedet.

13 13 Afslutning Jeg skrev i årsrapporten for 2011, at jeg var overbevist om, at når jeg skrev årsrapporten for 2012, ville budskaberne være meget bedre end dem, som fremgår af rapporten for 2011, og at det ville jeg og - var jeg sikker på alle ansatte ved Retten i Århus være meget stolte over at kunne vise. Den spådom er blevet indfriet, hvilket er illustreret af de resultater, som er beskrevet ovenfor. Bravo Retten i Århus. Stor tak til alle medarbejdergrupper, der hver især er uundværlige for den proces, der er sat i gang, og for det arbejde, der er udført. Vi er ikke i mål, men vi er langt på vejen til at kunne tillade os at betegne os selv ikke længere som et problem-embede, men et succes-embede. Vi har vist, at vi ikke bare har ambitionerne, men også viljen til at lykkes. Med venlig hilsen Bodil Ruberg Præsident for Retten i Århus Den 3. maj 2013